Innkalling for Formannskapet. Saksliste

Transkript

1 Birkenes kommune Innkalling for Formannskapet Møtedato: Onsdag Møtested: Kommunehuset, møterom Himmelsyna Møtetid: 16:00-19:00 Saksnr Tittel Saksliste 041/16 Godkjenning av møteprotokoll /16 Meldinger 043/16 Forskrift om skolekretsgrenser i Birkenes kommune 044/16 Overføring av IT investeringsmidler fra 2016 til /16 Delegasjonsreglement politisk nivå og organisasjonsstrategien 046/16 Deltakelse i nettverk om heltid 047/16 Myrane trafikkareal 048/16 Årsbudsjett 2017 og økonomiplan Saksdokumentene Saksdokumentene er tilgjengelig i Servicetorvet i ekspedisjonstiden mandag, tirsdag, torsdag og fredag 10:00 14:00 og på på Forfall meldes på epost til Servicetorvet eller på telefon Birkeland, Anders Christiansen Ordfører Anne Stapnes Konst.rådmann

2 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 049/16 Formannskapet PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Kari Kvifte Birkeland K /3023 Godkjenning av møteprotokoll Administrasjonens forslag til vedtak: Møteprotokollen av godkjennes.

3 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 050/16 Formannskapet PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Kari Kvifte Birkeland K /3023 Meldinger Administrasjonens forslag til vedtak: Meldingene tas til orientering. 0T Saksnummer Tittel 8 Rapport fra barnehage og skole - utvikling i årsverk 9 Rapport fra helse og velferd - utvikling i årsverk 10 Rapport fra ressurssenteret - utvikling i årsverk 11 Rapport fra teknisk - utvikling i årsverk 12 Rapportering fra servicesenteret - utvikling i årsverk 13 Hovedtall oktober 14 Bosetting av flyktninger 2017 reduksjon av vedtak

4 Tjenesteområde Barnehage og skole Enheter Årsverk budsjett 2016 Årsverk endringer hittil i år (vedtatte endringer som er satt i verk) Årsverk endringer fra forrige rapportering (vedtatte endringer som er satt i verk) Bruk av vedtatte årsverk (hjemler) Birkeland barnehage Engesland barnehage 5,4 5,4 Kommentar Natveitåsen barnehage 14,8 13,8 13,8 Birkeland skole 55,18 54,2 53,74 Herefoss skole 4,5615 Skolen har sfo hvor det er budsjettert med en hjemmel på 0,26 årsverk, men som har vært belastet med 0,4 årsverk frem til august. Hjemmel må stå da det er forventet drift igjen fra og med 4,5615 august Engesland skole Valstrand skole 23,7 25,58 Skolen har fått økt hjemler pga. mottakselever og behov i forhold til en elev. Har økt hjemmelbruk 26,18 pga. leder i permisjon. Kulturskolen 1,7 årsverk ble overført til Valstrand og Birkeland skole Læringssenteret 10,43 8,73 8,

5 Fellesområdet ingen endringer siden oppstart av barnehage./ skoleår 0,83 Andre (spes.ped.team, fagutvikler, skyss m.v.) 0,83+0,59+ 5,5 0,4 % er avvikslukking på skolene. 0,59 ledsager dekkes av annen 6,47 kommune 0,4 spes.ped barnehage Totalt for tjenesteområdet

6 Årsverk budsjett 2016 Årsverk endringer hittil i år (vedtatte endringer som er satt i verk) Årsverk endringer fra forrige rapportering (vedtatte endringer som Bruk av vedtatte er satt i verk) årsverk (hjemler) Tjenesteområde Enheter Kommentar 0,6 vedtatt redusert i prosjekt balanse. "inn på tunet"midler gjort om til 20% stilling Bestestua og Helse- og velferd Hjemmetjeneste 31,74 0,6 0,2 31,13 iverksatt. Tiltak prosjekt balanse fulgt opp.inkudert vakante stillinger som er i bruk gjennom bruken av vikar. Ansettelse mindre stilling under Sykehjem 42,85 2,2 0 40,41 arbeid. Boveiledertjeneste 22, Inkludert vakante stillinger som er i bruk gjennom bruk av vikar. 0,3 stilling er ikke i bruk i 2016, men vil 22,66 bli tatt i bruk i NAV 5,05 5,05 Andre tjenester 3, kommuneoverlege/legetjeneste/tu rnuslege, fagutvikler, tjenestesjef, Tjenestesjef 60%, fagutvikler 100% - til sammen 0,2 lavere enn 2,95 budsjettert Totalt for tjenesteområdet 105,6 102,2 Totalt for tjenesteområdet

7 Årsverk budsjett 2016 Årsverk endringer hittil i år (vedtatte endringer som er satt i verk) Årsverk endringer fra forrige rapportering (vedtatte endringer som er satt i verk) Bruk av vedtatte årsverk (hjemler) Tjenesteområde Enheter Kommentar 20 % prosjekt familieterapeut, 40 % Ressurssenteret Helsestasjon 6,1 6,25 6,65 midlertidig merkantil Psykisk helse for voksne 4 4,8 4,8 100 % ROP koordinator Flyktningetjeneste, PPT og SLT 7,7 9,2 6,6 40 % SLT, 40 % Ungdomslos Totalt for enheten 17,8 20,25 18,05

8 Tjenesteområde Teknisk Enheter Veg, vann og avløp Plan, byggesak, oppmåling, geodata, skog og jordbruk, eiendomsskatt Drift (renhold og vaktmestertjeneste) Næring, kultur, miljø, eiendom Årsverk budsjett 2016 Årsverk endringer hittil i år (vedtatte endringer som er satt i verk) Årsverk endringer fra forrige rapportering (vedtatte endringer som er satt i verk) Bruk av vedtatte årsverk (hjemler) Kommentar Totalt for tjenesteområdet fri+b11:b12

9 Årsverk budsjett 2016 Årsverk endringer hittil i år (vedtatte endringer som er satt i verk) Årsverk endringer fra forrige rapportering (vedtatte endringer Bruk av vedtatte årsverk som er satt i verk) (hjemler) Tjenesteområde Enheter Kommentar Inkl. ordfører, rådmann og Servicesenteret Servicesenteret 14,6 0,2 0 14,7 frikjøp av tillitsvalgte Totalt for enheten 14,6 0,2 0 14,7

10 Birkenes kommune Servicesenter Dok. ref. 16/ , jp Saksbehandler: LIDA Dato: Hovedtall oktober Formålet med denne rapporten er å gi informasjon på et tidlig tidspunkt, og vise bevegelsene på de store budsjettpostene. Rapporten forklarer ikke alle avvikene, men tar for seg hovedtall pr. oktober med vekt på det som ligger på Fellesområder(1A*). Gjeldende driftsinntekter- og kostnader (1B*), er det kun personalkostnadene som er kommentert i denne rapporten. Øvrige driftskostnader kommenteres nærmere i rapportene pr. 30. april og 31. juli, samt i årsberetningen etter innspill fra avdelingene og tjenestesjefene. Netto resultat pr. tjenesteområde og totale pr. oktober (bokført pr ): Regnskap okt. Budsj. okt. Avvik i kr Regnskap tom okt. Budsj. t.o.m. Okt. Avvik i kr Avvik i % Regnskap fjoråret Teknisk , Ressurs-senter , Barnehage og skole , Helse og velferd , Servicesenter , Totalbudsjett Kirken , Felles-områder , Mer/mindreforbruk ,1 0 0 Regnskapsmessig er det et totalt mindreforbruk i forhold til budsjett på kr 9,7 mill. til og med oktober. Det positive avviket gjelder alle tjenesteområdene bortsett fra Ressurssenteret som har et regnskapsmessig negativt avvik. Teknisk har et stort positivt avvik på kr 3,7 mill. Dette skyldes i hovedsak at det ikke er brukt så høye kostnader til kalking av Tovdalselva som forutsatt i budsjettet. Staten dekker kostnadene, hvilket gjør at det positive avviket ikke tilfaller kommunen. Avviket gjelder også noe lavere personalkostnader og lavere kostnader knyttet til strøm hittil i år. Ressurssenterets negative avvik knytter seg hovedsakelig til fakturering av barnevernet for 3. tertial som er Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND

11 Birkenes kommune Servicesenter kommet på september og at tilskudd fra staten gjeldende flykninger ikke er mottatt ennå, men budsjettert. Det er riktignok varslet fra barnevernet at det kan bli noe overforbruk, men det er ikke trolig at det blir i den størrelsen. Tjenesteområdet tror på positivt avvik i sin årsprognose. Barnehage og skole har et regnskapsmessig positivt avvik på kr 1,8 mill. Dette skyldes i hovedsak at de statlige tilskuddene til læringssenteret har kommet noe tidligere enn budsjettert. Ellers er det flere av skolene som viser at de har brukt mindre enn budsjett hittil i år. Tjenesteområdet tror på positivt avvik i sin årsprognose. Helse og velferd har også et stort positivt avvik på kr 2,7 mill. En del av dette er periodiseringsavvik, men flere av enhetene innen tjenesteområdet har positive avvik. Det foreligger en del kjent risiko innen området man ikke kjenner utfallet av, men sannsynligheten for at området kommer ut positivt er stor. Servicesenterets positive avvik skyldes primært sentral budsjettpost for lønnsoppgjør som ikke er brukt opp. Dt øvrige skyldes hovedsakelig periodiseringavvik sammenlignet med forutsetninger i budsjettet. Kirken har et positivt avvik pr. oktober, og skyldes hovedsakelig tilskudd til andre trossamfunn er budsjettert jevnt pr. måned, men utbetales først i november/desember. Frie inntekter pr oktober: Regnskap pr oktober Budsjett pr oktober Avvik i kr Budsjett inkl. endringer 2016 Frie inntekter pr oktober** Regnskapsmessig ligger de frie inntektene kr 1,6 mill over budsjett pr oktober. Avviket skyldes at vi har mottatt kr 2,1 mill. mer i statlige tilskudd enn budsjettert. Dette anses for å være et periodiseringsavvik. Budsjettposten antas som tidligere å bli noe lavere enn budsjettert. Skatte- og rammeinntektene er kr 1,6 mill. høyere enn budsjettet pr oktober. I forhold til revidert skattevekst som staten legger til grunn på 8,7 %, vil skatte- og rammeinntektene bli ca kr 2,7 mill. høyere enn budsjettert. Usikkerheten gjelder fortsatt om de høye skatteinngangene bare er midlertidige, eller om de vil gjelde hele Til og med oktober var skatteinngangen nasjonalt 8,4 % høyere enn fjoråret. Birkenes kommune hadde en økning på 6,9 %. Vi må avvente til årets slutt før vi vet sikkert hvordan dette blir. Birkenes får inntektsutjevning i forhold til skatteveksten i resten av landet. Det er derfor mer interessant hva den blir enn vår egen skattevekst. Eiendomsskatteinntekter er regnskapsmessig kr 2,2 mill. lavere enn budsjettet. Eiendomsskatt for verker og bruk er ikke utfakturert i 2. kvartal som forutsatt i budsjettet. Dette blir derfor et periodiseringsavvik. Som tidligere varslet, forventes et positivt avvik på denne budsjettposten i størrelsesorden ca kr 0,5 mill. Det er litt usikkerhet rundt budsjettposten kompensasjonstilskudd. Den har vært synkende de siste årene, og det er uklart hvor mye vi kan forvente i Posten er budsjettert med kr 1,4 mill. Alt i alt forventer vi et positivt avvik på frie inntekter i 2017, men det er noe usikkerhet i fht hvor mye. Netto finans pr oktober: Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 2 av 6

12 Birkenes kommune Servicesenter Regnskap pr oktober Budsjett pr oktober Budsjet t inkl. endring er 2016 Avvik Netto finans pr oktober*** Netto finans har totalt et positivt regnskapsmessig avvik på kr 1,2 mill. pr oktober. En del av avviket ligger på rente- og avdragsutgifter med kr 0,5 mill. Det antas å jevne seg ut i løpet av året. Langsiktig plasseringer har en avkastning på kr 0,5 mill. bedre enn budsjettert hittil i år. Birkenes kommune har nå en avkastning på kr 0,1 mill. høyere enn årsbudsjettet. Dette kan som tidligere rapportert svinge tilbake i negativ retning. Videre er renteinntektene kr 0,3 mill. høyere enn budsjettert. Det ser ut til å bli et permanent avvik som sannsynligvis vil øke i desember. Det er en prognose som viser negativt avvik på kalkulatoriske renter på kr 0,3 mill. Det er knyttet til lavere rentesats enn budsjettert og forsinket investeringstakt i fht. planlagt innenfor selvkostområdene vann og avløp. Totalt sett ser det ut til at man kommer noe mer positivt ut enn budsjettert på årsbasis. På grunn av at det inkluderer avkastning på verdipapir er årsprognosen for finans fortsatt usikker. Gjør oppmerksom på at det i revidert budsjett for 2016 er forutsatt å bruke kr 2,0 mill. av disposisjonsfondet. Kommentarene i denne rapporten har det som utgangspunkt. *1A er det rapporteringsskjemaet som tar for seg frie inntekter, finans og disponeringer, 1B er det rapporteringsskjemaet som tar for seg driftsinntekter og driftskostnader på de ulike tjenesteområdene. **Frie inntekter består av skatt, rammetilskudd, konsesjonsavgift, integreringstilskudd og andre statlige tilskudd. ***Netto finans består av renteinntekter, renteutgifter, avdrag på lån, avkastning på finansielle instrumenter og utbytte. Utvikling i likviditet: Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 3 av 6

13 Birkenes kommune Servicesenter Utvikling i likviditet Sum likvide midler Sum justerte likvide midler Blå linje markerer penger i banken, og utgjør totalt kr 55,2 mill. ved utgangen av oktober. Rød linje viser hvilken driftslikviditet kommunen har tilgjengelig når enn trekker fra bundne midler som skattetrekk, ubrukte lånemidler (som lån til videre utlån) og bundne fond. Etter disse justeringene utgjør driftslikviditeten kr 7,9 mill. ved utgangen av oktober. Birkenes kommune er på ROBEK som følge av å ha vedtatt et budsjett i underbalanse for Gjennom lovlighetskontroll har Fylkesmannen opphevet budsjettvedtaket som ble gjort av kommunestyret i desember I juni 2016 ble nytt revidert budsjett og økonomi plan vedtatt i kommunestyret. Fylkesmannen godkjente dette den 30.6 d.å.. Fylkesmannen har også godkjent låneopptak til de resterende investeringene i budsjettet for 2016 med totalt 49,4 mill, hvorav kr 5 mill. er startlån. Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 4 av 6

14 Birkenes kommune Servicesenter Utviklingen i personalkostnader t.o.m. november: , , ,00 Regnskp , ,00 Budsjett Gjennomsnittlig budsjett 0,00 des-15 jan-16 feb-16 mar-16 apr-16 mai-16 jun-16 jul-16 aug-16 sep-16 okt-16 nov-16 Grafen over viser utvikling i personalkostnadene (lønn og sosiale kostnader, innsparinger og sykelønnsrefusjoner) siste 12 måneder. Personalkostnadene er kr 0,1 mill. over budsjett i november uten at lønnsrefusjoner er bokført ennå, men totalt 5,8 mill. under budsjettet hittil i år. Lønnsreguleringene er nå utbetalt og budsjettet er justert i i drift i fht dette. Alle tjenesteområdene har positivt avvik i fht budsjett gjeldende personalkostnadene. Unntaket er Servicesenteret som ligger tilnærmet på budsjett. Introduksjonsstønad har isolert sette et positivt avvik på kr 0,8 mill. Det gjenstår kr 1,5 mill. av budsjettert lønnspott, og som ikke vil bli brukt (ikke inkludert i kr 5,8 mill. kommentert over). Pensjonskostnadene viser fortsatt et positivt avvik totalt sett, utgjør hittil i år kr 0,7 mill. av det positive avviket. Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 5 av 6

15 Birkenes kommune Servicesenter Personalkostader fordelt pr tjenesteområde i oktober: Regnskap Budsjett Alle områdene ligger under budsjett gjeldende personalkostnader. Gjeldende Teknisk kommer dette hovedsakelig av at det er en del stillinger som ikke er besatt/eller er i permisjon. Det gjør det vanskelig å holde unna saksmengden og å opprettholde et godt tjenestetilbud. Det samme gjelder på Ressurssenteret der det er forsøkt å bemanne opp PP-tjenesten i lang tid uten å lykkes. Dette kan dessverre ha langtidseffekter i saksbehandlingen. Noe av avviket er også lavere utbetalinger av introduksjonsstønad enn budsjettert. Totalt sett går ligger Barnehage og skole under budsjett i oktober. Noe av dette knytter seg til bortfall av inntekter i barnehagene, og refusjoner fra andre kommuner i skolen. Helse og velferd ligger også godt under budsjettet i oktober. Det er særlig innen hjemmetjenesten og sykehjemmet. Det er en del nye brukere/ personer med økt behov utover høsten Servicesenteret ligger litt under budsjett. Dette ser ut til å være en periodiseringsdifferanse. Med hilsen Lisa Dahl Controller Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 6 av 6

16 Totalporteføljen Birkenes kommune Nøkkeltall siden start Markedsverdi (TNOK) Standardavvik - Portefølje* 3,0% Tracking Error* 1,8% Avkastning - Portefølje* 6,5% Standardavvik - Indeks* 2,6% Info. Ratio 0,47 Avkastning - Indeks* 5,6% Beta 0,93 Sharpe Ratio 1,95 Differanse 0,9% Forklaringsgrad 0,63 Konsistens 62,9% * Gjennomsnitt pro anno Porteføljevekst siden start Porteføljens akkumulerte meravkastning siden start 6,0% 4,0% 2,0% 0,0% -2,0% ,0% Indeks Portefølje Portefølje 1 / Oktober 2016

17 Avkastningsoversikt I Birkenes kommune Aktivaallokering Markedsverdi Strategisk fordeling Avvik Norske Obligasjoner i NOK i % Min Normal Max i % Norske Obligasjoner ,0 20,0 35,0 50,0-1,0 Norske Aksjer ,5 3,0 5,0 7,0 0,5 Globale Aksjer ,6 15,0 20,0 25,0 0,6 Pengemarked ,6 5,0 10,0 37,0-0,4 Globale Obligasjoner ,3 15,0 30,0 50,0 0,3 Sum ,0 100,0 Avkastning hittil i år mot indeks 2 / Oktober 2016

18 Avkastningsoversikt II Birkenes kommune Avkastningsoversikt per måned Markedsverdi Månedlig avkastning, % Avkastning hittil i år, % Forvaltningsoppdrag MNOK jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des Hittil i år Indeks Forskjell Ardevora Global 6,0-7,1-0,9 1,2 0,2 4,5 0,1 5,4-1,6-2,7 0,4-1,1-2,1 1,0 BlueBay IG Euro Agg 6,9 1,0 1,1 0,6-1,0 1,3 2,7 2,5 0,6 0,6-1,0 8,6 5,4 3,3 Danske Invest Global EM 1,8-7,6 0,2 8,0-0,2 1,2 3,7 5,7 0,1-3,8 4,2 11,1 8,6 2,5 Danske Invest Norske Aksjer 1,5-8,6 3,0 1,9 4,9 1,8-2,9 2,8 1,7 1,4 2,6 8,1 5,2 2,9 Inst. II DNB Obligasjon III 11,5 0,6-0,1 0,8 0,2 0,7 0,7 0,4 0,6 0,0 0,0 3,9 0,5 3,5 Holberg Likviditet 6,5 0,2 0,1 0,3 0,3 0,2 0,2 0,2 0,3 0,3 0,2 2,4 0,5 2,0 KLP AksjeNorge Indeks 1,3-8,1 2,0 0,9 4,9 1,8-2,3 1,4 1,0 0,6 2,5 4,5 4,6-0,1 Nordea Obligasjon III 11,3 0,6 0,2 0,8-0,2 0,5 0,7 0,2 0,3-0,2 0,0 2,9 0,5 2,4 Pimco Global IG Credit 6,9 0,6 0,4 2,1 1,0 0,5 1,8 1,9 0,6 0,1-0,6 8,6 7,2 1,4 Sector Kernel HTN 6,0 0,0 0,0 0,0 0,2 0,7 1,7 3,7-0,7 0,4-1,8 4,1 5,2-1,0 Solsten Norwegian Equities 0,8-7,3 2,9 2,1 4,1 3,7-3,2 3,8 1,3 1,7 3,6 12,7 5,2 7,5 Templeton Global Bond Fund 6,5-1,1-3,4 3,3-0,6-0,7 0,3-0,8 0,7-1,2 4,2 0,5 6,9-6,5 (Avsl.) Midler til investering 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Totalportefølje MNOK 67,1-1,1-0,1 0,9 0,2 0,6 0,5 1,0 0,2-0,2 0,2 2,2 Totalportefølje (%) -1,6-0,2 1,4 0,3 0,9 0,8 1,6 0,2-0,3 0,4 3,5 1,6 1,9 Referanseindeks (%) -1,4 0,4 0,9-0,2 0,9 0,4 1,3-0,2-0,5-0,1 3 / Oktober 2016

19 Porteføljeoversikt % Birkenes kommune Porteføljeoversikt i prosent Avkastning siste måned, % Avkastning hittil i år, % Avkastning siden start, % Forvaltningsoppdrag Portefølje Indeks Avvik Portefølje Indeks Avvik Portefølje Indeks Avvik Startdato Ardevora Global 0,4 1,7-1,3-1,7-2,1 0,5-1,5-2,4 0, BlueBay IG Euro Agg -1,0-1,5 0,5 8,6 5,4 3,3 7,3 6,2 1, Danske Invest Global EM 4,2 3,7 0,5 11,1 8,6 2,5 11,3 10,0 1, Danske Invest Norske Aksjer 2,6 2,1 0,5 8,1 5,2 2,9 9,9 8,8 1, DNB Obligasjon III 0,0-0,1 0,1 3,9 0,5 3,5 3,5 2,5 1, Holberg Likviditet 0,2 0,0 0,2 2,4 0,5 1,9 2,1 0,9 1, KLP AksjeNorge Indeks 2,5 2,5 0,1 4,5 4,6-0,1 5,8 6,0-0, Nordea Obligasjon III 0,0-0,1 0,0 2,9 0,5 2,4 3,1 2,4 0, Pimco Global IG Credit -0,6-0,9 0,2 8,6 7,2 1,4 5,0 4,3 0, Sector Kernel HTN -1,8-0,5-1,2 4,1 5,2-1,0 4,1 5,2-1, Solsten Norwegian Equities 3,6 2,1 1,5 12,7 5,2 7,5 7,8 0,8 6, Templeton Global Bond Fund 4,2-3,4 7,6 0,6 6,9-6,3 0,6 4,3-3, (Avsl.) Midler til invester 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0, Norske Obligasjoner 0,0-0,1 0,0 3,4 0,5 3,0 4,2 2,8 1, Norske Aksjer 2,8 2,5 0,3 7,7 4,6 3,1 9,9 9,0 1, Globale Aksjer -0,1 0,6-0,7-0,4-2,8 2,3 14,6 13,0 1, Pengemarked 0,2 0,0 0,2 2,3 0,5 1,9 2,3 1,1 1, Globale Obligasjoner 0,7-1,0 1,7 5,9 5,4 0,4 3,7 4,5-0, Totalt 0,4-0,1 0,5 3,5 1,6 1,9 6,5 5,6 0, / Oktober 2016

20 Porteføljeoversikt II % Birkenes kommune Porteføljeoversikt II % Avkastning siste måned, % Avkastning hittil i år, % Avkastning siden start, % Forvaltningsoppdrag Portefølje Indeks Avvik Portefølje Indeks Avvik Portefølje Indeks Avvik Startdato Norske Obligasjoner 0,0-0,1 0,0 3,4 0,5 3,0 4,2 2,8 1, DNB Obligasjon III 0,0-0,1 0,1 3,9 0,5 3,5 3,5 2,5 1, Nordea Obligasjon III 0,0-0,1 0,0 2,9 0,5 2,4 3,1 2,4 0, Norske Aksjer 2,8 2,5 0,3 7,7 4,6 3,1 9,9 9,0 1, Danske Invest Norske Aksjer 2,6 2,1 0,5 8,1 5,2 2,9 9,9 8,8 1, KLP AksjeNorge Indeks 2,5 2,5 0,1 4,5 4,6-0,1 5,8 6,0-0, Solsten Norwegian Equities 3,6 2,1 1,5 12,7 5,2 7,5 7,8 0,8 6, Globale Aksjer -0,1 0,6-0,7-0,4-2,8 2,3 14,6 13,0 1, Ardevora Global 0,4 1,7-1,3-1,7-2,1 0,5-1,5-2,4 0, Danske Invest Global EM 4,2 3,7 0,5 11,1 8,6 2,5 11,3 10,0 1, Sector Kernel HTN -1,8-0,5-1,2 4,1 5,2-1,0 4,1 5,2-1, Pengemarked 0,2 0,0 0,2 2,3 0,5 1,9 2,3 1,1 1, (Avsl.) Midler til invester 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0, Holberg Likviditet 0,2 0,0 0,2 2,4 0,5 1,9 2,1 0,9 1, Globale Obligasjoner 0,7-1,0 1,7 5,9 5,4 0,4 3,7 4,5-0, BlueBay IG Euro Agg -1,0-1,5 0,5 8,6 5,4 3,3 7,3 6,2 1, Pimco Global IG Credit -0,6-0,9 0,2 8,6 7,2 1,4 5,0 4,3 0, Templeton Global Bond Fund 4,2-3,4 7,6 0,6 6,9-6,3 0,6 4,3-3, Totalt 0,4-0,1 0,5 3,5 1,6 1,9 6,5 5,6 0, / Oktober 2016

21 Porteføljeoversikt i kroner Birkenes kommune Porteføljeoversikt i kroner Forvaltningsoppdrag Endring markedsverdi siste måned, MNOK Endring markedsverdi hittil i år, MNOK Posisjon, % Bevegelse (kjøp/salg) Verdiendring Bevegelse (kjøp/salg) Ardevora Global 6,0 6,0 0,0 0,0 6,0 12,3-5,8-0,5 9,0 BlueBay IG Euro Agg 6,9 7,0 0,0-0,1 6,9 6,8-0,4 0,6 10,3 Danske Invest Global EM 1,8 1,7 0,0 0,1 1,8 1,6 0,0 0,2 2,6 Danske Invest Norske Aksjer 1,5 1,5 0,0 0,0 1,5 1,4 0,0 0,1 2,2 DNB Obligasjon III 11,5 11,5 0,0 0,0 11,5 11,9-0,9 0,4 17,1 Holberg Likviditet 6,5 6,5 0,0 0,0 6,5 6,8-0,5 0,1 9,6 KLP AksjeNorge Indeks 1,3 1,3 0,0 0,0 1,3 1,3 0,0 0,1 2,0 Nordea Obligasjon III 11,3 11,4 0,0 0,0 11,3 11,9-0,9 0,3 16,9 Pimco Global IG Credit 6,9 6,9 0,0 0,0 6,9 6,7-0,4 0,5 10,3 Sector Kernel HTN 6,0 6,1 0,0-0,1 6,0 0,0 5,8 0,2 9,0 Solsten Norwegian Equities 0,8 0,8 0,0 0,0 0,8 0,7 0,0 0,1 1,2 Templeton Global Bond Fund 6,5 6,2 0,0 0,3 6,5 6,9-0,4 0,0 9,7 (Avsl.) Midler til invester 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Verdiendring Porteføljeandel Min Normal Max Over/ undervekt Norske Obligasjoner 22,8 22,9 0,0 0,0 22,8 23,8-1,8 0,8 34, ,0 Norske Aksjer 3,7 3,6 0,0 0,1 3,7 3,4 0,0 0,3 5, ,5 Globale Aksjer 13,8 13,8 0,0 0,0 13,8 13,9 0,0-0,1 20, ,6 Pengemarked 6,5 6,5 0,0 0,0 6,5 6,8-0,5 0,1 9, ,4 Globale Obligasjoner 20,3 20,2 0,0 0,1 20,3 20,4-1,2 1,1 30, ,3 Totalt 67,1 66,9 0,0 0,2 67,1 68,4-3,5 2,2 100, ,0 6 / Oktober 2016

22 Porteføljeoversikt siste måned Birkenes kommune Porteføljeoversikt siste måned Forvaltningsoppdrag Endring markedsverdi siste måned, MNOK Posisjon, % Avkastning siste måned, % Bevegelse (kjøp/salg) Verdiendring Porteføljeandel Over/undervekt Portefølje Indeks Avvik Ardevora Global 6,0 6,0 0,0 0,0 9,0 0,4 1,7-1,3 BlueBay IG Euro Agg 6,9 7,0 0,0-0,1 10,3-1,0-1,5 0,5 Danske Invest Global EM 1,8 1,7 0,0 0,1 2,6 4,2 3,7 0,5 Danske Invest Norske Aksjer 1,5 1,5 0,0 0,0 2,2 2,6 2,1 0,5 DNB Obligasjon III 11,5 11,5 0,0 0,0 17,1 0,0-0,1 0,1 Holberg Likviditet 6,5 6,5 0,0 0,0 9,6 0,2 0,0 0,2 KLP AksjeNorge Indeks 1,3 1,3 0,0 0,0 2,0 2,5 2,5 0,1 Nordea Obligasjon III 11,3 11,4 0,0 0,0 16,9 0,0-0,1 0,0 Pimco Global IG Credit 6,9 6,9 0,0 0,0 10,3-0,6-0,9 0,2 Sector Kernel HTN 6,0 6,1 0,0-0,1 9,0-1,8-0,5-1,2 Solsten Norwegian Equities 0,8 0,8 0,0 0,0 1,2 3,6 2,1 1,5 Templeton Global Bond Fund 6,5 6,2 0,0 0,3 9,7 4,2-3,4 7,6 (Avsl.) Midler til invester 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Norske Obligasjoner 22,8 22,9 0,0 0,0 34,0-1,0 0,0-0,1 0,0 Norske Aksjer 3,7 3,6 0,0 0,1 5,5 0,5 2,8 2,5 0,3 Globale Aksjer 13,8 13,8 0,0 0,0 20,6 0,6-0,1 0,6-0,7 Pengemarked 6,5 6,5 0,0 0,0 9,6-0,4 0,2 0,0 0,2 Globale Obligasjoner 20,3 20,2 0,0 0,1 30,3 0,3 0,7-1,0 1,7 Totalt 67,1 66,9 0,0 0,2 100,0 0,0 0,4-0,1 0,5 7 / Oktober 2016

23 Porteføljeoversikt hittil i år Birkenes kommune Porteføljeoversikt hittil i år Forvaltningsoppdrag Endring markedsverdi hittil i år, MNOK Posisjon, % Avkastning hittil i år, % Avkastning siden start, % Bevegelse (kjøp/salg) Verdiendring Porteføljeandel Over/ undervekt Portefølje Indeks Avvik Portefølje Indeks Avvik Startdato Ardevora Global 6,0 12,3-5,8-0,5 9,0-1,7-2,1 0,5-1,5-2,4 0, BlueBay IG Euro Agg 6,9 6,8-0,4 0,6 10,3 8,6 5,4 3,3 7,3 6,2 1, Danske Invest Global EM 1,8 1,6 0,0 0,2 2,6 11,1 8,6 2,5 11,3 10,0 1, Danske Invest Norske Aksjer 1,5 1,4 0,0 0,1 2,2 8,1 5,2 2,9 9,9 8,8 1, DNB Obligasjon III 11,5 11,9-0,9 0,4 17,1 3,9 0,5 3,5 3,5 2,5 1, Holberg Likviditet 6,5 6,8-0,5 0,1 9,6 2,4 0,5 1,9 2,1 0,9 1, KLP AksjeNorge Indeks 1,3 1,3 0,0 0,1 2,0 4,5 4,6-0,1 5,8 6,0-0, Nordea Obligasjon III 11,3 11,9-0,9 0,3 16,9 2,9 0,5 2,4 3,1 2,4 0, Pimco Global IG Credit 6,9 6,7-0,4 0,5 10,3 8,6 7,2 1,4 5,0 4,3 0, Sector Kernel HTN 6,0 0,0 5,8 0,2 9,0 4,1 5,2-1,0 4,1 5,2-1, Solsten Norwegian Equities 0,8 0,7 0,0 0,1 1,2 12,7 5,2 7,5 7,8 0,8 6, Templeton Global Bond Fund 6,5 6,9-0,4 0,0 9,7 0,6 6,9-6,3 0,6 4,3-3, (Avsl.) Midler til invester 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0, Norske Obligasjoner 22,8 23,8-1,8 0,8 34,0-1,0 3,4 0,5 3,0 4,2 2,8 1, Norske Aksjer 3,7 3,4 0,0 0,3 5,5 0,5 7,7 4,6 3,1 9,9 9,0 1, Globale Aksjer 13,8 13,9 0,0-0,1 20,6 0,6-0,4-2,8 2,3 14,6 13,0 1, Pengemarked 6,5 6,8-0,5 0,1 9,6-0,4 2,3 0,5 1,9 2,3 1,1 1, Globale Obligasjoner 20,3 20,4-1,2 1,1 30,3 0,3 5,9 5,4 0,4 3,7 4,5-0, Totalt 67,1 68,4-3,5 2,2 100,0 0,0 3,5 1,6 1,9 6,5 5,6 0, / Oktober 2016

24 Relativ avkastning I Birkenes kommune Avkastningsavvik 1,5% 1,0% 0,5% 0,0% -0,5% -1,0% -1,5% Forklaring til porteføljeresultat 2,0% 1,5% 1,0% 0,5% 0,0% -2,0% ,5% Hittil i år Hele perioden Portefølje Allokering Seleksjon Interaksjon Nettobidrag Avkastning mot indeks Siste 3 mån 6 mån 1 år 2 år 3 år 4 år Portefølje 0,3% 3,7% 3,5% 6,2% 7,1% 7,4% Benchmark -0,7% 1,9% 1,9% 4,7% 5,9% 6,3% Meravk. 1,0% 1,8% 1,6% 1,5% 1,2% 1,2% År MV. (MNOK) 67,1 68,4 72,0 70,4 70,0 66,4 Portefølje 3,5% 5,3% 11,1% 8,6% 7,6% 2,0% Benchmark 1,6% 4,7% 10,3% 8,0% 3,9% 4,3% Meravk. 1,9% 0,6% 0,8% 0,6% 3,7% -2,3% Tracking Error 3,5% 3,0% 2,5% 2,0% 1,5% 1,0% 0,5% 0,0% Rullerende 12 mnd. Portefølje 9 / Oktober 2016

25 Relativ avkastning II Birkenes kommune Detaljert attribusjonsanalyse 1,2% 1,0% 0,8% 0,6% 0,4% 0,2% 0,0% Avkastning hittil i år mot indeks 8,0% 6,0% 4,0% 2,0% 0,0% -2,0% -0,2% No.obl No.Aksj. Gl.Aksj. PM Gl.obl. -4,0% No.obl No.Aksj. Gl.Aksj. PM Gl.obl. Allokering Seleksjon Interaksjon Nettobidrag Portefølje Referanseindeks Avkastningsfordeling 40 Relativ avkastningsfordeling Antall måneder (70 totalt) 10 0 Under -2% -2% til - 1,5% -1,5% til - 1% -1% til - 0,5% -0,5% til 0% 0% til 0,5% 0,5% til 1% Antall måneder (70 totalt) 1% til 1.5% 1,5% til 2% Over 2% 10 / Oktober 2016

26 Absolutt avkastning Birkenes kommune Verdiutvikling Aktivafordeling ,6 % 30,3 % ,6 % Norske Obligasjoner Norske Aksjer Globale Aksjer Pengemarked Globale Obligasjoner ,5 % 34,0 % Akkumulert innskudd/uttak Markedsverdi Verdiutvikling per aggregat 1,2 1,0 0,8 0,6 0,4 Avkastning i beløp per aggregat Porteføljen Hittil i år 2015 Siden start Porteføljen Norske Obligasjoner Norske Aksjer Globale Aksjer Pengemarked Globale Obligasjoner ,2 0,0-0,2 No.obl No.Aksj. Gl.Aksj. PM Gl.obl. 11 / Oktober 2016

27 Utvikling nøkkeltall Birkenes kommune Konsistens Information Ratio 100,0% 3,0 80,0% 2,0 60,0% 1,0 40,0% 0,0 20,0% -1,0 0,0% , Rullerende 12 mnd. Portefølje Rullerende 12 mnd. Portefølje Sharpe Index Tracking Error 8,0 3,5% 6,0 3,0% 2,5% 4,0 2,0% 2,0 1,5% 0,0 1,0% 0,5% -2, ,0% Rullerende 12 mnd. Portefølje Rullerende 12 mnd. Portefølje 12 / Oktober 2016

28 NØKKELTALL* Lån (L) 396,4 397,8 385,2 Rentekompensasjonsordninger 41,5 41,5 41,5 Netto rentebærende gjeld 354,9 356,3 343,7 Antall lån Utestående finansielle instrumenter 50,0 50,0 50,0 Gjennomsnittlig kredittmargin i forhold til NIBOR (Estimat) 0,21 % 0,20 % 0,20 % Finansielle instrumenters andel av total gjeld 12,6 % 12,6 % 13,0 % Påløpte renter hittil i år 8,9 8,2 12,0 Periodens rente 2,7 % 2,7 % 3,2 % Gjenværende løpetid til forfall (gj.snitt) 19,7 19,6 21,3 25 % < Andel lån med rentebinding 1 år frem i tid og over (fast rente) < 50% 59,5 % 59,3 % 61,9 % Andel lån med renteforfall innen 12 måneder (flytende rente) 40,5 % 40,7 % 38,1 % Finansieringsforfall innenfor 12 måneder 16,7 % 16,6 % 11,9 % Største lånegiver Kommunalbanken Kommunalbanken Kommunalbanken Største lånegivers andel av total gjeld 55,5 % 55,3 % 58,2 % Enkeltlån 10,6 % 10,6 % 11,1 % Ubenyttende finansieringsfullmakter (MNOK) 14,8 14,8 14,8 Eiendelenes vektede løpetid Beregnet minsteavdrag 2 < Durasjon i normalporteføljen < 5 ** 2,08 2,05 2,50 Durasjon for et enkelt instrument 3,89 3,97 4,64 Markedsverdi av gjeldsporteføljen 417,3 420,5 408,5 Urealisert gevinst (+)/tap (-) (mer-/mindreverdi) -21,0-22,7-23,2 *Tall i millioner kroner * Ekskludert Startlån og Etableringslån i Husbanken. For nøkkeltallinformasjon om disse se side 5. ** I durasjonsberegningen hensyntas rentekompensasjonsordningen 2. RESULTAT Rentekostnader - periodisert (MNOK) 8,9 11,8 Rentekostnader (%) 2,7 % 3,0 % Budsjett 2016 Sammenliknet med referanseindeks Faktisk Referanse Rentekostnader eks endringer i markedsverdi 2,7 % 2,8 % 3. HISTORISK RENTEKOSTNAD SAMMENLIGNET MED REFERANSEPORTEFØLJENS RENTE 3,5 % 3,0 % 2,5 % 2,0 % 1,5 % 1,0 % 0,5 % Faktisk - periodisert Referanse 0,0 % MARKEDSRENTER OG EGNE RENTEBETINGELSER 3,5 % 3,0 % 2,5 % 2,0 % Faktisk 1,5 % NIBOR3 + gjennomsnittlig margin 1,0 % 0,5 % 0,0 % GJELD PER LÅNGIVER Långiver Utestående gjeld Antall lån % av gjeld Snittlån KLP Kommunekreditt 78,7 3 19,8 % 26,2 MNOK Kommunalbanken 220,1 6 55,5 % 36,7 MNOK Sertifikatlån 66,0 2 16,7 % 33 MNOK Husbanken 31,6 11 8,0 % 2,9 MNOK Gabler Investment Consulting AS, Kopiering av innholdet, helt eller delvis, er i henhold til lov om opphavsrett forbudt uten samtykke fra GIC AS.

29 FINANSIERINGSFORFALL 80,0 70,0 Husbanken Kommunalbanken KLP Sertifikatlån 60,0 50,0 40,0 30,0 20,0 10,0 0, SWAPER PER MOTPART* Motpart Nominelt beløp Markedsverdi Antall % av eks. Beløp/swap Nordea 50,0 5, % 50 Sum 50,0 5,9 1 * Positive verdier innebærer tap for kommunen, mens negative verdier tilsier gevinst for kommunen. 8. RENTEKURVENS UTVIKLING 3,0 2,5 2, , ,0 0,5 3 m 1 år 2 år 3 år 4 år 5 år 6 år 7 år 8 år 9 år 10 år 9. RENTENIVÅ Basis 3 mnd 1,10 % 1,01 % 0,96 % 1,26 % 1,46 % 1,51 % Basis 3 år 1,27 % 1,33 % 1,37 % 1,51 % 1,68 % 1,83 % Basis 5 år 1,36 % 1,45 % 1,52 % 1,67 % 1,82 % 1,96 % Gabler Investment Consulting AS, Kopiering av innholdet, helt eller delvis, er i henhold til lov om opphavsrett forbudt uten samtykke fra GIC AS.

30 PROGNOSE - RENTEKOSTNADER MNOK Basis scenario 10,8 10,7 11,1 11,0 10,8 Budsjett 11,8 11,7 12,1 12,7 12,7 Høyt scenario 10,9 12,7 14,6 16,1 17,4 Lavt scenario 10,8 10,3 10,5 10,0 9,4 11. PROGNOSE - GJELD MNOK Gjeld ved inngang av periode 385,2 417,5 420,4 416,4 Budsjetterte låneopptak 45,3 18,3 12,4 39,9 Budsjetterte avdrag 13,1 15,4 16,4 17,4 Prognose gjeld per ,5 420,4 416,4 438,9 Gjelds- og rentekostnadsprognosen forutsetter at det betales avdrag i henhold til budsjett 12. PROGNOSE RENTEKOSTNAD 19,0 #REF! Basis scenario Høyt scenario Lavt scenario Budsjett 17,0 15,0 13,0 11,0 9,0 7, GJELDSPROGNOSE Gabler Investment Consulting AS, Kopiering av innholdet, helt eller delvis, er i henhold til lov om opphavsrett forbudt uten samtykke fra GIC AS.

31 TILPASNING TIL REFERANSEPORTEFØLJEN - FORFALLSSTRUKTUR 40% Referanse Faktisk portefølje 20% 0% < 3 mnd >= 3 mnd < 1 år >= 1 år < 2 år >= 2 år < 3 år >= 3 år < 4 år >= 4 år < 5 år >= 6 år < 7 år >= 7 år < 8 år >= 8 år < 9 år >= 9 år < 10 år >= 10 år < 11 år >= 11 år < 12 år 15. TABELL FORFALLSSTRUKTUR > <= Virkelig Referanse Virkelig% Norm% Diff% ,1 18,2% ,5 22,3% 25,0% 99,15,5% ,0 29,7 0,0% 7,5% -7,5% ,4 29,7 6,9% 7,5% -0,6% ,6 29,7 5,7% 7,5% -1,8% ,4 29,7 19,5% 7,5% 12,0% ,0 29,7 0,0% 7,5% -7,5% ,6 29,7 8,5% 7,5% 1,0% ,4 29,7 6,9% 7,5% -0,6% ,3 29,7 11,9% 7,5% 4,4% ,0 29,7 0,0% 7,5% -7,5% ,0 29,7 0,0% 7,5% -7,5% Total volum: 396,4 396,4 100,0% 100,0% 0,0% 16. FORFALLSSTRUKTUR OM 3 MÅNEDER 40% Referanse Faktisk portefølje 20% 0% < 3 mnd >= 3 mnd < 1 år >= 1 år < 2 år >= 2 år < 3 år >= 3 år < 4 år >= 4 år < 5 år >= 6 år < 7 år >= 7 år < 8 år >= 8 år < 9 år >= 9 år < 10 år >= 10 år < 11 år >= 11 år < 12 år 17. TABELL FORFALLSSTRUKTUR I MNOK OM 3 MÅNEDER > <= Virkelig Referanse Virkelig% Norm% Diff% ,6 28,9% 99, ,0 11,6% 25,0% 15,5% ,4 29,7 6,9% 7,5% -0,6% ,6 29,7 5,7% 7,5% -1,8% ,4 29,7 6,9% 7,5% -0,6% ,0 29,7 12,6% 7,5% 5,1% ,0 29,7 0,0% 7,5% -7,5% ,0 29,7 15,4% 7,5% 7,9% ,3 29,7 11,9% 7,5% 4,4% ,0 29,7 0,0% 7,5% -7,5% ,0 29,7 0,0% 7,5% -7,5% ,0 29,7 0,0% 7,5% -7,5% Total volum: 396,4 396,4 100,0% 100,0% 0,0% Gabler Investment Consulting AS, Kopiering av innholdet, helt eller delvis, er i henhold til lov om opphavsrett forbudt uten samtykke fra GIC AS.

32 FORFALL FINANSELLE INSTRUMENTER (NESTE 3 MÅNEDER) Instrument Identitet Valuta Beløp Motpart Endelig forfall Aktivitet Fast rente i swap Fixing Dagens rentefix Forfallstidspunkt Rentebytteavtale / NOK Nordea Rentefastsettelse 3,66% 01.nov.16 1,06 % 03.nov.16 Lån NOK Kommunalbanken Rentefastsettelse 01.nov.16 1,80 % 03.nov.16 Lån NOK Kommunalbanken Rentefastsettelse 02.nov.16 1,79 % 04.nov.16 Lån NOK KLP Rentefastsettelse 15.feb.17 1,73 % 17.feb.17 Sertifikatlån NO NOK Investorer Finansieringsforfall 1,53 % 03.apr LÅN I HUSBANKEN (ETABLERINGS- OG STARTLÅN) Lån (L) 48,6 40,0 Antall lån Påløpte renter hittil i år 0,5 0,8 Periodens rente 1,6 % 2,1 % Gjenværende løpetid til forfall (gj.snitt) 16,9 17,2 Andel lån med justering av rente innenfor 12 måneder 100,0 % 100,0 % Finansieringsforfall innenfor 12 måneder 0,0 % 0,0 % Durasjon 0,12 0,22 Markedsverdi av gjeldsporteføljen 43,6 40,1 Urealisert gevinst (+)/tap (-) (mer-/mindreverdi) -0,1-0, ,4 19 0,6 1,6 % 16,8 100,0 % 0,0 % 0,08 43,4-0, AKTIVITET HITTIL I ÅR Långiver Dato Beløp Rente Forfall Kommentar Sertifikatlån 1,53 % Opptak nytt lån Sertifikatlån ,36 % Refinansiering sertifikatlån Sertifikatlån Refinansiering 1,35 % sertifikatlån Sertifikatlån ,43 % Refinansiering sertifikatlån Sertifikatlån ,43 % Refinansiering sertifikatlån 21. OVERSIKT RENTEVILKÅR Långiver Identitet Sertifikatlån NO Sertifikatlån NO Kommunalbanken Kommunalbanken Kommunalbanken Kommunalbanken Kommunalbanken Kommunalbanken KLP KLP KLP Husbanken Husbanken Husbanken Husbanken Husbanken Husbanken Husbanken Husbanken Husbanken Husbanken Husbanken SUM Beløp Rentevilkår Fastrente Fastrente Fastrente NIBOR NIBOR Fastrente Fastrente Fastrente NIBOR Fastrente Fastrente pt pt pt pt pt pt Fastrente pt Fastrente Fastrente pt Gabler Investment Consulting AS, Kopiering av innholdet, helt eller delvis, er i henhold til lov om opphavsrett forbudt uten samtykke fra GIC AS.

33 Birkenes kommune Postboks BIRKELAND Brevet bes distribuert til: Ordfører Rådmann Deres ref: Vår ref:: Dato: Bosetting av flyktninger 2017 reduksjon av vedtak Norske kommuner har de siste årene gjort en formidabel innsats med bosetting og kvalifisering av flyktninger, og oppgavene er store også i I 2017 vil det være behov for å bosette flyktninger i norske kommuner, hvorav er enslige mindreårige under 18 år. Om lag 40% av de enslige mindreårige er under 15 år. Bosettingsbehovet er lavere enn tidligere plantall fra IMDi. Færre asylsøkere til Norge og færre som innvilges opphold er hovedårsakene til at behovet har gått ned. Så langt har kommunene vedtatt å bosette i underkant av flyktninger neste år. Birkenes kommune har tidligere vedtatt å bosette 30 flyktninger i 2017, inkludert 5 enslige mindreårige. Det nedjusterte bosettingsbehovet gjør at vi ber kommunen redusere sitt vedtak og bosette 25 flyktninger i På bakgrunn av nedjustert bosettingbehov av enslige mindreårige er det ikke lenger behov for bosetting av denne gruppa i Birkenes. Anmodningstallene til den enkelte kommune er utarbeidet i samråd med KS. Vi oppfordrer kommunene til å fatte presise vedtak for hvor mange flyktninger kommunen skal bosette, og at vedtaket ikke inkluderer familiegjenforente, eller har andre forbehold. Dette er nødvendig for å avveie ansvarsdelingen mellom kommunene. IMDi understreker at bosetting er første skritt i integreringsprosessen i kommunen, og at et godt kvalifiseringsarbeid styrker den enkeltes mulighet for å integreres gjennom arbeid og utdanning. For mer informasjon om planlegging og bosetting, se Her finnes bl.a. informasjon om tilskudd og økonomi, boliger til flyktninger, samt statistikk over bosetting. Ta kontakt med IMDi Sør dersom dere ønsker dialog om anmodningen og bosetting av flyktninger. Vi deltar gjerne på møter med kommunen, også i samarbeid med andre statlige aktører på feltet. IMDi Postboks 8059 Dep Oslo I Tollbugata 20, 0031 Oslo I Telefon: I Telefaks: E-post: post@imdi.no I Organisasjonsnummer: I

34 Vi ber om at tilbakemelding på brevet sendes til med kopi til innen Med hilsen for lntegrerings- og mangfoldsdirektoratet Ingrid Sætre Regiondirektør Torhild Helgesen seniorrådgiver elektronisk underskrift Side 2 av 2

35 Fra: Eva Rasch Sendt: 10. oktober :27 Til: Postmottak Birkenes kommune Emne: Anmodning om bosetting av flyktninger 2017 reduksjon av vedtak Vedlegg: Bosetting av flyktninger 2017 reduksjon av vedtak.pdf Hei Vedlagt følger brev vedr. anmodning om bosetting av flyktninger Brevet bes distribuert til ordfører og rådmann. Med vennlig hilsen Eva Rasch Rådgiver IMDi Sør Integrerings- og mangfoldsdirektoratet Direkte: (+47) Sentralbord: (+47) E-post:

36 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 056/16 Tjenesteutvalget PS Kommunestyret PS 051/16 Formannskapet PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Øyvind Mellem K2 - A20 16/320 Forskrift om skolekretsgrenser i Birkenes kommune Administrasjonens forslag til vedtak: Forskrift om skolekretsgrenser i Birkenes kommune 0T Forskrift om skolekretsgrenser i Birkenes kommune Skolekretser_2011 Høring - Forskrift om skolekretsgrenser i Birkenes kommune Innspill til høring - forskrift om skolekretsgrenser i Birkenes kommune Innspill til høring om skolekretser Forskrift om skolekretser i Birkenes kommune - Høringsvar Forslag endring Birkenes Kommune docx Innspill høring Innspill til høring om skolekretsgrenser Innspill til høring om skolekretsgrenser Innspill til høring om skolekretsgrenser Side 1 Side 2 Side 3 Link til andre dokumenter Saksopplysninger:

37 Kommunestyret vedtok , i sak 046/15: 1. Administrasjonen utarbeider en høring om «Forskrift om skolekretsgrenser», som en gjennomgang av dagens praksis med eksisterende skolekretsgrenser, med utredning av mulige forslag til justeringer av grensene og konsekvensene av disse. Høringen ble gjennomført med frist for høringsinnspill Med bakgrunn av forslag høringen og innspillene som kom inn, er det utarbeidet «Forskrift om skolekretsgrenser i Birkenes kommune». Bakgrunn Dagens situasjon 1. Gjeldende skolekretsgrenser Birkenes kommune har pr. i dag skolekretsgrenser som er tegnet inn i et oversiktskart fra Dagens praksis Skolekretsgrensene har ligget fast i lang tid. Oversiktskartet fra 2011 (vedlegg 2) viser at en av grensene går mellom avkjørselen til Lande/Bjelland og Kylland. I området Kylland-Bjelland har det vært noe liberal praksis, slik at elever som har bodd i dette området i hovedsak har startet på Birkeland skole. Dette har trolig sammenheng med at de som bor i området ovenfor Senumstad, altså fra Senumstad til Bjelland/Kylland gjerne har orientert seg mot Birkeland og at det i Kylland- til Bjelland-området er få boliger, slik at denne praksisen over tid har hatt lite konsekvenser, siden elevtallet har vært lite. Kartet angir at elever i Lande/Bjelland området skal sokne til Engesland skolekrets. Elever som bor på Steinsland, Klepp og Dale har gått på Samkom skole i Vennesla. Dette har vært en praksis over flere år og kommunestyret vedtok at: «Dagens skoleordning for elever fra Steinsland, Klepp og Dale videreføres. Begrunnelsen er en tilhørighet som har vært praksis i flere tiår.» Konsekvensen av dette kommunestyre-vedtaket er i praksis en justering av skolekretsgrensen, som ikke er tegnet inn på oversiktskartet fra 2011.

38 3. Gjeldende regelverk Opplæringsloven 8-1 første ledd slår fast «nærskoleprinsippet» og kommunens anledning til å gi forskrift om hvilken skole elevene i et område sokner til, altså «skolekretsgrenser»: 8-1.Skolen Grunnskoleelevane har rett til å gå på den skolen som ligg nærast eller ved den skolen i nærmiljøet som dei soknar til. Kommunen kan gi forskrifter om kva for skole dei ulike områda i kommunen soknar til. Kravet i 38 første leddet bokstav c i forvaltningslova om kunngjering i Norsk Lovtidend gjeld ikkje. Andre ledd omhandler når elever krysser kommunegrensen for å gå på en nærskole som ligger i nabokommunen. (Dette er i praksis tilfellet med Samkom-elevene i dag, men det er ikke regulert i en lokal forskrift.): To eller fleire kommunar kan avtale at område i ein kommune soknar til ein skole i nabokommunen. Elles gjeld retten etter første ledd første punktum. Kommunane må gi likelydande forskrift om kva for område i kommunane som soknar til denne skolen. Kommunane skal opprette ein skriftleg samarbeidsavtale. Kommunestyret vedtar sjølv avtalen og endringar i denne. Samarbeidsavtalen skal minst innehalde fråsegn om: a. opprekning av avtalepartane og kva kommune som skal drifte skolen som dei gitte områda soknar til b. det økonomiske oppgjeret mellom kommunane, som kostnader til skyss-ordning c. varigheita på avtalen d. reglar for å tre ut av og avvikle samarbeidet, og e. anna som etter lov krev avtale. Tredje ledd omhandler andre situasjoner hvor elever kan tas inn på skoler på tvers av skolekretsgrenser eller av andre hensyn: Etter søknad kan eleven takast inn på annan skole enn den eleven soknar til. Ein elev kan i særlege tilfelle flyttast til ein annan skole enn den skolen eleven har rett til å gå på etter første ledd, dersom omsynet til dei andre elevane tilseier det. Grunnen til at ein elev kan flyttast, kan til dømes vere at eleven mobbar ein eller fleire medelevar. Før det blir gjort vedtak om å flytte ein elev, skal ein ha prøvd andre tiltak. Når det er nødvendig, kan eleven flyttast til ein skole utanfor kommunen, men ikkje slik at eleven må flytte ut av heimen eller at skoleskyssen blir uforsvarleg lang.

39 Vurdering Videreføring, utvikling og endring av praksis Ved innføringen av Forskrift om skolekretsgrenser i Birkenes kommune er det de gjeldende skolekretsgrensene som er utgangspunktet. Praksisen blir fastlagt og videreført. Samtidig vil en skriftliggjøring av praksisen bidra til å sikre rask, forutsigbar og likeverdig behandling. Forskriften tar høyde for teknologisk utvikling og nye kommunikasjonsformer, f.eks. ved at registrering av nye elever skjer elektronisk via kommunens hjemmeside. Dette er en effektivisering som fjerner ledd med papirbasert saksbehandling fra saksgangen. Dette vil samtidig være en praksisendring, som erstatter innskrivingsprosessen hvor foreldre og foresatte foretok en manuell innskriving av elevene ved personlig frammøte. Selv om denne delen av prosessen faller bort, vil kommende førsteklassinger fortsatt bli invitert til førskoledag. Foreldre og foresatte kan selvsagt også besøke skolen, om en skulle ha behov for det. Administrasjonen sendte på høring forslag til Forskrift om skolekretsgrenser i Birkenes kommune. Teksten i forskriften er en formalisering av forskriftens formål, virkeområde og ansvaret for ivaretakelse. Kapittel 1 presiserer hvilke bestemmelser i Opplæringsloven som kan ha innvirkning på hvilken skole en elev skal gå på. Kapittel 2 beskriver hvilke skolekretser som finnes i kommunen og at disse synliggjøres i et oversiktskart (som må oppdateres sammen med at forskriften vedtas). Videre handler teksten i kapittel 3-6 om prinsipper for saksbehandling, klagebehandling og ikrafttredelse. Oversiktskartet fra 2011 angir skolekretsgrensene, slik de har vært praktisert i årtier, men det går ikke fram at elever fra Steinsland, Klepp og Dale har gått på Samkom skole. Administrasjonens forslag til skolekretsgrenser er å ta utgangspunkt i dagens skolekretsgrenser og videreføre disse, slik de er tegnet inn i oversiktskartet fra 2011, samtidig med at området Steinsland, Klepp og Dale blir markert inn i en oppdatert versjon av kartet pr. 2016, siden det foreligger et kommunestyrevedtak på at elevene i dette området skal gå på Samkom skole i Vennesla kommune. Endringer i arbeids- og bosettingsmønster kan over tid ha medført endringer i hvor innbyggere i ulike områder orienterer seg, hvor de oppsøker ulike tjenester, hva de opplever som sitt nærområde, og hva som oppleves som nærskolen. Dette bør hensyntas ved vurdering av justering av skolekretsgrenser. Det er ikke nødvendigvis samsvar mellom hva som er nært i geografisk avstand og hva som oppleves nært, spesielt ikke når man snakker om opplevd tilhørighet eller tilknytning. Kommunen kan velge å hensynta slike vurderinger ved fastsetting av forskrift for skolekretsgrenser. Skolekretsgrensene styrer hvor elever skal begynne på skolen. Dermed kan regulering av dette ha konsekvenser for framtidig bosetting og utvikling av nærområdene i kommunen. Dette er også et perspektiv som må ivaretas i fastsettingen av en forskrift.

40 Høringsuttalelser Oppdraget fra kommunestyret var å utarbeide en høring om Forskrift om skolekretgrenser, med gjennomgang av dagens praksis. I tillegg skulle det utredes mulige forslag til justeringer av grensene og konsekvenser av dette. Det har kommet inn flere høringsuttalelser, som kan grupperes etter hva innsenderne er mest opptatt av. Det er i liten grad selve forskriften som engasjerer. Derimot skaper forslag til mulige grensejusteringer engasjement. De ulike alternative forslagene til justeringer av skolekretsgrensene er beskrevet i det vedlagte høringsdokumentet (Vedlegg 2). Dette gjelder området Bjelland/Kylland-Senumstad og området Røli- Joreid. Engesland barnehage og klubben ved Engesland skole er positive til justeringer av kretsgrensen som bidrar til utvidelse av Engesland skolekrets, siden det kan styrke elevtallsgrunnlaget og dermed grunnlaget for driften av barnehagen og skolen. FAU ved skolen er av samme oppfatning, men presiserer at det må vektlegges sterkt hvilken mening om tilhørighet de innbyggerne har som blir omfattet av en eventuell utvidelse av Engesland skolekrets. Innbyggere i området Kylland-Senumstad har samlet seg i en felles uttalelse, hvor de understreker sin tilknytning til Birkeland og tydelig taler for å videreføre dagens kretsgrenser, slik de er tegnet inn på oversiktskartet fra Dette samsvarer med administrasjonens forslag. Innbyggere i området Røli-Joreid er delt og har litt ulike synspunkter på en eventuell justering av grensen, avhengig av hvor de opplever å ha sin tilknytning. Elever sokner nå til Engesland skole og familier kan ha sin tilknytning den veien. Innbyggere kan oppleve å ha sin tilknytning en annen vei, f.eks. hvis de jobber på Birkeland eller har valgt å plassere barna i barnehager andre steder enn Engesland. Administrasjonens forslag er å opprettholde dagens kretsgrense. Det er også kommet inn en uttalelse fra Lasse Grødum, som foreslår en annen formulering av 3-4 i forskriften. Dette dreier seg om Vedtak om skoleplass utenfor skolekretsen. Elever i Grødum byggefelt sokner til Birkeland- og Valstrand skole. Grødum ønsker at tilflyttere til Grødum boligfelt skal kunne gå på Ve skole i Kristiansand kommune, noe som vil medføre økte kostnader for kommunen. Administrasjonen anbefaler å videreføre dagens restriktive praksis, med særskilte hensyn til eleven, når det gjelder på dette feltet.

41 Sammendrag Av det samlede antall høringsuttalelser som er kommet inn, er det en tydelig vektlegging av å videreføre dagens skolekretsgrenser. Anbefaling Administrasjonen anbefaler å vedta forslaget til «Forskrift om skolekretsgrenser i Birkenes kommune» slik det foreligger i vedlegg 1. Samtidig anbefales det at oversiktskartet over skolekretsgrenser oppdateres pr. 2016, som en videreføring av grensene i kartet fra Det bør tegnes inn grense for området Steinsland, Klepp og Dale, hvor det foreligger avtale med Vennesla kommune om at elevene skal gå på Samkom skole.

42 Birkenes kommune Stab tjenesteområde barnehage og skole Dok. ref. 16/320-18, jp Saksbehandler: OYME Dato: Forskrift om skolekretsgrenser i Birkenes kommune Fastsatt av kommunestyret xx.xx.xxxx, med hjemmel i lov av nr. 61 om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa, 8-1. Kapittel 1 Formål, virkeområde og ansvar 1-1 Formål Forskriften angir hvilke områder i kommunen som sokner til de ulike skolene, også definert som skolekretser. Det er adressen eleven står oppført med i Folkeregisteret som skal legges til grunn. Forskriften har til hensikt å sørge for faste kretsgrenser som bidrar til forutsigbare oppvekstog læringsmiljøer. Dette igjen skal medvirke til å skape trygghet og gode nettverk for både elever og foreldre. Forskriften skal bidra til rask, forutsigbar og likeverdig behandling av søknad, vedtak og klager vedrørende skoleplass. Informasjon, tidsfrister og nødvendige skjemaer skal ligge tilgjengelig på kommunens hjemmesider. 1-2 Virkeområde Forskriften omfatter alle barn, bosatt i Birkenes kommune som har rett og plikt til grunnskoleopplæring etter opplæringsloven Ansvar 1) Rådmannen har overordnet ansvar for å ivareta denne forskriften. 2) Rektorene har ansvar for opptak av elever med bostedsadresse innen egen skolekrets, slik den er definert i denne forskriften. 3) Tjenestesjef for barnehage og skole fatter vedtak i søknader om å gå på skole utenfor opprinnelig skolekrets, og i alle klager på bakgrunn av denne forskriften. 1-4 Hovedprinsipp I Opplæringsloven 8-1 står det at: Grunnskoleelevane har rett til å gå på den skolen som ligg nærast eller ved den skolen i nærmiljøet som dei soknar til. Kommunen kan gi forskrifter om kva for skole dei ulike områda Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND

43 Birkenes kommune Stab tjenesteområde barnehage og skole i kommunen soknar til. Kravet i 38 første leddet bokstav c i forvaltningslova om kunngjering i Norsk Lovtidend gjeld ikkje. Etter søknad kan eleven takast inn på annan skole enn den eleven soknar til. Ein elev kan i særlege tilfelle flyttast til ein annan skole enn den skolen eleven har rett til å gå på etter første ledd, dersom omsynet til dei andre elevane tilseier det. Grunnen til at ein elev kan flyttast, kan til dømes vere at eleven mobbar ein eller fleire medelevar. Før det blir gjort vedtak om å flytte ein elev, skal ein ha prøvd andre tiltak. Når det er nødvendig, kan eleven flyttast til ein skole utanfor kommunen, men ikkje slik at eleven må flytte ut av heimen eller at skoleskyssen blir uforsvarleg lang. 1-5 Andre aktuelle bestemmelser I tillegg vil følgende paragrafer i Opplæringsloven kunne ha innvirkning på hvilken skole en elev skal gå på: a) 2-1 Rett og plikt til grunnskoleopplæring b) 9a-1 Generelle krav c) 9a-2 Det fysiske miljøet d) 9a-3 Det psykososiale miljøet e) 15-1 Bruk av forvaltningslova f) 15-2 Særlege reglar om klageinstans Kapittel 2 Skolekretsgrensene 2-1 Skolekretser for barnetrinnet Birkenes kommune har tre skoler med barnetrinn: Birkeland, Herefoss og Engesland skoler. Alle bostedsadresser i kommunen sokner til en gitt skolekrets i henhold til kart over skolekretsgrenser fra Skolekretser for ungdomstrinnet 1) Birkenes kommune har to skoler med ungdomstrinn; Valstrand og Engesland skoler. a) Elever som er bosatt i skolekretsene for barnetrinnet på Herefoss og Birkeland skoler, sokner til ungdomstrinnet på Valstrand skole. b) Elever som er bosatt i skolekretsen for barnetrinnet på Engesland skole, sokner til ungdomstrinnet på Engesland skole. 2-3 Avtale med Vennesla kommune om elever på Samkom skole Elever som bor på Steinsland, Klepp og Dale har gått på Samkom skole i Vennesla. Dette har vært en langvarig praksis og kommunestyret vedtok at: «Dagens skoleordning for Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 2 av 5

44 Birkenes kommune Stab tjenesteområde barnehage og skole elever fra Steinsland, Klepp og Dale videreføres. Begrunnelsen er en tilhørighet som har vært praksis i flere tiår.» 2-4 Vedlikehold av lokal forskrift om skolekretsgrenser Rådmannen har ansvar for å foreta nødvendige og regelmessige beregninger av forventet elevtall, både kortsiktig og langsiktig gjennom fremskrevne prognoser, slik at eventuelle kretsgrensejusteringer kan foretas så skånsomt som mulig. Kapittel 3 Skoleplass 3-1 Adresse i folkeregisteret Alle elever får skoleplass ved barne- og ungdomsskole ut fra sin folkeregistrerte adresse. 3-2 Skoleplass for kommende førsteklassinger Skolestartere får tilsendt informasjon om skoleplass, med henvisning til registreringsskjema for skolestartere på kommunens hjemmeside. Informasjonen sendes som hovedregel ut i januar det året eleven skal begynne på skolen. 3-3 Skoleplass for tilflyttende elever 1) Tilflyttende elever får tilsendt informasjon om skoleplass, med henvisning til registreringsskjema for skolestartere på kommunens hjemmeside, etter mottatt flyttemelding. 2) Informasjonen sendes ut fra den skolen som eleven sogner til etter denne forskrift. 3-4 Vedtak om skoleplass utenfor skolekretsen Tjenestesjef for barnehage og skole fatter vedtak om skoleplass utenfor skolekretsen etter søknad. For at en slik søknad skal innvilges skal det foreligge særlige hensyn. Elever kan få innvilget søknad om skoleplass utenfor skolekretsen når dette kan begrunnes med at eleven har særskilte behov av sosial eller helsemessig karakter. Det skal utøves en restriktiv praksis ved vedtak om skoleplass utenfor skolekretsen. 3-5 Bytte av skole som følge av adresseendring 1) I tilfeller der flytting internt i kommunen medfører at eleven blir tilhørende en annen skolekrets, plikter foresatte umiddelbart å gi skolen beskjed. 2) Når en elev melder flytting ut av skolekretsen, skal tidligere skole varsle skolen som blir ny skole etter denne forskrift. 3) Elever som får endret folkeregistrert adresse skal begynne ved den skolen de da sokner til. Det kan søkes om skolegang ved tidligere skole eller annen skole ut fra særlige forhold. Tjenestesjef for barnehage og skole behandler eventuelle søknader eller klager. 3-6 Utsettelse eller fremskynding av skolebytte som følge av adresseendring Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 3 av 5

45 Birkenes kommune Stab tjenesteområde barnehage og skole 1) Det åpnes for at eleven kan søke om å utsette skolebytte til innværende skoleår er fullført. Vedtak om utsatt skolebytte fattes av tjenestesjef for barnehage og skole i samråd med berørte skoler. Et slikt vedtak opphever ikke tilhørigheten til ny skolekrets, men utsetter iverksettingen av dette. 2) Dersom det er ønskelig at elever begynner på ny skole før eleven faktisk har flyttet, er dette å anse som søknad om skolegang ved annen skole. Tjenestesjef for barnehage og skole behandler slike søknader, jf Bortfall av retten til gratis skoleskyss Dersom eleven går på skole i en annen skolekrets enn den eleven er folkeregistrert i etter ønske fra eleven/foresatte, faller retten til gratis skoleskyss bort. Kapittel 4 Vedtak om skolebytte etter Oppl 8-1, fjerde ledd eller 9a 4-1 Vedtak om skolebytte som tiltak etter opplæringsloven 8-1 fjerde ledd 1) Dersom det er nødvendig at en elev bytter skole for å ivareta andre elevers rettigheter etter opplæringsloven 9a-1, fattes vedtak om dette av tjenestesjef for barnehage og skole med hjemmel i opplæringsloven 8-1, fjerde ledd. 2) Vedtaket skal fattes i tråd med reglene om enkeltvedtak i forvaltningsloven. I vedtaket skal det opplyses om den enkelte skoles forutgående arbeid. 4-2 Vedtak om skolebytte som tiltak etter opplæringsloven kapittel 9a 1) Dersom det er nødvendig at en elev bytter skole for å få oppfylt sin rett til et godt fysisk og psykososialt miljø i henhold til opplæringsloven 9a-1, fattes vedtak om skolebytte etter opplæringsloven 9-3a av tjenestesjef for barnehage og skole. 2) Vedtaket skal fattes i tråd med reglene om enkeltvedtak i forvaltningsloven. I vedtaket skal det opplyses om den enkelte skoles foregående arbeid. Kapittel 5 Klagebehandling 5-1 Klagebehandling Alle enkeltvedtak om skoleplass og avslag på søknader om skolegang ved annen skole kan påklages etter forvaltningslovens bestemmelser om klage på enkeltvedtak, jf. opplæringsloven Klagefristen er tre uker etter mottatt vedtak Kapittel 6 Ikrafttredelse 6-1 Bestemmelse om ikrafttredelse Denne forskriften er gjeldende fra Dette innebærer at 3-2 Skoleplass for kommende førsteklassinger vil gjelde allerede fra Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 4 av 5

46 Birkenes kommune Stab tjenesteområde barnehage og skole Øyvind Mellem Fagutvikler utdanning Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 5 av 5

47 Skolekretser 2011 Eiendomsgrenser i kartet er ikke rettsgyldige Felles tekniske tjenester for Birkenes og Lillesand kommuner Målestokk 1: Oppmåling

48 Foto: Lucélla Ribeiro, «Children at school» Høring - «Forskrift om skolekretsgrenser i Birkenes kommune»

49 Høring - «Forskrift om skolekretsgrenser i Birkenes kommune» 1. Bakgrunn for høringen Kommunestyret vedtok , i sak 046/15: 1. Administrasjonen utarbeider en høring om «Forskrift om skolekretsgrenser», som en gjennomgang av dagens praksis med eksisterende skolekretsgrenser, med utredning av mulige forslag til justeringer av grensene og konsekvensene av disse. Høringsfristen er Høringssvar sendes: postmottak@birkenes.kommune.no Spørsmål vedr. høringen kan rettes til Fagutvikler utdanning, Øyvind Mellem på e- post: oyme@birkenes.kommune.no eller tlf: Dagens situasjon 2.1. Gjeldende skolekretsgrenser Birkenes kommune har pr. i dag skolekretsgrenser som er tegnet inn i et oversiktskart fra Dagens kretsgrenser har som utgangspunkt de gamle kommunegrensene for tidligere Birkenes, Herefoss og Vegusdal kommuner og samsvarer med de gamle valgrodene. Grensene følger også eiendomsgrensene, slik har skolekretsgrensene også eiendomsgrensene som ligger inn mot skolekretsgrensen som utgangspunkt Dagens praksis Skolekretsgrensene har ligget fast i lang tid og elever som bor innenfor hver av skolekretsene har derfor startet på skole på den skolen de sokner til. I området Kylland- Bjelland har det vært praktisert flytende skolekretsgrense, slik at familier som har bodd i dette området har kunnet velge om barna skulle starte på Birkeland eller Engesland skole. Dette har trolig sammenheng med at de som bor i området ovenfor Senumstad, altså fra Senumstad til Bjelland/Kylland gjerne har orientert seg mot Birkeland og at det i Kylland- til Bjelland-området er få boliger, slik at denne praksisen over tid har hatt lite konsekvenser, siden elevtallet har vært lite. Samtidig har en samordning av området bidratt til at skyssutfordringene har blitt mindre, når alle i området kan reise sammen i skolebussen som kjører mot Birkeland. Elever som bor på Steinsland, Klepp og Dale har gått på Samkom skole i Vennesla. Dette har vært en praksis over flere år og kommunestyret vedtok at: «Dagens skoleordning for elever fra Steinsland, Klepp og Dale videreføres. Begrunnelsen er en tilhørighet som har vært praksis i flere tiår.» Konsekvensen av dette kommunestyrevedtaket er i praksis en justering av skolekretsgrensen, som ikke er tegnet inn på oversiktskartet fra 2011.

50 2.3. Skolekretsgrenser Oversiktskart fra 2011

51 2.4. Gjeldende regelverk Opplæringsloven 8-1 første ledd slår fast «nærskoleprinsippet» og kommunens anledning til å gi forskrift om hvilken skole elevene i et område sokner til, altså «skolekretsgrenser»: 8-1.Skolen Grunnskoleelevane har rett til å gå på den skolen som ligg nærast eller ved den skolen i nærmiljøet som dei soknar til. Kommunen kan gi forskrifter om kva for skole dei ulike områda i kommunen soknar til. Kravet i 38 første leddet bokstav c i forvaltningslova om kunngjering i Norsk Lovtidend gjeld ikkje. Andre ledd omhandler når elever krysser kommunegrensen for å gå på en nærskole som ligger i nabokommunen. (Dette er i praksis tilfellet med Samkom-elevene i dag, men det er ikke regulert i en lokal forskrift.): To eller fleire kommunar kan avtale at område i ein kommune soknar til ein skole i nabokommunen. Elles gjeld retten etter første ledd første punktum. Kommunane må gi likelydande forskrift om kva for område i kommunane som soknar til denne skolen. Kommunane skal opprette ein skriftleg samarbeidsavtale. Kommunestyret vedtar sjølv avtalen og endringar i denne. Samarbeidsavtalen skal minst innehalde fråsegn om: a. opprekning av avtalepartane og kva kommune som skal drifte skolen som dei gitte områda soknar til b. det økonomiske oppgjeret mellom kommunane, som kostnader til skyssordning c. varigheita på avtalen d. reglar for å tre ut av og avvikle samarbeidet, og e. anna som etter lov krev avtale. Tredje ledd omhandler andre situasjoner hvor elever kan tas inn på skoler på tvers av skolekretsgrenser eller av andre hensyn: Etter søknad kan eleven takast inn på annan skole enn den eleven soknar til. Ein elev kan i særlege tilfelle flyttast til ein annan skole enn den skolen eleven har rett til å gå på etter første ledd, dersom omsynet til dei andre elevane tilseier det. Grunnen til at ein elev kan flyttast, kan til dømes vere at eleven mobbar ein eller fleire medelevar. Før det blir gjort vedtak om å flytte ein elev, skal ein ha prøvd andre tiltak. Når det er nødvendig, kan eleven flyttast til ein skole utanfor kommunen, men ikkje slik at eleven må flytte ut av heimen eller at skoleskyssen blir uforsvarleg lang.

52 4. Vurdering Selv om oversiktskartet fra 2011 angir skolekretsgrensene, slik de har vært praktisert i årtier, går det ikke fram av dette at det har vært praktisert flytende skolekretsgrense i Bjelland/Kylland-området. Det går heller ikke fram at elever fra Steinsland, Klepp og Dale har gått på Samkom skole. Oversiktskartet bør derfor oppdateres i sammenheng med at ny Forskrift om skolekretsgrenser i Birkenes kommune vedtas i Endringer i arbeids- og bosettingsmønster kan over tid også ha medført endringer i hvor innbyggere i ulike områder orienterer seg, hvor de oppsøker ulike tjenester, hva de opplever som sitt nærområde, og hva som oppleves som nærskolen. Dette bør hensyntas ved vurdering av justering av skolekretsgrenser og fastsetting av ny forskrift for skolekretsgrenser. Det er ikke nødvendigvis samsvar mellom hva som er nært i geografisk avstand og hva som oppleves nært, spesielt ikke når man snakker om opplevd tilhørighet eller tilknytning. Kommunen kan velge å hensynta slike vurderinger ved fastsetting av forskrift for skolekretsgrenser. Skolekretsgrensene styrer hvor elever skal begynne på skolen. Dermed kan reguleringen av dette ha konsekvenser for framtidig bosetting og utvikling av nærområdene i kommunen. Dette er også et perspektiv som må ivaretas i utarbeidelsen av en forskrift. 5. Videreføring, utvikling og endring av praksis Ved innføringen av Forskrift om skolekretsgrenser i Birkenes kommune er det eksisterende praksis, med de gjeldende skolekretsgrensene som er utgangspunktet. Her blir altså praksisen lagt fast og videreført. Samtidig vil en skriftliggjøring av praksisen bidra til å sikre rask, forutsigbar og likeverdig behandling. Forskriften tar høyde for teknologisk utvikling og nye kommunikasjonsformer, f.eks. ved at registrering av nye elever skjer elektronisk via kommunens hjemmeside. Dette er en effektivisering som fjerner ledd med papirbasert saksbehandling fra saksgangen. Dette vil samtidig være en endring av praksis, ved at registrering via internett erstatter innskrivingsprosessen, hvor foreldre og foresatte foretok en manuell innskriving av elevene ved personlig frammøte. Selv om denne delen av prosessen faller bort, vil kommende førsteklassinger fortsatt bli invitert til førskoledag. Foreldre og foresatte kan selvsagt også besøke skolen, om en skulle ha behov for det. Innføringen av praksis med at det skal fattes vedtak for alle elever det året eleven fyller 6 år og at dette som hovedregel sendes ut i januar det året eleven skal begynne på skolen vil være en endring av praksis, men samtidig synliggjøre retten elevene har til å gå på skole.

53 6. Forskrift om skolekretsgrenser i Birkenes kommune - forslag Fastsatt av kommunestyret xx.xx.xxxx, med hjemmel i lov av nr. 61 om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa, 8-1. Kapittel 1 Formål, virkeområde og ansvar 1-1 Formål Forskriften angir hvilke områder i kommunen som sokner til de ulike skolene, også definert som skolekretser. Når det fattes vedtak om skoleplass tas det alltid utgangspunkt i den adressen eleven står oppført med i Folkeregisteret. Forskriften har til hensikt å sørge for faste kretsgrenser som bidrar til forutsigbare oppvekst- og læringsmiljøer. Dette igjen skal medvirke til å skape trygghet og gode nettverk for både elever og foreldre. Forskriften skal bidra til rask, forutsigbar og likeverdig behandling av søknad, vedtak og klager på tildeling av skoleplass. Informasjon, tidsfrister og nødvendige skjemaer skal ligge tilgjengelig på kommunens hjemmesider. 1-2 Virkeområde Forskriften omfatter alle barn, bosatt i Birkenes kommune som har rett og plikt til grunnskoleopplæring etter opplæringsloven Ansvar 1) Rådmannen har overordnet ansvar for å ivareta denne forskriften. 2) Rektorene har ansvar for opptak av elever med bostedsadresse innen egen skolekrets, slik den er definert i denne forskriften. 3) Tjenestesjef for barnehage og skole fatter vedtak i søknader om å gå på skole utenfor opprinnelig skolekrets, og i alle klager på bakgrunn av denne forskriften. 1-4 Hovedprinsipp I Opplæringsloven 8-1 står det at: Grunnskoleelevane har rett til å gå på den skolen som ligg nærast eller ved den skolen i nærmiljøet som dei soknar til. Kommunen kan gi forskrifter om kva for skole dei ulike områda i kommunen soknar til. Kravet i 38 første leddet bokstav c i forvaltningslova om kunngjering i Norsk Lovtidend gjeld ikkje. Etter søknad kan eleven takast inn på annan skole enn den eleven soknar til. Ein elev kan i særlege tilfelle flyttast til ein annan skole enn den skolen eleven har rett til å gå på etter første ledd, dersom omsynet til dei andre elevane tilseier det. Grunnen til at ein elev kan flyttast, kan til dømes vere at eleven mobbar ein eller fleire medelevar. Før det blir gjort vedtak om å flytte ein elev, skal ein ha prøvd

54 andre tiltak. Når det er nødvendig, kan eleven flyttast til ein skole utanfor kommunen, men ikkje slik at eleven må flytte ut av heimen eller at skoleskyssen blir uforsvarleg lang. 1-5 Andre aktuelle bestemmelser I tillegg vil følgende paragrafer i Opplæringsloven kunne ha innvirkning på hvilken skole en elev skal gå på: a) 2-1 Rett og plikt til grunnskoleopplæring b) 9a-1 Generelle krav c) 9a-2 Det fysiske miljøet d) 9a-3 Det psykososiale miljøet e) 15-1 Bruk av forvaltningslova f) 15-2 Særlege reglar om klageinstans Kapittel 2 Skolekretsgrensene 2-1 Skolekretser for barnetrinnet Birkenes kommune har tre skoler med barnetrinn; Birkeland, Herefoss og Engesland skoler. Alle bostedsadresser i kommunen sokner til en gitt skolekrets i henhold til kart over skolekretsgrenser fra Skolekretser for ungdomstrinnet 1) Birkenes kommune har to skoler med ungdomstrinn; Valstrand og Engesland skoler. a) Elever som er bosatt i skolekretsene for barnetrinnet på Herefoss og Birkeland skoler, sokner til ungdomstrinnet på Valstrand skole. b) Elever som er bosatt i skolekretsen for barnetrinnet på Engesland skole, sokner til ungdomstrinnet på Engesland skole. 2-3 Avtale med Vennesla kommune om elever på Samkom skole Elever som bor på Steinsland, Klepp og Dale har gått på Samkom skole i Vennesla. Dette har vært en langvarig praksis og kommunestyret vedtok at: «Dagens skoleordning for elever fra Steinsland, Klepp og Dale videreføres. Begrunnelsen er en tilhørighet som har vært praksis i flere tiår.» 2-4 Vedlikehold av lokal forskrift om skolekretsgrenser Rådmannen har ansvar for å foreta nødvendige og regelmessige beregninger av forventet elevtall, både kortsiktig og langsiktig gjennom fremskrevne prognoser, slik at eventuelle kretsgrensejusteringer kan foretas så skånsomt som mulig. Kapittel 3 Vedtak om skoleplass 3-1 Adresse i folkeregisteret

55 Alle elever får første gangs vedtak om skoleplass ved barne- og ungdomsskole ut fra den adressen barnet står registret med i folkeregisteret. 3-2 Vedtak om skoleplass for kommende førsteklassinger 1) Skolestartere får tilsendt enkeltvedtak om skoleplass etter opplæringsloven 8-1, første ledd, med henvisning til registreringsskjema for skolestartere på kommunens hjemmeside. Vedtak fattes og sendes ut fra den skolen som er elevens nærskole etter denne forskrift. 2) Som hovedregel skal det fattes vedtak for alle elever det året eleven fyller 6 år. Første gangs vedtak sendes som hovedregel ut i januar det året eleven skal begynne på skolen. 3) Skolene fatter fortløpende nye vedtak ettersom elever flytter inn i skolekretsen. 3-3 Vedtak om skoleplass for tilflyttende elever 1) Tilflyttende elever får tilsendt enkeltvedtak om skoleplass etter opplæringsloven 8-1, første ledd, med henvisning til registreringsskjema for skolestartere på kommunens hjemmeside, etter mottatt flyttemelding. 2) Vedtaket fattes og sendes ut fra den skolen som eleven sogner til etter denne forskrift. 3-4 Vedtak om skoleplass utenfor skolekretsen 1) Tjenestesjef for barnehage og skole fatter vedtak om skoleplass utenfor skolekretsen etter søknad. For at en slik søknad skal innvilges skal det foreligge særlige hensyn. Elever kan få innvilget søknad om skoleplass utenfor skolekretsen når dette kan begrunnes med at eleven har særskilte behov av sosial eller helsemessig karakter. Det skal utøves en restriktiv praksis ved vedtak om skoleplass utenfor skolekretsen. 3-5 Bytte av skole som følge av adresseendring 1) I tilfeller der flytting internt i kommunen medfører at eleven blir tilhørende en annen skolekrets, plikter foresatte umiddelbart å gi skolen beskjed. 2) Når en elev melder flytting ut av skolekretsen, skal tidligere skole varsle skolen som blir ny skole etter denne forskrift. Ny skole skal fatte nytt vedtak om skoleplass. 3) Nytt vedtak kan påklages eller det kan søkes om skolegang ved tidligere skole eller annen skole ut fra særlige forhold. Tjenestesjef for barnehage og skole behandler eventuelle klager eller søknader. Ingen elever kan begynne ved ny skole før vedtak er fattet og foresatte har samtykket i at de godtar vedtaket eller klagefristen har utgått. Dersom foresatte påklager et eventuelt vedtak, eller søker om skolegang ved annen skole, fortsetter eleven på tidligere skole til saken er sluttbehandlet. 3-6 Utsettelse eller fremskynding av skolebytte som følge av adresseendring 1) Det åpnes for at eleven kan søke om å utsette skolebytte til innværende skoleår er fullført. Vedtak om utsatt skolebytte fattes av tjenestesjef for barnehage og skole i samråd med berørte skoler. Et slikt vedtak opphever ikke vedtak om tilhørighet i ny skolekrets, men utsetter iverksettingen av vedtaket.

56 2) Dersom det er ønskelig at elever begynner på ny skole før eleven faktisk har flyttet, er dette å anse som søknad om skolegang ved annen skole. Tjenestesjef for barnehage og skole behandler slike søknader, jf Bortfall av retten til gratis skoleskyss Dersom eleven går på skole i en annen skolekrets enn den eleven er folkeregistrert i etter ønske fra eleven/foresatte, faller retten til gratis skoleskyss bort. Kapittel 4 Vedtak om skolebytte etter Oppl 8-1, fjerde ledd eller 9a 4-1 Vedtak om skolebytte som tiltak etter opplæringsloven 8-1 fjerde ledd 1) Dersom det er nødvendig at en elev bytter skole for å ivareta andre elevers rettigheter etter opplæringsloven 9a-1, fattes vedtak om dette av tjenestesjef for barnehage og skole med hjemmel i opplæringsloven 8-1, fjerde ledd. 2) Vedtaket skal fattes i tråd med reglene om enkeltvedtak i forvaltningsloven. I vedtaket skal det opplyses om den enkelte skoles forutgående arbeid. 4-2 Vedtak om skolebytte som tiltak etter opplæringsloven kapittel 9a 1) Dersom det er nødvendig at en elev bytter skole for å få oppfylt sin rett til et godt fysisk og psykososialt miljø i henhold til opplæringsloven 9a-1, fattes vedtak om skolebytte etter opplæringsloven 9-3a av tjenestesjef for barnehage og skole. 2) Vedtaket skal fattes i tråd med reglene om enkeltvedtak i forvaltningsloven. I vedtaket skal det opplyses om den enkelte skoles foregående arbeid. Kapittel 5 Klagebehandling 5-1 Klagebehandling Alle enkeltvedtak om skoleplass og avslag på søknader om skolegang ved annen skole kan påklages etter forvaltningslovens bestemmelser om klage på enkeltvedtak, jf. opplæringsloven Klagefristen er tre uker etter mottatt vedtak Kapittel 6 Ikrafttredelse 6-1 Bestemmelse om ikrafttredelse Denne forskriften er gjeldende fra Dette innebærer at 3-2 Vedtak om skoleplass for kommende førsteklassinger vil gjelde allerede fra

57 7. Alternative forslag til skolekretsgrenser Merknad Det er begrensninger i hvilke data som er tilgjengelig om antall innbyggere og aldersmessig fordeling. Dette har å gjøre med at det i tilgjengelige data fra Folkeregisteret ikke er mulig å søke på geografiske områder uten å bruke adresser. Det er ikke alle innbyggere som har gateadresser, samtidig som eldre gårds- og stedsnavn ikke alltid er registret som adresser i folkeregisteret. Beregningene er derfor basert på det som kan søkes opp i helsestasjonens fagsystem og i skolenes elevlister. Alternativt forslag 1: Bjelland/Kylland-Senumstad Alternativt forslag 1a Skolekretsgrensen som ligger mellom Bjelland og Kylland flyttes slik at Engesland skolekrets utvides til og med Senumstad. Da blir Tovdalselva nytt skille. Alternativt forslag 1b Skolekretsgrensen som ligger mellom Bjelland og Kylland flyttes slik at Engesland skolekrets utvides til og med Væting og Heimdal. Konsekvenser Det er 12 barn i grunnskolealder med folkeregistrert adresse i det aktuelle området, som i dag går på Birkeland skole. I tillegg er det fem barn som er under grunnskolealder. Elever i dette området vil øke elevtallsgrunnlaget på Engesland skole. Samtidig vil det bidra til noe mindre trykk på Birkeland skole. Effekten vil gi noe utslag på elevtettheten på Engesland skole og bidra til et større elevmiljø. På Birkeland skole og Valstrand skole vil endringen ha liten forholdsmessig effekt på kapasiteten på skolene. Ved avkjørselen til Væting er man omtrent midt mellom Birkeland og Engesland skoler. Det betyr at nærskolen i geografisk avstand for alle elever nedenfor dette området er Birkeland skole og for elevene på Væting og Heimdal kan det Engesland skole, litt avhengig av hvor langt inn på denne veien en bor. For skoleskyssen vil bussen som går til Engesland skole i alternativ 1a kunne starte på Senumstad og ta med alle elevene på veien til Engesland skole. Det vil bli behov for en buss mindre, da ruten som går fra dette området til Birkeland kan bli overflødig. Med alternativ 1b vil bussen til Engesland starte ved avkjørsel til Væting. Elevene på Senumstad ville da kunne bli plukket opp av bussen fra Herefoss, ved Senumstadbrua.

58 Denne endringen vil bidra positivt til elevtallsgrunnlaget for Engesland skole. Det vil gi lite utslag i forhold til skysskostnader med dagens system for beregning av skysstakster, som er soneinndelt. Innbyggerne i det aktuelle området vil i stor grad kunne ha opplevelse av tilknytning til kommunesenteret på Birkeland, noe som kan tale for å ikke flytte kretsgrensen. Dette medfører ikke med nødvendighet at alle innbyggere opplever det slik eller at en tilknytning til Engesland skolekrets og kommunesenteret på Engesland ikke kunne være et alternativ for samfunnsutviklingen framover. Alternativt forslag 2: Røli-Joreid Alternativt forslag 2 Skolekretsgrensen som skiller Engesland og Birkeland skolekretser flyttes slik at grendene Røli og Joreid blir inkludert i Birkeland skolekrets. Konsekvenser Det er et barn i grunnskolealder med folkeregistrert adresse i det aktuelle området, som i dag går på Engesland skole. I tillegg er det fire barn som er under grunnskolealder. Denne endringen vil medføre en liten forholdsmessig effekt på Birkeland og Valstrand skolers kapasitet. For Engesland skole vil det medføre en noe større forholdsmessig effekt på elevtallet, siden få elever utgjør en større prosentmessig andel. Skoleskyssen til Birkeland går i dag fra området ved Sirekilen til Birkeland. Endringen vil medføre at bussen ville startet noe lenger nord langs Oggevatn. Denne endringen vil medføre en svak reduksjon i elevtallsgrunnlaget for Engesland skole på sikt. Det vil gi lite utslag i forhold til skysskostnader med dagens system for beregning av skysstakster, som er soneinndelt. På sørsiden av Buli er man omtrent midt mellom Birkeland og Engesland skoler. Det betyr at nærskolen i geografisk avstand for alle elever nord for dette området, inklusiv grendene Røli og Joreid, er Engesland skole. Ved å flytte grensen som beskrevet i forslaget, vil en avvike fra avstandsberegningen, noe man kan velge å gjøre ved å prioritere tilknytning sterkere. Innbyggerne i det aktuelle området kan ha tilknytning til Engesland, som tradisjonelt har vært skolen en har soknet til. Siden området avstandsmessig ligger nært den midten

59 mellom Engesland og Birkeland skole, kan det også være at innbyggere har tilknytning til Birkeland, f.eks. hvis en har sitt daglige arbeidssted der. Skal slik tilknytning vektlegges, kan det også være at innbyggerne i dette området orienterer seg ut av kommunen, mot Vennesla, som også er omtrent like nært som både Engesland og Birkeland. Dette kan derfor tale for at en kan velge å opprettholde dagens kretsgrense, som tar utgangspunkt i geografisk avstand.

60 Fra: Morten Rødli Sendt: 2. oktober :40 Til: Postmottak Birkenes kommune Emne: Høringssvar ang foreskrift om skolekretsgrenser i Birkenes kommune Vi har lest gjennom høring - "Forskrift om skolekretsgrenser i Birkenes kommune". Særlig "Alternativt forslag 2: Røli-Joreid." Vi ønsker med denne mailen å legge frem våre kommentarer og utfordringer i forhold til de nåværende skolegrensene. Vi bor i området Røli, som går inn under forslaget til endring av skolekretsgrensen. Vi er en familie på 2 voksne og 2 barn under skolealder. Far jobber dagtid på Birkeland og mor jobber turnus i Kristiansand. Siden far jobber dagtid på Birkeland er det både naturlig, og eneste mulighet for oss å ha barnehageplass der. Det ville ikke vært mulig å få levert barna før man starter på jobb dersom man skulle hatt barnehageplass på Engesland. Det ville i tillegg blitt svært lange dager for barna. I denne forbindelse har vi et sterkt ønske om å få skoleplass på Birkeland når første barnet skal begynne på skolen (høsten 2018). Dette siden både barn og voksne har etablert gode forbindelser til Birkeland, og ingen til Engesland. Dersom vi får skoleplass på Engesland, blir vi fullstendig avhengige av SFO. Barna har besteforeldre som bor på Røli, men vi kan ikke belage oss på at de har mulighet til å ta imot barna etter skolen hver dag mor jobber dag- eller kveldsvakt. Dette er en stor utfordring både med tanke på henting av barn før 16.30, men også med tanke på økonomi. Eksempel på problemstilling ved SFO Engesland når mor jobber kveldsvakt; Siden far jobber dagtid på Birkeland, må han levere yngste barnet i barnehagen før han begynner jobb. Leveres barnet klokken (når barnehagen åpner), er han tidligst på jobb Han må dermed jobbe til 15.20, hente barnet i barnehagen (15.40), kjøre til Engesland for å hente eldste barnet på SFO ca Vinterstid blir det enda vanskeligere, med evt. forsinkelser pga. kjøreforhold. Vi vil ikke være hjemme før klokken er 16.50, tidligst. Da skal man lage middag, gjøre lekser og aller helst prøve å få til litt kvalitetstid med barna før leggetid. I tillegg til at det blir fryktelig mye unødvendig kjøring (7 mil) i forhold til å ha barna på skole på Birkeland (3,6 mil). Får vi plass på Birkeland tror vi at vi kan klare oss uten SFO. Da kan enten bestemor (som bor på Birkeland) hente på skolen, eller besteforeldre ta imot fra skolebussen på Røli. Dette vil føre til en enklere hverdag for foreldre og ikke minst barna. Når vi jobber som vi gjør, er vi avhengige av enten SFO eller hjelp fra besteforeldre. Et av de nærmeste nabobarna har nettopp begynt på Birkeland skole (av andre grunner), og vi synes det da er dumt om våre barn skal måtte reise til en annen skole når det er så få barn i nærområdet. I tillegg så ser vi at både skolebussen fra Birkeland og Engesland snur ved vår

61 innkjørsel enkelte dager. Man skulle ikke tro det da ville bli særlige ekstra transportkostnader dersom våre barn skulle begynne på Birkeland. Vi bor ca. midt i mellom Birkeland og Engesland, men som det står i forskriftene, "Det er ikke nødvendigvis samsvar mellom hva som er nært i geografisk avstand, og hva som oppleves nært, spesielt ikke når man snakker om opplevd tilhørighet eller tilknytning." Vi tror skolegang på Birkeland vil være det beste for barna som allerede har en sosial tilhørighet der. Det er også grunnen til at vi for eksempel har bedt om å få trosopplæringen på Birkeland i stedet for Engesland. De går i barnehage, og er også med i andre aktiviteter der. Det er viktig at man ser på barnas behov, og ikke bare grenser og tall. Vi håper dere vil sette dere litt inn i vår situasjon, og vurdere flytting av nåværende skolegrense. mvh Hege og Morten Rødli

62 Fra: Sendt: 8. november :58 Til: Postmottak Birkenes kommune Emne: Røli-Joreid Hei Vi bor på Joreid og vil gjerne at vår sønn skal gå på Engesland skole. Som nevnt i dokumentet vil det ikke være noe særlig positivt i å flytte skolekretsen så Joreid/Røli blir innlemmet i Birkeland skolekrets. Det blir heller negativt, med tanke på den allerede pressede situasjonen på Valstrand. Vi har tilknytning til Engesland med både vår sønns venner og våre og vi har ingen tilknytning til Birkeland. Håper dere legger mest vekt på oss som bor i kommunen i denne saken. Mvh Fredrik Berentsen Installatør Installer Leica Geosystems AS Fredrik.berentsen@leica-geosystems.no

63 Fra: ANDREAS Sendt: 11. november :52 Til: Postmottak Birkenes kommune Emne: Forskrift om skolekretser i Birkenes kommune - Høringsvar Vedlegg: Høringssvar til forslag om endrete skolekretser i Birkenes.docx Høringssvar til forslag om endrete skolekretser i Birkenes For det første er det svært kritikkverdig at høringen ikke ble kommunisert tidligere og at fristen ble satt til 15. november, 5 (fem!) dager etter at foreldrene ble informert om at høringen er lagt ut. Det er ganske åpenbart at målet med å endre kretsene er å øke elevgrunnlaget for Engesland skole. Selv om økt elevtall ved Engesland skole i seg selv er positiv, så skal denne veksten komme fra økt bosetting til Engesland og ikke ved å tvangsflytte enkeltelever fra Birkeland skole til Engesland skole som ville for enkelte resultere i en betydelig lengre skolevei. Om enkeltelever foreslås flyttet til Engesland så skal denne flyttingen basere seg på frivillighet som innebærer at barna ikke mister retten til gratis skoleskyss om foreldrene velger at barna fortsetter på samme skole som før. Konsekvensen av forslaget kan også være at det blir noen færre elever på enkelttrinn ved Birkeland skole og administrasjon kan dermed være fristet, av økonomiske grunner, til å redusere antall klasser ved enkelte trinn selv om dette vil føre til svært store klasser som er på grensen til det forsvarlige. Siden det foreslås at endringene trer i kraft august 2017 så er det fare for at administrasjonen allerede fra neste skoleår velger å bryte opp eksisterende klasser som da blandes sammen til færre og uforsvarlg store klasser per trinnet, med betydelige negative konsekvenser for det psykososiale skole- og klassemiljømiljø. Undertegnende krever at eksisterende klasseoppsett ikke endres når endringene i skolekretsene trer i kraft. Andreas Förster

64 XX oktober 2016 Lasse Grødum, Skyllingsheia Kristiansand Kommunestyret i Birkenes PB Birkeland Forslag til endring av forskrift om skolekretsgrenser i Birkenes kommune. Viser til tidligere kontakt med Marianne Moen Knutsen angående forskrift om skolekretsgrenser. Vi har blitt anbefalt å fremme dette som egen sak ettersom det vil kreve en endring av gjeldende forskrift. Problemstilling: Det er en del kjøpere og potensielle kjøpere av tomter på Grødum Boligfelt som har tilhørighet til Kristiansand-siden og derfor ønsker muligheten til å søke barnene inn på Ve skole/barnehage. Tidligere tilbakemeldinger fra Birkenes har vært at dette må søkes om individuelt. Forså vidt en grei løsning dersom det er klare retningslinjer for hva som gjør at en søknad kan innvilges. Vi har dessverre ved flere anledninger mistet salg ettersom mulige nye kjøpere tror barna kan bli tvunget til å måtte gå på skole i Birkenes. Det lar seg ikke gjøre med nåværende praksis å få visshet om at barna kan gå på skole på Ve/ Tveit i den retning foreldrene reiser for å komme på jobb. Ingen har anledning til først å kjøpe tomt/ hus for deretter eventuelt å få avslag vedrørende en for dem praktisk skoleordning. NB!!!! Det er ikke uttrykt noe negativt om skolen i Birkenes! Dette gjelder for familier som har jobbmessig tilknytning til Kristiansand og/eller pendler den veien, og av den grunn ønsker barnene på skole der. At tilflytting til Birkenes hindres av en slik ting er jo leit, spesielt når kommunen for tiden har vanskelig økonomi.

65 Så vårt spørsmål er: Kan vi finne en mer strukturert måte å løse dette på - med klarere retningslinjer? Slik at vi har en rutine hvor en potensiell ny beboer kan kontakte kommunen og få klarhet i spørsmålet om hvor de kan gå på skole før de kjøper hus og eller tomt? Det gir bedre trygghet for nye beboere. Dette vil være til svært stor hjelp for oss, og jeg håper og tror det vil kunne hjelpe Birkenes med å få noen nye beboere. Vi vet at flere har valgt bort å bosette seg i området, og heller valgt hus på andre siden av kommunegrensen nettopp på grunn av dette. Forslag til vedtak/endring: Vi foreslår at dagens praksis hvor barn innenfor skolekretsene meldes inn lokalt opprettholdes. Dette er i tråd med førende regelverk vedrørende rett til skoleplass. Vi foreslår følgende endring av paragraf 3.4 Vedtak om skolebytte utenfor skolekretsen: Tjenestesjef for barnehage og skole fatter vedtak om skoleplass utenfor skolekretsen etter søknad. For at en slik søknad skal kunne godkjennes må følgende hensyn ligge til grunn: Særskilte behov av sosiale eller helsemessig karakter Naturlig tilhørighet til annen skole Uforholdsmessig lang reisevei til skoler i kretsen. Kommunen skal behandle søknad så snart som mulig. For tilflyttere til Birkenes kan søknad sendes før flytting er realisert. Normal saksbehandling er en måned jf. Forvaltningsloven. Avsluttende kommentar: Vi har i dag nok en kjøper som har klart ønske om å flytte til Birkenes Kommune/Grødum boligfelt. Begge foreldrene jobber i Kristiansand og ønsker selv å kjøre barna til/fra skole og SFO Bakgrunnsstoff: Reisevei fra Grødum boligfelt til Ve Skole er 9 km mens den til Birkenes Skole er 11 km Kristiansand kommune er kontaktet og er åpne for å motta elever fra Grødum, gitt at Birkenes kommune akseptere dette. Birkenes Skole har ikke skolebuss til/fra SFO. Det medfører at foreldre som er avhengige av dette vil kunne måtte kjøre hele 44 km ekstra hver eneste dag.

66 Fra: Geir Stave Sendt: 14. november :53 Til: Postmottak Birkenes kommune Kopi: Øyvind Mellem Emne: VS: høring Jeg videresender vedlagte uttalelse fra Engesland skole. Med vennlig hilsen Geir Stave Rektor Engesland skole Pb BIRKELAND Tel: Fra: Kirsti Olga Fredriksen Sendt: 8. november :32 Til: Geir Stave Emne: høring Hei Vi presenterte våre synspunkter på klubbmøtet onsdag Vi har 3 punkter vi har kommentarer til: Kap.6 ikrafttredelse: Vi reagerer på at forskriftet skal være gjeldene fra Vi foreslår at tiltaket tidligst trer i kraft om 3 år, slik at innbyggerne får tid til å omstille seg. Punkt 7. alternativ forslag til skolekretsgrenser: - Alternativ 1- Bjelland/Kylland- Senumstad: vi går for forslag nr.1a. Dette forslaget betyr at vi får flere elever, noe som er positivt for elever, ansatte og bygden. I tillegg vil det frigjøre noen plasser på Birkeland. - Alternativ 2- Røli-Joreid: vi er imot forslag 2. For å øke elevtallet på Engesland og senke tallet på Birkeland, mener vi at det skal være slik det er nå. For klubben på Engesland: Anita Sivertsen og Kirsti Olga Fredriksen

67 Birkenes Kommune Fagutvikler Utdanning Øyvind Mellem Fau Engesland skole Iveland Høringsuttalelse skolekretser Fau Engesland diskuterte dette på et møte tirsdag , angående nye grenser for skolekretsene. Vi mener for å beholde og øke elevantallet på Engesland Skole er det bra med så store kretser som mulig. Dette må jo også være bra for å avlaste andre skole i kommunen. Det som er viktig å få med er at for de hjemmene dette berører, så må de ikke føle at det er deres ansvar å «sponse» Engesland med elever. Det bør være mulig å se på dette i sammen med de det gjelder og at deres mening om tilhørighet må vektlegges sterkt. Mvh Jostein Haraldseid, sekretær Fau

68 Fra: Kjellfrid Tveit Sendt: 15. november :55 Til: Postmottak Birkenes kommune Emne: Høringssvar "Forskrift om skolekretsgrenser i Birkenes kommune. Høringssvar fra Engesland barnehage. Vi ønsker videst mulig skolekrets rundt Engesland skole. Dette vil kunne opprettholde grunnlaget for skolens videre drift. Vi tror det vil gi positiv ringvirkning for bygdesamfunnet samtidig som det vil styrke Engesland barnehage. Med vennlig hilsen Kjellfrid Tveit Styrer Engesland barnehage Birkenes kommune Pb BIRKELAND Tel: Mobil

69 Fra: Trude Karlsen Sendt: 11. november :13 Til: Anders Christiansen; Anne Kari Birkeland; Brit Kalnæs; Hilde Høygilt; Postmottak Birkenes kommune; Øyvind Mellem Emne: Høringsuttalelser i forbindelse med høring om skolekretsgrenser i Birkenes kommune Vedlegg: skolekretsgrenser 001.jpg; skolekretsgrenser 002.jpg; skolekretsgrenser 003.jpg Sende over innspill til høring om skolekretsgrenser i Birkenes kommune. Mvh Trude Karlsen Kylland G??rd 4760 Birkeland / trudekar@hotmail.com

70

71

72

73 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 052/16 Formannskapet PS Kommunestyret PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Steinar Nørstebø K1-151, K /3229 Overføring av IT investeringsmidler fra 2016 til 2017 Administrasjonens forslag til vedtak: Inntil kr 1,0 mill. av investeringsbudsjettet til IT overføres fra 2016 til Bakgrunn Birkenes kommune har inneværende år budsjettmidler til innkjøp av datamaskiner for rullering/utskifting tilsvarende kr 1,25 mill. Av forskjellige grunner, ikke minst innkjøpsstoppen første halvår, er ikke mer enn ca 40 pc er (36 i skolen) byttet ut til nå. Knutepunkt Sørlandet og innkjøpstjenesten er nå i en fase med ny anbudskonkurranse om leveranse av datamaskiner til de syv medlemskommunene for de neste 2-4 årene. Det er grunn til å tro at når ny avtale er fremforhandlet tidlig i 2017, vil prisene være lavere enn de som gjelder i dag. Når det nå bare er én drøy måned igjen av dette året, vil det være økonomisk lønnsomt å vente til ny avtale er signert med innkjøp av restererende datamaskiner som var planlagt i Berørte parter som nå står for større utskiftinger, primært innen skoleområdet, er informert om at det kan komme en utsettelse av den planlagte utskiftingen fra 2016 til tidlig 2017.

74 Vurdering Med tanke på gevinsten som kan oppnås ved å utsette innkjøpet av datamaskiner én til to måneder, vurderer administrasjonen det som viktigere at vi får mer moderne maskiner til en presumptivt lavere pris enn å gå til hasteinnkjøp nå for å møte intensjonene i rulleringsplanen og investeringsrammen for 2016.

75 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 012/16 Administrasjonsutvalget PS Fellesråd for eldre og mennesker med nedsatt PS funksjonsevne 053/16 Formannskapet PS /16 Tjenesteutvalget PS Kommunestyret PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Dagfrid Aasen K1-030, K /3693 Delegasjonsreglement politisk nivå og organisasjonsstrategien Administrasjonens forslag til vedtak: 1. Delegasjonsreglement vedtas 2. Organisasjonsstrategien stadfestes 0T Organisasjonsstrategi Delegasjonsreglement politisk nivå Link til andre dokumenter Saksopplysninger: Delegasjonsreglement I kommunestyret ble det fattet vedtak om å nedsette en arbeidsgruppe på totalt seks personer; tre politiske representanter og tre fra administrasjon. Disse fikk i oppdrag å revidere det politiske delegasjonsreglementet som ble lagt fram til politisk behandling sammen med organsiasjonstrategien. Delgasjonsreglementet ble i forkant grundig gjennomarbeidet og diskutert

76 før behandling. En elektronisk versjon av Delegasjonsreglementet finnes nå på kommunens nettside. Gjeldende delegasjonsreglement for Birkenes kommune ble vedtatt av kommunestyret i sak 13/3693 uten endringer. Delegasjonsreglementet skal i følge kommuneloven 38.2 vedtas innen året etter at kommunestyre og fylkesstyre blir konsituert og er derfor meldt opp til politisk behandling. Arbeidsgruppe med sammensetning som ovenfor har hatt en gjennomgang av delegasjonsreglementet. Delegasjonsreglemetet legges frem til politisk behandling med følgende justering: Råd for funksjonshemmede og Eldrerådet er slått sammen til et utvalg kalt Fellesrådet. Organisasjonsstrategien er ikke revidert. Etter at den ble vedtatt politisk , er den supplert med kommunens visjon. Videre er den konkretisert basert på hvordan verdiene ekte, sprek og dyktig skal vise seg i ansattes praksis, og med målene i kommuneplanens samfunnsdel. Bakgrunn Delegasjonsreglement Det har vært et klart mål at man skal ha et delegasjonsreglement som kan være et godt og effektivt styringsverktøy i det daglige, og som samtidig bidrar til åpne for demokratiske prosesser. Det betyr at et delegasjonsreglement skal være enkelt å finne fram i, både for politikere og ansatte, men også for innbyggere og næringsliv i kommunen. Når man har et klart og godt delegasjonsreglement som ligger åpent, vil det være med til å gi det innsynet den enkelte ønsker og trenger for å skaffe seg kunnskap om hvor de enkelte sakene avgjøres i en kommune. Dette kan være med å bygge opp tilliten mellom innbyggerne, næringslivet og de som er valgt/ansatt til å forvalte samfunnets fellesoppgaver i kommunen. Det kan igjen være med på å fortsette å bygge et godt omdømme. Et godt omdømme bygges innenfra. For at reglementet skal fungere etter sin hensikt, er det av helt avgjørende betydning at det er tillit mellom politikere og administrasjonen. Det har også vært et viktig prinsipp at man skulle utarbeide et reglement som er enkelt å vedlikeholde/ ajourføre framover, slik at man effektivt kan justere reglementet i tråd med gjeldende vedtak og lovverk. Til grunn for dette delegasjonsreglementet ligger et prinsipp om utstrakt bruk av delegasjon. Målet med dette prinsippet er at avgjørelsen skal tas nærmest brukere/ innbyggere, og av personer med solid faglig kompetanse. Det fordrer at kommunestyret og det administrative nivå hele tiden, på alle nivåer, arbeider systematisk med kompetanseutvikling. Det er helt nødvendig at man sikrer at man har kompetanse til å utføre de oppgavene som er gitt kommunen gjennom stortingsvedtak og lovverk. Kommunen har i sin organisasjonsstrategi et mål om å gjøre riktige vedtak, og utføre jobben rett første gang. Det krever målrettet arbeid med å ha rett fagkompetanse.

77 Delegasjonsreglementet er delt inn i 3 deler: Del A: Mål og overordnede prinsipper vedtas av kommunestyret Del B: Politisk nivå, samt delegering fra politisk nivå til rådmann vedtas av kommunestyret Del C: Administrativt nivå videre delegering fra rådmann vedtas i administrasjonsutvalg Del A Del A inneholder formålet med delegasjonsreglementet og de grunnleggende prinsippene for delegering og gir retningslinjer for hvordan myndighet delegeres, samt bruk av delegert myndighet. Et reglement skal også inneholde tiltak for rettssikkerhet, kontroll og tilbakemelding. Et godt og oversiktlig reglement kan være med på å bygge tillit fra innbyggerne til politisk og administrativt nivå gjennom et åpent og klart reglement. Det kan også være med på å legge til rette for gode og forutsigbare vedtaksprosesser, gjennom tydelige skillelinjer mellom politisk og administrativt ansvar og myndighet. Det er bare kommunestyret som kan delegere til rådmannen, og bare rådmannen som kan delegere videre internt i administrasjonen. Dette sikrer mulighet til å ha oversikt over hvilket nivå som til en hver tid har delegert myndighet. Del B I del B er det en oversikt over lovpålagte, folkevalgte organer i kommunen som kommunen må ha. Ut over disse lovpålagte utvalg/folkevalgte organene, kan kommunestyret selv velge å opprette faste utvalg og komiteer og bestemme hvilke oppgaver som skal legges til disse. I tillegg er delegeringen fra kommunestyret til rådmannen en del av del B. Kommunelovens 23 slår fast at administrasjonssjefen/rådmannen er den øverste leder for den samlede kommunale administrasjon, med de unntak som følger av lov, og innenfor de rammer kommunestyret fastsetter. Den sier også noe om at kommunestyret kan gi rådmannen myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning, hvis kommunestyret ikke har bestemt noe annet. Dersom det er usikkerhet om saken er prinsipiell, skal avgjørelsen om dette tas av ordføreren og rådmannen. Vi har valgt et elektronisk verktøy som kan ivareta behovet for åpenhet og innsyn for alle, tydelighet på hvem som har myndighet til hva, og at det er forholdsvis enkelt å vedlikeholde. Dette ble publisert på kommunens intranett og nettside i juni Etter at delegasjonsreglementet er vedtatt, vil det gjøres kjent både internt og ekstern slik at både innbyggere, næringsliv og ansatte får en god forståelse av hva delegasjonsreglementet er, hvor det er tilgjengelig, hva det kan brukes til. Denne informasjonen vil bli lagt ut på kommunens nettside og facebookside, og vil da også gjøres

78 tilgjengelig for media. Organisasjonsstrategien KS uttaler følgende om arbeidsgiverpolitikk og ledelse: «De største utfordringene for kommunesektoren framover er evne til nyskaping, og tilgang på og forvaltning av egen arbeidskraft. En strategisk arbeidsgiverpolitikk og tydelig ledelse er nøkler for å lykkes» Organisasjonsstrategien har satt retning for administrasjonens arbeid med å bli enda bedre til ivareta viktige tjenester til innbyggerne, og å styrke evnen til å møte framtidige utfordringer. Organisasjonsstrategien og delegasjonsreglementet har avhengighet til hverandre. I arbeidet med å etablere beste praksis i henhold til organisasjonsstrategien er utøvelse av delegasjon et viktig element.

79 Organisasjonsstrategi Grunnlag for medarbeiderskap og lederskap i Birkenes kommune «Sammen kan vi mer!» 1

80 Innhold Punkt Tekst Side 1 Visjon og mål for Birkenes kommune 3 2 «Sammen kan vi mer!» og veien dit 3 3 Prinsipper for beste praksis i Birkenes kommune 5 4 Roller og ansvar 7 5 Våre verdier 9 6 Utfordringer for organisasjonen 10 7 Hovedmål, delmål og strategier. Satsingsområdene Fra drøm til handling 15 9 Ordliste 15 2

81 1. Visjon og mål for Birkenes kommune Visjonen for Birkenes kommune er «Sammen skaper vi vekstmiljø for alle» Hovedmål i kommuneplanen: 1. Vi fremmer livsglede og mestring gjennom hele livet 2. Barnehagene og skolene fremmer mestring, læring og utvikling for alle 3. Vi har tre levende sentrum og skaper gode vekstvilkår for næringsutvikling Kommuneplanens hovedmål for organisasjonen: - Vi yter tjenester med riktig kvalitet og målrettet ressursbruk Satsingsområder i kommuneplanen: - Kvalitet i barnehage og skole - Folkehelse og tidlig innsats - Nærings- og stedsutvikling Visjonen og målene som politikerne har satt for Birkenes kommune er det oppdraget som ansatte har fått og som vi skal oppfylle gjennom vårt arbeid. Kommuneplanens samfunnsdel inneholder hovedmål og gir retning for organisasjonens arbeid. Alle ansatte skal bidra til en framtidsrettet utvikling av kommunen som organisasjon, tjenesteyter og samfunnsutvikler. 2. «Sammen kan vi mer!» og veien dit I 2013 startet arbeidet med å utvikle en overordnet strategi for Birkenes kommune som organisasjon og som tjenesteyter. Gjennom en prosess med medvirkning fra ledere, tillitsvalgte og andre ansatte, har vi fått et dokument som beskriver hvordan vi som organisasjon ønsker å være og hvordan vi ønsker å bli oppfattet av omverdenen. Dokumentet kan beskrives som en plattform. Plattformen er grunnlaget som medarbeiderne løser sine oppgaver ut fra. Her uttrykkes kommunens visjon, verdier og hva som er beste praksis. Viktige utfordringer, innsatsområder og strategier beskrives. Plattformen gir uttrykk for en felles ambisjon for hele organisasjonen i Birkenes kommune. Godt samarbeid med de tillitsvalgte og med verneombud er avgjørende for at vi skal lykkes med å omsette plattformen til god praksis. 3

82 Betydningen av godt medarbeiderskap er løftet opp på linje med godt lederskap. I en kunnskapsbasert virksomhet som vår skjer verdiskaping og utvikling gjennom samhandling i møte mellom mennesker, ikke gjennom detaljert styring og kontroll. Dette krever en organisasjon som setter ansvar og tillit i fokus og som i større grad enn før evner å styre etter verdier. Sammen kan vi mer! skal uttrykke de handlinger, holdninger og verdier som ansatte praktiserer i det daglige. Plattformen er derfor viktig for både ledere og medarbeidere. Våren 2013 valgte ledere og tillitsvalgte tre satsingsområder for organisasjonen. De er nærmere beskrevet i kapitlet om kommunens mål og strategier. I mai 2014 valgte et representativt utvalg av ansatte organisasjonens verdier: Sprek Ekte Dyktig. I 2015 ble på samme måte satt ord på hvordan verdiene skal komme til uttrykk. Alle medarbeidere skal involveres i arbeidet med å konkretisere innholdet av verdiene. Arbeidet ledes av en verdigruppe. Plattformen er basert på hva som er beste praksis i Birkenes kommune, felles verdier og at vi alle tar ansvar for å løse våre felles utfordringer..mål for organisasjonen må alltid sees i sammenheng med kommunens mål og strategier for tjenestene til innbyggerne. Modellen ovenfor viser denne sammenhengen. Her fremkommer kommunens visjon øverst med organisasjonens tre satsingsområder (delmål) i midten, og med verdiene og beste praksis i Birkenes kommune som en felles grunnmur. Veggene viser at menneskelige ressurser og kommunens mål og strategier må ses i sammenheng for å oppnå beste resultater. 4

83 3. Prinsipper for beste praksis i Birkenes kommune Godt omdømme skapes gjennom å levere gode resultater og å fortelle de gode historiene om hva vi har oppnådd. Omdømme defineres som summen av de egenskaper andre tillegger oss. Alle medarbeidere er omdømmebyggere i praksis gjennom møte med innbyggere. Hver enkelt av oss tar ansvar for å gi alle en god opplevelse. Sammen skaper vi Birkenes kommunes omdømme. Vi er best når: Vi gjør hverandre gode Vi kommuniserer åpent og direkte Vi skaper de gode løsningene sammen Vi lærer av feil og beste praksis Vi gir riktig kvalitet med en gang All tjenesteyting i Birkenes kommune bygger på prinsipper for beste praksis. Prinsippene gjelder for alle som utfører oppdrag på vegne av kommunen uavhengig av rolle, oppgaver og ansvar. Beste praksis bidrar til at Birkenes kommune kan levere tjenester til riktig kvalitet og pris i tråd med vedtatte styringsdokumenter og norsk lov. Oppdraget vårt er å være en kompetent leverandør av tjenester til enhver tid. Et solid omdømme som tjenesteyter bidrar til at Birkenes kommune er en attraktiv arbeidsplass for kompetente ledere og medarbeidere. 5

84 Vi gjør hverandre gode Alle ansatte i Birkenes kommune: Er opptatt av avtalt kvalitet Tar ansvar for helheten Reflekterer over felles praksis og er opptatt av forbedring Spiller hverandre gode og bidrar aktivt til et godt arbeidsmiljø Er lojale overfor gjeldende mål, strategier og retningslinjer Vi kommuniserer åpent og direkte Kulturen i Birkenes kommune er basert på felles holdninger og verdier. Vi kommuniserer tydelig og avklarer forventninger. Våre innbyggere opplever oss som åpne og direkte i all kommunikasjon. Vi snakker med hverandre - og ikke om hverandre. Alle ulike problemstillinger tas opp så tidlig som mulig med den/de det gjelder. Vi skaper de gode løsningene Medarbeidere og ledere har et felles ansvar for å skape gode og effektive tjenester og arbeidsplasser. Ansvaret innebærer at vi tar hensyn til helheten i kommunen, når vi løser våre egne arbeidsoppgaver. Vi har ulike roller og ulikt ansvar og jobber mot det samme målet. Samarbeidet tar utgangspunkt i likeverdighet og tydelige, gjensidige forventninger og forpliktelser. Sammen finner vi de små, daglige og smarte grepene som kan gjøres for stadig å bli bedre og bedre. Vi har felles tro på at det hele tiden er mulig å bli litt bedre. Gjennom daglige forbedringer får vi en bærekraftig utvikling av kommunen, både som samfunn og organisasjon. Vi lærer av feil og beste praksis hos hverandre Vi skaper smarte løsninger sammen, når vi legger til rette for systematisk og felles læring på alle arbeidsplassene. Vi utvikler kompetansen målrettet og deler erfaringer kontinuerlig som et arbeidsfellesskap. Alle tar ansvar for egen læring og personlig effektivitet. Gjennom målrettet evaluering av praksis retter vi opp feil og mangler, samtidig som vi legger til rette for at flest mulig avvik kan unngås i fremtiden. Våre arbeidsmetoder fører til at vi stadig forbedrer vår praksis. Noen av metodene vi bruker er: 6

85 Lean: Utgangspunktet er brukerens behov. Målet er å frigjøre tid til oppgaver som skaper verdi for brukeren. Praksis forbedres kontinuerlig gjennom forenkling og forbedring av arbeidsprosessene. Refleksjon: Medarbeiderne reflekterer over egen praksis BLT- metoden (problem, løsning, test) LØFT Veiledning Systematisk bruk av tilsynsrapporter (fylkesmannen.no) Vi gir riktig kvalitet med en gang Ved å gi riktig kvalitet med en gang blir kvaliteten på tjenesten bedre og ressursene brukes mer effektivt. Vi reflekterer over praksis og forbedrer arbeidsprosessene hele tiden, slik at gode systemer og rutiner kan utvikles, opprettholdes og forbedres. Når vi gjør det vi sier vi skal gjøre i vårt første møte med innbyggerne, skaper vi forutsigbarhet og trygghet for innbyggerne. Å gi riktig kvalitet med en gang er også viktig i vårt møte med hverandre som arbeidskolleger. Arbeidet glir lettere oss i mellom, og vi gleder oss til neste gang vi er avhengig av hverandre for å levere et godt resultat. medarbeidere Utviklings- og 4. Roller og ansvar Ansattes kompetanse er kommunens viktigste ressurs i møte med innbyggerne. Som medarbeidere og ledere er vi myndiggjorte og tar ansvar i lys av kunnskap, erfaringer, holdninger, verdier, delegasjon og tillit. Vi er aktive pådrivere som ser nye muligheter og rom for forbedring. Vi tar felles ansvar for å skape et godt arbeids- og læringsmiljø. Både ledere, tillitsvalgte og medarbeidere har rett og plikt til å gjøre sitt beste for å skape et godt samarbeid i hele kommunen og på den enkelte arbeidsplass. Vi har ulike roller, og den enkelte skal være bevisst på sin rolle. I møte med våre brukere og omverdenen skal vi oppleves som et fellesskap, der vi tar ansvar for hverandre. Kort og godt: Sammen kan vi mer!. Folkevalgte Kommunestyret har en overordnet arbeidsgiverfunksjon og er det øverste arbeidsgiverpolitiske organ. Kommunens plattform for ledelse og medarbeiderskap vedtas av kommunestyret. De folkevalgte er arbeidsgivere kollektivt, som medlemmer av styrer, råd og utvalg, og ingen folkevalgt har arbeidsgiveransvar som enkeltrepresentant. Arbeidsgiverfunksjonen kommer til 7

86 syne i møtesammenheng og i form av vedtak. Politikernes hovedoppgave er å sette mål, fastsette rammebetingelser, tildele ressurser, delegere ansvar og evaluere. Ledere Kommunestyret har delegert arbeidsgiveransvaret til rådmannen, og rådmannen er administrasjonens kontaktperson overfor den politiske ledelsen. Rådmannen, tjenestesjefene, enhetslederne og avdelingslederne er arbeidsgiverrepresentanter med fullt økonomi, personal og resultatansvar. Fagleder er de ansattes nærmeste arbeidsleder dersom ikke noe annet er bestemt. Medarbeidere Vi er flere hundre kollegaer på dusinvis av arbeidssteder i titalls yrker. Vi har ulike oppgaver, men et felles ansvar for aktivt å bidra til å fremme Birkenes sitt positive omdømme og arbeide for innbyggernes beste. Kravene til utvikling, endring og omstilling betinger at alle medarbeidere er aktive og frimodige bidragsytere i utviklingsarbeid og prosesser. Tillitsvalgte De tillitsvalgtes viktigste rolle er å representere medarbeiderne i Birkenes kommune. Den tillitsvalgte skal ivareta arbeidstaker når det gjelder rettigheter i henhold til kontrakter, tariffavtaler og lignende. Hovedavtalen regulerer ordningen med tillitsvalgte og skal gi arbeidstakerne reell innflytelse på hvordan arbeidsplassen skal organiseres, og hvordan arbeidsmetodene skal utvikles, slik at dette bidrar til en fleksibel og brukervennlig tjenesteyting. Tillitsvalgte utøver også formell medbestemmelse på vegne av alle ansatte i administrasjonsutvalget og gjennom deltakelse i ansettelsesutvalg og arbeidsmiljøutvalg. De tillitsvalgte har et særlig ansvar - sammen med arbeidsgiver - for å bidra til at alle saker kan drøftes og løses på en åpen og konstruktiv måte. De har et medansvar for å informere sine medlemmer om deres rettigheter og plikter. På denne måten har de tillitsvalgte en sentral og viktig rolle i å medvirke til gode arbeidsmiljøer. Verneombud Verneombudets rolle er å ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Alle problemer bør først søkes løst av den som best kjenner dem, for eksempel ved at den 8

87 enkelte tar opp saken med sin nærmeste overordnede. Dersom saken ikke løses, er det naturlig at verneombudet blir kontaktet. Oppdager verneombudet forhold som kan medføre ulykkes- eller helsefare, skal verneombudet straks varsle ledelsen, og de som er utsatt for faren. Arbeidsgiveren skal avverge faren eller sørge for at forholdet blir rettet opp innen rimelig tid. 5. Våre verdier Birkenes kommunes verdier skal understøtte vår visjon og hjelpe oss til å ta riktige avgjørelser og prioriteringer i det daglige. Våre verdier er: - SPREK: Vi tar utfordringer og jobber aktivt for å gi de beste løsningene. - EKTE: Vi er tydelige og lyttende i møte med hverandre - DYKTIG: Vi holder oss faglig oppdatert og bruker alles kompetanse for å nå felles mål Verdiene ble identifisert og konkretisert gjennom to samlinger der medarbeider fra ulike avdelinger deltok i kreative prosesser. Gjennom verdiene blir det tydelig hvilke forventninger vi skal ha til hverandre som kollegaer og ledere, og hva som skal kjennetegne oss som organisasjon både internt og eksternt. Vårt felles verdier skal prege vår hverdag, veilede oss til å gjøre de riktige valgene og motivere oss til å yte vårt beste. 9

88 6. Utfordringer for organisasjonen Birkenes kommune har ansvar for velferdsoppgaver, forvaltning og samfunnsutvikling. Med økt velstand møter vi økte forventninger fra våre innbyggere og samarbeidspartnere, både når det gjelder kapasitet og kvalitet. Kommunen skal levere tjenester til et stadig mer differensiert samfunn med stort aldersspenn og mange ulike kulturer representert. Kommunen er i vekst og utvikling, innbyggertallet stiger. Sentrale myndigheter styrer vår tjenesteleveranse gjennom rettigheter, lovkrav, kontroll og tilsyn, samt krav til miljøhensyn i alle ledd. I tråd med endringer i forventninger og krav til kommunens tjenester og oppgaver, vil også utfordringene som arbeidsfellesskap og arbeidsgiver endre seg. Birkenes kommunes hovedutfordringer som arbeidsgiver: Rekruttere, utvikle og beholde medarbeidere med fremtidsrettet kompetanse Levere bedre og billigere tjenester Målrettet bruk av medarbeidernes samlede kompetanse Erfarne medarbeidere med lang fartstid slutter og erstattes med nye medarbeidere. Bygge en kultur for innovasjon og etablering av nye arbeidsformer. Effektiv problemløsning i fellesskap og på tvers av fag og struktur. Intern samordning og felles prioritering av tjenester og ressurser Etterslep i forhold til utvikling av organisasjonen og å skape et robust tjenestetilbud. Være en inkluderende og attraktiv arbeidsplass for alle Ønskede endringer: Vi vil ha mindre av: Driftsorientert rekruttering Individuell praksis Brannslukning Feil utførelse som forbedres senere Stykkevis og delt Regelstyring Vi vil ha mer av: Framtidsrettet rekruttering Felles praksis Planmessig handling Gjøre ting riktig første gang Helhet Mål- og resultatstyring 7. Hovedmål, delmål og strategier Organisasjonsstrategien gir oss en bedre mulighet til å utvikle beste praksis. Gjennom beste praksis løser vi oppdraget i tråd med kommunens visjon, mål og verdier. 10

89 7.1 Rekruttere og beholde Birkenes kommune er helt avhengig av stadig ny tilførsel av kunnskap og kompetanse. Det ventes å bli stor konkurranse om arbeidskraften framover. Det er derfor viktig å rekruttere og beholde medarbeidere med riktig kompetanse i overenstemmelse med de krav og behov som stilles til tjenesteytingen i dag og i framtiden. SATSINGSOMRÅDE: REKRUTTERE OG BEHOLDE Mål: Vi er et attraktivt arbeidsfellesskap for kompetente medarbeidere SLIK VIL VI HA DET: SLIK GJØR VI DET: Vi satser på kvalitet - Vi har en god rekrutteringsprosess - Vi legger til rette for heltid - Vi gir konkurransedyktige betingelser - Vi legger vekt på kompetanse Vi kommuniserer enhetlig Vi har fremragende arbeidsplasser Vi har en kultur med gjensidig tillit og åpenhet - Vi har en tydelig kommunikasjonsstrategi med tilhørende grafisk profil - Vi er til stede på valgte arenaer til rett tid - Vi bruker aktuelle sosiale medier - Vi har aktiv kontakt med studenter, elever og lærlinger om jobbmuligheter i kommunen og tilbyr praksisplasser - Vi legger til rette for medarbeidere i ulike livsfaser - Vi har systematisk oppfølging av ansatte - Alle nye medarbeidere gjennomfører et introduksjonsprogram med fadderordning - Alle kjenner sin rolle, sitt ansvar og sine kjerneoppgaver - Vi legger til rette for fysisk aktivitet og trivselstiltak - Vi satser på arbeidsmiljøgrupper med fokus på trygge, utfordrende og meningsfulle arbeidsplasser - Vi har en åpen dialog på arbeidsplassen om drift og utvikling - Vi legger vekt på et godt partssamarbeid (tillitsvalgt, verneombud, arbeidsgiver) - Vi bruker medarbeidersamtaler til å sikre måloppnåelse for den enkelte og for organisasjonen 11

90 - Vi er deltakere i utviklingsaktiviteter - Vi gir hverandre aktiv støtte og konstruktive tilbakemeldinger - Vi bruker kollegaveiledning i opplæring 7.2. Kompetanseutvikling Kompetanse kan defineres som evne til å utføre oppgaver i tråd med definerte krav og mål på bakgrunn av samlede kunnskaper, ferdigheter, evner og holdninger. Kompetanse defineres i videst mulig forstand og omfatter faglig, personlig, sosial og handlingsrettet kompetanse. Dette dreier seg blant annet om videreutdanning, erfaringsdeling, evne til strategisk tenkning, holdninger, engasjement og ansvarsfølelse, samt evne til å løse problemer og til å fungere i samhandling med andre. Kompetanse er nødvendig for å levere forsvarlige tjenester. Dette gjelder personlig og faglig kompetanse samt kompetanse innenfor arbeidsmetoder og verktøy. For Birkenes kommune er det avgjørende at alle har den kompetansen som trengs for å nå målene, og at organisasjonen benytter kompetansen best mulig. Et forsvarlig og framtidsrettet tjenestetilbud er avhengig av stadig tilførsel av ny kompetanse. Noen prinsipper for kompetanseutvikling: Behovet i framtidsrettede tjenester avgjør hvilken kompetanse vi prioriterer å utvikle Bruk av ressurser er samordnet og ressursene utnyttes best mulig Konkrete utviklingstiltak velges ut fra hva som gir best effekt 12

91 SATSINGSOMRÅDE: KOMPETANSEUTVIKLING Mål: Vi utvikler kompetanse systematisk for å løse dagens oppgaver og møte framtidens utfordringer SLIK VIL VI HA DET: SLIK GJØR VI DET: Vi vet hva vi skal gjøre og gjør det - Vi har eierskap til kommunens mål og forventninger - Vi avklarer roller, ansvar og kjerneoppgaver Vi finner gode metoder for læring og utvikling - Vi utvikler oss faglig og personlig og deltar i kontinuerlig forbedringsarbeid - Vi deler aktivt vår kompetanse - Vi reflekterer over vår praksis Vi bruker kompetanse bevisst - Vi har målrettet kompetanseutvikling på tvers av fag og sektor - Vi har medarbeidersamtaler og kontinuerlig personaloppfølging - Vi tilrettelegger for at medarbeidere gjennomfører prioritert kompetanseutvikling Vi bruker arbeidsmetoder som virker Vi utvikler kompetanse systematisk og målrettet - Vi har framtidsrettet faglig oppdatering og kompetanse - Vi har framtidsrettede arbeidsverktøy, bla innen IKT. - Vi benytter blant annet Lean, Behov-Løsning-Test metoden, LØFT og refleksjon - Vi har tilpassede startpakker for nye medarbeidere - Vi avsetter tid og ressurser til langsiktig planlegging - Vi har kompetanseplaner på sentralt og lokalt nivå. Planene utarbeides gjennom prosesser med involvering, kartlegging og fokus på organisasjonens behov og den enkeltes utvikling 13

92 7.3. Lederskap Medarbeiderne er den viktigste ressursen i arbeidet med å nå organisasjonens mål. For å lykkes med å gi en klar retning på arbeidet og mobilisere medarbeidernes kompetanse i møte med brukere og kolleger, spiller lederskapet en viktig rolle. Lederskap i Birkenes kommune innebærer å skape gode forutsetninger for at alle medarbeidere kan arbeide systematisk og målrettet til beste for innbyggerne. En viktig lederoppgave er å prioritere oppgaver innenfor økonomiske rammer i tråd med lov og forskrift. Godt lederskap forutsetter god lederstøtte. Birkenes kommune vil ha verdibasert og lærende lederskap, der lederne tar ansvar for at verdiene omsettes til aktive handlinger. Både ledere og medarbeidere utvikler dialogarenaer for læring og forbedring. For lederne betyr dette å involvere, tilrettelegge, støtte, utfordre og inspirere sine medarbeidere. Verdibasert og lærende lederskap legger til rette for effektive og gode beslutninger, myndiggjorte medarbeidere og stadig utvikling av tjenestene til beste for innbyggerne. SATSINGSOMRÅDE LEDERSKAP Birkenes kommune har ledere som får medarbeiderne til å lykkes med å nå organisasjonens mål SLIK VIL VI HA DET: SLIK GJØR VI DET: Ledere lykkes med sitt lederskap - Profesjonell rekruttering - Systematisk ledertreningsprogram - Møteplasser for ledere Ledere leverer resultater - Tydelige mål og resultatkrav for hver leder - Individuell lederavtale - God merkantil støtte - Rendyrket lederrolle - Rom for og tid til ledelse Ledere skaper en kultur for læring og forbedring - Leder på alle nivåer organiserer rom for egen og felles refleksjon rundt arbeidspraksisen - Ledere går foran som et godt eksempel for ønsket kultur 14

93 8. Fra drøm til handling Plattformen Sammen kan vi mer! vil omsettes til handling på hvert enkelt arbeidssted. Bred involvering av alle bidrar til at ønsket tilstand blir til konkrete handlinger i vår arbeidshverdag. Årsplaner og kompetanseplaner er noen viktige verktøy i dette arbeidet. Det viktigste er å omsette drømmen til konkrete handlinger og integrere alt som skjer i en helhet, hvor alt henger sammen og er forståelig for alle. Det betyr at alle vet hva de skal gjøre når og gjør det. «Sammen kan vi mer!» er et felles fundament for videre utvikling av mål, relasjoner, arbeidsmiljø og tjenesteleveranse. Egnede kommunikasjonsverktøy tilpasset målgruppe og formål benyttes og evalueres underveis. 9. Ordliste Ord Visjon Verdier Beste praksis Systematisk arbeid Kontinuerlig forbedring Bærekraftig utvikling Framtidsrettet kompetanse Forklaring Visjonen forteller hva som er virksomhetens drøm, og trekker dermed opp det overordnede målet og kursen for alt virksomheten gjør til daglig Ordet verdi kommer av det latinske valer og betyr ha betydning for. En verdi er en varig overbevisning og kan bety to ting: hva er viktig for oss og hva er riktig for oss. Verdier er grunnleggende, altgjennomtrengende og dypt forankrede standarder og oppfatninger. Verdiene er førende for måten vi velger å handle på. Anbefalt måte å utføre en arbeidsoppgave på Aktiviteter som er satt inn i et system. Aktivitetene er planlagte handlinger. En tenkemåte og en praktisk tilnærming til det å forbedre resultater og skape kvalitetsutvikling Forbedringer gjennomføres hele tiden ved å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere. Utvikling som tilfredsstiller dagens behov uten å ødelegge fremtidige generasjoners muligheter til å tilfredsstille sine behov Kompetanse som er tilpasset kommende arbeidsoppgaver 15

94 Birkenes kommune Kvalitet Dok. ref. 13/ , jp Saksbehandler: DAAA Dato: Delegasjonsreglement politisk nivå Del A Generelle regler for delegasjon av myndighet 1. Formålet med delegasjonsreglementet Formålet med delegering av myndighet: Styrke innbyggernes rettssikkerhet knyttet til tjenester levert av kommunen gjennom raske og åpne vedtaksprosesser i hele organisasjonen Legge til rette for effektive og gode demokratiske vedtaksprosesser Sikre en helhetlig politisk styring i alle overordnede og prinsipielle vedtak På en tydelig måte vise skillelinjer mellom politisk og administrativt ansvar og myndighet Sikre at beslutninger treffes på riktig politisk og administrativt nivå gjennom delegasjon av myndighet Sikre en effektiv, fleksibel og handlekraftig administrasjon 2. Generelle regler for delegering: 2.1 Generelt Kommunestyret er det øverst besluttende kommunale organ. Kommunestyret treffer vedtak på vegne av kommunen så langt annet ikke følger av lov eller delegeringsvedtak. Det overordnede delegasjonsreglementet gir: Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND

95 Birkenes kommune Kvalitet Retningslinjer for hvordan myndighet delegeres Retningslinjer for bruk av delegert myndighet Tiltak for rettssikkerhet, kontroll og tilbakemelding Hjemmel Kommuneloven 9 nr. 5 gir hjemmel for delegasjon av myndighet til myndighet til ordfører Kommunelovens 10 nr. 2 gir hjemmel for delegasjon av myndighet til faste utvalg/ komiteer Kommunelovens 23 nr. 4 gir hjemmel for delegasjon av myndighet til rådmannen 2.2 Delegeringslinje All delegering tar utgangspunkt i kommunestyret. Kommunestyret delegerer til andre folkevalgte organ og til administrasjonen ved rådmannen. - Det er bare kommunestyret som kan delegere til rådmannen og bare rådmannen som kan delegere videre internt i organisasjonen. All delegert myndighet skal utøves i tråd med de saksbehandlingsregler som gjelder og følge gjeldende lover, forskrifter, avtaler, retningslinjer og god forvaltningsskikk innenfor budsjettets rammer og forutsetninger. Det overordnede organ som har delegert myndigheten, har ikke gitt fra seg myndigheten sin på saksområdet. Det delegerende organ styrer det saksområdet som er delegert ved hjelp av Målformuleringer Budsjettprioriteringer Rammer og retningslinjer Rapporteringsordninger Avgjørelser i enkeltsaker (prinsippsaker, ankesaker osv.) All delegering av myndighet skal være skriftlig. 2.3 Kontroll Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 2 av 25

96 Birkenes kommune Kvalitet Det overordnede organ har rett og plikt til å kontrollere at det underordnede organ ikke går ut over sin delegerte myndighet eller de rammer og forutsetninger denne mandigheten skal utøves innenfor. Vedtak fattet etter fullmakt skal rapporteres til det organ/den som har delegert myndigheten, innen de tidsfrister og i den form som er bestemt. Rapporten skal sikre at det organ/den som har delegert myndigheten har betryggende kontroll. Vesentlige avvik som får konsekvenser i forhold til budsjett eller tjenesteyting rapporteres iht. faste rapporteringsrutiner. 2.4 Inndragning av delegert myndighet Delegert myndighet kan når som helst trekkes tilbake. Overordnede organ kan kreve å få seg forelagt til avgjørelse en enkeltsak som underordnet organ har til behandling etter delegert myndighet 2.5 Retten til ikke å bruke delegert myndighet Den som har fått delegert myndighet, kan overlate til overordnet organ å treffe avgjørelse når særlige forhold tilsier det 2.6 Omgjøringsrett Overordnet organ kan av eget initiativ eller som følge av mindretallsanke, omgjøre vedtak fattet av underordnet organ, innenfor rammene av forvaltningsloven Mindretallsanke I saker der et folkevalgt organ har fått delegert avgjørelsesmyndighet, kan minst 1/3 av medlemmene, ordføreren eller rådmannen, før møtets slutt, kreve saken lagt fram for nærmeste overordnede organ. Ved anke etter dette punktet utsettes iverksettinga av vedtaket hvis organisert med alminnelig flertall ikke bestemmer noe annet. 2.8 Lovlighetskontroll I medhold av kommunelovens 59 kan 3 eller flere medlemmer av kommunestyret sammen bringe en avgjørelse truffet av folkevalgt organ eller den kommunale administrasjonen inn for departementet for kontroll av avgjørelsens lovlighet. Ved lovlighetskontroll skal det tas stilling til om avgjørelsen er: - innholdsmessig riktig - truffet av noen som har myndighet til å treffe slik avgjørelse - blitt til på lovlig måte Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 3 av 25

97 Birkenes kommune Kvalitet 2.9 Klagebehandling Klage på kommunestyrets vedtak der det etter loven er klageadgang, behandles av det aktuelle fagutvalg. Finner utvalget grunn til å ta klagen til følge legges saken frem for kommunestyret med forslag til endring av vedtak. Fastholder utvalget vedtaket sendes saken til klageorganet for videre behandling Videredelegering Delegert myndighet kan delegeres videre, dersom dette ikke strider mot lov/forskrift eller er begrenset av overordnet organs delegasjonsvedtak. Delegert myndighet kan ikke brukes slik at avgjørelsen for konsekvenser utover eget arbeids og ansvarsområde. - Dersom det er gitt delegert myndighet som innebærer konsekvenser utover eget ansvarsområde, har organet som har mottatt delegasjonen, ansvar for å gå tilbake til delegerende myndighet for å få presisert sitt mandat Myndighet gitt direkte til fagpersoner og stillinger ved lov Lovgiver har i noen tilfelle gitt myndighet direkte til stillinger eller fagpersoner gjennom særlov. Det gjelder først og fremst myndighet til kommunelegen etter helselovgivningen og noe myndighet til barnevernsfagligleder etter barnevernsloven. De viktigste bestemmelsene og myndighetsområdene er nevnt under særlover i reglementet. Slik myndighet gitt direkte i loven kan ikke delegeres eller overstyres internt i kommunen, og delegasjonsreglementet omfatter derfor ikke slik myndighet 2.12 Utøvelse av myndighet ved interkommunalt samarbeid På de områdene kommunen har inngått forpliktende samarbeid med andre kommune, vil det påvirke hvordan myndigheten skal utøves. Den konkrete løsningen for bruk av myndighet og ansvar vil være avhengig av hvilken organisasjonsløsning det interkommunale samarbeidet bygger på Saksbehandling og dokumentasjon Saksbehandling følger forvaltningslovens regler supplert med eventuelle spesielle saksbehandlingsregler i særlov. Alle vedtak og dokumenter knyttet til den enkelte sak skal journalføres i kommunens sakarkiv i tråd med arkivlovens bestemmelser, jf. også offentlighetslovens bestemmelser om innsyn. Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 4 av 25

98 Birkenes kommune Kvalitet Del B Generelt om organisering Kommunelovens bestemmelser om organisering i folkevalgte organer er utgangspunktet for den enkelte kommunes beslutning om politiske organiseringen. I den grad kommunelov eller særlov ikke har ufravikelige bestemmelser står kommunestyret fritt i organisering av politisk styringsmodell og opprettelse av folkevalgte organer. Som utgangspunkt ligger all myndighet til kommunestyret. Gjennom delegasjonsvedtak til andre folkevalgte organer og rådmannen bestemmer kommunestyret oppgave- og myndighetsfordelingen mellom folkevalgte organer og mellom folkevalgte organer og rådmannen. Delegasjonsvedtak kan enten være en del av vedtatt politisk organisering/ reglement eller delegasjon i det enkelte tilfelle. Rådmann er etter kommuneloven den øverste leder av den kommunale administrasjon, og har ansvar for at saker som skal behandles i folkevalgte organer er forsvarlig utredet og at vedtak blir iverksatt, se kommunelovens 22 og 23. LOVPÅLAGTE, FOLKEVALGTE ORGANER I KOMMUNEN FOLKEVALGTE ORGANER ETTER KOMMUNELOVEN Kommunestyre Kommunelovens 6 Formannskap Kommunelovens 8 Kommunalt klageutvalg Forvaltningslovens 28, 2.ledd Partssammensatt utvalg (administrasjonsutvalg) Kommunelovens 25 Hastevedtaksorgan Kommunelovens 13 LOVPÅLAGTE OPPGAVER Kommunestyre Kommunelovens 6 Behandler og fremmer forslag til økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak, og saker delegert fra bystyret. Behandler og avgjør klager på enkeltvedtak når særlov ikke hjemler eget klageorgan. Kan ha politisk representasjon etter kommunestyrets nærmere bestemmelse, men er et eget organ med selvstendige oppgaver. Behandler saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte Kommunestyre skal selv bestemme om formannskap eller annet fast utvalg skal ha utvidet myndighet til å treffe vedtak i såkalte hastesaker. Kontrollutvalg Kommunelovens 77 Skal føre løpende tilsyn med kommunens forvaltning velges av bystyret selv. Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 5 av 25

99 Birkenes kommune Kvalitet FOLKEVALGTE ORGANER ETTER ANDRE LOVER OPPNEVNINGSGRUNNLAG FOLKEVALGTE ORGANER ETTER KOMMUNELOVEN Klageutvalg etter kommunehelseloven kommunehelselovens 2-4 Valgstyre Valgloven 4-1 Forliksråd Domstollovens 27 Fellesrådet Eldrerådslovens 1 Lov av 17/6-05 om råd/ repr. for mennesker med nedsatt funksjonsevne Klagenemd for eiendomsskatt Eigedomslova 20 LOVPÅLAGTE OPPGAVER Behandler klager på enkeltvedtak etter loven. Valgstyret velges av kommunestyret selv. Kommunen velger et forliksråd på 3 medlemmer med varamedlemmer, herunder leder. Et rådgivende organ for kommunen i saker om levekår for eldre. Et rådgivende organ for å sikre at mennesker med nedsatt funksjonsevne gid anledning til å medvirke i saker som er særlig viktige for gruppen Kommuner som har innført eiendomsskatt er også pliktig til å ha egen klagenemd Utover de lovpålagte utvalg/ folkevalgte organer som skal opprettes, og som har oppgaver hjemlet i lov, kan bystyret selv vedta å opprette faste utvalg (kommunelovens 10 nr.1-4), og komiteer (kommunelovens 10 nr.5) og bestemmer selv oppgaver som skal legges til disse. Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 6 av 25

100 Birkenes kommune Kvalitet Kommunestyret Kommunestyret er kommunens øverste styringsorgan jf. Kommunelovens 6, og i prinsippet er all myndighet lagt til kommunestyret. Valg og sammensetning: Kommunestyret består av 21 medlemmer jfr. Kommunelovens 7, valgt av innbyggerne Kommunestyret ledes av ordføreren. Ved ordførerens fravær så ledes kommunestyret av varaordfører. Arbeids- og ansvarsområde: Kommunestyret treffer vedtak på vegne av kommunen så langt ikke annet følger av lov eller delegasjonsreglement. Delegert myndighet kan trekkes tilbake. Kommunestyretstyret kan selv treffe vedtak på delegerte saksfelt uten først å trekke vedtaket om delegasjon tilbake. Kommunestyret har som kommunens øverste folkevalgte organ som mål å ivareta tre typer hovedoppgaver: Overordnede mål og strategier Kommunestyret skal fastsette overordnede mål og utvikle langsiktige strategier for hele Kommunens virksomhet. Kommunestyret vedtar omfang og organisering av kommunens virksomhet. For eksempel kommuneplan, reguleringsplaner, politisk organisering og styring Budsjett og økonomiplan Kommunestyret skal foreta den overordnede samordningen og prioriteringen av kommunens utgifter og inntekter. For eksempel økonomiplan og handlingsprogram, årsbudsjett, Tilsyn og kontroll Kommunestyret skal som kommunens øverste myndighet føre tilsyn og kontroll med hele den kommunale forvaltning og kommunens interesser for øvrig. Kommunestyret skal sørge for at kommunen drives i samsvar med gjeldende regelverk, vedtak og inngåtte avtaler og se til at vedtak iverksettes og følges opp. Kommunestyret har det øverste ansvar for tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltning, og kan be om at enhver sak blir lagt frem enten til orientering eller for avgjørelse med de begrensninger som følger av lov. Myndighet: Kommunestyret behandler og vedtar alle overordnede og prinsipielle saker. Kommunestyret skal innenfor lovverket, ivareta helheten og gi retning for det arbeidet som administrasjon og ansatte skal utføre. Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 7 av 25

101 Birkenes kommune Kvalitet Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 8 av 25

102 Birkenes kommune Kvalitet Delegering til Ordfører Han eller hun er rettslig representant for kommunen og fylkeskommunen og underskriver på dennes vegne i alle tilfelle hvor myndigheten ikke er tildelt andre. Ordfører eller den han/hun lovlig kan bemyndige gis representasjonsrett i generalforsamling/ representantskap i selskap/foretak hvor kommunen har eierandeler, dersom ikke annet er vedtatt av kommunestyret eller fastsatt i lov eller forskrift. Ordfører skal sørge for nødvendig avklaring med kommunestyret i saker som behandles på generalforsamling/representantskap i selskap/foretak. Ordfører har myndighet til å avgjøre permisjonssøknader om fritak fra politiske verv. Ordførers avgjørelse kan bringes inn for kommunestyret. Ordfører har fullmakt til å fastlegge saksgangen for saker som skal behandles politisk. Dersom det er tvil om saken er prinsipiell eller uten prinsipiell betydning, skal avgjørelsen om dette tas av rådmannen og ordføreren Ordfører tar avgjørelse i representasjonssaker, saker vedr. gaver o.l. (Innkjøp og overrekking av gaver til kommunens ansatte er rådmannens ansvar.) Ordfører har fullmakt til om nødvendig å fastlegge koordinerte møteplaner for kommunestyret, driftsstyret og andre politiske organ. Ordføreren har fullmakt til, i samråd med rådmannen, å uttale seg på vegne av kommunen når det ikke er tid til å forelegge saken for et politisk organ. (Kan for eksempel være aktuelt i ferier.) Ordføreren uttaler seg på kommunes vegne ved eventuelle kriser. I beredskapssituasjoner kan ordføreren fravike vedtatt budsjett. Varaordfører trer inn for ordfører dersom ordføreren trer midlertidig ut av sitt verv. Trer ordføreren endelig ut av sitt verv, skal det foretas nyvalg. Varaordføreren representerer kommunen etter avtale med ordfører. Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 9 av 25

103 Birkenes kommune Kvalitet Delegering til Formannskapet Valg og sammensetning Formannskapet har 9 medlemmer, valgt blant kommunestyrets medlemmer. jfr. kommuneloven 8 nr. 1 og 2. Arbeids- og ansvarsområde Formannskapet har lovpålagte oppgaver etter kommuneloven, deriblant oppgaven som økonomiutvalg. Ut over det behandler og treffer Formannskapet vedtak i saker som kommunestyret har delegert til formannskapet, og i saker som forelegges formannskapet og ikke er lagt til andre folkevalgte organer. Saker som behandles er blant annet - Forslag til økonomiplan - Årsbudsjett og skattevedtak - Finansforvaltning - Rapportering økonomi - Næringsutvikling - Konsesjonssaker - Kommuneplan Myndighet Formannskapet er kommunens økonomiutvalg og skal behandle og innstille i saker som skal behandles av kommunestyret, jfr. kommuneloven kapittel 8. Myndighet i hastesaker Formannskapet har myndighet til å treffe vedtak i saker som skulle vært avgjort av kommunestyret eller annet folkevalgt organ, når det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle vedtaksorganet, jfr. kommuneloven 13 pkt. 1. Formannskapet innstiller til kommunestyret i følgende saker Økonomiplan og årsbudsjett i samsvar med 44 og 45 i kommuneloven Endringer/ justeringer av økonomiplan / årsbudsjett Regnskap, årsmelding og årsrapport Alle andre saker som kommunestyret eller ordfører ikke har bestemt skal gå direkte fra komiteene Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 10 av 25

104 Birkenes kommune Kvalitet Rådmannen sørger for at de sakene som er lagt fram for Formannskapet, er forberedt på forsvarlig måte og i samsvar med gjeldene regler i lov og forskrift. Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 11 av 25

105 Birkenes kommune Kvalitet Tjenesteutvalget Valg og sammensetning: Tjenesteutvalget er et fast utvalg oppnevnt med hjemmel i kommunelovens 10. Det består av 9 medlemmer Arbeids- og ansvarsområder Tjenesteutvalget er kommunen sitt driftsutvalg for samtlige av kommunens tjenester og har et flerfaglig fokus i sitt arbeid Medlemmene av tjenesteutvalget går inn som politisk oppnevnte representanter i samarbeidsutvalgene for skoler og barnehager. Utvalget avgjør selv hvor medlemmene skal fordeles Tjenesteutvalget innstiller til kommunestyret i alle saker utenom i budsjett - og økonomisaker. Tjenesteutvalget gir anbefalinger til formannskapet i budsjett - og økonomisaker Myndighet Utvalget treffer vedtak på sine områder eller innstiller direkte til kommunestyret. Utvalget innstiller også til kommunestyret i kommunedelplaner for temaer eller virksomhetsområder. Vedtar bruk av kulturmidler, samt midler til gode formål. Behandler dispensasjonssaker i henhold til vedtatte planer jf. Jordlova Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 12 av 25

106 Birkenes kommune Kvalitet Administrasjonsutvalg Valg og sammensetning Administrasjonsutvalget består av 5 medlemmer fra formannskapet og to medlemmer fra de ansatte. De ansattes representanter velges av og blant de ansatte. Valgperioden er to år. Det er arbeidstakerorganisasjonene som etter forholdstallsprinsippet utpeker sine representanter. Kommunestyret velger leder og nesteleder blant de politisk valgte medlemmene. Kommunale arbeidstakere bør ikke velges som arbeidsgiverrepresentanter. Arbeids og ansvarsområde Utvalget er kommunens partssammensatte utvalg for behandling av saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Utvalget er også kommunens likestillingsutvalg Utvalgets hovedoppgave er å vedta planer for det personalpolitiske området og påse at de blir fulgt opp. Utvalget skal også påse at kommunen har nødvendige reglementer og systemer som ivaretar ansatte. Saker som blant annet skal behandles - Arbeidsgiverpolitikk i vid forstand (jfr. KS arbeidsgiverpolitiske plattform) - Overordnede personalpolitiske retningslinjer for kommunens virksomhet - Mål og rammer for kommunenes opplæringsvirksomhet og kompetanseutvikling - Helse-, miljø og sikkerhet - Ivareta spørsmål knyttet til hovedavtalen - Ivareta likestillings Utvalget skal gi innstilling til kommunestyret i alle saker på det personalpolitiske området som skal behandles av kommunestyret Myndighet Avgjøre klagesaker som hører inn under utvalgets arbeids og ansvarsområde. Avgjøre saker innen for sitt ansvarsområdet som rådmannen legger fram for utvalget. Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 13 av 25

107 Birkenes kommune Kvalitet Klagenemnd Valg og sammensetning Særskilt klagenemnd, oppretta i medhold av forvaltningslovens 28. Består av de samme 9 personene som er valgt som formannskapets medlemmer. Behandler klager på enkeltvedtak som er fattet i kommunale organer der ikke særlover konkret angir annen saksbehandling. Generell myndighet Klageutvalget behandler og avgjør klager på enkeltvedtak truffet av folkevalgte organ opprettet med hjemmel i kommuneloven, og enkeltvedtak truffet av rådmannen etter delegasjon fra kommunestyret såfremt særlov ikke inneholder egne regler om klagebehandling og klageinstans. Kommunestyret er klageinstans for enkeltvedtak truffet av formannskapet. Spesiell myndighet Når særlov forutsetter klagebehandling i kommunalt organ er det klageutvalget som er kommunens klageorgan i disse sakene. Saksbehandling Forvaltningslovens saksbehandlingsregler gjelder for klageutvalget. Kontrollutvalg Valg og sammensetning Består av 3 medlemmer som oppnevnes av kommunestyret i henhold til kommunelovens 77. Kommunestyret velger leder og nestleder. Arbeids og ansvarsområde Skal forestå det løpende tilsyn med hele den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret. Generell myndighet: Kontrollutvalget skal påse at: - Kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. - Det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak. Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 14 av 25

108 Birkenes kommune Kvalitet - Det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. - Det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret. Planutvalg Valg og sammensetning Planutvalget er et fast utvalg oppnevnt med hjemmel i kommunelovens 10. Utvalget er personidentisk med Formannskapet Utvalget skal forestå oppgaver etter den til enhver tid gjeldende plan og bygningslov. Ansvars- og arbeidsområder Planutvalget innstiller til kommunestyret i forslag til reguleringsplaner og kommunedelplaner for bestemte områder. Myndighet Utvalget fatter vedtak i enkelte prinsipielle saker etter delegert myndighet fra kommunestyret. Utvalget behandler dispensasjonssaker i henhold til vedtatt kommuneplan. Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 15 av 25

109 Birkenes kommune Kvalitet Rådmannen Formål Delegasjon av myndighet til rådmannen skal bidra til: - En hensiktsmessig og effektiv arbeidsdeling mellom folkevalgte organer og administrasjonen - Fjerne saker fra de politiske beslutningsorganer som mest er av formell eller gjennomførende karakter til fordel for saker som videreutvikler kommunen som organisasjon og som samfunn. - Gi administrasjonen nødvendig handlefrihet til å utvikle en effektiv organisasjon med vekt på å dekke innbyggernes behov innenfor vedtatte rammer og vedtak i folkevalgte organer. - At den fagkompetanse som ligger i administrasjonen utnyttes på en god måte i forhold til kommunens oppgaver. - Sikre at de som henvender seg til kommunen får en rask og effektiv service og saksbehandling. Arbeids og ansvarsområde Rådmannen er øverste leder for kommunens administrasjon, og fører kontroll med kommunens samlede administrative virksomhet og er ansvarlig for effektiv organisering av denne. Rådmannen har et særlig ansvar for å: - Sikre at saker som fremlegges for behandling i folkevalgte organer er forsvarlig utredet bl.a. med hensyn til helhetsperspektiv og konsekvenser for økonomi, personell og publikums krav til tjenester. - Gjennomføre og iverksette beslutninger og vedtak i folkevalgte organer - Sørge for god forvaltning og effektiv bruk av kommunens økonomiske ressurser, herunder etablere rutiner for intern kontroll. - Videreutvikle, kvalitetssikre og tilpasse kommunale tjenester til de behov innbyggerne har. - Lede det strategiske plan- og utviklingsarbeidet i kommunen - Motivere og utvikle kommunens ansatte innenfor en fleksibel og effektiv organisasjon. - Følge opp kommunens øvrige ledere - Følge opp kommunens engasjement/deltagelse i interkommunalt samarbeid Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 16 av 25

110 Birkenes kommune Kvalitet - Profilere kommunen eksternt. - Sikre at kommunens bruk av internett og deltagelse gjennom sosiale medier skjer i tråd med kommunale føringer og på en slik måte at personvernet ivaretas. Rådmannen har det overordnede ansvar for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet. Rådmannen kan møte i alle folkevalgte organer med tale- og forslagsrett. Generell myndighet I medhold av kommunelovens 23, nr.4 gis rådmannen myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker og i saker som ikke er av prinsipiell betydning såfremt kommunestyret ikke har bestemt noe annet. Dersom det er tvil om saken er uten prinsipiell betydning, skal avgjørelsen om dette tas av rådmannen og ordføreren Rådmannen kan videredelegere myndighet såfremt delegasjonsvedtak ikke bestemmer noe annet. Rådmannen skal til vanlig utrede og innstiller i saker som legges frem for formannskap, komite og utvalg (første folkevalgte organ som behandler en sak). Myndighet på personalområdet Rådmannen har myndighet til å ansette i alle stillinger der slik myndighet ikke er lagt til andre ved lov eller reglement og til å treffe avgjørelser i personalsaker, jfr. kommunelovens 24 nr.1. Rådmannen kan delegere ansettelsesmyndighet. Delegasjon skal være skriftlig. Myndighet i økonomiske saker Rådmannen har ansvar for og myndighet til anvendelse av hele kommunens budsjett innenfor kommunestyrets vedtatte budsjett, mål og retningslinjer. Rådmannen har fullmakt til å gjennomføre de låneopptak som kommunestyret har vedtatt og som fylkesmannen eventuelt har godkjent i henhold til KL. 60. Fullmakten gjelder også refinansiering av eldre gjeld for å redusere kommunens finansutgifter. Rådmannen har fullmakt til å forvalte og plassere kommunens likviditetsreserver og fonds med sikte å øke kommunens finansinntekter i samsvar med finansreglementet. Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 17 av 25

111 Birkenes kommune Kvalitet Innenfor samme enhet kan rådmannen omdisponere mellom alle driftsposter og eventuelt styrke driftsposter ved bruk av merinntekter. Rådmannen kan gjennom administrativt finans- og økonomireglementet delegere myndighet i økonomiske saker videre. Ellers henvises gjeldende finansreglement og økonomireglement vedtatt av kommunestyret. Videredelegasjon skal være skriftlig. Myndighet til å treffe vedtak etter særlover Rådmannen delegeres myndighet til å treffe vedtak i medhold av særlovgivning med mindre det er gjort unntak i det enkelte tilfelle eller noe annet er bestemt i vedkommende særlov. Rådmannen kan delegere myndighet videre internt i administrasjonen. Videredelegasjon skal være skriftlig. Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 18 av 25

112 Birkenes kommune Kvalitet LOVBESTEMMELSER MED DELEGERINGSFORBUD BARNEVERNLOVEN 2-1 Kommunens oppgaver, tredje avsnitt 2-4. Forsøksvirksomhet, tredje avsnitt BRANN- OG EKSPLOSJONSVERNLOVEN 7 Tiltak ved store arrangementer, tredje avsnitt 13 Særskilte brannobjekter, fjerde avsnitt 28 Gebyr m.m., andre avsnitt DOMSTOLLOVEN 57, jf. 27 tredje avsnitt og , jf. 64 og a (Ikke avklart enda om denne bestemmelsen kan delegeres eller ikke.) 68, andre avsnitt EIGEDOMSKATTELOVA 2, 3, 7, 10, 11, 12, 20, 25. ELDRERÅDSLOVEN 1 (Skiping av kommunale eldreråd), første avsnitt 2 (Val og samansetjing av kommunale eldreråd) 4 (Andre føresegner for kommunale eldreråd), andre avsnitt 4a (Skiping av felles råd med menneske med nedsett funksjonsevne) 3, sjette avsnitt FJELLOVA 4, 5, første og andre avsnitt Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 19 av 25

113 Birkenes kommune Kvalitet 7 FOLKEHELSELOVEN 18 Straff, andre avsnitt Kommunen har myndighet til å sette tvangsmulkt etter Forskrift om fastsettelse av tvangsmulkt i medhold av lov om helsetjenesten i kommunen. FORPAKTINGSLOVA 11. Skjønn ved tiltreding og fråtreding, andre avsnitt HAVNE- OG FARVANNSLOVEN 10. Delegasjon av kommunens myndighet Jf. lov om interkommunale selskap 4 HELSE- OG OMSORGSTJENESTELOVEN 6-1 Plikt til å inngå samarbeidsavtale, første avsnitt INDUSTRIKONSESJONSLOVEN 24, fjerde ledd Justisdepartementet har kommet med en uttalelse om delegeringsforbud etter denne paragraf. Se uttalelse JDLOV INNDELINGSLOVA 4. Vedtak om samanslåing 5. Vedtak om deling 8. Initiativrett, første avsnitt 9. Saksutgreiing, fjerde avsnitt 10. Innbyggjarhøyring 12. Skatteplikt o.a., andre avsnitt 26. Fellesnemnd, første ledd fjerde punktum, andre ledd jf. kommuneloven 25, fjerde ledd første punktum, femte ledd første og andre punktum. LOV OM INTERKOMMUNALE SELSKAPER 4. Selskapsavtale, første ledd andre punktum. 6. Representantskapet og dets sammensetning, første ledd andre punktum og andre ledd 32. Oppløsning, første ledd andre punktum Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 20 av 25

114 Birkenes kommune Kvalitet KOMMUNELOVEN 7 Kommunestyrets og fylkestingets sammensetning, tredje avsnitt 8 Formannskap. Fylkesutvalg Den siste setningen "Formannskapet og fylkesutvalget kan tildeles avgjørelsesmyndighet i alle saker hvor ikke annet følger av lov", gir likevel mulighet til å delegere myndighet innenfor faste rammer. 9 Ordfører. Fylkesordfører. Varaordfører, første avsnitt 10 Faste utvalg. Komiteer, første til tredje avsnitt og sjette avsnitt. 10 a Kommunestyrekomiteer. Fylkestingskomiteer, første, andre og syvende avsnitt. 11 Styre for institusjon o.l., første, andre og fjerde avsnitt. 12 Kommunedelsutvalg, første, andre, tredje og femte avsnitt 13 Utvidet myndighet i haste-saker, første avsnitt 15 Uttreden. Suspensjon, tredje avsnitt 16 Opprykk og nyvalg, femte avsnitt 18 Innføring og oppheving av kommunal eller fylkeskommunal parlamentarisme, første, tredje og fjerde avsnitt 19 Kommuneråd. Fylkesråd, første og andre avsnitt 22 Administrasjonssjef 24 Kommunale og fylkeskommunale stillinger, andre avsnitt 25 Partssammensatte utvalg administrasjonsutvalg, andre avsnitt 26 Møterett for ansattes representanter i nemnder, fjerde avsnitt 27 Interkommunalt og interfylkeskommunalt samarbeid, første avsnitt 28 Overdragelse av tariffavtalemyndighet 28-1c Vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd, tredje avsnitt 28-1e Samarbeidsavtalen, første avsnitt 28-2a Samkommune, første avsnitt 28-2e Samarbeidsavtalen, første og andre avsnitt 28-2h Samkommunestyret, andre avsnitt Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 21 av 25

115 Birkenes kommune Kvalitet 28-2j Administrativ leder 28-2k Innstilling til vedtak om økonomiplan, årsbudsjett og årsregnskap 28-2u Oppløsning 30 Møteprinsippet. Møtebok, tredje avsnitt 31 Møteoffentlighet, fjerde og femte avsnitt angir rett til å lukke møter og kan ikke delegeres til administrasjonen, men er en rett for alle folkevalgte organ. 38 a Avtalevalg, første avsnitt 39 Reglement. Arkiv, første og andre avsnitt 39 a Innbyggerinitiativ, første og andre avsnitt 39 b Lokale folkeavstemninger, første avsnitt 40 Rett og plikt til å delta i møter i kommunale og fylkeskommunale organer. Inhabilitet. Rett til dokumentinnsyn, femte avsnitt 41 Dekning av utgifter og økonomisk tap 42 Arbeidsgodtgjøring 43 Pensjonsordning 44 Økonomiplan, første og sjette avsnitt 45 Årsbudsjettet, andre avsnitt 48 Årsregnskapet og årsberetningen, første, tredje og fjerde avsnitt 52 Finansforvaltning, første avsnitt 56 Vedtak om betalingsinnstilling. Oppnevning av tilsynsnemnd, første avsnitt 62 Opprettelse av kommunalt eller fylkeskommunalt foretak, første og andre avsnitt 63 Vedtekter, andre avsnitt 65 Styrets sammensetning, tredje avsnitt 66 Valgperioden for styremedlemmene, tredje avsnitt 77 Kontrollutvalget, første avsnitt 78 Revisjon, tredje og fjerde avsnitt Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 22 av 25

116 Birkenes kommune Kvalitet MOTORFERDSEL I UTMARK OG VASSDRAG 5. (generelle tillatelser etter vedtak), første ledd jf. andre avsnitt. OPPLÆRINGSLOVA 2-5. Målformer i grunnskolen, syvende avsnitt, første setning. PLAN- OG BYGNINGSLOVEN 3-3 Kommunens planoppgaver og planleggingsmyndighet, andre avsnitt, første og andre punktum. Se merknader i forarbeidene til bestemmelsen (Ot.prp.nr.32 ( ), kapittel 6.3) Kommunal planstrategi, jf. 3-3 Se merknader i forarbeidene til 3-3 andre ledd i Ot.prop nr. 32 ( ) Revisjon av kommuneplanens samfunnsdel og kommunedelplan og rullering av handlingsdel, jf Oppstart av arbeid med kommuneplan. Første avsnitt Vedtak av kommuneplan, første avsnitt Innsigelse og vedtak av departementet, første avsnitt, andre setning Bestemmelser i reguleringsplan Vedtak av reguleringsplan, første og andre avsnitt Endring og oppheving av reguleringsplan, andre setning Kun myndighet til vedtagelse av mindre endringer kan delegeres Ekspropriasjon til gjennomføring av reguleringsplan, tredje avsnitt 16-3 Ekspropriasjon uavhengig av reguleringsplan, første og andre avsnitt 16-4 Ekspropriasjon til vann- og avløpsanlegg mv Forutsetning for bruk av utbyggingsavtaler, første avsnitt 18-7 Fordelingsfaktorene 31-6 Bruksendring og riving av bolig 31-8 Utbedringsprogram 33-1 Gebyr Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 23 av 25

117 Birkenes kommune Kvalitet 4-1. Valgstyret VALGLOVEN 9-2. Fastsetting av valgdag, andre avsnitt 9-3 Tid og sted for stemmegivningen. Organisering, andre avsnitt, femte setning Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 24 av 25

118 Birkenes kommune Kvalitet Med hilsen Dagfrid Aasen Kvalitetsrådgiver Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 25 av 25

119 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 013/16 Administrasjonsutvalget PS /16 Formannskapet PS Kommunestyret PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Marianne Grønvold Flakk K /3245 Deltakelse i nettverk om heltid Administrasjonens forslag til vedtak: 1. Birkenes kommune sier ja til invitasjonen om å delta i i et forpliktende samarbeid om å styrke heltidskulturen i offentlig sektor. 2. Det oppnevnes en kontaktperson med vararepresentant fra hver av partene, dvs; politikere, administrasjon og tillitsvalgte 3. Politisk kontaktperson og vararepresentant oppnevnes av valg- og godtgjørelseskomiteen. 0T Invitasjon til et forpliktende heltidssamarbeid Link til andre dokumenter Saksopplysninger: Birkenes kommune er sammen med de andre kommunene på Agder invitert til å delta i et forpliktende samarbeid om heltid. Svarfristen er i innbydelsen satt til 15.11, men administrasjonen har fått opplyst at vi kan melde oss på noe senere etter at nødvendig politisk forankring er gjort (vedtak i politisk organ). Hovedtariffavtalen i KS området tar utgangspunkt i at hovedregelen er ansettelse i full stilling. KS, Fagforbundet, Delta og Norsk Sykepleierforbund har gjennom erklæringen om «Det store heltidsvalget» forpliktet seg til åintensivere arbeidet med å redusere deltid og utvikle en heltidskultur

120 i pleie- og omsorgssektoren. Bakgrunn Deltidsarbeid er utbredt i Birkenes kommune, og i mange andre kommuner. En undersøkelse som ble publisert i Fædrelandsvennen viste at bare 12 % av arbeidstakerne i Birkenes kommune jobber full tid, og at mange deltidsansatte hadde en lav stillingsbrøk. Vurdering Birkenes bør si ja til invitasjonen om å delta i et forpliktende samarbeid for å fremme heltidskultur. Det er grunn til å tro at tjenesteyting med ansatte i fulle stillinger, eller i store stillingsbrøker, vil føre til en mer effektiv drift, bedre opplevd kvalitet for brukerne, og et mer stabilt arbeidsmiljø. Deltidsansatte gjør en god jobb. Likevel er det slik at det er større mulighet for feil når det er mange ansatte og de er tilstede bare noen dager i uka. Færre ansatte som er oftere tilstede, vil gjøre det lettere å lede på en god måte, og krever mindre administrasjonstid. Det medfører også at brukere må forholde seg til færre tjenesteytere. Det vil også være lettere for den enkelte ansatte å holde seg oppdatert på endringer, og ikke minst vil ansatte kunne få en lønn som det er mulig å leve av. Et inkluderende arbeidsliv tilsier også at det må være mulighet for å arbeide deltid for de som ikke kan arbeide heltid. Til administrasjonsutvalget vil det bli fremmet en sak om Birkenes kommunes arbeid for å fremme heltid. Anbefaling Birkenes kommune sier ja til invitasjonen om å delta i et forpliktende samarbeid for å fremme heltidskultur.

121 Fra: Dyvold, Siw Lene Sendt: 24. oktober :36 Til: Rasmussen, Kari; Marianne Grønvold Flakk; Bygland kommune, personal- og administrasjon, leiar; Bykle kommune, personalsjef ; Evje og Hornnes kommune, personalsjef; Bråstad, Øystein; Gjerstad kommune, personalavdelingen, enhetsleder; Liv Ingjerd Byrkjeland; Iveland kommune, organisasjonssjef/leder servicetorget; Lillesand kommune, stabssjef; post@amli.kommune.no; post@bygland.kommune.no; post@eh.kommune.no; post@valle.kommune.no; post@vegarshei.kommune.no; Postmottak Arendal Kommune; Postmottak Froland; Postmottak Grimstad; Postmottak Birkenes kommune; postmottak@bykle.kommune.no; postmottak@gjerstad.kommune.no; postmottak@iveland.kommune.no; postmottak@lillesand.kommune.no; postmottak@risor.kommune.no; postmottak@tvedestrand.kommune.no; Risør kommune, personalsjef og leder enhet for støttefunksjoner; Tvedestrand kommune, HRrådgiver/Enhetsleder administrativ støtteenhet; Valle kommune, leiar personal; Vegårshei kommune, kommunalsjef; Åmli kommune, leiar rådmannens stab Kopi: Henriksen, Anita Emne: Invitasjon til et forpliktende heltidssamarbeid Til kommunene i Aust-Agder og Vest-Agder v/rådmannen Nettverket Heltidskultur på Sørlandet, status. Invitasjon til videre samarbeid. Nettverket heltidskultur på Sørlandet har gjennom halvannet år invitert kommuner og andre offentlige virksomheter til jevnlige temasamlinger. Vi vil med dette ta et steg videre og invitere kommunene til et mer forpliktende samarbeid om å styrke heltidskulturen i offentlig sektor. De to fylkeskommunene på Agder vil være tilretteleggere i samarbeid med partene i Det store heltidsvalget; KS, Fagforbundet, Norsk sykepleierforbund og Delta. Vi vil, i samråd med nettverket, hente inn ressurspersoner og legge til rette for kunnskapsbasert erfaringsdeling gjennom nettverkssamlinger og i andre aktuelle fora. Nå ønsker vi tilbakemelding fra kommuner som ønsker å delta fast i nettverket, med kontaktpersoner, innen neste nettverkssamling tirsdag 15. november. Denne sendes til: Kommuner i Aust-Agder: Siw Lene Dyvold ( Siw.Lene.Dyvold@austagderfk.no ) Kommuner i Vest-Agder: Lisbeth Reed (lre@vaf.no)

122 Heltidshjulet (Kilde: Leif E. Moland, FAFO) Bakgrunn: Med utgangspunkt i den regionale LIM-planen tok fylkeskommunene initiativ til å danne et heltidsnettverk for kommuner og andre offentlige virksomheter våren Det ble arrangert to åpne samlinger det første året, i april og september. Både nasjonal forskning og regional erfaringsdeling, med eksempler fra flere av kommunene, sto i fokus. I 2016 er det hittil holdt to samlinger, og en tredje planlegges 15. november (påmeldingslenke nedenfor). Nytt i 2016 er at vi har lagt arbeidet tett opp til Det store heltidsvalget og Heltidserklæringen som er inngått mellom KS, Fagforbundet, Norsk sykepleierforbund og Delta. I tråd med LIM-planen har vi i tillegg til partene i kommunesektoren invitert med Sørlandet sykehus i nettverket. Tema for de to første samlingene i 2016 har vært: Samarbeid lønner seg. Innledere fra KS Agder, Songdalen kommune og De Facto kunnskapssenter for fagorganiserte Hva er en heltidskultur? Innledere fra FAFO og KS Hordaland. Vest-Agder fylkeskommune har inngått et treårig prosjektsamarbeid med Songdalen kommune som har gjort et godt, systematisk arbeid på heltidsfeltet over tid, og nettverket kan trekke på erfaring som høstes i denne pionérkommunen. Disse kommunene har deltatt på en eller flere samlinger med alt fra 1 til 13 deltakere: Audnedal, Birkenes, Flekkefjord, Farsund, Grimstad, Hægebostad, Kristiansand, Lillesand, Lyngdal, Mandal, Risør, Sirdal, Songdalen, Søgne, Vegårshei, Vennesla, Åmli og Åseral. I tillegg har SSHF og ansatte fra fylkeskommunene deltatt. Nettverksarbeidet videre vil bygge på: Et samarbeid der kommuner og virksomheter forplikter seg til systematisk satsing på å fremme en heltidskultur og øke gjennomsnittlig stillingsstørrelse.

123 God politisk forankring/styreforankring av heltidssatsingen. Godt partssamarbeid for å nå målene. Forskning, kunnskap og kompetanse-/erfaringsdeling. Forventninger til kommuner og virksomheter som vil være med videre: Fast kontaktperson med vara både på arbeidsgiver og arbeidstakersiden, for å sikre kontinuitet og framdrift. Kontaktpersonene og/eller vara deltar på nettverkssamlinger inntil fire ganger i året (andre fra kommunen kan delta etter behov. Heltidsarbeidet og kommunens/virksomhetens mål på dette feltet er forankret/skal forankres i et vedtak i kommunestyre/formannskap eller virksomhetsstyre. Kommunen/virksomheten deler erfaring i nettverket Dato for politisk behandling/styrebehandling er fastsatt innen 15.november Vi håper flest mulig av de 30 kommunene vil være med i nettverksarbeid for en bedre heltidskultur. Med vennlig hilsen Siw Lene Dyvold HR-rådgiver Aust-Agder fylkeskommune Fylkesrådmannens kontor Mobil: siw.lene.dyvold@austagderfk.no

124 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 055/16 Formannskapet PS Kommunestyret PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Stian Nordahl Sørli K2 - Q80, K3 - &41 13/3720 Myrane trafikkareal Administrasjonens forslag til vedtak: 1. Myrane trafikkareal etableres innen for en ramme på kr 6,625 inklusiv mva. 2. Prosjektet finansieres med kr 1,325 i mva kompensasjon, kr 1 mill. fra ordinære belønningsmidler samt 4,3 mill. fra ekstra belønningsmidler fra ATP-prosjektet. 3. Prosjektet vil ha oppstart i 2016 og i den forbindelse kan det påløpe kostnader på inntil kr 1,5 mill. inklusiv mva. 4. Administrasjonen lånefinansierer midlertidig prosjektet som et ordinært investeringsprosjekt innenfor vedtatt låneramme for investeringer, inntil vedtatte belønningsmidler fra ATP er overført kommunen. Link til andre dokumenter Saksopplysninger: vedtok kommunestyret, Birkenes kommune, reguleringsplan «del av Myrane», plan ID:

125 Anlegget er tenkt som et kollektivknutepunkt, park and ride anlegg, og samtidig fungere som bussholdeplass for skoleelever som benytter busstransport til og fra skoleanleggene i Birkeland sentrum. I den sammenheng mottok kommunen 1 mill NOK i belønningsmidler fra ATP-sekretariatet, øremerket Myrane trafikk areal. Prosjekteringen av anlegget ble i 2013 utført av Cowi, og det ble gjennomført en anbudskonkurranse med offentliggjøring på Doffin. Etter mottatte tilbudspriser måtte kommunen dessverre avlyse konkurransen grunnet kostnadsomfanget på prosjektet og manglende finansiering. Juni 2016, etter at Birkenes kommune søkte ATP om ekstra belønningsmidler til Myrane trafikkareal, vedtok ATP-sekretariatet en ytterligere tildeling på 4,3 mill NOK til prosjektet. Det betød at prosjektet hadde samlede disponible midler på 5,3 mill NOK, (eksl mva). Administrasjonen vurderte prosjektet på nytt. I forhold til tidligere mottatte tilbudspriser var ikke 5,3 mill NOK tilstrekkelig for å realisere anlegget. Administrasjonen vurderte derfor alternative utførelser av anlegget, som kort fortalt ikke omfattet fullstendig masseutskifting av tomten som tidligere prosjektert. Stein Stokkebø, siv. ingeniør geoteknikk, Stokkebø Competanse ble engasjert for å vurdere alternative, og mer økonomiske fundamenteringsløsninger, som ikke innebar fullstendig masseutskifting. Rapporten fra Stokkebø Competanse anbefaler løsninger som ikke innebærer komplett masseutskifting, men lagvis oppbygning av anlegget med bruk av blant annet geonett, fiberduk og diverse egnede fyllingsmasser. På bakgrunn av omtalte rapport og etter vurderinger fra administrasjonen i samarbeid med engasjerte konsulentfirma NorConsult, er foreløpig konklusjon at Myrane trafikkareal kan anlegges og realiseres innenfor tildelte belønningsmidler, (5,3 mill NOK) fra ATP-sekretariatet. Dette legges til grunn for igangsetting av anbudsprosess. Anbudsprosessen vil endelig bekrefte om prosjektet lar seg gjennomføre innenfor aktuell ramme.

126

127 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 056/16 Formannskapet PS /16 Fellesråd for eldre og mennesker med nedsatt PS funksjonsevne 058/16 Tjenesteutvalget PS Kommunestyret PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Lisa Dahl K1-151, K /3229 Årsbudsjett 2017 og økonomiplan Administrasjonens forslag til vedtak: 1. Administrasjonens forslag til økonomiplan for og årsbudsjett 2017, med tilhørende driftsbudsjett og investeringsbudsjett for 2017, vedtas. 2. Rådmannen har delegasjon til å ta opp kassekreditt i løpet av året med inntil kr 20 mill. dersom det oppstår et likviditetsproblem i løpet av Skatt i. Skatteøren settes til 11,8 %. ii. Forskudd på skatt for 2017 utskrives med de maksimalsatser som Stortinget bestemmer for både formue og inntekt. iii. Eiendomsskatt på verker, bruk og annen næringseiendom utskrives med 7 promille. iv. Eiendomsskatt på boliger, fritidseiendommer og øvrige eiendommer utskrives med 4,6 promille etter et bunnfradrag på kr Eiendomsskattegrunnlaget for boligeiendommer skal basere seg på formuesgrunnlag og tilhørende sentralt fastsatt reduksjonsfaktor, slik den nye takstfastsettingsmetoden gir adgang til. 4. Fra endres de kommunale gebyrer, leiepriser m.m. i henhold til vedlagte prisliste. 5. I 2017 opptas langsiktig lån på kr 25,2 mill. hvorav kr 5,0 mill. gjelder startlån. 6. Rådmannen, og de som er delegert budsjettmyndighet, påser at de budsjetterte beløp til de forskjellige formål strekker til, jf. Kommuneloven 47. Av likviditetshensyn plikter de budsjettansvarlige å fordele utgiftene så jevnt som mulig utover i året. 0T