Status i din kommune Ressursmangel Finansiering

Transkript

1 Rikets tilstand 1

2 Status i din kommune 2 Ressursmangel (Vi har ikke tid eller mannskap) Kommunen har plikt til å føre tilsyn (PBL 25-1), velger selv omfang/mengde (PBL 25-2). Kan ikke velge å unnlate Kommunen har plikt til å forfølge ulovligheter (PBL 32-1) Nabo kan true med erstatningssak mot kommunens unnlatelse Kommunen er pliktig til å ha en tilsynsstrategi (SAK ) Kravet om tilsynsstrategi kom i Finansiering (Vi har ikke råd) Drift av byggesak koster allerede noe. Tilsyn er en del av byggesaksbehandlingen. Kostnadene kan dekkes gjennom byggesaksgebyr (PBL 33-1) Vanskelig å fakturere på det enkelte tilsyn (direkte på objektet). Vil bli oppfattet som en ekstra «bot» + Kostnadene oppfattes som urimelig høye. Kan en kjøpe tilsynsressurs - eksternt, på timebasis? - Nei, tilsyn er en kommunal forvaltningsoppgave (PBL 25-1) - Kan samarbeide med andre kommuner. - Kommunen kan innhente sakkyndig bistand (PBL 25-2) (Påklagbart. Hvem betaler kostnadene?)

3 3 Forarbeid - Tilsyn Kommunens grunnlagsdokument

4 Tilsynsverktøy tilgjengelig hos NKF 4

5 Hjelpemidler for tilsyn 5 Merknader og innspill til malene kan sendes til Fridtjof.Denneche@kommunalteknikk.no

6 Hjelpemidler for tilsyn 6 Tilsynsstrategi (Mal 102)

7 Mal Tilsynsstrategi 7 Enkel mal (2 sider) Følger lovbestemt oppsett i SAK : - Målsetting - Organisering - Prioritering - Rapportering Veiledning til utforming av innhold se mal 101 Utarbeidelse

8 Eks. Enkel prioritering i tilsynsstrategi Grunnlag for tilsyn 8

9 9 Prioritering. Vanskelig oppgave, men må gjøres. Tilsynsstrategi (Sammenheng og konsekvens utover tilsynet). Plansak (overordnet plan) Viktig Mindre viktig Byggesak Tilsyn Oppfølging av ulovlige bygg Viktig Mindre viktig Viktig Mindre viktig Viktig Mindre viktig Hva er viktigst for kommunen? Oppfølging av politiske føringer gjøres helhetlig i plansak, byggesak, tilsyn og ulovlighetsoppfølging hele saksforløpet. (Bedre forutsigbarhet). Prioritere/Avgrense det som de enkelte administrative leddene skal utføre. (Optimal ressursbruk).

10 Smarte triks som er brukt i Mal-arbeidet 10 Økende antall kommuner - har maler (og rutiner) innbakt i kontorstøttesystemene sine. - Saksbehandlere tvinges til å «gå i takt» - Lik saksbehandling. - Kvalitetskontroll - Bedre oversikt Overskrift i dokument viktig for gjenfinning og mulig opptelling i kontorstøttesystem (søk etter overskrift). For eksempel: Dokumentnavn: - Tilsynsrapport - <Tema> - Pålegg - <rettet/ikke rettet> - <forelegg> - <advarsel>. Mal så kort som mulig, helst ikke mer enn 1 A-side

11 11 Tilsynsprosess. Diagram. «Forenklet tilsyn» Forberedelse - Velg ut tilsynsobjekt i samsvar med Tilsynsstrategi - Evt. Sjekk arkiv om Hendelser på Eiendommen - Registrer sak Tilsynsstrategi Gjennomføring. - Reis ut på byggeplass. Registrer/Foto. Eller Send anmodning om dokum. - Skriv tilsynsrapport (a) u/funn - m/avslutning (b) m/funn be om tilbakemelding og frist. (Frivillig retting). Tilsynsrapport Avslutning - v/(a) Avslutt tilsynet. - v/(b) Overfør til ulovl.oppfølg. - Avregistrer sak. Ev. avslutningsbrev Teller i KOSTRA Forberedt på hvordan FUNN føres i tilsynsrapport

12 KOSTRA Kommune-Stat-Rapportering. Kostra gir info om kommunens styring- og ressursinnsats, prioriteringer og måloppnåelse. 12 Måling av kommunens arbeid med tilsyn og oppfølging av tilsyn. (KOSTRA Skjema 20, Bolk G og H). Kommunen har rapporteringsplikt: KL 49 Forskrift om rapportering, 15des2000 Rundskriv H-30/03 av Kommunen må rapportere /telle - tilsyn etter det som er registrert som tilsynsrapport Praktisk måte for å telle tilsyn (Forenklet) Overskrift i dokument - Kjøre opptelling i kontorstøttesystem (søk etter overskrift). Dokumentnavn: Tilsynsrapport - <Tema>

13 Oppstart av et Tilsyn 13

14 Oppstart av et Tilsyn Oppstart Analyse-fase. Objektiv Klassifisering / vurdering Valg av tilsynsobjekt. Hva starter tilsynet? Hverken naboer, eller medieoppslag, - skal bestemme «utrykning» fra tilsynet. Andre kan ikke kreve at kommunen gjør sin plikt (pbl 32-1) a)- Objektive kriterier for valg. Samsvar med prioritering i tilsynsstrategi / virksomhetsplan (gjelder også intern/ekstern henvendelse/påstand om avvik). b)- Tidsavgrenset tema (SAK ). c)- Kommunen må unngå å bli part i privatrettslige forhold. d)- Klar ansvarsrolle i kommunen, tilsynsmyndighet, inhabilitetsvurdering. (Ikke ved et politisk innspill eller innskytelse fra administrativ ledelse) e)- Avklar med leder om ressursbruk. 2. Registrering i skjema + kontorstøttesystem. (+ evt. føring av timebruk). «Når kommunen blir kjent med det» (pbl 25-1,2.ledd), - må kommunen vurdere (-har plikt til å vurdere). - Vilkår for registrering. (-Også plikt til å forfølge ulovligheter pbl 32-1)

15 Meldingsskjema publikum/registrering oppstart 15 Fyll inn (Hvor det er og hva det gjelder) Gårds- og bruksnr: Adresse: Eier: Meldingen gjelder: Vedlegg: Legg ved bilde, evt. andre relevante dokument Skjema er sendt inn av: Navn: Adresse: E-postadresse: Kryss her hvis du ønsker å være kopimottaker på brev i saken Ja Nei Informasjon til melder For at byggesak skal kunne følge opp en ulovlighet, må forholdet komme inn under planog bygningsloven. Dette blir vurdert av byggesak. Tiltak som er unntatt søknadsplikt vil ikke uten videre bli fulgt opp. Etter du har fylt ut skjema og det er registrert i kommunen, vil saken bli fordelt til en saksbehandler for videre oppfølging. Grad av ulovlighet på tiltaket, fare for helse, miljø og sikkerhet, kompleksitet, samt saksmengde vil ha betydning for hvor raskt saken vil bli behandlet. Det er gratis å melde fra om ulovlige forhold.

16 Tilsyn i praksis Oppstart Analyse-fase. Objektiv Klassifisering / vurdering Se i Arkiv: Hva er godkjent på stedet? - Ut å se først (Bedre med en befaring for mye, enn en for lite). 2 personer. - Innhente partsuttalelser? - Mer dokumentasjon? Den «ansvarlige»/eier har ansvar for å dokumentere samsvar med lovverk (ikke kommunen) 4. Hva er kjernen i saken + utfordringene + mulig løsning? - Hvem er «den ansvarlige»? - Er det ulovlighet/ikke? - Åpenbart i strid? «Brudd på konkrete bestemmelser i regelverket». (HO Pkt ) 5. Viktighet. Hvor ille/ akutt/ kritisk/ viktig er det? Akutt reaksjon? Grad av alvorlighet/ fare/ betydning/ konsekvens. -Kan det løses enkelt? -Vurdere henleggelse/avstå.

17 Hendelse. Konsekvens - Reaksjon. Hjelpemiddel 17 Vurdering av «Kritikalitet» (Sirils matrise) Hvor ille /akutt /kritisk /omfang? Liten/Lav/mindre Stor/Høy/Grovt Sakens Viktighet /Vesentlighet a) Fare Liv & Helse. Personskade Ingen Dødsfall/livstruende. b) Viktighet. - Tiltaket/mennesker/dyr Uthus Publikumsbygg/Bolig c) Tidsaspekt. Stått lenge Nylig d) Sted/plassering Spredt/Ute i Skogen Tettbygd/ Strandsone e) Brudd (på PBL). Oppført i strid. Plassering. Brann Tvil Åpenbart f) Virkning på ytre miljø Plage/Irritasjon Uopprettelig g) Materielle skader. Små Store h) Skade på kommunens omdømme. Skjønn. Ingen Omfattende Høy terskel for å gå inn i privatrettslige forhold. Nabokrangel ROS-skjematur Høy Sannsynlighet Middels Sannsynl. Lav. Lite sannsynlig Akutt reaksjon Henleggelse Lav. Lite farlig. Middels. Moder./Mindre. Høy. Katastr. Alvorlig. Død. Konsekvens av hendelse (tapskategori) PBL 32-1,2.ledd: «Er overtredelsen av mindre betydning, kan kommunen avstå fra å forfølge ulovligheten»

18 Interkommunalt samarbeid 18

19 Hjelpemidler for tilsyn 19 Interkommunalt Samarbeid

20 20 Fordeler ved interkommunalt samarbeid Like konkurransevilkår. Det at kommuner har felles tilsynskontor, bidrar til mer likhet i behandling av foretak, mer likhet for næringen - på tvers av kommunegrensene. Kompetansemangel. Håndtering av kompliserte byggesaker trenger tilsynspersonell med nødvendig teknisk og juridisk kompetanse/kunnskap om tilsyn/pbl. Ressursmangel. Både i møter og på byggeplass kreves 2 personer av sikkerhetsårsaker og av vitnehensyn. Effektivisering. Revisjon av oppgavefordelingen mellom søknadsbehandling, tilsyn og ulovlighetsoppfølging - kan effektivisere saksbehandlingen

21 21 Tilsyn - samtidig med søknadsbehandling?

22 22 Søknadsbehandling og Tilsyn -hører sammen, men må ikke blandes sammen Søknadsbehandling Mottakskontroll Hvilke forhold skal en «la gå» i mottaksprosessen og heller undersøke ved tilsyn?

23 Søknadsbehandling - Tilsyn 23 Roller Søknadsbehandling Bruker tid til å sette seg inn i, - og forstå planbestemmelser (Byggesak bør ha vesentlig tyngde i avgjørelse i utforming av PB, - har vesentlig betydning for kontordriften, publikumsveiledning, saksbehandlingstid, klager mv.) Det skal gå fort unna pga frister; - søkers opplysninger legges til grunn - En går ikke inn og sjekker detaljer. Tilsyn Blir fort sterke fronter, store dokumentmengder og tunge juss-påstander Ting tar tid. (Bruker tid på planbestemmelser - Nå med «juss-briller») Kommunen gis fort bevisbyrde for sin påstand om avvik, - kommunen må bevise at tiltaket ikke er i samsvar. F.eks. - Er tiltaket i den tiltaksklasse det er søkt om? Kan være vanskelig. Enklere med tilsyn på kvalifikasjoner: - Enten har foretaket det de erklærer, eller så har de det ikke.

24 Mottaksprosess Kommunen har 3 valg 24 Sak inn Alt.1 Mangel - Mindre mangler. Mangelbrev (1) Svarfrist + fristutsettelse Mottatt Søknad - Registrering av sak - «Grov-sil». Raskt sortere om søknaden er klar til behandling - Sende standard «foreløpig svar» 3 muligheter: - Oppdaget mindre mangler (1) - Sende på høring (2) - Avvisning eller realitetsbehandling (3) Sjekkliste. «Grov-sil» Foreløpig svar Alt.2 Høring/uttalelse - Eksterne myndigheter - Før saken kan behandles. (Samordning. PBL 21-5 og SAK ) - Uttalelse fra andre myndigheter. Fylkesmann/Fylkeskommune. Vegvesen. Forurensning/Utslipp. Kulturminne. (Flere.) - Evt. om offentlig/privat VVA er OK Sjekkliste aktualitet + Oversendelsesbrev Svarfrist + fristutsettelse Alt.3 Avvisning eller Realitetsbehandling - Vedtak om avvisning. Vesentlige mangler. - Vedtak om Avslag - Vedtak om tillatelse (med evt. vilkår. Sjekkliste. «Fin-sil» Vedtak tillatelse mv. Vedtak Avvisning Standard Klageinfo Tilsyn -Søknadsbehandlingsprosess stopper ikke. Den må følge frister. -Tilsynet må gå sitt eget løp. Dokumenttilsyn/Plasstilsyn. Får egne resultat og konsekvenser. Ulovlighet. -Sanksjoner (Flere.)

25 25 Mangler og Avvik Vi kan ikke snakke om tilsyn uten først å ha klart hva som menes med - Mangler og Avvik

26 Matrise 1. Reaksjon. -Mangel, -Avvik, -Ulovligheter 26 Mindre betydning «Filleting» Søknad Oppføring Mindre vesentlige mangler Søknad Oppføring Vesentlige mangler Søknad Oppføring Avvik Tilsyn Ulovligheter Oppfølging Dette «lar vi gå» - Gi tillatelse ev. m/ Vilkår Legge søkers opplysninger til grunn (Pbl 24-4,1) Du kan unnta dokumentasjonskra v (Pbl 21-4,1) (SAK 5-4) Søknad FA Bagatellmessige overtredelser (Pbl 21-10,1 og Pbl 32-1,2) Supplering av opplysninger Mangelbrev for å inndrive komplett søknad -eller- Gi RT med vilkår om retting av mangler. + ev. uavhengig kontroll (Sak 14-3) - Telefonsamtale skal bekreftes i mail. - Gi frist for innlevering. Søknad FA Gjenstår mindre arbeid = MB. Husk vilkår for FA Avvisning (ikke ta til behandling pga. ikke nødvendig opplyst) (Pbl 21-7+Fvl 17,1) Avslag (ta til behandling søknad som er i strid m/best.) (Pbl 21-4,1) Eksempler: Plassering /Sit.plan (Sak 6-3) Arealplan (Sak 6-4,c) Tegninger /Form/Est. (Sak 6-4,d) VVA (Sak 6-4,g) Naboer (Sak 6-4,i) Ansvar (Sak 6-7/8) Søknad FA Vurder pålegg - byggestopp Forbedringsdialog Kartlegging Foreligger ulovlig forhold? Kjernen i saken Prioritere/avgrense Akutt reaksjon? Be foretaket om avklaring / rette avvik Ev. advarsel (Pbl 23-3) Ikke bli part i løsning Unngå nabokrangel Avslutt tilsyn før OTG Klart konstatert ulovlig forhold, - velg reaksjon / sanksjon Varsel + pålegg (Pbl 32-2) Tvangsmulkt Pbl 32-5) Forelegg (Pbl 32-6) Tvangsfullbyrd. Anmeldelse (Pbl 32-9) OTG (Pbl 32-8) Videre oppfølging eller påkrav.

27 Mindre mangler 27 Ikke krev mer enn det som trengs. Pbl «opplysninger som er nødvendige». SAK «relevante for tiltaket og nødvendige for kommunens behandling VSAK «.mindre feil eller mangler som ikke er til hinder for at kommunen skal kunne gi tillatelse til tiltaket jf. pbl. 21-2,1.ledd.» (Sitat) «.Kommunen har i slike tilfeller også mulighet til å fatte vedtak om rammetillatelse dersom søker ønsker dette, med vilkår om at dokumentasjonen kompletteres med feilrettinger og suppleringer før igangsettingstillatelse. Dette for å unngå at søknader som for eksempel mangler en underskrift, målsetting på tegninger/situasjonskart, inntegning av terreng og kotelinjer på tegninger/situasjonskart eller beregning av grad av utnytting» MEN Noen kommuner vil kunne oppfatte dette siste som vesentlige opplysninger. Omgjøring til rammebehandling tar tid. + Tiden går + Gebyrkostnad.

28 Vesentlige mangler 28 VSAK10 7-2: «fullstendig søknad jf.pbl 21-7,..søknaden må være godt nok dokumentert til å kunne tas under behandling». «opplysninger som er nødvendige, ytre rammer, oppl. om plan, plassering, visuell utforming og ansvarsretter, viktige overordnede krav» Eksempler på at søknad ikke er fullstendig, kan være: situasjonsplan med tiltaket inntegnet mangler, tegninger av tiltaket mangler, at det ikke er gjennomført korrekt nabovarsling, det mangler nødvendige erklæringer om ansvarsrett, jf. VSAK 5-4, 1.ledd bokstav q. Nødvendighetskriteriet i pbl 21-2 («..de opplysninger som er nødvendige») er viktig siden reglene er relativt fleksible når det gjelder muligheten for å unnta fra visse dokumentasjonskrav». Vesentlige mangler Avvisning (ikke saken ta til realitetsbehandling). Er det vesentlige mangler kan saken avvises (sendes i retur). Viktige overordnede krav, manglende -ansvar, -disp., -rettigheter til byggegrunn mv. Ikke nok opplysninger til at kommunen kan ta saken til behandling. Saken må ha nødvendige opplysninger jf.pbl 21-7 og skal være tilstrekkelig opplyst etter Fvl 17,1.ledd. Vesentlige mangler Avslag (ta saken til realitetsbehandling). Pbl 21-4,1.ledd, «,gi tillatelse dersom tiltaket ikke er i strid med bestemmelser gitt i eller i medhold av denne loven» (Pbl er en «JA-lov»). Vedtak om avslag - Tiltaket er i strid med bestemmelser.. Vedtak om tillatelse - Tiltaket er i strid-/ikke i samsvar- med plan.

29 Mangler - etter at tiltak er bygd 29 Mindre mangler. Det er lagt opp til at ferdigattest er det obligatoriske. PBL 21-10,3.ledd. «Når det gjenstår mindre vesentlig arbeid og kommunen finner det ubetenkelig, kan det utstedes midlertidig brukstillatelse for hele eller deler av tiltaket» VSAK 8-1,4.avsnitt «Der det gjenstår mindre arbeid, og kommunen har oversittet fristen, bør det kunne gis midlertidig brukstillatelse med tidsplan for utførelse av gjenstående arbeid eller utbedring av mangler. Denne tidsplanen må da tas inn i gjennomføringsplanen (SAK 5-3)». VSAK 8-1,6.avsnitt. Bruk av midlertidig brukstillatelse er et unntak jf. Pbl 21-10, 3.ledd. «Det skal i brukstillatelsen stilles krav om ferdigstillelse ved konkret angivelse av vilkår og tidsfrist for oppfyllelse. Dersom gjenstående arbeider ikke blir utført innen fristen, skal kommunen gi pålegg om ferdigstillelse, m/evt. sanksjoner etter Pbl kap.32.» VSAK 8-1,5.avsnitt «kommunen kan gi ferdigattest selv om det foreligger bagatellmessige overtredelser» jf. Pbl 21-10,1.ledd. «.konsekvens av at enkelte overtredelser er så små at kommunen har lovfestet adgang til å unnlate å forfølge dem» jf.pbl32-1,2.ledd. Skille mellom vesentlige mangler og mindre mangler Kommunen kan unnta dokumentasjonskrav jf. Pbl 21-7,1.ledd. VSAK «Er overtredelsen av mindre betydning, kan kommunen avstå fra å forfølge ulovligheten. Beslutning om dette er ikke enkeltvedtak» jf. Pbl32-1,2.ledd.

30 Definisjoner 30 Avvik «Manglende eller feilaktig oppfyllelse av krav gitt i eller med hjemmel i planog bygningsloven» (jf. SAK10 1-2, bokstav j) Avviksbehandling -Begrep knyttet til foretaksansvar (SAK , 1.ledd bokstav d) -Foretaket har ansvaret for å lukke/behandle sine avvik, - ikke kommunen. (SAK , j og 5d (PRO) SAK ,l (UTF), SAK ,2 (KTR)). -Foretaket har påtatt seg ansvar for kvalitetssikring gjennom egenerklæringen. Kommunen gjør ikke avviksbehandling, men følger opp avvik ved å følge opp om foretaket har lukket avvikene. Fravik -Begrep knyttet til søknadsdokument. Valg av «alternative» løsninger; *-Dispensasjon fra regelverket Jf. Pbl kap.19. *-Alternativ til preaksepterte løsninger, Analyse Jf. TEK 2-2. Kommunen kan kreve «utfyllende opplysninger»/mer dokumentasjon. foretak kan oppleve kravet som et tilsyn.

31 Definisjoner 31 Avvik «Manglende eller feilaktig oppfyllelse av krav gitt i eller med hjemmel i planog bygningsloven» (jf. SAK10 1-2, bokstav j) Mangel Pbl «opplysninger som er nødvendige». SAK «relevante for tiltaket og nødvendige for kommunens behandling VSAK «..mindre feil eller mangler som ikke er til hinder for at kommunen skal kunne gi tillatelse til tiltaket jf. PBL 21-2,1.ledd.» Mangel Uttrykk som brukes i søknadsbehandling - for å gi tillatelse eller - gi avslag Avvik Uttrykk som brukes i tilsyn og ulovlighetsoppfølging - Se til at tiltaket blir rettet i samsvar med loven

32 Forskjell Mangel Avvik (Søknadsbehandling Tilsyn) 32 Mangel - Ta først stilling til søknadsprosessen (Også ved søknad om ferdigattest) - Er det mindre eller vesentlig mangel? (videre behandle m/ mangelbrev eller avslag) Avvik - Kommunen må være sikker på (konstatere) avvikshjemmel og vurderer avvikets alvorlighetsgrad - Kan søknaden behandles på tross av avvik? Velg videre behandling eller avslag Hvis videre behandling m/mangelbrev = Parallell tilsynssak. - Byggesaken må ikke stoppe opp. (Tilsyn tar tid. Tilsyn er ikke fristavbrytende) - Pass på god kommunikasjon mellom Byggesak og Tilsynssak Tilsyn - Det er foretaket selv som skal lukke sine avvik, ikke kommunen (SAK d) - Kommunen bør -spørre om foretaket er enig og -foreslå retting. Be foretaket melde tilbake når avviket er lukket. Gi svarfrist- med frist.. Dersom foretaket er uenig/nekter å rette, må kommunen gjøre vedtak: - vedta krav om uavhengig kontroll, - vedta rettingspålegg m/sak på vent/stopp og/eller - vedta sanksjon mot foretaket. (Vedtak kan påklages) Kommunen må ikke bli part i løsninger.

33 Oppsummering. Reaksjon på Mangel - Avvik 33 Mangel Brukes i søknadsbehandling - For å gi tillatelse eller gi avslag Avvik Brukes i tilsyn og ulovlighetsoppfølging - Se til at tiltaket rettes i samsvar med loven Mindre betydning Mindre vesentlige «Filleting» mangler Søknadsbehandling Oppføring Dette «lar vi gå» - Gi tillatelse ev. m/ Vilkår Mangelbrev -eller- Rammetillatelse Søknadsbehandling Ferdigattest Bagatellmessige overtredelser Gi Ferdigattest (Pbl 21-10,1+32-1,2) Gjenstår mindre arbeid, gi Midlertidig brukstillatelse. Husk vilkår for FA Vesentlige mangler Avvisning (ikke ta til behandling) -eller- Avslag (behandle søknad) Vurder pålegg - byggestopp Avvik - Tilsyn Foreligger ulovlig forhold? Be foretaket om avklaring / rette avvik Spør-, la de andre svare (+ svarfrist) Vet du nok = Ta stilling og send saken videre

34 Samarbeid mellom kommuner 34 Felles Standard Mottakskontroll (Kommunens sjekkliste ved søknadsmottak) - Nivå for «La-gå», Mangelbrev, Avvisning, Avslag - Blikk for kjernen i saken Trene på det å bli trygg i søknadsbehandling (Kan ta år). Hva som er viktigst. Hva vi skal bry oss med. Kultur for tidsbruk. Overskrift i dokument - «Merkelapper» for arkivgjenkjenning og KOSTRA-telling Prioritering av ressursbruk - Utveksling av info om «gjentakende hendelser»

35 35