Innkalling for Formannskapet. Saksliste

Transkript

1 Innkalling for Formannskapet Møtedato: Onsdag Møtested: Kommunehuset, møterom Himmelsyna Møtetid: 15:30 16:30 Saksnr Tittel Saksliste 029/16 Godkjenning av møteprotokoll /16 Meldinger 031/16 Ettergivelse av eiendomsskatt på grunn av brann sak unntatt offentlighet 032/16 Justeringer av kommunegrenser i Birkenes 033/16 Møtekalender 2017 Saksdokumentene er tilgjengelig i Servicetorvet i ekspedisjonstiden 10:00 15:00 og på Forfall meldes på epost til Servicetorvet eller på telefon Birkeland, Anders Chrisitansen ordfører Anne Stapnes Konst. rådmann

2 Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 029/16 Formannskapet PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Kari Kvifte Birkeland K /2505 Godkjenning av møteprotokoll Administrasjonens forslag til vedtak: Møteprotokollen av godkjennes.

3 Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 030/16 Formannskapet PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Kari Kvifte Birkeland K /2505 Meldinger Administrasjonens forslag til vedtak: Meldingene tas til orientering. 0T Saksnummer Tittel 1 Hovedtall mai Hovedtall juli 3 Ansettelser Informasjon om driftsrapportering pr juli 2016 v/økonomisjef Tom Olstad. Driftsrapportering juli 216 blir lagt fram for politisk behandling i oktober/november.

4 Dok. ref. 16/1015-6, jp Saksbehandler: LIDA Dato: Hovedtall mai 2016 Formålet med denne rapporten er å gi informasjon på et tidlig tidspunkt, og vise bevegelsene på de store budsjettpostene. Rapporten forklarer ikke alle avvikene, men tar for seg hovedtall pr. mai med vekt på det som ligger på Fellesområder(1A*). Gjeldende driftsinntekter- og kostnader (1B*), er det kun personalkostnadene som er kommentert i denne rapporten. Øvrige driftskostnader kommenteres nærmere i tertialrapportene og årsberetningen etter innspill fra avdelingene og tjenestesjefene. Netto resultat pr. tjenesteområde og totale pr. mai (bokført pr tall i hele tusen): Tjenesteområde mai mai Avvik i kr t.o.m. mai t.o.m. mai Avvik i kr Avvik i % Totalbudsjett Teknisk , Ressurssenter , Barnehage og skole , Helse og velferd , , Kirken , Fellesområder , Mer/mind reforbruk ,1 0 0 smessig er det et totalt mindreforbruk i forhold til budsjett på kr 1,4 mill. til og med mai. Avviket gjelder alle områdene bortsett fra barnehage og skole og ressurssenteret. På ressurssenteret gjelder avviket i hovedsak et periodiseringsavvik innen barnevernet og refusjoner fra staten for flyktningeadministrasjonen. Innen barnehage og skole gjelder mye periodiseringsavvik «elever i andre kommuner». Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND

5 Frie inntekter pr mai: pr mai pr mai Avvik i kr inkl. endringer 2016 Frie inntekter pr mai** smessig ligger de frie inntektene kr 2,6 mill over budsjett pr mai. Avvikene på integreringstilskudd forventes å være et periodiseringsavvik på kr 0,9 mill. Ellers er resten på skatte- og rammeinntekter og eiendomsskatt som det forventes et positivt avvik på i Gjeldende skatte- og rammeinntekter forventes det et positivt avvik på kr 0,6 mill, eiendomsskatt kr 0,5 mill, mens det på integreringstilskudd forventes et negativt avvik på kr 0,2 mill. Til sammen utgjør dette kr 0,9 mill. i positivt avvik. Netto finans pr mai: pr mai pr mai Avvik inkl. endringer 2015 Netto finans pr mai*** Netto finans har totalt et negativt regnskapsmessig avvik på kr 2,3 mill. pr. mai. Avviket ligger hovedsakelig på rente- og avdragsutgifter med kr 1,8 mill. negativt. I tillegg er avkastning på verdipapirer negativt i forhold til budsjett med kr 0,4 mill. På renter og avdrag vil vi kunne forvente oss et positivt avvik på avdrag med kr 0,8 mill. i 2016, og et negativt avvik på renteinntekter på kr 0,1 mill. Rentekostnadene vil avhenge i stor grad av nytt vedtatt investeringsbudsjett med tilhørende gjeldsopptak. Det kan være at avkastningen på verdipapirer vil bli noe lavere enn budsjettert, men her foreligger stor usikkerhet. *1A er det rapporteringsskjemaet som tar for seg frie inntekter, finans og disponeringer, 1B er det rapporteringsskjemaet som tar for seg driftsinntekter og driftskostnader på de ulike tjenesteområdene. **Frie inntekter består av skatt, rammetilskudd, konsesjonsavgift, integreringstilskudd og andre statlige tilskudd. ***Netto finans består av renteinntekter, renteutgifter, avdrag på lån, avkastning på finansielle instrumenter og utbytte. Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 2 av 5

6 Utvikling i likviditet: Utvikling i likviditet Sum likvide midler Sum justerte likvide midler Blå linje markerer penger i banken, og utgjør totalt kr 61,3 mill. ved utgangen av mai. Økningen siste måned skyldes at kommunen har mottatt lån til videre utlån fra husbanken med kr 5 mill. Rød linje viser hvilken driftslikviditet kommunen har tilgjengelig når enn trekker fra bundne midler som skattetrekk, ubrukte lånemidler(som lån til videre utlån) og bundne fond. Etter disse justeringene utgjør driftslikviditeten kr 12,3 mill. ved utgangen av mai. Birkenes kommune er på ROBEK som følge av å ha vedtatt et budsjett i underbalanse for Gjennom lovlighetskontroll har Fylkesmannen opphevet budsjettvedtaket som ble gjort av kommunestyret 17. desember I praksis medfører det at kommunen ikke har anledning til å ta opp lånefinansiering som budsjettert uten at det er godkjent av Fylkesmannen. Fylkesmannen har godkjent låneopptak på totalt kr. 34,6 mill (inkludert kr 20 mill. som allerede er tatt opp) som gjelder investeringer med allerede inngåtte forpliktelser, selvkostinvesteringer som vann og avløp, samt startlån og andre nødvendige investeringsbehov. Ytterligere låneopptak vil ikke bli godkjent før Birkenes kommune får godkjent et budsjett i balanse. Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 3 av 5

7 Utviklingen i personalkostnader t.o.m. juni: Gjennomsnittlig budsjett Grafen over viser utvikling i personalkostnadene (lønn og sosiale kostnader og sykelønnsrefusjoner) siste 12 måneder. Personalkostnadene er kr 1,7 mill. over budsjett i juni, men har totalt et positivt avvik t.o.m. juni på kr 1, mill. Sykelønnsrefusjoner for juni er bokført. I juni utbetales feriepenger; derfor lave personalkostnader denne måneden. Personalkostader fordelt pr tjenesteområde i mai: Budsejtt Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 4 av 5

8 Alle områdene ligger litt under sitt budsjett i mai. Det justeres noe i løpet av juni da noen kostnader kan ha forskyvelse mellom periodene. Med hilsen Lisa Dahl Controller Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 5 av 5

9 Dok. ref. 16/1015-9, jp Saksbehandler: LIDA Dato: Hovedtall juli Formålet med denne rapporten er å gi informasjon på et tidlig tidspunkt, og vise bevegelsene på de store budsjettpostene. Rapporten forklarer ikke alle avvikene, men tar for seg hovedtall pr. juli med vekt på det som ligger på Fellesområder(1A*). Gjeldende driftsinntekter- og kostnader (1B*), er det kun personalkostnadene som er kommentert i denne rapporten. Øvrige driftskostnader kommenteres nærmere i tertialrapportene og årsberetningen etter innspill fra avdelingene og tjenestesjefene. Netto resultat pr. tjenesteområde og totale pr. juli (bokført pr ): juli juli Avvik i kr t.o.m. juli t.o.m. juli Avvik i kr Avvik i % Totalbudsjett Teknisk Ressurssenter Barnehage og skole Helse og velferd Kirken Fellesområder Mer/mindr e-forbruk smessig er det et totalt mindreforbruk i forhold til budsjett på kr 1,4 mill. til og med juli Mindreforburket gjelder alle områdene bortsett fra ressurssenteret som er negativt.med kr 3,1 mill. Avviket gjelder et periodiseringsavvik gjeldende barnevernet på kr 4,1 mill. redusert av inntekter på flykntingetjenesten. Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND

10 Teknisk har et stort positivt avvik på kr 1,8 mill. som i hovedsak gjelder at et ikke er brukt så høye kostnader til kalking av Tovdalselva som budsjettert. Staten dekker kostnadene hvilket gjør at det positive avviket ikke tilfaller kommunen. Helse og velferd har også et stort positivt avvik på kr 1,6 mill. Alle kostnadene knyttet til ferie avvikling er sannsynligvis ikke med per juli måned og det forventes at dette er et periodiseringsavvik. Fellesområdet har omtrent ikke noe regnskapsmessig avvik. Innenfor er det imidlertid en del periodiseringsavvik nærmere omtalt nedenfor. Det ser imidlertid positivt ut for de frien inntektene selv om det endelige resultatet fortsatt er usikkert. Frie inntekter pr juli: pr juli pr juli Avvik i kr inkl. endringer 2016 Frie inntekter pr juli** smessig ligger de frie inntektene kr 0,8 mill over budsjett pr juli. Avviket skyldes at vi har mottatt kr 1,1 mill. i statlige tilskudd i fht budsjettert. Dette er sannsynligvis et periodiseringsavvik. Integreringstilskuddet forventes å bli kr 0,1-0,2 mill. lavere enn budsjettert i år, men det er fortsatt usikkert. Inntekten kan bli høyere dersom kommunen bosetter flere enslige i Skatte og rammeinntektene er kr 0,6 mill. høyere enn budsjettet per juli. Det forventes å jevne seg ut over høsten. Skatteinngangen per juni måned har vært betraktelig høyere i 2016 enn den var i 2015, med 10% økning i Birkenes mot 8,1% i gjennomsnitt for resten av landet.. Revidert nasjonalbudsjett hadde et anslag på 6,4 %. Skatteinntektene i Birkenes er fortsatt ca 70 % av andre kommuner, det betyr at vi fortsatt vil få inntektsutjevning som kompensasjon for lavere inntekter, og at det er denne som vil endres i forhold til vekst i skatteinntektene for Birkenes del. Hovedårsaken til økningen i skatteinntektene, er økningen i skatteøre med 0,45. Videre ser omleggingen av skatt på realisasjon av aksjer og omlegging av håndtering av pendlere skattemessig ut til å ha påvirket inntektene i Eiendomsskatten er regnskapsmessig kr 1,0 lavere enn budsjettet. Eiendomsskatt for verker og bruk er ikke utfakturert i 2. kvartal, det blir derfor et periodiseringsavvik. Netto finans pr juli: pr juli pr juli Avvik inkl. endringer 2016 Netto finans pr juli*** Netto finans har totalt et negativt regnskapsmessig avvik på kr 0,8 mill. pr. juli. Avviket ligger hovedsaklig Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 2 av 6

11 på rente og avdragsutgifter med kr 0,7 mill negativt. Rentekostnadene på investeringsgjeld forventes å ligge på mellom kr 10,3 og 10,7 mill. i 2016, med et budsjett på kr 10,6 mill. Det vil si at vi har mulighet for både en mulig oppside og nedside, men ikke i en størrelseorden som er av stor betydning. I tillegg er avkastning på verdipapirer negativt i forhold til budsjett med kr 0,2 mill. Det siste er et periodiseringsavvik på bokføring av avkastning. Per juli har Birkenes oppnådd en avkastning på verdi papir på kr 2,0 mill. Det tilsvarer nesten årsbudsjettet på kr 2,1 mill. Verdien på avkastningen kan fortsatt svinge negativt i år, men det ser betraktelig bedre ut enn tidligere i år. *1A er det rapporteringsskjemaet som tar for seg frie inntekter, finans og disponeringer, 1B er det rapporteringsskjemaet som tar for seg driftsinntekter og driftskostnader på de ulike tjenesteområdene. **Frie inntekter består av skatt, rammetilskudd, konsesjonsavgift, integreringstilskudd og andre statlige tilskudd. ***Netto finans består av renteinntekter, renteutgifter, avdrag på lån, avkastning på finansielle instrumenter og utbytte. Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 3 av 6

12 Utvikling i likviditet: Utvikling i likviditet Sum likvide midler Sum justerte likvide midler aug.15 sep.15 okt.15 nov.15 des.15 jan.16 feb.16 mar.16 apr.16 mai.16 jun.16 jul.16 Blå linje markerer penger i banken, og utgjør totalt kr 66,1 mill. ved utgangen av juli.. Rød linje viser hvilken driftslikviditet kommunen har tilgjengelig når enn trekker fra bundne midler som skattetrekk, ubrukte lånemidler(som lån til videre utlån) og bundne fond. Etter disse justeringene utgjør driftslikviditeten kr 15,4 mill. ved utgangen av juli. Birkenes kommune er på ROBEK som følge av å ha vedtatt et budsjett i underbalanse for Gjennom lovlighetskontroll har Fylkesmannen opphevet budsjettvedtaket som ble gjort av kommunestyret i desember I juni 2016 ble nytt revidert budsjett og økonomi plan vedtatt i kommunestyret. Fylkesmannen godkjente dette den De godkjenner også låneopptak til de resterende investeringene i budsjett og økonomiplanen på totalt 49,4 mill, hvorav kr 5 mill. er startlån. Birkenes kommune har tatt opp lån på tatalt kr 25 mill. av dette inklusiv startlån. Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 4 av 6

13 Utviklingen i personalkostnader t.o.m. august: Gjennomsnittlig budsjett 0 Grafen over viser utvikling i personalkostnadene (lønn og sosiale kostnader, innsparinger og sykelønnsrefusjoner) siste 12 måneder. Personalkostnadene er kr 1,0 mill. under budsjett i august, og totalt 3,4 mill. under budsjett så langt i år. Hovedoppgjøret for 2016 er utbetalt fra juli og er budsjettjustert ut på drift. Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 5 av 6

14 Personalkostader fordelt pr tjenesteområde i juli: Barnehage og skole og servicesenteret ligger litt over sine budsjett, mens de andre områdene ligger under i juli måned. Med hilsen Lisa Dahl Controller Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 6 av 6

15 Ansattnr Hjemmelsnr Still. % Total stillings% Beskr.still.type Still.kode ,00 100,00 Vikar vakant ,46 92,31 Sluttet i st ,00 100,00 Vikar på dag ,00 50,00 Fast på dagt ,70 70,19 Vikar i turn ,13 80,00 Sluttet i st ,00 80,00 Sluttet i st ,00 100,00 Fast på dagt ,00 50,00 Fast i turnu ,58 0,00 Sluttet i st ,70 0,00 Vikar lærer ,00 100,00 Fast i turnu ,00 100,00 Vikar i turn ,00 60,00 Vikar på dag ,00 100,00 Vikar vakant ,00 50,00 Fast på dagt ,00 50,00 Fast på dagt ,47 23,47 Vikar i turn ,00 100,00 Sluttet i st ,48 81,24 Vikar i turn og ,45 81,24 Vikar vakant ,23 81,24 Vikar i turn ,85 81,24 Vikar i turn ,23 81,24 Vikar i turn ,00 73,00 Fast i turnu ,00 70,00 Timelønnet d ,00 40,00 Fast i turnu ,63 0,00 Sluttet i st ,50 0,00 Vikar lærer ,00 40,00 Vikar på dag ,00 50,00 Midlertidig ,09 70,34 Vikar i turn ,42 70,42 Fast i turnu ,21 62,21 Fast i turnu 7517 Oversikten gjelder perioden I perioden er det gjort 34 ansettelser av til sammen 25 personer. Av de 34 ansettelsene gjelder 10 fast stilling Administrasjonen har fått signaler om at utvidet rapportering på hjemler ønskes. e Kolonnen stillings% viser størrelsen på stillingen som ansettelsen gjelder Kolonnen total stillings% viser samlet stilling for personen når alle arbeidsavtaler er regnet med

16 Still.betegn. Ansvar Ansvar Beskr. Dato for ansatt i stillingen Dato for sluttet i stillingen Konsulent 2410 Helsestasjonen Adjunkt 2600 Birkeland skole - undervisning Leder 1400 Teknisk kontor Saksbehandle 5500 Sosialkontor - Fellestiltak Hjelpepleier 3720 Boveiledning - Smedens Kjerr Adjunkt m/ t 2700 Valstrand skole - undervisning Adjunkt m/ t 2700 Valstrand skole - undervisning Miljøterapeu 3860 Psykiatrisk sykepleie Assistent 3240 Personlig assistent Lærer u/godk 2700 Valstrand skole - undervisning Lærer u/godk 2700 Valstrand skole - undervisning Vernepleier 3740 Digerhaug Vernepleier 3300 Sykehjem Jordmor 2410 Helsestasjonen Sykepleier 3300 Sykehjem Rådgiver 2530 Flyktningeadministrasjonen Rådgiver 2400 Tjenester for barn/unge - Fell Assistent 3720 Boveiledning - Smedens Kjerr Fysioterapeu 3830 Fysio- og ergoterapi Hjelpepleier 3300 Sykehjem Hjelpepleier 3300 Sykehjem Hjelpepleier 3300 Sykehjem Hjelpepleier 3300 Sykehjem Hjelpepleier 3300 Sykehjem Assistent 3740 Digerhaug Renholder 1600 Administrasjonsbygg Hjelpepleier 3240 Personlig assistent Lektor m/til 2700 Valstrand skole - undervisning Lektor m/til 2550 Birkenes Læringssenter Ingeniør 1184 Oppmåling Lillesand Saksbehandle 2430 PP-kontoret Fagarbeider 3720 Boveiledning - Smedens Kjerr Fagarbeider 3740 Digerhaug Fagarbeider 3740 Digerhaug et er i gang med å se på hvordan dette kan gjøres på en ressurseffektiv måte. d

17 Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 032/16 Formannskapet PS /16 Kommunestyret PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Øyvind Raen K1-024, K /910 Justeringer av kommunegrenser i Birkenes Administrasjonens forslag til vedtak: 1. Kommunestyret ber rådmannen om å igangsette en prosess for å vurdere behovet for å gjøre mindre kommunegrensejusteringer. 2. Kommunestyret ber Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder om å avvente saksbehandling av foreliggende søknader om grensejustering til etter at Birkenes kommune har vurdert andre mulige grensejusteringer og konsekvensene av disse. Link til andre dokumenter Saksopplysninger: Bakgrunn I forbindelse med arbeidet med kommunereform har det kommet opp et behov for å vurdere kommunegrensene i Birkenes. Kommunestyret i Birkenes vedtok i juni 2016 å ikke gå videre med en sammenslåing av kommunene Birkenes, Lillesand, Kristiansand, Songdalen og Søgne til én ny kommune. Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder skal nå oppsummere prosessen i Agder-fylkene og gi anbefalinger til eventuelt ny kommunestruktur. Dette skal så vurderes av regjeringen før forslag til ny kommunestruktur legges frem for behandling i Stortinget. Rådmannen har tidligere anbefalt at uansett utfall av de lokale prosessene rundt

18 kommunesammenslåinger må Birkenes vurdere nødvendigheten av justeringer av eksisterende kommunegrenser. Vurdering Bakgrunnen for at det er nødvendig å se på grensene er flere: 1. For det første ble det tidlig i prosessen med kommunereformen klart at innbyggere i to områder i Birkenes så seg tjent med å tilhøre andre kommuner og søkte da om grensjustering mot henholdsvis Evje og Hornnes og Iveland kommuner. Birkenes kommunes anbefaling til fylkesmannen og departementet i de sakene var at søknader om grensejusteringer ble gjort som en del av prosessen rundt kommunereformen. Denne vurderingen har fylkesmannen stilt seg bak. 2. For det andre har kommunen en noe annen oppbygning enn andre kommuner. Kommunen har tre definerte sentra og en boligbebyggelse som er spredt ut over kommunen. Det er behov for en relativt kostbar infrastruktur for å legge til rette for en god kommunikasjon. 3. Flere grenseområder i kommunen kan tenkes å ha en større tilhørighet til andre kommunesentra enn de tre sentrumsområdene i Birkenes. 4. Et av målene for kommunereformen er å legge til rette for mer bærekraftige kommuner og grensejusteringer kan bidra til en slik måloppnåelse for Birkenes kommune. Det er ikke hensiktsmessig å foreta en vurdering av alle små og store bygder og grender i Birkenes og vurdere om det bør gjøres endringer i Birkenes. Slik rådmannen ser det har kommunestyret i Birkenes i vedtaket 22. juni 2016 bestemt at Birkenes kommune skal bestå som egen kommune. Rådmannen ønsker ikke å legge opp til en debatt om kommunesammenslåing, men i lys av vedtaket som er gjort vil det være nødvendig å se på om det er enkelte områder hvor det bør foretas en vurdering på om det er hensiktsmessig med en grensejustering, både for Birkenes som kommune, de berørte innbyggerne og tilstøtende kommuner. Det vil derfor være hensiktsmessig at man, ved hjelp av arealplanlegger og i samråd med fagpersoner for ulike områder (skole/barnehage, helse og tekniske tjenester) i første omgang foretar en overordnet vurdering i forhold til bygder/grender i grenseområder mot andre kommuner. Deretter gjøres det en faglig vurdering opp mot gitte kriterier (se senere i saksfremlegget). Det som blir et spørsmål i den forbindelse er hvor store endringer i kommunegrensen det skal til for at det regnes som en grensejustering. Det foreligger i dag to endringssøknader hos fylkesmannen som berører Engesland. En konsekvens av det kunne være at større deler av Engesland/Vegusdal ble vurdert overført til andre kommuner. Dette er imidlertid ikke en del av oppdraget for denne saken. Det vil være svært omfattende i forhold til de mindre endringene i grensene rådmannen ser for seg i denne omgang. Kriterier for videre vurdering av grensejusteringer Det er mange ulike hensyn som kan bli berørt i forbindelse med en grensejustering. Det kan være alt fra følelsesmessig tilknytning til et område til konkrete endringer i hverdagen og økonomi både for

19 enkeltpersoner, næringsliv og kommune. I det arbeidet som nå skal gjøres har rådmannen vurdert disse temaene som sentrale for å gi et godt bilde av konsekvenser ved den grensejusteringer: Skolestruktur, barnehager Påvirkninger for lokalsamfunnet: kulturtilbud, tjenestetilbud, velferd Økonomiske konsekvenser: endringer i kommunens inntektsgrunnlag/utgifter Hvert enkelt område som velges ut til vurdering vil måtte velges ut ut ifra et sett gitte kriterier. Dette velges ut om svaret er ja på to eller flere av kriteriene nedenfor: Prosess Er atkomsten/kommunikasjonslinjen til grenda/eiendommen via annen kommune? Er det en eller flere barn som går på skole eller benytter barnehagetilbud i annen kommune? Er skoleelever avhengige av offentlige transportmidler til og fra skolen? Benytter en eller flere av de berørte offentlige tjenester eller er aktive brukere av andre sosiale goder i andre kommuner (for eksempel fritidsaktiviteter)? Er det kortere avstand til andre kommuneadminstrasjonssentere enn Birkeland? Har det i løpet av de siste 20 årene blitt vurdert eller kommet forslag til grensejusteringer i området? I første omgang vil rådmannen foreta en faglig vurdering av eventuelle grensejusteringer for områder som som samsvarer med minst to av kriteriene over. Dette vil så legges frem for kommunestyret før det legges ut på en offentlig høring. Rådmannen vil legge opp til en bred medvirkning i prosessen. Det er svært viktig at de som blir direkte berørt av en eventuell endring får mulighet til å si sin mening. Etter en vurdring av eventuelle innspill som er kommet vil rådmannen legge frem en sak for politisk behandling med de faglige vurderingene som er gjort, innspill og et forslag til grensejusteringer. Om det gjøres vedtak om at kommunestyret ønsker å gjøre endringer i grensene må det sendes en søknad til Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder. Det er så departementet som til syvende og sist avgjør om det skal iverksettes en utredning og regjeringen som tar den endelige avgjørelsen om eventuelle endringer i grensene. Med det opplegget som legges opp her kan det se ut til at det blir dobbeltarbeid i og med at også departementet skal foreta en utreding før et eventuelt vedtak. For rådmannen er det imidlertid viktig at kommunestyret får et godt grunnlag for beslutningene som skal tas, og det vil derfor være viktig at kommunen har gjennomført en grundig prosess før departementet får saken. Prosessen i tid: Arbeidet med vurdering av eventuelle grensejusteringer igangsettes i løpet av september. De faglige vurderingene skal forelegges kommunestyret før årskiftet 2016/17. Høringen vil da skje i januar/februar 2017 med påfølgende sluttarbeid før det legges frem for politisk behandling i mars/april 2017.

20 Anbefaling Rådmannen ber om tilslutning til å igangsette en prosess for å se på mulige grensejusteringer i Birkenes kommune. Det legges opp til en bred prosess med særlig fokus på de som direkte berøres av eventuelle forslag til justeringer. Rådmannen nedsetter en arbeidsgruppe i administrasjonen med ulike fagkompetanser som skal vurdere forslag til grensejusteringer ut ifra sine fagområder. Det bemerkes at uavhengig av vedtak i denne saken må kommunen gi en uttalelse til de to søknadene om grensejustering som allerede foreligger. Rådmannen anbefaler imidlertid at det foretas en vurdering av eventuelle flere mulige grensejusteringer før uttalelse gis for å kunne vurdere de samlede konsekvensene fremfor å foreta én og én justering for seg selv. Dette vil også bli formidlet til Fylkesmannen som er saksbehandler i slike grensejusteringssaker.

21 Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 033/16 Formannskapet PS /16 Kommunestyret PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Anders Christiansen K /2477 Møtekalender 2017 Administrasjonens forslag til vedtak: Orførers forslag til møtekalender 2017 vedtas. Link til andre dokumenter Saksopplysninger: Ordførers forslag til møtekalender for 2017 legges fram for politisk behandling. Det er lagt inn ett ekstra møte for samtlige utvalg på høsten Totalt antall møter pr utvalg blir 8 i Tjenesteutvalget Sted: Kommunehuset, møterom Himmelsyna

22 Klokkeslett: 18:00 Møtedag, mandager: 23/1, 6/3, 24/4, 12/6, 28/8, 9/10, 6/11, 4/12 Planutvalget / Formannskapet Sted: Kommunehuset, møterom Himmelsyna Klokkeslett: 15:00 / 16:00 Møtedag onsdager: 25/1, 8/3, 26/4, 14/6, 30/8, 11/10, 8/11, 6/12 Administrasjonsutvalget Kommunehuset, møterom Himmelsyna Klokkeslett: 13:30 Samme møtedag som Formannskapet, onsdager: 23/1, 24/4, 8/11. Kommunestyret Sted: Kommunehuset, møterom Heimdal Klokkeslett: 18:00 Møtedag, torsdager: 2/2, 16/3, 4/5, 22/6, 7/9, 19/10, 16/11, 21/12 Temamøter Sted: Kommunehuset, møterom Himmelsyna /Heimdal Egen møteplan fastlegges etter drøfting av behov for temamøter i Fellesråd for eldre og mennesker med nedsatt funksjonevne Sted: Kommunehuset, møterom Flaksvann Klokkeslett: 09:30 Møtedag, mandager: : 23/1, 6/3, 24/4, 12/6, 28/8, 9/10, 6/11, 4/12