Til: Møtedato: Sak: Universitetsstyret /15. Avbyråkratiserings- og effektiviseringsreformen Prinsipper og mål for arbeidet med Adm2020

Transkript

1 Universitetsledelsen Arkivref: 2015/3236/ALO000 Dato: SAKSFRAMLEGG Til: Møtedato: Sak: Universitetsstyret /15 Avbyråkratiserings- og effektiviseringsreformen Prinsipper og mål for arbeidet med Adm2020 Innstilling til vedtak: 1. Universitetsstyret godkjenner prinsippene for administrativ organisering som beskrevet i saksdokumentet 2. Følgende konkrete mål settes for arbeidet: Antall administrative ansatte skal ikke overstige 30% av det totale antallet UFF og administrative stillinger Begrunnelse: Et gjennomgående tiltak i statsbudsjettet for både 2015 og 2016, er en «avbyråkratiserings- og effektiviseringsreform» som omfatter offentlig forvaltning. Regjeringen vil la reformen inngå som en fast del av budsjettarbeidet, og ønsker på den måten å stimulere forvaltningen til å avbyråkratisere og bruke ressurser mer effektivt også i årene framover (Prop. 1 S ( ) s.89). Reformen medførte for UiT en reduksjon i driftsinntekter i 2015 på 14,7 mill. kroner og i forslag til statsbudsjett for 2016 på 14,5 mill. kroner. Over en fireårsperiode betyr dette en reduksjon i bevilgningen på et sted mellom 60 og 70 mill. kroner (inkl. HiH og HiN). Universtetsstyret behandlet avbyråkratisering- og effektiviseringsreformen i sak 5-15, hvor det ble besluttet følgende: 1. Styret slutter seg til universitetsdirektørens forslag til fordeling av reduksjonen i driftsutgiftene slik det fremgår av dette saksfremlegget. 2. Styret ber universitetsdirektøren følge opp reformarbeidet ved UiT. Universitetsdirektøren har valgt å organisere arbeidet som et prosjekt kalt Adm2020 med en bred sammensatt prosjektgruppe for å koordinere arbeidet internt og med involvering gjennom allerede etablerte møtearenaer. Gruppen har representasjon far alle nivåer i organisasjonen og fra fagforeningene. Prosjektgruppen er i gang med sitt arbeid, men fremdriften er berørt av pågående fusjonsprosesser. UiT har allerede en gjennomgående strategi relatert til arbeidsmiljø og organisasjon, hvor det er uttrykt at UIT skal etablere en effektiv, robust og fleksibel organisasjon som bidrar til at vi når våre mål. Arbeidet i prosjektet Adm2020 tar utgangspunkt i dette. For å lykkes med arbeidet er det ønskelig med en bred og konstruktiv tilnærming, med mål om å etablere gode og effektive Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side190

2 administrative tjenester som støtter opp under kvaliteten i utdanning, forskning og formidling. Kravet om effektivisering- og avbyråkratisering berører hele organisasjonen, både på langs og på tvers av nivåer og enheter. Tabellen under synliggjør behovet for et arbeid som inkluderer hele organisasjonen. Fordelingen av personell i kategorien administrative stillinger finansiert over eget grunnbudsjett mellom sentraladministrasjonen og fakulteter/enheter er som følger: Fordeling administrative stillinger* Antall Prosent Sentraladministrasjonen (nivå 1) 183,6 26,5% Fakulteter og enheter (nivå 2) 511,54 73,5% Totalt 695,14 100% *Stillingskategorien som er benyttet i sammenligning med øvrige UH-institusjoner. Utredning I mandatet for prosjektgruppens arbeid er det skissert følgende mål for arbeidet: Flyteffektivitet i arbeidsoppgaver og prosesser hvor brukeren (ansatte og studenter) settes i sentrum Sette organisasjonen i stand til å ta inn forbedringsforslag fra ansatte og fra pågående og framtidige forbedringsprosesser Etablere mer robuste administrative miljøer Digitalisering og standardisering av arbeidsoppgaver/-flyt, og mer kostnadseffektiv forvaltning Likt tjenestenivå uavhengig av enhet og lik behandling av studenter Fortsatt tilgang til brukernære tjenester for studenter, ansatte og ledere Økt administrativ fleksibilitet og tilpasningsdyktighet Videre framkommer det i mandatet at prosjektgruppen skal utarbeide et konkret mål for reduksjon i administrativ ressursbruk. Prosjektgruppen har videre sett det som hensiktsmessig å utarbeide overordnede prinsipper for organisering av den administrative virksomheten. Ad. forslag til konkrete mål for reduksjon i administrativ ressursbruk: Data fra arbeidsmiljøundersøkelser viser at ansatte ved UiT jobber mye og at det oppleves tidspress og grupper av ansatte opplever utfordringer knyttet til forholdet jobb fritid. Dette er en utfordring UiT som arbeidsgiver må ta på alvor, og nye oppgaver og måter å jobbe på må medfører at det er ting vi ikke skal gjøre og/eller at arbeidsprosesser forenkles. Dette er et langsiktige arbeid og resultatene vil først kunne realiseres i et lengre tidsperspektiv. I kartleggingsarbeidet har prosjektgruppen innhentet informasjon fra pågående prosesser og arbeid ved andre institusjoner, både i Norge og utenfor landets grenser. Innhenting av erfaringer fra lignende prosesser er en viktig del av arbeidet, og det er gjort en benchmarking basert på DBH-tall, mot institusjoner vi ønsker å sammenligne oss med. Noen data fra dette arbeidet er gjengitt i tabellen under: Kategori/Indikator UiT UiO UiB NTNU NMBU UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2 Side191

3 Prosent vitenskapelige stillinger av antall årsverk totalt 56,4 55,3 59,9 58,9 52,6 Prosent administrative stillinger av antall årsverk totalt 26,4 26,2 23,0 22,8 20,8 Prosentvis adm. årsverk av sum adm.- og UFFårsverk 31,9 32,1 27,8 27,9 28,3 Antall studenter per adm.ansatt* 17,00 18,11 18,52 20,27 17,48 Publikasjonspoeng per adm.ansatt** 1,62 2,38 2,38 2,61 2,19 *Antall studenter delt på adm. årsverk eget grunnbudsjett ** Publiseringspoeng delt på adm. årsverk, all finansiering De UH-institusjonene man her sammenligner seg med har en annen profil på undervisningen og forskningen en det UiT har, noe som kan bidra til å forklare noe av resultatene. Det er derfor viktig at man har et overordnet blikk på dette og fokuserer på hovedtrekkene i tallmaterialet. Med unntak av prosent vitenskapelige stillinger av antall årsverk totalt kommer UiT ut blant de dårligste i sammenligningen. I kategorien prosent administrative stillinger av antall årsverk totalt ser man at UiT sammen med UiO kommer dårligst ut, og at de tre andre har mellom 3,4-6% bedre forhåndstall. I kategorien prosentvis adm. årsverk av sum adm.- og UFF-årsverk kommer UiO dårligst ut, med UiT som nest dårligst. De tre andre universitetene i sammenligningen har 3,6-4,1% bedre forhåndstall. For å se antall administrative ansatte i sammenheng med kjernevirksomheten, er det regnet ut forhåndstall til studentantallet og produksjonen av publikasjonspoeng. I den første beregningen antall studenter per adm.ansatt ser man at forholdstallet er ganske likt for de fem institusjonene, men at UiT sammen med NMBU kommer dårligst ut. I den siste kategorien publikasjonspoeng per adm.ansatt kommer UiT klart dårligst ut, nært 1 publikasjonspoeng dårligere per administrativ ansatt sammenlignet med NTNU, som har det beste forhåndstallet. Konklusjonen basert på de data prosjektgruppen har framskaffet, er at vi har et forbedringspotensialet i forhold til de fire øvrige institusjonene innenfor flere områder, og at dette underbygger behovet for å se på administrasjonen ved UiT og hvordan den utnyttes og dimensjoneres. Dette kan ha mange årsaksforklaringer, og sammenligninger av denne typen kan inneholde feilkilder og usikkerhet rundt hva som ligger i tallene. Det overordna bilde er likevel relativt tydelig på at UiT har et potensiale for forbedring, både i forhold til ressursbruk knyttet til administrasjon, men antagelig også i forhold til produksjonsøkning (Se S 30/15 Forsknings- og utdanningsmeldingen 2014). Prosjektgruppen har diskutert fastsettelsen av et konkret mål med utgangspunkt i datamaterialet og vurdert hvordan man best setter mål som er forståelig og relevant å styre etter. Prosjektgruppen har valgt å fremme et mål som er koblet på kjernevirksomheten, og på bakgrunn av dette fremmes følgende konkrete mål for arbeidet: Antall administrative ansatte (årsverk) skal ikke overstige 30% av det totale antallet UFF og administrative stillinger Hva betyr dette målet i praksis, eks.: Fordelingen var i 2014 på 31,9%. Med 1639,5 UFF årsverk kan ikke antall adm. årsverk oversige 722,5 for at andelen adm. stillinger skal være innenfor 30% av summen. Det ville medført 46,2 færre administrative stillinger i UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 3 Side192

4 I det videre arbeidet med Adm2020 vil det være viktig å identifisere tiltak som gjør det mulig for UiT som organisasjon gjøre nødvendige grep for å nå målet. Ad. prinsipper for administrativ organisering: UiT strategi Drivkraft i Nord setter klare ambisjoner for vår virksomhet, og det er betimelig å stille spørsmål om vår administrative organisering er egnet til å nå de målene, og gjør oss rustet til å møte fremtidens utfordringer. Det er i mandatet til prosjektgruppen for Adm2020 gitt i oppdrag å skille tydeligere mellom tjenesteproduksjon/spesialfunksjoner på den ene siden og rådgivertjenester/ lederstøtte på den andre. Dette i tillegg til de ulike målene i mandatet, har gjort at prosjektgruppen ser det som formålstjenlig å etablere overordnede prinsipper for den administrative organiseringen ved UiT. Prinsippene vil danne utgangspunktet for det videre arbeidet i prosjektgruppen og underliggende prosjekter i regi av Adm2020 og i annet organisatorisk utviklingsarbeid ved UiT. Prinsippene vil også være et utgangspunkt for arbeidet med å integrere administrasjonene ved høgskolene i Harstad og Narvik i forbindelse med fusjonene. Forslag til overordnede organisasjonsprinsipper: UiT skal ha én administrasjon o Administrasjonen skal støtte opp under utdanning, forskning, formidling og kunstnerisk utviklingsarbeid o Organisering av administrasjonen skal sikre tilstrekkelig robuste og sterke miljøer. Små og sårbare administrative miljø skal unngås o Administrative oppgaver og prosesser kan organiseres uavhengig av den faglige linjen hvis dette gir en bedre oppgaveløsning o Administrativ oppgaveløsning skal standardiseres på tvers av nivå og enheter - med virkeområde for hele organisasjonen UiT skal ha en hensiktsmessig styrings- og ledelsesstruktur. Dette innbefatter at: o Det skal være tilgjengelig lederstøtte som muliggjør styring og ledelse o Rammeverk for strategi-, budsjett- og rapporteringsarbeid skal være standardisert i hele organisasjonen o Kontroll skal være risikobasert og ikke innbefatte mer enn ett kontrollnivå UiT skal drive kontinuerlig forbedring, digitalisering og forenkling av arbeidsoppgaver Kompetansehevning skal brukes aktivt i utvikling av administrasjonen Drift og utvikling av administrasjon skal hensynta en ambisjon om likhet i tjenestetilbudet til ansatte og studenter Universitetsdirektørens vurdering UiT har vært i en rivende utvikling de siste årene bl.a. gjennom to fusjoner og to nye på trappene, og det har vært en vekst i antall studenter, ansatte, ekstern virksomhet mv. UiT er et flercampusuniversitet med store geografiske avstander, noe vi enda tydeligere vil oppleve etter fusjonene med høgskolene i Harstad og Narvik. I tillegg ser vi økte krav til institusjonen, gjennom sentrale pålegg som reduksjon av «tidstyver», digitaliseringsreformen og krav om felles systemløsninger og økt standardisering både i forhold til rutiner, arbeidsprosesser og digitale løsninger (se Meld.st. 18 ( ) kap. 6). Samtidig med dette skal UiT følge opp Drivkraft i nord og arbeide for å bli internasjonalt ledende innenfor fem satsningsområder. Alt dette gjør at det er nødvendig med en gjennomgang av de administrative prosessene og oppgavene for å samkjøre, effektivisere og forbedre disse. Universitetsdirektøren har liten tro på at en sentral utredning vil gi oss det nødvendige beslutningsgrunnlaget for å utvikle en UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 4 Side193

5 administrasjon som kan møte framtiden. Dette vil være et stegvis og kontinuerlig arbeid. Arbeidet vil kreve involvering blant de som jobber med de ulike oppgavene og er et arbeid som vil ta tid. Vi har de siste årene langt ned en betydelig innsats for å gjøre institusjonen i stand til å jobbe med forbedringsarbeid gjennom prosjektet Forbedringsprosessen. Denne kunnskapen og de erfaringene vi har høstet gjennom dette prosjektet skal vi bygge videre på. Utfordringene vi står ovenfor vil kreve at vi våger å tenke nytt, både i forhold til ledelse, arbeidsdeling, delegasjonsgrad og organisering innenfor en enhetlig administrasjon for at UiT skal kunne drives effektivt. I henhold til Lov om universiteter og høgskoler er universitetsdirektøren leder for universitetets samlede administrative virksomhet, innenfor de rammene styret fastsetter. Den konkrete målsetningen for arbeidet med Adm2020 og de overordnede prinsippene for administrativ organisering gir oss et klart rammeverk for den administrative utviklingen i tiden fremover. Regjeringen har også vært tydelig på at man forventer at håndteringen av reformen er en del av en planlagt prosess ((I Prop. 1S ( ) s.89). Arbeidet med Adm2020 og utarbeidelsen av et konkret mål og overordnede prinsipper for administrativ organisering er UiTs tilnærming til dette. Lykkes vi ikke å ta ned ressursbruken innenfor administrasjon, vil kuttet i bevilgningen i verste fall ramme vår undervisnings- og forskningsvirksomhet, noe som vil være imot hensikten med effektiviserings- og avbyråkratiseringsreformen. Universitetsdirektøren mener det er særs viktig at man unngår en slik effekt. UiT er ikke den eneste institusjonen som jobber med denne problematikken, og universitetsdirektøren anser det derfor som viktig at UiT kobler seg på de nasjonale prosessene og deltar i samarbeidsprosjekter i sektoren der hvor det er naturlig. Universitetsdirektøren anser både konkretiseringen av mål for arbeidet og prinsipper for administrativ organisering som strategisk og prinsipielt viktige for UiTs virksomhet og imøteser styrets diskusjon og innspill. Lasse Lønnum universitetsdirektør Dokumentet er elektronisk godkjent og krever ikke signatur Saksbehandlere: André Løvik og Viggo Johannessen UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 5 Side194