Funn om kommunens bygge-.lsyn

Transkript

1 Funn om kommunens bygge-.lsyn Det foreligger flere rapporter med 1lsvarende funn: 1 Stor variasjon i 1lsynspraksis. - Bare 50% av kommunene har 1lsynsstrategi. 40% av Landets kommuner har ikke 1lsyn (170 kommuner). Forvirring om hva 1lsynsbegrepet fak1sk innbefaier. Små kommuner mangler kompetanse. Vanskelig å konkludere hvilken effekt 1lsynet fak1sk har på byggekvalitet. Ingen kan svare sikkert på om 1lsyn fører 1l bedre byggekvalitet. Kommunene mener at 1lsyn fremmer bedre kvalitet og har effekt (uten å ha målt eller dokumentert det). Senere endringer i lovverket er basert på at 1lsynet fungerer.

2 NKF gjør.ltak for økt.lsyn 2 NKF Byggesak etablerte en nasjonal prosjektgruppe i desember Prosjektgruppen har beståi av 8 personer. (2-storkommuner, 2-mellomstore kommuner, 2-bransje, gruppeleder/styrerepresentant og NKF s sekretær. Elling Bollestad - Ringsaker kommune, Cecilie Solli - Ålesund kommune, Kjell Viste - Stavanger kommune, Odd Morten Hansen - Trondheim kommune, Cato Teigen - Byggesak Norge AS, Endre Grimsmo - Cowi AS, Tor Hegle - Lindås kommune, Aslaug Koksvik NKF). Prosjektgruppens mandat var: - «Lage et «ufordringsnotat». Grunnlag for søknad 1l DiBk om støie 1l et felles prosjekt. - Lage en «strategimal» for 1lsyn. Modell som skal hjelpe kommunene å komme i gang med - og/eller øke bygge1lsyn. - Vurdere andre tema som 1lsyns-/brukerkonferanse, 1lsynskurs mv.

3 Prosjekt Øke.lsyn i kommunene 3 Tilsynsgruppa fant mange ufordringer. Ufordringsnotatet ble et forprosjekt. Prosjektet er delt inn i det vi kjenner og kan lage som «eksempler» + det vi ikke kjenner som «utvikling». Forprosjektet har valgt å være løsningsorientert. Bruke lovverket slik det er - og hjelpe 1l med å forstå det. Det prosjektgruppen oppfaiet som «ufordringer» med deler av lovverket og hvordan 1lsyn skal måles, er tai med, - men da som sekundært i vedlegg.

4 Forprosjekt Øke.lsyn i kommunene. Konklusjon Prosjektresultat. Gi en strategi for 1lsynsarbeidet som øker/starter 1lsynsarbeidet i kommunen. Se på løsninger for kompetansebygging og finansiering av kommunalt 1lsyn. 2. Saksbehandling/.lsyn. Tydeliggjøring av forholdet mellom søknadsbehandling og 1lsyn. Har innvirkning på hva som 1lsynet skal arbeide med og hvordan. Rydding i rolleforståelse vil bidra 1l mer effek1v saksbehandling. 3. Rolledeling. Se på rolledelingen i trekanten: Saksbehandling - 1lsyn - uavhengig kontroll. Kan Uavhengig Kontroll brukes mer, som fagkompetanse, som virkemiddel og derigjennom redusere 1dsbruk i 1lsyn. 4. Kunnskapsdeling. Opplæring og kunnskapsdeling som når fram 1l alle kommuner. Mer kjent med egen rolle og dele erfaringer med hverandre. 5. Prosjektomfang. Hovedprosjektet strekker seg over 2 år, ForutseIer undervegsdialog.

5 Forprosjekt Øke.lsyn i kommunene. Arbeidsliste. 5 Arbeidsoppgaver: 1. Samle inn eksisterende maler/ru1ner + oppsummere. (F.eks.: -Tilsynsstrategi, -Varsel om 1lsyn, -Intervjuliste, -Tilsynsrapport med konklusjon/resultatbedømmelse/-remng av avvik, -Varsel om pålegg og tvangsmulkt, -Befaringsru1ne m/sjekkliste, -Pålegg om stopp, -Utredning om mulig ulovlig forhold, -Sjekkliste moiakskontroll, -Retur/avslag på søknad om 1llatelse/FA/MB, -Info om krav 1l styringssystem, -Mangelbrev, -Avvisning av sak eier PBL 21-6, -Overtredelsesgebyr, -AvsluIet sak om mulig ulovlig forhold, -Vedtak om ikke å forfølge ulovlig 1ltak eier PBL (Klage). -Anmodning om uialelse 1l klage, -Delegert/ Poli1sk klagebehandling, -vedlegg klageadgang, - Telling/rapportering.) 2. Lage eksempler på etablering av 1lsyn, kommunedialoger. (Be kommuner som har hai prosess, sende det 1l NKF.) Lage eksempel på enkel 1lsynsstrategi Lage eksempel på samarbeidsavtale. 3. Konkre1seringsbrev. «Hva er 1lsyn?» Intervju med kommuner som har 1lsyn / felles 1lsyn. A. Hvilke ufordringer er de største i hverdagen? B. Er det noe som en ønsker at prosjektet skal arbeide med?

6 Prosjekt Øke.lsyn i kommunene. (Arbeidsliste 1) 6 Kommunal.lsynsdialog. Eksempler på kommuneprosess. 1. Eks. - Poli1sk dialog om oppstart/føring av 1lsyn. 2. Eks. - Flytdiagram. Fremdrip poli1sk sak 3. Eks. - Saksfremlegg med forslag 1l inns1lling 4. Eks. - Tilsynsstrategi. (2 Varianter? Felles/Alene). 5. Eks. - Finansiering av kommunalt 1lsyn. 6. Eks. - Flytdiagram. Tilsyn og Ulovlighetsoppfølging. 7. Eks. -Forberedelse/intervju. 8. Eks. - Enkel rapporteringsmal Kommunale samarbeidsavtaler. Eksempler. 1. Eks. - Avtale om enkelmlsyn mellom nabokommune. 2. Eks. - Interkom. samarbeid m/utpekt styre. KL Eks. - Interkom. samarbeid m/vertskom. KL 28.

7 Prosjekt Øke.lsyn i kommunene. (Arbeidsliste 2) 7 Egen arbeidsgruppe for Konkre1seringsbrev. Forespørsel 1l KMD. Tydeliggjøring av forskjell saksbehandling/1lsyn. Bakgrunn for «konkre1seringsbrevet». - Prognosesenterets undersøkelse (2015) viste at det er usikkerhet i de fleste kommuner om hva som kommer inn under begrepet 1lsyn. - Begrepet «saksbehandling» omfaier flere prosesser: -MoIak, -Søknadsbehandling, -Tilsyn og -Ulovlighetsoppfølging. Tilsynsveilederen HO-2/2012 oppfaies ikke 1lstrekkelig på deie området. - Det er ufordringer i grenselandet mellom søknadsbehandling, 1lsyn og uavhengig kontroll. Noen kommuner gjør 1lsyn som ledd i søknadsbehandlingen («Integrerer 1lsyn i saksbehandlingen»). - Hvilke forhold skal saksbehandler «la gå» i søknadsbehandling og heller ta ved 1lsyn? I det å behandle og avgjøre temaet «fullstendig søknad». Når blir mangelen i søknaden 1l en 1lsynssak, + er mangelbrev et 1lsyn? - Søknadsbehandling og 1lsyn - hører sammen, men må ikke blandes sammen. - Kommuner med felles bygge1lsyn trenger å ha klare grenser mellom kommunens arbeidsområde og bygge1lsynets. - Det er ikke vanskelig å skille ut den delen av 1lsynet som er ulovlighetsoppfølging og som er en avgrenset rolle. Verktøykasse for kommunene. - Innsamling av eksisterende maler/ru1ner/avtaler. Oppsummering - Hjelpemateriell - prak1sk, - lei 1lgjengelig og - enkelt språk. - Egen mal-samling for storbyneiverk?

8 Prosjekt Øke.lsyn i kommunene 8 FremdriJ i.lsynsprosjektet. Forprosjekt-dokumentet er ferdig. Aug BudsjeIering. Sept NKF legger frem søknad om støie fra DiBK. Sept Hovedprosjektet starter. Nov (Produksjon av eksempler + avklaringer med dep.)

9 Prosjekt Øke.lsyn i kommunene 9 FremdriJ i.lsynsprosjektet. Hva skjer nå? Har fåi utviklingsmidler fra DiBK 1l prosjektet. Samler inn maler og ru.ner fra ulike kommuner. Har fåi alle fra Oslo PBE, Bergen, Follo Bygge1lsyn (Felles 1lsyn for Ski, Oppegård, Nesodden, Frogn, Ås og Enebakk), Vesfjorden bygge1lsyn (Bærum, Asker, Røyken, Hurum og Lier), Sogndal Brann og redning IKS (Felles 1lsyn for Sogndal, Leikanger, Luster, Balestrand og Vik), Orkidekommunene (Aure, Averøy, Halsa, Eide, Gjemnes, Sunndal, Surnadal, Smøla og Tingvoll). - Det er grei 1lgang på maler, men noe mindre på ru1ner og etableringsdokument. - Når maler/ru1ner er samlet inn, begynner arbeidet med å finne ut hvordan vi skal gjøre materiell 1lgjengelig på NKF sine sider. Klassifisering. Et redskap/matrise for raskere/mer effek1ve vurdering-/prioritering av «vik1ghet» + bruk av kommunens ressurser, når det oppstår en hendelse; -Er det kommunens sak? -Hvor kri1sk er det? -Grad av fare/konsekvens/betydning, - Fare Liv&Helse. -Virkning på Ytre miljø. -Materiell skadeverdi. Må kvalitetssikres og testes.

10 Prosjekt Øke.lsyn i kommunene 10 Dersom et kommunesamarbeid skal ha felles tilsyns-strategi, vil strategidokumentet være en del av et sett med styringsdokumenter. Interkommunal avtale Tilsynsstrategi Virksomhetsplan Kvalitetssystem Retningsgivende. Overordnet plan. Dripsstyring. Daglig drip. -At det er et samarbeid og et felles 1lsynskontor. -Formål / målsemng i samsvar med 1lsynsstrategi. Rapportering på deie. - Rolledeling mellom samarbeidskommuner, vertskommune, 1lsynskontor. Avtalens varighet. -Delegering av myndighet. -Sikre kompetanse og følge regelverket. -Finansiering og kostnadsfordeling. -Innholdet følger oppsei i SAK Velger selv rullering. -SAK ,a. Målsemnger og ru1ner for det kommunale 1lsynet. -SAK , b. Organisering, kommune-samarbeid, kompetansebehov, ressursbruk og finansiering -SAK , c. Utvelgelse og prioritering av fagområder, sakstyper, temaer mv., herunder lokale forhold og innsatsområder. -SAK , 2.ledd: Utarbeide årlig rapport over 1lsynsvirksomheten, og Andre navn: Tilsynsprogram, Tilsynsplan. VP er dynamisk («levende») og gjelder både byggesak, 1lsyn og ulovlighetsoppfølging. VP-revisjon hvert 4 år (langsik1ghet). Årlig rullering. Mer konkrete 1ltak. Tilsyns-tema, metoder, arbeidsmål. Prioritering. Fordeling av mengde / objekt. Revidert dripsbudsjei Årsrapport. Resultatoversikt. Kvalitetssystem er dynamisk, må kunne revideres jevnlig uten at revisjonen skal måie godkjennes av høyere myndighet. Ru1ner. Maler. Godkjennes av Kommunestyret ak1viteten i forhold 1l strategien. Poli1sk vedtai bestemmelse. Godkjennes av Kommunestyret Godkjennes av øverste leder seksjon/avdeling byggesak. Godkjennes av 1lsynsleder

11 Prosjekt Øke.lsyn i kommunene Kommunal dialog om 1lsynsstrategi. - Tilsynsstrategien gir oss mulighet ril å prioritere (avgrense). - Avgrensingen kan skje i alle prosessledd, - helhetlig henge sammen. - Tilsynets rolle og arbeid må henge sammen med det øvrige i organisasjonen. 11 Tilsynsstrategi (Sammenheng og konsekvens utover 1lsynet). Plansak (overordnet plan) Byggesak Tilsyn Oppfølging av ulovlige bygg Vik1g Mindre vik1g Vik1g Mindre vik1g Vik1g Mindre vik1g Vik1g Mindre vik1g Hva er vik1gst for kommunen? Oppfølging av poli1ske føringer gjøres helhetlig i plansak, byggesak, 1lsyn og ulovlighetsoppfølging hele saksforløpet. (Bedre forutsigbarhet). Prioritere/Avgrense det som de enkelte administra1ve leddene skal uføre. (Op1mal ressursbruk).

12 FremdriJ i et.lsyn. x Prosjekt Øke.lsyn i kommunene Tilsyn / Saksgang Prosessdiagram Utkast Retur Søker - Vedtak om avvisning. - Klageadgang. MoSaS Søknad - Registrering av sak - «Grov-sil». Raskt sortere om søknaden er klar 1l behandling. - Sende standard «foreløpig svar». - Mangelbrev (1). - Vedtak om avvisning Mal sjekkliste. «Grov-sil» Mal Foreløpig svar Mal Mangelbrev (1) Mal Vedtak Avvisning Mal Standard Klageinfo Eksterne myndigheter. (Samordning. PBL 21-5 og SAK ) - UIalelse fra andre myndigheter. Før saken kan behandles. - Høring. Fylkesmann/Fylkeskommune. Vegvesen. Forurensning/Utslipp. Kulturminne. (Flere.) - Evt. om off VVA er OK Behandle søknad. - «Fin-sil» - Mangelbrev (2) - Vedtak (Flere ) Mal Sjekkliste aktualitet Mal Oversende Høring Mal sjekkliste. «Fin-sil» Mal Mangelbrev (2) Mal Vedtak (Flere ) Tilsyn -Søknadsbehandling stopper ikke. Må følge frister. -Tilsynet går sii eget løp. Dokumenmlsyn/Plass1lsyn. Får egne resultat og konsekvenser. Ulovlighet. -Sanksjoner (Flere.)

13 Prosjekt Øke.lsyn i kommunene Tilsyn Prosessdiagram - UTKAST. 13 Tilsyn = En kartleggingsprosess kommunen bruker for å avklare/avdekke om det foreligger et ulovlig forhold. Noe oppfølging. Logg. Oppstart - Tilsyn startet med - Registrere oppstart / hendelse - Samsvar med strategi (Virksomhetsplan) - Henvendelse om mulig ulovlighet Mal Melding. Registrering Beslutning - Klassifiseringsmatrise Alvorlighetsgrad, Vik1ghet. AkuI reaksjon? Reaksjonstype, rimelighet. - Hvem er «den ansvarlige»? - Prioriter. ressurs - Vurder Avvisning, Henleggelse. Avvisning (=Retur). - Info 1l (?). Matrise for klassifisering Forberedelse - Oversikt Sakens kjerne - Sjekke relevant på eiendom/arkiv. - Forespørsel 1l utøver - Innhente uialelser - Enkelt = Frivillig remng. - Evt. Varsel Mal Brev 1l utøver Kartlegging - Møte, befaring, Intervju, Innhente dokument. - Bruk av uavhengig kontroll. - Kvalitetssikre utkast Tilsynsrapport -Oppsummering observasjoner, funn og avvik -Godkjenning av leder Oppfølging.lsyn -Vurdere 1lfredss1llende 1lbakemelding -AvsluIe 1lsyn, Lukke avvik. eller - IgangseI Sanksjon. Konstatert Ulovlig.ltak -Egen prosess Spørsmål/Sjekkliste Intervju Mal 1lsynsrapport

14 FremdriJ i et.lsyn. x Prosjekt Øke.lsyn i kommunene Ulovlighet Prosessdiagram - UTKAST. Ulovlighet = Når det klart/sikkert foreligger et ulovlig forhold. Oppfølging Logg. Oppstart - Klart konstatert lovbrudd Velge og vedta Sanksjon - Matrise Alvorlighet/Rimelighet - Henleggelse - Gi Varsel/Pålegg om Sikring/Istandsemng, Rivning, Stans, Tilbakeføring, Uavhengig kontroll, Trekke ansvarsrei m.v. Oppfølging Sanksjon (Krever juridisk kompetanse - Kjøpes inn?) - Forelegg, Tvangsfullbyrdelse, Overtredelsesgebyr, Poli1anmeldelse Klage - Behandle klage - FristutseIelse og konsekvens av deie. - Poli1sk behandling - Fylkesmann Videre oppfølging - Tinglysning av Mulkt m.v. - Inndrive tvangsmulkt - Avtale m/faktura - Bruk av Namsmann

15 Prosjekt Øke.lsyn i kommunene OppståI hendelse. Analyse/Klassifisering. Enkel Matrise - UTKAST Egenoppdaget, TV/Radio, Avisoppslag, Poli1sk innspill, Naboklage. (v/henvendelse bruk registreringsskjema). 2. Hva er kjernen i saken + ufordringene + mulig løsning? (-Hvem er «den ansvarlige»? Er det ulovlighet/ikke? - Åpenbart i strid?) 3. Hvor ille/akui/kri1sk/vik1g er det + AkuI reaksjon? Leders godkjenning av ressursbruk. - Ut å se først (Bedre med en befaring for mye, enn en for lite). 4. Grad av alvorlighet/fare/betydning/konsekvens: a) Fare Liv&Helse. Vesentlighet; Dødsfall/livstruende. Alvorlig personskade /Ingen? b) Vik1ghet. - Tiltaket: Publikumsbygg/Bolig/Uthus? - Tid: Skjedd nylig/ståi lenge? - Sted/plassering: Strandsone/Langt ute i skogen? c) Åpenbart brudd (på PBL). Klart. Oppført i strid. Plassering. Brannsikkerhet, --? d) Virkning på ytre miljø. UoppreIelig? (sprengning i strandsone rive verneverdig bygg/kulturminne). -3.mann/nabo/«samfunnet» - Plage/irritasjon? e) Materielle skader. Store/små? 5. Er det privatreislige forhold knyiet 1l saken?

16 Prosjekt Øke.lsyn i kommunene Analyse. Hendelse konsekvens - reaksjon. (UTKAST) 16 Hvor ille/akui/kri1sk? Sakens Vik1ghet/Vesentlighet Liten/Lav/mindre Stor/Høy/Grovt a) Fare Liv & Helse. Personskade Ingen Dødsfall/livstruende. b) Vik1ghet. - Tiltaket/mennesker/dyr Uthus Publikumsbygg/Bolig c) Tidsaspekt. StåI lenge Nylig d) Sted/plassering Spredt/Langt ute i Skogen TeIbygd/ Strandsone e) Brudd (på PBL). Oppført i strid. Plassering. Brann Tvil Åpenbart f) Virkning på ytre miljø Plage/Irritasjon UoppreIelig g) Materielle skader. Små Store Obs! - Høy terskel for å gå inn i privatresslige forhold. Nabokrangel Høy Sannsynlighet Middels Sannsynl. Lav. Lite sannsynlig Henleggelse Middels. Moderate. Lav. Lite farlig. Mindre. Konsekvens av hendelse (tapskategori) AkuI reaksjon Høy. Katastrofal. Alvorlig. Død.