Rammeavtale innfordringstjenester. Konkurransebestemmelser

Transkript

1 Åpen anbudskonkurranse Rammeavtale innfordringstjenester Konkurransebestemmelser Side 1 av 13

2 Innholdsfortegnelse INNHOLDSFORTEGNELSE GENERELT OM KONKURRANSEN ORIENTERING OM OPPDRAGSGIVER ORIENTERING OM ANSKAFFELSEN Omfang Hvem skal avtalen gjelde for Tentativ fremdriftsplan KONKURRANSEGRUNNLAGETS OPPBYGGING ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN GENERELT TILLEGGSOPPLYSNINGER OG ENDRINGER OFFENTLIGHET KVALIFIKASJONSKRAV OBLIGATORISKE DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattest og MVA-attest HMS egenerklæring ANDRE KVALIFIKASJONSKRAV Krav om registrering i faglig register Krav til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner TILBUDETS ORGANISERING INNHOLD ANNET Språk i tilbudet Alternativt tilbud Deltilbud Vedståelsesfrist Honorar for tilbudsgivning Presentasjon av tilbudet INNLEVERING AV TILBUD TILBUDSFRIST LEVERINGSADRESSE MERKING OG PAKKING UTFORMING OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE TILBUDSÅPNING TILBUDSVURDERING OG TILDELINGSKRITERIER AVSLUTNING AV KONKURRANSEN Orientering om innstilling Kontrahering Forkastede tilbud VEDLEGG Side 2 av 13

3 1 Generelt om konkurransen 1.1 Orientering om oppdragsgiver Domstoladministrasjonen (DA) har ansvaret for den sentrale administrasjonen av Norges alminnelige domstoler og jordskiftedomstolene, heretter samlet omtalt som domstolene. Domstolene omfatter ca 1800 ansatte fordelt over hele landet på 67 tingretter, 6 lagmannsretter og Høyesterett, 34 jordskifteretter og 5 jordskifteoverretter. DA har ca 80 medarbeidere og er lokalisert i Trondheim. Øverste administrative leder i DA er direktøren. Hver fagenhet ledes av en avdelingsdirektør, som rapporterer til direktøren. DA er organisert med følgende fagenheter: o juridisk enhet (JUR) o enhet for økonomi og eiendom (ØKE) o enhet for service (SERV) o enhet for informasjon og samfunnskontakt (ISAK) o IKT enhet (IKT) o enhet for personal- og organisasjonsutvikling (OPE) o jordskifteenhet (JORD) o enhet for kompetanse (KOMP) Informasjon om domstolene og DA finnes også på internett: og Nettstedene er ikke en del av konkurransegrunnlaget. 1.2 Orientering om anskaffelsen Anskaffelsen gjelder levering av innfordringstjenester til Domstoladministrasjonen (DA). DA inngår avtalen med leverandøren og er avtalepart på vegne av alle domstolene. DA ønsker tilbud på levering av innkrevings- og andre fordringsadministrative tjenester, jf. vedlagt kravspesifikasjon. Avtalen skal inngås for en periode på 2 år, med opsjon på ytterligere 2 år (1+1). DA har på vegne av domstolene avtale med Direktoratet for økonomistyring (DFØ) om levering av lønn- og regnskapstjenester. Domstolene er ansvarlig for beregning av krav og utarbeidelse av faktura. Det er DFØ som på vegne av domstolene skriver ut og sender faktura og purring med inkassovarsel (sentralt fra DFØ/Trondheim). Det ønskes levert tilbud på innfordringstjenester for krav som fortsatt står uoppgjort etter purring. Side 3 av 13

4 1.2.1 Omfang DAs behov omfatter ivaretakelse av volum etter dagens behov basert på nøkkeltall, og en opsjon om ivaretakelse av vesentlige endringer i volum under avtaleperioden Volum (antall) basert på nøkkeltall Domstolene har de fem siste årene ( ) sendt ut et stabil årlig antall faktura og purring med inkassovarsel. Det har i perioden også vært et stabilt årlig antall inkassosaker (innfordringstjenester). Det har kun vært marginale endringer i antall per år. Følgende nøkkeltall fra 2011 legges til grunn for beregning av omfang av avtalen om innfordringstjenester: a. Fakturerte krav fra domstolene. Totalt krav. Alminnelige domstoler krav. Jordskiftedomstolene krav. b. Nye krav til inkasso (innfordringstjenester). Totalt 380 krav, samlet hovedstol Alminnelige domstoler 320 krav, hovedstol Jordskiftedomstolene 60 krav, hovedstol kr Behovet for innfordringstjenester er på om lag 1 % av totalt antall fakturerte krav. Skyldnere (debitor) er hovedsakelig næringsdrivende. Det bemerkes at jordskiftedomstolene i 2011 har gått over til den sentrale avtalen/leveransen om innfordringstjenester. Det forventes derfor en marginal økning i antall krav inkasso fra jordskiftedomstolene i kommende avtaleperiode. Utover dette forventes kun marginale endringer i nøkkeltall i pkt. a og b ovenfor Opsjon om vesentlige endringer i volum under avtaleperioden Vesentlige endringer i volum under avtaleperioden skal innarbeides i avtalen. Dette gjelder endringer i volum som følge av; a. Endringer i regelverk som ligger til grunn for fakturering av krav fra domstolene. b. Overføring av oppgaver fra/til domstolene Hvem skal avtalen gjelde for DA inngår avtalen med leverandøren og er avtalepart på vegne av alle domstolene. Nøkkeltallene ovenfor bygger på tall fra 2011, det forventes kun marginale endringer i nøkkeltallene for avtaleperioden. Side 4 av 13

5 1.2.3 Tentativ fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring Frist til å stille spørsmål Innleveringsfrist for tilbud Evaluering Uke 23 Innstilling Klagefrist Konkurransegrunnlagets oppbygging Konkurransegrunnlaget inneholder følgende dokumenter: Konkurransebestemmelser (dette dokumentet) med vedlegg: o Vedlegg A Kravspesifikasjonen o Vedlegg B Vederlag o Vedlegg C Tilbudsskjema o Vedlegg D Avtaledokument Side 5 av 13

6 2 Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Generelt Konkurransen ble kunngjort på doffin.no og oversendt ted.europa.eu den Konkurransen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse, i henhold til FOA 14-1(1). Som generelle tilbudsregler gjelder Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69, og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res.7. april 2006 (FoA), del I og III. Som spesielle tilbudsregler for denne konkurransen gjelder dette dokumentet inkludert vedlegg. Disse konkurransebestemmelser supplerer forskriften, og skal i tilfeller av motstrid gjelde foran forskriftens bestemmelser. Hvor forskriftens bestemmelser ikke kan fravikes ved avtale, skal forskriftens bestemmelser legges til grunn. Inneholder konkurransegrunnlaget bestemmelser som strider mot hverandre, skal dette dokumentet gjelde foran vedleggene, og vedleggene i den rekkefølge som er angitt nedenfor under pkt. 7. Det gjøres spesielt oppmerksom på forhandlingsforbudet i åpne tilbudskonkurranser. Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter Forskrift om offentlige anskaffelser 8-10(1). Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget 2.2 Tilleggsopplysninger og endringer Eventuelle spørsmål til konkurransegrunnlaget skal rettes skriftlig til følgende adresse: Domstoladministrasjonen Postboks 5678 Sluppen 7485 Trondheim Att: Gunnar Kvitsand Telefaks: e-post: postmottak@domstoladministrasjonen.no og merkes Rammeavtale innfordringstjenester. Spørsmål i anonymisert form, svar på disse og ev. tilleggsopplysninger vil bli meddelt samtlige deltakere i konkurransen på Frist for å sende inn spørsmål til konkurransegrunnlaget er 15. mai Oppdragsgiver er ikke forpliktet til å besvare spørsmål etter denne fristen, men vil allikevel vurdere alle henvendelser fram til tilbudsfristen. Side 6 av 13

7 2.3 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd av 19. mai 2006 nr. 16. Innsynet kan begrenses med hjemmel i 23, tredje ledd. Dokumentasjon i forbindelse med offentlige anskaffelser er omfattet av offentlighetsloven. Visse opplysninger kan unntas fra offentlig innsyn, bl.a. forretningshemmeligheter. Av den grunn bes tilbyder opplyse om tilbudet inneholder forretningshemmeligheter, og i så fall identifisere disse og begrunne hvorfor de anses som forretningshemmeligheter. Dette skal tilkjennegis i tilbudet. I slike tilfeller bes tilbyderen om å levere tre sett tilbud hvorav ett av tilbudssettene skal sladdes for taushetsbelagte opplysninger (må merkes sladdet tilbud). Oppdragsgiver kan overprøve tilbyders sladding av tilbud. I henhold til ny offentlighetslov vil anbudsprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for innsyn frem til leverandøren er valgt, jf. 23, tredje ledd. Side 7 av 13

8 3 Kvalifikasjonskrav I dette kapittelet er det konkretisert hvilke krav som stilles til leverandører som skal delta i konkurransen. Manglende dokumentasjon eller mangelfull oppfyllelse av krav kan medføre at leverandøren blir avvist. 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav Skatteattest og MVA-attest Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Leverandør skal ha betalt forfalt skatt og merverdiavgift. Skatteattest (skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Merverdiavgiftsattest (attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattekontoret (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske HMS egenerklæring Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal fremlegge egenerklæring om at firmaet oppfyller, eller ved en eventuell tildeling av kontrakt oppfyller lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. Dokumentasjon Utfylt erklæring om helse, miljø og sikkerhet. Se vedlegg C. Tilbudsskjema. 3.2 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen Krav om registrering i faglig register Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjon Attest fra foretaks-, bransjeregisteret eller tilsvarende. Side 8 av 13

9 3.2.2 Krav til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav Leverandør skal fremlegge dokumentasjon som sannsynliggjør solid nok økonomi til å gjennomføre oppdraget Dokumentasjon Kredittverdig/ Rating A eller tilsvarende Skal ikke være eldre enn 1 år, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon Krav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Leverandøren må ha utført/deltatt i minst 3 leveranser siste 3 år med relevans for dette oppdraget. Dokumentasjon Referanseliste over tilsvarende leveranser som er utført de siste 3 år med relevans for dette oppdraget med oppdragsgivers navn, verdi på oppdraget og referanse. Se vedlegg C. Tilbudsskjema Godkjent av Kredittilsynet Bevilling fra Kredittilsynet til å drive inkassovirksomhet Side 9 av 13

10 4 Tilbudets organisering 4.1 Innhold Tilbudet skal inneholde følgende dokumenter: 1. Signert tilbudsbrev 2. Vedlegg B - Vederlag - utfylt komplett 3. Vedlegg C - Tilbudsskjema m/vedlegg Utfylt og signert tilbudsskjema. Den dokumentasjon som etterspørres i Tilbudsskjema skal vedlegges her. Dokumentasjonen skal presenteres iht struktur gitt i tilbudsskjemaet. 4.2 Annet Språk i tilbudet Tilbudet skal være utformet på norsk. Dette gjelder også all dokumentasjon Alternativt tilbud Alternative tilbud vil ikke bli vurdert Deltilbud Det er ikke tillat å gi deltilbud Vedståelsesfrist Leverandøren forplikter seg til å opprettholde sitt tilbud i 120 dager etter tilbudsfristens utløp Honorar for tilbudsgivning Det vil ikke bli gitt noen form for honorar eller utgiftsdekning for utarbeidelse av tilbud Presentasjon av tilbudet Det kan bli aktuelt å la leverandøren presentere sine tilbud for oppdragsgivers evalueringsgruppe dersom det er hensiktsmessig. Side 10 av 13

11 5 Innlevering av tilbud 5.1 Tilbudsfrist Tilbudsfrist: Mandag kl Tilbudene må være framkommet til ovennevnte leveringssted innen tilbudsfristens utløp. Tilbud som ikke er rettidig levert vil bli avvist og returnert uåpnet. 5.2 Leveringsadresse Tilbudet skal leveres til Domstoladministrasjonen Att: Gunnar Kvitsand Postadresse Besøksadresse Postboks 5678 Sluppen, 7485 Trondheim Dronningens gt. 2, 7045 Trondheim 5.3 Merking og pakking Tilbudet skal være skriftlig og leveres i lukket konvolutt som merkes: Tilbud rammeavtale innfordringstjenester Innpakking, lukking og merking av tilbudet skal gjøres på en slik måte at tilbudets fortrolighet kan bevares fram til tilbudsåpningen. 5.4 Utforming Tilbudet skal leveres på følgende format: original papirversjon kopi av papirversjon elektronisk på CD eller USB-minnepinne elektronisk sladdet versjon dersom dette er aktuelt jf. pkt 2.3. foran. Tilbudet skal være i A4-format, med gode marger og tydelig skrift i blå eller sort farge. Side 11 av 13

12 6 Oppdragsgivers behandling av tilbudene 6.1 Tilbudsåpning To representanter fra oppdragsgiver vil gjennomføre tilbudsåpningen. Det vil bli ført referat fra åpningen. Leverandørene vil ikke ha adgang. 6.2 Tilbudsvurdering og tildelingskriterier Bare tilbud som innfrir kvalifikasjonskravene vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Oppdragsgiver vil tildele kontrakten til de leverandører / den leverandøren som etter en samlet vurdering har levert det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. I vurderingen vil følgende kriterier bli lagt til grunn, med den vekt som er angitt nedenfor: Vekt Tildelingskriterium Poenggivning 50 % Kvalitet Skala 0 50 poeng. Teknisk løsning Maksimal uttelling gir 50 Metode og gjennomføring poeng. Samarbeidsmodell mellom kunde og leverandør 30 % Pris Jf. Vedlegg B Vederlag pkt. 1. Det vil bli regnet ut gjennomsnitt av timepriser og gjennomsnitt av stykkpriser. Timepris: Skala Laveste gjennomsnittlige timepris gir 20 poeng. (+ 100 % i kostnad gir 0 poeng, innenfor dette graderes poenggivningen forholdsmessig) Stykkpris: Skala Laveste gjennomsnittlige stykkpris gir 10 poeng. (+ 100 % i kostnad gir 0 poeng, innenfor dette graderes poenggivningen forholdsmessig) Side 12 av 13

13 20 % Kapasitet og kompetanse Tilgjengelige ressurser Faglig kompetanse hos personell jf. tilbudsskjemaet kap. III (ansvarshavende og ansvarlig utførende) Skala 0 20 poeng. Maksimal uttelling gir 20 poeng. 6.3 Avslutning av konkurransen Orientering om innstilling Oppdragsgiver vil skriftlig orientere samtlige deltakere om sin innstilling på valg av leverandør i rimelig tid før kontrakt inngås. Med kontrakt inngås menes tidspunkt for undertegning av kontrakt for begge parter. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget. Leverandøren kan innen 10 dager fra dato for oppdragsgiverens orienteringsbrev, fremme innsigelser mot oppdragsgiverens innstilling. Innsigelsene skal begrunnes Kontrahering Orientering om innstilling etter pkt overfor er ikke å betrakte som antakelse av tilbudet og skaper ikke rettigheter for vedkommende leverandør eller andre rettsvirkninger. Skriftlig avtale mellom oppdragsgiver og leverandør vil bli inngått etter utløpet av ovennevnte klagefrist Forkastede tilbud Når det foreligger undertegnet kontrakt med en leverandør, anses de øvrige tilbudene som forkastet og ikke lenger bindende for leverandørene. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 7 Vedlegg Se pkt. 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygging. Side 13 av 13