Arkivref: 2016/1456 Dato: Saksnr: KF 02-16

Transkript

1 Det kunstfaglige fakultet Arkivref: 2016/1456 Dato: Saksnr: KF SAK KF 02/16 Til: Fakultetsstyret ved Det kunstfaglige fakultet Møtedato: ADM2020 Oppfølging ved Kunstfak Innstilling til vedtak: Fakultetsstyret slutter seg til oppfølging av ADM2020 ved Kunstfak slik det fremgår av vedlagte tilbakemelding til universitetsledelsen. Bakgrunn ADM2020 er UiTs prosjekt for oppfølging av avbyråkratiserings- og effektiviseringsreformen i offentlig sektor, som i budsjettsammenheng medfører en forventet reduksjon i bevilgningen til UiT på nærmere 70 mill. kroner i inneværende fireårsperiode. Reduksjonen i tildeling fra departementet fordeles videre i den interne budsjettfordeling ut til enhetene og innebærer at enhetene skal håndtere sin andel av kuttene i forbindelse med avbyråkratiserings- og effektiviseringsreformen innenfor egen enhet. Universitetsstyret har i behandlingen av avbyråkratisering- og effektiviseringsreformen vedtatt konkret mål for størrelsen på gruppen administrativt ansatte, samt overordnede prinsipper for administrativ organisering (vedlegg 1). Styret har vedtatt følgende mål: Antall administrative ansatte (årsverk) skal ikke overstige 30% av det totale antallet UFF og administrative stillinger 1. Styret har videre vedtatt følgende overordnede organisasjonsprinsipper: UiT skal ha én administrasjon o Administrasjonen skal støtte opp under utdanning, forskning, formidling og kunstnerisk utviklingsarbeid 1 Basert på 2014 tall ville dette medført en reduksjon i antall administrative stillinger tilsvarende 46,2 stillinger. UFF = Undervisning, forskning og formidling. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / Postmottak Kunstfak: postmottak@kunstfak.uit.no / uit.no

2 o Organisering av administrasjonen skal sikre tilstrekkelig robuste og sterke miljøer. Små og sårbare administrative miljø skal unngås o Administrative oppgaver og prosesser kan organiseres uavhengig av den faglige linjen hvis dette gir en bedre oppgaveløsning o Administrativ oppgaveløsning skal standardiseres på tvers av nivå og enheter - med virkeområde for hele organisasjonen UiT skal ha en hensiktsmessig styrings- og ledelsesstruktur. Dette innbefatter at: o Det skal være tilgjengelig lederstøtte som muliggjør styring og ledelse o Rammeverk for strategi-, budsjett- og rapporteringsarbeid skal være standardisert i hele organisasjonen o Kontroll skal være risikobasert og ikke innbefatte mer enn ett kontrollnivå UiT skal drive kontinuerlig forbedring, digitalisering og forenkling av arbeidsoppgaver Kompetansehevning skal brukes aktivt i utvikling av administrasjonen Drift og utvikling av administrasjon skal hensynta en ambisjon om likhet i tjenestetilbudet til ansatte og studenter Arbeidet med Adm2020 følges opp av en prosjektgruppe som ledes av assisterende universitetsdirektør. Prosjektgruppens mandat og sammensetning fremgår av vedlegg 2. Universitetsledelsen forutsetter bred involvering fra hele organisasjonen og på alle nivå i arbeidet med ADM2020, og vurderer at dette er avgjørende for å lykkes med prosjektet. Det forventes blant annet at enhetene deltar i fellesprosjekter om forsøksvise samordning av administrative oppgaver og tjenester og at fakultetsinterne tiltak samkjøres med det øvrige arbeidet i Adm2020. Universitetsdirektøren ønsker å legge opp til en åpen prosess knyttet til Adm2020. Det er etablert en egen nettside som informerer om arbeidet, og som gir ansatte anledning til å komme med forslag til prosjekter og tiltak for å avbyråkratisere egen arbeidshverdag 2. Tiltak vil fortløpende bli drøftet med tjenestemannsorganisasjonene. Feltkode endret Universitetsledelsen har i notat datert (vedlegg 2) bedt enhetene gi tilbakemeldinger på hvilke tiltak som igangsettes for oppfølging av ADM2020. Enhetene er bedt om å gi tilbakemelding på følgende innen 30. januar 2016: Hvilke administrative funksjonsområder behøver ikke å være lokalisert ved campus i Tromsø? Hvilke administrative funksjonsområder og oppgaver kan løses gjennomgående for hele UiT? Administrative områder hvor det er naturlig å samarbeide på tvers av fakulteter og enheter UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2

3 Forhold i dagens fullmaktsstruktur som hindrer samling av administrative funksjonsområder og oppgaver Innspill til administrative oppgaver, eller deler av oppgaver som kan kuttes og/eller utføres mer effektivt av andre enheter Innspill til hvordan UiT skal håndtere målet om at «antall administrative ansatte skal ikke overstige 30% av det totale antallet UFF og administrative stillinger» Ambisjon for nedgang i antall administrativt ansatte ved egen enhet Ved Kunstak har henvendelsen vært diskutert med administrativt ansatte og tillitsvalgte. Tilbakemelding til universitetsledelsen fremgår av vedlegg 3 og er utarbeidet på bakgrunn av innspill fremkommet i disse møtene, samt tidligere diskusjoner rundt temaet, Tromsø Anne Aagaard Fakultetsdirektør Vedlegg: 1. UiT- Styresak 58/15 2. ADM2020 styringsruppe og mandat 3. ADM2020 svar fra Kunstfak Vedtak: UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 3

4 Universitetsledelsen Arkivref: 2015/3236/ALO000 Dato: SAKSFRAMLEGG Til: Møtedato: Sak: Universitetsstyret Avbyråkratiserings- og effektiviseringsreformen Prinsipper og mål for arbeidet med Adm2020 Innstilling til vedtak: 1. Universitetsstyret godkjenner prinsippene for administrativ organisering som beskrevet i saksdokumentet 2. Følgende konkrete mål settes for arbeidet: Antall administrative ansatte skal ikke overstige 30% av det totale antallet UFF og administrative stillinger Begrunnelse: Et gjennomgående tiltak i statsbudsjettet for både 2015 og 2016, er en «avbyråkratiserings- og effektiviseringsreform» som omfatter offentlig forvaltning. Regjeringen vil la reformen inngå som en fast del av budsjettarbeidet, og ønsker på den måten å stimulere forvaltningen til å avbyråkratisere og bruke ressurser mer effektivt også i årene framover (Prop. 1 S ( ) s.89). Reformen medførte for UiT en reduksjon i driftsinntekter i 2015 på 14,7 mill. kroner og i forslag til statsbudsjett for 2016 på 14,5 mill. kroner. Over en fireårsperiode betyr dette en reduksjon i bevilgningen på et sted mellom 60 og 70 mill. kroner (inkl. HiH og HiN). Universtetsstyret behandlet avbyråkratisering- og effektiviseringsreformen i sak 5-15, hvor det ble besluttet følgende: 1. Styret slutter seg til universitetsdirektørens forslag til fordeling av reduksjonen i driftsutgiftene slik det fremgår av dette saksfremlegget. 2. Styret ber universitetsdirektøren følge opp reformarbeidet ved UiT. Universitetsdirektøren har valgt å organisere arbeidet som et prosjekt kalt Adm2020 med en bred sammensatt prosjektgruppe for å koordinere arbeidet internt og med involvering gjennom allerede etablerte møtearenaer. Gruppen har representasjon far alle nivåer i organisasjonen og fra fagforeningene. Prosjektgruppen er i gang med sitt arbeid, men fremdriften er berørt av pågående fusjonsprosesser. UiT har allerede en gjennomgående strategi relatert til arbeidsmiljø og organisasjon, hvor det er uttrykt at UIT skal etablere en effektiv, robust og fleksibel organisasjon som bidrar til at vi når våre mål. Arbeidet i prosjektet Adm2020 tar utgangspunkt i dette. For å lykkes med arbeidet er det Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

5 ønskelig med en bred og konstruktiv tilnærming, med mål om å etablere gode og effektive administrative tjenester som støtter opp under kvaliteten i utdanning, forskning og formidling. Kravet om effektivisering- og avbyråkratisering berører hele organisasjonen, både på langs og på tvers av nivåer og enheter. Tabellen under synliggjør behovet for et arbeid som inkluderer hele organisasjonen. Fordelingen av personell i kategorien administrative stillinger finansiert over eget grunnbudsjett mellom sentraladministrasjonen og fakulteter/enheter er som følger: Fordeling administrative stillinger* Antall Prosent Sentraladministrasjonen (nivå 1) 183,6 26,5% Fakulteter og enheter (nivå 2) 511,54 73,5% Totalt 695,14 100% *Stillingskategorien som er benyttet i sammenligning med øvrige UH-institusjoner. Utredning I mandatet for prosjektgruppens arbeid er det skissert følgende mål for arbeidet: Flyteffektivitet i arbeidsoppgaver og prosesser hvor brukeren (ansatte og studenter) settes i sentrum Sette organisasjonen i stand til å ta inn forbedringsforslag fra ansatte og fra pågående og framtidige forbedringsprosesser Etablere mer robuste administrative miljøer Digitalisering og standardisering av arbeidsoppgaver/-flyt, og mer kostnadseffektiv forvaltning Likt tjenestenivå uavhengig av enhet og lik behandling av studenter Fortsatt tilgang til brukernære tjenester for studenter, ansatte og ledere Økt administrativ fleksibilitet og tilpasningsdyktighet Videre framkommer det i mandatet at prosjektgruppen skal utarbeide et konkret mål for reduksjon i administrativ ressursbruk. Prosjektgruppen har videre sett det som hensiktsmessig å utarbeide overordnede prinsipper for organisering av den administrative virksomheten. Ad. forslag til konkrete mål for reduksjon i administrativ ressursbruk: Data fra arbeidsmiljøundersøkelser viser at ansatte ved UiT jobber mye og at det oppleves tidspress og grupper av ansatte opplever utfordringer knyttet til forholdet jobb fritid. Dette er en utfordring UiT som arbeidsgiver må ta på alvor, og nye oppgaver og måter å jobbe på må medfører at det er ting vi ikke skal gjøre og/eller at arbeidsprosesser forenkles. Dette er et langsiktige arbeid og resultatene vil først kunne realiseres i et lengre tidsperspektiv. I kartleggingsarbeidet har prosjektgruppen innhentet informasjon fra pågående prosesser og arbeid ved andre institusjoner, både i Norge og utenfor landets grenser. Innhenting av erfaringer fra lignende prosesser er en viktig del av arbeidet, og det er gjort en benchmarking basert på DBH-tall, mot institusjoner vi ønsker å sammenligne oss med. Noen data fra dette arbeidet er gjengitt i tabellen under: UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2

6 Kategori/Indikator UiT UiO UiB NTNU NMBU Prosent vitenskapelige stillinger av antall årsverk totalt 56,4 55,3 59,9 58,9 52,6 Prosent administrative stillinger av antall årsverk totalt 26,4 26,2 23,0 22,8 20,8 Prosentvis adm. årsverk av sum adm.- og UFFårsverk 31,9 32,1 27,8 27,9 28,3 Antall studenter per adm.ansatt* 17,00 18,11 18,52 20,27 17,48 Publikasjonspoeng per adm.ansatt** 1,62 2,38 2,38 2,61 2,19 *Antall studenter delt på adm. årsverk eget grunnbudsjett ** Publiseringspoeng delt på adm. årsverk, all finansiering De UH-institusjonene man her sammenligner seg med har en annen profil på undervisningen og forskningen en det UiT har, noe som kan bidra til å forklare noe av resultatene. Det er derfor viktig at man har et overordnet blikk på dette og fokuserer på hovedtrekkene i tallmaterialet. Med unntak av prosent vitenskapelige stillinger av antall årsverk totalt kommer UiT ut blant de dårligste i sammenligningen. I kategorien prosent administrative stillinger av antall årsverk totalt ser man at UiT sammen med UiO kommer dårligst ut, og at de tre andre har mellom 3,4-6% bedre forhåndstall. I kategorien prosentvis adm. årsverk av sum adm.- og UFF-årsverk kommer UiO dårligst ut, med UiT som nest dårligst. De tre andre universitetene i sammenligningen har 3,6-4,1% bedre forhåndstall. For å se antall administrative ansatte i sammenheng med kjernevirksomheten, er det regnet ut forhåndstall til studentantallet og produksjonen av publikasjonspoeng. I den første beregningen antall studenter per adm.ansatt ser man at forholdstallet er ganske likt for de fem institusjonene, men at UiT sammen med NMBU kommer dårligst ut. I den siste kategorien publikasjonspoeng per adm.ansatt kommer UiT klart dårligst ut, nært 1 publikasjonspoeng dårligere per administrativ ansatt sammenlignet med NTNU, som har det beste forhåndstallet. Konklusjonen basert på de data prosjektgruppen har framskaffet, er at vi har et forbedringspotensialet i forhold til de fire øvrige institusjonene innenfor flere områder, og at dette underbygger behovet for å se på administrasjonen ved UiT og hvordan den utnyttes og dimensjoneres. Dette kan ha mange årsaksforklaringer, og sammenligninger av denne typen kan inneholde feilkilder og usikkerhet rundt hva som ligger i tallene. Det overordna bilde er likevel relativt tydelig på at UiT har et potensiale for forbedring, både i forhold til ressursbruk knyttet til administrasjon, men antagelig også i forhold til produksjonsøkning (Se S 30/15 Forsknings- og utdanningsmeldingen 2014). Prosjektgruppen har diskutert fastsettelsen av et konkret mål med utgangspunkt i datamaterialet og vurdert hvordan man best setter mål som er forståelig og relevant å styre etter. Prosjektgruppen har valgt å fremme et mål som er koblet på kjernevirksomheten, og på bakgrunn av dette fremmes følgende konkrete mål for arbeidet: Antall administrative ansatte (årsverk) skal ikke overstige 30% av det totale antallet UFF og administrative stillinger Hva betyr dette målet i praksis, eks.: Fordelingen var i 2014 på 31,9%. Med 1639,5 UFF årsverk kan ikke antall adm. årsverk oversige 722,5 for at andelen adm. stillinger skal være innenfor 30% av summen. Det ville medført 46,2 færre administrative stillinger i UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 3

7 I det videre arbeidet med Adm2020 vil det være viktig å identifisere tiltak som gjør det mulig for UiT som organisasjon gjøre nødvendige grep for å nå målet. Ad. prinsipper for administrativ organisering: UiT strategi Drivkraft i Nord setter klare ambisjoner for vår virksomhet, og det er betimelig å stille spørsmål om vår administrative organisering er egnet til å nå de målene, og gjør oss rustet til å møte fremtidens utfordringer. Det er i mandatet til prosjektgruppen for Adm2020 gitt i oppdrag å skille tydeligere mellom tjenesteproduksjon/spesialfunksjoner på den ene siden og rådgivertjenester/ lederstøtte på den andre. Dette i tillegg til de ulike målene i mandatet, har gjort at prosjektgruppen ser det som formålstjenlig å etablere overordnede prinsipper for den administrative organiseringen ved UiT. Prinsippene vil danne utgangspunktet for det videre arbeidet i prosjektgruppen og underliggende prosjekter i regi av Adm2020 og i annet organisatorisk utviklingsarbeid ved UiT. Prinsippene vil også være et utgangspunkt for arbeidet med å integrere administrasjonene ved høgskolene i Harstad og Narvik i forbindelse med fusjonene. Forslag til overordnede organisasjonsprinsipper: UiT skal ha én administrasjon o Administrasjonen skal støtte opp under utdanning, forskning, formidling og kunstnerisk utviklingsarbeid o Organisering av administrasjonen skal sikre tilstrekkelig robuste og sterke miljøer. Små og sårbare administrative miljø skal unngås o Administrative oppgaver og prosesser kan organiseres uavhengig av den faglige linjen hvis dette gir en bedre oppgaveløsning o Administrativ oppgaveløsning skal standardiseres på tvers av nivå og enheter - med virkeområde for hele organisasjonen UiT skal ha en hensiktsmessig styrings- og ledelsesstruktur. Dette innbefatter at: o Det skal være tilgjengelig lederstøtte som muliggjør styring og ledelse o Rammeverk for strategi-, budsjett- og rapporteringsarbeid skal være standardisert i hele organisasjonen o Kontroll skal være risikobasert og ikke innbefatte mer enn ett kontrollnivå UiT skal drive kontinuerlig forbedring, digitalisering og forenkling av arbeidsoppgaver Kompetansehevning skal brukes aktivt i utvikling av administrasjonen Drift og utvikling av administrasjon skal hensynta en ambisjon om likhet i tjenestetilbudet til ansatte og studenter Universitetsdirektørens vurdering UiT har vært i en rivende utvikling de siste årene bl.a. gjennom to fusjoner og to nye på trappene, og det har vært en vekst i antall studenter, ansatte, ekstern virksomhet mv. UiT er et flercampusuniversitet med store geografiske avstander, noe vi enda tydeligere vil oppleve etter fusjonene med høgskolene i Harstad og Narvik. I tillegg ser vi økte krav til institusjonen, gjennom sentrale pålegg som reduksjon av «tidstyver», digitaliseringsreformen og krav om felles systemløsninger og økt standardisering både i forhold til rutiner, arbeidsprosesser og digitale løsninger (se Meld.st. 18 ( ) kap. 6). Samtidig med dette skal UiT følge opp Drivkraft i nord og arbeide for å bli internasjonalt ledende innenfor fem satsningsområder. Alt dette gjør at det er nødvendig med en gjennomgang av de administrative prosessene og oppgavene for å samkjøre, effektivisere og forbedre disse. Universitetsdirektøren har liten tro på at en sentral utredning vil gi oss det nødvendige beslutningsgrunnlaget for å utvikle en administrasjon UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 4

8 som kan møte framtiden. Dette vil være et stegvis og kontinuerlig arbeid. Arbeidet vil kreve involvering blant de som jobber med de ulike oppgavene og er et arbeid som vil ta tid. Vi har de siste årene langt ned en betydelig innsats for å gjøre institusjonen i stand til å jobbe med forbedringsarbeid gjennom prosjektet Forbedringsprosessen. Denne kunnskapen og de erfaringene vi har høstet gjennom dette prosjektet skal vi bygge videre på. Utfordringene vi står ovenfor vil kreve at vi våger å tenke nytt, både i forhold til ledelse, arbeidsdeling, delegasjonsgrad og organisering innenfor en enhetlig administrasjon for at UiT skal kunne drives effektivt. I henhold til Lov om universiteter og høgskoler er universitetsdirektøren leder for universitetets samlede administrative virksomhet, innenfor de rammene styret fastsetter. Den konkrete målsetningen for arbeidet med Adm2020 og de overordnede prinsippene for administrativ organisering gir oss et klart rammeverk for den administrative utviklingen i tiden fremover. Regjeringen har også vært tydelig på at man forventer at håndteringen av reformen er en del av en planlagt prosess ((I Prop. 1S ( ) s.89). Arbeidet med Adm2020 og utarbeidelsen av et konkret mål og overordnede prinsipper for administrativ organisering er UiTs tilnærming til dette. Lykkes vi ikke å ta ned ressursbruken innenfor administrasjon, vil kuttet i bevilgningen i verste fall ramme vår undervisnings- og forskningsvirksomhet, noe som vil være imot hensikten med effektiviserings- og avbyråkratiseringsreformen. Universitetsdirektøren mener det er særs viktig at man unngår en slik effekt. UiT er ikke den eneste institusjonen som jobber med denne problematikken, og universitetsdirektøren anser det derfor som viktig at UiT kobler seg på de nasjonale prosessene og deltar i samarbeidsprosjekter i sektoren der hvor det er naturlig. Universitetsdirektøren anser både konkretiseringen av mål for arbeidet og prinsipper for administrativ organisering som strategisk og prinsipielt viktige for UiTs virksomhet og imøteser styrets diskusjon og innspill. Lasse Lønnum universitetsdirektør Dokumentet er elektronisk godkjent og krever ikke signatur Saksbehandlere: André Løvik og Viggo Johannessen UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 5

9 Universitetsledelsen Arkivref.: 2015/3236/ALO000 Dato: Avdeling for bygg og eiendom Avdeling for forskning og utviklingsarbeid Avdeling for IT Avdeling for kommunikasjon og samfunnskontakt Avdeling for personal og organisasjon Avdeling for utdanning Avdeling for økonomi Det helsevitenskapelige fakultet Det juridiske fakultet Det kunstfaglige fakultet Fakultet for biovitenskap, fiskeri og økonomi Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning Fakultet for naturvitenskap og teknologi Finnmarksfakultetet Tromsø Museum - Universitetsmuseet Universitetsbiblioteket Etablering av prosjektgruppe for administrasjon 2020 Flere forhold, slik som vekst i antall studenter og ansatte, fusjoner, avbyråkratiserings- og effektiviseringsreformen, investeringer i nye bygg og vår egen strategi, har gjort det nødvendig for UiT å se på den administrative organiseringen av virksomheten. Universitetsdirektøren har i den forbindelse nedsatt en prosjektgruppe som skal arbeide med dette. Prosjektgruppen består av følgende medlemmer: Ass. universitetsdirektør Britt Elin Steinveg, leder. Dekan Sonni Olsen, HSL-fak. Fakultetsdirektør Kjetil Kvalsvik, Helsefak. Instituttleder Yngve Birkelund, NT-fak Kontorsjef Tone Osnes, BFE. Seksjonsleder Kjersti Dahle, Jurfak. Avdelingsdirektør Heidi Adolfsen, UTA. Seksjonsleder Rune Sundelin, Finnfak. Vivi Ann Jacobsen, fagforeningsrepresentant NTL André Løvik og Viggo Johannessen utgjør sekretariatet for arbeidet. Universitetsdirektøren anser det som av stor betydning at hele organisasjonen er involvert i dette arbeidet, noe som også avspeiles i sammensetningen av prosjektgruppen. Utover dette vil fakultetsdirektørene og avdelingsdirektørene benyttes aktivt inn i arbeidet. Utvidet ledermøte vil benyttes som referansegruppe Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

10 underveis. Fra årsskiftet vil arbeidet også innbefatte de innfusjonerte enhetene fra høgskolene i Harstad og Narvik. Målet i fra Drivkraft i Nord - UiT 2020, hvor det heter at UiT skal ha et godt arbeidsmiljø og en effektiv, robust og fleksibel organisasjon som bidrar til at UiT når sine mål, vil være overbyggende for prosjektgruppens arbeid. Ytterligere detaljering av mål og prosjektgruppens oppdrag, fremgår av gruppens mandat. Prosjektgruppen vil avholde sitt første møte 26. juni. Vennlig hilsen Lasse Lønnum universitetsdirektør Saksbehandler: André Løvik Vedlegg: Mandat prosjektgruppe adm2020 UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2

11 Mandat prosjektgruppen adm2020 I strategien Drivkraft i Nord UiT 2020 heter det: UiT skal ha et godt arbeidsmiljø og en effektiv, robust og fleksibel organisasjon som bidrar til at UiT når sine mål. Flere forhold gjør det nødvendig å stille spørsmål om vår administrative organisering er egnet til å nå dette målet, og om vi har en administrasjon som er rustet til å møte utfordringene frem mot UiT har opplevd en formidabel vekst i antall studenter og ansatte i løpet av de siste ti årene. Dette blant annet som et resultat av to fusjoner, tildelte studieplasser og økt forskningsaktivitet. Administrativt har fokus vært rettet mot å håndtere denne utviklingen, men uten at det er blitt stilt spørsmål knyttet til hvordan de administrative tjenestene overordnet er organisert eller oppgavedelingen mellom nivåer. Med noen unntak følger dagens administrative oppgavefordeling den faglige organiseringen gjennom (minst) tre organisasjonsnivåer ved UiT. I tillegg til dette ser man en rekke interne og eksterne forhold som gjør det nødvendig å se på organiseringen av den administrative virksomheten ved UiT: Fusjoner med utvidelse av antall campus og integrering av faglige og administrative miljø. Avbyråkratisering- og effektiviseringsreformen. Investeringer i nye bygg på om lag 400 millioner kroner over 15 år og varige økte driftskostnader som følge av økte arealer. Ny strategisk plan hvor UiT skal bli verdensledende innenfor 5 tematiske områder, satse tverrfaglig og -fakultært, forbedre undervisningskvalitet, osv. Sentrale pålegg som reduksjon av «tidstyver», digitaliseringsreformen og krav om felles systemløsninger og økt standardisering både i forhold til rutiner, arbeidsprosesser og digitale løsninger (se Meld.st. 18 ( ) kap. 6). Universitetsdirektøren finner det derfor nødvendig å sette ned en prosjektgruppe for se på den administrative organiseringen av UiT. Mål og forutsetninger for arbeidet I en fremtidig administrativ organisasjonsmodell bør det etter universitetsdirektørens oppfatning i større grad enn i dag skilles mellom tjenesteproduksjon/spesialfunksjoner på den ene siden og rådgivertjenester/lederstøtte på den andre. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 3

12 Tjenesteproduksjon bør i vår virksomhet kunne betraktes som en fellestjeneste som leveres til fagenhetene. Dette er i tråd med departementets tekning om institusjonenes framtidige organisering. En framtidig organisering av arbeidsoppgaver kan framstilles grovt på denne måten: Distribusjon Høy Lav Organisering Lokal 1. Tjenester som gjelder mange ved en enhet, men ikke hele UiT 3. Lederstøtte og rådgivning for enheten (strategi, planer, budsjett) Sentral 2. Standardiserte tjenester til hele organisasjonen Fellesproduksjon 4. Spesialistfunksjoner UiT Styringsfunksjoner Mål for prosjektgruppens arbeidet Utover å nå det overordnede målet fra drivkraft i nord er følgende mål førende for hva man ønsker å oppnå med dette arbeidet. Flyteffektivitet i arbeidsoppgaver og prosesser hvor brukeren (ansatte og studenter) settes i sentrum Sette organisasjonen i stand til å ta inn forbedringsforslag fra ansatte og fra pågående og framtidige forbedringsprosesser Etablere mer robuste administrative miljøer Digitalisering og standardisering av arbeidsoppgaver/-flyt, og mer kostnadseffektiv forvaltning Likt tjenestenivå uavhengig av enhet Fortsatt tilgang til brukernære tjenester for studenter, ansatte og ledere Lik behandling av studenter Økt administrativ fleksibilitet og tilpasningsdyktighet Oppgaver for prosjektgruppen vil være: Prosjektgruppen har som oppgave å koordinere aktiviteten i arbeidet med adm2020 og utarbeide og innhente beslutningsgrunnlag for universitetsdirektøren. Arbeidet vil foregå i hele organisasjonen. Gruppen skal ha et overordnet ansvar for å knytte prosesser sammen der det er formålstjenlig og sikre god samhandling med Forbedringsprosessen, med pågående fusjonsarbeid og aktuelle nasjonale tiltak. Prosjektgruppen skal: Utarbeide forslag til framdriftsplan for prosjektet ( ). Utarbeide et konkret mål for reduksjon i administrativ ressursbruk. Utarbeide forslag til gjennomgående tiltak knyttet til administrativ organisering (organisasjonsarkitektur/-prinsipper) ved UiT. Utarbeide en samlet oversikt over innkomne forslag fra 2010 og så langt i dette arbeidet, og foreslå prioritering mellom disse. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 4

13 Hente erfaringer fra tilsvarende prosjekter ved andre læresteder i UH-sektoren. I samarbeid med fakultet, enheter i administrasjonen og etablerte undergrupper foreta en kartlegging av oppgaver og se på mulighetene for standardisering og samkjøring av tjenester. Etablere og følge opp nødvendige undergrupper. Sikre god dialog og involvering underveis med etablerte fora som Utvidet ledermøte, fakultetsdirektørmøtet, avdelingsdirektørmøter og tillitsvalgte. Sørge for vurdering av fullmaktsstrukturen ved UiT. Sammensetning av prosjektgruppen: Arbeidet berører hele organisasjonen, både på langs og på tvers av nivåer. Det betyr at fakulteter, enheter, avdelinger, tillitsvalgte og ledelse må involveres i arbeidet på ulike måter. Ass universitetsdirektør Britt Elin Steinveg, leder. Dekan Sonni Olsen, HSL-fak. Fakultetsdirektør Kjetil Kvalsvik, Helsefak. Instituttleder Yngve Birkelund, NT-fak Kontorsjef Tone Osnes, BFE. Seksjonsleder Kjersti Dahle, Jurfak. Avdelingsdirektør Heidi Adolfsen, UTA. Seksjonsleder Rune Sundelin, Finnfak. Vivi Ann Jacobsen, fagforeningsrepresentant NTL André Løvik og Viggo Johannessen utgjør sekretariatet i for arbeidet. Fakultetsdirektørene og avdelingsdirektørene vil benyttes aktivt inn i arbeidet. Utvidet ledermøte vil fungere som referansegruppe. Ved en fusjon vil prosjektgruppen utvides med representanter fra campus i Harstad og Narvik. Forutsetninger og avgrensninger Arbeidet tar utgangspunkt i universitetsstyrets vedtak i møte 12. februar (S 5/15) i forbindelse med avbyråkratiserings- og effektivitetsreformen og utkast til prosjektskriv av presentert for utvidet ledermøte, fakultetsdirektørene og avdelingsdirektørene. Det forutsettes at det defineres nivå for den administrative tjenesteytingen, slik at servicetilbudet oppleves likt uavhengig av enhetens størrelse, og at det i arbeidet tas utgangspunkt i oppgaver som skal løses og at disse som helhet skal løses mest mulig hensiktsmessig og kostnadseffektivt. Lederstøtte og tjenester som kun gjelder en spesiell enheten, skal fortsatt organiseres og ledes lokalt. Videre skal alle arbeidsprosesser så langt som mulig digitaliseres (digitaliseringsreformen) og arbeidsprosesser skal standardiseres og sees i en helhet (effektiviseringsreformen). En slik modelltenkning krever at ledelsen er gjennomgående innen oppgaver sortert under samme «tjenesteproduksjonsområde» uavhengig av hvor personalet har sitt kontorsted, mens de brukernære tjenestene fortsatt skal ligge ved campus, fakultet og institutt. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 5

14 Innenfor hvert av de ulike tjenesteområdene defineres tjenestenivå ut fra to kriterier: 1. Lovpålagte oppgaver/sikkerhetsmessige aspekter, hensynet til helse, miljø og sikkerhet) og 2. Hva som er ønsket servicenivå innenfor de enkelte forvaltningsområdene. Organiseringen av administrative oppgaver/funksjoner på campuser utenfor Breivika skal utredes i forbindelse med pågående fusjonsprosess, men det forutsettes tett dialog mellom de to prosjektene. Universitetsdirektøren tar beslutninger innenfor alle administrative områder med unntak av organiseringer (endringer i organisasjonskartet, som tilligger styret selv). UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 6

15 Det kunstfaglige fakultet Arkivref.: 2015/3236 Dato: Universitetsledelsen Oppfølging av Adm2020 ved Det kunstfaglige fakultet Universitetsledelsen har i notat datert bedt enhetene gi tilbakemeldinger på hvilke tiltak som igangsettes for oppfølging av ADM2020 innen 30. januar 2016 innenfor følgende områder: Hvilke administrative funksjonsområder behøver ikke å være lokalisert ved campus i Tromsø? Hvilke administrative funksjonsområder og oppgaver kan løses gjennomgående for hele UiT? Administrative områder hvor det er naturlig å samarbeide på tvers av fakulteter og enheter Forhold i dagens fullmaktsstruktur som hindrer samling av administrative funksjonsområder og oppgaver Innspill til administrative oppgaver, eller deler av oppgaver som kan kuttes og/eller utføres mer effektivt av andre enheter Innspill til hvordan UiT skal håndtere målet om at «antall administrative ansatte skal ikke overstige 30% av det totale antallet UFF og administrative stillinger» Ambisjon for nedgang i antall administrativt ansatte ved egen enhet Administrativt ansatte ved Det kunstfaglige fakultet har over tid vært involvert i arbeidet med avbyråkratisering- og effektiviserings reformen (ABER), felles administrative tjenester (FAT), tidstyvprosjektet og deltatt på dagskurs i metodikk for forbedringsprosesser. Administrasjonen legger ned et stort engasjement knyttet til forbedringsarbeid ved egen arbeidsplass og har blant annet bidratt med mange og gode innspill, spesielt til regjerningens tidstyvprosjekt. Tillitsvalgte er videre holdt løpende orientert og har deltatt i drøftinger rundt organisering og oppgaveløsning ved fakultetet. Status antall administrativt ansatte ved Kunstfak Kunstfak ligger pr. i dag lavere enn det som er UiT-styrets vedtatte mål om at antall administrative ansatte (årsverk) ikke skal overstige 30% av det totale antallet UFF-stillinger og administrative stillinger. Status pr. januar 2016 er at administrative stillinger utgjør 28,35% av Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

16 totalt antall stillinger på 52,18 % 1 ved Kunstfak. Dersom vi tar ut støttestillinger av gruppen administrative stillinger, utgjør den administrative andelen 25,14 % 2 Kunstfak har derfor i sin oppfølging av ADM2020 ikke som mål å redusere antall administrativt ansatte. Vi er imidlertid opptatt av at administrasjonen ikke skal vokse, og derfor er alle spørsmål og utfordringer knyttet til ABER og FAT, og UiT-styrets vedtatte prinsipper knyttet til ADM2020 av største relevans og aktualitet. Universitetsledelsens spørsmål som er sitert innledningsvis er satt inn i tabellen under. En del spørsmål, som tidligere er besvart gjennom ulike innspill til tidstyver og FAT, er ikke repetert her: Spørsmål Forslag stikkord Andre kommentarer Hvilke administrative funksjonsområder behøver ikke å være lokalisert ved campus i Tromsø? Hvilke administrative funksjonsområder og oppgaver kan løses gjennomgående for hele UiT Administrative områder hvor det er naturlig å samarbeide på tvers av fakulteter og enheter Forhold i dagens fullmaktstruktur som hindrer samling av administrative funksjonsområder og oppgaver Innspill til administrative oppgaver, eller deler av oppgaver som kan kuttes og/eller utføres mer effektivt av andre enheter Innspill til hvordan UiT skal håndtere målet om at «antall administrative ansatte «antall administrative ansatte ikke skal overstige 30% av det totale antallet UFF og administrative stillinger» Ambisjon for nedgang i antall administrativt ansatte ved egen enhet Ferieregistrering vitenskapelige ansatte Foreldrepermisjoner Arkiv Samme som over Vitenskapelig personale bør vises til standardisert ferieavvikling i sommerperioden (ala UNN løsninger med definerte ferieperioder) Annonsering og websider Kunstfak vil se nærmere på mulighet til deling av tjenester knyttet til denne delen av formidlingsarbeid/ rekruttering FS tilganger Regnskap/økonomi eks interne overføringer/korrigeringer som krever at man må innom ØA for endelig korrigering. Viser til tidligere innspill tidstyver. Arbeidsfordeling mellom UTA og KSA bør gjennomgås og forenkles. Blir gjort en del dobbeltarbeid, arbeid som ikke henger helt sammen og også skaper støy i organisasjonen Forvaltning av bygg i leide bygg bør settes bort Unngå rammeavtaler som medfører store endringer i infoflyt, opplæring og atferd i øvrig organisasjon eks rammeavtale med Via som samtidig krever masse opplæring og endret atferd av samtlige ansatte. Ha fokus på færrest mulig ledd i all arbeidsflyt Kunstfaks ambisjon er å ikke vokse mer i antall administrativt ansatte. Kunstafk ligger under vedtatt andel adm ansatte Generelt: UiT-styrets vedtatte prinsipp om riskobaserte kontrollsystemer vil kunne føre til mange forenklinger og bidra til at vi unngår flere ledd i oppgaveflyt Der UiT leier bygg blir det lite hensiktsmessig å fordele driftsoppgaver mellom utleier og BEA. Skaper mange problemer/diskusjoner og uklarheter. Bør settes ut, alternativt inngå i leieavtaler. Kunstfak vil unngå administrativ vekst og jobber med effektivisering, avbyråkratisering og bedre utnyttelse av ressurser på tvert av enhetene. 1 Sum hele stillinger, gjenspeiler ikke antall personer. Inkluderer faste tilsatte, åremål og ansatte på kvalifikasjonsvilkår, samt 340 % vitenskapelige stillinger under ansettelse. Inkluderer ikke vakant stilling i piano. 2 I styrets vedtak inngår ikke såkalte støttestillinger, gjerne kalt tekniske stillinger. Stillinger som verksmester 50 %, tekniker Kunstakademiet 75 % og produsent 100 % er ikke riktig registrert i DBH, der kun 0,8 tekniske stillinger er riktig registrert. Tallet som fremgår her tar høyde for riktig andel støttestillinger. Ved Musikkonservatoriets administrasjon har videre én administrativt ansatt tekniske oppgaver i sin stilling, tilsvarende omtrent 30 %. Dette er ikke korrigert i andelen administrativt ansatte. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@kunstfak.uit.no/ uit.no 2

17 Kunstfaks oppfølging av vedtatte prinsipper i ADM2020 Under følger kommentarer til en del av UiT-styrets vedtatte prinsipper i ADM2020. o o Administrative oppgaver og prosesser kan organiseres uavhengig av den faglige linjen hvis dette gir en bedre oppgaveløsning Administrativ oppgaveløsning skal standardiseres på tvers av nivå og enheter - med virkeområde for hele organisasjonen Kommentarer: Kunstfaks administrasjon har lang tradisjon for å utføre oppgaver på tvers av enhetene, og oppgaveløsning på ulike nivå fremgår også av en del stillingsbetenkninger. Dette er grunnen til at fakultetet i dag kan drives effektivt med en så lav andel administrativ ansatte som det gjør. Ettersom organisasjonsstrukturen ved Kunstfak følger UiTs struktur, er denne praksisen imidlertid ikke så synlig. Fakultetet har nå under vurdering en tydeligere teamorganisering av de administrative ressursene på tvers av fakultetets enheter. Kunstfak jobber også med større grad av standardisering av oppgaveløsning knyttet til reiser og studieadministrative oppgaver. o Organisering av administrasjonen skal sikre tilstrekkelig robuste og sterke miljøer. Små og sårbare administrative miljø skal unngås Kommentarer: Ved fakultetet tilstrebes en administrativ praksis som innebærer at ansatte i stor grad jobber på tvers av enhetene, noe som bidrar til at man får innsikt i og kunnskap om hverandres arbeidsoppgaver. Dette får som konsekvens at flere kan utføre de samme oppgavene, noe som gir en mer robust administrasjon. Dette er har fakultetet som målsetning å utvikle videre i tiden fremover. o Kontroll skal være risikobasert og ikke innbefatte mer enn ett kontrollnivå Kommentarer: Dette følger vi med spenning. Konkretisering av dette prinsippet vil spesielt innenfor regnskap/økonomi, lønn og personal, samt studieadministrasjonen kunne forenkle arbeidsflyt og effektivitet. UiT skal drive kontinuerlig forbedring, digitalisering og forenkling av arbeidsoppgaver Kommentarer: Kunstfak er i gang med og vil økende grad følge dette opp. Blant annet har vi med god erfaring tatt i bruk elektronisk innlevering av reiseregning for en bestemt gruppe reisende (Unge Musikere). Handtering og ikke minst oppfølging dersom det er mangler på innleverte reisebilag, er betydelig forenklet. Ordningen utvides fra våren 2016 til også omfatte reisegruppen Sensorer. Ytterligere forenkling vil senere kunne omfatte alle reiser (ikke ansatte som leverer i PAGA), samt innlevering av andre bilag (lønn, honorar, timelister mm). UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@kunstfak.uit.no/ uit.no 3

18 Fakultetet skal videre fra høsten 2016 ta i bruk et nytt system for oppsett av arbeidsplaner for vitenskapelig personell 3. Det er forventet en bedre ressursdisponering og betydelig effektivisering av nødvendig administrativ innsats som følge av dette arbeidet. Innenfor daglig drift er vi videre godt i gang med å sortere og kategorisere en del tidstyver i et felles Hyppig-stilte-spørsmålssystem som skal være tilgjengelig for ansatte, eksterne og studenter. Ved Kunstakademiet og Musikkonservatoriet er utlån av diverse utstyr til ulike produksjoner/ utstillinger en betydelig oppgave som kan forenkles ved bruk av samme strekkodesystem som biblioteket benytter. Dette vil bli undersøkt nærmere. Kompetansehevning skal brukes aktivt i utvikling av administrasjonen Kommentarer: Ved Kunstfak har administrativt ansatte annuum til disposisjon som kan benyttes til tiltak som styrker den enkelte ansattes fagadministrative kunnskapsnivå. Relevante kurs og reiser dekkes utover dette også normalt av fakultetet. Det bør imidlertid over tid i større grad utarbeides definerte kompetanseutviklingsmål som følges opp på en systematisk måte. Andre tiltak ved Kunstfak Å bli blir mer effektive og mindre byråkratiske er riktige og viktige målsettinger, men måloppnåelse mer effektivitet og mindre byråkrati vil ofte i første omgang betyr at det frigis tid til å gjøre mer. Forvaltning i en kunnskapsorganisasjon virker innenfor en organisk struktur som legger til rette for kreativitet og innovasjon; når kapasitet blir frigjort gir det rom for vekst og kapasitet til å gå i gang med nye oppgaver. Kunstfak har derfor i tidligere innspill påpekt at kutt og effektivisering i administrasjon også må innebære en eksplisitt målsetning om reduksjon i omfanget av administrative oppgaver. UiT kan for eksempel fastsette at flere felles arrangementer/aktiviteter som eksempelvis student/kandidatundersøkelser, arbeidslivsdag, arbeidsmiljødag, årsfest, arbeidsmiljøundersøkelser osv. settes inn i en rulleringsplan der man alternerer mellom ulike tiltak som strekker seg utover de tidfestete ordninger som eksisterer i dag. Det foreligger en hel del aktiviteter som inngår i Universitetets felles kalender, og som samlet sett stiller store krav til administrasjon. 3 I første rekke for vitenskapelig ansatte ved Musikkonservatoriet, på et senere tidspunkt også ansatte ved Kunstakademiet UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@kunstfak.uit.no/ uit.no 4

19 På samme vis er det nødvendig at Kunstfak ser nærmere på egen aktivitet og vurderer hvorvidt vi i større grad skal sette tak på, alternativt redusere, for eksempel ulike aktiviteter/tiltak som øker antall produksjoner/evenementer, gjesteforelesere, bruk av eksterne sensorer, eksterne samarbeidsavtaler, utvekslingsavtaler osv. for å unngå at administrasjonen vokser. Dette vil vurderes mer inngående i den videre prosessen. Anne Aagaard Fakultetsdirektør UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@kunstfak.uit.no/ uit.no 5