Sak til regionkonferansen

Transkript

1 Sak til regionkonferansen Dato: , oppdatert Saksbehandler: Henry J. Grindheim, regionkasserer Saken gjelder: 3.A Regionens regnskap Inntekter Regnskap Note Budsjett Differanse Regnskap Member at Large Kontingent KFUK/M Overskudd Norsk Symbolika Annonser Medlemshåndboka Refusjon MVA SDS Midler overført fra Area Europa Andre inntekter * Sum inntekter Driftskostnader Kontingenter Internasjonal kontingent Area kontingent Area ext fond, SAEF Sum Area kontingent Kontingent KFUK/M Sum kontingenter Reiseugifter regionstyret Regionkonferansen reise og opphold Distriktsledelsen, utgifter Tjenesteledere, utgifter Høst/vårmøte Lov og kontrollutvalget Sum reiseutgifter Arrangementer Styremøter Regionkonferansen Andre møter, vekstseminarer YES aktiviteter Andre møter Sum arrangementer Administrasjon Saksforelegg Sak 3.A Regionens regnskap Side 1

2 Regnskap Note Budsjett Differanse Regnskap Regionsledelse, administrasjon Medlemshåndboka Y's Magasinet Tjenesteledere, administrasjon Distriktsledelse, administrasjon Etablering nye klubber, PR Sum administrasjon Øvrige utgifter Diverse utgifter Refusjon BF delegater Datautgifter Trykk og kopiering, brosjyrer Reklame, annonsering Regnskapsføring (ny programvare) Porto Gjenopprettelse reisefondet TT Russiske deltagere avsatt 2014/15 utbet h Garanti, AC Uforutsette utgifter Sum andre utgifter Sum utgifter Driftsresultat Finansposter Renteinntekter Renteutgifter og gebyrer Sum finansposter Resultat før overføring av prosjektm Prosjektinnbetalinger Forpliktende prosjekter Nødhjelpsfond Russlandsarbeidet Norges KFUK/M speidere KFUK/M Global Sum innbetaling forpliktende prosjekter Frivillige prosjekter Alexander studiefond Tween Sing Saksforelegg Sak 3.A Regionens regnskap Side 2

3 Regnskap Note Budsjett Differanse Regnskap YEEP STEP YES Brotherhood fund Time of Fast Global Roll back Malaria Reisefond Changemaker Sum innbetalinger frivillige prosjekter Utbetaling/overføringer forpliktende prosjekter Nødhjelpsfond Russlandsarbeidet *** Norges KFUK/M speidere KFUK/M Global Sum utbetalinger forpliktende prosjekter Utbetalinger/overføringer frivillige prosjekter Alexander Studiefond ** Tween Sing YEEP STEP Fond YES ** Brotherhood Fund ** Time of Fast Global ** Roll back Malaria ** Reisefond 722 Changemaker Sum utbetalinger frivillige prosjekter Sum utbetalinger/overføringer Resultat etter overførsler * Dette er overskudd fra regionkonferansen 2015 **Forskjellen mellom det som er betalt inn og det som er betalt ut skyldes differanse i valutakurs fra melding til banken ble gitt og tidspunktet beløpet ble overført ***De reelle utbetalinger kom på Det resterende skyldes en utbetaling foretatt i 2013/2014, men som ikke var belastet regnskapet tidligere Saksforelegg Sak 3.A Regionens regnskap Side 3

4 Balanse pr : EIENDELER Bank driftskonto, Bank sparekonto, Sum eiendeler EGENKAPITAL OG GJELD Egenkapital pr Opptjent forrige år ( ) Årets resultat ( ) Fondsavsetninger (se under) Innbetaling fra klubber i forbindelse med klubbnedleggelse: (Horten og Borre 2014/2015, Storeholmen, Bergen, Tonsen) Sum egenkapital og gjeld Spesifikasjon av fondsavsetninger YEEP/STEP Nødhjelpsfond Reisefond Utviklingsfond Solidaritetsfond Brorskapsfondet (BF) Saksforelegg Sak 3.A Regionens regnskap Side 4

5

6 Sak til regionkonferansen Dato: , oppdatert Saksbehandler: Henry J. Grindheim, regionkasserer Saken gjelder: 3.B Regnskap Norsk Symbolika Inntekter Salgsinntekter ,00 Renteinntekter 3,00 Sum inntekter ,00 Utgifter Varekjøp 5 761,23 Reise og adm utgifter 2 919,70 Porto og forsendelsesutgifter 1 278,00 Bankgebyrer 15,00 Sum utgifter 9 973,93 Driftsresultat ,07 Dette beløpet er overført til Region Norge ultimo juni 2016 Balanse Bankbeholdning 1.juli ,00 Bankbeholdning 1.juli ,00 Regnskapet er satt opp av regionkasserer på grunnlag av regnskapstransaksjonene. Regnskapet er revidert av Gudbrand Robsahm-Kjørven Saksforelegg Sak 3.B Regnskap Norsk Symbolika Side 1

7 Sak til regionskonferansen Dato: Saksbehandler: Svend B. Jacobsen, regionsleder Saken gjelder: 4 Regionstyrets arbeidsplan Motto for perioden: «Fri og frivillig» Hvordan kan vi som Y s Men kombinere mottoet med vårt tjenesteoppdag? Vi bor i ett fritt og demokratisk land, med et stabilt styresett. De fleste av oss har en økonomisk handlefrihet og er frie til å gjøre som vi vil. Gjennom vår kristne tro er vi fri gjennom Bibelens budskap. Hvordan vil vi bruke denne friheten? Mange benytter friheten til å bidra med tjenester for menigheter og organisasjoner i lokalmiljøet. Det norske ordet dugnad har gjennomsyret vår kultur siden starten i Norge i Utfordring nr 1 Flere klubber På få år er over 20 klubber nedlagt. Ved inngangen til har regionen 48 klubber. Siste år er 6 klubber nedlagt. I løpet av de siste 30 år har vi mistet 45 klubber. Mål: Etablere 5 nye klubbkjerner i Region Norge, hvorav 2 i Nord-Norge og 1 i Oslo. Hvordan: Gjennom samarbeidsavtalene med Norges KFUK-KFUM og KFUK-KFUM-speiderne skal vi finne frem til egnede steder/lokalmiljøer for nye klubbkjerner som i løpet av 1 2 år kan bli chartret som klubb. Her vil Regionstyret bidra i større grad enn tidligere sammen med distriktsledere der dette er naturlig. K/M-kretsene vil også bidra i arbeidet. Gjennom SDS og YES midler fra organisasjonen kan vi finansiere noe ekstra reise- og ledertreningsaktivitet med sikte på etablering. Den møteformen som er mest benyttet i dag er ikke den eneste. Det er blitt åpning for å skape nye klubbmodeller som kan være knyttet til hobby-aktiviteter. Utfordring nr 2 Flere medlemmer Mange klubber har problem med å opprettholde antall medlemmer, i hovedsak på grunn av høy alder. De samme klubbene har ikke vært tilstrekkelig fokusert på denne problemstillingen over flere år. De oppstår ofte et aldersspenn mellom nye medlemmer og den eksisterende medlemsmasse. Flere klubber er offisielt mannsklubber, men har klubbmøter med ektefeller/- ledsagere. Noen klubber er svært aktive på rekrutteringsfronten og vokser fra halvår til halvår. Mål: Alle klubbene skal minst opprettholde sitt medlemsantall. Nye medlemmer tilføres i hovedsak gjennom nye klubber. Regionen har som mål å vokse med 75 medlemmer frem til utgangen av medlemsåret. Saksforelegg Sak 4 Regionstyrets arbeidsplan Side 1

8 Hvordan: Det siste året har vi gjennom dagseminarer utfordret klubbene til å skape sin egen «Visjon» og planer for «Vekst og utvikling» de nærmeste år. Bakgrunnen for dette er å skape entusiasme og trygghet i egen klubb. Kunnskap om arbeidet er viktig. Alle klubbene vet hva de skal gjøre for å få flere medlemmer. Utfordringen er «å gjøre det». I mange klubber er høy gjennomsnittsalder til hinder for nye medlemmer. Her vil en ny klubb ofte være løsningen. Utfordring nr 3 Flere frivillige Y s Men drives på frivillig basis. Derfor trenger vi frivillige som kan bruke ett år eller tre på å være frivillig i VÅR organisasjon. Hvis ingen prioriterer arbeidet for Y s Men utenfor sin egen klubb mister vi fremdrift og styring på de nødvendige oppgaver som må utføres i regionen. Vi trenger en jevn tilgang på nye regionsledere, distriktsledere og tjenesteledere. Mål: Vi ønsker å skape en kultur hvor det skal være og føles godt å være frivillig i vår organisasjon. Vi må fokusere på at også vår organisasjon har behov for medlemmer som ønsker å påta seg regionale tjenesteoppgaver. Hvordan: Oppmuntre dagens ledere til å snakke «opp» gleden og utfordringen ved å påta seg ansvar. Det er hverken skummelt eller farlig. Dessuten må regionstyret benytte alle anledninger til å søke etter kandidater. Samtidig må vi kommunisere nødvendigheten av at klubbene bistår med kandidater og oppmuntre egne medlemmer. Utfordring nr 4 Økonomi Region Norge er i mange sammenhenger er stor region, både i utstrekning og medlemstall. Antall medlemmer er ikke redusert i samme grad, da det ofte er små klubber som legges ned. Færre medlemmer gir mindre inntekter. Mindre inntekter gir mindre muligheter. Aktivitetsnivået må tilpasses økonomien. Det er ikke sikkert at måten vi jobbet på for 10 år siden er hensiktsmessig i dag. Vi er en del av en rivende teknologisk utvikling som det er naturlig at vi tar del i. Mål: Vi ønsker å ha et budsjett i balanse. Vi må prioritere arbeidet med nye klubber og frivillige. Det kan medføre at vi må redusere på andre kostnader. Hvordan: En stram økonomi krever sterk styring. Vi opprettholder eget Y s Magasin, men kun som et PDF-dokument som kan skrives ut av hvert enkelt medlem. Regionen dekker kostnader for utskrift og porto til medlemmer som ikke har e-post-adresse. Medlemshåndboka fortsetter som før i samme format og med ca 140 sider. Styremøtene (ca 10 pr år) holdes i hovedsak (80 %) på Skype. Vi vil vurdere antall tjenesteområder som skal ha egen tjenesteleder. Saksforelegg Sak 4 Regionstyrets arbeidsplan Side 2

9 Utfordring nr 5 Ledertrening Mange klubber har kompetente styrer til å lede klubben gjennom året. Noen medlemmer har vært president eller distriktsleder flere ganger. Likevel kan det være vanskelig for dem å få med seg nye rutiner og ta hensyn til regionstyrets ønsker og behov. Det er også utfordrende at ledere byttes ut hvert år. Mål: Vi ønsker å gi alle leder en god anledning til å lese seg opp på kunnskap om organisasjonen, hvordan den er sammensatt og hvilke prosjekter som det jobbes med. Hvordan: Regionstyret vil fokusere på å gjøre denne type informasjon tilgjengelig på internett. Her kan vi fortløpende legge inn ny informasjon. Tidligere var noe av den informasjon i medlemshåndboka. Tiden for fysiske permer er over. Men det er også viktig at klubbene lager sine egne interne rutiner (årshjul) som tar høyde for hva og når ting skal skje i klubben. Regionstyret legger også opp til at det blir fast rutine at distriktsledere og tjenesteledere har en egen samling sammen med regionstyret under regionskonferansen. Ett-årige funksjonsperioder gir ett stort forbruk av ledere. Prosjekter For kommende arbeidsår ønsker regionstyret at klubbene fokuserer på følgende prosjekter: Prosjekt/Fond Beløp Andel Per medlem Bidrag Region Russland kr ,2 % kr 7 Brorskapsfondet (BF) kr ,6 % kr 18 KFUK-KFUM Global kr ,6 % kr 51 Norges KFUK-KFUM kr ,1 % kr 37 Norges KFUK-KFUM-speidere kr ,8 % kr 26 Roll Back Malaria kr ,3 % kr 44 Time of Fast (TOF) kr ,3 % kr 110 Yeep - Step kr ,2 % kr 7 Yes - SDS kr ,9 % kr 30 Sum Prosjekter kr ,0 % kr 330 Regionstyret ønsker at alle prosjektinnbetalinger skal være frivillige. Regionstyret vil legge opp til en rutine for neste år (2017/18) slik at organisasjonene må søke om tilskudd til konkrete prosjekter og at det legges opp til regelmessig tilbakemelding fra de prosjekter som har fått støtte. Regionstyret ønsker at distriktslederne skal være med på å fastsette hvem som skal få støtte. Med mindre klubbene spesifiserer hvordan innbetalingen skal fordeles, vil et beløp bli prosentfordelt som angitt i tabellen. I den grad det ikke er innbetalt det målsatte beløp, vil regionstyret, ut fra den økonomiske situasjonen, vurdere om regionen skal bidra med mellomlegget (helt eller delvis). Regionstyret ønsker også at alle klubbene kartlegger sin aktivitet utover det som rapporteres til region gjennom et eget rapporteringsskjema som blir utarbeidet før sommeren. Saksforelegg Sak 4 Regionstyrets arbeidsplan Side 3

10 Sak til regionskonferansen Dato: Saksbehandler: Svend B. Jacobsen, regionsleder Saken gjelder: 5 Regionstyrets budsjett BUDSJETT BUDSJETT BUDSJETT Andel av 2014/ / /17 INNTEKTER Kontingenter Økning: 10 % Klubbmedlemmer kr kr kr ,9 % Direktemedlemmer kr kr kr ,4 % Klubbkontingent til KFUK/KFUM kr kr kr ,8 % Sum Kontingenter kr kr kr ,0 % Tilskudd etablering Area solidaritetsfond kr kr - 0,0 % SDS midler kr ,6 % YES midler kr kr ,1 % Sum Tilskudd kr - kr kr ,7 % Andre inntekter Overskudd Symbolika kr kr kr ,6 % MVA refusjon kr kr kr ,6 % Annonser MHB kr kr - 0,0 % Overskudd regionskonferansen kr - 0,0 % Sum Andre inntekter kr kr kr ,2 % Sum INNTEKTER kr kr kr ,0 % UTGIFTER : Kontingenter Internasjonal kr kr kr ,2 % Area kontingent kr ,7 % Area extention fond kr ,9 % Area solidaritetsfond kr kr kr ,2 % Norges KFUK/KFUM kr kr kr ,8 % Sum Kontingent kr kr kr ,7 % Saksforelegg Sak 5 Regionstyrets budsjett Side 1

11 BUDSJETT BUDSJETT BUDSJETT Andel av 2014/ / /17 Reiseutgifter Regionstyret kr kr kr ,7 % Regionstyremøter kr ,7 % Klubb og distriktsbesøk kr ,5 % Regionskonferanse kr kr kr ,1 % Distriktsledere kr kr kr ,2 % Tjenesteledere kr kr kr ,9 % BF-delegater kr - 0,0 % Etablering (reisekostnader) kr ,3 % Midtvintermøte/distriktssamlinger kr kr kr - 0,0 % Lov og kontrollutvalget kr kr kr ,5 % Sum reiseutgifter kr kr kr ,9 % Arrangementer Regionstyremøter kr kr kr ,3 % Regionskonferansen kr kr kr ,1 % Etablering (møtekostnader) kr kr kr ,7 % Ledermøte kr kr kr ,6 % Sum arrangementer kr kr kr ,8 % Administrasjon Regionstyret kr kr kr ,6 % Medlemshåndboka kr kr kr ,8 % Y's Magasinet kr kr kr ,2 % Tjenesteledere kr kr kr ,3 % Distriktsledere kr kr kr ,3 % PR kr - kr kr - 0,0 % Etablering (tilskudd nye klubber) kr kr kr ,9 % Sum administrasjon kr kr kr ,1 % Andre utgifter Diverse utgifter kr kr kr ,5 % SDS bidrag kr YES bidrag kr kr Datakostnader kr kr kr - Trykk kopiering, brosjyrer kr kr kr - Reklame, annonsering kr kr kr - Revisjon kr kr kr - Porto kr kr kr - Area konventet (garanti) kr - Uforutsette utgifter kr kr kr - Saksforelegg Sak 5 Regionstyrets budsjett Side 2

12 BUDSJETT BUDSJETT BUDSJETT Andel av 2014/ / /17 Renter og bankgebyrer kr kr kr - Sum andre utgifter kr kr kr ,5 % Sum UTGIFTER kr kr kr ,0 % Finans Finans/Renteinntekter kr Driftsresultat kr kr kr INNTEKTER Kontingenter: Internasjonal kontingent er på CHF 35,00. Samlede forpliktelser til area (kontingent og fond) er på DKK 53,85. Alle beløp per medlem. Basert på dagens kurs, utgjør dette NOK 372. I tillegg betaler hver klubb en kontingent på NOK 500 til Norges KFUK-KFUM. Dette tilsvarer ca NOK 18 per medlem. For en klubb på 15 medlemmer er dette NOK 33 per medlem. For en klubb på 50 utgjør dette NOK 10 per medlem. Tilskudd etablering: På siste ACM i mars, ble regionen tildelt midler fra SDS og YES. Disse skal i hovedsak benyttes til nyetablering og ledertrening. Disse inntektene bidrar til å kunne reise og arrangere møter på nye steder. Andre inntekter: Vi har hatt et uttalt mål om at Norsk Symbolika skal tilføre kr per år. Vi har likevel budsjettert forsiktig her. Samtidig er beløpet for MVA-refusjon svært usikkert. Det er fortsatt ikke ressurser som kan følge opp annonsering i MHB og det er ikke budsjettert med overskudd på regionskonferansen i Haugesund. UTGIFTER Kontingenter: Kontingentkostnadene er bundet opp i utenlandsk valuta, CHF og DKK. Budsjettet er satt opp med en kurs på CHF 8,50 og DKK på 1,26. Kontingent til KFUK/KFUM samsvarer med inntektssiden. Reiseutgifter: Reisekostnader er litt med spesifikke dette året: Regionstyret skal dekke de reiser som regionsledelsen gjennomfører for å ivareta kontakten med samarbeidspartnere. I tillegg kommer reiser til klubber og distriktsarrangement. Regionskonferansen skal dekke alle tillitsrepresentanter som får dekke reisekostnader til regionskonferansen. Det er også avsatt beløp i budsjettet for nødvendige reiser for distrikts- og tjenesteledere. Det er også en egen post for reisevirksomhet knyttet til etablering. Lov og kontrollutvalget skal også ha et fysisk møte per år. Arrangement: Selv om regionstyret oftest har Skype-møter avsetter det et beløp til å dekke kostnader ved fysiske møter. Regionskonferansen er budsjetterte kostnader for oppholds- og konferanseavgift for inviterte gjeste- og tillitsrepresentanter som etter lovene skal ha dekket sine kostnader. Ledermøte skal dekke ekstra kostnader ved å samle distrikts- og tjenesteledere sammen med regionstyret til ett felles møte før regionskonferansen starter 26. august. Saksforelegg Sak 5 Regionstyrets budsjett Side 3

13 Administrasjon: Dette omfatter administrative kostnader knyttet til de angitte poster. Det legges opp til en MHB også for 2016/17 med noe mer omfattende innhold enn i 2015/16. Y s Magasinet vil fortsette, men i en enklere form uten omfattende lay-out. Det er også lagt opp til 5 stk etableringstilskudd i forbindelse med nye klubbkjerner. Diverse utgifter: Her er det bare avsatt et beløp som skal dekke de områdene som er nevnt. Det er nødvendig å redusere finanskostnadene grunnet den svake innlånsrenten. RESULTAT Uten en kontingentøkning vil budsjettet vise et underskudd på kr Med en kontingentøkning på 10 % (fra kr 500 til 550) vil budsjettet vise et overskudd på kr KONKLUSJON Regionstyret ønsker å legge frem et ansvarlig budsjett i balanse. Regionstyret ser det som nødvendig å bruke en del penger på å etablere nye klubber. Samtidig ønsker man ikke å pålegge medlemmene større kostnader enn nødvendig. Den internasjonale økonomien er svak og det legges opp til en økning i den internasjonale kontingenten fra neste arbeidsår. Av regionens kostnader på ca NOK , er ca 58 % avhengig av kronekursen. Forslag til vedtak: 1. Regionskonferansen godkjenner det fremlagte budsjett for arbeidsåret 2016/ Regionskontingenten per medlem settes til kr 550 for arbeidsåret 2016/ Charteravgiften settes til kr 0. Saksforelegg Sak 5 Regionstyrets budsjett Side 4