KursAdmin. Veileder Rapportverktøy. Musikkens Studieforbund

Transkript

1 KursAdmin Veileder Rapportverktøy Musikkens Studieforbund 1

2 Innhold Innledning... 2 Rapporter Lagrede rapporter - Reports Søkefelt Avanserte funksjoner - Actions... 4 Select columns... 5 Filter pr Column... 6 Filter pr Row... 7 Rows pr page... 7 Format... 8 Sort... 8 Controll Brake... 9 Highlight... 9 Compute Aggregate Save report - download - subscription Filtrer pr kolonne Save report Download Subscription Redigere i rapporter Lagret rapport - Søk på kommunenummer Innledning Dette er en veileder om rapportverktøyet i KursAdmin. De fleste rapporter er utstyrt med like funksjoner, men det kan variere noe hvilke verktøy man har tilgang til etter hvilken rolle man er tildelt. Rolletilknytning har også noe å si for hvilke rapporter man har tilgang til. Veilederen er utarbeidet av Ole-Jacob Thorkildsen, Buskerud musikkråd. 2

3 Rapporter En typisk rapport ser slik ut: Videre i denne veiledningen beskrives funksjoner på følgende felt: 1 Lagrede rapporter - Reports 2 Søkefelt 3 Avanserte funksjoner - Actions 4 Filtrer pr kolonne 1 Lagrede rapporter - Reports Her ligger det eksempelrapporter, som er lagret i systemet: Default er en rapport som er lagret av utvikler. Private er lagrede rapporter som bare du kan se. Public er rapporter som er lagret tilgjengelig for alle i ditt org.ledd og i underliggende org.ledd. Når du velger en lagret rapport kan du redigere videre i denne for å spesifisere rapporten enda mer. 3

4 2 Søkefelt Med søkefeltet kan du søke etter innhold i alle kolonner: Eller velge hvilken kolonne du skal søke i: 3 Avanserte funksjoner - Actions 4

5 Select columns Her kan du velge hvilke kolonner som skal vises i rapporten, og i hvilken rekkefølge de skal stå. Flytter kolonner fram og tilbake mellom Do Not Display (Ikke vis) og Display in Report (Vis i rapport) Endrer rekkefølge på kolonnene i rapporten. Klikk Apply for å generere rapporten. 5

6 Filter pr Column Her kan du legge inn tekst og tall for å filtrere hvilke kurs som vises i rapporten. Samme funksjon får du også ved å klikke på kolonneoverskrifter (se 3 Filtrer pr kolonne) men her kan du velge flere ulike filtreringer. Column velger hvilken kolonne du skal filtrere i. Operator velger hvilken funksjon du skal bruke for å filtrere. Expression er hvilken tekst/hvilket tall man skal filtrere med. Tallfelt De mest aktuelle - ikke alle vises på alle typer felt =: er eksakt >:Er større enn >=: Er større enn eller lik <: Er mindre enn <=: Er mindre enn eller lik Is null: Er blank Is not null: Er ikke blank Not like: Er ikke lik Contains: Inneholder Does not contain: Inneholder ikke Between: Mellom (To expression-felt kommer) På enkelte datofelt vil også en kalender komme. 6

7 Filter pr Row Dette er en mer avansert filterfunksjon der man bl.a. kan sette opp søk og begrense litt på tvers av type tegn i kolonnen. Dette krever litt større datakunnskaper enn filter pr column. Men dette vil inntil videre bli brukt til å sette opp søk etter alle kurs i eget fylke. Se kapitlet om Lagrede rapporter Rows pr page Her kan du velge hvor mange linjer du skal ha i visning av rapporten. 7

8 Format Sort Her setter man opp sortering av flere kolonner etter nivå (Først etter column1, deretter etter column 2 blant resultatene i column 1 osv) 8

9 Controll Brake Her grupperes søkeresultatet etter det man velger. Eksempel Highlight Her kan man legge inn et filter som fører til at enkelte rader markers med ønsket farge. 9

10 Eksempel: Compute Kan brukes til å legges sammen flere kolonner og få resultatet i en ny kolonne. 10

11 Eksempel: Totalt antall deltagere under 20 år Aggregate Her kan man legge inn en summering pr kolonne Eksempel: Totalt som tilskudd Save report - download - subscription Se egne avsnitt Reset Sletter oppsettet som du har generert. Tilsvarer knappen på alle filtreringer 11

12 4 Filtrer pr kolonne Ved å klikke på kolonneoverskriften får man følgende valg: Sorter alfabetisk, starter med A Sorterer alfabetisk, starter med tall/å Skjul kolonne Controll Break (Se side 8) Klikk på en av radene for å vise kun denne Skriv tekst/tall og kun de radene som inneholder teksten/tallene rader som kan velges 12

13 5 Save report Når du har lagd en rapport du vil bruke ved senere anledninger kan denne lagres. Klikk Action - Save Report : Gi rapporten et navn og en beskrivelse, og klikk Apply : Markeres Public får alle tilgang til rapporten. Du kan hente fram lagrede rapporter i nedtrekksvinduet Reports (Se side 3) 13

14 6 Download Ved å klikke Download kan rapporten som er valgt lagres som Excell/CSV, HTML-fil, sendes på e- post (som HTML-dokument) eller som PDF. 14

15 7 Subscription Ved å klikke på Subscription kan man bestille nedlasting av en rapport pr e-post etter ønsket frekvens: 15

16 8 Redigere i rapporter Når en rapport er generert vises følgende over rapporten: Det er mulig å legge til ytterligere filter/søk i det omsøkte resultatet: Et filter/søk kan slås av/på ved å markere det i ruten : Et filer/søk kan slettes ved å klikke på 9 Lagret rapport - Søk på kommunenummer Klikk Row filter og endre kommunenummer som passer med hva du vil søke etter og klikk Apply. 16