Det kunstfaglige fakultet Arkivref.: 2015/3236 Dato: Universitetsledelsen. Oppfølging av Adm2020 ved Det kunstfaglige fakultet

Transkript

1 Det kunstfaglige fakultet Arkivref.: 2015/3236 Dato: Universitetsledelsen Oppfølging av Adm2020 ved Det kunstfaglige fakultet Universitetsledelsen har i notat datert bedt enhetene gi tilbakemeldinger på hvilke tiltak som igangsettes for oppfølging av ADM2020 innen 30. januar 2016 innenfor følgende områder: Hvilke administrative funksjonsområder behøver ikke å være lokalisert ved campus i Tromsø? Hvilke administrative funksjonsområder og oppgaver kan løses gjennomgående for hele UiT? Administrative områder hvor det er naturlig å samarbeide på tvers av fakulteter og enheter Forhold i dagens fullmaktsstruktur som hindrer samling av administrative funksjonsområder og oppgaver Innspill til administrative oppgaver, eller deler av oppgaver som kan kuttes og/eller utføres mer effektivt av andre enheter Innspill til hvordan UiT skal håndtere målet om at «antall administrative ansatte skal ikke overstige 30% av det totale antallet UFF og administrative stillinger» Ambisjon for nedgang i antall administrativt ansatte ved egen enhet Administrativt ansatte ved Det kunstfaglige fakultet har over tid vært involvert i arbeidet med avbyråkratisering- og effektiviserings reformen (ABER), felles administrative tjenester (FAT), tidstyvprosjektet og deltatt på dagskurs i metodikk for forbedringsprosesser. Administrasjonen legger ned et stort engasjement knyttet til forbedringsarbeid ved egen arbeidsplass og har blant annet bidratt med mange og gode innspill, spesielt til regjerningens tidstyvprosjekt. Tillitsvalgte er videre holdt løpende orientert og har deltatt i drøftinger rundt organisering og oppgaveløsning ved fakultetet. Status antall administrativt ansatte ved Kunstfak Kunstfak ligger pr. i dag lavere enn det som er UiT-styrets vedtatte mål om at antall administrative ansatte (årsverk) ikke skal overstige 30% av det totale antallet UFF-stillinger og administrative stillinger. Status pr. januar 2016 er at administrative stillinger utgjør 28,35% av Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

2 totalt antall stillinger på 52,18 % 1 ved Kunstfak. Dersom vi tar ut støttestillinger av gruppen administrative stillinger, utgjør den administrative andelen 25,14 % 2 Kunstfak har derfor i sin oppfølging av ADM2020 ikke som mål å redusere antall administrativt ansatte. Vi er imidlertid opptatt av at administrasjonen ikke skal vokse, og derfor er alle spørsmål og utfordringer knyttet til ABER og FAT, og UiT-styrets vedtatte prinsipper knyttet til ADM2020 av største relevans og aktualitet. Universitetsledelsens spørsmål som er sitert innledningsvis er satt inn i tabellen under. En del spørsmål, som tidligere er besvart gjennom ulike innspill til tidstyver og FAT, er ikke repetert her: Spørsmål Forslag stikkord Andre kommentarer Hvilke administrative funksjonsområder behøver ikke å være lokalisert ved campus i Tromsø? Hvilke administrative funksjonsområder og oppgaver kan løses gjennomgående for hele UiT Administrative områder hvor det er naturlig å samarbeide på tvers av fakulteter og enheter Forhold i dagens fullmaktstruktur som hindrer samling av administrative funksjonsområder og oppgaver Innspill til administrative oppgaver, eller deler av oppgaver som kan kuttes og/eller utføres mer effektivt av andre enheter Innspill til hvordan UiT skal håndtere målet om at «antall administrative ansatte «antall administrative ansatte ikke skal overstige 30% av det totale antallet UFF og administrative stillinger» Ambisjon for nedgang i antall administrativt ansatte ved egen enhet Ferieregistrering vitenskapelige ansatte Foreldrepermisjoner Arkiv Samme som over Vitenskapelig personale bør vises til standardisert ferieavvikling i sommerperioden (ala UNN løsninger med definerte ferieperioder) Annonsering og websider Kunstfak vil se nærmere på mulighet til deling av tjenester knyttet til denne delen av formidlingsarbeid/ rekruttering FS tilganger Regnskap/økonomi eks interne overføringer/korrigeringer som krever at man må innom ØA for endelig korrigering. Viser til tidligere innspill tidstyver. Arbeidsfordeling mellom UTA og KSA bør gjennomgås og forenkles. Blir gjort en del dobbeltarbeid, arbeid som ikke henger helt sammen og også skaper støy i organisasjonen Forvaltning av bygg i leide bygg bør settes bort Unngå rammeavtaler som medfører store endringer i infoflyt, opplæring og atferd i øvrig organisasjon eks rammeavtale med Via som samtidig krever masse opplæring og endret atferd av samtlige ansatte. Ha fokus på færrest mulig ledd i all arbeidsflyt Kunstfaks ambisjon er å ikke vokse mer i antall administrativt ansatte. Kunstafk ligger under vedtatt andel adm ansatte Generelt: UiT-styrets vedtatte prinsipp om riskobaserte kontrollsystemer vil kunne føre til mange forenklinger og bidra til at vi unngår flere ledd i oppgaveflyt Der UiT leier bygg blir det lite hensiktsmessig å fordele driftsoppgaver mellom utleier og BEA. Skaper mange problemer/diskusjoner og uklarheter. Bør settes ut, alternativt inngå i leieavtaler. Kunstfak vil unngå administrativ vekst og jobber med effektivisering, avbyråkratisering og bedre utnyttelse av ressurser på tvert av enhetene. 1 Sum hele stillinger, gjenspeiler ikke antall personer. Inkluderer faste tilsatte, åremål og ansatte på kvalifikasjonsvilkår, samt 340 % vitenskapelige stillinger under ansettelse. Inkluderer ikke vakant stilling i piano. 2 I styrets vedtak inngår ikke såkalte støttestillinger, gjerne kalt tekniske stillinger. Stillinger som verksmester 50 %, tekniker Kunstakademiet 75 % og produsent 100 % er ikke riktig registrert i DBH, der kun 0,8 tekniske stillinger er riktig registrert. Tallet som fremgår her tar høyde for riktig andel støttestillinger. Ved Musikkonservatoriets administrasjon har videre én administrativt ansatt tekniske oppgaver i sin stilling, tilsvarende omtrent 30 %. Dette er ikke korrigert i andelen administrativt ansatte. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@kunstfak.uit.no/ uit.no 2

3 Kunstfaks oppfølging av vedtatte prinsipper i ADM2020 Under følger kommentarer til en del av UiT-styrets vedtatte prinsipper i ADM2020. o Administrative oppgaver og prosesser kan organiseres uavhengig av den faglige linjen hvis dette gir en bedre oppgaveløsning o Administrativ oppgaveløsning skal standardiseres på tvers av nivå og enheter - med virkeområde for hele organisasjonen Kommentarer: Kunstfaks administrasjon har lang tradisjon for å utføre oppgaver på tvers av enhetene, og oppgaveløsning på ulike nivå fremgår også av en del stillingsbetenkninger. Dette er grunnen til at fakultetet i dag kan drives effektivt med en så lav andel administrativ ansatte som det gjør. Ettersom organisasjonsstrukturen ved Kunstfak følger UiTs struktur, er denne praksisen imidlertid ikke så synlig. Fakultetet har nå under vurdering en tydeligere teamorganisering av de administrative ressursene på tvers av fakultetets enheter. Kunstfak jobber også med større grad av standardisering av oppgaveløsning knyttet til reiser og studieadministrative oppgaver. o Organisering av administrasjonen skal sikre tilstrekkelig robuste og sterke miljøer. Små og sårbare administrative miljø skal unngås Kommentarer: Ved fakultetet tilstrebes en administrativ praksis som innebærer at ansatte i stor grad jobber på tvers av enhetene, noe som bidrar til at man får innsikt i og kunnskap om hverandres arbeidsoppgaver. Dette får som konsekvens at flere kan utføre de samme oppgavene, noe som gir en mer robust administrasjon. Dette er har fakultetet som målsetning å utvikle videre i tiden fremover. o Kontroll skal være risikobasert og ikke innbefatte mer enn ett kontrollnivå Kommentarer: Dette følger vi med spenning. Konkretisering av dette prinsippet vil spesielt innenfor regnskap/økonomi, lønn og personal, samt studieadministrasjonen kunne forenkle arbeidsflyt og effektivitet. UiT skal drive kontinuerlig forbedring, digitalisering og forenkling av arbeidsoppgaver Kommentarer: Kunstfak er i gang med og vil økende grad følge dette opp. Blant annet har vi med god erfaring tatt i bruk elektronisk innlevering av reiseregning for en bestemt gruppe reisende (Unge Musikere). Handtering og ikke minst oppfølging dersom det er mangler på innleverte reisebilag, er betydelig forenklet. Ordningen utvides fra våren 2016 til også omfatte reisegruppen Sensorer. Ytterligere forenkling vil senere kunne omfatte alle reiser (ikke ansatte som leverer i PAGA), samt innlevering av andre bilag (lønn, honorar, timelister mm). UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@kunstfak.uit.no/ uit.no 3

4 Fakultetet skal videre fra høsten 2016 ta i bruk et nytt system for oppsett av arbeidsplaner for vitenskapelig personell 3. Det er forventet en bedre ressursdisponering og betydelig effektivisering av nødvendig administrativ innsats som følge av dette arbeidet. Innenfor daglig drift er vi videre godt i gang med å sortere og kategorisere en del tidstyver i et felles Hyppig-stilte-spørsmålssystem som skal være tilgjengelig for ansatte, eksterne og studenter. Ved Kunstakademiet og Musikkonservatoriet er utlån av diverse utstyr til ulike produksjoner/ utstillinger en betydelig oppgave som kan forenkles ved bruk av samme strekkodesystem som biblioteket benytter. Dette vil bli undersøkt nærmere. Kompetansehevning skal brukes aktivt i utvikling av administrasjonen Kommentarer: Ved Kunstfak har administrativt ansatte annuum til disposisjon som kan benyttes til tiltak som styrker den enkelte ansattes fagadministrative kunnskapsnivå. Relevante kurs og reiser dekkes utover dette også normalt av fakultetet. Det bør imidlertid over tid i større grad utarbeides definerte kompetanseutviklingsmål som følges opp på en systematisk måte. Andre tiltak ved Kunstfak Å bli blir mer effektive og mindre byråkratiske er riktige og viktige målsettinger, men måloppnåelse mer effektivitet og mindre byråkrati vil ofte i første omgang betyr at det frigis tid til å gjøre mer. Forvaltning i en kunnskapsorganisasjon virker innenfor en organisk struktur som legger til rette for kreativitet og innovasjon; når kapasitet blir frigjort gir det rom for vekst og kapasitet til å gå i gang med nye oppgaver. Kunstfak har derfor i tidligere innspill påpekt at kutt og effektivisering i administrasjon også må innebære en eksplisitt målsetning om reduksjon i omfanget av administrative oppgaver. UiT kan for eksempel fastsette at flere felles arrangementer/aktiviteter som eksempelvis student/kandidatundersøkelser, arbeidslivsdag, arbeidsmiljødag, årsfest, arbeidsmiljøundersøkelser osv. settes inn i en rulleringsplan der man alternerer mellom ulike tiltak som strekker seg utover de tidfestete ordninger som eksisterer i dag. Det foreligger en hel del aktiviteter som inngår i Universitetets felles kalender, og som samlet sett stiller store krav til administrasjon. 3 I første rekke for vitenskapelig ansatte ved Musikkonservatoriet, på et senere tidspunkt også ansatte ved Kunstakademiet UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@kunstfak.uit.no/ uit.no 4

5 På samme vis er det nødvendig at Kunstfak ser nærmere på egen aktivitet og vurderer hvorvidt vi i større grad skal sette tak på, alternativt redusere, for eksempel ulike aktiviteter/tiltak som øker antall produksjoner/evenementer, gjesteforelesere, bruk av eksterne sensorer, eksterne samarbeidsavtaler, utvekslingsavtaler osv. for å unngå at administrasjonen vokser. Dette vil vurderes mer inngående i den videre prosessen. Anne Aagaard Fakultetsdirektør UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@kunstfak.uit.no/ uit.no 5

6 Fakultet for biovitenskap, fiskeri og økonomi Arkivref.: 2016/1514 Dato: Udir v/andré Løvik Innspill fra BFE-fak til oppfølging av ADM 2020 BFE-fakultetet er positiv til at administrasjonen ved UiT gjennomgås. Samtidig er det problematisk at denne prosessen har tatt såpass lang tid. Fakultetet har tidligere, og flere ganger, påpekt at det er urimelig å gjennomføre et generelt kutt «ostehøvel-prinsippet» på alle fakultetene og for administrasjonen all den tid fordelingen av administrative ressurser er såpass ulik mellom enhetene. Ettersom UiT nå har satt et mål for administrative årsverk i forhold til UFF og administrative årsverk, burde enheter med lavest antall administrative årsverk til en viss grad skjermes for slike kutt inntil andre enheter har oppnådd samme fordelingsforhold. For BFE-fak ser vi av 2015-tallene at vi er det fakultetet med klart lavest ratio (21,4) mellom administrative årsverk i forhold til UFF-stillinger og administrative stillinger. Her ligger de andre store fakultetene med 4-5 % høyere andel. For de mindre fakultetene fremgår det at andelen er betydelig høyere med over 30% for både Jur.fak og IRS-fakultetet. Dersom BFE-fak sin administrasjon skulle være på samme nivå som snittet av de andre større fakultetene ville vi kunne tilsette 10 nye i administrative stillinger. Derfor blir det helt urimelig at BFE-fakultetet i likhet med de andre må ta en relativ andel av kuttene, når Fakultetet her det nivået som er ønskelig å oppnå for de øvrige enhetene. På kort sikt, og i påvente av beslutninger knyttet til ADM 2020, ser fakultetet behov for å styrke den administrative kapasiteten, da vi har merket en kraftig økning i oppgaver både knyttet til økt inntjening på eksterne prosjekter, men også betydelig arbeide med omstrukturering av undervisningsprogrammer, og betydelig merbelastning i forbindelse med fusjon med Harstad og Narvik. Når det gjelder de konkrete spørsmålene i brevet av , så har Fakultetene følgende kommentarer: Hvilke administrative funksjonsområder behøver ikke å være lokalisert ved Campus i Tromsø? I utgangspunktet bør UiT tilstrebe å ha digitale løsninger på alle campus som gjør at alle typer fellesfunksjoner kan gjøres fra flere steder. Vi ser vel egentlig ingen fellesfunksjoner som ikke kan organiseres utenfor Tromsø. Det som er viktig å presisere er at det er en del funksjoner, hvor det er viktig med nærhet til fagmiljøene og studentene. Dette gjelder spesielt studieveiledning, forskningsstøtte (hjelp til søknader og drift av prosjekter, her er nærhet essensielt), HMS og personaloppfølging (personlig), samt rådgiverfunksjoner (spesielt økonomi) og lederstøtte knyttet til den organisatoriske enhetens ledelse/styre. De fleste andre administrative funksjoner kan i utgangspunktet håndteres fra hvor som helst, forutsatt at det finnes gode digitale løsninger for godkjenning og kontroll. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

7 Hvilke administrative funksjonsområder og oppgaver kan løses gjennomgående for hele UiT? Her er det flere som kan tenkes. Innenfor økonomifeltet gjelder dette både lønnsadministrasjon, reiseregninger, bilagshåndtering og innkjøpsfunksjoner. Videre er det noen oppgaver knyttet til personalfeltet som med fordel kan løses gjennomgående, som permisjoner, refusjoner, fritak for arbeidsgiverperioden, samt saksbehandling på flere områder hvor Paga er arbeidsverktøy, med fordel kan også valg av kandidater til ulike styret og råd løses gjennomgående for hele UiT. På studiesiden kan eksamenshåndtering, vitnemålsproduksjon, tilrettelegging for eksamen og klagehåndtering med fordel løses gjennomgående. Innen forskningsadministrasjon kan doktorgradshåndtering, oppfølging publisering og produksjon av god statistikk knyttet til disse med fordel gjøres gjennomgående. Det samme gjelder håndtering av kontrakter knyttet til eksterne prosjekter. Administrative områder hvor det er naturlig å samarbeide på tvers av fakulteter og enheter? De fleste av punktene nevnt i forrige spørsmål, kan enten gjøres i samarbeid med noen eller flere andre enheter, eller sentraliseres. Forhold i dagens fullmaktsstruktur som hindrer samling av administrative funksjonsområder og oppgaver? Vi ser i utgangspunktet ingen problemer knyttet til dagens fullmaktsstruktur. Det er åpenbart at ulik størrelse på enheten er utfordrende administrativt, og at det i noen grad medfører at man får en noe større administrativ bemanning. Likevel, gitt forutsetningen at administrasjon kan gjøres på tvers av enheter, ser vi ikke at fullmaktsstrukturen legger vesentlige hindringer for å muliggjøre en betydelig effektivisering av UiTs administrasjon. Innspill til administrative oppgaver, eller deler av oppgaver som kan kuttes og/eller utføres mer effektivt av andre enheter? Det er viktig å redusere rapporteringsbehovet til et minimum. I tilfeller hvor deler av informasjon som etterspørres finnes digitalt tilgjengelig skal den som etterspør informasjon hente dette ut selv, slik at enhetene slipper å gjøre dette (det én kan gjøre, gjør han/hun sannsynligvis mye mere effektivt enn 10 andre). Her er det et betydelig forbedringspotensial i rapportering spesielt til Universitetsdirektørens avdelinger og stab. Innspill til hvordan UiT kan håndtere målet om at «antall administrative ansatte skal ikke overstige 30% av det totale antallet UFF og administrative stillinger»? I forhold til gjennomgangen innledningsvis, hvor de store forskjellene i administrativ bemanning på fakultetene fremkommer, er det åpenbart at en gjennomgang av fakultetenes administrative organisering er viktig for å redusere omfanget av administrative årsverk. Videre vil vi anbefale at det nedsettes en arbeidsgruppe med fakultetsdirektører evt. assisterende fakultetsdirektører fra de fire største fakultetene, samt en representant fra et mindre fakultet og en fra sentralt, f.eks personaldirektøren, som får i oppdrag å vurdere samordning av administrativ oppgaver på tvers, herunder også hvordan mindre fakulteter kan motta tjenester fra de større fakultetene. Ambisjon for nedgang i antall administrative årsverk ved egen enhet? UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2

8 Som alle andre enheter har også BFE-fak et forbedringspotensial, herunder at vi på enkelte områder ikke er optimalt organisert eller at vi er for lite effektiv. Dette potensiale arbeider vi stadig med å ta ut. Likevel er det slik at den administrative belastningen vi har i dag ikke er tilstrekkelig for å utføre de oppgaver vi har på et forsvarlig vis Vi har i dag signaler om sykemeldinger knyttet til at arbeidsbelastningen på flere felt er for stor, og vi har derfor en plan om å øke vår administrative bemanning. Vennlig hilsen Terje M Aspen fakultetsdirektør terje.aspen@uit.no UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 3

9 Universitetet i Tromsø Universitetsdirektøren her FORSKERFORBUNDET VED UIT NORGES ARKTISKE UNIVERSITET Øvre Lysthus 9037 Tromsø Telefon forskerforbundet@uit.no Vår dato: ADM2020 INNSPILL FRA FORSKERFORBUNDET VED UIT arkivref.: 2015/ Oppfølging av Adm2020 ved fakulteter og enheter. Forskerforbundet har i flere møter med medlemmer informert om Adm2020. Det er i disse møtene kommet frem at ansatte har hørt lite om dette av sine ledere. Det er utvilsomt rom for å få flere ansatte involvert i prosjektet. Vi foreslår at ansatte inviteres til brukerseminar om hvert arbeidsfelt i ADM2020 der ideer kan bli framsatt og diskutert, og at ansatte blir involvert. Gruppene som er planlagt ADM2020 dekker digitalisering, administrativ forskningsstøtte, NAV relaterte tjenester og innkjøp. Det kan forventes et kutt på over 60 administrative stillinger, men gruppenes mandat er lite konkret og uten klare mål for nedbemanning. Noen administrative avdelinger har hatt lite vekst i antall ansatte siden 2009 og det kan derfor virke urimelig at alle avdelinger skal lage en plan for kutt. Mange arbeidsoppgaver er i tillegg delt mellom flere avdelinger og det bør derfor gjøres samlede vurderinger på det enkelte arbeidsfelt. Nedenfor følger forslag til administrative områder der en kan se på prosess fram mot løsninger, oppgaveflyt og lokalisering: Digitalisering, opplæring og kompetansebygging. Forskerforbundet foreslår at det settes ned ei gruppe som skal ivareta behovet for å få på plass digital kompetanseopplæring og kompetansebygging. Det bør være sentralt finansiert, slik at opplæring blir et satsingsfelt i ADM2020 uavhengig av budsjettsituasjon i den enkelte avdeling. Eksamenstjenesten på UiT er krevende. Den har hatt en stor vekst i antall ansatte gjennom flere fusjoner og gjennom delegasjon til fakultetene. Det har gitt mange små miljøer på enhetene, selv om det er noe samarbeid mellom fakultetene ved f.eks. fravær/ferier. Det er krevende å opprettholde kompetanse med noen få ansatte på områder som skoleeksamen, digital eksamen, sensurregistrering og vitnemålsproduksjon på hvert fakultetet. I tillegg kommer mange årsverk som er involvert i ulike eksamensformer som muntlig eksamen, praktisk eksamen, hjemmeeksamen, osv. Et prosjekt rundt organiseringen av dette arbeidet bør gjennomføres. Sensoroppnevning: Det oppleves som tungvint å oppnevne sensorer og UiT har ikke et samlet digitalt register for dette. Vitenskapelige som oppnevner sensorer har manglende dataløsninger for å følge dette opp administrativt. Undervisningsadministrasjon: UiT bruker store ressurser på å håndtere undervisning i Fronter (LMS) og Felles studentsystem (FS). Dette arbeidet gjøres av både av vitenskapelige tilsatte, studieledere og studiekonsulenter. Dette er tidkrevende prosesser og det mangler felles

10 verktøy for digital innsamling. Ofte brukes Excel, Word eller lokale løsninger for å lage utkast i tidlig fase. Det er lite digital støtte i den tidlige planleggingen som gjerne starter ved personlig utarbeidelse av arbeidsplan. Øvrig håndtering av undervisning har digitale løsninger i FS og i timeplansystem, men det er mye dobbeltarbeid når data må legges inn på nytt basert fra info fra de vitenskapelige tilsatte. FS støtter ikke import av data som brukeren kan gjøre på egenhånd. Personalforvaltning er et stort og omfattende arbeidsfelt ved UiT. Det er utfordringer knyttet til håndtering av ansatte ved UiT som mottar lønn fra andre enn UiT, men som ikke er opprettet som personer i PAGAWEB. Det kan gjelde lærere som skal undervise og som påfører andre datasystemer som FS betydelig merarbeid. UiT bør vurdere å få et felles personalsystem der HMS-ansvaret for alle er registrert. PagaWeb synes bare å være et lønnssystem ved UiT. HMS, vernetjenesten og beredskapsarbeid må settes tydelig på dagsorden og det må utarbeides like rutiner uavhengig av fakultet og campustilhørighet. Arkivsystemet er et tungvint og tidkrevende system. Mange bruker unødvendig tid på ephorte og det er brukerklager på tungvint saksgang. UiTs nettsider: Det vanskelig for mange å finne info på nettsidene til UiT. Etter nylig omlegging er det nå lite menyer og en må søke fram info. Ordet «reiseregning» gir 306 treff og til 94 nettsider. Ikke lett å finne rett side slik. Slike problemer og dårlig design er et stort problem. Reisebestilling. Bilag, kredittkortregning, billettdata, hotellbestillinger, bestillingsgebyr, flown-kvitteringer bør kunne lages og overføres direkte til Pagaweb fra reisebyrået. Det vil forenkle utforming av reiseregninger mye. Oppgjør reiseregninger anses som en tidstyv. Til tross for digitalisering, er det mye tidkrevende arbeid knyttet til dette ved utfylling av digitalt skjema, skanning av bilag, tungvint opplasting av digitale bilag og spesielt om en sitter på bærbar PC/hjemme PC utenfor UiTs brannmurer o.l. Ukentlige oppgjør foreslås som en løsning for ansatte, slik at personlige utlegg refunderes fortløpende. Administrasjon av etter- og videreutdanning. UiT har ikke felles senter for etter- og videreutdanning. Det oppleves som uoversiktlig ved UiT og ansatte er samlet under noen felles administrasjon eller matrise. Det vil kanskje være mulig at organiseringen blir mer effektiv med en felles sentral tjeneste.

11 Sørvis- og informasjonskultur i administrasjonen. Det bør være et fokus i ADM2020 å etablere en felles sørviskultur i administrasjon, slik at både ansatte og studenter får lik kvalitet og god sørvis på sine tjenester. For eksempel: Nå kan det ta lang tid å få en ny PC, et nytt taklys på kontoret, terminalbriller, utleggsskjemaer eller at man bruker mye tid på å finne ut hvordan man skal makulere store menger papirer o.l. Det er uheldig at ansatte må bruke mye arbeidstid på å finne ut av ulike sørvissaker. Opptaksarbeid av studenter. Dette er en digitalisert oppgave som kan legges til ulike campus eller ved arbeidsdeling mellom ulike campus. UiT har ansatte med slik kunnskap både i Harstad, Alta, Tromsø og Narvik. Med vennlig hilsen Ellen Karoline Dahl hovedtillitsvalgt Nils Chr. Fareth tillitsvalgt

12 Avdeling for IT Arkivref.: 2016/1514 Dato: Universitetsdirektøren ADM svar fra Avdeling for IT Viser til brev av hvor det bes om tilbakemelding i forbindelse med Adm2020. Avdeling for IT er organisert som en felles IT-avdeling hvor alt IT-personell på campusene i Alta, Hammerfest, Harstad og Narvik er organisert. Avdelingen organiserer arbeidet gjennomgående slik at IT-tjenester blir ivaretatt for hele UiT. Det vil si at disse blir ivaretatt uavhengig av hvor IT-personellet, IT-tjenestene eller ansatte/studenter er geografisk lokalisert. Avdelingen har et mål om å redusere antall IT-ansatte med to stillinger hvert år i fire år gjennom naturlig avgang fra og med Nye arbeidsoppgaver og/eller aktivitetsendringer vil imidlertid kunne gi endringer. Vennlig hilsen Nina Smaadal kontorsjef nina.smaadal@uit.no Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

13 Avdeling for personal og organisasjon Arkivref.: 2016/1514 Dato: NOTAT Til: Universitetsdirektøren Fra: Avdeling for personal og organisasjon Adm svar fra Avdeling for personal og organisasjon Vi viser til notat fra universitetsdirektøren, ref. 2015/3236, hvor fakulteter og enheter blir bedt om å gi tilbakemelding angående administrative funksjoner som kan vurderes løst på andre måter i UiTs organisasjon enn i dag. Hensikten vil være å regulere tjenestetilbudet, løse oppgaver mer effektivt og gjerne til bedre kvalitet. POA har vurdert UiTs oppgaveportefølje innenfor våre ansvarsområder, og har noen forslag til funksjoner og tjenester som bør arbeides videre med, med sikte på mer rasjonell oppgaveløsning. 1. Administrative områder som ikke behøver å være lokalisert ved campus Tromsø UiT er et flercampus-universitet og vil ha administrative funksjoner ved flere campuser i Alta, Narvik, Harstad og Tromsø. Felles tenkning for alle fire campuser bør være at noen typer administrative tjenester krever stor nærhet til mottakerne av tjenestene for at det skal fungere godt, mens andre kan utføres på avstand. Eksempler på nære tjenester er komplekse støttefunksjoner og veiledning/rådgivning til studenter, ansatte og ledere på stedet, som krever tilstedeværelse og tett dialog. Det vesentligste kjennetegn ved campus Tromsø er at de fleste ansatte og ledere har tilhold der, som medfører at Tromsø vil ha flest administrativt ansatte som utfører slike nære tjenester. Spørsmålet blir derfor hvilke administrative tjenester som kan løses på stor fysisk avstand til mange av mottakerne av tjenestene. Kjennetegn ved administrative tjenester som utføres på avstand bør være at: - Det er en samlet sett rasjonell og effektiv tjenesteproduksjon for UiT, ref. prinsipper for Adm Det ikke kreves omfattende og kompleks dialog med brukerne - Grensesnitt mot brukere i stor grad kan ivaretas gjennom arbeidsflyt i systemer og elektronisk kommunikasjon (epost, chat, telefon, helpdesk) - Oppgavene i stor grad kan utføres ut fra fastsatte retningslinjer, rutiner og systemer - Oppgavene kan løses i team med minst to medarbeidere, helst flere, av hensyn til å unngå små og sårbare miljøer og tjenester Her er det er stort mulighetsrom, avhengig av tidsperspektiv. På lang sikt på POAs områder vil det være mulig å utføre hoveddelen av oppgavene innenfor lønnsområdet og arkivområdet på avstand fra de fleste ansatte, ettersom oppgavene i stor grad er basert på systembruk og elektronisk kommunikasjon. Det samme gjelder oppgaver innenfor personalforvaltning (utlysninger, arbeidsavtaler mv) og systemforvaltning (Paga, ephorte, HR-portal, stoffkartotek, Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

14 rekrutteringssystem mv). De administrative fagmiljøene på disse områdene bør imidlertid beholdes samlet og under felles ledelse, av hensyn til fagmiljø og effektivitet og fleksibilitet i oppgaveløsningen, og med direkte tilknytning til universitetsdirektøren. Flytting av oppgaver fra campus Tromsø til andre campuser vil derfor kreve en del personalmessige omstillinger. På kort sikt og med færre bemanningsmessige konsekvenser ser POA muligheter for å etablere team på to områder: - NAV-relaterte tjenester (ref. foreliggende prosjektmandat fra Adm2020) - Fagområdet reiseadministrasjon Om fagområdet reiseadministrasjon I dag har POA ved Seksjon for lønn ansvar for alle oppgaver knyttet til reiseadministrasjon ved UiT. Reiseadministrasjon inngår som en integrert del av lønnsadministrasjon, men har ikke direkte tilknytning til lønnsadministrasjon bortsett fra at saksbehandling/bilagshåndtering, utbetaling og rapportering foregår gjennom lønnssystemet Paga og webportalen PagaWeb. Reiseadministrasjonen ved UiT består i det vesentlige av: - Paga og PagaWeb: Utbetaling av reiseforskudd og oppgjør av reiseregninger, systemsupport, oppfølging av feilsaker mot systemleverandør og tilgangsstyring til lønnssystemet PAGA og PagaWeb - UiTs reiseavtaler: Gjennomføring av konkurranser og oppfølging av avtaler for hotell (felles avtale for UH-sektoren), leiebil, kredittkort og reisebyrå og administrasjon og tilgangsstyring for universitetets reisebestillere - Kurs/opplæring/info: Fagsupport knyttet til regelverk og reisepolicy via telefon/e-post, arrangement av årlige/halvårige kurs, reiseinfo på Universitetets intranett/internettsider, systemoppsett i samarbeid med systemleverandørene Bluegarden og VIA Egencia Det er ikke gjort nøyaktige beregninger knyttet til ressursbehov for området reiseadministrasjon, men et grovt anslag tilsier at området trenger ca 2-3 årsverk. Dette området vil kunne etableres på noen måneders sikt som en felles administrativ funksjon lokalisert til en annen campus enn Tromsø. Lokalisering på annen campus enn Tromsø, hvor de fleste ansatte har tilhold, forutsetter økt andel elektroniske bilag. Reise-teamet bør ha en teamleder og være organisatorisk knyttet til universitetsdirektøren ved POA. 2. Administrative områder som kan løses gjennomgående for hele UiT Spørsmålet henger sammen med spørsmål 1 i den forstand at tjenester som kan løses ved andre campuser enn Tromsø kan ses på som en undergruppe av en større portefølje av tjenester som kan løses mer gjennomgående for UiT. Spørsmål 2 inkluderer også tjenester som krever fysisk nærhet, men som kan løses mer gjennomgående på campus Tromsø, som har de aller fleste enheter, ledere, studenter og ansatte. Administrativ oppgaveløsning ved UiT følger i stor grad den faglige organiseringen, og er fordelt på mange organisatoriske enheter og nivåer. Hensyn til effektiv oppgaveløsning og like tjenestenivå har ikke vært avgjørende for den administrative organiseringen. Det er derfor behov for en grundig gjennomgang av alle administrative områder med sikte på å finne potensialer for mer rasjonell oppgaveløsning, standardisering og harmonisering av tjenestenivåer. For å oppnå større framdrift i arbeidet mener vi at fagavdelingene i administrasjonen bør få større ansvar for å gjøre slike gjennomganger i samarbeid med fakultetene. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2

15 Kriterier for økt grad av fellestjenester kan være tjenester som: - krever spesialkompetanse, - kan løses mer effektivt på en samlet måte, - kan utføres på mer standardiserte måter for hele organisasjonen, og/eller - bør samles i større fagmiljøer av hensyn til kompetanse og rekruttering. På POAs ansvarsområder foreslår vi at det på kort sikt blir arbeidet videre med disse funksjonsområdene: Servicefunksjoner for ansattemobilitet Vi viser til gjennomført forbedringsprosess, og beslutning om å tilsette en rådgiver tilknyttet POA for å styrke UiTs fellestjenester på dette området. Vedkommende vil tiltre primo mars I løpet av våren må det arbeides sammen med fakultetene om å få etablert tjenesten på en god måte. NAV-relaterte tjenester Områdene NAV-relaterte tjenester (sykefravær, foreldrepermisjoner, andre NAV-tiltak, uføre) er omtalt ovenfor, og er også eksempel på funksjoner som kan løses mer effektivt og som en felles tjeneste for hele UiT. Helse, miljø, sikkerhet og beredskap For områdene HMS og beredskap mener vi det er behov for å vurdere gjennomgående organisering av et HMS-team som kan levere støttefunksjoner til enheter og ledere, og ivareta felles funksjoner som opplæring og utvikling av retningslinjer og nettsider. HMS-arbeidet er allerede preget av tett samarbeid på tvers av fakulteter og enheter. Vår erfaring er at det kan ligge potensiale for mer effektiv ressursbruk ved ny gjennomgående organisering. I tillegg vil det bidra til mer likt tjenestenivå, uavhengig av fakultet og enhetenes størrelse og hvilken sikkerhet som kreves i arbeidsutførelsen. Detaljene og avgrensninger i funksjoner og oppgaver, veid opp mot beskrivelse av ansvar og roller, må avklares nærmere i arbeid med mandat. Det bør legges til grunn at området skal ha organisatorisk tilknytning til universitetsdirektøren. Attestasjonsfunksjoner Området kan avgrenses til å omfatte forvaltningsoppgaver innenfor reise, timelønn, overtid, innkjøp og/eller fakturabehandling. Oppgavene omfatter å kontrollere at det er samsvar mellom underliggende bilag og skjema, påføre/kontrollere kontering og andre nødvendige opplysninger, ivareta skjemaflyt til leder og til utbetaling og å veilede ansatte. Oppgavene er basert på til dels komplekse lovkrav, retningslinjer og rutiner, og understøttet av saksbehandlingssystemer. Disse oppgavene er i dag spredt ut over i UiTs organisasjon, ut fra hensyn til at attestanter bør ha lokal kunnskap i sitt arbeid. Ansatte rekrutteres lokalt og UiT har ikke oversikt over samlet ressursbruk. Funksjonene er sårbare for fravær mv for enkeltpersoner, ved at kompetanse og ressurser er ulikt fordelt i organisasjonen, og at enkeltpersoner har dette som deler av sin stilling. Det gir utfordringer i forhold til kompetanse og effektivitet. POA mener at det bør gjøres en gjennomgang av disse tjenestene, med sikte på å avklare potensialer for å samle tjenester enten som fellestjenester for UiT, ved fakulteter eller for flere enheter på tvers i UiTs organisasjon. Oppgavene kan vurderes lagt til et felles økonomisenter som også har fellestjenester innen innkjøp, budsjett, og økonomioppfølging og regnskap for prosjekter og bevilgningsøkonomien. Bred gjennomgang av funksjonsområder innen personal, organisasjon, lønn, HMS og arkiv UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 3

16 I løpet av 2016 ønsker POA å få gjort en større gjennomgang av mulighetene for reorganisering av de funksjonsområdene som avdelinga har oppgaver innenfor, i tråd med mål og prinsipper for Adm2020. Dagens organisering ble innført i 2009, med tre seksjoner: Lønn, Arkiv og Personal og organisasjon. Organiseringen følger i stor grad den tidligere organiseringen før 2009, og er basert på en tre-nivå modell for UiTs samlede administrasjon. Lønnsfunksjonene ved UiT er i stor grad fellestjenester. Det samme gjelder arkivfunksjonene, med unntak av at to fakulteter per i dag har ansvar for egen arkivtjeneste. Det bør være et må å samle hele området for felles tjenesteproduksjon. På områdene personal og organisasjon er ansvar og oppgaver mer fordelt i organisasjonen, etter den gjeldende trenivå-modellen. Etter vår vurdering er det store potensialer knyttet til å etablere en mer gjennomgående organisering for UiT på områdene personal og organisasjon. Gjennomgangen vil også kunne avdekke flere muligheter for lokalisering av funksjoner utenfor campus Tromsø, enn de som er angitt i punkt 1 ovenfor. Slik vi ser det nå, kan det være hensiktsmessig å etablere mer gjennomgående funksjoner som er inndelt på denne måten: - Rekruttering, kompetanse og karriere - Organisasjon, ledelse og styring - Arbeidsgiverfunksjoner og medbestemmelse - HMS og beredskap - Lønns- og personalforvaltning - Dokumentsenter og arkiv En ny organisering vil erstatte dagens seksjonsinndeling, og berøre grenseflater mot oppgaver som i dag blir utført i AFU, stab og ved fakultetene. Vi mener det også er potensialer for å samle og tjenesteorientere flere oppgaver i UiTs administrasjon, blant annet kurs-/konferanse- /opplæringstjenester, hvor fagavdelinger og faglige enheter i større grad bør bli bestillere av støttefunksjoner. Funksjonsområdene vil være av ulik størrelse, og noen av områdene vil kunne varetas innenfor samme team. Når oppgaveporteføljen er nærmere gjennomgått, bør hvert team etableres med teamledelse og med gjennomgående ansvar for felles tjenesteleveranser til hele UiTs virksomhet. Ansatte og teamledere vil kunne være lokalisert på ulike steder innenfor UiTs virksomhet, men med tydelig organisatorisk tilknytning til universitetsdirektøren. Potensialene ved ny organisering er knyttet til mer effektiv ressursbruk, større likhet i tjenestenivå, sterkere tjenesteorientering, mer helhetlig bruk av kompetanse og ressurser, større evne til å gjennomføre prioriteringer og satsinger, og tydeligere ansvarsområder for ledere og ansatte. 3. Administrative områder som i større grad kan løses på tvers av fakulteter og enheter Vi antar at begrepet «naturlig» i denne sammenhengen er knyttet til mulige gevinster ved å samle administrative oppgaver for noen flere enheter enn i dag, uten at disse blir etablert som fellestjenester for hele UiT. POA mener det er sannsynlig at det finnes slike potensialer, og foreslår at det blir lagt opp til dialog mellom fakultetene med sikte på å finne fram til områder hvor man kan samarbeide mer om tjenesteproduksjonen. Relevante avdelinger i Administrasjonen bør delta i denne dialogen. Dersom arbeidet avdekker muligheter for felles oppgaveløsning for hele UiT, bør det være den foretrukne modellen, ref. punkt 2 ovenfor. Ny organisering bør unngå rot i ansvarsforhold, slik at felles tjenester forankres på felles nivå, som vil si universitetsdirektøren. Tilsettinger UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 4

17 Et område hvor POA mener det kan være potensiale for økt effektivitet og kvalitet gjennom samarbeid er saksbehandling knyttet til tilsettinger. Vi har eksempler på det i samarbeidet mellom HSL-fak, Jurfak og Kunstfak, til felles tilsettingsråd for teknisk/administrative stillinger. Det bør gjennomgås konkret hvordan saksbehandlingsoppgaver er fordelt på institutter og fakulteter ved UiT kan løses mest mulig rasjonelt og profesjonelt, en mulig løsning er å samle oppgavene i alle fall på fakultetsnivå. Det vil redusere sårbarhet, bygge kompetanse og redusere mengden administrative oppgaver ved de operative enhetene. Attestasjonsfunksjoner Vi viser til omtalen under punkt 2 ovenfor. Dersom det ikke er hensiktsmessig eller lykkes å samle slike funksjoner som fellestjenester for hele UiT, bør det vurderes å samle funksjoner i alle fall på fakultetsnivå, og gjerne for flere fakulteter. Det vil redusere sårbarhet, bygge kompetanse og redusere mengden administrative oppgaver ved de operative enhetene. 4. Forhold i dagens fullmaktsstruktur som hindrer samling av funksjoner og oppgaver Vi ser ikke vesentlige hindringer for å få gjennomført samling av administrative tjenester. Ansvaret for UiTs administrasjon ligger til universitetsdirektøren, som kan organisere det administrative arbeidet på den mest hensiktsmessige måten. Situasjonen i dag er at fakulteter og enheter ivaretar et bredt administrativt ansvar som følger den formelle organisasjonsstrukturen. Det innebærer både ansvar for budsjett, bemanning, oppgaveutførelse og resultater. Ved samling av administrative funksjoner vil faglige enheter i større grad få levert tjenester til avtalt omfang og kvalitet uten selv å ha det operative ansvaret. Når det blir etablert mer gjennomgående funksjoner og tjenester, må ansvar, fullmakter og budsjett følge hverandre. Underveis i det videre arbeidet med Adm2020 blir det i tillegg viktig å få på plass gode beslutningsmekanismer for å få gjennomført nødvendige endringer i den administrative oppgavefordelingen ved UiT Innspill som gjelder ressursbruk Gitt dagens administrative organisering og oppgavefordeling ser vi ikke store potensialer for at avdelinga kan utføre oppgavene mer effektivt. Vi prøver å arbeide med dette kontinuerlig, og gjør justeringer både i bemanning og tjenesteproduksjon. En vesentlig utfordring de senere årene er at administrasjonens budsjetter ikke tillater at avdelinga har bemanning som forutsatt, og at kostnader til administrative systemer har økt vesentlig. Lønnsmidler på grunn av midlertidige eller varige reduksjoner i stillingsandeler på personnivå blir generelt ikke beholdt i avdelinga. Stillinger er holdt ledige for å finansiere kutt som følger av avbyråkratiserings- og effektiviseringsreformen. Dette går på bekostning av utviklingsarbeid. Det er også slik at UiT samlede bemanning har økt med mange hundre årsverk de senere årene. Det har medført oppgaveøkninger uten tilsvarende budsjettøkninger for den sentrale administrasjonen, som i forhold til andre universiteter er forholdsvis liten. Også i POA er det mulig å gjøre ytterligere kutt i tjenester. Dette vil berøre enkeltpersoner og tjenestetilbudet direkte, og vi foreslår at denne dialogen tas videre med universitetsdirektøren. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 5

18 Avdeling for utdanning Arkivref.: 2016/1514 Dato: Universitetsdirektøren Adm2020 svar fra Avdeling for utdanning Viser til brev av vedrørende oppfølging av Adm2020. Organiseringen av Avdeling for utdanning og arbeidsdelingen mellom nivåene innen studieadministrasjonen ved UiT har i all hovedsak vært den samme siden Vår primære oppgave er å yte service overfor UiTs studenter og ansatte. Det har siden 2009 vært en formidabel økning i studenttallet, fra ca 6000 til studenter i dag. Avdelingens størrelse har ikke vokst i samme omfang. Det betyr at vi innen de fleste av våre ansvarsområder har håndtert veksten i studenttallet innenfor avdelingens faste stab. Vi ser i dag at det innenfor noen områder går ut over servicen til studenter og ansatte og at arbeidsdelingen mellom nivåene burde vært gjennomgått og endret på flere områder. De tre første spørsmålene ønsker vi å besvare under ett. Vi vil peke på noen prosesser som er planlagte og/eller igangsatt i UTA, men satt på vent pga den siste fusjonen. Svaret for disse prosessene kan være at disse kan løses gjennomgående for hele UiT eller være lokalisert på andre campus enn i Tromsø. Felles for de prosessene vi vil trekke frem her, er at det innebærer samarbeide på tvers av fakulteter og enheter. OPPTAK Tidlig i 2014 ble det satt i gang en forbedringsprosess i UTA med følgende målsetting: Opptaksarbeidet ved UTA skal være forsvarlig og effektiv. Målet er at opptakene skal ferdigstilles tidlig, med tanke på å rekruttere de beste søkerne i konkurranse med andre institusjoner, og gi studentene tid til å forberede sin studiestart. Dette skal oppnås gjennom tverrseksjonelt samarbeid og den totale opptaksressursen i avdelingen skal til enhver tid bli utnyttet best mulig. Opptaksarbeidet skal i all hovedsak løses med de ressurser UTA har til rådighet i dag. Prosessen inkluderte alle type opptak ved UiT; NOM-opptak, lokalopptak og opptak til internasjonale studieprogram. Enkelte av de foreslåtte forbedringstiltakene ble gjennomført umiddelbart, men for å kunne komme videre i prosessen er det nødvendig å involvere fakultetene og se nærmere på arbeidsdelingen. Vi mener at det er effektiviseringsgevinster innenfor dette området. Et annet moment som også vil påvirke og forhåpentligvis forenkle arbeidet i disse prosessene, er planene som ligger for å opprette et samordna opptak også for masterprogrammene. Prosessen er satt på vent pga fusjonsarbeidet i 2015, og utredningen om samordna masteropptak er p.t. under behandling i KD. Organisering av UiTs opptaksressurser bør tas opp som tema i adm2020. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

19 OPPRETTING OG REVISJON AV EMNER VED UIT UTA har i mange sammenhenger fått henvendelser fra fakultetene om at rutiner rundt oppretting og revisjon av emner ikke er hensiktsmessige. Senest i forbindelse med den gjennomførte forbedringsprosessen for oppretting av nye studieprogram. Emneprosessen er meldt inn som tema for forbedringsarbeid ved UiT. Det er svært mange personer involvert i dette arbeidet ved fakultetene og vi har en antakelse om at det er mulig på jobbe smartere, mer effektivt og sannsynligvis med færre ressurser. UTVIKLING OG ARBEIDSDELING I FS Utviklingen av felles studentsystem (FS) har et stort potensiale for forenkling av administrative prosesser. Det er flere arbeidsprosesser som vi utfører manuelt i dag, som kan automatiseres i FS. I tillegg har vi en arbeidsdeling mellom nivåene i dag som ikke er justert siden 2009 og som er uhensiktsmessig i dag. Det er bl.a. kommet til uttrykk etter fusjonen med HiF i UTA vil sette i gang et prosjekt så snart som mulig, men siden FS benyttes på så mange områder bør det ses i sammenheng med andre prosesser som igangsettes innenfor studieområdet gjennom adm2020. EKSAMEN Arbeidet knyttet til eksamen, sensur og vitnemål er delt mellom fakultetene og UTA. UTA forvalter regelverket, gir omfattende FS-støtte i forbindelse med bl.a. oppretting/endring av vurderingskombinasjoner/-enheter og kvalifikasjoner, og planlegger og arrangerer skoleeksamener ved de fleste fakultetene i Tromsø. UTA har også prosjektlederstilling innenfor digital eksamen som varer ut Administrasjonen ved Fakultet for idrett, reiseliv og sosialt arbeid (IRS-fak) koordinerer alle skoleeksamener ved Campus Alta. Dagens arbeidsfordeling innen eksamens- og gradsforvaltning ble innført i 2009 i forbindelse med fusjonen med daværende HiTø. Siden den gang har antall studenter og eksamener som gjennomføres pr semester økt betydelig. Et økende antall digitale eksamener og flere campuser er også faktorer som fører til et stadig mer komplisert eksamensarbeid. Det blir derfor viktig å vurdere på nytt hvordan vi organiserer eksamensarbeidet ved universitetet. SYSTEMEIERANSVAR - ROM OG TIMEPLANLEGGING UTA er i dag systemeier for rom og timeplansystemet Syllabus. I utgangspunktet har vi satt av en stillingsressurs til dette og en utvidelse med to campus forutsetter en styrking av denne ressursen, enten som en del av UTA eller ved administrasjonene ved våre øvrige campus. UiT har i dag svært mange brukere ved fakultet og institutt involvert i undervisningsplanleggingen og vi ser at andre institusjoner vi kan sammenligne oss med, har organisert dette arbeidet med færre brukere og mer effektivt enn ved UiT. UTA er i gang med å vurdere systemet vi benytter i dag i samarbeid med UiB og NTNU. Skal vi endre arbeidsmetoder innenfor dette arbeidsområdet får det konsekvenser for fakultetene og de må involveres i arbeidet. INTERNASJONALISERING Internasjonalisering er et stort arbeidsområde for UTA i dag. Internasjonalt opptak til grads- og årsstudier inkluderes i forbedringsprosessen for opptaket. Utfallet av den prosessen vil kunne innebære at ansvar for oppgaver kan legges til andre campus. I tillegg har UTA ansvar for student- og ansattmobilitet, avtaleporteføljen, forvaltning av internasjonale stipend- og avtaleprogram og internasjonal rekruttering og markedsføring. Det er også lagt institusjonsoppgaver for stipendprogram til IRS-fakultetet. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2

20 Internasjonal rekruttering og markedsføring er i dag et ansvarsområde som er lagt til UTA. Vi har en stillingsressurs avsatt til dette arbeidet og det er ikke gitt egne bevilgninger til dette arbeidet ved UiT. Rekrutteringstiltak til engelskspråklige studieprogrammer begrenses i dag til utvikling og implementering av en ny studentportal med informasjon om opptak, eksamen, praktiske forhold og studentvelferd. Det er godt samarbeid med fakultetene om internasjonal markedsføring og rekruttering, og etter fusjonen vil det være viktig å inkludere Campus Harstad og Campus Narvik i dette arbeidet. For å styrke dette arbeidet må det ikke bare settes av midler til det fra UiTs side, men vi må også se det i sammenheng med arbeidet som i dag utføres i KSA som har flere med kompetanse innen rekruttering og markedsføring. Økt utreisende studentmobilitet og kvalitetssikring av partneravtaler er et eget punkt i UiTs strategiplan. Videre ber KD oss om å integrere studentmobiliteten i internasjonalt prosjektarbeid der utdanning og forskning koples i større grad. Det må foretas en vurdering av hvilke områder innenfor internasjonalisering vi vil ha størst gevinst av ved å innføre en ny arbeidsdeling. Det vil da både gjelde arbeidsdeling mellom nivåene og internt hos universitetsdirektøren. Andre oppgaver som ikke behøver å være lokalisert ved Campus Tromsø Det er i utgangspunktet mange av oppgavene som håndteres i UTA som kan leveres fra andre campus enn Tromsø. I tillegg til de områdene som allerede er nevnt kan vi trekke frem sekretariatsfunksjon for Læringsmiljøutvalget. FULLMAKSSTRUKTUR I arbeidet med de nevnte arbeidsområdene kan det tenkes at det er forhold i dagens fullmaktstruktur som hindrer samling av administrative funksjonsområder og oppgaver. Vi er av den oppfatning at vi kan endre fullmaktstrukturen der vi finner det hensiktsmessig i fht ny arbeidsdeling mellom nivåene. Eksempelvis så ligger det nå an til endringer i studiekvalitetsforskriften som kan gjøre det nødvendig å se på ansvarsfordelingen både i faglig og administrativ linje ved UiT. OPPGAVER SOM KAN UTFØRES MER EFFEKTIVT VED ANDRE ENHETER UTA er i dag ansvarlig for å arrangere og koordinere det årlige semesterstartarrangementet i Tromsø. Gjøremål som booking av talere og musikalske innslag er oppgaver som er langt på siden av UTAs daglige oppgaver. Det er også en oppgave som gjøres sjelden og som binder opp ressurser i avdelingen som vi ønsker å benytte til de oppgaver som påligger avdelingen i samme periode som planleggingen pågår og under selve semesterstarten. Vi snakker da om opptak, studie- og registreringsveiledning og opplæring av studieadministrativt ansatte ved fakultetene. Det sistnevnte har for UTA blitt en arbeidsoppgave som har økt i omfang som følge av fusjonene. Vi har ansvaret for å gjennomføre opplæring av ansatte ved alle våre campus og vi har derfor mange kurs som skal gjennomføres på kort tid i forkant av semesterstarten. Dette er en svært viktig oppgave for å sikre god kvalitet på veiledningen og sørge for lik behandling av studentene på alle våre campus. Semesterstarten er høysesong for studieadministrasjonen ved UiT og deres kompetanse og arbeidskapasitet bør utnyttes maksimalt til deres kjerneoppgaver. Det er også arbeidsområder innen personal- og økonomiforvaltning som vi i avdelingen gjør sjelden og som kan løses mer effektiv i andre avdelinger. Eksempelvis kan nevnes dialogen med NAV i fht oppfølging av sykemeldte og budsjettoppfølgingen i avdelingen. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 3

21 AMBISJON FOR NEDGANG I ANTALL ADMINISTRATIVT ANSATTE VED EGEN ENHET UTA har ikke fastsatt noe tall for dette. Vi har fått økt oppgaveportefølje over tid uten å ansette flere. Vi har pekt på områder som vi kan slutte å gjøre og har kuttet på noen få områder uten av det har hatt effekt i form av færre ansatte. Det har vært nødvendig å foreta slike prioriteringer for å kunne ta inn over oss nye arbeidsområder. Vi jobber også med digitalisering av manuelle arbeidsoppgaver som har forenklet og forkortet saksbehandlingstiden innen noen saksområder. Dette spørsmålet bør ses i en større sammenheng siden mange av våre arbeidsområder involverer samhandling på tvers av avdelinger og nivåer. Vennlig hilsen Heidi Adolfsen studiedirektør heidi.adolfsen@uit.no UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 4

22 Det juridiske fakultet Arkivref.: 2016/1514 Dato: Universitetsdirektøren ADM Svar fra Det juridiske fakultet Vi viser til brev av oppfølging av ADM Nedenfor følger en oversikt inndelt i fagområder med innspill til oppgaver som foreslås samlet for flere enheter (gjennomgående tiltak) eller som på annen måte kan effektiviseres. Personal Administrering, herunder mottak, av utenlandske ansatte krever særlig kunnskap om til dels komplisert regelverk og oppleves i dag som tidkrevende. Et effektiviserende tiltak vil være å etablere en felles enhet med spesialkompetanse på området og at denne yter service til alle universitetets utenlandske ansatte. Hvilket nivå i organisasjonen enheten ligger på er ikke avgjørende, det avgjørende er kompetansenivået til de som arbeider der, men kompetansen bør være på campus Tromsø. Det juridiske fakultet har ikke institutt, noe som gjør at tilsettinger skjer relativt effektivt allerede i dag. Da fakultetet fikk K.G.Jebsen-senter for havrett for vel to år siden ble det bestemt at tilsettingssaker der skal gå direkte til tilsettingsorganet uten å gå veien om saksbehandler på fakultetet. Jurfak har i dag sekretariatsfunksjonen for felles tilsettingsråd for tre fakultet (HSL, Kunstfak og Jurfak), og ser at det fungerer å behandle tilsettingssaker for andre enn egen enhet. Behandling av foreldrepermisjoner er et annet område som med fordel bør samles slik at kompetansen styrkes, og arbeidet således blir mer effektivt. Dette er oppgaver som ikke trenger ligge i Tromsø. Kompetanse vedrørende alderspensjon, herunder spørsmål knyttet til Statens Pensjonskasse, bør samles, og trenger ikke ligge i Tromsø. Forskning Vi ser spesielt behov for gjennomgående løsninger (lokalisert i Tromsø) innen forskningsadministrative tjenester knyttet til eksternfinansiert forskning; nærmere bestemt utforming av søknader/budsjett og drift av prosjekter, spesielt EU-prosjekter. Når det gjelder spørsmål om utforming av budsjett under søknadsprosessen (spesielt for EU-søknader) og drift av budsjett etter innvilget søknad, blir man i dag henvist til Avdeling for økonomi for bistand. Vi mener det vil være hensiktsmessig at ansvar for oppfølging av eksternfinansiering er samlet i ett team og at rådgiving innen økonomi- Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

23 /budsjett blir tilknyttet den øvrige staben som arbeider med eksternfinansiering i AFU. Med tanke på at eksternfinansiert forskning er et satsningsområde for UiT mener vi det er viktig at AFU har en fullt utbygd kompetanse innen dette området, slik at enhetene kan få en helthetlig service når det gjelder utarbeidelse av søknad, budsjettoppsett og drift av eksterne prosjekter. Når det gjelder samarbeid på tvers av fakulteter og enheter mener vi det er nyttig og hensiktsmessig med samarbeid innen forskningsadministrative tjenester knyttet til eksternfinansiert forskning. For det juridiske fakultet er det særlig aktuelt å samarbeide med HSL-fak og BFE-fak, og vi har allerede samarbeid på gang med disse fakultetene, både når det gjelder prosjektsøknader og seminarer. Regnskap Reiseregninger kan med fordel behandles samlet for hele universitetet (i et team) og kan være plassert enten på nivå 1 eller 2 og trenger ikke være i Tromsø. Formidling Drifting av UITs websider kan utføres samlet for flere/alle enheter (sentralt eller i team), slik at fakultetene bare legger inn informasjon og vedlikeholder denne. Oppdaterte nettsider er viktig, og jo mer informasjon som ligger på nettsidene, jo færre henvendelser til enheten. Intranett kan driftes og administreres av en felles enhet (uansett nivå) for alle fakultet/enheter. Både internett og intranett kan driftes fra andre steder enn campus Tromsø. Nyhetsformidling for enhetene kan samles. Studie masterstudiet Dersom man hadde hatt et felles system for registrering og booking av undervisning, ville det vært svært tidsbesparende. I dag må undervisningen først registreres time for time i FS og deretter foretas rombooking time for time i Syllabus. Dette oppleves som unødvendig dobbeltarbeid, som tar mye tid. Oppgaver som kan gjøres samlet for flere enheter: Opprette eksamensforekomster i FS, klargjøre rom til skoleeksamener (stoler, bord og oppslag), selve gjennomføringen av skoleeksamen (låse opp, være til stede frem til eksamensstart for å kunne hjelpe med WISEflow, håndtere spørsmål fra vakter og studenter), registrere sensur i FS og lage vitnemål. Når det gjelder effektiviseringspotensial av oppgaver på masterstudiet, så vil forhåpentligvis fulldigitalisering av skoleeksamener frigi ressurser på sikt, men ikke i en innkjøringsfase. Studie ph.d.-studiet Det er viktig at det er en enhetlig forvaltning av ph.d.-studiet, slik at ikke hver enhet lager sine egne tilpasninger. Utstedelse av vitnemål kan med fordel ligge sentralt/samlet. Videre vurderer vi det som hensiktsmessig og tidsbesparende dersom kreering av doktorander skjer lokalt på enhetene. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2

24 Diverse Som ledd i effektivisering foreslås: Anskaffelser bør, så langt det er mulig, håndteres samlet av den enhet som «tematisk» ligger nærmest. Slik ITA håndterer alle anskaffelser av IT-utstyr bør eksempelvis anskaffelser av forlegger for tidsskrift mv (Open Access eller ikke) håndteres samlet av en enhet (f.eks. UB). Vi ser det som hensiktsmessig at innkjøp organiseres gjennomgående for helt UiT så langt det er mulig. Å ta i bruk utvalgsmodellen i ephorte i samtlige formelle møter. At det foretas en kritisk gjennomgang av alle rapporter/meldinger som lages og at man vurderer harmonisering og sammenslåing, eventuelt om det er rapporter vi ikke trenger å lage eller om de kan være mindre omfattende/tidkrevende. At brannøvelser administreres av BEA, slik at det ikke er den enkelte enhet som må ta initiativ til brannøvelser. Likeså bør en del av beredskapsarbeidet administreres sentralt/samlet, eksempel på det kan være å lage skisse til krisescenarier som beredskapsgruppene ute på enhetene kan trene på (i stedet for at det skal skje lokalt på hver enhet). Det juridiske fakultet har gode erfaringer med sentralisering av arkivtjenester, da det fungerer meget godt at denne tjenesten ikke ligger på fakultetet. Fullmaktstrukturer som hindrer samling av administrative oppgaver Det juridiske fakultet kan ikke se konkrete hindringer for samling av administrative oppgaver som følge av dagens fullmaktstruktur og viser i den forbindelse til felles IT-tjenester (på tvers av enheter), sentralisert arkivtjeneste (fakultetet kjøper tjenesten og har ikke lokal arkivtjeneste), samt at sekretariatet for tilsettinger i administrative stillinger på tre fakultet ligger på ett fakultet (Jurfak). Hvordan UiT skal nå måltallet på 30% - Ambisjon for nedgang i antall administrativt ansatte ved egen enhet Fakultetet har økt studenttallet fra 100 til 150 pr. år, noe som er svært ressurskrevende. I tillegg er det en jevn økning på tallet vitenskapelig tilsatte uten at det tilføres økte administrative ressurser. Med tanke på hvordan UiT skal håndtere målet om at antall administrativt ansatte ikke skal overstige 30% av det totale antallet UFF og administrative stillinger, så tar Det juridiske fakultet høyde for å komme ned på måltallet. I takt med gjennomføring av foreslåtte effektiviseringstiltak, vil vi foreta ei konkret vurdering av mulige kutt i stillinger på fakultetet, herunder se på om digitalisering av eksamener vil gi rom for kutt i stillinger Vennlig hilsen Kirsti Anderssen Fakultetsdirektør Kari Gabrielsen Seniorrådgiver UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 3

25 Fakultetet for idrett, reiseliv og sosialfag Arkivref.: 2016/1514 Dato: Universitetsdirektør v/andré Løvik ADM svar fra Fakultet for idrett, reiseliv og sosialfag IRS-fakultetet har siden fusjonen i 2013 vært inne i en stor administrativ omstillingsprosess. Denne omstillingen har dels handlet om å handtere overgang fra å være en høgskole, med et totalansvar for alle administrative oppgaver, til å være et fakultet med sterkt reduserte oppgaver i forhold til tidligere. Dels har den handlet om å tilpasse seg nye regelverk, rutiner og strukturer ved UiT. Samtidig har en vært inne i en prosess med tilpasninger/avklaringer av hvilke oppgaver IRS-fakultetet skal ha på vegne av campus Alta. Det å få til en effektiv saksflyt har vært krevende, men vi begynner å få et visst grep og rutinene begynner å «sitte». Vi ser likevel at det gjenstår en del, som dels er knyttet til transaksjonskostnader i samhandling mellom nivå 1 og 2, dels knyttet til den geografiske avstanden mellom campusene i Alta og Tromsø. En viss frustrasjon over det som oppfattes som tungvinte og unødvendig byråkratiske løsninger i forhold til det man hadde erfaring fra i systemet med egen høgskole er nok også tilstede. Ved fusjonen opplevde vi at en del tjenester som var brukernær er blitt sentralisert, og veien fram til lokale operatører er blitt lang. Dette gjelder særlig innenfor BEAs og ITAs ansvarsområder. Vi ser at en del av den «behovskompetansen» som vi tidligere hadde er nå fjernet, og vi bruker uforholdsmessig mye tid på å klargjøre behov i forhold til brukerutstyr på IT-siden og inventar/annen kontorutrustning. Dette mener vi med fordel kunne tilbakeføres som en funksjon lagt til en campusansvarlig underlagt IRSfakultetet. Vi mener også at service-torget ved campus Alta har en del potensialer som ikke er utnyttet og som ville kunne utløses dersom det fikk en lignende organisering. Vi har bragt i erfaring at det teamet som er etablert ved campus Alta som jobber med NAV-refusjoner fungerer svært godt, og vi mener at dette kan videreutvikles og styrkes, gjerne organisert innenfor IRS-fakultetet. Vi ser at på deler av internasjonaliseringsfeltet, spesifikt det som handler om Arktisk Universitet og studentmobilitet i Nordområdene, så har folk med tilknytning til campus Alta en betydelig kompetanse. Antall ansatte som arbeider med området er tilstrekkelig til å kunne utgjøre en slagkraftig enhet for hele UiT. En slik enhet kan også organiseres i IRSfakultetet. Vi har i vårt svar i tilsvarende sak fra 2015 nevnt flere områder hvor vi opplever «effektivitetstap» på grunn av det som framstår som unødvendige transaksjonskostnader i samhandling mellom nivå 1 og 2. Innenfor studieområdet kan Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

26 vi nevne tilgangsrettigheter til FS, saksbehandling i forbindelse med fuskesaker, prosesser knyttet til emnepubliseringer og flere sider ved opptak til studier. Innenfor personalområdet ser vi at deler av tilsettingsprosessen har en del unødvendige «loops» og bør muligens sentraliseres mer. På regnskapsområdet, hvor man behandler data som er på elektronisk form, bør det ligge til rette for sentralisering. I bestillingen fra U-dir er det spurt om hvordan en skal handtere en ambisjon om å forbedre forholdstallet mellom UFF og administrative tilsatte. Vi vil gjennom fusjonen med Høgskolen i Harstad få tilført ca 17 ansatte og anslagsvis studenter. Det er foreløpig uklart hvilke administrative ressurser som følger med, men det kan synes som vi uansett vil få et bedre forholdstall. Det må også bemerkes at fakultetet har et campusansvar for en del oppgaver i Alta, eksempelvis er arbeidet med å tilrettelegge for eksamen for andre enheter på campus anslått til ca ett årsverk. Dette må også tas i betraktning når en vurderer forholdstallet UFF-adm ved fakultetet. Nedtaket på budsjettet for IRS-fak i forbindelse med avbyråkratiseringsprosessen tilsvarer ca 1 årsverk pr år, og dette har vi også satt som ambisjon for reduksjon i administrasjonen. Vi vil i løpet av kort tid sette i gang et prosjekt med bred involvering, for å finne områder hvor en kan effektivisere/ta ned ressursbruken slik at en får frigitt disse årsverkene. Samhandlingen mellom nivå 2 og 3 vil være naturlig å fokusere på i dette arbeidet, og også hvordan vi skal få en effektiv administrativ flyt i forhold til våre enheter i Tromsø og Harstad. Reduksjonen må skje ved naturlig avgang, og dette vil kreve fleksibilitet i forhold til å endre oppgaver og formelle verktøy for eventuelle omplasseringer, slik at vi ikke rammer prioriterte oppgaver gjennom tilfeldig ledighet. Vennlig hilsen Pål Markusson Fakultetsdirektør Pal.markusson@uit.no UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2

27 Fakultet for naturvitenskap og teknologi Arkivref.: 2016/1514 Dato: André Løvik ADM svar fra NT-fak NT-fak har følgende innspill til brev av Hvilke administrative funksjonsområder behøver ikke å være lokalisert ved campus i Tromsø? Hvilke administrative funksjonsområder og oppgaver kan løses gjennomgående for hele UiT? Generelt vil det være mulig å handtere alle prosesser utenfor campus Tromsø når det finnes digitale løsninger for hele saksbehandlingen. Videre kan mange standardiserte prosesser løses gjennomgående for hele UiT. Mer spesielt kan f.eks prosessen rundt søknad om opprykk til professor handteres utenfor campus Tromsø. Dette selv om prosessen foregår på to ulike vis ved UiT i dag. NT-fak er som kjent med i en felles prosess med realfagsfakultetene ved UiB, NTNU og UiO. Prosessen på de andre fakultetene ved UiT og prosessene på NT-fak foregår begge etter fastsatte standarder. I tillegg kan hele saksbehandlingen skje digitalt. Andre prosesser som bør ses nærmere på med tanke på å løses gjennomgående for hele UiT er arbeidet med eksamen. Administrative områder hvor det er naturlig å samarbeide på tvers av fakulteter og enheter? Utenlandske ansatte må gjennom en tungvint og tidkrevende prosess fra de har fått tilbud om stilling til de kommer hit på sin første arbeidsdag. Her er det mye tid å hente på å effektivisere denne prosessen og få til et samarbeid med flere eksterne instanser i dette arbeidet f.eks Senter for utenlandske arbeidstakere. Vi ser frem til opprettelsen av et internasjonalt kontor hvor dette arbeidet kan samles. Forhold i dagens fullmaktsstruktur som hindrer samling av administrative funksjonsområder og oppgaver? Vi ser ingen slike forhold i dagens fullmaktsstruktur. Innspill til administrative oppgaver, eller deler av oppgaver som kan kuttes og/eller utføres mer effektivt av andre enheter? I tilsettingssaker er det fremdeles rom for forbedringer av den tiden det tar fra utlysning til tilsettingsprosessen er ferdig. Et eksempel er prosessen rundt godkjenning av betenkninger av stipendiatstillinger hos organisasjonene, før utlysningen kan skje. Stipendiatstillingene blir fordelt av universitetsstyret lenge før selve utlysningen skjer. Stipendiatstillinger lyses ut med lik betenkning i de aller fleste tilfeller. Det burde være mulig med felles godkjenning av alle Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

28 stipendiatstillingene etter universitetsstyrets tildeling, i god tid før vi kommer til selve utlysningen. Eller det burde være mulig å få til en avtale med organisasjonene på at disse stillingene ikke behøver en godkjenningsrunde hos organisasjonene før de sendes til utlysning, da det ikke er tilført annet nytt, etter universitetsstyrets behandling, enn den faglige spissingen av stillingen. Det samme vil gjelde for utlysning av stillinger som postdoktorer. En annen tidsbesparende sak er om fakultetene/instituttene får tilgang til å legge inn betenkningen i Jobbnorge for utlysning. For at dette skal være tidsbesparende forutsetter det at godkjenning fra organisasjonene skjer på et tidlig tidspunkt enn nå, eller opphører. Bedømmelsen av søkere til stipendiatstillinger sendes i dag søkerne for eventuelle merknader. Behovet for en merknadsrunde bør vurderes. Vi foreslår at dette kuttes ut. NTNU har kuttet ut merknadsrunden på stipendiatstillinger. Samlet vil disse tre punktene redusere tiden for tilsetting av stipendiater med minst 4 uker og vi forslår at oppgavene endres/kuttes. NT-fak vil senere i februar komme med et mer detaljert forslag til endringer i tilsettingsprosessen. Våre datasystemer, f.eks Jobbnorge og Paga er i dag ikke fullt utnyttet med tanke på effektivisering. Det finnes moduler innenfor disse systemene som vi pr i dag ikke bruker som vil kunne øke vår effektivitet. Innspill til hvordan UiT skal håndtere målet om at «antall administrativt ansatte skal ikke overstige 30 % av det totale antallet UFF og administrative stillinger» Ved NT-fak er administrative stillinger i prosent av UFF + administrative stillinger under måltallet på 30% nemlig 25%. Vi tror at arbeidet med standardisering av prosesser må prioriteres. Vi vil støtte oss til UiTs sentrale målsetting i det videre arbeidet med saken. Vennlig hilsen Liv-Ragna Garden personalsjef liv.ragna.garden@uit.no UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2

29 Universitetsbiblioteket Arkivref.: 2016/1514 Dato: Universitetsdirektøren ADM svar fra Universitetsbiblioteket Vi viser til universitetsdirektørens brev av med svarfrist , samt til arbeidet med prinsipper og mål for arbeidet med ADM2020 (2015/3236). Universitetsbiblioteket (UB) slutter seg til den fremgangsmåten som er valgt gjennom å organisere «Avbyråkratiserings- og effektiviseringsreformen» langs flere linjer, både gjennom det konkrete arbeidet i ADM2020, men også gjennom det langsiktige arbeidet med forbedringsprosesser. Ved Universitetsbiblioteket deltar vi gjerne i fellesprosjekter om samordning av administrative oppgaver- og tjenester, der hvor det er hensiktsmessig at vår kompetanse brukes. Generelt er det et ønske at man i større grad kan bruke felles maler for rapporteringer, og at rapportering ikke overlapper hverandre og eventuelle andre kontrollsystemer (for eksempel har HMS-rapporten og Miljøledelserapporten flere overlappende tema). Bibliotekdirektøren har forelagt notatet for sine avdelingsledere og diskutert saken i ledermøtet. Interne prosesser er allerede i gang, og følger i stor grad av det omstillingsarbeidet Universitetsbiblioteket har vært gjennom de siste årene. Effektivisering av intern drift og rutiner følger av dette. Universitetsbiblioteket har per i dag en administrasjon som utgjør under 10 % av våre ansatte. Det er derfor ikke aktuelt for UB å se på administrative årsverk alene, men vi vil også ha en gjennomgang av alle støttestillinger til forskning og utdanning (bibliotekavdelingene). Gjennom ulike effektiviseringstiltak vil vi i løpet av 3-4 år ta ned bemanningen i biblioteket fra ca 106 årsverk til ca 97 årsverk. 1 Nedgangen vil skje ved naturlig avgang. I denne omgang ønsker Universitetsbiblioteket å peke på noen områder som vi ser for oss at kan forenkles, kuttes eller samles administrativt for hele UiT. Personal Saksbehandling av foreldrepermisjoner kan med fordel utføres samlet. Dette vil styrke kompetansen. Oppgaven behøver ikke være på campus Tromsø. Kompetanse rundt pensjonering og avslutting av arbeidsforhold kan håndteres samlet. Oppgaven behøver ikke være på campus Tromsø. Kontroll av reiseregninger kan behandles samlet. Dagens systemer gir disse mulighetene. Oppgaven behøver ikke være på campus Tromsø. 1 Tall før fusjon med HiH og HiN Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

30 Det kan være effektivt å etablere en sentral reisebestillingstjeneste ved UiT. Denne behøver ikke være på campus Tromsø. Digitalisering av det lønnsarbeidet som i dag foregår på papir (deltidsansatte på timelønn og diverse oppdrag). Økonomi Anskaffelser vil måtte knyttes til de avdelinger som har spesialkompetanse. Nasjonalt samarbeid er et virkemiddel for å effektivisere anskaffelse av blant annet ulike administrative system og informasjonskilder/litteratur. Overordnet innkjøpskompetanse bør derfor være samlet, slik at nødvendig kompetanse utvikles i en enhet. Denne kompetansen bør trolig være på campus Tromsø, og knyttes til UiTs øvrige strategi for nasjonalt samarbeid. UiT bør også videreføre satsningen på økt digitalisering av anskaffelsesprosessen og realisere e-handel (jf pågående prosjekt). Digitalisering av omposteringsbilag, jf ØAs planer. Diverse UB har god erfaring med at sentralt arkiv ivaretar vår arkivtjeneste Økt digitalisering av internopplæring i administrative systemer ved UiT. Generelt digitalisere prosesser som fortsatt er papirbaserte. Vennlig hilsen Johanne Raade bibliotekdirektør johanne.raade@uit.no Marianne Foss assisterende bibliotekdirektør marianne.foss@uit.no UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2

31 Tromsø, Oppfølging av Adm 2020 svar på brev av Viser til brev av og her er innspill fra Økonomiavdelingen. Adm funksjonsområder som kan lokaliseres utenfor campus Tromsø: Eierskapsforvaltning Forvaltning av fond og legat Intern kontroll Adm funksjonsområder som kan løses gjennomgående for hele UIT: Innkjøp Adm områder hvor det kan samarbeides på tvers av fakulteter: Innkjøp Bidrag til økt effektivisering og på sikt reduksjon i antall ansatte (på alle nivå): Standardisering av org.struktur for «like» enheter. Utjevne størrelse på «like» enheter. Standardisere roller og strukturer på områder med potensiale for økt utnyttelse av adm.systemer og digitalisering. Redusere manuelle arbeidsprosesser, økt digitalisering. Økt vekt på opplæring, oppfølging og kontroll Tromsø, Eli M. Pedersen økonomidirektør

32 Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning Arkivref.: 2016/1514 Dato: Universitetsdirektøren Oppfølging av Adm tilbakemelding fra HSL-fakultetet Vi viser til brev fra universitetsdirektøren av 26. november 2015 der fakultetene blir bedt om å gi en tilbakemelding på ulike punkter i forbindelse med oppfølgingen av Adm2020. Under følger tilbakemelding fra HSL-fakultetet for de enkelte punktene. Forslagene nevnt nedenfor er satt opp mer eller mindre stikkordsmessig. Fakultetet kan gjerne utdype/konkretisere de enkelte punktene dersom det er behov for det. For en oversikt over HSL-fakultetets lokale prosess viser vi til fakultetsstyresak FS-27/2015 (eph. 2014/5690). I saken og den vedlagte rapporten redegjøres det for administrasjonsgjennomgangen ved fakultetet, blant annet tiltak som er gjennomført, tiltak som foreslås gjennomført og en dimensjonering av administrasjonen fremover basert på innsparingsmålene som kommer av regjeringens reform for avbyråkratisering og effektivisering. Som en generell tilbakemelding for flere av punktene vil fakultetet påpeke at muligheter og anbefalinger vil være svært avhengig av fremtidig fakultets- og instituttstruktur. De administrative strukturene på universitetet (sammen med de faglig strukturene) må være slik at de tilrettelegger og stimulerer til kvalitet i utdanning og forskning. Slik universitetet i dag er bygd opp med store forskjeller i ikke bare størrelse, men også i type utfordring/muligheter, vil dette innebære at deler av administrasjonen ikke kan være identisk bygd opp på de ulike enhetene. Etter vår mening er det på fakultetsnivået at den viktigste koordineringen (og standardiseringen) må foregå. Hvilke administrative funksjonsområder behøver ikke å være lokalisert ved campus i Tromsø? I utgangspunktet vil dette være alle områder som ikke krever fysisk nærhet og der det er rimelig å anta at det er fullt mulig å rekruttere, eller det allerede er på plass, kvalifisert personell på andre campus enn i Tromsø. Eksempler kan være (deler av) orakeltjenesten, arkivtjenesten, brukerstøtte for Agresso, lønn og refusjoner tilknyttet lønn, og elektroniske bilag. Hvilke administrative funksjonsområder og oppgaver kan løses gjennomgående for hele UiT? I tillegg til områdene listet opp i punktet over, vil det være flere områder som kan vurderes løst gjennomgående for hele UiT fra en enhet enten fra fakultet/ub/tmu, eller fra sentraladministrasjonen. Eksempler her kan være innkjøp av IT-utstyr, vurdering av utenlandsk utdanning og realkompetansesøknad, kvalitetssikring knyttet til CRISTIN, studentopptak som i dag gjøres lokalet, trykkeri og grafiske tjenester, samt reisebestilling. Administrative områder hvor det er naturlig å samarbeide på tvers av fakulteter og enheter Dette punktet vil være veldig avhengig av fremtidig fakultetsstruktur, men mulige områder kan være tilsettingsråd, samt områder fra punktene over som ikke finnes hensiktsmessig å løse gjennomgående for hele UiT. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no