Innføring i tema. Tilsyn etter plan- og bygningsloven. Tromsø februar 2018

Transkript

1 1 Innføring i tema Tilsyn etter plan- og bygningsloven Tromsø februar 2018

2 Hva er tilsyn? Hvorfor har vi tilsyn? 2 Lovpålagte oppgaver i forhold til Plan- og bygningsloven 1. Kommunen skal behandle byggesaker. PBL 1-1,3: Byggesaksbehandling etter loven skal sikre at tiltak blir i samsvar med lov, forskrift og planvedtak. Det enkelte tiltak skal utføres forsvarlig. PBL 1-4,1: Plan- og bygningsmyndighetene skal utføre de oppgaver som de har etter denne lov med tilhørende forskrifter, herunder påse at plan- og bygningslovgivningen overholdes i kommunen. SAK10 6-1,2: forhåndskonferanse, kommunens samordningsplikt, godkjenning av plassering av tiltak, behandling av rammetillatelse, rapportering til andre myndigheter, personlig ansvarsrett for selvbygger og fratakelse av ansvarsrett. De undersøkelser som er nødvendig for at saken er tilstrekkelig opplyst - til å fatte vedtak. Liste over i alle opplysninger en søknad skal inneholde (Pbl 21-2 og SAK10 5-4). 2. Kommunen skal føre tilsyn med at tiltak gjennomføres i samsvar med lov (PBL kap.25 og SAK10 kap.15).

3 Hva er tilsyn? Må vi ha tilsyn? 3 Tilsynsplikt. Ja, vi må ha tilsyn. PBL Tilsynsplikt. (1.ledd) Kommunen har plikt til å føre tilsyn i byggesaker med at tiltaket gjennomføres i samsvar med gitte tillatelser og bestemmelser gitt i eller i medhold av denne lov, og at ansvarlig foretak er kvalifisert. (2.ledd) Kommunen skal føre tilsyn i slikt omfang at den kan avdekke regelbrudd. Kommunen skal føre tilsyn ved allerede gitte pålegg og når den blir oppmerksom på ulovligheter utover bagatellmessige forhold. Kommunen skal føre tilsyn med særlige forhold etter nærmere forskrift fra departementet. (3.ledd) Kommunen kan samarbeide med andre kommuner eller instanser om tilsyn men velger selv omfang/mengde. PBL 25-2.Gjennomføring av tilsynet. (1.ledd:) Utover tilsynsplikten i 25-1 avgjør kommunen i hvilke saker og på hvilke områder det skal føres tilsyn. Tilsynet gjennomføres på den måte, i det omfang og med den intensitet som kommunen finner hensiktsmessig. Kommunen skal utarbeide tilsynsstrategi (Sak Målsetting, prioritering, organisering, finansiering).

4 4 Status i din kommune (1 av 2) Tilsynsplikt (Kommunen har plikt til å føre tilsyn PBL 25-1) Kommunalt byggetilsyn skal, allerede i utgangspunktet, være etablert i kommunen samsvar med kommunens strategier og handlingsplaner. Kommunens tilsynsplikt trådte i kraft i 1995 (Videreføring av PBL ) Tilsynsstrategi Kommunen er pliktig til å ha en tilsynsstrategi (SAK ). Innholdet i tilsynsstrategien har styrende virkning for byggesakskontoret. Det kan være krevende å forme målsetting, med hovedmål og delmål. Det kan være krevende å forme en prioritering. Hvis ikke tilsynsstrategi er utarbeidet, er det ingen grunn til å utsette arbeidet lenger. Kravet om tilsynsstrategi kom i 2010 Rolleforståelse Leder av et byggesakskontor er satt til å ha faglig ansvar for hvordan en prioriterer de daglige oppgavene. Driftsansvar for byggesakskontoret, er vanligvis knyttet til budsjett- og personalansvar. Internt klare roller. -Søknadsbehandling skal ikke fortrenge lovpålagt tilsyn. Prioritering av tilsyn foran fristregler (gebyrtap) = Fagansvar går foran økonomiansvar. -Hensyn til publikums personsikkerhet går foran hensyn til økonomi. Persontrakassering som følge av vanskelige valg er personalsak.

5 5 Status i din kommune (2 av 2) Ressursmangel (Vi har ikke tid eller mannskap) Kommunen har plikt til å føre tilsyn PBL 25-1, men velger selv omfang/mengde PBL Noen velger absolutt minimum, som betyr? Unnlater leder å ta ansvar for drift? Unnlates ansvaret med å prioritere? Kommunen har plikt til å forfølge ulovligheter i ht. PBL 32-1 Nabo kan føre erstatningssak mot kommunens unnlatelse Kommunen er pliktig til å ha en tilsynsstrategi (SAK ) Unnlater fagleder sitt fagansvar? Kommunen har hatt rikelig tid til å få dette på plass, kravet om tilsynsstrategi kom i Finansiering (Vi har ikke råd) Drift av byggesak koster allerede noe. Har en tenkt å slutte med det? Byggesaksbehandling innbefatter tilsyn. Kostnadene kan dekkes gjennom byggesaksgebyret PBL (Gebyret knyttes til saksbehandling og tilsyn med målsetting om bedre nye bygg, ikke til ulovlighetsoppfølging i gamle bygg) Vanskelig å fakturere det enkelte tilsyn (direkte på objektet). Vil bli oppfattet som en ekstra «bot» - i tillegg til at fakturering av de faktiske kostnadene kan bli oppfattet som urimelig høye. Kan en kjøpe ressursene eksternt, på timebasis? Tilsyn er en kommunal forvaltningsoppgave Jf. PBL Kan samarbeide med andre kommuner. Kommunen kan innhente sakkyndig bistand jf. PBL 25-2 (Påklagbart vedtak. Hvem betaler regningen?)

6 6 Fordeler ved interkommunalt samarbeid Like konkurransevilkår. Det at kommuner har felles tilsynskontor, bidrar til mer likhet i behandling av foretak, mer likhet for næringen - på tvers av kommunegrensene. Kompetansemangel. Håndtering av kompliserte byggesaker trenger tilsynspersonell med nødvendig teknisk og juridisk kompetanse/kunnskap om tilsyn/pbl. Ressursmangel. Både i møter og på byggeplass kreves 2 personer av sikkerhetsårsaker og av vitnehensyn. Effektivisering. En revisjon av oppgavefordelingen mellom søknadsbehandling, tilsyn og ulovlighetsoppfølging - kan effektivisere saksbehandlingen

7 7 Saksbehandling og Tilsyn -hører sammen, men må ikke blandes sammen Søknadsbehandling Mottakskontroll Hvilke forhold skal saksbehandler la gå i mottaksprosessen og heller undersøke ved tilsyn? Hva er forskjellen mellom «mangel» og «avvik»?

8 Søknadsbehandling - Kommunens rolle 8 Kommunen skal legge søkers opplysninger til grunn (Pbl 21-4,1). Mulig formulering på setning i vedtaket: «-De opplysninger som fremkommer i søknaden, legges til grunn for tillatelsen» Arealopplysninger. Når inntrer behovet for at kommunen skal kontroll-regne arealopplysningene? Skal kommunen være ansvarlig for utregning av korrekt areal (En opplysning som senere brukes i salgsoppgaver. Kan kommunen da bli erstatningspliktig?) Ved tvil - be om å vise detaljutregning, -hvordan arealet er regnet, -vise samsvar med lovverket - Husk melding om fristutsettelse og svarfrist. Plassering. Er plassering «kritisk»? (Høyde, Avstand). Ved tvil - be om å vise detaljtegning, -hvordan oppgitt avstand/høyde er regnet, -påvise samsvar med lovverket, - Husk melding om fristutsettelse og svarfrist. Estetikk. Skal dette være tilstrekkelig vist gjennom - fasadetegninger og situasjonsplan. Kommunen kan i tillegg kreve egen profiltegning der nabobygg er inntegnet o.a. (Utfyllende opplysninger ikke tilsyn) Er kommunens/planens egne estetikkbestemmelser tilstrekkelig kommunisert fra kommunen i forkant? Be om mer dokumentasjon + opplys hva som skal vises, -Husk melding om fristutsettelse og svarfrist.

9 Mottakskontroll Prosesskart 9 Sak inn Alt.1 Mangel - Mindre mangler. Mal Mangelbrev (1) Svarfrist + fristutsettelse Mottatt Søknad - Registrering av sak - «Grov-sil». Raskt sortere om søknaden er klar til behandling. - Sende standard «foreløpig svar» - Oppdaget mangel (Alt.1) - Sende på høring (Alt.2) - Avvisning eller realitetsbehandl. (Alt.3) Alt.2 Høring/uttalelse - Eksterne myndigheter - Før saken kan behandles. (Samordning. PBL 21-5 og SAK ) - Uttalelse fra andre myndigheter. Fylkesmann/Fylkeskommune. Vegvesen. Forurensning/Utslipp. Kulturminne. (Flere.) - Evt. om offentlig/privat VVA er OK Mal Sjekkliste aktualitet + Oversendelsesbrev Svarfrist + fristutsettelse Alt.3 Avvisning eller Realitetsbehandling - «Fin-sil» - Vedtak om avvisning. Vesentlige mangler. - Vedtak om Avslag - Vedtak om tillatelse (med evt. vilkår. Mal Sjekkliste. «Grov-sil» Mal Foreløpig svar Mal sjekkliste. «Fin-sil» Mal Vedtak tillatelse mv. Mal Vedtak Avvisning Mal Standard Klageinfo Tilsyn -Søknadsbehandlingsprosess stopper ikke. Den må følge frister. -Tilsynet går sitt eget løp. Dokumenttilsyn/Plasstilsyn. Får egne resultat og konsekvenser. Ulovlighet. -Sanksjoner (Flere.)

10 Mottaksprosess / Tilsyn 10 Mangel i byggesak. - Hva slags mangel i søknad kvalifiserer for Mangelbrev/ Retur/ Avvisning/ Avslag/ Tilsyn? (Rask avgjørelse.) - Hva er vesentlige mangler? Er det vesentlige mangler kan saken avvises (sendes i retur). Klageadgang. - Når blir manglene til en arena for tilsyn? (Tilsyn = Undersøke om det er gjort noe ulovlig). OBS Tilsynsstrategi. - Helst unngå samtidig søknadsbehandling og tilsyn. Ligger saken på «vent», - tidsfrist løper, Konsekvens for tilsyn? Kan ikke varsle utsatt frist i byggesaken - på grunn av tilsyn. Tilsynet bryter ikke saksbehandlingsfristen. Byggesaken går sin egen gang. Tilsynet - på siden av byggesaken - egen sak.

11 Tilsyn parallelt med - Søknadsbehandling 11 Hva skjer med fremdriften av byggesøknaden, - mens tilsynet pågår? Forhåndskonferanse 3 uker 12 uker Motta byggesøknad Byggetillatelse Søknad om MB/FA 2 uker Gi MB/FA Blokkering? Blokkering? Tilsynsperiode 5 år Enighet om: - Tilsynet kan ikke blokkere søknadsbehandling. - Fristavbrudd i søknadsbehandling kan bare skje etter PBL 21-7 * Når søknad ikke er fullstendig etter PBL 21-6,1.ledd. * Forlenge frist etter SAK 7-3. (Når saken er særlig komplisert)

12 Søknadsbehandling Kommunens rolle Kommunen skal legge søkers opplysninger til grunn (Pbl 21-4,1). 12 A) Kommunen er uenig/tvil - om foretakets forslag til TEK (løsning). Foretaket er ansvarlig for løsningsvalget. Foretakene avgjør spørsmålet. I søknadsfasen: - Kommunen kan be om at foretaket påviser samsvar med lovverket. - Kommunen kan kreve uavhengig kontroll etter PBL 24-1b. Kravet må begrunnes, -kan påklages. - Husk melding om fristutsettelse og svarfrist. I byggefasen: - Vedtak om byggestopp (OBS! - Kan gi krav om videreføring av dagmulkt over til kommunen) - Kommunen kan kreve uavhengig kontroll etter PBL 24-1b. Kravet må begrunnes, -kan påklages. - Svarfrist. B) Foretak er uenige, seg imellom, - om TEK (løsning). Ber kommunen avgjøre. Foretakene er ansvarlig for løsningsvalget og må selv bli enige. Kommunen må melde fra om fristutsettelse/vedta byggestopp. Husk melding om fristutsettelse og svarfrist.

13 Søknadsbehandling - Tilsyn 13 Forskjell på begrepene «avvik» og «mangel». Avvik - Begrep som er knyttet til foretakets kvalitetssikring. Mangel - Begrep som er knyttet til søknadsbehandling - Pbl 21-2: «Søknaden skal gi de opplysninger som er nødvendige for at kommunen skal kunne gi tillatelse til tiltaket» + SAK ) Avvik. Kommunen får melding fra foretak om - avvik. a) Det er foretaket selv som skal lukke sine avvik, ikke kommunen (SAK d). b) Kommunen vurderer avvikets alvorlighetsgrad. Det eneste kommunen kan gjøre, - er å gjøre vedtak: - vedta krav om uavhengig kontroll, - vedta sak på vent/stopp og/eller - vedta sanksjon mot foretaket. (Vedtak kan påklages) c) Kommunen må ikke bli part i løsninger. 2) Når kommunen finner avvik/mangel. a) Mangel - Ta først stilling til søknadsprosessen - Er det mindre- eller vesentlig mangel? - Behandle som mangelbrev eller avslag. b) Avvik - Send saken over til tilsyn, men saken kan ikke stoppe opp. Hva skjer med saken mens forholdet avklares? (Tilsyn tar tid, -ikke fristavbrytende) - (Kommunen må ta stilling til søknaden - Behandle etter pkt.2a). - Tilsynet (føres parallelt med søknadsbehandling) spør foretaket om forholdet, Be foretaket melde tilbake når avviket er lukket. Gi svarfrist. - Tilsynet tar stilling til alvorlighetsgrad, vurderer sanksjonsprosess. c) Kommunen må ikke bli part i løsninger.

14 Gruppeoppgave Kommunens mottakskontroll 14 A) Ta stilling til reaksjon: -1) Mangelbrev 2) Høring 3) Realitetsbehandling/avvisning. B) Når må det parallelt føres (4) Tilsyn? Eksempel på en hendelse Reaksjon? 3.gang at foretaket har sendt inn en situasjonsplan som mangler avkjørsel Estetikk er ikke dokumentert. (Når er det «åpenbart» for søker at dette skal vedlegges?) Småmangler i alle dokumenter. Noen kryssbokser er ikke utfylt. Det mangler en signatur. Dårlige tegninger (Hva menes med «dårlig»?) Åpenbar feilberegning av areal, - eller feil i TEK. (Feilen «åpenbar» for alle?) Mulig feilberegning av areal, - eller feil i TEK. (Hvor nøye skal en sjekke arealet? Skal alt i TEK sjekkes?) Avstand til nabogrense er kritisk og ikke vist i situasjonsplan Avvik - Begrep knyttet til foretakets kvalitetssikring. Mangel - Begrep knyttet til søknadsbehandling. Pbl 21-2: «..de opplysninger som er nødvendige for at kommunen skal kunne gi tillatelse til tiltaket» + SAK

15 Mulig forståelse 15 Mottakskontroll Merknader a) Høring Ved videresending på høring, sett frist for svar. Meld til SØK om fristutsettelse b) «Ta en telefon» Sterkt ønske fra næringen. Risiko for manglende referanse til behandlingsfrist - Telefonsamtale må bekreftes med epost - Vil være en type mangelbrev og må registreres på sak c) Mangelbrev Gjelder mindre mangler - ikke vesentlige mangler. (Hva er forskjellen?) - Ikke vedtak. Frist for svar. Meld om fristutsettelse. d) Retur Bruk helst ikke ordet «retur» som sakstype. - Sendes saken «i retur» er den avvist eller avslått e) Avvisning Må skje innen kort tid. Vedtak, kan påklages. Begrunnelse. -Må være vesentlige mangler -Tiltaket er ikke søknadspliktig -Søknad ikke samsvar med SAK f) Avslag Vedtak, kan påklages. Begrunnelse. Ikke samsvar med Pbl (Dokumenter, Plan, VVA mv.) g) Kreve uavhengig kontroll Vedtak. Kan påklages. Begrunnelse. h) Føre tilsyn Tilsyn avbryter ikke en saksprosess. Tilsyn løper parallelt med saksprosess.

16 Tilsyn - Definisjoner 16

17 17 Hva er tilsyn? Definisjon 1 1) Begrepet «tilsyn» omfatter kartlegging og ulovlighetsoppfølging. Tilsyn = En kartleggingsprosess kommunen bruker for å avklare/avdekke om det foreligger et ulovlig forhold. (Innbefatter en type oppfølging) Ulovlighet = Når det klart/sikkert foreligger et ulovlig forhold har kommunen plikt til ulovlighetsoppfølging - med eventuelle sanksjoner (PBL 32-1). 2) Ingen ressurskrav om antall tilsyn. Ingen formkrav; varslet/ikke varslet, dypdykk/overfladisk, kampanjer/opplæring. (PBL 25-2,1). 3) Tilsyn kan skje når som helst, i alle stadier, inntil 5 år etter ferdigattest (PBL 25-2,2). PBL Kommunen kan føre tilsyn med eksisterende byggverk og arealer. En type «kontroll». Gjelder ofte kontroll med bruk. Tidligere gjaldt det farlige eller skjemmende forhold jf. Ot.prp.nr.45 ( ) s.161. Gir kommunen rett til adgang til tiltaket (privat sfære) jf. Ot.prp.nr.45 ( ) s.351. Tilsyn når kommunen har grunn til mistanke / antakelse om ulovlig forhold

18 18 Hva er tilsyn? Definisjon 2 5) Ikke tilsyn med alle byggesaker. Krav til kommunal tilsynsstrategi (SAK ). Prioritering. 6) Alle fullmakter. ( License to kill ). Kommunen kan kreve de opplysninger som er nødvendige for tilsyn. (SAK10 1-3,1). 7) Ulovlighetsoppfølging starter etter at det er avdekket (klart/sikkert) brudd på PBL. Sanksjonsbruk. 8) Tilsyn en kommunal forvaltningsoppgave. Kommunen kan kjøpe ekstern bistand som må ha bygningssjefens vedtaksfullmakt. (OBS inhabilitet).

19 Rolledeling: Søknadsbehandling Tilsyn - Ulovlighetsoppfølging 19 Samtidighet unngå samtidig søknadsbehandling og tilsyn, unngå samtidig tilsyn (avdekking) og ulovlighetsoppfølging (Selv-inkriminering/EMK) Tilsynsrollen bør tydeliggjøres slik at en saksbehandler lettere forstår hvilken «hatt» en har på seg i sine ulike roller.

20 Ulovlighet Prosessdiagram - Utkast 20 Logg. Oppstart Velge og vedta Sanksjon Oppfølging Sanksjon Klage Videre oppfølging - Klart konstatert lovbrudd - Matrise * Alvorlighet / * Rimelighet - Henleggelse - Gi Varsel / Pålegg om * Sikring / * Istandsetting, * Rivning, * Stans, * Tilbakeføring, * Uavhengig kontroll, * Trekke ansvarsrett mv.. (Krever juridisk kompetanse - Kjøpes inn?) * Forelegg, * Tvangsfullbyrdelse, * Overtredelsesgebyr, * Politianmeldelse - Behandle klage - Fristutsettelse og konsekvens av dette. - Politisk behandling - Fylkesmann Dette kurset går ikke inn på ulovlighetsoppfølging - Tinglysning av Mulkt mv.. - Inndrive tvangsmulkt - Avtale m/faktura - Bruk av Namsmann

21 5min pause? 21

22 Tilsynsverktøy 22

23 Tilsynsverktøy tilgjengelig hos NKF (Kommer) 23

24 Prosesskart 24 Forberedelse Gjennomføring Gjennomføring Avslutning 1.1 Kontordokument a) Styringsdokument Etablering av tilsynskontor Tilsynsstrategi Samarbeidsavtale b) Prioritere saker som er aktuelle for tilsyn c) Tilsynstema UU, Produkt, Kvalifikasjoner, Brann... d) 113 Mottatt bekymringsmelding. e) Velg objekt f) Registrer sak i kommunens arkivsystem g) Samle inn opplysninger h) Vurder forhold til evt. pågående søknad i) 114 Vurder Kritikalitet. Hvor kritisk er det? j) Finn sakens kjerne k) Finn «den ansvarlige» l) Vurder henleggelse/avstå 1.2 Hjelpemidler a) 121 Prosessbeskrivelse b) 122 Vurdering av funn, konsekvenser c) 123 Generell publikum-info om tilsyn 2.1 Varsel a) 210 Varsel om tilsyn b) Anmode om oppl. Frist c) Bare a) eller begge a + b. d) Kopi til byggesak + søk + tiltakshaver 2.2 Etterbehandling a) Vurdere innhentet dokument b) Evt. anmode om mer info c) Evt. tilsynsrapport + avslutte tilsyn d) Evt. vurdere henleggelse/avstå e) Evt. vurdere forhåndsvarsel/pålegg 3.1 Tilsynsmøte a) Evt. innhente dokument b) Sjekkliste - Intervju c) Helst 2 pers fra kommunen i møtet d) Generell orientering om tilsyn e) Oppmøteprotokoll f) Notat fra møte/sted g) Evt. bruk av sjekklister h) Info om evt. mer dokument. +Frist i) Info om videre saksgang 3.2 Plasstilsyn a) Evt. innhente dokument b) Sjekkliste - byggeplass c) Alltid 2 pers fra kommunen. Verneutstyr, kamera, refleksivest. d) Generell orientering om tilsyn e) Evt. oppmøteprotokoll f) Registrere foto/notat g) Evt. bruk av sjekklister h) Info om evt. mer dokument. + Frist i) Info om videre saksgang 4.1 Oppfølg. / midlertidig tilsynsrapport. a) 410 Tilsynsrapport b) Motta melding om rettete avvik c) Behandle melding om rettede avvik d) Evt. ny frist. e) Evt. lukke rettede avvik f)-evt. midlertidig tilsynsrapport g) Evt. melde overf. til ulovlighetsoppfølging. h) Evt. Avslutte tilsyn i) Kommunens dobbeltsignatur j) Kopi til søk + tiltakshaver + DiBK + andre? k) Avregistrer sak 4.2 Avsluttende tilsynsrapport a) Evt. motta melding om tettet avvik b) Evt. Vurdere henleggelse / avstå c) Evt. opplisting avvik og observasjoner d) Evt. lukke rettede avvik e) Vurdering av sanksjon, Advarsel, f) krav om uavh.ktrl.(begrunnelse) g ) 421 Melding om avslutning av tilsyn h) Kommunens dobbeltsignatur i) Kopi til søk + tiltakshaver + byggesak Fare for liv og helse - (Eget løp) - Øyeblikkelig stengning. -Tilsyn i eksisterende bygg (PBL 31-7) gjelder opp mot sikkerhetsvilkår. Gjelder bygningen ikke byggesaken.- kopi til byggesak + søk + tiltakshaver. Oppfølging av pålegg - (Eget løp) - Sjekke om et pålegg om retting er utført eller ikke.

25 Styringsdokument i tilsyn 25 Dersom et kommunesamarbeid skal ha felles tilsyns-strategi, vil strategidokumentet være en del av et sett med styringsdokumenter. Interkommunal avtale Tilsynsstrategi Virksomhetsplan Kvalitetssystem Retningsgivende. Overordnet plan. Driftsstyring. Daglig drift. At det er et samarbeid og et felles tilsynskontor. Formål / målsetting i samsvar med tilsynsstrategi. Rapportering på dette. Rolledeling mellom samarbeidskommuner, vertskommune, tilsynskontor. Avtalens varighet. Delegering av myndighet. Sikre kompetanse og følge regelverket. Finansiering og kostnadsfordeling. Godkjennes av Kommunestyret Innholdet følger oppsett i SAK Velger selv rullering. SAK ,a. Målsettinger og rutiner for det kommunale tilsynet. SAK , b. Organisering, kommune-samarbeid, kompetansebehov, ressursbruk og finansiering SAK , c. Utvelgelse og prioritering av fagområder, sakstyper, temaer mv., herunder lokale forhold og innsatsområder. SAK , 2.ledd: Utarbeide årlig rapport over tilsynsvirksomheten, og aktiviteten i forhold til strategien. Politisk vedtatt bestemmelse. Godkjennes av Kommunestyret Andre navn: Tilsynsprogram, Tilsynsplan. VP er dynamisk («levende»). Gjelder byggesak, tilsyn og ulovlighetsoppfølging. VP-revisjon hvert 4 år (langsiktighet). Årlig rullering. Mer konkrete tiltak. Tilsyns-tema, metoder, arbeidsmål. Prioritering. Fordeling av mengde / objekt. Revidert driftsbudsjett Årsrapport. Resultatoversikt. Godkjennes av øverste leder seksjon/avdeling byggesak. Kvalitetssystem er dynamisk, må kunne revideres jevnlig uten at revisjonen skal måtte godkjennes av høyere myndighet. Rutiner. Maler. Godkjennes av tilsynsleder

26 Tilsynsstrategi 26 Styringsverktøy som kommunen kan bruke for å beskrive og avgrense tilsynsoppgaven. Brukes som et av de juridiske grunnlag for tilsynet. Angir målestokk for tilsynsaktiviteten. Tilsynsstrategi SAK (Lovbasert oppsett) a) SAK ,a. Målsettinger og rutiner for det kommunale tilsynet. SAK , b. Organisering, kommune-samarbeid, kompetansebehov, ressursbruk og finansiering b) SAK , c. Utvelgelse og prioritering av fagområder, sakstyper, temaer mv., herunder lokale forhold og innsatsområder. c) SAK , 2.ledd: Utarbeide årlig rapport over tilsynsvirksomheten, og aktiviteten i forhold til strategien.

27 27 Prioritering. Vanskelig oppgave, men må gjøres. Tilsynsstrategi (Sammenheng og konsekvens utover tilsynet). Plansak (overordnet plan) Viktig Mindre viktig Byggesak Tilsyn Oppfølging av ulovlige bygg Viktig Mindre viktig Viktig Mindre viktig Viktig Mindre viktig Hva er viktigst for kommunen? Oppfølging av politiske føringer gjøres helhetlig i plansak, byggesak, tilsyn og ulovlighetsoppfølging hele saksforløpet. (Bedre forutsigbarhet). Prioritere/Avgrense det som de enkelte administrative leddene skal utføre. (Optimal ressursbruk).

28 Tilsyn i praksis Hendelsesregime 28 Oppstått hendelse som krever reaksjon.

29 29 Meldingsskjema publikum/registrering oppstart (Arbeidsutkast) Fyll inn (Hvor det er og hva det gjelder) Gårds- og bruksnr: Adresse: Eier: Meldingen gjelder: Vedlegg: Legg ved bilde, evt. andre relevante dokument Skjema er sendt inn av: Navn: Adresse: E-postadresse: Kryss her hvis du ønsker å være kopimottaker på brev i saken Ja Nei Informasjon til melder For at byggesak skal kunne følge opp en ulovlighet, må forholdet komme inn under planog bygningsloven. Dette blir vurdert av byggesak. Tiltak som er unntatt søknadsplikt vil ikke uten videre bli fulgt opp. Etter du har fylt ut skjema og det er registrert i kommunen, vil saken bli fordelt til en saksbehandler for videre oppfølging. Grad av ulovlighet på tiltaket, fare for helse, miljø og sikkerhet, kompleksitet, samt saksmengde vil ha betydning for hvor raskt saken vil bli behandlet. Det er gratis å melde fra om ulovlige forhold.

30 Tilsyn i praksis Oppstått hendelse (1 av 4) Analyse-fase. Objektiv Klassifisering / vurdering Egenoppdaget, Medieoppslag, Politisk innspill, Naboklage. Ekstern henvendelse. Melders rettigheter: a)- Andre kan ikke kreve at kommunen gjør sin plikt (PBL 32-1) b)- Andre kan ikke kreve fremdriftsinfo, hvis de samtidig krever anonymitet. c)- Kommunen må unngå å bli part i privatrettslige forhold. d)- Klar ansvarsrolle i kommunen, tilsynsmyndighet, inhabilitetsvurdering. 2. Registrering i skjema + kontorstøttesystem. (+ evt. føring av timebruk). «Når kommunen blir kjent med det» (PBL 25-1,2.ledd), - må kommunen vurdere (- har plikt til å vurdere). - Vilkår for registrering. (-Også plikt til å forfølge ulovligheter - PBL 32-1) 3. Valg av tilsynsobjekt. Hva starter denne avdekkingen? Hverken naboer, «støy», - media, - enkeltpolitiker eller - innskytelse fra administrativ ledelse - skal bestemme «utrykning» fra tilsynet. -Avklar med leder om ressursbruk. a)- Objektive kriterier for valg. Samsvar med prioritering i tilsynsstrategi / virksomhetsplan (gjelder også intern/ekstern henvendelse/påstand om avvik). b)- Tidsavgrenset tema (SAK ). 4. Se i Arkiv: Hva er godkjent på stedet? - Befaring (bedre med en bef. for mye -2.pers). - Innhente partsuttalelser? - Mer dokumentasjon? Den «ansvarlige»/eier (ikke kommunen) har ansvar for å dokumentere samsvar m/lov.

31 31 Tilsyn i praksis Oppstått hendelse (2 av 4) Analyse-fase. Objektiv Klassifisering / vurdering. 5. Hva er kjernen i saken + utfordringene + mulig løsning? - Hvem er «den ansvarlige»? - Er det ulovlighet/ikke? - Åpenbart i strid? «Brudd på konkrete bestemmelser i regelverket». (HO Pkt ) 6. Hvor ille/akutt/kritisk/viktig er det? Akutt reaksjon? Grad av alvorlighet/fare/betydning/konsekvens. Kan det løses enkelt? a) - Leders godkjenning av ressursbruk. b) - Ut å se først (Bedre med en befaring for mye, enn en for lite). c) - Er det privatrettslige forhold knyttet til saken? d) - Tilsynssak eller ikke? e) - Hva sier tilsynsstrategien at du skal prioritere? f) - Vurdere henleggelse/avstå.

32 32 Tilsyn i praksis Analyse = Hendelse + konsekvens + reaksjon. (Arbeidsutkast) Vurdering av «Kritikalitet» (Sirils matrise) Hvor ille /akutt /kritisk /omfang? Liten/Lav/mindre Stor/Høy/Grovt Sakens Viktighet /Vesentlighet a) Fare Liv & Helse. Personskade Ingen Dødsfall/livstruende. b) Viktighet. - Tiltaket/mennesker/dyr Uthus Publikumsbygg/Bolig c) Tidsaspekt. Stått lenge Nylig d) Sted/plassering Spredt/Langt ute i Skogen Tettbygd/ Strandsone e) Brudd (på PBL). Oppført i strid. Plassering. Brann Tvil Åpenbart f) Virkning på ytre miljø Plage/Irritasjon Uopprettelig g) Materielle skader. Små Store h) Skade på kommunens omdømme. Skjønn. Ingen Omfattende Obs! - Høy terskel for å gå inn i privatrettslige forhold. Nabokrangel ROS-skjematur Høy Sannsynlighet Middels Sannsynl. Lav. Lite sannsynlig Akutt reaksjon Henleggelse Lav. Lite farlig. Middels. Moderate. Mindre. Høy. Katastrofal. Alvorlig. Død. Konsekvens av hendelse (tapskategori) PBL 32-1,2.ledd: «Er overtredelsen av mindre betydning, kan kommunen avstå fra å forfølge ulovligheten»

33 33 Tilsyn i praksis Oppstått hendelse (1 av 4) Det er avgjort at det skal føres tilsyn i saken. Gjennomførings-fase. Avhengig alvorlighetsgrad. a) Avgrensing. Viktig å avgrense. Er du nybegynner? - Gå heller i dybde på noe mindre og enkelt (det en kjenner seg trygg på), i stedet for å skrape å overflaten. Ikke hele bygget bare fagområde. b) Varsel om befaring kan sendes i forkant (Fvl 16). - Du må ikke varsle. - Kan være lurt hvis en ønsker å møte noen + se bestemte dokument. - Innhente mer opplysninger fra parter? Svarfrist. (PBL 33-2). - Be evt. kontrollforetak vurdere avdekkede avvik + rapportere til Kommunen (SAKV uavh.ktr pkt.6.5). c) Møte på kontor eller Byggeplass. - Vær alltid 2 personer (sikkerhet- og vitnehensyn). - Høflig/presentasjon. - Ikke gjør vurderinger og beslutninger i møtet / på byggeplass. På byggeplass: Hjelm, vernesko, refleks-vest, notatblokk og kamera (dokumentere funn). d) Tilsynet kan samordne med andre. Brannvesenet. Miljøavdeling. Arbeidstilsynet. Skatteetaten. A-Krim.

34 34 Hva spør tilsynet etter? Dokumentasjon Kommunens tilsyn skal være knyttet til et objekt. (jf. Pbl 25-1.: «at tiltaket gjennomføres i samsvar med»). (Generelle tilsyn med foreta skal skje frå DiBK v/sentral godkjenning) Ansvarlig foretak skal vise at - det som leveres, er i samsvar med lovverket. SAK10 5-5,1.ledd: «Dokumentasjonen skal være tilgjengelig ved tilsyn». SAK10 5-5,a-h; - a)tillatelsen, - b) Tegninger og Produksjonsunderlag, - c) Samsvarserklæringer og Kontrollerklæringer, - d) Dokumentasjon i driftsfase jf. TEK kap.4, - e) Dokumentasjon på TEK kap.2, TEK 3-1,2.ledd (at løsninger og produkter tilfredsstiller TEK), - f) Kvalifikasjoner SAK Kap.9-11, - g) Kopi av søknad SAK10 3-1,2.ledd, - h) Avfallsplan jf. TEK 9-6, 9-7 og 9-9. Tilsynet sjekker om foretaket har dokumentert samsvaret. PBL 25-1,1.ledd: «Kommunen har plikt til å føre tilsyn med at tiltaket gjennomføres i samsvar med gitte tillatelser og bestemmelser». Dette skjer vanligvis på to nivå: - Nivå.1) At det (i det hele tatt) foreligger dokument etter SAK 5-5,a-h. - Kan raskt gjøres på byggeplass, - eller få oversendt dokument.. - Nivå.2) Innholdet i dokumentene. - kan vanskelig gjøres på byggeplass, krever tid.

35 35 Tilsyn i praksis Oppstått hendelse (2 av 4) Gjennomførings-fase. Avhengig alvorlighetsgrad. Hva kan tilsynet spørre om? (Den «ansvarlige» har ansvar for å dokumentere at tiltaket er i samsvar m/lov.) Forenklet spørsmålsliste. 1) Er arbeidet prosjektert? 2) Foreligger kontrollerte arbeidstegninger? 3) Er det arbeidet utført i samsvar med kontrollerte arbeidstegninger? 4) Bekrefter kontrolldokumentasjon at arbeidet er kontrollert?

36 36 Tilsyn i praksis Oppstått hendelse (3 av 4) Gjennomførings-fase. Avhengig alvorlighetsgrad. a) Ved visshet om lovbrudd eller ikke (stort/ubetydelig): - Rett på ulovlighet/henleggelse b) Ved uklarhet: - Kontakt «den ansvarlige». (BrevMal) Hva vet denne om hendelsen? (Sjekkliste/BrevMal). Det er den «ansvarlige»/eier (ikke kommunen) som har ansvar for å dokumentere at tiltaket er i samsvar m/lov. Enkel sak: - Mulig omgående frivillig retting. Mer komplisert: - Må kartlegges mer (f.eks tilsynsrapport mv..). Reaksjonsmåter: - Avstå fra/henlegge videre oppfølging, - Tilsynet tilrår aksjon gjennom tilsynsrapport. - Avvise søknad (Retur), - Avslag, - Advarsel, - Krav om uavhengig kontroll, - Tilbaketrekking av lokal ansvarsrett, - Avslag lokal ansvarsrett, - Rett på ulovligheter: (NB - ha kompetanse på Juss før du starter. Eller kjøp tjenestene). - Forhåndsvarsel/Pålegg om retting, - Tvangsmulkt, - Forelegg, - Overtredelsesgebyr, Politianmeldelse. c) Ikke bland tilsyn med ulovlighetsoppfølging. Avslutt tilsyn før UO. (Selvinkriminering).

37 Tilsynsrapport 37 Tilsynsrapport. Verktøy kommunen kan bruke for å melde tilbake til utøver. En konklusjon (underbygge/bevise fakta) om funn. Brukes bl.a. som et av de juridiske grunnlag for oppfølging i en ulovlighetssak. Tilsynsrapport SAK (Lovbasert oppsett) a) faktiske forhold, tid, sted, hvem som er til stede og andre opplysninger om tiltaket b) foretak og ansvar i byggesaken c) observasjoner under tilsynet d) bestemmelser, tillatelser mv. som er overtrådt e) fremlagt dokumentasjon f) kommunens vurdering av forholdet g) sanksjoner og andre reaksjoner fra kommunen h) frist for lukking av avvik.

38 38 Tilsyn i praksis Oppstått hendelse (4 av 4) Gjennomførings-fase. Avhengig alvorlighetsgrad. Tilsynsrapport. a) Utforming i samsvar med SAK (Lovbasert oppsett) b) Kan brukes som et av de juridiske underlag for evt. senere ulovlighetsoppfølging. c) Tilsynsrapport er ikke enkeltvedtak kan ikke påklages. -Skal ikke inneholde pålegg eller vedtak om sanksjoner, -Kan kun gjøre tilrådning vedr. sanksjoner, -kan maksimalt inneholde advarsel (PBL 23-3,4+5 og PBL 22-2,1) Mildeste form for reaksjon. Skal påvirke revisjon av kvalitetssikring, hindre gjentakelse SAK Advarsel knyttes til -Mindre overtredelser. -Vesentlige mangler i søknad. -Ikke skadelige eller uheldige konsekvenser. d) Skal ha referanse til tilsynsobjekt/byggesak, ansvarsforhold, tid og sted. e) Skal vise/oppsummere observasjoner/funn. Tydelig på hva tilsynet opplever som bra/dårlig. f) Skal vurdere og begrunne om funn er i samsvar med referanse til bestemmelser og tillatelser (hjemmelsforankring). Hva som skal avklares/dokumenteres. g) Skal fremvise dokumentasjon av kommunens observasjon/funn h) Den «ansvarlige»/eier (ikke kommunen) har ansvar for å dokumentere at tiltaket er i samsvar m/lov + ansvar for lukking av avvik. Angi tydelig hva som forventes med «tilfredsstillende lukking», Svarfrist-alvorlighetsgrad, -Angi konsekvens av fristbrudd. - Passe på unngå å bli part i løsninger (TEK). i) Kopi av tilsynsrapporten til alle aktører for orientering om hva tilsynet resulterte i.

39 Case 39 Bilder fra befaring på byggeplass. Punkthus m/2 leiligheter. Søkt om midlertidig brukstillatelse. Avstand mellom bygninger = 7,7m Bilde 1-2

40 Mulig innhold i tilsynsrapport 40 Nr. Sjekkpunkt Henvisning Funn Vurdering 1 Samsvar med tillatelse og godkjente tegninger 2 Nivåforskjell, rekkverk, trapper Pbl 20-1 Tiltak som krever søknad og tillatelse TEK 8-4 uteoppholdsareal og TEK 8-10 trapp *Tiltak plassert ca. 30 cm nærmere nabohus, enn det som er godkjent. *Ingen spesielle tiltak på fasadene som hindrer brannspredning. *Motstående uklassifiserte åpningsbare vinduer. *Utearealer var ikke ferdigstilt eller sikre nok til å tas i bruk. *Det var ikke sikret ved og i trapper med rekkverk/ håndlister. *Områdene det er søkt brukstillatelse for, fremstod som byggeplass, uten sikker avgrensning til tiltaket som fortsatt er under oppføring *Forholdene må rettes og dokumenteres i orden, slik at brannprosjekteringen og TEK er ivaretatt. *Endret plassering av tiltak er søknadspliktig. Søknad ikke registrert, må avklares før videre drift. *Det bes innsendt en redegjørelse for avvikene fra foretaket som har ansvar for prosjektering og utførelse av innmåling og utstikking. Forholdene må utbedres og dokumenteres i orden.

41 41 Del av tilsynsprosess Avdekking/Kartlegging Unngå «Jojo» - Valgt tilsynsobjekt i ht. tilsynsstrategi - Hentet info // arkiv, - Funnet sakens kjerne (Avvik eller ikke) - Funnet «den ansvarlige» Nei Ingen avvik Avslutte, Henlegge, Legge i Bero - Mindre betydning (PBL 32-1,2.ledd)? - Kopi til nabo? Ja dert er avvik Avvik/Ulovlighet. - Oppfølging (1) - Tilskrive «den ansvarlige» om avvik. - Svarfrist - Skille Roller tilsyn/ulovlighet Evt. mer avklaring - Innhentet partsuttalelser - Vært på befaring (nr.2) m/2 person. + sikre bevis. - Revidere vurdering? Unngå «Jojo» (Frem og tilbake) Utøver «kjenner seg ikke igjen i de beskrevne forholdene» -Konklusjon. -Tilsynsrapport (Ikke vedtak / påklagbar) m/ hjemmelforankret Funn/Vurdering/Konklusjon. Advarsel? Kreve Uavh.ktrl.? - Godkjenning av leder. - Avslutte tilsynet/saken. // Eller - Start ulovlighetsoppfølging Uenig i tilsynsrapport. Vil ha den rettet De fleste tilsynssaker Frivillig retting. Sak over i ny fase: Ulovlighetsoppfølging Tilsynsrapport er grunnlaget for ulovlighetsoppfølging

42 Eksempel Vurdering av funn og påfølgende aksjon (Arbeidsutkast) 42 Tilsynet bør raskt få saken unna etter å ha avdekket funn, - raskt avgjøre videre saksgang: (Unngå «jojo») 1) Frist for tilbakemelding/frivillig retting for deretter å avslutte tilsynet. 2) Overføring til ulovlighetsoppfølging og samtidig avslutte tilsynet Risikonivå Mindre alvorlighetsgrad Ikke skadelige/ uheldige konsekvenser Større alvorlighetsgrad Systemtilsyn Funn Eksempel Aksjon for Tilsyn uten vedtaksmyndighet. Mulig å rette -Mangler rekkverk - Skriftlig tilbakemelding m/frist. fort/enkelt (personrisiko) Frivillig retting? - Alternativt hvis søkt om MB tilrå avslag. Retur Byggesak. -Mangler tegning - Skriftlig tilbakemelding m/frist. Frivillig retting? - Alternativt hvis søkt om MB tilrå avslag. Retur Byggesak. Uoversiktlig retting Vanskelig å rette Forsiktig med dypdykk i foretakets kvalitetssystem -Mangle rømningsvei (Høy personrisiko) -Feil plassering. -Bygd uten søknad -Revet verneverdig bygg -Sprengt i strandsone -Mangler avviksregistrering -Mangler kontroll- Dokument -Mangler kontroll -Gjentagende mangler Systemsvikt. - Hvis søkt om MB tilrå avslag. Retur Byggesak. - Retur Byggesak. Gis mulighet til å søke? Hvis søkt om MB tilrå avslag. - Send ulovlighet + Forbered sanksjon Svikt i utøvelsen av ansvarsrett. -Skriftlig tilbakemelding m/frist. -Frivillig retting? Svikt i utøvelsen av ansvarsrett. -Skriftlig tilbakemelding m/frist. -Frivillig retting? - Tilrå uavhengig kontroll (PBL 24-1), send Byggesak (Sanksjon, varsel). -Send Ulovlighet, tilrå å trekke ansvarsrett (Forbered sanksjon, varsel). Oppfølging m/vedtak Nekte bruk/stopp. Ulovlighetsoppfølging Nekte bruk/stopp. Ulovlighetsoppfølging Nekte bruk/stopp. Ulovlighetsoppfølging Nekte bruk/stopp. Ulovlighetsoppfølging Advarsel (PBL 22-4, 2.ledd) Advarsel (PBL 22-4, 2.ledd) Advarsel (PBL 22-4, 2.ledd) Nekte bruk/stopp. Ulovlighetsoppfølging