Administrasjonsutvalget

Transkript

1 Administrasjonsutvalget Tilstede Medlemmer (varamedlemmer også invitert til møtet) Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe, Universitetet i Oslo (leder) Økonomidirektør Kjell Bernstrøm, Universitetet i Bergen Høgskoledirektør Rune Jørgensen, Høgskolen Stord/Haugesund Høgskoledirektør Jacob Kjøde jr., Høgskolen i Volda (vara) Ass. universitetsdirektør Seunn Smith-Tønnessen (vara) Administrerende direktør Baard Wist (vara) Fra UHRs sekretariat Sekretær for administrasjonsutvalget Sigrid Tollefsen Kommunikasjonsrådgiver Ann Elin Brattebø Andersen Spesialrådgiver Ingvild Broch, under sak 37/1 Andre Avdelingsdirektør Jana Weidemann, Kunnskapsdepartementet under sak 36/10 Forfall: Universitetsdirektør Lasse Lønnum, Universitetet i Tromsø (vara) Direktør Ingeborg Harsten, Norges Musikkhøgskole Høgskoledirektør Stig Fossum, Høgskolen i Bodø Høgskoledirektør Leon Aurdal, Høgskolen i Ålesund (vara) Referat Møtedato: 11. oktober 2010 Møtetid: Kl Møtested: UHRs lokaler, Pilestreder 46, 6 et Saksnr.: Saksliste Sak 34/10 Sak 35/10 Sak 36/10 Sak 37/10 Sak 38/10 Godkjenning av innkalling og saksliste Referat fra forrige møte Mål- og resultatstyring-referansegruppe (det er avtalt at KD kommer kl 10.00) KD evaluerer tilstandsrapporten SAK-midler. Ledelsesutvikling og økonomisamarbeid (det er

2 avtalt at Ingvild Broch kommer kl 11) Sak 39/10 Strategi, organisering og styring av de felles administrative systemene i UH-sektoren oppfølging Sak 40/10 Veiledningstjeneste om opphavsrett for utdanningssektoren, knyttet til utvikling, deling og bruk av digitale læringsressurser Sak 41/10 Budsjett 2011 Sak 42/10 Sak 43/10 Sak 44/10 Orienteringssaker Møtekalender Eventuelt Saksnr 34/10 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste godkjennes. Saksnr 35/10 Godkjenning av referat fra forrige møte Referat fra møte er godkjent på sirkulasjon og lagt ut på web på: 21_mai_2010_1.pdf Referat fra møte godkjennes formelt. Saksnr 36/10 Mål- og resultatstyring - referansegruppe Sakspapirer: Vedlegg til innkalling til første møte i referansegruppen: Noen vurderinger av dagens styringssystem sett fra departementets side Det formelle grunnlaget for mål- og resultatstyring i staten Gjeldende styringstenkning i staten Avdelingsdirektør Jana Weidemann, Kunnskapsdepartementet møtte administrasjonsutvalget og orienterte om KDs arbeid. Presentasjonen sendes utvalgsmedlemmene til orientering. Gunn-Elin Bjørneboe orienterte fra første møtet i referansegruppen som ble holdt 22. september.

3 Kunnskapsdepartementet har opprettet en referansegruppe for mål- og resultatstyring i UHsektoren. Departementet har de siste årene vektlagt mål og resultatstyring. Etatsstyringsmøtene og styringsdialogen med de enkelte institusjonene har hatt økt fokus på en overordnet og strategisk dialog om institusjonenes resultater, planer, strategier og utfordringer. Departementet har også lagt vekt på at styrets ansvar for strategi og måloppnåelse ved institusjonene. Handlingsromsutvalgets innstilling pekte også på at tildelingsbrevene fra Kunnskapsdepartementet preges av for stor detaljeringsgrad og for omfattende krav til rapportering og anbefalte at føringer og forventinger i tildelingsbrev må bli mer overordnet og knyttet til ressurser og at rapporteringskravene må forenkles og reduseres. Utvalget mente også at styringsdialogen i enda større grad skal være en dialog om langsiktighet, strategisk utvikling og profil. Kunnskapsdepartementet har nå startet et arbeid for å tydeliggjøre og forenkle strukturen i seg selv, i tillegg til økt transparens i hva departementet og sektoren ønsker å oppnå med mål- og resultatstyringen. Hensikten er å komme fram til en felles forståelse av mål- og resultatstyringen og konkrete forslag til endringer i dagens system. Departementet har opprettet en referansegruppe med 5 institusjoner: Norges handelshøgskole, NTNU, Høgskolen i Gjøvik, Høgskolen i Oslo og Universitetet i Stavanger. I tillegg er Nettverk for private høyskoler og UHR med i referansegruppen. UHR deltar i referansegruppen gjennom UHRs administrasjonsutvalg og leder av administrasjonsutvalget, universitetsdirektør Gunn-Elin Bjørneboe, UiO. Sigrid Tollefsen fra UHRs sekretariat/sekretær for administrasjonsutvalget deltar også i referansegruppen sammen med Gunn-Elin Bjørneboe. Sluttdato for arbeidet er ikke fastsatt, departementet har signalisert at de ønsker å bruke tilstrekkelig med tid for å sikre en omforent mål- og styringsdialog. Sannsynligvis vil endringene komme i tildelingsbrev 2012 Fra diskusjonen i administrasjonsutvalget: Hvordan kan mål utformes i forhold til institusjonenes egenart og tilpasning. KD signaliserte at det er viktig at det er harmoni i forhold til organisasjonenes arbeid og at MRS ses i sammenheng med styringshjulet Vi har liten kunnskap om hvordan tildelingsbrevene brukes. Å tillate institusjonens egne strategiplaner innen de 4-5 sektormålene vil være en god vei å gå. Hver institusjon kan selv rapportere inn hva som er vesentlig for egen drift. I dagens system blir institusjonene presset på å ha fokus på alt. Hva med å lage en meny og be institusjonene plukke? KD vurderer å skille mellom styringsinformasjon for departementet og statistikk som grunnlag for analyser og evalueringer.

4 Viktig fra KDs side at det ikke bes om statistikk som må bearbeides manuelt, med mindre behovet er tydelig. KD signaliserte at de i første omgang ønsker å fokusere på målstyringen, ikke på alle andre punkter i tildelingsbrevet. Men administrasjonsutvalget påpekte at de kvalitative målene i tildelingsbrevene tar bort fokus. Administrasjonsutvalget spiller gjerne inn konkret til KDs arbeid, men utvalget må få en bestilling fra KD i forhold til hva KD vil ha. Administrasjonsutvalget takker Jana Weidemann for orienteringen. Administrasjonsutvalget vil gjerne bidra inn konkret til KDs arbeid. Sekretariatet kontakter prosjektleder/kd for å få en bestilling fra KD i forhold innspillet og hva KD trenger av tilbakemeldinger. Saksnr 37/10 KD evaluerer tilstandsrapporten Det vises til forrige møte der avdelingsdirektør Sverre Rustad i KD la frem tilstandsrapporten i UH-sektoren UHR har fått en henvendelse fra KD om at analyseteamet i KD i høst skal evaluere erfaringene med tilstandsrapporten for høyere utdanning med sikte på ytterligere forbedringer. Inneholder den riktige data? Er den lett å forstå? Er den nyttig? Som en del av evalueringen er det også ønskelig å få synspunkter fra sektoren, på en enkel og håndterlig måte. Det enkleste ville være hvis det kan oppnevnes tre-fire representative personer som kan gi tilbakemelding direkte til analyseteamet. Frist: 1. november. KD har notert to ønsker fra sektoren; - en kortere, mer analytisk rapport i tillegg der departementet i større grad gir sine vurderinger av resultatene i tilstandsrapporten (dette var forslaget fra Administrasjonsutvalget i mai) - at tilstandsrapporten trykkes Tentativ spørsmålsliste finnes nedenfor, men KD tar imot alle typer synspunkter. - Kapittelinndelingen - er den hensiktsmessig? - Temaer/tall som savnes? - Temaer/tall som kan utgå? - Tekst eller tall? Vurdering av tekstomfang; prosa eller punkter? - Bør kapitlene i større grad ha lik struktur, bl.a. mht. oppsummering? - Bør resultatene i større grad relateres til prioriterte mål for sektoren? (kan være utgangspunkt for både innledninger og oppsummeringer av kapitler) - Omtale av relevante rapporter, undersøkelser o.a. virker det opplysende eller forstyrrende? - Forholdet mellom hovedrapport og vedlegg - Forholdet mellom tidsbilde, utviklingstrekk, Norge i verden og internasjonale utviklingstrekk - Områder for videreutvikling; blomsten (vil bli gjort), andre? - Bør de ulike resultatene i større grad ses i sammenheng? I så fall hvordan? - Layout - Og ikke minst: generell nytteverdi Administrasjonsutvalget setter ned en liten ad hoc-gruppe som gjennomgår

5 tilstandsrapporten og spiller inn til KD innen fristen. Gruppen består av Lene Borgen ved Høgskolen Stord/Haugesund, Steinar Vestad, UiB og Ann-Elin Brattebø Andersen, UHR. Sekretariatet kaller inn gruppen til møte/setter i gang arbeidet. Saksnr 37/10 SAK-midler. Ledelsesutvikling og økonomisamarbeid Sakspapirer: Brev fra UHRs administrasjonsutvalg til Kunnskapsdepartementet vedr SAK-midler av 21. juni 2010 Tildelingsbrev fra KD av 9. september 2010 Notat fra generalsekretær i UHR, Ola Stave, om håndtering av de ulike SAKprosjektene i UHRs organer av 22. september 2010 Brev fra KIF om likestillingsperspektivet i ledelse av 20. september 2010 Ingvild Broch, UHRs sekretariat deltok under behandlingen av denne saken. Administrasjonsutvalget har flere ganger vært innom SAK-prosessene på ulike måter. UHRs representantskapsmøte i Levanger i slutten av mai hadde fokus på ledelse, der bla Gunn-Elin Bjørneboe holdt innlegg. I etterkant av dette sendte Administrasjonsutvalget v/gunn-elin et brev til KD med forslag til SAK-prosjekter. Like etter sommeren fikk vi tilbakemelding om at Administrasjonsutvalget har fått tildelt SAK-midler til prosjekt for hhv ledelse og økonomi. Det formelle tildelingsbrevet kom fra KD 9. september Bevilgningen som faller inn under Administrasjonsutvalgets område er på 3 millioner kr. Det er 2,5 millioner kr til ledelsesutvikling og kr til økonomisamarbeid. Tildelingsbrevet inneholder lite spesifikasjoner for bruk av midlene, bortsett fra at det er engangsmidler og at bruken skal rapporteres innen 1. mars Generalsekretær Ola Stave skriver i notatet vedr. UHRs håndtering av SAK-midlene at den korte fristen kan bli utfordrende for de største prosjektene og at UHR tradisjonelt i enkeltsaker har fått aksept fra KD på forlenget rapporteringsfrist. Men vi skal likevel starte opp og gjennomføre prosjektene så fort som mulig. Statsbudsjettet for 2011 har også SAK-midler slik at det kan vurderes å søke midler til prosjekt også for neste år. UHRs styre mener at dette prosjektet kan ha stor strategisk betydning og har invitert administrasjonsutvalgets leder og sekretær til neste styremøte 1. november for å gjennomgå plan og organisering av dette prosjektet. Organisering av arbeidet Ledelsesutvikling: I brevet Administrasjonsutvalget sendte KD i juni, foreslo vi at det skulle etableres en arbeidsgruppe for å håndtere ledelsesutviklingsprosjektet. Administrasjonsutvalget vil fungere som arbeidsgruppe og kvalitetssikringsinstans for tiltakene som legges frem under ledelsesutviklingsprosjektet. På den måten unngår vi ekstra byråkrati, samtidig som utvalget får et mer aktivt forhold til prosjektet. Det kan vurderes å opprette en referansegruppe der vi setter inn personer med mer kompetanse på ledelsesutvikling og HR-arbeid i sektoren, men

6 det vil utvalget ta stilling til noe senere hvis det viser seg å være behov for mer systematisk kontakt med denne type kompetanse. UHRs sekretariat v/ Sigrid vil fungere som prosjektkoordinator for tiltakene og vil samarbeide med de andre i UHRs sekretariat som er ansvarlige for UHRs ledelsesutviklingsprogrammer. Økonomisamarbeid: Forslaget om et tiltak innen økonomisamarbeid ble foreslått av UHRs økonomiutvalg som ligger under Administrasjonsutvalget. Forslaget gikk ut på å etablere arenaer der institusjonene kunne møtes for konkret å diskutere mulighetene for samarbeid på f. eks regnskap, lønn og lignende. Økonomiutvalget får ansvar for prosjektet og Kjell Bernstrøm, som leder av Økonomiutvalget, leder arbeidet på dette området og rapporterer til Administrasjonsutvalget. Som det fremgår av Ola Staves notat, skal det utarbeides en prosjektbeskrivelse og budsjettoverslag. Nedenfor følger første skisse til prosjektbeskrivelse og kostnader for ledelsesutviklingsprosjektet. For økonomiprosjektet foreslås at beskrivelse og kostnader utarbeides av økonomiutvalget og sendes på sirkulasjon til Administrasjonsutvalget. Prosjektbeskrivelse Ledelsesutvikling Planleggingen av prosjektet for ledelsesutvikling ble gjort av UiO ved Gunn-Elin Bjørneboe og HR- direktør Anita Sandberg i samarbeid med UHRs sekretariat ved ansvarlig for UHRs lederutviklingsprogram (dekanskolen). I brevet til KD var det beskrevet forskjellige tiltak for lederutvikling som vi mener vil bidra positivt i SAK-prosessene. Administrasjonsutvalget besluttet å gå videre med de foreslåtte tiltakene og å tilpasse prosjektene til de tildelte midlene fra KD. Et kriterium fra KD er at SAK-midler ikke skal gå til løpende drift. Administrasjonsutvalget har også fått en henvendelse fra Komité for kjønnsbalanse i forskning (Kif-komiteen) i forhold til ivaretakelse av likestillingsaspektet. Administrasjonsutvalget mente at tiltakene under kan iverksettes med en gang. Utvalget vil gå ut med et brev til alle medlemsinstitusjonene med informasjon om de ulike tiltakene og be om tilbakemeldinger og samtidig også få innspill til andre typer tiltak. Et viktig poeng er å sikre god balanse i tiltakene slik at flere av UHRs medlemsinstitusjoner både bidrar og får tilbud om tiltakene. Nedenfor følger beskrivelse av de fem tiltakene utvalget ønsker å starte med: 1. Forskningsledelse Ansvarlig fra administrasjonsutvalget: Gunn-Elin Bjørneboe (universitet) og Rune Jørgensen (høgskolesiden). Dette tiltaket er tredelt: a) Utvidet forskningslederprogram. Dekning av kostnader for høgskoledeltaker. Dette tiltaket er gjennomføring av et eksisterende forskningslederprogram med deltakere fra universiteter med stor forskningsaktivitet slik at lederrollen utvikles i takt med bl.a. de krav og forventninger god ressursutnyttelse og konkurranse medfører. Tiltaket vil videreutvikle innholdet i UiOs program og inviterer inn 5

7 eksterne deltakere på programmet. Oppstart november 2010 og slutt mai Tiltaket gjennomføres ihht eksisterende plan og erfaringsbasert mal med en kursstab bestående av eksterne og interne ressurser ved UiO. Det sikres kontakt med deltakende universiteters ledere på høyt nivå, samt erfaringsutveksling på kursstab- og faglig nivå. Dedikert medarbeider ved UiO rapporterer underveis og til slutt til prosjektkoordinator UHR. Det utarbeides eget budsjett for tiltaket, anslag er kr b) Utvikling av forskningslederprogram for høgskolene. Dette tiltaket springer ut fra tanken om at høgskolene også kan ha behov for og nytte av et eget forskningslederprogram. Formålet er å styrke det nasjonale samarbeidet i utviklingen av høgskolenes lederkompetanse. Hensikten er å utvikle og gjennomføre et forskningslederprogram for deltakere fra høgskoler/mindre institusjoner på bakgrunn av erfaring som høstes i tiltaket over. Også høgskolene har et opplagt behov for forskningslederkompetanse, men sannsynligvis er behovet litt annerledes enn universitetenes. Derfor har prorektor for forskning ved Høgskolen i Oslo i høst blitt tatt opp til UiOs forskningslederprogram med det formål å skrive en rapport som skal munne ut i et forslag til hvordan et forskningslederprogram for høgskolene bør se ut. Program planlegges av egen gruppe som ledes av dedikert medarbeider ved en høgskole. Utvikling planlegges av gruppen i samarbeid med eksterne konsulenter. Den dedikerte medarbeider for prosjektet rapporterer underveis og til slutt til prosjektkoordinator i UHR. Oppstart november 2010 Det utarbeides eget budsjett for tiltaket, anslag kr (kostnad til dedikert medarbeider er ikke regnet inn i budsjettet pt.) c) Engelskspråklig forskningslederprogram Hensikten med tiltaket er å utvikle et forskningslederprogram der alt foregår på engelsk. Første steg er å utvikle og gjennomføre et pilotprogram der deltakerne er forskningsledere fra universitetene i Norge. Hovedsakelig utenlandske, men noen plasser forbeholdes norske forskningsledere som arbeider i et internasjonalt forskningsmiljø. En prosjektplan for utvikling- og gjennomføring av en pilot utarbeides. Mest mulig fra pågående program gjenbrukes. Administrativ teamleder dokumenterer og rapporterer overfor UHRs prosjektkoordinator ihht prosjektplan. Oppstart oktober 2010 slutt desember Det utarbeides eget budsjett for tiltaket, anslag kr (kostnad til dedikert medarbeider er ikke regnet inn i budsjettet pt.) 2. Utdanningsledelse. Ansvarlig fra administrasjonsutvalget: Ingeborg Harsten. Dette er et tiltak som også ble løftet frem på UHRs representantskapsmøte i mai. Det foreslås at det i første omgang settes av midler til å arrangere en workshop for prorektorer for utdanning, et utvalg studiedirektører og faglig og administrativt ansvarlige for utdanning på fakultet/avdelingsnivå for å diskutere hva det egentlig innebærer å ha/ta et lederansvar for utdanning. Bevissthet rundt dette kan også medføre endret rolle for administrasjonen. Kvalitetsreformens betydning for ledelsesansvaret må også diskuteres. Workshopen kan være en start ift en ansvars- og rolleavklaring. Administrasjonsutvalget vil be NTNU om å ta ansvar for en workshop tidlig på nyåret 2011, som kan munne ut i et

8 diskusjonsnotat som kan tas videre i en større konferanse. Den større konferansen tenkes å ha to formål: bevisstgjøring rundt behovet for utdanningsledelse og forslag til pilot. Oppstart oktober/november Gjennomføring av workshop februar Det utarbeides eget budsjett for tiltaket, anslag kr til gjennomføring av workshop inkl. etterarbeid og planlegging for videre arbeid (kostnad til dedikert medarbeider er ikke regnet inn i budsjettet pt.) 3. Utvikle UHRs lederutvikling-dekanskolen. Ansvarlig fra administrasjonsutvalget: Seunn Smith- Tønnessen. UHRs lederutviklingsprogram begynte som tilbud annet hvert år, de siste par gangene har nytt tilbud vært startet opp så snart ett har vært avviklet. Det er ønskelig med større forutsigbarhet; for fremtidige deltagere vil det være praktisk å vite at dekanskolen starter for eksempel hver september og tar to samlinger om høsten og to på våren. Programmet bør også gjennomgås og justeres ut fra den erfaring som er vunnet. Hittil har det vært holdt tre samlinger, men det har vært uttrykt ønske om en fjerde samling for å få bedre tid til utviklingsdelen av programmet og for å få plass til flere programposter. Det utarbeides eget budsjett for tiltaket, anslag kr Klima/arbeidsmiljøundersøkelse i UH-sektoren. Ansvarlig fra administrasjonsutvalget: Gunn-Elin Bjørneboe Hensikten med tiltaket er å bidra til at arbeidsmiljøutviklingen i UH sektoren er kunnskaps- og evidensbasert. Utvikle et instrument/verktøy som er tilpasset UH-sektorens kultur, og ivaretar de metodekrav (validitet, reliabilitet mv) som normalt kreves i kjernevirksomheten. Et valgt instrument skal ha potensial til høy grad av aksept blant alle ansattegrupper. Høy grad av aksept gir normalt høy deltakelse/involvering og mulighet for stor nytte i den konkrete, lokale oppfølgingsprosessen. Resultatene fra undersøkelsene skal ha nytte ved at hver virksomhet kan bruke dem i sitt strategiske arbeid, samtidig som virksomhetene kan sammenligne seg på tvers i UH-sektoren. Det utarbeides eget budsjett for tiltaket, anslag kr Eksterntfinansierte forskningsprosjekter. Ansvarlig fra administrasjonsutvalget: Lasse Lønnum. Hensikten med tiltaket er gjennom nasjonalt samarbeid hente ut større idétilfang og erfaringer i arbeidet med økt profesjonalisering og internasjonalisering. Tiltaket innebærer en kartlegging og analyse av behov, kartlegging av eksisterende kompetanse, erfaring og arbeidsmåter på området. Det etableres et kompetanseutviklingsteam for videre arbeid. Deretter tas valg ift valg av målgrupper og læringsbehov. Utvikling av tilbud kan være et program for et begrenset antall målgrupper, eller et menybasert tilbud der mange kan velge noe. Tiltaket skal utarbeide innhold og materiell, samt identifisere bidragsytere. Dedikert medarbeider ved en institusjon leder utviklingsarbeidet administrativt. Rapporterer til UHR prosjektkoordinator. Prosjektplan utarbeides. Eksterne ressurser (rammeavtale) leder det faglige utviklingsarbeidet i fase 1 og 2. Ressurser fra UiB, NTNU og UiO på personal/organisasjon, økonomi og forskningsadministrasjon engasjeres i workshops. Utvalgte forskningsledere/instituttledere deltar i

9 utviklingsarbeidet. Gjennomføring av opplæringstiltak blir neste steg. Det utarbeides eget budsjett for tiltaket, anslag kr (kun første fase). Kostnad til dedikert medarbeider er ikke regnet inn i budsjettet pt. Oppsummering tiltak Tiltak 1 - Utvidet forskningslederprogram Dekning av kostnader for høgskoledeltaker - Utvikling av forskningslederprogram for høgskolene - Engelskspråklig forskningslederprogram 2 Ùtdanningsledelse. Utvikling og gjennomføring av opplegg 3 Prosjekt for forankring av UHRs lederutviklingsprogram dekanskolen for å sørge for permanent rullering 4 Klima/arbeidsmiljøundersøkelse i UHsektoren Anslag kr Eksterntfinansierte forskningsprosjekter Totalt anslag tiltak ledelsesutvikling Ledelsesutvikling: Administrasjonsutvalget fungerer som arbeidsgruppe og kvalitetssikringsinstans for tiltakene som legges frem under ledelsesutviklingsprosjektet. For hvert tiltak utnevnes en person fra administrasjonsutvalget som får spesielt ansvar for å følge opp det enkelte tiltak. Noen tiltak har også i tillegg en dedikert person fra en av institusjonene som får ansvar for å drive arbeidet. UHRs sekretariat samordner de ulike tiltakene under prosjektet administrativt og har ansvar for budsjettoppfølging. Administrasjonsutvalget vedtok å sette i gang følgende tiltak med ansvarlig medlem fra utvalget: 1. Forskningsledelse. Ansvarlig fra administrasjonsutvalget: Gunn-Elin Bjørneboe (universitet) og Rune Jørgensen (høgskolesiden) a. Utvidet forskningslederprogram. Dekning av kostnader for høgskoledeltaker b. Utvikling av forskningslederprogram for høgskolene

10 c. Engelskspråklig forskningslederprogram 2. Utdanningsledelse. Ansvarlig fra administrasjonsutvalget: Ingeborg Harsten. 3. Utvikle UHRs lederutvikling-dekanskolen. Ansvarlig fra administrasjonsutvalget: Seunn Smith- Tønnessen 4. Klima/arbeidsmiljøundersøkelse i UH-sektoren. Ansvarlig fra administrasjonsutvalget: Gunn-Elin Bjørneboe 5. Eksterntfinansierte forskningsprosjekter. Ansvarlig fra administrasjonsutvalget: Lasse Lønnum Økonomisamarbeid: Økonomiutvalget får ansvar for prosjektet innen økonomisamarbeid. Kjell Bernstrøm, leder arbeidet og rapporterer til Administrasjonsutvalget. Beskrivelse og kostnadsoverslag utarbeides av økonomiutvalget Sekretariatet bes kontakte Forskningsrådet for å sikre at det ikke gjøres dobbeltarbeid på området og for å få avklart hva Forskningsrådet tenker å satse på fremover når det gjelder ledelsesutvikling og opplæring. Det settes av ressurser tilsvarende 20% stilling til prosjektkoordinering fra UHRs sekretariat. Det tar også høyde for at noen av tiltakene må frikjøpe dedikerte medarbeidere som får faglig ansvar for tiltaket. Saksnr 39/10 Strategi, organisering og styring av felles administrative systemer i UH-sektoren. Universitets- og høgskolerådets oppfølging etter UNINETTs svar i desember Sakspapirer: Oppsummering fra møtet i ad-hoc gruppen 29. september Forprosjekt i UNINETT for samarbeid om IKT-arkitektur i norsk UH-sektor forslag til mandat. Det vises til behandling i tidligere møter i UHRs administrasjonsutvalg og senest på møte 21. mai. Oppsummering fra diskusjonen på møtet i mai: Administrasjonsutvalget diskuterte problemstillingen og det fremlagte notatet. Utvalget ønsker ikke at KD oppretter et arkitekturråd for sektoren, men ønsker å ha et arkitekturråd el et lignende organ direkte underlagt egne institusjoner. I tillegg mener utvalget at det fremlagte forslaget til mandat er for ambisiøst og ønsker at det dempes noe. Det mest nærliggende vil være UHR, og ikke ha myndighet til å fatte avgjørelser på vegne av institusjonene, men gi gode faglige råd. Administrasjonsutvalget er enig i at det er nødvendig med en gjennomgang av selskapene og tilsvarende organisasjoner i UH-sektoren. Utvalget mener at det vil være fornuftig om sektoren selv tar initiativ til en slik gjennomgang for å ha et utgangspunkt for hvordan man kan få til bedre samordning av disse virksomhetene og deres systemer.

11 Vedtaket i møtet 21. mai var slik: Administrasjonsutvalgets synspunkter formidles tilbake til ad hoc- utvalget og ber om at ad hoc-utvalget møtes på nytt og endrer forslag til eier og ansvarsforhold til arkitekturrådet og at det deretter legges frem på nytt for administrasjonsutvalget. Administrasjonsutvalget er enig i at det er nødvendig med en gjennomgang av selskapene og tilsvarende organisasjoner i UH-sektoren og vil ta initiativ til en slik gjennomgang for å ha et utgangspunkt for hvordan man kan få til bedre samordning av disse virksomhetene og deres systemer. Administrasjonsutvalget ber om at alle relevante institusjoner tas med i det forberedende arbeidet slik at forslaget til videre løsning er godt forankret. Ad hoc gruppen møttes på nytt den 29. september 2010 for å drøfte veien videre. I tillegg til ad hoc-gruppen, var også Kjell Bernstrøm, UiB og Uninett v/ adm dir. Petter Kongshaug og styremedlem Baard Wist tilstede. Det vises til vedlagte oppsummering fra møtet og forslag til videre fremdrift. I etterkant av ad hoc gruppens møte, har KD signalisert at de vil støtte Uninetts forprosjekt. Administrasjonsutvalget drøftet problemstillingene og mener at det er snakk om to ulike saker. Det er mulig at det er feil å kalle et nytt utvalg arkitekturråd fordi man er usikker på om det er arkitekturråd alene vi trenger. Vi har et styringsbehov i sektoren, men institusjonene vil ha styringen selv. Et system-utvalg//it-utvalg eller hva man skal kalle det vil være et organ med relativt liten makt, men dermed blir sammensetningen viktigere slik at personene som sitter der har god gjennomføring tilbake i sine egne institusjoner. Det betyr at de store institusjonene bør være sterkt representert i det nye utvalget slik at de føler dette er et meningsfylt organ som vil bidra til bedre løsninger. Et slikt utvalg kan forankres i UHR, men ha sekretariat i UNINETT. Og det forutsetter finansiering fra KD til å drifte sekretariatet. Administrasjonsutvalget mener det er viktig at et nytt utvalg blir så tydelig i mandatet at institusjonsledelsen forstår hensikten med det. Det har nå gått så lang tid og gjennom arbeidet i ad hoc-gruppen har vi nå fått alle institusjonene i diskusjonen og i felles retning slik at vi har et fellesskap. Administrasjonsutvalget går inn for å etablere et nytt utvalg under administrasjonsutvalget og ber ad hoc gruppen komme tilbake med forslag til mandat og sammensetning slik at administrasjonsutvalget kan behandle dette på sirkulasjon før det legges frem for UHRs styre på møte 7. desember. Det nye organet er rådgivende, og administrasjonsutvalget vil også be om at det vurderes om det kan være hensiktsmessing å ta inn noen eksterne medlemmer som ikke kommer fra sektoren for å få andres blikk på arbeidet.

12 Saksnr 40/10 Veiledningstjeneste om opphavsrett for utdanningssektoren, knyttet til utvikling, deling og bruk av digitale læringsressurser Sakspapirer: Mandat for arbeidsgruppe for etablering av veiledningstjeneste om opphavsrett for utdanningssektoren, knyttet til utvikling, deling og bruk av digitale læringsressurser Nettsted, pilot for veiledningstjeneste Norgesuniversitetet opprettet i mars 2010 en arbeidsgruppe som ifølge mandatet skal planlegge en veiledningstjeneste om opphavsrett for utdanningssektoren. UHR er representert i arbeidsgruppen v/ Sigrid Tollefsen og er invitert til å gi innspill til arbeidet, og peke på grensedragninger mot UHRs interesser og andre prosesser, som UH-institusjonenens utforming av rettighetspolitikk. Arbeidsgruppen har utarbeidet foreslått at det etableres en pilot for å illustrere hva en slik tjeneste kan inneholde. Norgesuniversitetet har laget en slik pilot, som ble presentert på konferansen Læring rett i lomma, Bakgrunn: I utdanningssektoren er bruk av digitale læremidler og digital publisering av læremidler stadig mer utbredt. Eksempler på dette er: Undervisningsmateriell (som Powerpointplansjer) publiseres digitalt til studenter, både i lukkede kanaler (som LMSer som Fronter og It's Learing og via e-post) og åpent på Internett. Illustrasjoner og annet materiale fra lærebokforfattere eller andre brukes i egenutviklede digitale læremidler. Flere universiteter og høgskoler gjør opptak av forelesninger og publisere dette til studenter. Forelesningsopptak er til stor nytte i fleksible studier og for blant annet syns- og hørselshemmede studenter og studenter som ikke har norsk som morsmål. Også ordinære studenter etterspør opptak av forelesninger. Mange fagmiljøer og institusjoner legger store ressurser i utvikling av digitale læremidler. Dette er både læremidler for bruk i eksternt finansiert EVU-emner og læremidler for ordinære studenter. Økt bruk og utvikling av digitale læremidler aktualiserer en rekke problemstillinger knyttet til opphavsrett. Dette kan være knyttet til spørsmål som: Kan man bruke illustrasjoner fra lærebøker eller bilder fra Internett eller elektroniske tidsskrifter som institusjonen abonnerer på i undervisningsmateriell som skal publiseres digitalt? Kan bilder, illustrasjoner eller vitsestegninger fra Internett brukes i som del av foreleseres powerpoint-presentasjoner uten å klarere opphavsett med rettighetshaver? Hvor stor del av en film eller musikkstykke kan gjengis med henvisning til sitatretten? I hvilken grad er slik bruk avklart i Kopinor-avtalen? Er det ulike regler for publisering i lukkede kanaler som LMSer, og åpent på Internett?

13 Mange fagmiljøer og utdanningsinstitusjoner legger læremidler og undervisningsmateriale fritt tilgjengelig på Internett, som såkalt Open Course Ware eller Open Educational Resources. Anerkjente amerikanske universiteter som MIT og Harvard publiserer opptak av forlesninger og annet undervisningsmateriell fritt tilgjengelig på Internett. NTNU og Universitetet i Stavanger har fått stor oppmerksomhet ved å publisere opptak av forelesinger på itunes U. Hvordan kan slike ressurser merkes slik at det blir klart i hvilken grad man tillater at andre kan bruke og videreutvikle dem. Forholdet mellom ansatt og arbeidsgiver: I hvilken grad overdras opphavsrettigheter fra ansatt arbeidsgiver for undervisningsmateriell og læremidler som utvikles i arbeidsforholdet. Svar på slike spørsmål avhenger av arbeidet med institusjonenes utforming av rettighetspolitikk. Arbeidsgruppen Arbeidsgruppen består av Jens Breivik, Norgesuniversitetet Eva Gjerdrum, Norgesuniversitetet Jens Uwe Korten, Høgskolen i Lillehammer Gjermund Lanestedt, Lanestedt Consulting Jon Lanestedt, Universitetet i Oslo Ingrid Melve, Uninett/eCampus Torbjørn Moe, Senter for IKT i utdanningene Sigrid Tollefsen, Universitets- og høgskolerådet Den planlagte veiledningstjenesten vil konsentrere seg innholdsmessig rundt forhold knyttet til digitale læremidler og problemstillinger fra et undervisningsperspektiv. Jurist Morten Øien, NTNU har vært med i arbeidet frem til juni 2010, trakk seg ut av arbeidsgruppen fordi han mente at den planlagte piloten ville bli for lett juridisk, og at dersom ikke tjenesten endrer innretning, vil den ikke kunne gi merverdi av betydning for brukerne. Advokatfirmaet Wikborg Rein er engasjert for å svare på spørsmål i piloten. Men et sentralt spørsmål er hvem som skal stå for utarbeidelsen av svar på spørsmål og kvalitetssikring av svarene, samt finansiering. Det vil bli viktig å diskutere hvordan en slik veiledningstjeneste kan forankres godt i institusjonene. UHRs medlem i arbeidsgruppen har foreslått at arbeidsgruppen bruker tid på denne problemstillingen nå i høst. Administrasjonsutvalget ble med dette orientert om arbeidet og om piloten. Administrasjonsutvalget diskutere behovet for en slik tjeneste, hva den kan inneholde og hvordan den kan organiseres. Arbeidsgruppen skal utarbeide en innstilling som skal på høring i sektoren, sannsynligvis rundt desember Innstillingen planlegger å inneholde et forslag til organisering av en permanent veiledningstjeneste, der flere av organisasjonene som deltar i arbeidsgruppen er med som eiere, eller i styringen av tjenesten. Resultatet av høringen vil være viktig i forhold til videre veivalg og sjansen for å realisere veiledningstjenesten.

14 Administrasjonsutvalget tar saken til etterretning. Utvalget anbefaler imidlertid at Norgesuniversitetet bruker tid på å legge saken frem for sektoren for å hente inn innspill og reaksjoner i forkant av innstillingens høring. Dette for å eventuelt kunne justere innretningen på veiledningstjeneste hvis det viser seg å være ønsket fra institusjonsledelsen. Saksnr 41/10 Budsjett 2011 Sakspapirer: Se UHRs nettside Administrasjonsutvalget ble orientert om budsjettforslaget og UHRs reaksjoner. Saken tas til orientering. Saksnr 41/10 Orienteringssaker Innlegg på UNINETT FAS-konferansen torsdag 11. oktober UHR er bedt av UNINETT FAS om å presentere status for arbeidet med felles administrative systemer på årets SUHS-konferanse. Det er interessant for målgruppene til konferansen å høre hvordan det går med arbeide og absolutt er en arena der vi bør informere deltakerne. Kjell Bernstrøm holder innlegg på vegne av administrasjonsutvalget. Representantskap HiL november. UHRs styre skal behandle program for representantskapet i sitt møte 8. oktober. Administrasjonsutvalget vil få en orientering om planlagt program. Direktørsamling i forbindelse med representantskapet på HiL blir november Det legges opp til samling om ettermiddagen 23. november fra kl med middag på kvelden og fra kl den 24.november. Administrasjonsutvalget kan gjerne ta en runde med innspill til program. Sekretariatet arbeidet med å sette opp programkomiteen. Høring - utkast til forskrift om endringer i forskrift om unntak fra konkurranseloven 10 for samarbeid ved omsetning av bøker UHRs styre behandlet 8. oktober en sak om Bokavtalen. Bokavtalen som gir forlagene anledning til å sette en fastpris på bøker frem til 30. april året etter utgivelse trådte i kraft 1. mai 2005 og gjelder ut Bokavtalen erstattet Bransjeavtalen av 1999 og innebar en deregulering av skolebokmarkedet, men videreførte fastpris på andre bøker. Dagens fastprisavtale er formelt en prøveordning fordi fastprissystemet er i konflikt med konkurranseloven. Regjeringen og bokbransjen mener ordningen med fastpris fungerer godt. Kulturdepartementet har derfor besluttet å forlenge prøveordningen med fire nye år for skjønnlitteratur og sakprosa. Dette opplyste kulturminister Anniken Huitfeldt på en

15 pressekonferanse 23. juni Kulturdepartementet varslet samtidig at de ikke ønsker å videreføre unntaket med fastpris for fagbøker for høyere utdanning. Revisjon av forskrift om unntak fra konkurranseloven, som da trolig kun vil gjelde skjønnlitteratur og sakprosa, er nå på høring med frist 15. oktober Bokbransjen er ikke enig med Kulturdepartementet i å gå bort fra ordningen om fastpris på fagbøker. Også i forrige avtaleperiode var det uenighet om fastpris for fagbøker. UHR ga i sin høringsuttalelse fra april 2006 uttrykk for at samarbeid om faste videresalgspriser for fagbøker ikke ville ha vesentlig betydning for styrking av norsk språk og fagspråk. UHR fremhevet da andre tiltak for å bevare norsk språk i akademia og mente at det ikke var behov for fastprisordning for fagbøker. Situasjonen er nå noe endret, blant annet går studentene går inn for fortsatt fastpris. UHRs styre støtter Norsk studentorganisasjons vedtak om fortsatt opprettholdelse av fastpris på norske fag- og lærebøker frem til En forutsetning er at det i denne perioden foretas en utredning over mulige konsekvenser for ivaretakelse av norsk som fagspråk dersom ordningen med fastpris oppheves. Det vil i kommende periode også skje større omlegging til digitale læremidler, og hvilken betydning dette kan få for fastpris og fagspråk må også vurderes. Språkrådet har etterlyst en kartlegging av den faktiske situasjonen og utvikling i bruk av norsk/engelsk som fagspråk i læremidler, og UHR ser gjerne at disse kartleggingene gjøres under ett Kopinor-orientering om status Det vises til brev fra UHR som ble sendt institusjonene før sommeren vedr. prolongering av mønsteravtale og protokoll frem til 30. juni I brevet orienterte vi om at eksisterende vilkår i avtalen med Kopinor videreføres som grunnlag for UH-institusjonenes vederlagspliktige eksemplarfremstilling av opphavsrettslig beskyttet materiale fra 1. juli 2010 til og med 30. juni Det er flere institusjoner som ønsker å vite mer om Kopinors planlagte system for såkalte digitale kompendier (definert kursmateriale som pensum, anbefalt lærestoff mv.). Kopinor utvikler nå kjernefunksjonaliteten i dette systemet, i form av en applikasjon som skal forestå klarering av rettigheter, sammenstilling av elektroniske kompendier, samt leveranse og distribusjon av disse til UH-sektoren. UHR har på vegne av sektoren forpliktet seg til å bidra i en referansegruppe som skal kvalitetssikre og kommentere hensiktsmessigheten i den foreslåtte løsningen. Den foreliggende løsningen utvikles på Kopinors regning og risiko, mens UHRs anliggende i denne saken er å bidra til at sektoren sikres en løsning som blir enkel og praktisk. Vi viser til vedlagte utkast til informasjonstekst fra Kopinor med beskrivelse av systemet. Informasjon om arbeidet i arbeidsgruppen som ser på Helseforskningsloven Arbeidsgruppen arrangerer et seminar 25. oktober på Gardermoen. Vedlagt utkast til program. Vedr. spørsmål omkring ansvar, forsikring og erstatningsordninger innen universitets- og høgskolesektoren UHRs administrasjonsutvalg behandlet i januar 2009 en forespørsel fra Høgskolen i Sør-Trøndelag med forslag om å opprette en arbeidsgruppe med juridisk kompetanse for å utarbeide en håndbok der regelverk gjennomgås for ulike skadesituasjoner. Henvendelsen er også kommer fra Det medisinske fakultet ved NTNU (DMF). Henvendelsene fra DMF og HiSt signaliserer at ordningene er kompliserte

16 å forstå, og vanskelige å praktisere. Det er et ønske både fra Hist og NTNU å kunne gi god informasjon til studenter og ansatte. Ettersom ordningene oppleves som kompliserte, er en redd for å feilinformere. Det er derfor ønskelig med nasjonalt informasjonsmateriell. Administrasjonsutvalget mente det bør innhentes nærmere opplysninger fra de fire store universitetene samt Norges veterinærhøgskole samt Universitetet for miljø og biovitenskap før det eventuelt settes i gang et arbeid med å utarbeide en håndbok. Utvalget mente det bør gjøres et forarbeid med tanke på å identifisere behovet for forsikringsordninger og også finne ut av hva som eksisterer av dokumentasjon og rutiner per i dag. Saken også har versert i de helse- og sosialfaglige organene i UHR en tid, og sekretariatet i UHR vil derfor gjerne drøfte gjennom saken med representanter for de institusjonene som har tatt den opp med oss. Dette er ønskelig for å få frem et bedre grunnlag for hva vi skal spørre om. Saken vil deretter bli lagt frem for Administrasjonsutvalget på nytt. UHRs sekretariat planlegger en nå henvendelse til institusjonene for å få bedre kunnskapsgrunnlag. Sakene tas til orientering Saksnr 43/10 Møtekalender og planer for vår 2011 Administrasjonsutvalget legger opp til et møte før jul. Vi vil legge møtekalender for hele 2011 tidlig. Administrasjonsutvalget vil også innkalle alle varamedlemmene fast til møte. Utvalget tar 4 møter i 2011, til møte nr 2 (før sommeren) legges det opp til studietur. Flere høgskolemedlemmer byttes ut fra høsten 2011 og til møte nr 3 (første høstmøte) drar utvalget bort fra lunsj til lunsj (forslag Baroniet Rosendal) for å få en god samhandling i utvalget.