Bevisst BOOST-Cafe

Transkript

1 Bevisst BOOST-Cafe

2 Mål for utøvelse av superbrukerrollen Superbruker skal bidra til at systemet brukes i økonomistyringen ved enheten Superbruker skal lære opp egne brukere Superbruker skal jobbe med standardisering av rapporter og systembruk

3 Nytt på økonomiområdet Budsjett på ANALYSE er nå på plass B11-rapport (Budsjettstyringsrapport_prosj) fra Discoverer er nå tilgjengeliggjort i Cognos 3

4 Utvikling bruk 4

5 Dagens BOOST-tema: Forskjellen på Analysis Studio og Workspace Advanced Struktur i kuben; kjenne innholdet i tid, sted, prosjekt og konto Krysstabeller inkl tupler/skjæringspunkt 5

6 Analyse studio eller Workspace Advanced? Analyse studio: Raske analyser + vri og vende på data Egner seg dårlig til presentasjon Begrensede muligheter til å bytte om på kolonner, endre navn på dimensjoner/måltall eller ulike utregninger i ulike kolonner. Rask til å grave i datasett, nyttig til kjappe ad-hoc-analyser Workspace advanced: Flere muligheter og høyere brukerterskel. Bedre på grafiske presentasjoner. Lettere å flytte kolonner/rader, endre navn, tilpasninger etc. Tregere på hastighet enn Analyse Studio om en vil ha forhåndsvisning av rapporten mens den lages (kan slås av for viderekommende). En del velger KUN å bruke Cognos Workspace Advanced både til analyse og produksjon av rapporter. 6

7 Analyse studio det finnes ingen fasit - Filter: Mindre datasett å jobbe på, noe som kan bli mer oversiktlig. Forutsetter at en snakker om et bestemt tidsbegrep (2014, januar etc.), en bestemt kontostruktur (resultat, kostnader etc.), en bestemt prosjektserie (RT, RD, NFR etc.) eller et bestemt sted (62, en bestemt analyse etc.). - Rad/kolonne: Snakker en om flere begrep som tidsperioder (eks ), kontostrukturer (gruppe 3, 4, 5, 6, 7, 8 og 9), prosjektgrupper (eks RD, RSO og RF) eller flere steder (eks. alle instituttene under et fakultet) kan en med fordel benytte rad eller kolonne. - Måltall: Kan være hensiktsmessig å dra inn til sist for å redusere ventetid på datahenting. 7

8 Kjekt å vite om Analyse studio Øverst er en verktøylinje, som gir rask tilgang til nyttige funksjoner. Mest brukt: frem og tilbake, kjør, skjule nullverdier og bytte rad-kolonne En kan ikke gjøre noe feil, med unntak av om en lagrer over en analyse andre har lagret på felles arbeidsområde (risiko med skrivetilgang). Beste måten å lære seg verktøyet på: Learning-by-doing! 8

9 Cognos Workspace Advanced Det enkleste rapportverktøyet Blank = definere arbeidsområde selv. Krysstabell eller diagram er «maler» med ferdige arbeidsområder. - Det enkleste er bruk av mal, og et element pr. side (dvs. en graf eller tabell) - Starter en med «blank» kan en for eksempel sette inn en tabell, hvor antall ruter i tabellen angir antall steder en kan sette inn element (tekstboks, graf, tabell etc.). Desto mer data og grafikk på en side, desto lavere hastighet. 9

10 Cognos Workspace Advanced Det enkleste rapportverktøyet 10

11 Cognos Workspace Advanced Det enkleste rapportverktøyet Ulike måter å se kuben på - med ulike muligheter. Start enkelt med første valg. 11

12 Cognos Workspace Advanced Det enkleste rapportverktøyet Verktøykassen gir verktøy som dras inn i arbeidsområde, men elementer må ha et definert arbeidsområde (eks. en tabell med 5 x 5 celler gir 25 arbeidsområder). Kun benyttede arbeidsområder er synlige når rapporten kjøres. Mest brukte verktøy: Krysstabell Skjæringspunkt (tuppel) Diagram Tekstelement 12

13 De fire dimensjonene vi alltid må hensynta ved analyser på økonomi: Tid Konto Prosjekt Sted 13

14 Tidsdimensjoner: Kalender: Standardfunksjonalitet lite nyttig. Dynamisk tid: Kan være nyttig for at rapporter løpende oppdateres med nye tall. Eks. «forrige mnd.» vil alltid være forrige mnd. Report def: Her ligger noen «spesialtilpassede» tidsbegrep som kan brukes. OBS: Cognos har foreløpig ingen registrering av når regnskapet er ferdig, dvs. at forrige mnd. vil være juli så fort vi er i august (selv om juli regnskapet avsluttes først midt i august). År: Måned: - Måned er en bestemt måned - Periode er den bestemte måned + akkumulert til og med valgt måned. - Periode akkumulert er akkumulert til og med valgte måned 14

15 Kontodimensjoner: En omfattende og «avansert» dimensjon Resultat/IB kontoer ; Skiller mellom resultat (kontogruppe 3-9) og balanse (kontogruppe 1-2) Inntekter/kostnader > kontogruppe 3/kontogruppe 4-9 Report Def viser kostnadsgrupperinger fortrinnsvis brukt for å vise BOA-aktivitet Samspill BOA-BFV viser de nye samspill-rapportene mellom BOA og BFV, sett fra hhv BOA-siden eller BFV-siden Resultatoppsett BOA og Resultatoppsett BFV viser kontogruppering etter nytt oppsett. 15

16 Prosjektdimensjon VIKTIG: RT = prosjekt fra bevilgningsøkonomien. BOA = BOA-prosjekt; merk at det finnes to ulike grupperinger av BOA-porteføljen. BOA under «Prosjekt» viser en mer detaljert gruppering enn BOA under «Fianansieringskilde» Merk: Prosjektdimensjonen er litt «tung» å jobbe mot om en skal ned på enkeltprosjekt. Anbefales at en er på prosjektgrupperinger, men mulig å lage rapporter også på prosjektnivå. 16

17 Stedsdimensjon Kostnadsted er den stedsdimensjonen som oftest brukes på økonomi. Kostnadssted er transaksonssted, og her fanger vi opp hvor kostnader faktisk er ført Eiersted; Ved bruk av eiersted får du oversikt over alle kostnader ført på enhetens prosjekt (uavhengig av hvilket k-sted kostnadene er ført på). Analyse viser regnskap/budsjett hvor analysenummer er benyttet Alle K-steder er koblet til en organisasjon (organisasjon går ikke lengre ned enn institutt kobling av kilder). 17

18 Krysstabell En krysstabell kan se f.eks slik ut; Filter er lagt på tabellen Rader og kolonner er dratt inn Det er gjort en beregning som er lagt til som en linje. 18

19 Skjæringspunkt/tupler Skjæringspunkt/tupler er en nyttig funksjonalitet! Angir er bestemt krysningspunkt i en kube Trekkes inn som en rad eller kolonne i en krysstabell (eller som serie/kategori i en graf). Eks. Rad/kolonne 1: Årsbudsjett (budsjett, 2014) Rad/kolonne 2: Budsjett pr. feb (budsjett, 2014, februar) OBS: Ved bruk av tuppel må en være oppmerksom på bruk av filter. Filter må være felles for alle tuppler. Eks. RT Eks. 2: Rad/kolonne 1: Regnskap, kostnader, RT Rad/kolonne 2: Regnskap, kostnader ekskl. 7796, BOA Filter:

20 Case/oppgave 1: Lag en tabell som viser utvikling i akkumulert budsjettavvik (pr måned) på de ulike rammer innenfor BFV. (og totalt for RT) Tabellen skal vise tall for det enkelte institutt på ditt fakultet og totalt for fakultet. Tabellen skal kun vise tall for 2014, med månedene t.o.m juli. 20

21 Case/oppgave 2: Lag en tabell som viser BOA-aktivitet for ditt fakultet. Tabellen skal vise aktivitet akk.pr juli måned for årene Vi ønsker å se aktivitet definert som kostnader uten 7796/9601 og Tabellen skal vise splitt mellom alle ulike finansieringskategorier (som finnes i Cognos) innenfor hhv bidrag og oppdrag. Vi ønsker også å se en sum for hhv bidrags- og oppdragsaktivitet. 21

22 Case/oppgave 3: Lag en tilsvarende krysstabell som den under for din enhet. Tips: Budsjett 2014 = Regnskapsført (IB) + Budsjettert beløp Tall pr. juli = Satt sammen av skjæringspunkt pr. juli for regnskap og budsjett Avvik i prosent av budsjett = utregning (Farger og linjer velger du selv. ) 22