Vedlegg A. Kravspesifikasjon. Vedlegg A. Kravspesifikasjon. Side 1 av 6

Transkript

1 Vedlegg A Kravspesifikasjon Side 1 av 6

2 1 Domstoladministrasjonens virksomhetsområde Domstoladministrasjonen (DA) har ansvaret for den sentrale administrasjonen av Norges alminnelige domstoler og jordskiftedomstolene, heretter samlet omtalt som domstolene. Domstolene omfatter ca 1800 ansatte fordelt over hele landet på 67 tingretter, 6 lagmannsretter og Høyesterett, 34 jordskifteretter og 5 jordskifteoverretter. DA har ca 80 medarbeidere og er lokalisert i Trondheim. Øverste administrative leder i DA er direktøren. Hver fagenhet ledes av en avdelingsdirektør, som rapporterer til direktøren. DA er organisert med følgende fagenheter: o juridisk enhet (JUR) o enhet for økonomi og eiendom (ØKE) o enhet for service (SERV) o enhet for informasjon og samfunnskontakt (ISAK) o IKT enhet (IKT) o enhet for personal- og organisasjonsutvikling (OPE) o jordskifteenhet (JORD) o enhet for kompetanse (KOMP) 2 Domstoladminstrasjonens behov DAs behov omfatter ivaretakelse av volum etter dagens behov basert på nøkkeltall, og en opsjon om ivaretakelse av vesentlige endringer i volum under avtaleperioden. 2.1 Volum (antall) basert på nøkkeltall Domstolene har de fem siste årene ( ) sendt ut et stabil årlig antall faktura og purring med inkassovarsel. Det har i perioden også vært et stabilt årlig antall inkassosaker (innfordringstjenester). Det har kun vært marginale endringer i antall per år. Følgende nøkkeltall fra 2011 legges til grunn for beregning av omfang av avtalen om innfordringstjenester: a. Fakturerte krav fra domstolene. Totalt krav. Alminnelige domstoler krav. Jordskiftedomstolene krav. b. Nye krav til inkasso (innfordringstjenester). Totalt 380 krav, samlet hovedstol Alminnelige domstoler 320 krav, hovedstol Jordskiftedomstolene 60 krav, hovedstol kr Behovet for innfordringstjenester er på om lag 1 % av totalt antall fakturerte krav. Skyldnere (debitor) er hovedsakelig næringsdrivende. Side 2 av 6

3 Det bemerkes at jordskiftedomstolene i 2011 har gått over til den sentrale avtalen/leveransen om innfordringstjenester. Det forventes derfor en marginal økning i antall krav inkasso fra jordskiftedomstolene i kommende avtaleperiode. Utover dette forventes kun marginale endringer i nøkkeltall i pkt. a og b ovenfor. 2.2 Opsjon om vesentlige endringer i volum under avtaleperioden Vesentlige endringer i volum under avtaleperioden skal innarbeides i avtalen. Dette gjelder endringer i volum som følge av; a. Endringer i regelverk som ligger til grunn for fakturering av krav fra domstolene. b. Overføring av oppgaver fra/til domstolene. 3 Innfordringstjenester 3.1 Oversending av krav DA har på vegne av domstolene avtale med Direktoratet for økonomistyring (DFØ) om levering av lønn- og regnskapstjenester. Domstolene er ansvarlig for beregning av krav og utarbeidelse av faktura. Det er DFØ som på vegne av domstolene skriver ut og sender faktura og purring med inkassovarsel (sentralt fra DFØ/Trondheim) Direkte integrasjon/overføring mellom fagsystemer Fordringer som ikke er betalt innen forfall oversendes fra DFØ på vegne av domstolene til leverandøren. Leverandøren skal være i stand til å motta kravene elektronisk til eget fagsystem fra DFØ. Det er en forutsetning at filoverføring mellom leverandør og DFØ skal kunne foregå begge veier og integreres med økonomisystemet Agresso (DFØ) Import/eksport av fil fra fagsystem I tillegg til direkte integrasjon/overføring mellom fagsystemene (DFØ og leverandør), skal leverandør kunne importere/eksportere MS Excel fil (med krav til inkasso) i eget fagsystem. 3.2 Kreditoroppgaver Leverandøren skal gjennomføre kreditoroppgaver som følger: Inkasso DA/DFØ vil forestå utsending av faktura og purring/inkassovarsel. Krav som ikke betales etter dette oversendes elektronisk til leverandør. Leverandør overtar på dette tidspunkt den videre oppfølgingen av kravet (inkasso) Avdrag, betalingsutsettelse DA vil gi leverandør fullmakt til på nærmere bestemte vilkår, å inngå avtale med skyldner om avdragsbetaling eller betalingsutsettelse Utenrettslig gjeldsordning DA kan i hvert enkelt tilfelle gi leverandør fullmakt til å innvilge utenrettslig gjeldsordning. Side 3 av 6

4 3.2.4 Frivillig gjeldsordning etter gjeldsordningsloven DA kan etter nærmere avtale gi leverandør fullmakt til å akseptere frivillig gjeldsordning etter gjeldsordningsloven. Leverandør skal videre følge opp innbetalinger etter at gjeldsordning er vedtatt Tvungen gjeldsordning etter gjeldsordningsloven Leverandør skal ivareta DAs interesser ved tvungen gjeldsordning etter gjeldsordningsloven. Leverandør skal videre følge opp innbetalinger etter at gjeldsordning er vedtatt Konkurs hos skyldner Leverandør skal ivareta DAs interesser ved konkurs hos skyldner. Dette innebærer også gjeldsforhandling etter konkursloven, med etterfølgende oppfølgning etter nærmere avtale med DA Dødsbo Leverandør skal ivareta DAs interesser ved å melde krav i dødsbo, og forestå videre oppfølgning Oppløsning av selskap Leverandør skal følge opp krav mot selskap som er opphørt eller er under avvikling Realisering av etablert pant Leverandør skal forestå tvangsrealisasjon av etablert pant til dekning av DAs krav Forfølgning i utlandet Leverandør skal etter nærmere avtale gjennomføre innkreving i forhold til skyldner i utlandet Overvåkning Leverandør skal etter nærmere avtale gjennomføre overvåking av skyldner i inntil 10 år etter forfall. 3.3 Rettslig inkasso Leverandøren skal forestå rettslig inkasso av utestående fordringer på vegne av DA der dette er nødvendig. Innkrevingen skal følge den til enhver tid gjeldende lovgiving, og være i samsvar med god inkassoskikk. 3.4 Service Nettkontor Leverandør skal kunne tilby en (internettbasert) teknisk løsning som gjør det mulig for DA å kunne følge med i saksgangen med hensyn til progresjon mv. (nettkontor). Nettkontoret bør inneholde en løsning for toveis kommunikasjon med leverandør. I nettkontoret skal DA ha tilgang til elektronisk register over egne saker, hvor det kan hentes ut oppdaterte nøkkeldata. Det skal i nettkontoret kunne genereres rapporter på sak, Side 4 av 6

5 person/leverandør mv., eller aggregerte rapporter for DA (Domstolene i Norge) eller per domstol. Nøkkelpersoner i DA, DFØ og domstolen skal kunne ha tilgang til nettkontoret Rapportering til DA Utover rapporter som DA kan hentes ut på egen hånd i nettkontoret, skal leverandøren rapportere til DA aggregerte nøkkeltall/statistikk knyttet til status i saksbehandling, saksavvikling mv. Rapporteringsperioder (-hyppighet) avtales nærmere etter avtaleinngåelse Rapportering til domstolene (per enhet) Utover rapporter som domstolene kan hentes ut på egen hånd i nettkontoret, skal leverandøren kunne rapportere til den enkelte domstol (per enhet) nøkkeltall/statistikk knyttet til status i saksbehandling, saksavvikling mv. for domstolens saker. Rapporteringsperioder (-hyppighet) avtales nærmere etter avtaleinngåelse Direkte toveis kommunikasjon per enhet Leverandør skal ivareta direkte toveis kommunikasjon med DA, DFØ eller den enkelte domstol (per enhet, der saken/kravet har sin opprinnelse og eierskap). Det stilles krav om at slik direkte kommunikasjon kan foregå per telefon eller epost, eller via annet tilsvarende kommunikasjons middel som synes hensiktsmessig i det enkelte tilfellet. Kommunikasjon direkte med saks-/kundebehandler hos leverandøren Rådgivning Leverandør skal kunne tilby DA rådgivning både knyttet til saksporteføljen og generelt til spørsmålsstillinger som er relatert til fagområdet innfordringstjenester (inkasso). Rådgivning skal kunne gis både per telefon og skriftlig ved behov/nærmere avtale Kompetansetiltak Leverandøren skal kunne tilby kompetansetiltak (forelesning/kurs/tilsvarende) innen fagområdet, slik; a. Leverandørens kompetansetiltak tilbys DA, domstolene og DFØ. b. Ved forespørsel fra DA delta (forelese innen fagområdet) på kompetansetiltak i regi av DA for domstolene. 3.5 Ansvar for feil DA bærer kostnadene for feil som kan knyttes til domstolenes beregning av faktura eller til DAs senere behandling av kravet. Leverandøren bærer kostnader for feil som knyttes til leverandørens arbeid. Side 5 av 6

6 3.6 DA og leverandørens rettigheter og plikter Når leverandøren i forbindelse med innkrevingen av et bestemt krav er avhengig av DAs tilbakemelding, skal DA prioritere denne henvendelse og gi en tilbakemelding så snart som mulig. DA har rett til å trekke tilbake krav som er oversendt leverandøren. Leverandøren har i slike tilfeller bare krav på betaling for utført arbeid. Krav på tapt potensiell fortjeneste erstattes ikke av DA. 4 Fullmakter DA vil besørge de fullmakter som leverandøren er avhengig av for å ivareta DAs interesser på best mulig måte. Side 6 av 6