Regionstyremøte nr. 8, 2015/2016. Forslag til saksliste:

Transkript

1 Regionstyremøte nr. 8, 2015/2016 Referat Møtetid: Mandag , kl 18:00 20:15 Møtested: Skype. Styremedlemmer: Svein Håvåg (RD), Haugesund Svend B. Jacobsen (RDE & RSD/S), Stavanger St. Svithun Anders G. Glendrange (PRD), Flekkefjord Egil Odd Halvorsen (VRD), Arendal Finn A. Pedersen (VRDE), Hinna Henry J. Grindheim, (RSD/T), Østenstad Andre: Karen Cecilie Heldal, (Y s Magasinet), Åsane til og med sak 137 Fraværende: Referent: Svend B. Jacobsen Forslag til saksliste: 130. Godkjenning av innkalling og saksliste Svein 131. Referat fra forrige regionstyremøte, nr. 7, 2015/2016 Svein 132. Saker siden forrige møte Svein 133. Status og rekruttering av tjenesteledere Svend 134. Distriktsøkonomi Svend 135. Distriktsgrenser Svend 136. Regionskonferansen 2016 regionstyrets ansvar Svend 137. Regionskonferansen 2016 arrangementet Svein 138. Frivillig arbeid på Spekter på Kalvøya Svein 139. Etableringsaktiviteter etter møte med Norges KFUK-KFUM Svein 140. Lovendringer til regionskonferansen Svend 141. Årskalender Svend 142. Regionens banner Svend 143. Badge of Honour Svein 144. Skattefradrag for gaver til Y s Men Henry 145. Y s Magasinet Svend 146. Vekst- og utviklingsutvalg Svend 147. Neste styremøte Svein Referat - Regionstyremøte nr. 8, 2015/ Side 1 av 7

2 Saksdokumenter: 130. Godkjenning av innkalling og saksliste 1. Innkalling og saksliste godkjennes med de foreslåtte eventueltsakene Referat fra forrige regionstyremøte, nr. 7, 2015/2016 Referatet ble sendt ut til alle som var tilstede. Referatet er sendt til alle distriktsledere og tjenesteledere (inkl. WEB-redaktør og Y s Magasinet) og LKU pr Referat fra regionstyremøtet godkjennes Saker siden forrige møte A. Avtalen med K/M-speiderne. Avtalene er undertegnet av begge parter per , ref sak 121/ B. K-stud årsmøte Ingvar Lyche, Råde deltok. C. Lov- og kontrollutvalget hadde møte på Gardermoen Ettersendt Budsjett. D. Gjennomførte distriktskonferanser. a Bjørgvin - Svend b Trøndelag Egil Odd c Agder - Svein d Østland Nord Svend e Østfold Egil Odd f Rogaland Svend g Oslo og Akershus Egil Odd h Møre Egil Odd i Vestfold Svend E. 40. års jubileum i Østenstad YMC, Rapport fra Svein. F. Møte i ACC 2017 i Vejle, Rapport fra Svein. G. Bergen YMC. Nedlegges fra H. Medlemshåndbok. Trykkes hos Heglands Trykkeri i Flekkefjord. I. Rapporter Alle distrikt og 3 av tjenestelederne har levert per nå. Purret resten av tjenestelederne. J. Rapport fra Sør-Sudan KFUK. K. Mottatt takke-kort fra Finn A. Pedersen ifm hans 70 års dag. L. Mottatt takke-epost fra Egil H. Nilsen, ifm hans kones dødsfall. 1. Regionstyret tar sakene til orientering 133. Status og rekruttering av tjenesteledere (oppfølging av sak 112/15-16) Referat - Regionstyremøte nr. 8, 2015/ Side 2 av 7

3 1. Regionstyret oppnevner Torgeir Persett, Hinna som regionssekretær Arild Engelstad, Nittedal og Hakadal som (tjeneste-)leder for Vekst, ledertrening og utviklingsutvalg (EMC+LT), jfr sak 145/ o Medlemmer ikke avklart Bjørn K. Nygaard, Biskopshavn som tjenesteleder for Kristen Basis (CE) Gudbrand Robsahm-Kjørven, Nøtterøy som tjenesteleder for KFUK-KFUM-kontakt (YL) Tore Bergseng, Nøtterøy som tjenesteleder fasteprosjektet (TOF) Bjarne Bredrup, Tønsberg som tjenesteleder for hjemmesider (WEB) 134. Distriktsøkonomi (oppfølging av sak 115/15-16) Vedtaket om distriktsøkonomi med tilhørende vedtekter fremlegges regionskonferansen for godkjenning. 1. Regionstyret fremmer dette som en sak på regionskonferansen Distriktsgrenser (oppfølging av sak 115/15-16) Høringsresultatet gav ingen klare signaler om sammenslåing av distrikter. Man kan likevel vurdere om man skal ha distriktsleder og distriktsstyre i distrikter med kun 2-3 klubber. Med så få klubber, blir det ofte et unødvendig mellomledd og «overforbruk» av ressurser for å skape et distriktsstyre. Regionstyret har vurdert om man heller skal ha en «distriktkontakt», som ivaretar deler av den oppgaven som pålegges en distriktsleder, jfr Vedtekt 322. F.eks. ikke ansvar for b, d og e. Dette kan gi mulighet for å redusere kostnader, f.eks. ved at en distriktskontakt kan få en stemme pluss stemmer fra klubben, men uten full kostnadsdekning fra regionen. Innspill: I distrikt med opptil 3 klubber etableres det ikke distriktsleder eller distriktsstyre med distriktsleder, kommende og forrige. Istedenfor velger de aktuelle klubbene en «distriktskontakt» som skal ivareta deler av distriktsleders oppgaver uten å være «distriktsleder». I egenskap av distriktskontakt har personen stemmerett på regionskonferansen (en stemme pluss inntil 2 stemmer fra sin egen klubb) med kostnadsdekning for konferanseavgift (ikke reise og opphold). 1. Regionstyret tar med denne problemstillingen i en «work-shop» på regionskonferansen. Referat - Regionstyremøte nr. 8, 2015/ Side 3 av 7

4 136. Regionskonferansen 2016 Regionstyrets ansvar (oppfølging av sak 117/15-16) En statusgjennomgang av de aktiviteter/programendringer som framkom i forrige møte. 1. Invitasjoner utsendt per NY: Det gjennomføres en purrerunde til de som ikke har besvart. Ansvar Svend 2. Egil Odd oversender dette til styret snarest. 3. Utsettes til august. Ansvar Svein 4. Innkalling og saksliste klar per Ansvar Svend. 5. Innkalling sendes ut separat i uke 22. Svend ansvarlig for program/- ledelse. 6. Svend setter opp et forslag til gjennomføring til neste møte i samarbeid med Arild. 7. Avklaring med de aktuelle om innhold, tema, varighet og presentatør. Ansvar Egil Odd, innen neste styremøte. 8. Følges opp i egne e-poster til de aktuelle, senest uke 23. Ansvar Svend. 9. Dette er kommunisert til klubben i Infobrev Utsendt infobrev Også lagt ut på nettsidene. 11. NY: Årsmelding fra regionstyret settes opp av Svein og behandles på neste styremøte. 1. Regionstyret tar saken til orientering Regionskonferansen 2016 arrangementet (oppfølging av sak 118/15-16) En statusgjennomgang av de aktiviteter/programendringer som framkom i forrige møte. Det er ok at aktivitetene før åpningen gjennomføres på K/M-huset. 1. Regionstyret tar saken til orientering. 2. Det utarbeides et estimat over hvor mange rom som behøves fra torsdag til fredag. Ansvar Svend Frivillig arbeid på Spekter (oppfølging sak 119/15-16) Egil Odd gav en status. 1. Regionstyret kontakter/følger opp klubbene i Asker om denne oppgaven. Ansvar Egil Odd. 2. Egil Odd sender en oppdatert status til Svend snarest mulig Etableringsaktiviteter etter møtet med Norges KFUK-KFUM, jfr. sak 104/ En statusgjennomgang av de aktiviteter/programendringer som framkom i forrige møte. Referat - Regionstyremøte nr. 8, 2015/ Side 4 av 7

5 1. Status, se sak 138/ Regionstyret er ikke blitt kontaktet av K/M i denne saken. Forventer ikke at noe skjer før ferien. 3. Kontakt er etablert mellom YM-klubbene i Trondheim og Trondheim K/M. Svend følger opp status. 4. Kontakt er fortsatt ikke etablert med KFUM-kam Oslo. 5. Kontakt etablert gjennom Haugesund YMC sitt «vekst»-utvalg. 6. Det er 70 søkere til folkehøyskolen neste skoleår. Dette er for få til å gjennomføre «Ten Sing Artic». 1. Regionstyret tar saken til orientering 140. Lovendringer til regionskonferansen (Vedlegg) I den grad regionstyret blir kjent med eller ønsker å fremme lovendringsforslag, bør disse forelegges Lov og kontrollutvalget til vurdering. Svend har utarbeidet en sak til regionskonferansen knyttet til lovendringer. Disse endringene har vært forelagt lov- og kontrollutvalget og styremedlemmene i forkant av innkallingen. 1. Regionstyret slutter seg til forslagene om lovendringer. 2. Saken fremlegges til vedtak på regionskonferansen sammen med lovog kontrollutvalgets kommentarer Årskalender Svend har laget et forslag til årskalender som er lagt ut på nettet. Se link: (må være pålogget medlemssidene). Alle ser gjennom kalenderen og kommer med forslag til forbedringer og korreksjoner. 1. Regionstyrets vedtar den fremlagte kalender med de endringer som fremkom, som en årskalender for Y s Men Region Norge Regionens banner Det er ikke kjent blant de siste års regionsledere at det er ført en oversikt over hvem som har mottatt regionens banner, jfr lovenes tillegg 4, punkt 6. Svend har startet arbeidet med å skaffe en oversikt over hvem som har mottatt banneret. 1. Regionstyrets medlemmer og tidligere regionsledere utfordres til å oversende informasjon om hvem som har mottatt regionens banner og tidspunkt (ca). 2. Informasjonen oversendes Svend som tar ansvar for å følge opp denne oppgaven fra Referat - Regionstyremøte nr. 8, 2015/ Side 5 av 7

6 143. Badge of Honour (Vedlegg) Regionleder har godkjent at presidiet i Østenstad YMC tildeler Max Eien, Østenstad YMC Badge of Honour i forbindelse med markering av klubbens 40- årsjubileum 18. mai Regionstyret tar saken til orientering 144. Skattefradrag for gaver til Y s Men (Vedlegg) Det vises til e-post fra kasserer i Flekkefjord YMC om rutine for å registrere skattefrie gaver til vår organisasjon. 1. Regionstyret er innstilt på å få gjort dette praktisk mulig. 2. Svend tar kontakt med den nye regionskassereren (statsautorisert revisor) med sikte på å etablere en prosedyre for dette Y s Magasinet Regionstyret har tidligere besluttet at Y s Magasinet må bli enklere og billigere å produsere. Trykke- og porto-kostnadene er store. Selv om vi nå har gått over til en elektronisk utgave av bladet, har vi fortsatt kostnader med å sette lay-out på dokumentet. Dette er med på å gi et flott visuelt uttrykk, men har også en kostnad. I en samtale med Karen, ble det foreslått at det ble laget en «mal» som kan benyttes ved å sette opp bladet i MS Publisher (som er et enklere og mye benyttet verktøy fra Microsoft enn de mer profesjonelle verktøy). Karen har tilbakemeldt at hun avslutter sin tjenesteoppgave, men anbefaler å benytte en gratisløsning fra Det må settes opp en utgivelsesplan per år slik at de som skal levere stoff, de som skal sette opp og de som skal sende ut, har en forutsigbarhet i når disse oppgavene dukker opp. 1. Saken utsettes frem til det er funnet en ny tjenesteleder for Y s Magasinet Vekst- og utviklingsutvalg Det er behov for å opprette et eget utvalg som har som oppgave å følge opp, samt bistå regionstyret med etablering av nye klubber. Arild Engelstad har sagt seg villig til å lede dette utvalget og ønsker seg 2 navngitte medlemmer med i dette arbeidet. Videre ønsker han at de 3 kandidatene møtes i forkant av neste styremøte for å etablere et mandat, strategi og handlingsplan. 1. Regionstyret ser behov for å etablere et utvalg som kan følge opp innspill fra distriktene og fra våre samarbeidspartnere. Referat - Regionstyremøte nr. 8, 2015/ Side 6 av 7

7 2. Regionstyret ønsker at utvalget blir på 4-5 personer, fordelt over flere distrikt. 3. Regionstyret dekker kostnaden med å etablere utvalget som angitt over. Mandat, strategi og handlingsplan skal godkjennes av regionstyret Neste styremøte (nr. 9/15-16) 1. Neste styremøte avholdes mandag , kl. 18: på Skype. 2. Det avsettes tid til et styremøte torsdag 17. august kl. 18:00 20:00 på Skype. 3. Neste fysiske styremøte blir i Haugesund, fredag 26. august kl. 09:00-11: Disse 3 styremøtene blir med dagens styresammensetning. Det vurderes om ny regionskasserer skal delta i august. Referat - Regionstyremøte nr. 8, 2015/ Side 7 av 7