UNIVERSITETS- OG HØGSKOLERÅDET

Transkript

1 UNIVERSITETS- OG HØGSKOLERÅDET The Norwegian Association of Higher Education Institutions Kunnskapsdepartementet Deres referanse: referanse: 10/ dalo: Rapportering på SAK-midler for 2010 fra UHRs Administrasjonsutvalg Vi viser til brev fra UHRs administrasjonsutvalg av 21. juni 2010 og til tildelingsbrev fra KD av 9. september 2010 der det ble bevilget 3 millioner kr til SAK-tiltak som faller inn under Administrasjonsutvalgets område; 2,5 millioner kr til ledelsesutvikling og kr til økonomisamarbeid. Tildelingsbrevet ber om regnskap og rapportering på midlene innen 1. mars, men vi har etter avtale med KD fått utsatt svarfrist til 4. mars. Vi redegjør i dette brevet for hvordan midlene er disponert, men vi kan ikke levere detaljert regnskap enda ettersom flere av tiltakene ikke er sluttført eller kommet lenger enn til oppstarten. Vi vil imidlertid følge dette opp og rapportere med regnskap når tiltakene avsluttes. 17. februar 2011 ble det klart at det er tildelt ytterligere 1,5 millioner til UHRs ledelsesutviklingsprosjektet. Dette er et positivt signal i forhold til mulig gjennomføring av flere av tiltakene som nå er under planlegging. Administrasjonsutvalget må imidlertid ha noe tid i forhold til å prioritere veien videre for tiltakene og fordeling av midlene for 2011, slik at det er for tidlig å si noe mer detaljert om dette nå. Når det gjelder likestillingsperspektivet, har KIF-komiteen tatt dette opp med Administrasjonsutvalget. Det har også vært møte mellom KIF-komiteens leder Gerd Bjørhovde og Administrasjonsutvalgets leder Gunn-Elin Bjørneboe den 21. februar for å diskutere inkorporering og ivaretakelse av likestilling i tiltakene. Utvalget vil ta ansvar for at det vil bli tatt hensyn til betydningen av likestilling i de enkelte tiltak. I møtet 21. februar diskuterte man også muligheten for å etablere kontakt med Norges forskningsråd for å koble sammen Forskningsrådets satsing på likestilling og ledelse med UHRs tiltak slik at man får utnyttet ressursene best mulig. Administrasjonsutvalget vil følge dette opp utover våren UHRs administrasjonsutvalg har også orientert om SAK-prosjektet på Nettverksmøte for likestillingsarbeidere 10 og 11. februar i Trondheim. der temaet var -Forskningsledelse i et likestillingsperspektiv-. Se nettside for møtet: htt :// /program Rapportering SAK- økonomisamarbeid UHR fikk tildelt kr til økonomisamarbeid. Forslaget om et tiltak innen økonomisamarbeid ble foreslått av UHRs økonomiutvalg som er et underutvalg under Administrasjonsutvalget og ledes av økonomidirektør Kjell Bernstrøm, Universitetet i Bergen, som også er medlem av Administrasjonsutvalget. Postadresse: Telefon: Saksbehandler: Pilestredet 46 B postmottak@uhr.no «Sbr_Navn» NO-0167 Oslo «Sbr_ » Org.no: Telefon: «Sbr_Tlf»

2 Økonomiutvalget behandlet saken på møte 5. november 2010 og vedtok et pilotprosjekt for innkjøp, der Universitetet i Bergen og NTNU utvikler en nettverksmodell som støtte for øvrige institusjoner i regionen. Utfordringer i sektoren er at det kun er de største institusjonene som har etablerte fagmiljøer innen innkjøp med kompetanse på større anskaffelser og kontraktsarbeid. De største institusjonene har ressurser til å etablere rammeavtaler som dekker hele organisasjonens behov og trenger ikke støtte til gjennomføring av større konkurranser. Riksrevisjonen har gjentatte ganger pekt på mangler ved innkjøp og anskaffelser i UH-sektoren, og det foreslåtte pilotprosjektet vil kunne bidra til å heve kvaliteten på gjennomføring av anskaffelser og innkjøp ved å bygge på spesialkomptanse ved større institusjoner med innkjø/anskaffelser av et visst volum. Prosjektskisse og budsjett i form av presentasjon følger vedlagt. Som det fremgår av budsjettskissen, er det lagt opp til en modell hvor den regionale kompetansebasemodellen (KBM) utvikles. Mål med prosjektet er å utvikle nettverksmodell for kompetansebaser for innkjøp (KBI) i sektoren. Det er en forutsetning at alle institusjoner har en minimumskompetanse innen anskaffelser i egen organisasjon og de foreslåtte kompetansebaser for innkjøp skal ikke overta ansvar for anskaffelsesområdet ved institusjonene. De tildelte midlene brukes til utredning og utvikling av en nettverksmodell ved UiB og NTNU og UiB er prosjektleder. UiB og NTNU er i ferd med å kontakte institusjoner i regionen for å etablere kontakt og forutsetning for etablering av en kompetansebase for et gitt antall institusjoner i hhv Vestlandet og Trøndelag. For at en nettverksmodell skal kunne gjennomføres er det satt opp to alternative modeller: Alternativ 1: modellen; 2 årsverk i 2 år ved 2 pilotorganisasjoner (NTNU og UiB), anslagsvis 4 millioner kroner. Alternativ 2: modellen;1 årsverk i 1 år ved 1 pilotorganisasjon (UiB), anslagsvis 2 millioner kroner. Det har vært kontakt mellom økonomiutvalget og Kunnskapsdepartementet ved Arne Lunde om dette prosjektet og oppfølging videre i forhold til plan for gjennomføring. Økonomiutvalgets leder vil sammen med innkjøpsansvarlig for hhv UiB og NTNU følge kontakten opp videre i møte med KD 7. mars 2011 for avklaring i forhold til videre retning for prosjektet. Vi vil komme tilbake til videre detaljering av prosjektskisse og budsjett etter dette møtet. Rapportering SAK-ledelse Administrasjonsutvalget har organisert arbeidet slik at Administrasjonsutvalget fungerer som arbeidsgruppe og kvalitetssikringsinstans for tiltakene som legges frem under ledelsesutviklingsprosjektet. På den måten unngår vi ekstra byråkrati, samtidig som utvalget får et mer aktivt forhold til prosjektet. I tillegg er en person fra administrasjonsutvalget utnevnt for hvert av tiltakene med spesielt ansvar for å følge opp det enkelte tiltak. Noen tiltak har også i tillegg en dedikert person fra en av institusjonene som får ansvar for å drive arbeidet. Vi vurderer på sikt å opprette en referansegruppe der vi setter inn personer med mer kompetanse på ledelsesutvikling og HR-arbeid i sektoren.

3 UHRs sekretariat fungerer som prosjektkoordinator for tiltakene slik at også de ansvarlige for UHRs ledelsesutviklingsprogrammer blir involvert. UHRs sekretariat samordner de ulike tiltakene under prosjektet administrativt og har ansvar for budsjettoppfølging. Administrasjonsutvalget sendte 22. oktober et brev til alle UHRs medlemsinstitusjoner med orientering om tildeling for SAK-midlene og ba om tilbakemelding og innspill på tiltakene. Responsen fra sektoren har vært positiv og Administrasjonsutvalget vil fortsette med kontakten til institusjonene for å trekke kompetanse fra sektoren inn i tiltakene og for å få forankret arbeidet. På sikt vil det være sannsynlig at flere tiltak gjennomføres i regi av institusjonene på egenhånd eller i samarbeid. Administrasjonsutvalget har vedtatt å sette i gang følgende tiltak med ansvarlig medlem fra utvalget med følgende budsjettanslag: Tiltak 1 Forskningsledelse. a) Utvidet forskningslederprogram b) Utvikling av forskningslederprogram for høgskolene c) Engelskspråklig forskningslederprogram Anslag kr nsvarlig fra dm.utvalget Gunn-Elin Bjørneboe universitet) og Rune ørgensen høgskolesiden) Utdanningsledelse 3 Prosjekt for forankring av UHRs lederutviklingsprogram dekanskolen for å sørge for permanent rullering 4 Klima/arbeidsmiljøundersøkelse i UHsektoren 5 Eksterntfinansierte forskningsprosjekter Ingeborg Harsten Seunn Smithønnessen Gunn-Elin Bjørneboe Lasse Lønnum Administrasjon UHR Foreløpig disponert Det er satt av en buffer som kan fordeles til tiltakene etter hvert som arbeidet skrider frem og det blir avklart om det er mulig å komme lenger med noe mer midler Gjennomgang og status av de enkelte tiltakene følger nedenfor.

4 1. Forskningsledelse Ansvarlig fra administrasjonsutvalget: Gunn-Elin Bjørneboe (universitet) og Rune Jørgensen (høgskolesiden). Dette tiltaket er tredelt: a) Utvidet.forskningslederprogram. Dette tiltaket er gjennomføring av et eksisterende forskningslederprogram med deltakere fra universiteter med stor forskningsaktivitet slik at lederrollen utvikles i takt med bl.a. de krav og forventninger god ressursutnyttelse og konkurranse medfører. Tiltaket går ut på å invitere inn fem eksterne deltakere på UiOs forskningslederprogram. Oppstart var i november 2010 og slutt mai Tiltaket gjennomføres ihht eksisterende plan og erfaringsbasert mal- med en kursstab bestående av eksterne og interne ressurser ved Ui0. Det sikres kontakt med deltakende universiteters ledere på høyt nivå, samt erfaringsutveksling på kursstab- og faglig nivå. Dedikert medarbeider ved Ui0 rapporterer underveis og til slutt til prosjektkoordinator UHR. Midlene har dekket andel av deltakeravgift for deltakere som ikke er fra Ui0, inkl. evaluering: kr pr person. 1 fra Hi0 og 4 fra UiB deltar på programmet (5 stk). Til sammen kr I tillegg kommer administrative kostnader på kr Totalt kr b) Utvikling av firskningslederprogram for hogskolene. Dette tiltaket springer ut fra tanken om at høgskolene også kan ha behov for og nytte av et eget forskningslederprogram. Formålet er å styrke det nasjonale samarbeidet i utviklingen av høgskolenes lederkompetanse. Hensikten er å utvikle og gjennomføre et forskningslederprogram for deltakere fra høgskoler/mindre institusjoner på bakgrunn av erfaring som høstes i tiltaket over. Også høgskolene har et opplagt behov for forskningslederkompetanse, men sannsynligvis er behovet litt annerledes enn universitetenes. Derfor har prorektor for forskning ved Høgskolen i Oslo i høst blitt tatt opp til UiOs forskningslederprogram med det formål å skrive en rapport som skal munne ut i et forslag til hvordan et forskningslederprogram for høgskolene bør se ut. Tilbakemelding fra høgskoledeltaker viser at hun er fornøyd med kurset etter halvgått løp. Om kurset: det er godt strukturert og organisert. Tverrfaglige grupper bidrar til kunnskap om forskningskulturen og særegne problemstillinger innenfor flere ulike fagområder. Diskusjoner av medbrakte problemstillinger innad i gruppen kan ha direkte nytteverdi for dagens situasjon. Kursholder, som også er hovedforeleser, er engasjerende, og de øvrige som deltar i organiseringen, er gode tilretteleggere for deltakerne. En del av temaene som gjennomgås, omfatter også mer -generell- lederopplæring relevant for sektoren, og det er bra. Eksempel på dette er -endringsledelse-, som er særlig aktuelt for høyskolesektoren i dag. Om kursets relevans for høyskolene: Kurset er relevant for alle institusjoner der det foregår forskning, og særlig der det både skjer undervisning og forskning. Det er like relevant for høyskolene som for universitetene og i samme omfang. Det vil være en fordel å holde felles kurs for universiteter og høyskoler. Om dette lar seg gjennomføre uten at tilbudet blir langt lavere enn etterspørsel, avhenger sannsynligvis av

5 at det kan tilbys flere kurs. Felles kurs for ulike institusjoner kan føre til utveksling av kunnskap som kan være til gjensidig nytte. Eksempelvis har høyskoler i større grad enn universitetene resultatbasert tildeling av forskningstid som en konsekvens av mindre tid til forskning totalt. Dette gir utfordrende lederoppgaver. Samtidig har breddeuniversitetene lenger forskningstradisjon, som kan inspirere høyskolene og bidra med i&er til forskningsledelse, spesielt av fremragende forskere. Program planlegges av egen gruppe som ledes av dedikert medarbeider ved en høgskole. Utvikling planlegges av gruppen i samarbeid med eksterne konsulenter. Den dedikerte medarbeider for prosjektet rapporterer underveis og til slutt til prosjektkoordinator i UHR. Det legges nå opp til et første planleggingsmøte for planlegging av program i apri Sekretariat og ansvarlig fra Administrasjonsutvalget arbeider med utkast til oppsett som legges frem for Administrasjonsutvalget på møte i mai. Eksterne konsulenter: kr Reise- og opphold utviklingsteam kr Frikjøp UH-ansatte-ressurser 30 % av faktisk medgått tid: kr c) Engelskspråklig.forskningslederprogram Hensikten med tiltaket er å utvikle et forskningslederprogram der alt foregår på engelsk. Første steg er å utvikle og gjennomføre et pilotprogram der deltakerne er forskningsledere fra universitetene i Norge. Hovedsakelig utenlandske, men noen plasser forbeholdes norske forskningsledere som arbeider i et internasjonalt forskningsmiljø. En prosjektplan for utvikling- og gjennomføring av en pilot utarbeides. Mest mulig fra pågående program ved Ui0 gjenbrukes. Administrativ teamleder dokumenterer og rapporterer overfor UHRs prosjektkoordinator ihht prosjektplan. Sekretariat og dedikert medarbeider fra Ui0 arbeider med utkast til oppsett for program. Det er kommet innspill om å inkludere instituttsektor i dette opplegget, og det vil bli diskutert hvordan man eventuelt vil imøtekomme dette. Skisse for oppfølging legges frem på neste møte i administrasjonsutvalget i mai. Mulig gjennomføring av første program; høsten Eksterne konsulenter: kr Oversettelser. Kr Reise- og opphold utviklingsteam kr Frikjøp UH-ansatte-ressurser 30 % av faktisk medgått tid: kr Totalt: kr Gjennomføringen av pilot foreslås finansiert av de respektive universitetene, men støttet med evalueringsressurser av SAK/UHR-midler. 2. Utdanningsledelse. Dette er et tiltak som også ble løftet frem på UHRs representantskapsmøte i mai. I første omgang vil det blir avholdt en workshop for prorektorer for utdanning, et utvalg studiedirektører og faglig og administrativt ansvarlige for utdanning på

6 fakultet/avdelingsnivå for å diskutere hva det egentlig innebærer å ha/ta et lederansvar for utdanning. Bevissthet rundt dette kan også medføre endret rolle for administrasjonen. Kvalitetsreformens betydning for ledelsesansvaret må også diskuteres. Workshopen vil være en start ift en ansvars- og rolleavklaring. NTNU har tatt ansvar for dette tiltaket. De har inngått et samarbeid med HiNT som er spesielt engasjert i utdanningsledelse og villig til å være med. Det er også etablert en referansegruppel første omgang planlegges en workshop for å diskutere relevant begrepsapparat, men også gå noe mer i dybden. Det skal også utarbeides notat om hva man evt. kan gjøre på lengre sikt. Berit Kjeldstad deltok også på et møte for utdanningsdirektører i Bergen 21. januar og orienterte om prosjektet og fikk innspill. Referansegruppen (NTNU, HiNT og UHR (inkl. Ingeborg Harsten)) skal ha neste møte 18. mars). Workshopen gjennomføres 5. september 2011 i Trondheim. Budsj ett: Anslag kr til planlegging og gjennomføring av workshop inkl. etterarbeid, samt planlegging for videre arbeid. 3. Utvikle UHRs lederutvikling-dekanskolen. Det har vært møter mellom UHRs team som arbeider med dekanskolen, Seunn Smith- Tønnessen og konsulent fra AFF. Se vedlegg som oppsummerer vurderingene Samling av referansegruppen for dekanskolen V-2011 kr Konsulentbistand - utvikling av rektornettverket kr Klima/arbeidsmiljoundersokelse i UH-sektoren. Hensikten med tiltaket er å bidra til at arbeidsmiljøutviklingen i UH sektoren er kunnskaps- og evidensbasert. Utvikle et instrument/verktøy som er tilpasset UH-sektorens kultur, og ivaretar de metodekrav (validitet, reliabilitet mv) som normalt kreves i kjernevirksomheten. Et valgt instrument skal ha potensial til høy grad av aksept blant alle ansattegrupper. Høy grad av aksept gir normalt høy deltakelse/involvering og mulighet for stor nytte i den konkrete, lokale oppfølgingsprosessen. Resultatene fra undersøkelsene skal ha nytte ved at hver virksomhet kan bruke dem i sitt strategiske arbeid, samtidig som virksomhetene kan sammenligne seg på tvers i UH-sektoren. Planleggingen av seminaret som var foreslått er i gang. Seminaret vil bli avholdt 11. mars på Gardermoen. HR-direktør ved Ui0 har gjennomført først en workshop med en kompetent gruppe av kolleger fra andre virksomheter (hovedsakelig offentlige) for å sondere om tiltaket var på rett spor, og fikk bekreftet dette. Se vedlegg for program for dagen. Thomas Hoff er i gang med å lage et grunnlagsmateriale til seminaret - dvs, en sammenstilling av hva som er i bruk i sektoren - samt en analyse (type verktøy/egnethet, reliabilitet og validitet) av hvert enkelt verktøy. Bjørn Z. Ekelund forbereder og leder seminaret. Det er også bakt inn i oppdraget til konsulentene at det skal utarbeides en rapport som kan

7 brukes til oppfølging basert på erfaringene i seminaret. Informasjon fra seminaret vil bli lagt frem for administrasjonsutvalget på neste møte, inkludert planer for oppfølging og anslag for kostnader. 5. Eksternfinansierte forskningsprosjekter. Hensikten med tiltaket er gjennom nasjonalt samarbeid hente ut større id&ilfang og erfaringer i arbeidet med økt profesjonalisering og internasjonalisering. Tiltaket innebærer en kartlegging og analyse av behov, kartlegging av eksisterende kompetanse, erfaring og arbeidsmåter på området. Det etableres et kompetanseutviklingsteam for videre arbeid. Deretter tas valg ift valg av målgrupper og læringsbehov. Utvikling av tilbud - kan være et program for et begrenset antall målgrupper. eller et -menybaserttilbud - der mange kan velge noe. Tiltaket skal utarbeide innhold og materiell, samt identifisere bidragsytere. Ressurser fra UiB, NTNU og Ui0 på personal/organisasjon, økonomi og forskningsadministrasjon engasjeres i workshops. Utvalgte forskningsledere/instituttledere deltar i utviklingsarbeidet. Gjennomføring av opplæringstiltak blir neste steg og er ikke tatt inn i budsjettet pt. Her har det vært et første møte mellom UHRs sekretariat og Universitetet i Tromsø som har tatt på seg ansvaret for tiltaket. UiT har en egen en meget velkvalifisert medarbeider i avdelingen for forskning og utviklingsarbeid som er satt som dedikert medarbeider fra UiT på prosjektet. Det har vært avholdt et første ide/planleggingsmøte med en til to representanter fra alle universitetene 17. februar. Revidert prosjektskisse legges frem for administrasjonsutvalget på neste møte/sendes på sirkulasjon. Eksterne konsulentressurser/ utviklingsarbeid UiT: Reise- og opphold for ressurs personer: kr kr Vi ser frem til å arbeide videre med ledelsesutviklingsarbeidet og vil holde Kunnskapsdeptartementet og sektoren løpende orientert om arbeidet videre. Vennlig hilsen Gunn-Elin Aa. Bjørneboe Leder administrasjonsutvalget/ Universitetsdirektør Ui0 <11,, cl Sigrid Tollefsen seniorrådgiver Vedlegg: - Prosjektskisse innkjøp - Program seminar 11. mars Gardermoen - Fast forankring UHRs dekanskole og rektornettverk