Risikoanalyse av prosjekter

Transkript

1 Risikoanalyse av prosjekter Kort innledning til temaet nasjonalt topplederprogram for helseforetakene, september 00 Karl-Helge Storhaug konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Innhold Hva er risikoanalyse og risikostyring? Hvorfor analysere og styre risiko i prosjekter? Hvordan analysere og styre risiko?

2 Hva er risikoanalyse og risikostyring? Risikoanalyse Systematisk kartlegging og vurdering av faktorer som påvirker prosjektet og kan hindre at målsettinger nås Gjennomføres før beslutninger tas som støtte for planlegging av prosjektet Risikoanalysen fokuserer kun på identifikasjon, vurdering og prioritering av risiko Risikostyring Prosess integrert i prosjektstyringen for å identifisere, vurdere, håndtere og følge opp risiko slik at denne holdes på et akseptabelt nivå Gjennomføres underveis for god styring og kontroll med alle faser i prosjektet Fokuseres i tillegg på å håndtere og følge opp at risiko holdes på et akseptabelt nivå gjennom prosjektets levetid Hvorfor analysere og styre risiko? Beslutningsstøtte Øke sannsynligheten for å lykkes med prosjektet Fordi; Høy iboende risiko knyttet til omstillingsprosjekter Vanligste årsakene til at programmer/prosjekter ikke fullt ut lykkes Uklare målsettinger Svak ledelsesmessig forankring Utilstrekkelig fokus på gevinster Svak program-/prosjektstyring Utilstrekkelig kvalitetssikringsprosesser Kilder: KPMG Global Programme Survey 00, KPMG 00 Mastering the speed of change managing your programs for success Key insight from the Nordic program managment study, Ernst & Young 008

3 Hvordan analysere og styre risiko? Stegene Velge ut mål som skal analyseres Identifisere kritiske suksessfaktorer og risiko Vurdere og prioritere risiko Sette inn tiltak mot risiko og følge opp Sette inn tiltak mot risiko og følge opp at de virker Vurdere og prioritere risiko Velge ut mål som skal analyseres Identifisere KSF og risiko Steg Velge ut mål som skal analyseres Hensikt Å velge ut prosjektmålsettinger som grunnlag for risikoanalysen Hvem Prosjektleder Når Planleggingsfasen Spørsmål Hva er den overordnede målsettingen med prosjektet? Hvilke delmålsettinger skal oppnås? Er målsettingene konkrete og tydelige? Kan de beskrives i form av et ønsket resultat eller en tilstand? Hvis ikke bør de reformuleres før en går videre i planleggingen

4 Steg Velge ut mål som skal analyseres Prosjektmålsetting FØR: Målet med prosjektet er å skape enhetlig klinikkledelse. Prosjektmålsetting ETTER: Den overordnede målsettingen med prosjektet er å innføre enhetlig ledelse fra..0 i klinikk A i tråd ledelsens vedtak i sak xx/00. Fra samme tidspunkt skal:. Antall ledere med personalansvar være redusert i samsvar med organisasjonsplan av (dato). Ny fullmaktsstruktur i tråd med vedtak (dato) være implementert i lønnssystemet og økonomi- /innkjøpssystemet.nye lederavtaler være tatt i bruk Steg Identifisere kritiske suksessfaktorer og risiko Hensikt Å ta stilling til hva det er viktigst å lykkes med, dvs. KSFer Å identifisere forhold eller hendelser som kan inntreffe og påvirke oppnåelsen av prosjektets målsettinger negativt, dvs. risikoer Hvem Prosjektleder, prosjekteier, styringsgruppe Når Planleggingsfasen Spørsmål Hva er viktigst å lykkes med for å kunne gjennomføre prosjektet og oppnå formålet med det? Hva kan hindre at du lykkes med dette? Hvilke eventuelle andre faktorer (f.eks endringer, tidligere problemer/utfordringer/styringssvikt m.m) kan innvirke på prosjektet?

5 Steg Identifisere kritiske suksessfaktorer og risiko Mål Antall ledere med personalansvar skal være redusert i samsvar med vedtatt organisasjonsplan innen..0 KSF Etablere drøftingsarenaer med de hovedtillitsvalgte (innen ) Avklare hvilke personalpolitiske virkemidler som skal benyttes (innen ) Gjennomføre samtaler med berørte ledere (innen.0.00) Risiko Ikke tilstrekkelig tid til å planlegge gode medbestemmelsesprosesser Hovedorganisasjonene godtar ikke forslag til arenaer Ikke tilstrekkelig kunnskap om lov og avtaleverk for omstilling Ikke kapasitet til å kostnadsberegne virkemiddelpakken tidsnok Virkemiddelpakken besluttes ikke tidsnok av ledelsen Virkemiddelpakken godkjennes ikke av de ansattes organisasjoner Ikke tilstrekkelig tid til å foreberede og gjennomføre samtalene Ikke tilstrekkelig kompetanse til å håndtere krevende samtaler Ikke tilstrekkelig apparat for å håndtere eventuelle konflikter Steg Vurdere og prioritere risiko Hensikt Å vurdere sannsynligheten for at et identifisert risikomoment inntreffer og hvilke konsekvenser det kan få for prosjektets måloppnåelse Hvem Prosjektleder, prosjekteier, styringsgruppe Når Planleggingsfasen Spørsmål Hvor sannsynlig er det at risikomomentet inntreffer? Hva vil evt. årsaken være til at risikomomentet inntreffer Hvilken konsekvens vil det kunne ha for måloppnåelsen?

6 Steg Vurdere og prioritere risiko Sannsynlighet Konsekvens Risikomoment Usannsynlig Lite sannsynlig Sannsynlig Svært sannsynlig Sikkert Ubetydelig Liten betydning Betydelig Alvorlig Kritisk Vurdering Prioritet Ikke tilstrekkelig tid til å planlegge gode medbestemmelsesprosesser 0 Hovedorganisasjonene godtar ikke forslag til arenaer Ikke tilstrekkelig kunnskap om lov og avtaleverk for omstilling 6 Virkemiddelpakken besluttes ikke tidsnok av ledelsen 6 8 Virkemiddelpakken godkjennes ikke av de tillitsvalgte Ikke kapasitet til å kostnadsberegne virkemiddelpakken tidsnok 7 Ikke tilstrekkelig tid til å foreberede og gjennomføre samtalene 8 Ikke tilstrekkelig kompetanse til å håndtere krevende samtaler Ikke tilstrekkelig apparat for å håndtere eventuelle konflikter Steg Vurdere og prioritere risiko Sannsynlighet rm rm7 rm rm6 rm Risikomoment rm rm Konsekvens rm rm8 rm9 Høy - tiltak nødvendig Moderat - tiltak bør vurderes Lav - tiltak ikke nødvendig

7 Steg Sette inn tiltak mot risiko og følge opp Hensikt Å sette inn tiltak for å redusere risiko dersom dette er nødvendig, samt følge opp og rapportere risiko i prosjektet løpende Hvem Prosjektleder Når I alle faser i prosjektet Spørsmål Hvilke tiltak må/bør settes inn? Blir de faktisk satt i verk? Virker de risikodempende som forutsatt? Har noen risikoelementer falt fra og/eller har nye oppstått? Er det tiltak som kan opphøre og/eller er det nødvendig å sette inn nye/flere? Steg Sette inn tiltak mot risiko og følge opp Mål Antall ledere med personalansvar skal være redusert i samsvar med vedtatt plan innen..0 KSF Etablere drøftingsarenaer med de hovedtillitsvalgte (innen ) Avklare hvilke personalpolitiske virkemidler som skal benyttes (innen ) Gjennomføre samtaler med berørte ledere (innen.0.00) Risiko Tiltak Ikke tilstrekkelig tid til å planlegge Låne ressurser fra HRavdelingen gode medbestemmelsesprosesser Hovedorganisasjonene godtar ikke Gjennomføre egne forslag til arenaer formøter med HTV Ikke tilstrekkelig kunnskap om lov og Hente bistand fra HR avtaleverk for omstilling Virkemiddelpakken besluttes ikke Gjennomføre avklaringsmøte med AD tidsnok av ledelsen Virkemiddelpakken godkjennes ikke Mobilisere HR-direktør av de tillitsvalgte Ikke kapasitet til å kostnadsberegne Låne ressurser fra virkemiddelpakken tidsnok økonomiavdelingen Ikke tilstrekkelig tid til å foreberede Delegere oppgaven til og gjennomføre samtalene avdelingssjefene Ikke tilstrekkelig kompetanse til å Hente prosessbistand håndtere krevende samtaler fra HR-avdelingen Ikke tilstrekkelig apparat for å Hente prosessbistand håndtere eventuelle konflikter fra HR-avdelingen

8 Steg Vurdere og prioritere risiko Risikomoment Ikke tilstrekkelig tid til å planlegge gode medbestemmelsesprosesser Usannsynlig Sannsynlighet Lite sannsynlig Sannsynlig Svært sannsynlig Sikkert Ubetydelig Konsekvens Liten betydning Betydelig Alvorlig Kritisk Vurdering etter tiltak 0 Prioritet Hovedorganisasjonene godtar ikke forslag til arenaer 8 - Ikke tilstrekkelig kunnskap om lov og avtaleverk for omstilling Virkemiddelpakken besluttes ikke tidsnok av ledelsen - Virkemiddelpakken godkjennes ikke av de tillitsvalgte 6-6 Ikke kapasitet til å kostnadsberegne virkemiddelpakken tidsnok 7 Ikke tilstrekkelig tid til å foreberede og gjennomføre samtalene 8 Ikke tilstrekkelig kompetanse til å håndtere krevende samtaler 9 9 Ikke tilstrekkelig apparat for å håndtere eventuelle konflikter Steg Sette inn tiltak mot risiko og følge opp Sannsynlighet rm rm rm7 rm rm6 rm Risikomoment etter at tiltak er satt i verk Konsekvens rm rm rm7 rm rm6 rm rm rm8 rm8 rm9 rm rm9 rm Høy - tiltak nødvendig Moderat - tiltak bør vurderes Lav - tiltak ikke nødvendig

9 Den som står støtt står stille Risiko Våghals Risikovegrer Beregner Kontrollfreak Kontroll