Etterarbeid Tilsyn. - Lage tilsynsrapport - Tilsynsoppfølging - Overgang til ulovlighetsoppfølging - Føre KOSTRA

Transkript

1 1 Etterarbeid Tilsyn - Lage tilsynsrapport - Tilsynsoppfølging - Overgang til ulovlighetsoppfølging - Føre KOSTRA

2 2 Tilsynsprosess. Diagram. «Forenklet tilsyn» Forberedelse - Velg ut tilsynsobjekt i samsvar med Tilsynsstrategi - Evt. Sjekk arkiv om Hendelser på Eiendommen - Registrer sak Tilsynsstrategi Gjennomføring. - Reis ut på byggeplass. Registrer/Foto. Eller Send anmodning om dokum. - Skriv tilsynsrapport (a) u/funn - m/avslutning (b) m/funn be om tilbakemelding og frist. (Frivillig retting). Tilsynsrapport Avslutning - v/(a) Avslutt tilsynet. - v/(b) Overfør til ulovl.oppfølg. - Avregistrer sak. Ev. avslutningsbrev Teller i KOSTRA Forberedt på hvordan FUNN føres i tilsynsrapport

3 Hent maler på 3 Skriv tilsynsrapport (Mal 411)

4 Tilsynsrapport (Utforming) 4 a) Utforming av rapporten - i samsvar med SAK (Lovbasert oppsett) b) Kan brukes som et av de juridiske underlag for evt. senere ulovlighetsoppfølging. c) Tilsynsrapport er ikke enkeltvedtak kan ikke påklages. -Skal ikke inneholde pålegg eller vedtak om sanksjoner, -Kan kun gjøre tilrådning vedr. sanksjoner, -kan maksimalt inneholde advarsel (pbl 23-3,4+5 og pbl 22-2,1) Mildeste form for reaksjon. Skal påvirke revisjon av kvalitetssikring, hindre gjentakelse SAK Advarsel brukes ved -Mindre overtredelser. -Vesentlige mangler i søknad. -Ikke skadelige eller uheldige konsekvenser. d) Skal ha referanse til tilsynsobjekt/byggesak, ansvarsforhold, tid og sted. e) Skal vise/oppsummere observasjoner/funn. Tydelig på hva tilsynet opplever som bra/dårlig. f) Skal vurdere og begrunne om funn er i samsvar med referanse til bestemmelser og tillatelser (hjemmelsforankring). Hva som skal avklares/dokumenteres. g) Skal fremvise kommunens dokumentasjon av observasjon/funn h) Den «ansvarlige»/eier har ansvar for å dokumentere at tiltaket er i samsvar m/lov + ansvar for lukking av avvik (ikke kommunen). Angi tydelig hva som forventes med «tilfredsstillende lukking», Svarfrist-alvorlighetsgrad, -Angi konsekvens av fristbrudd. - Passe på unngå å bli part i løsninger (TEK).

5 Tilsynsrapport 5 Verktøy kommunen kan bruke for å melde tilbake til utøver. En konklusjon (underbygge/bevise fakta) om funn. Brukes bl.a. som et av de juridiske grunnlag for oppfølging i en ulovlighetssak. Tilsynsrapport SAK (Lovbasert oppsett) a) faktiske forhold, tid, sted, hvem som er til stede og andre opplysninger om tiltaket b) foretak og ansvar i byggesaken c) observasjoner under tilsynet d) bestemmelser, tillatelser mv. som er overtrådt e) fremlagt dokumentasjon f) kommunens vurdering av forholdet g) sanksjoner og andre reaksjoner fra kommunen h) frist for lukking av avvik. Eksempler og hjelmemiddel kommer på

6 Skriv tilsynsrapport (Mal Enkel tilsynsrapport) 6 Sendes: Ansvarlig foretak <Dato> Ref. Sak nr. Arkividentifikasjon. Ref. Eiendom: Gnr. / Bnr. Tiltakets adresse. Tiltakets art: Tilsynsrapport. Dette tilsynet er en enkel stikkprøvemessig gjennomgang. Det kan dermed være forhold som ikke er registrert. Tilsynsområde (Eks.: -beregning BYA/BRA, -lysforhold, -gesims, -planløsning, -UU etc. Ev. andre forhold i SAK10 5-4: -Produksjonsunderlag i samsvar med TEK -Tegninger.) Oppsummering av funn (antall observasjoner/avvik): (Til saksbehandler: Er alt der avslutt tilsynet. Har du funnet mangler: beskriv hvilke) Observasjoner: (Funn som ikke er direkte i strid med loven, men som bør rettes). Det er avdekket at <funn>. Vi anser at mangelen ikke er til fare for helse, miljø og sikkerhet og anbefaler at ansvarlig foretak ivaretar sin funksjon. (Gå videre til avslutning av tilsynet). Avslutning av tilsynet: (Hvis ingen funn avslutt tilsynet). Det er i dette tilsynet ikke gjort funn som må følges opp videre. Tilsynet avsluttes. Avvik:(Funn som er i strid med loven) Oppfølging: (Hvis funn i strid med loven) -Det er i dette tilsynet gjort funn som må følges opp videre. Se eget brev. -Det er i dette tilsynet gjort funn. Funn vil ikke bli fulgt opp. Med Hilsen

7 Resultat fra tilsyn. Utsending av tilsynsrapport 7 Tilsynsrapporten må «stå på egne bein», fungere som selvstendig dokument. Identifikasjon Referanse for - hvor det er, - hva det gjelder. Funn / Observasjoner Må underbygges med hjemmel. Er du usikker? sjekk enda en gang (spør utbygger m/svarfrist) (Observasjon = Funn som ikke er brudd på PBL, men bør forbedres) Vurderinger Hva slags konsekvenser skal Funn ha? Kan Funn/Observasjoner ha konsekvenser for MB/FA? Oppfølging (Videre fremdrift) Oppfølgingsregime Dobbeltsignatur Kan ikke påklages Oppsummering Ikke gi pålegg eller sanksjoner i dette dokumentet Gi tilrådning om oppfølging av Funn (Retting av avvik) Kan gi advarsel (rapporteres til DiBK, jf. PBL 23-3, 5.ledd). Kan foreslå tilbakemelding / redegjørelse innen 3 uker frist. Byggesak gjør vedtak. - Avvise søknad (Retur), - Avslag, - Krav om uavhengig kontroll, - Tilbaketrekking av ansvarsrett, - Ikke godkjenne ansvarsrett, -Ulovlighetsoppfølging. Eget oppfølgingsbrev med frist for tilbakemelding innen 3 uker. Kvalitetssikre dokumentet. Brukes som underlag for sanksjoner Kopi til Finner kommunen egne feil, lag ny rapport (konsekvenser?)

8 Oppfølging av avvik (Fra rutine 420) 8 Kommunen skriver tilsynsrapport, som inneholder funn: avvik og observasjoner. (Observasjon=funn som er ikke er direkte brudd, men som kan føre til stor risiko.) Tilsynsrapport sendes foretaket, med et oversendingsbrev som gir frist på 3 uker om å lukke avvikene og redegjøre for observasjonene. Advarsel blir ev. gitt i tilsynsrapport. Svar innen frist 1) Sjekke mottatte dokument, om avvik er lukket (rettet forhold/justert rutine) 2) Svare tilbake til foretak om status/ hvilke foretak som ansees lukket - Ev. ny 3 uker frist for å lukke resterende avvik - Alternativ vilkår om lukking før brukstillatelse/ferdigattest 3) Når alle avvik er lukket, avsluttes tilsynssaken 4) Ved graverende avvik - starte ulovlighetsoppfølging etter PBL 32. Ikke svar (innen frist) a) Starte ulovlighetsoppfølging (PBL 32). NB Avvik må være klart i strid med lov. Ta i bruk ulike verktøy: -pålegg om retting av avvik, -varsel om tvangsmulkt, -tvangsmulkt, -varsel om OTG, -overtredelsesgebyr, -varsel om tilbaketrekking av ansvarsrett, -tilbaketrekking av ansvarsrett etc. eller det som passer best. b) Etter at det begynner å komme inn dokument følge prosess i pkt. 2/3. c) Kommer det ikke inn svardokument, kan en ta i bruk tvangsmidler

9 9 Del av tilsynsprosess Avdekking/Kartlegging Unngå «Jojo» - Valgt tilsynsobjekt i ht. tilsynsstrategi - Hentet info // arkiv, - Funnet sakens kjerne (Avvik eller ikke) - Funnet «den ansvarlige» Nei Ingen avvik Avslutte, Henlegge, Legge i Bero - Mindre betydning (PBL 32-1,2.ledd)? - Kopi til nabo? Ja dert er avvik Avvik/Ulovlighet - Oppfølging (1) - Tilskrive «den ansvarlige» - Svarfrist - Skille Roller tilsyn/ulovlighet Evt. mer avklaring - Innhentet partsuttalelser - Vært på befaring (nr.2) m/2 person. + sikre bevis. - Revidere vurdering? Unngå «Jojo» Frem og tilbake Utøver «kjenner seg ikke igjen i de beskrevne forholdene» Konklusjon Tilsynsrapport (Ikke vedtak / påklagbart) m/ hjemmelforankret - Funn/Vurdering/Konklusjon. Advarsel? - Godkjenning av leder. - Avslutte tilsynet/saken. // Eller - Start ulovlighetsoppfølging Utøver uenig i tilsynsrapport. Vil ha den rettet Sak over i ny fase: Ulovlighetsoppfølging De fleste tilsynssaker Frivillig retting. Tilsynsrapport er grunnlaget for ulovlighetsoppfølging

10 Kommunikasjon med foretaket 10 Varsel (om tilsyn) rettes mot ansvarlig foretak Vær presis i hva du vil se (f.eks. fagbrev) Tilstrekkelig dokumentasjon Det sendes ofte inn enorme mengder dokumentasjon Dokumentasjon skal vær på norsk eller annet skandinavisk språk. SAK Kort frist (maks 2 uker?) Hva ser du etter? Bevisbyrde Du kan risikere å måtte bevise hvorfor du mener løsningen er i strid med PBL-lovgivningen Hvordan unngå bevisbyrde?

11 Eksempel 11 Bildet viser innvendig trapp Det er søkt om midlertidig brukstillatelse Hva gjør du? Det finnes sjekklister på DiBK sine sider. Avgrens tilsynet. Velg selv hva du vil se, hva tilsynet skal omfatte. Hold deg til det du har valgt.

12 Ulovligheter. Forenklet skisse på fremdrift 12 Velge og vedta Reaksjonstype Oppfølging Tvangs-verktøy Videre oppfølg. Påkrav Opp-start Klart konstatert lovbrudd Bruk ev tilsyn Krav om uavhengig kontroll Avslag Frata ansvarsrett Advarsel Pålegg Henleggelse - Gi Varsel (Pbl 32-2) + (FVL 16) - ev. kombin. Varsel + Pålegg Tvangsmulkt Forelegg Tvangsfullbyrdelse Overtredelsesgebyr (Bot) Straff (Politianmeldelse) (Krever juss-kompetanse) - m/varsel om tvangsinndrivelse - Tinglysning av mulkt mv. - Avtale m/ intern fakturaavdeling - Bruk av Namsmann

13 13 Frata ansvarsrett (PBL 23-3 og Sak 6-9) Reaksjonstyper Krav om uavhengig kontroll Avslag Frata ansvarsrett Advarsel Pålegg Vedtak om å frata ansvarsrett (PBL 23-3,3.ledd Sak 6-9) a) - Vesentlig grad har unnlatt. b) - Unnlatt å etterkomme pålegg c) - Ikke er kvalifisert for oppgaven Sentral godkjenning (Pbl Sak 13-6) - Alvorlige overtredelser - OTG Advarsel. PBL 23-3, 4.ledd Kan gis i tilsynsrapport. Kan ikke påklages.

14 Oppfølging etter tilsyn. - Om å frata ansvarsrett 14 (DiBK - Temaveil.Tils.Kvalif.. pkt.4.) Fratakelse av ansvarsrett = Foretaket må trekke seg fra pågående byggesak. Foretakets arbeider stanses inntil kvalifisert ansvarlig foretak er på plass. Kan få konsekvenser for andre pågående byggesaker og for tilsyn i nye byggesaker. Dersom fratakelsen gjelder SØK - Samtlige arbeider må stanses inntil kvalifisert SØK har erklært ansvar. (PBL 23-4). Ved bytte av foretak skal det lages revidert gjennomføringsplan (SAK ). Hvis skjæringspunktet for ansvarsrettene ikke er klart definert, kan det føre til uenighet om ansvaret for eventuelle feil som avdekkes. Vedtak om å frata et foretak ansvarsrett kan påklages til FM (FVL 28) Vedtak om å frata ansvarsrett rapporteres til DiBK jf. PBL 23-3, 5.ledd. Innrapporteringer er grunnlag for ev. oppfølging hos Sentral Godkjenning. Vedtak om å frata ansvarsretten, vil også kunne medfølge OTG (PBL 32-8 jf. SAK , h - om uriktige og villedende opplysninger til kommunen)

15 Varsel om å frata ansvarsrett (Temaveil.Tils.Kvalif. Mal fra DiBK) 15 Varsel om å frata ansvarsrett (PBL 23-3 tredje ledd og SAK10 6-9, 1.ledd bokstav c) <Foretak> har <dato> påtatt seg ansvarsrett i byggesak på eiendommen <Gbnr, Adresse>. Foretaket har erklært ansvarsrett for <funksjon av ansvarsområde> i tiltaksklasse <x>. I brev av <dato> ble foretaket bedt om å sende kommunen dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskravene innen <dato>. Foretaket har ikke dokumentert oppfyllelse av kvalifikasjonskravene for ansvarsrett og det varsles med dette at kommunen vil frata foretaket ansvarsretten, jf. SAK10 6-9, 1.ledd bokstav c. Kvalifikasjonskravene følger av SAK10 kapitlene Krav til utdanning og praksis for <funksjon av ansvarsområde i tiltaksklasse x> er relevant utdanning på nivå <xx (mesterbrev, teknisk fagskole eller tilsvarende)> relevant praksis fra ansvarsområdet i tiltaksklasse< xx i x år> Foretaket har ikke dokumentert relevant utdanning/relevant utdanning på riktig nivå/tilstrekkelig relevant praksis/tilstrekkelig langvarig relevant praksis (stryk det som ikke passer) og vilkårene for ansvarsrett er derfor ikke oppfylt. Foretaket har rett til å uttale seg før vedtak om å frata ansvarsretten. Frist for uttalelse er 2 uker, jf. SAK Vennligst merk henvendelsen med vårt saksnummer.

16 Kostra 16

17 KOSTRA Kommune-Stat-Rapportering. Kostra gir info om kommunens styring- og ressursinnsats, prioriteringer og måloppnåelse. 17 Måling av kommunens arbeid med tilsyn og oppfølging av tilsyn. (KOSTRA Skjema 20, Bolk G og H). Kommunen har rapporteringsplikt: KL 49 Forskrift om rapportering, 15des2000 Rundskriv H-30/03 av Kommunen må rapportere /telle - tilsyn etter det som er registrert som tilsynsrapport Praktisk måte for å telle tilsyn (Forenklet) Overskrift i dokument - Kjøre opptelling i kontorstøttesystem (søk etter overskrift). Dokumentnavn: Tilsynsrapport - <Tema>

18 Rapportering av kommunens tilsyn 18 Etter utløpet av 2017 skal kommunene rapportere til DiBK om gjennomførte tilsyn innenfor de prioriterte tilsynsområdene. (Temaveil.Tils.Kvalif. pkt.6.) Tilsyn med utdanning og praksis Tilsyn med rutiner for kvalitetssikring Antall byggesaker det er ført tilsyn med Antall avvik (ansvarsretter der krav ikke er oppfylt) Antall fratakelser av ansvarsretter Antall advarsler Antall OTG Praktisk måte for å telle tilsyn (Forenklet) Overskrift i dokument - Kjøre opptelling i kontorstøttesystem (søk etter overskrift). Dokumentnavn: Tilsynsrapport - <Tema> - <advarsel>

19 Rapportering av kommunens Pålegg 19 Telling av Pålegg, Sanksjoner o.a. Kostra Skjema 20, Bolk H. Her telles (1) Pålegg (2) Oppfølging av pålegg (3) Sanksjoner som følge av manglende oppf. (4) Annet Praktisk måte for å telle Pålegg (Forenklet) Overskrift i dokument - Kjøre opptelling i kontorstøttesystem (søk etter overskrift). Dokumentnavn: Pålegg - <rettet/ikke rettet> - <forelegg>

20 Tilsyn - Case 20

21 Case 21 Bilder fra byggeplass. Punkthus, hver m/2 leiligheter. Søkt om midlertidig brukstillatelse. Avstand mellom punkthus = 7,7m Bilde 1-2

22 Skjematur i tilsynsrapport 22 Nr. Sjekkpunkt Henvisning Funn / Observasjon Vurdering Oppfyllelse av byggetillatelse, lovverk, Forskrift, mv. Hjemmelforankring Beskrivelse av brudd på konkrete bestemmelser i regelverket. (HO Pkt.1.4.7) Foretak har ansvar for å lukke avvik. Hva tilsynet forventer fra foretaket, med tilfredsstillende lukking av avvik

23 Eksempel på mulig løsning av Case 23

24 Mulig innhold i tilsynsrapport 24 Nr. Sjekkpunkt Henvisning Funn Vurdering 1 Samsvar med tillatelse og godkjente tegninger 2 Nivåforskjell, rekkverk, trapper Pbl 20-1 Tiltak som krever søknad og tillatelse TEK 8-4 uteoppholdsareal og TEK 8-10 trapp *Tiltak plassert ca. 30 cm nærmere nabohus, enn det som er godkjent. *Ingen spesielle tiltak på fasadene som hindrer brannspredning. *Motstående uklassifiserte åpningsbare vinduer. *Utearealer var ikke ferdigstilt eller sikre nok til å tas i bruk. *Det var ikke sikret ved og i trapper med rekkverk/ håndlister. *Områdene det er søkt brukstillatelse for, fremstod som byggeplass, uten sikker avgrensning til tiltaket som fortsatt er under oppføring *Forholdene må rettes og dokumenteres i orden, slik at brannprosjekteringen og TEK er ivaretatt. *Endret plassering av tiltak er søknadspliktig. Søknad ikke registrert, må avklares før videre drift. *Det bes innsendt en redegjørelse for avvikene fra foretaket som har ansvar for prosjektering og utførelse av innmåling og utstikking. Forholdene må utbedres og dokumenteres i orden.

25 Oppsummering - Vurdering av funn og påfølgende aksjon 25 Eksempel -Mangler rekkverk (personrisiko) -Mangler tegning -Mangle rømningsvei (Høy personrisiko) -Feil plassering. -Bygd uten søknad -Revet verneverdig bygg -Sprengt i strandsone Mulig å rette fort / enkelt Uoversiktlig retting Vanskelig å rette Ikke skadelige/ uheldige konsekvenser Større alvorlighetsgrad Aksjon for Tilsyn uten vedtaksmyndighet. - Skriftlig tilbakemelding m/frist. Frivillig retting? - Alternativt hvis søkt om MB - tilrå avslag. Retur Byggesak. - Skriftlig tilbakemelding m/frist. Frivillig retting? - Alternativt hvis søkt om MB - tilrå avslag. Retur Byggesak. - Hvis søkt om MB - tilrå avslag. Retur Byggesak. - Retur Byggesak. Gis mulighet til å søke? Hvis søkt om MB tilrå avslag. - Send ulovlighet Forbered sanksjon Oppfølging m/vedtak Nekte bruk/ Byggestopp. Mindre alvorlighetsgrad Ulovlighetsoppfølging

26 Oppsummering om Tilsyn 26 Tilsyn = avdekke om forhold er i strid med loven (Veldig) forenklet tilsynsbrev: Etter et tilsyn den <dato> i dokument/på byggeplass, ser det ut som at <forhold> ikke er i samsvar med <hjemmel>. Vi ber om tilbakemelding på forholdet innen <dato>. Synes du det er ekkelt/vanskelig å føre tilsyn? -Få det gjort (Steng det andre ute. Det er dette du er betalt for å gjøre)

27 27 Kunnskapsdeling Erfaringer Ideer

28 Er du raskere enn din egen skygge? 28

29 Behersker du vriene oppgaver? 29

30 Liker du å få avvik rettet? 30

31 Da er tilsyn noe for deg 31