Effektorientert prosjektutvikling

Transkript

1 Effektorientert prosjektutvikling Foredrag for Norsk Forening for Prosjektledelse (NFP) 7 april KK Petter Abrahamsen

2 Hvem er han, hva kan han? Petter Abrahamsen Forsvaret LOS-programmet Gevinstansvarlig Erfaringer: 25 år i et system preget av prosjekter Omstilling FO Overgang til matrise ISL Integrert samlokalisert ledelse BM/Sjø Balansert målstyring Økonomiprosjektet Logistikkprosjektet

3 Tema Effektorientert prosjektutvikling Prosjekter starter gjerne med et klart mandat og er tiltak i en strategisk kontekst. De skal gjennom sine produkter/leveranser bidra til at ønsket strategisk mål kan nås de skal generere effekter. Men hva skjer ofte underveis? 3? Hvorfor glemmer man effekt i iveren etter å skape produkt? Hvordan kan man sikre at prosjekter ikke bare blir produktfokusert, men i langt større grad effektfokusert? Hvordan kan man forutsi hvorvidt et produkt vil kunne gi ønskede effekter og gevinster?

4 Hva er et vellykket prosjekt? Tid Kost Effekt Ytelse Effekten er ofte kjernen i mandatet Effekt = verdi, ROI, avkastning, etc Desto tidligere, desto billigere, desto riktigere ytelse - desto høyere effekt Effekt = vellykket

5 Noen påstander Det er større sannsynlighet for at et prosjekt ikke lykkes enn at det lykkes Desto større prosjektet - desto mindre sjanse for at det lykkes Er et prosjekt kommet i gang er det stor sannsynlighet for at den søkes fullført uansett konsekvens De fleste prosjekter vies ikke systematisk oppfølging underveis eller i etterkant dvs effekt følges ikke opp

6 Spørsmål 1 Hvorfor glemmer man effekt i iveren etter å skape produkt? pasienten er død men operasjonen var vellykket

7 Definisjoner på prosjekt Et temporært tiltak som er iverksatt for å skape et unikt produkt, tjeneste eller resultat PMI Et temporært tiltak som gjennomføres innenfor en tids- og kostnadsramme for å skape et unikt produkt, tjeneste eller resultat - NFP En midlertidig organisasjon etablert med den hensikt å levere ett eller flere produkter som bidrar til å realisere den avtalte Business case PRINCE2

8 Ordet prosjekt prōiectum latin av verbet proicere - å kaste noe fremover ordrett før (pro) kaste (iacere) Opprinnelig betydning - noe som kommer før noe annet kan skje

9 Prosjekter for meg: er av natur strategiske initiativ, er mer et middel enn selve målet, er som oftest beheftet med stor risiko, må ses i et lengre tidsperspektiv enn bare selve prosjektgjennomføringen.

10 Innsalg Effekt og ROI brukes for å selge inn et prosjekt egeninteresse - systematisk røyklegging kamp om ressurser - taktisk manøver posisjonering - vikarierende motiver Ofte foreligger det ingen plan (eller tanke) om å følge opp underveis eller etterpå

11 Eierskap & forankring Fire and forget Effekt er ukjent/underkommunisert Effekt er andres ansvar Effekt ligger for langt frem Effekt er ikke konkretisert i MRIer Effekt betviles Effekt har ikke fokus

12 Nerdene overtar Det tekniske/faget blir det eneste og viktigste Spisskompetanse møter den virkelige verden Det beste blir det godes fiende

13 Prosjektleders fokus Fokus er ofte på de forhåndsavtalte parametrene - Tid Kost Ytelse prosjektgjennomføringen blir en prosjektfaglig greie Hva om prosjektlederens lønn/bonus ble bundet opp i faktisk effektuttak - eller ble premiert for å terminere et ikke lønnsomt prosjekt underveis?

14 Spørsmål 2 Hvordan kan man sikre at prosjekter ikke bare blir produktfokusert, men i langt større grad effektfokusert? en preskripsjon?

15 Forstå strategisk kontekst Fremtid Nå Strategi Beskriver i grove trekk hypotesen om hvordan ta seg fra en nå situasjon til en fremtidig ønsket situasjon

16 Få oversikt Hvilken strategiske tanker ligger bak etableringen av prosjektet? Hvordan passer prosjektet inn i virksomhetens planer? Er prosjektet et av flere serielt eller parallelt? Hvordan vil prosjektets resultater bli brukt? Hva skjer dersom prosjektet ikke gjennomføres/lykkes? Adresseres samme utfordring av konkurrenter og/eller andre? Hvorfor er ikke prosjektet gjennomført tidligere?

17 Sett fokus Bygg de ønskede effektmålene inn i prosjektplanene spesielt testplanen Skap en kultur omkring raison d être Kommuniser, kommuniser, kommuniser

18 Etabler tydlige MRIer Kvantitative gevinster Redusere kostnader Endring Krav Skalerbare Fakta Behov Binære Kvalitative gevinster Øke verdiskapning Endring Krav Skalerbare Ressurser - Utviklingskostnader - Driftskostnader - Avhendingskostnader Funksjon Design P T O Ytelse - Brukervennlighet - Kapasitet - Kvalitet - Tempo - etc Gilb s system modell (forenklet)

19 Sikre handshake prosjekt/linjen Prosjektleveranser Lever ferdige MRIer - hva Lever oversikt over endringer hvor Lever ansvarsmatrise - hvem Lever kompetanseplan hvordan Lever forventninger/måltall hvor mye og når

20 Spørsmål 3 Hvordan kan man forutsi hvorvidt et prosjekt vil gi ønskede effekter og gevinster? prōiectum

21 Gevinstmodeller De 7 trinnene i en samfunnsøkonomisk analyse Ref: SSØ Samfunnsøkonomisk analyse og gevinstrealisering av IKT prosjekter

22 Faser Idefase Planleggings- & tegnefase Bygge- & implementeringsfase Drifts-/effektfase Foreligger det klart definerte effekter som skal innfris? Er det tro på at effektene kan oppnås? Er det gjennom test vist at potensialet for effekt er tilstede? Evner virksomheten å omsette potensialet fremarbeidet? Forhåndsdefiner hva som er akseptabelt. Forhåndsdefiner exitstrategier. Kostnader/ ulemper Positive effekter

23 ROI metode Payoff needs ROI objectives ROI Business needs Impact objectives Impact Job performance needs Application objectives Application Initial analysis Learning needs Learning objectives Learning Measurement & evaluation Preference needs Reaction objectives Reaction Business alignment and forcasting Project The ROI process model Kilde Show me the money, Phillips & Phillips, 2007

24 Tribal wisdom The code of tribal wisdom says that when you discover you are riding a dead horse, the best strategy is to dismount. All to often other strategies are tried: buying a stronger whip, changing riders; appointing a committee to study the horse, declaring the horse is better, faster and cheaper dead; and finally, harnessing several dead horses together for increased speed. Unngå sunk cost fallacy spar penger til et bedre prosjekt

25 Spørsmål?

26 Til ettertanke Hva er et vellykket prosjekt? Et prosjekt som leveres iht tid, kost ytelse eller... et prosjekt som bringer virksomheten videre? Hva er forskjellen og hva betyr det for hvordan vi definerer og leder et prosjekt?

27 Hva ønskes oppnådd? at dere føler at tiden dere har brukt her var velanvendt. at dere får svar på de tre spørsmål reist. og ikke minst at dere gjennom økt bevissthet blir flinkere til å realisere de effekter som ønskes oppnådd gjennom prosjekter og ikke bare levere produktene.

28 Resultat og effektmåling Fikk du svar på hvorfor glemmer man effekt i iveren etter å skape produkt? Fikk du svar på hvordan man kan sikre at prosjekter ikke bare blir produktfokusert, men i langt større grad effektfokusert? Fikk du svar på hvordan man kan forutsi hvorvidt et produkt vil kunne gi ønskede effekter og gevinster? Ja Ja Ja Nei Nei Nei Fikk du ny kunnskap eller innsikt som vil kunne gi effekter på sikt? Hvilke effekter? Hvordan vet du dette? Ja Nei

29 -om vi bare fikk tid til å tenke Her er Edvard Bjørn på vei ned trappen Bump, bump, bump -med hodet først på slep etter Kristoffer Robin. Å dumpe sånn fra trinn til trinn er så vidt Ole Brumm vet den eneste måten å komme ned trappen på. Av og til har han på følelsen at det må være en annen måte hvis bare dunkingen kunne holde opp et øyeblikk så han rakk å finne ut av det. Men kanskje det ikke er det er det likevel. Nå er han i hvert fall kommet helt ned, og vil gjerne hilse på deg. Ole Brumm