Rapportkurs Bevisst. Superbrukere

Transkript

1 Rapportkurs Bevisst Superbrukere

2 Cognos Workspace Advanced Det enkleste rapportverktøyet Blank = definere arbeidsområde selv. Krysstabell eller diagram er «maler» med ferdige arbeidsområder. - Det enkleste er bruk av mal, og et element pr. side (dvs. en graf eller tabell) - Starter en med «blank» kan en for eksempel sette inn en tabell, hvor antall ruter i tabellen angir antall steder en kan sette inn element (tekstboks, graf, tabell etc.). Desto mer data og grafikk på en side, desto lavere hastighet. 2

3 Cognos Workspace Advanced Det enkleste rapportverktøyet Den samme kilden/kuben som i Analyse Studio Krysstabell = kubeanalyse, men med flere muligheter. (Rad, kolonne, filter og måltall som i Analyse Studio) 3

4 Cognos Workspace Advanced Det enkleste rapportverktøyet Sidelag deler rapporten opp i sider. Trekkes dimensjonen «År» som sidelag blir det en side pr. år (andre muligheter: en side pr. institutt, ramme eller kontoklasse) Ulike måter å se kuben på - med ulike muligheter. Start enkelt med første valg. Verktøykasse og egenskaper gir muligheter 4

5 Cognos Workspace Advanced Det enkleste rapportverktøyet Verktøykassen gir verktøy som dras inn i arbeidsområde, men elementer må ha et definert arbeidsområde (eks. en tabell med 5 x 5 celler gir 25 arbeidsområder). Kun benyttede arbeidsområder er synlige når rapporten kjøres. Mest brukte verktøy: Tekstelement Skjæringspunkt (tuppel) Krysstabell Diagram 5

6 Cognos Workspace Advanced Det enkleste rapportverktøyet Skjæringspunkt er nyttig funksjonalitet! Angir er bestemt krysningspunkt i en kube Trekkes inn som en rad eller kolonne i en krysstabell (eller som serie/kategori i en graf). Eks. Rad/kolonne 1: Årsbudsjett (budsjett, 2014) Rad/kolonne 2: Budsjett pr. feb (budsjett, 2014, februar) OBS: Ved bruk av tuppel må en være oppmerksom på bruk av filter. Filter må være felles for alle tuppler. Eks. RT Eks. 2: Rad/kolonne 1: Regnskap, kostnader, RT Rad/kolonne 2: Regnskap, kostnader ekskl. 7796, BOA Filter: 2014 Bør utforskes. 6

7 Cognos Workspace Advanced Det enkleste rapportverktøyet Egenskaper kan settes på ulike element og deler av et element (trykk på ulike element/deler) Vanlige egenskaper; Farger, fonter, navngiving, forklaring, stolpebredde, tittel etc. For å sette filter, rader, kolonner, serier, kategorier etc. må en trykke på det elementet en jobber med. Det er mulig å bygge en graf/diagram på tallene fra en krysstabell. 7

8 Cognos Workspace Advanced Det enkleste rapportverktøyet Learning-by-doing er beste måte å lære seg verktøyet på. Det er mange veier til mål. 8

9 Case 1: Egendefinert arbeidsområde Arbeidsområde 1: Et kryssdiagram som viser avvik på bevilgningsøkonomien pr. februar Arbeidsområde 2: Et grafisk element basert på kryssdiagram Arbeidsområde 1: Arbeidsområde 2: Konto: Resultat Prosjekt: RD, RSO, RF Sted: Eget Tid: Akk. februar, 2014 Måltall: Avvik (budsjett regnskap) Baser diagram på krysstabell 9

10 Forts. case 1: Lag grafen med prosjekt (RD, RSO og RF) som primærakse, slå på drill, utelat serier og kolonner uten verdier Prøv å drill opp og ned i grafikken Slett krysstabellen og alle tomme rader.

11 Tips case 1: Grafisk presentasjon betyr at en må forenkle datasettene. Dvs. stor bruk av filter kan være hensiktsmessig. Skal en tilrettelegge for drill så er det kun primærakse som er drillbar. Merk: En må manuelt slå på drillmuligheter (Data -> Drillalternativer) For å legge på tittel, skjule forklaring, farge, kantlinjer, bredde etc. må en se på «egenskaper». Utelat «serier og kategorier» er hensiktsmessig om en ønsker drill. Ulike muligheter for drill

12 Case 2: Grafisk BOA Utvikling fra feb til feb pr. finansieringskategori Flere mulige løsninger husk de 4 dimensjonene og størst mulig bruk av filter. Start med «stolpediagram». Tips: Primærakse : Prosjekt > Finansieringskategorier -> BOA (prosjekt) Filter: Konto -> Inntekter/kostnader -> kostnader, Februar (tid) og sted X-akse: Endring (2014 minus 2013). Hold inn «CTRL», velg 2013 og 2014 (dra inn som x-akse). I diagrammet: Marker 2014, hold inn CTRL, marker 2013 og lag regnestykket ( ). Marker deretter 2014 og slett. Marker 2013 og slett. Endre navn. Måleverdi: Regnskapsført beløp Slett tomme rader og lagre på felles arbeidsområde.

13 Case 2b (frivillig) Endre case 2 til å vise «andre bidrag» i stedet for finansieringskategorier (har flere nivå, egner seg bedre for drilling). Fjern egen enhet, hvilken bidragskategori har totalt sett (NTNU) betydelig nedgang sammenlignet med samme periode i fjor? Filtrer for NFR, slå på drill, legg inn «1. Fak/VM» (tips: legg inn under prosjektstruktur) for å se hvilke enheter som sørger for nedgangen.

14 Case 3: Månedsrapport Lag 1-2 element(er) din leder ønsker å se på en månedsrapport.

15 Case 4: Presentasjon Presenter det du har laget i Workspace Fleksibelt! Viktig å ha med filter/ dimensjoner en vil ha valgbokser på. Presenter det du har laget som en portal Få muligheter for brukerfeil.

16 Frivillig case: Litt mer avansert.. Lag en tilsvarende krysstabell som den under for din enhet. Tips: Budsjett 2014 = Regnskapsført (IB) + Budsjettert beløp Budsjettavvik pr. februar = Satt sammen av skjæringspunkt pr. februar for regnskap og budsjett Avvik i prosent av budsjett 2014 = utregning Lagre på felles arbeidsområde og på mappestruktur for egen enhet