TILSYNSRAPPORT. Tilsynet har registrert i alt 6 avvik fra krav etter plan- og bygningsloven.

Transkript

1 Follo Byggetilsyn Omega AS 1440 DRØBAK Ski, 27. januar 2009 TILSYNSRAPPORT Revisjonstilsyn nr. T_136_08. Foretak nr., Omega AS i tilknytning til byggetiltak i tiltaksklasse 1, arkivsak nr.. Byggetiltaket gjelder nybygg av bolig og garasje på eiendommen Gnr. Bnr. Sammendrag med konklusjon Etter oppdrag fra bygningsmyndigheten i, ble tilsyn vedrørende SØK funksjonen varslet og formell innkalling ble første gang sendt Tilsynet ble omberammet i henhold til e-post og tilsynsmøte med intervju av foretaket ble gjennomført i ns møtelokale. Foretak nr., Omega AS med ansvar for SØK funksjonen, deltok på tilsynsmøtet. Møtet ble avsluttet med en protokoll der foreløpige funn ble formulert. I etterkant av tilsynsmøtet har Follo byggetilsyn og bygningsmyndigheten i foretatt ytterligere gjennomgang av dokumentasjon i byggesaken. FBT har i etterkant av tilsynsmøtet også foretatt ny besiktigelse på byggeplassen. Tilsynet har registrert i alt 6 avvik fra krav etter plan- og bygningsloven. 1. Identifikasjon av myndighetskrav, jf. GOF 6 litra b Avvik 1: Foretaket har ikke et særskilt kapittel i systemet som skal ivareta identifikasjon av myndighetskrav. Avviket fra denne bestemmelsen bidrar til at det også registreres avvik fra krav etter GOF 8, pkt 1, litra b (se nedenfor). 2. Avviksbehandling med rutiner, jf. GOF 6, litra c Follo Byggetilsyn Enebakk Nesodden Frogn Oppegård Ski Ås Pb 3010 Prestegårdsvn. 4 Postboks 123 Postboks 10 Postboks 510 Postboks 3010 Postboks Ski 1912 Enebakk 1451 Nesoddtangen 1441 Drøbak 1411 Kolbotn 1402 Ski 1431 Ås T M T T T T T T

2 Avvik 2: System for avviksbehandling er ikke i aktiv bruk. Følgelig er det ikke mulig å spore behandling av eventuelle avvik i tilknytning til det aktuelle byggetiltaket. 3. Dokumentstyring, jf. GOF 6, litra d Avvik 3: Foretaket har ikke tilfredsstillende system for dokumentstyring. Det er ikke dokumentert at den forenklede metoden med byggemappe kompenserer for manglende system. Metoden sikrer ikke tilstrekkelig sporbarhet ved tilsyn. 4. System for samordning av prosjekteringen (PRO) og tilrettelegging for kontroll av prosjekteringen (KPR) jf. GOF, 8, pkt 1, litra a Avvik 4: Foretaket har ikke system med rutiner som ivaretar samordning av prosjekteringen (PRO) og heller ikke rutiner for å sikre helhetlig ansvar for kontroll av prosjekteringen (KPR). 5. System for å sikre at søknad inneholder alle opplysninger som er nødvendig for å vise at tiltaket oppfyller krav i pbl, herunder kontrollplan. jf GOF, 8, pkt 1, litra b Avvik 5: Foretaket har ikke tilfredsstillende system med rutiner som sikrer at søknaden er fullstendig etter plan- og bygningsloven. 6. System for å sikre at krav i forhold til igangsetting er ivaretatt jf. GOF, 8, pkt 1, litra d Avvik 6: Foretaket har ikke tilfredsstillende system med rutiner som sikrer at krav i forhold til igangsettingstillatelsen blir ivaretatt på byggeplassen. Foretak nr., Omega AS er ansvarlig for å lukke avvikene. Formål og omfang av tilsynet Det er ns oppgave å føre tilsyn med at plan- og bygningslovgivningen holdes i n, jf. pbl, Som et ledd i dette arbeidet har vi gjennomført ovennevnte tilsyn. Tilsynet ble rettet mot ansvarlig søkers rolle som samordner innenfor SØK funksjonen. Fokus ble også satt på foretakets system, funksjon og ansvar i tilknytning til tiltaket, spesielt med sikte på foretakets oppfølging av de vilkår som bygningsmyndigheten har stilt i tillatelsen. Det var også fokus på rutiner for ivaretakelse av rollen som samordner og den aktør som skal sikre helhetlig ansvar for kontroll, både av prosjektering og utførelse. Jf for øvrig SAK 29 og GOF 6 og 8. Referansedokumenter Dokumenter som er aktuelle ved tilsynet er: Plan- og bygningsloven (pbl) spesielt 10-1 og 97, saksbehandlingsforskriften (SAK), godkjenningsforskriften (GOF) spesielt kap. II, tillatelser, godkjente ansvarsretter, kontrollplaner og kontrollerklæringer. Tilsynet gjennomføres i tråd med temaveiledning for tilsyn HO-2/2007 samt standard NS- EN ISO 19011:2002. Vi gjør oppmerksom på at tilsynet i hovedsak forholder seg til de deler av foretakssystemet som er benyttet i det aktuelle byggetiltaket. Tilsynsgruppe (tilsynsleder) fra Follo byggetilsyn og. (fagtilsyn/byggesaksbehandler) fra Tilsynsdeltakere fra ansvarlig foretak fra Foretak nr., Omega AS. FBT RAPPORT REVISJONSTILSYN nr T_136_08.doc Side 2 av 5

3 Beskrivelse av tiltaket Nybygg av bolig og garasje. Observasjoner og registreringer i tilsynsmøtet Intervju av foretaket ble gjennomført på grunnlag av spørsmålsliste med referanse til saksforskriften (SAK) og godkjenningsforskriften (GOF): 1. Generelt om foretaket Det opplyses at foretaket for tiden har 20 ansatte. Foretaket er et tømrer- og entreprenørforetak som er basert på bygging av kataloghus Det bygges 20 til 45 enheter pr. år. Foretaket oppgir å ha bred erfaring vedrørende levering og bygging av boliger med trekonstruksjon. Det opplyses at, som er utdannet bygg- og tømrermester ivaretar både den daglige ledelse og den faglige ledelse i foretaket. 2. Krav til utdanning og praksis, jf. GOF 11 Krav innen det aktuelle fagområdet anses ivaretatt. 3. Godkjenningsordning, jf. GOF kap. V og VI I henhold til BE register for foretak med sentral godkjenning, er foretaket godkjent innenfor følgende fem godkjenningsområder: Ansvarlig søker (SØK) for bygninger og installasjoner, tiltaksklasse 1 Ansvarlig prosjekterende (PRO) for bygninger og installasjoner, tiltaksklasse 1 Ansvarlig kontrollerende for prosjektering (KPR) av bygninger og installasjoner, tiltaksklasse 1 Ansvarlig utførende (UTF) for bygninger og installasjoner, tiltaksklasse 2 Ansvarlig kontrollerende for utføring (KUT)av bygninger og installasjoner, tiltaksklasse 2 4. Foretakets system, jf. GOF 6 og organisasjonsplaner, jf. GOF 6 litra a Det opplyses at systemet er kjøpt fra konsulent. En svakhet ved det kjøpte systemet er at det er stort og omfattende, slik at foretaket har lagt ned noe arbeid for å tilpasse systemet til foretakets behov. Det opplyses at foretaket ikke benytter alle muligheter som systemet gir rom for. Organisasjonsplan for foretak og for prosjekt er en integrert plan i systemet. Det er framlagt innholdsfortegnelse fra det modifiserte systemet og det opplyses at dette brukes aktivt i foretaket. Tilsynet finner etter dette at det er godtgjort at foretaket har et system, men at dette bare delvis tilfredsstiller krav til system. De deler man har dekket inn i systemet vil kunne fungere ved aktiv bruk. Begrensninger i systemet, både med hensyn til innhold, samt begrensning i egnethet ved bruk blir for øvrig behandlet under de etterfølgende punkter. 5. Identifikasjon av myndighetskrav, jf. GOF 6 litra b Foretaket har ikke forevist system for identifikasjon av myndighetskrav. Det opplyses at man har sluttet å benytte særskilt sjekkliste for å identifisere gjeldende krav. Man baserer identifikasjonen på tilgjengelige oppslags- og søkemuligheter på internett. Dette medfører imidlertid at man mister mulighet for konformitet i tilknytning til kvalitetssikring av dokumentasjon ved søknader. Dette resulterer gjerne i noe unødig frem og tilbake kommunikasjon i tilknytning til søknadsprosessen. Man benytter seg gjerne av et system som går ut på at bygningsmyndigheten gir tilbakemelding om mangler. FBT RAPPORT REVISJONSTILSYN nr T_136_08.doc Side 3 av 5

4 Avvik 1: Foretaket har ikke et særskilt kapittel i systemet som skal ivareta identifikasjon av myndighetskrav. Avviket fra denne bestemmelsen bidrar til at det også registreres avvik fra krav etter GOF 8, pkt 1, litra b (se nedenfor). 6. Avviksbehandling med rutiner, jf. GOF 6, litra c Foretakssystemet inneholder et eget kapittel med rutiner for avviksbehandling. Rutinene er dokumentert. Foretaket erkjenner imidlertid at avvikssystemet ikke er benyttet i aktiv bruk. Det er ikke registrert avvik i tilknytning til det aktuelle byggetiltaket. Eksempel på avvik som skulle ha vært registrert og behandlet som sådanne er: Vilkår for dispensasjon ikke er fulgt opp. Tiltaket ble igangsatt før endelig tillatelse var gitt for plassering. Det ble anmodet om ferdigattest uten vedlagt kontrollerklæring for plassering. Oversittelse av frist for ferdigstillelse. Avvik 2: System for avviksbehandling er ikke i aktiv bruk. Følgelig er det ikke mulig å spore behandling av eventuelle avvik i tilknytning til det aktuelle byggetiltaket. 7. Dokumentstyring, jf. GOF 6, litra d Særskilt system eller eget kapittel i foretakssystemet for dokumentstyring er ikke dokumentert. Foretaket opplyser imidlertid at man praktiserer å samle tiltaksrelaterte dokumenter i en egen byggemappe. Avvik 3: Foretaket har ikke tilfredsstillende system for dokumentstyring. Det er ikke dokumentert at den forenklede metoden med byggemappe kompenserer for manglende system. Metoden sikrer ikke tilstrekkelig sporbarhet ved tilsyn. 8. System for kunnskaper om pbl, jf. GOF 7 Foretaket opplyser at man holder sine ansatte oppdatert gjennom intern informasjon og ordinære kurs. 9. System for samordning av prosjekteringen (PRO) og tilrettelegging for kontroll av prosjekteringen (KPR) jf. GOF, 8, pkt 1, litra a Foretaket opplyser at man normalt ikke lager noen særskilt plan for samordning og kontroll. Man forholder seg til en forenklet oversikt. Avvik 4: Foretaket har ikke system med rutiner som ivaretar samordning av prosjekteringen (PRO) og heller ikke rutiner for å sikre helhetlig ansvar for kontroll av prosjekteringen (KPR). 10. System for å sikre at søknad inneholder alle opplysninger som er nødvendig for å vise at tiltaket oppfyller krav i pbl, herunder kontrollplan. jf GOF, 8, pkt 1, litra b Foretaket erkjenner at system med sjekklister ikke blir brukt. Man benytter metoden som er beskrevet under ovenstående punkt 5, krav etter GOF 6, litra b. Det erkjennes at avvik fra bestemmelsene forekommer og at man vil tilstrebe forbedringer. Avvik 5: Foretaket har ikke tilfredsstillende system med rutiner som sikrer at søknaden er fullstendig etter plan- og bygningsloven. 11. System for samordning av utførelsen (UTF) og tilrettelegging for helhetlig kontroll av utførelsen (KUT) jf. GOF, 8, pkt 1, litra c Foretaket opplyser at man har system med rutiner for samordning av utførelsen på byggeplassen. Foretaket har også rutiner for å sikre helhetlig ansvar for kontroll av utførelsen. FBT RAPPORT REVISJONSTILSYN nr T_136_08.doc Side 4 av 5

5 12. System for å sikre at krav i forhold til igangsetting er ivaretatt jf. GOF, 8, pkt 1, litra d Foretaket opplyser at systemet er avgrenset til å formidle/kommunisere igangsettingstillatelse med dokumentasjon samt eventuelle vilkår i tillatelsen, til alle ansvarlig utførende foretak. Prosjekter i størrelsesorden 2-3 boenheter utløser rutiner for prosjektmøter (byggemøter). Igangsettingstillatelse for det aktuelle byggetiltaket ble gitt etter ett trinns behandling. Det ble i denne sammenheng gitt dispensasjon fra enkelte punkter i reguleringsbestemmelsene, jf. delegert sak nr. 06/7. Vilkår for dispensasjonen er ikke ivaretatt. Det er videre opplyst at byggetiltaket ble igangsatt før bygningsmyndigheten hadde gitt endelig tillatelse på plasseringen i terrenget. Tilsynet har funnet at system med rutiner ikke har fungert tilfredsstillende med sikte på å sikre at krav i tilknytning til tillatelse blir ivaretatt. Jf. For øvrig manglende avviksbehandling under bestemmelsen etter GOF 6, litra c (se ovenstående pkt. 6). Avvik 6: Foretaket har ikke tilfredsstillende system med rutiner som sikrer at krav i forhold til igangsettingstillatelsen blir ivaretatt på byggeplassen. Follo byggetilsyns vurdering Follo byggetilsyn har et generelt inntrykk av at foretaket på flere punkt har behov for revidere sitt foretakssystem med sikte på innskjerpet bruk av rutiner i systemet. Avvik 1-6 bryter med kravene og må lukkes av foretaket gjennom revisjon av eget foretakssystem. Kopi av rapporten oversendes bygningsmyndigheten i n, som etter nærmere vurdering vil ta stilling til videre oppfølging av saken med hensyn til reaksjoner og/eller eventuelle sanksjoner. Kommunens vurdering vil bli sendt foretaket i eget brev. Follo byggetilsyn. Tilsynsleder Kopi til:, byggesaksavdelingen, Statens bygningstekniske etat, v/avd. for sentral godkj., pb Youngstorget, 0028 OSLO. Nordre Follo brannvesen IKS, Pb 364, 1401 SKI FBT RAPPORT REVISJONSTILSYN nr T_136_08.doc Side 5 av 5