Ny kontoplan konsekvenser BOA. Nettverksmøte for prosjektøkonomer

Transkript

1 1 Ny kontoplan konsekvenser BOA Nettverksmøte for prosjektøkonomer

2 2 Finansieringskategori Inntekter på bidragsprosjektene inntektsføres i dag på konto 3461 Fra blir endelig inntektskonti for bidragsprosjektene avledet av finansieringskategori. Inntektskonti er ikke synlig i Maconomy rapportene benytter «fakturert»

3 3 Finansieringskategori forts. Nye kategorier : Regionale forskningsfond Gaveforsterkning NFR Gaver som utløser gaveforsterkning EU randsone Randsone - stat Randsone - næringsliv

4 4 Finansieringskategori forts. Endring i finansieringskategoriene Randsone deles i to nye kategorier Randsone Næringsliv Randsone Stat Utland endringer i bruken Utenlandske næringsdrivende velg kategori Næringsliv/private Utenlandske organisasjoner - velg kategori Ideelle org./fond/legater Utland forøvrig velges for andre bidrag som ikke kan defineres inn på noen av de andre kategoriene f. eks utenlandske universitet

5 5 Systemmessige endringer Kategoriene vil bli opprettet i systemet begynnelsen av Inntil de nye kategoriene er på plass må prosjektet opprettes med «feil» kategori og korrekt kategori angis i feltet prosjektbeskrivelse. Regionale forskningsfond benytt kategori NFR via 3. part inntil videre Randsone stat benytte kategori Randsone inntil videre Randsone næringsliv benytt kategori Randsone inntil videre EU Randsone benytt kategori EU utenom forskningsdirektoratet

6 6 Eksempler: 1. Bidragsprosjekt finansiert av Samarbeidsorganet Helse Midt Bruk finansieringskategori Randsone som før og angi Randsone stat i feltet prosjektbeskrivelse. 2. Prosjekt (bidrag) hvor vi får finansiering fra en utenlandsk organisasjon Velg finansieringskategori Ideelle org./fond/legater (ikke utland som tidligere) NB! Husk å endre til riktig faktureringsvaluta i faneblad Pris.

7 7 Budsjettmaler Ved opprettelse av prosjekter velges finansieringskategori og budsjettmal Valg er budsjettmal styrer kun hvilke linjer som kommer som forslag i budsjettet Enkle prosjekter/stipendiatprosjekter OK Lønn, ikke kalk. Timer utgår fra Kalk. timer, ikke lønn utgår fra Lønn OG kalk. timer utgår fra EU konti på 3 siffer vil bli korrigert ift ny kontoplan

8 8 Foreløpig oversikt finansieringskategorier, spesifisering i regnskapet, prosjektserier og inntektskonti for bidrag Inntektskonti/ Rapporteres i gruppen Prosjektserie Finansieringskategorier obligatorisk Ny konto NFR direkte innbetaling NFR NFR via 3. part Regionale forskningsfond Regionale forkningsfond egen prosjektserie Statlige Stat Randsone Stat 25 eller Kommunale og fylkeskommunale Kommunale Næringsliv/private både norsk og utenlands Nærinsgliv/private Randsone næringsliv Organisasjoner, både norsk og utenlandsk Orgaisasjoner og Nordiske fond stiftelser EU Rammeprogram EU Marie Curie EU EU Utenom forskningsdirektoratet EU Randsone Kurs konferanser Annet Utland forøvrig Ny prosjektserie Gave som utløser gaveforsterkning hvis ordninger Gaveforsterkning kommer i gang igjen Gaveforsterkning NFR

9 9 Rapporter For de ekstern finansierte prosjektene (BOA prosjekter) som løper over flere år, vil vi få posteringer både på ny og gammel kontoplan Vi jobber med å tilpasse rapportene i Maconomy som blir påvirket av denne endringen. Avviksrapport NFR rapport Saldoregnskap Transaksjonsoversikt Omfang av rapportering FØR 15.mars med postering på ny og gammel kontoplan Prioritering av rapportene.

10 10 Mailhenvendelse til økonomisjefer og alle prosjektøkonomene Hei, Som de fleste nå skal har fått informasjon om, skal NTNU å ta i bruk ny kontoplan fra For de ekstern finansierte prosjektene (BOA prosjekter) som løper over flere år, vil vi få posteringer både på ny og gammel kontoplan. Vi jobber med å tilpasse rapportene i Maconomy som blir påvirket av denne endringen. For å utnytte ressursene på en god måte og foreta riktige prioritere har vi behov for tilbakemelding fra dere om omfanget av rapporteringen i starten på Hvilke prosjekter har rapportering FØR 15. mars 2013 som vil ha posteringer/data både på ny og gammel kontoplan (f.eks posteringer både i fra 2012 og 2013)? Hvilke(n) Maconomy rapport benytter dere ved rapporteringen? Vi vet at mange har rapportering til NFR pr 20. januar, men denne rapporteringen vil ikke bli berørt da det gjelder data tom Tilbakemeldingene sendes på mail til meg innen tirsdag 18. desember 2012 kl 12:00. Mvh May-Britt ************************************* May-Britt Olden Larsen NTNU Økonomiavdelingen Seksjon for Regnskapstjenester 7491 TRONDHEIM Telefon: Mobil:

11 11 Maconomy - portalen Den 8.januar 2013 kl 16:00 vil Maconomy portalen PROD tas ned. Så anvisning av timer og utgående faktura må være gjort før kl 16:00 Maconomy portalen vil bli klonet forhåpentligvis torsdag 10.januar, men brukerne må da benytte linken til det som heter Kursbasen Der vil det være oppdatert regnskap for desember 2012 Denne kursbasen vil kun være til oppslag, samt uttak av rapporter Dersom dere gjør endringer på prosjektet, registrering av timer eller prøve å sende en utgående faktura så vil dette ikke bli overført til PROD basen. Kursbasen benyttes i 3-4 dager Maconomy portal PROD vil forhåpentligvis være tilgjengelig i begynnelsen av uke 3.

12 12 Spørsmål?