Sak 2.B - Rapport fra: Lov- og kontrollutvalget 2015/16

Transkript

1 Sak 2.B - Rapport fra: Lov- og kontrollutvalget 2015/16 1 Rapporteringsperiode Denne rapporten dekker Lov- og kontrollutvalgets virksomhet fra juli 2015 mai Lov- og kontrollutvalgets medlemmer og oppgaver Utvalgets oppnevning og oppgaver er angitt i lovens 7 og vedtekt 711. Medlemmer i denne perioden har vært: Astri Wessel, Tiller og Heimdal YMC ( ) Marit Torp, Kråkerøy mixed YMC ( ) Ivar Langen, Stokka YMC ( ) Utvalget har hatt ett fysisk møte jfr. vedtekt 711 og har ellers hatt kontakt elektronisk. På møtet ble protokoll fra regionkonferansen og samtlige protokoller fra regionstyrets møter i tidsrommet august april 2016 gjennomgått. 3 Oppfølging av Regionkonferansen 2015 Det vises til protokoll fra Regionkonferansen. Sak 2 Årsberetninger Under sak 2c og 2d påpekes manglende årsrapporter. Lov- og kontrollutvalget har ikke registrert informasjon at disse rapporter er ettersendt. I følge vedtekt 322g skal distriktsleder sende rapport til regionleder om arbeidet i distriktet, og ifølge vedtekt 468d skal regionkonferansen behandle distriktsledernes og tjenesteledernes beretninger. Lov- og kontrollutvalget forventer at vedtektene 322g og 468d blir etterlevd og ber regionstyret om å etterlyse manglende årsrapporter for Sak 3 Regnskap I saksframlegget påpekes at regnskapet kun omfatter 11 måneder på grunn av tidspunkt for regionkonferansen. Lov- og kontrollutvalget forventer at konsekvensene av dette kommer tydelig fram når regnskap blir lagt fram til godkjenning. Sak 5 Budsjett I følge vedtak i pkt 4 ba regionkonferansen regionstyret om å redusere omfanget av forpliktende bidrag til eksterne prosjekter og oppgaver, slik at disse holdes innenfor en akseptabel ramme. Lovog kontrollutvalget har ikke registrert at dette er fulgt opp. Sak 6 F Seniorklubber Lov- og kontrollutvalget kan ikke se at regionstyret har fulgt opp vedtaket del 2: Regionkonferansen forutsetter at regionstyret arbeider videre med å finne løsninger for de underliggende problemstillinger som forslaget om seniorklubber representerer. 4 Oppfølging av Regionstyrets protokoller Lov- og kontrollutvalget har gjennomgått protokollene for styremøtene 1-7. Lov- og kontrollutvalget vil gi regionstyret ros for ryddige og oversiktlige styrereferater. Særlig nyttig er oppsett med godkjent saksliste og hvem som er ansvarlig for de enkelte sakene. Saksforelegg Sak 2.B Lov- og kontrollutvalgets årsberetning Side 1

2 Lov- og kontrollutvalget har følgende bemerkninger: Sak 29, 41 og 56.E Regnskap regionkonferansen Det vises til at ca kr er avskrevet grunnet mangelfull betaling og ikke fremmøtte deltakere. Lov- og kontrollkomiteen mener avskrivinger bør unngås i slike sammenhenger og oppfordrer regionstyret til å arbeide med å bedre rutinene for betaling på konferanser, jfr vedtekter Sak 64 Direktemedlem (Member at large) I saken vises til lovens 2.5 og søknaden innvilges. Lov- og kontrollutvalget er usikker på om praktisering/ tolkning av lovens 2.5 er i tråd med intensjonene i lovteksten. Lov- og kontrollutvalget antar at grunnen til at både regionstyret og den internasjonale generalsekretæren skal godkjenne søknaden om å bli direktemedlem er at tilhørighet i klubb skal være det vanlige selv om man bor i annen kommune enn nærmeste klubb. Sak 78 Regionstyrets sammensetning (ref sak 60/15-16) Lov- og kontrollutvalget kan ikke se at lovforslagene til endring av 4 følger opp styrets vedtak i sak 78 om at VRDE utgår fra og VRD utgår fra Sak 84 Medlemshåndboka 2016/17. Lov- og kontrollutvalget har merket seg at Medlemshåndboka de siste årene har mindre informasjon og at det i større og større grad henvises til informasjon på internett. Lov- og kontrollutvalget oppfordrer tillitsvalgte til å drøfte denne utviklinga og hvordan medlemmer som ikke behersker internett skal gis informasjon. 5 Regnskap og budsjett Regionkasserer har meldt regionstyret at prognosen for regnskap viser et lite overskudd, jfr. sak 126. Lov- og kontrollkomiteen oppfatter derfor at økonomistyringa er god. Det vises til 4.5. Lov- og kontrollutvalget vil ettersende kommentarer til dette når arbeidsplan og budsjett er mottatt. 6 Lovendringer 1. er for distriktene. Lov- og kontrollutvalget har mottatt forslag til vedtekter for distriktene. Forslaget støttes. 2. Lovendringsforslag fra regionstyret jfr. sak 125 og forslag datert (se punkt 9 - Lov- og kontrollutvalget tillegg til rapport datert Lov og kontrollutvalget har mottatt arbeidsplan for Utvalget har følgende kommentar: Utfordring 1. Vi har merket oss at regionstyret ønsker flere klubbmodeller- også klubber knyttet til hobbyaktiviteter. Det vises til lovens 2.2.Hovedoppgaver for Regionens klubber er. Hverken denne eller andre paragrafer i loven omhandler hobbyaktiviteter. Lov- og kontrollutvalget oppfordrer regionstyret til å klargjøre overfor Regionkonferansen hensikten med dette forslaget og hvordan slike klubber kan etterleve dagens lover og vedtekter, inkludert 2.2. Utfordring 4. Vi har merket oss at medlemsbladet kun skal være tilgjengelig på hjemmesida. Det vises til tidligere kommentarer om dette der det er vist til at mange medlemmer ikke kompetanse og tilgang til Saksforelegg Sak 2.B Lov- og kontrollutvalgets årsberetning Side 2

3 internett. Lov- og kontrollutvalget viser til vedtekt 422 l, og ber Regionkonferansen vurdere hvordan alle medlemmer kan bli gitt informasjon i nødvendig og hensiktsmessig grad. Utfordring 5. Vi har merket oss formuleringen: «Det er også utfordrende at ledere byttes ut hvert år». Lov- og kontrollutvalget vil presisere at det bærende prinsipp i hele organisasjonen er rullering av verv i 3- årsperioder. Slik har makt blitt fordelt, og mange fått opplæring i organisasjon og ledelse. Denne praksis bør kun fravikes i spesielle tilfeller. 6.2 Budsjett Lov- og kontrollutvalget har ingen generelle kommentarer. Men vi vil oppfordre regionstyret til å spesifisere hva prosjektmidlene skal brukes til i fremtidige budsjetter. Vinjeøra Astri Wessel Marit Torp Ivar Langen leder 3. Lovforslag, datert ). Lov- og kontrollutvalget har følgende kommentar: Lov- og kontrollutvalget avviser forslag til ny vedtekt 244. : Klubbdemokratiet er generelt et gode, og det er ikke ønskelig at et mindretall skal ha en slags vetorett. Lov- og kontrollutvalget støtter endring av 2.5. Lov- og kontrollutvalget har følgende endringsforslag til ny vedtekt 251: «Direktemedlemmer skal inviteres til distriktsråd, distriktskonferanser og regionkonferanser med talerett.» : Det er viktig at direktemedlemmer får rettigheter i organisasjonen, men de bør ikke ha rettigheter på samme linje som klubbene. Lov- og kontrollutvalget avviser forslag til ny vedtekt 252. Lov- og kontrollutvalget har følgende endringsforslag til ny vedtekt 323: Pkt b. «Søknad sendes regionstyret godkjenning av distriktets vedtekter» Følgende strykes: «Regionstyret vil informere om de formelle krav som vil settes til en slik etablering» : Regionstyret skal ha kompetanse og myndighet til å vurdere vedtektene Lov- og kontrollutvalget støtter forslagene til endring av 4 Lov- og kontrollutvalget støtter endring av 5 Lov- og kontrollutvalget støtter endring av 6 Lov- og kontrollutvalget har følgende endringsforslag til vedtekt 711.8: «Utvalget skal ha ett fysisk møte pr. år. Andre møter kan avholdes elektronisk. Utgifter til møtene dekkes av regionen» : Lov- og kontrollutvalget står ansvarlig overfor regionkonferansen og mener derfor at det ikke er hensiktsmessig å avlevere løpende referater til regionstyret fra de elektroniske møtene i løpet av et arbeidsår. 7 Annet Lov- og kontrollutvalget har sendt uttalelse til regionstyret om disse sakene: 1. Uttalelse om distriktsgrenser og distriktenes økonomi, datert Saksforelegg Sak 2.B Lov- og kontrollutvalgets årsberetning Side 3

4 2. Vurdering om det nye internasjonale medlemsregisteret kommer i konflikt med norsk lovgivning om personregister, datert Vinjeøra Astri Wessel Marit Torp Ivar Langen leder 8 Lov- og kontrollutvalget tillegg til rapport datert Lov og kontrollutvalget har mottatt arbeidsplan for Utvalget har følgende kommentar: Utfordring 1. Vi har merket oss at regionstyret ønsker flere klubbmodeller- også klubber knyttet til hobbyaktiviteter. Det vises til lovens 2.2.Hovedoppgaver for Regionens klubber er. Hverken denne eller andre paragrafer i loven omhandler hobbyaktiviteter. Lov- og kontrollutvalget oppfordrer regionstyret til å klargjøre overfor Regionkonferansen hensikten med dette forslaget og hvordan slike klubber kan etterleve dagens lover og vedtekter, inkludert 2.2. Utfordring 4. Vi har merket oss at medlemsbladet kun skal være tilgjengelig på hjemmesida. Det vises til tidligere kommentarer om dette der det er vist til at mange medlemmer ikke kompetanse og tilgang til internett. Lov- og kontrollutvalget viser til vedtekt 422 l, og ber Regionkonferansen vurdere hvordan alle medlemmer kan bli gitt informasjon i nødvendig og hensiktsmessig grad. Utfordring 5. Vi har merket oss formuleringen: «Det er også utfordrende at ledere byttes ut hvert år». Lov- og kontrollutvalget vil presisere at det bærende prinsipp i hele organisasjonen er rullering av verv i 3- årsperioder. Slik har makt blitt fordelt, og mange fått opplæring i organisasjon og ledelse. Denne praksis bør kun fravikes i spesielle tilfeller. 8.2 Budsjett Lov- og kontrollutvalget har ingen generelle kommentarer. Men vi vil oppfordre regionstyret til å spesifisere hva prosjektmidlene skal brukes til i fremtidige budsjetter. Vinjeøra Astri Wessel Marit Torp Ivar Langen leder 9 Lovforslag, datert Organisasjon 244 Ny vedtekt 244: «Nedleggelse av klubber: Det er ikke ønskelig at et flertall alene styrer om en klubb skal avvikles hvis det fortsatt er Saksforelegg Sak 2.B Lov- og kontrollutvalgets årsberetning Side 4

5 Hvis et flertall av medlemmene ønsker å avvikle klubben, kan dette ikke skje hvis minst 3 medlemmer ønsker å fortsette klubbens virksomhet. 2.5 Fra: «. kan vedkommende gjennom sin klubb søke regionstyret om å bli direktemedlem.» Til: «. kan vedkommende søke regionstyret om å bli direktemedlem.» 251 Ny vedtekt 251: «Direktemedlemmer skal inviteres til distriktsråd, distriktskonferanser og regionskonferanser på samme måte som klubbene». 252 Ny vedtekt 252: «Direktemedlemmer har stemmerett på konferanser nevnt i vedtekt 251. Direktemedlemmer får en stemme for hver påbegynt fremmøtt 5 direktemedlemmer. Hvis flere direktemedlemmer er tilstede på samme konferanse, må direktemedlemmene selv velge hvem som skal inneha stemmeretten». 3 Distrikter 323 Ny vedtekt 323: «Distriktets økonomi: Et distrikt kan opprette sin egen økonomi, under følgende forutsetninger: a) Vedtak på distriktskonferansen b) Søknad til regionstyret c) Opprettelse av en juridisk enhet i Brønnøysundregisteret. Regionstyret vil informere om de formelle krav som vil settes til en slik etablering». 4 Ledelse av regionen 4.2 Fra: «Kommende regionsleder (RDEE) har møterett, men ikke stemmerett i regionstyret». Til: «Når kommende regionsleder (RDEE) er valgt, tiltrår denne som medlem av regionstyret». medlemmer i klubben som ønsker å fortsette klubben arbeid. Det naturlige vil være at man melder seg ut av klubben hvis man ikke vil fortsette. Det er vanskelig å se at ett direktemedlem kan søke gjennom en klubb. Det bør påpekes at man har en gruppe personer spredt over flere distrikt, som per dato, har forpliktelser, men ingen rettigheter i organisasjonen. For at direktemedlemmene kan få inflyelse i organisasjonen, innvilges disse samme stemmetall som om de utgjør sin egen klubb, men basert på fremmøtte direktemedlemmer, ikke det totale antall direktemedlemmer. Flere dstrikt ønsker å skape sin egen økonomi. Dette krever en formell registrering av distriktet som juridisk enhet. Regionstyret har vedtatt en mal for vedtekter for distrikter i Regionen som skal tilfredsstilles. Så snart det er valgt en RDEE er det ingen grunn til å holde denne utenfor arbeidet i regionstyret, ref vedtekt 422.i. Saksforelegg Sak 2.B Lov- og kontrollutvalgets årsberetning Side 5

6 422.i Punkt i strykes. Punkt j blir i og punkt k blir j. 421 Fra: «Viseregionsleder er regionsleders stedfortreder.» Til: «Neste regionsleder (RDE) er regionsleders stedfortreder.» 4.5 Fra: «. blir sendt klubbene før 1. mars.» Til: «. blir sendt klubbene før 1. mai.» 4.6 Frist for å sende saker som ønskes behandlet på regionskonferansen endres Fra: «30. april». Til: «1. mai». 5 Representasjon Valg - Votering 5.1.B.b Fra: «Distriktsledere» Til: «Distriktstyret» 511 Fra: «Senest en uke før regionskonferansen..» Til: «Senest to uker før regionskonferansen..» 6 Valgkomite 6.1 Fra: «Valget gjelder for ett år, men mulighet for gjenvalg (maks 3 års funksjonstid)» Til: «Valget gjelder for to år, med mulighet for gjenvalg (maks 4 års funksjonstid). Første gang velges ett medlem for ett år.» 612.e Fra: «Valgkomiteen skal også foreslå 2 kandidater til neste års valgkomite». Til: «Valgkomiteen skal også foreslå en kandidat til neste års valgkomite» 7 Lov- og kontrollutvalget Fra: «Utvalget skal ha 1 ett-møte per år, fortrinnsvis i vinterhalvåret. Utgiftene til møtet dekkes av regionen». Siden RDEE inngår i styret bør denne presiseringen utgå. Kun aktuelt hvis 4.2 blir vedtatt. Dette er vanlig praksis internasjonalt. Dessuten er viseregionsleder utpekt, mens neste regionsleder er valg av regionskonferansen Arbeidsplan og budsjett ferdigstilles etter vårens ACM-møte (mars) og presenteres på distriktskonferansene (mars/april). Det er derfor naturlig å ta hensyn til innspill fra klubbene før dokumentene ferdigstilles. Det er ønskelig å redusere antall forskjellige frister. Regionskonferansen i 2015 vedtok at Distriktsleder, PDG og DGE skal ha stemmerett. Dette er ved en feiltakelse lagt inn som kun Distriktsleder. I tråd med språklig praksis foreslår følgende justering. Distriktstyret er definert i vedtekt 321. Regionskonferansen i 2015 vedtok to uker. Dette er ved en feiltakelse lagt inn som en uke. Fristen for å melde på deltakere utløper vanligvis 2 måneder før konferansen. Det kan derfor ikke være noe problem å sende inn fullmaktskjema to uker før. Det er ønskelig at ikke alle i valgkomiteen byttes ut hvert år. Derfor er det nødvendig med en presisering av valgperiode. Det settes også en begrensning på 4 år i valgkomiteen. Teksten er tilpasset at valget skjer for 2 år og man bytter ut ett medlem per år. Det kan være ønskelig at utvalget har mer enn ett møte per år. For å redusere ressursbruken (tid og penger), kan det være naturlig at noen møter gjennomføres Saksforelegg Sak 2.B Lov- og kontrollutvalgets årsberetning Side 6

7 Til: «Utvalget skal minst ha ett møte per år. Ett møte per år kan være fysisk, mens andre møter avholdes på Skype e.l. Det skal føres referat fra hvert møte. Eventuelle utgifter til møtene dekkes av regionen». «elektronisk», men at det likevel er åpning for ett fysisk møte per år. Punktene i denne vedtekten endres til a, b, c osv istedenfor 1, 2, 3 osv. Saksforelegg Sak 2.B Lov- og kontrollutvalgets årsberetning Side 7