Regionstyremøte nr. 7, 2015/2016. Godkjent saksliste:

Transkript

1 Regionstyremøte nr. 7, 2015/2016 Referat Møtetid: Fredag , kl 10:00 16:00 Møtested: Jelsagata 55, 4012 Stavanger (hjemme hos ) Styremedlemmer: Håvåg (RD), Haugesund B. Jacobsen (RDE & RSD/S), Stavanger St. Svithun Anders G. Glendrange (PRD), Flekkefjord Egil Odd Halvorsen (VRD & RDEE), Arendal Finn A. Pedersen (VRDE), Hinna Andre: Henry J. Grindheim, (RSD/T), Østenstad Fraværende: Referent: B. Jacobsen åpnet møtet med ord fra Joh Sakene ble ikke behandles i nummerrekkefølge. Godkjent saksliste: 107. Godkjenning av innkalling og saksliste 108. Referat fra forrige regionstyremøte, nr. 6, 2015/2016, Saker siden forrige møte 110. Nytt medlemsregister - Portalbuzz 111. Regionstyrets sammensetning fra /Anders 112. Status og rekruttering av tjenesteledere 113. Arbeidsplan 2016/ Budsjett 2016/ Høringsuttalelser distriktsgrenser og distriktsøkonomi 116. Mal for distriktsvedtekter 117. Regionkonferansen 2016 regionstyrets ansvar 118. Regionkonferansen 2016 arrangementet 119. Frivillig arbeid på Spekter (tidligere TT) på Kalvøya 120. Etableringsaktiviteter etter møte med Norges KFUK-KFUM 121. Godkjenning av samarbeidsavtale med Norges KFUK-KFUM-speidere 122. Regionsprosjekter 123. Godt styresett i frivillige organisasjoner (Frivillighet Norge) 124. Søknad om direktemedlemskap 125. Lovendringer til regionkonferansen 126. Regnskap pr (ny) Henry Referat - Regionstyremøte nr. 7, 2015/ Side 1 av 8

2 127. Nedleggelse av klubber (ny) 128. Revisor for 2015/2016 (ny) Henry 129. Neste styremøte Saksdokumenter: 107. Godkjenning av innkalling og saksliste 1. Innkalling og saksliste godkjennes med de foreslåtte nye saker, sak Referat fra forrige regionstyremøte, nr. 6, 2015/2016 Referatet ble sendt ut til alle som var tilstede. Referatet er sendt til alle distriktsledere og tjenesteledere (inkl. WEB-redaktør og Y s Magasinet) og LKU pr Referat fra regionstyremøtet godkjennes Saker siden forrige møte A. ACM våren Fra Norge deltok Henry, og er sendt ut av RSD/Data. Minutes er vedlagt B. MYM Minutes finnes her: C. K-stud årsmøte. Vi har fått innkalling til møte i Oslo Program vedlegges. D. Gjennomførte distriktskonferanser. a Bjørgvin - b Trøndelag Egil Odd c Agder - d Østland nord e Østfold Egil Odd 1. Ingvar Lyche oppnevnes som Regionens representant på årsmøtet til K- stud Nytt medlemsregister Portalbuzz Etter avtale med Hans Olav Evje (tjenesteleder data) har han samlet opp alle endringer til medlemshåndboka frem til påske. Før vi overlater ansvaret for å oppdatere medlemsregisteret til Klubbene, må vi sende ut en informasjon, opplæringspakke og veiledning. Frem til dette er på plass, trenger vi en administrator av denne tjenesten. Finn Referat - Regionstyremøte nr. 7, 2015/ Side 2 av 8

3 1. Finn A. Pedersen utnevnes som Portalbuzz administrator. 2. Det må avklares med IHQ at regionen får tilgang til nødvendig info for produksjon av håndbok, e-post-lister til klubber, medlemstall etc 111. Regionstyrets sammensetning fra Anders har informert om at valgkomiteen har 2 kandidater til regionstyret. Kandidat A kan går inn som RDE fra for en periode på 2 år. Deretter kan kandidat A overta som RD fra Dette forutsetter at sier seg villig til å fortsette som regionsleder frem til Kandidat B kan gå inn som RDEE i samme periode som Kandidat A er RDE, deretter være RDE det året Kandidat A er RD og deretter overta som RD fra Valgkomiteen utfordres til å finne 2 kandidater til valgkomiteen fra andre deler av landet enn Agder/Rogaland. 1 kandidat velges for 2 år og en for 1 år. Deretter velges disse for 2 år. kommer med forslag til en kandidat som revisor for 2016/2017. Anders 1. Regionstyret tar saken til orientering Status og rekruttering av tjenesteledere Regionen har en betydelig underdekning av tjenesteledere i forhold til antall som er «definert». Region Danmark har 17 tjenesteledere neste år. Regionstyret ønsker å etablere et eget utvalg med fokus på «Vekst og utvikling». Det må vurderes om «Ledertrening» skal legges inn i dette utvalget. 1. Regionstyret oppnevner Jan Erik Berg, Asker som tjenesteleder for Norsk Symbolika Arne Thorsen, Stavanger St. Svithun som regionskasserer Finn A. Pedersen, Hinna som kontaktperson for medlemsregister (Portalbuzz) 2. Regionstyret ønsker kontaktpersoner/tjenesteledere for følgende: Regionssekretær Redaktør for hjemmesidene Redaktør for Y s Magasinet Vekst- og utviklingsutvalg Ledertrening Kristen basis Fasteprosjektet Reisekoordinator/(Brorskapsfondet) KFUK-KFUM-kontakt Kontakt med «direktemedlemmer» 3. Kommende regionsleder kontakter nåværende tjenesteledere for å avklare mulige forlengelse av oppdraget og forespørre eventuelle nye kandidater. Referat - Regionstyremøte nr. 7, 2015/ Side 3 av 8

4 113. Arbeidsplan 2016/2017 Det har ikke vært noen kommentarer til arbeidsplanen. Etter dagens møte legges inn de prioriterte prosjektene, internasjonalt og regionalt. 1. Den vedlagte arbeidsplanen godkjennes som regionstyrets forslag til godkjenning på regionkonferansen Budsjett 2016/2017 har jobbet med budsjettet siden forrige møte. Har fått med de endringene som har skjedd med area-kontingenten og regionens andel av SDS og YES-midler. Budsjettet baserer seg på en økning av regionskontingenten med 10 % (fra kr 500 til kr 550). Budsjettet er vedlagt som et Excel-regneark og følges av tekstlige kommentarer i eget dokument. 1. Det vedlagte budsjett godkjennes som regionstyrets forslag til godkjenning på regionkonferansen Høringsuttalelser distriktsgrenser og distriktsøkonomi har laget en oppsummering som ligger i et eget dokument vedlagt innkallingen. Dokumentet inneholder også forslag til vedtak. Regionstyret ser behov for å skape større distrikter (flere klubber), men ser at store avstander er til hinder for dette. Regionstyret vil likevel utfordre distriktene Trøndelag og Østfold om å vurdere sammenslåing med et av nabodistriktene. 1. Regionstyret godkjenner at større distrikter (minst 4 klubber) gis anledning til å etablere seg som en enhet med egen kontingent og økonomi. Distriktet ledes av et distriktsstyre. Forutsetningen for dette er: a. Distriktskonferansen skal også velge kasserer (for 1 3 år) og revisor. b. Distriktets vedtekter skal følge de mal-vedtektene som er godkjent av regionstyret. c. Det skal føres protokoll for den del av konferansen som omhandler valgene. Protokollen er nødvendig for å kunne oppdatere i enhetsregisteret. d. Distriktet skal være registrert med eget organisasjonsnummer. e. Distriktet skal ha et arkiv for regnskap og protokoller i minst 5 år Mal for distriktsvedtekter Etter hvert som distriktene skal etablere seg med egen økonomi og organisasjonsnummer, er det behov for egne vedtekter. Distrikt Vestfold har vedtekter som ikke har vært behandlet av hverken regionstyret eller Lov og kontrollutvalget. Også distrikt Rogaland er klar til å vedta egne vedtekter. Referat - Regionstyremøte nr. 7, 2015/ Side 4 av 8

5 har, med utgangspunkt i Vestfold/Rogaland sitt utgangspunkt, forsøkt å tilpasse disse til regionens lover og vedtekter. 1. Regionstyret godkjenner forslaget som mal for vedtekter for alle distrikt i Region Norge som ønsker å ha sin egen økonomi. 2. Regionstyret er bekymret for en utvikling av distriktsleddet som gjør det enda vanskeligere å få rekruttert ledere Regionkonferansen 2016 Regionstyrets ansvar Regionstyret må gjennomgå lover og vedtekter med sikte på å identifisere ansvarsområder og oppgaver som påhviler regionen i motsetning til de områder og oppgaver som påhviler arrangerende klubb. Det legges opp til hilsener fra ordfører og regionsledere på fredag under åpningen. Det legges opp til hilsen fra areapresident, generalsekretær for Norges KFUK-KFUM og Norges KFUK-KFUM-speidere på lørdag. Innsetting av regionsleder skjer lørdag kveld. Det ble fremlagt en liste over mulige dirigenter og referenter. 1. Kommende regionsleder som er regionsleder når konferansen avholdes har ansvar for å sende ut invitasjoner til gjester. Invitasjoner sendes til regionsledere i area, areapresident, generalsekretærene for Norges KFUK-KFUM og Norges KFUK-KFUM-speidere. 2. Egil Odd fremskaffer en kjøreplan for åpnings- og avslutningsseremonien på regionkonferansen. 3. Regionstyret avventer å spørre kandidater som dirigenter og referenter til deltakerlisten er klar. 4. Regionstyret ønsker å gjennomføre et styremøte fredag kl Regionstyret ønsker å gjennomføre et ledermøte med distriktsledere og tjenesteledere fredag kl Regionstyret ønsker å gjennomføre en «workshop» om «Vekst og utvikling», fredag kl Regionstyret ønsker å presentere arbeidet i Norges KFUK-KFUM og Norges KFUK-KFUM-speidere på søndag kl : Regionstyret ønsker at alle tillitsrepresentanter innbetaler faktura for konferanseavgift og hotell. Refusjon fra regionen skjer ved utfylling av reiseregning i henhold til vedtekt 467, 467a og 467b. 9. Regionstyret fastsetter at grensen for egenandel reiseutgifter setter til kr 3.000, jfr. vedtekt Sekretæren sender ut informasjon til alle klubbene og tillitsrepresentanter om konferansen Regionkonferansen 2016 arrangementet Komiteen for regionkonferansen hadde møtet Sjekklisten etter møtet ligger som vedlegg til innkallingen. Egil Odd Referat - Regionstyremøte nr. 7, 2015/ Side 5 av 8

6 Det må skaffes flaggholdere til 7-8 flagg. Det må planlegges for styremøte, ledermøte og «workshop» på fredagen, før det offisielle programmet begynner. 1. Regionstyret ber arrangementskomiteen ta høyde for lokaler til de aktiviteter som ønskes gjennomført på fredag. Dette kan også medføre behov for en ekstra overnatting for regionstyrets medlemmer. 2. Regionstyret tar saken til orientering Frivillig arbeid på Spekter Dette var et punkt som kom opp på vårt møte med GS i Norges KFUK-KFUM, Etter møtet har vi mottatt en e-post fra Erik Faye Lindvig, daglig leder i KM Event AS. Denne e-posten i tillegg til et svar fra vedlegges saken. Arrangementet avholdes på Kalvøya i Bærum. 1. Egil Odd tar denne saken med distriktskonferansen i Oslo/Akershus for å utfordre distriktet å være kontaktperson og bidra til at Y s Men deltar. Egil Odd 120. Etableringsaktiviteter etter møtet med Norges KFUK-KFUM, jfr. sak 104/ Regionstyret gjennomgår oppsummeringen som ble distribuert til forrige møte med sikte på å lage aksjonspunkt og tidsfrister. 1. Regionstyret utfordrer distrikt Oslo/Akershus om å påta seg en rolle knyttet til gjennomføringen av Spekter. 2. følger opp påtenkt aktivitet mot FHS på Evenskjer. Arne Tøsse bør involveres i prosessen. 3. Iflg Egil Odd er det startet aktiviteter i Trondheim. 4. følger opp mot KFUM-kam Oslo, 5. følger opp mot Bømlo 6. purrer K/M om info om Ten Sing Artic Godkjenning av samarbeidsavtale med Norges KFUK-KFUM-speidere Regionsleder har mottatt et oppdatert forslag til samarbeidsavtale med KMspeiderne. har justert litt på utseende og skrivefeil. Avtalen bør leses nøye og mulige endringer bør fremkomme før vi ferdigstiller avtalen. 1. Regionstyret godkjenner avtalen med de endringer som foretatt. 2. kontakter GS for å få frem et omforent avtaleforslag til signering Regionsprosjekter føler det er behov for å gjennomgå aktive prosjekt og få frem en formell søknads- og tildelingsprosess. Egil Odd Referat - Regionstyremøte nr. 7, 2015/ Side 6 av 8

7 1. Regionstyret ønsker at det etableres mer formelle prosesser knyttet til søknad og rapportering fra regionsprosjekter. 2. Regionstyret tar ansvar for å utarbeide forslag til prosess som behandles i høst og gjøres gjeldende fra arbeidsåret 2017/ Godt styresett i frivillige organisasjoner Frivillighet Norge har hatt medlemsmøte (innkalling datert ). Medlemsmøtet vedtok et dokument på 9 sider som omhandler godt styresett i frivillige organisasjoner. Dokumentet inneholder mange gode innspill som det er verd å merke seg. Noen av disse ligger allerede i våre lover og strukturer. Noen punkt er ikke aktuelle for oss (f.eks. om ansatte), men andre kan det være ønskelig å implementere. Vi må knytte dette til ledelse av regionen og ikke som styresett for distrikt og klubb. Alle 1. Regionsleder ber alle styremedlemmer lese dette dokumentet nøye. 2. Behandling av saken utsettes Søknad om direktemedlemskap har mottatt søknad om direktemedlemsskap for et medlem som har flyttet fra Volda/Ørsta i distrikt Møre til Vallersund i distrikt Trøndelag. Det er imidlertid 12 mil til nærmeste klubb (Trondheim). 1. Regionstyret anbefaler at Roar Arne Velle kan registreres som direktemedlem (Member at Large). 2. Regionstyret gir regionsleder fullmakt til å avgjøre søknader om direkte medlemskap uten at dette behandles i regionstyret. Regionsleder skal informere regionstyret under saken «Saker siden forrige styremøte» på etterfølgende styremøte. 3. Prosedyren for godkjenning må følges (jfr. Lovenes 2.5) Lovendringer til regionkonferansen I den grad regionstyret blir kjent med eller ønsker å fremme lovendringsforslag, bør disse forelegges Lov og kontrollutvalget til vurdering. 1. Regionstyret vil foreslå at en endring i vedtekt 421 slik at det er kommende regionsleder (RDE) som er stedfortreder for regionsleder (RD). 2. Regionstyret vil foreslå at det presiseres at medlemmer til valgkomiteen velges for 2 år Regnskap pr Regnskapsrapporten ble referert og kommentert. Det er noen mindre feil i rapporten og usikkerhet om hvor mye regionen trenger betale for kontingent i Russland. Prognosen viser til et lite overskudd. Referat - Regionstyremøte nr. 7, 2015/ Side 7 av 8

8 1. Regionstyret tar regnskapsrapporten pr til etterretning Nedleggelse av klubber Regionen opplever at klubber blir nedlagt gjennom flertallsvedtak. Regionstyret mener at dette ikke er tilfredsstillende behandling. Hvis det er et mindretall som ønsker at klubben skal fortsette, bør flertallet melde seg ut av klubben og la mindretallet opprettholde klubben. 1. Regionstyret vil foreslå at en klubb ikke kan nedlegges så lenge det er medlemmer i klubben som ønsker å fortsette. Det må utarbeides et endringsforslag til lov og vedtekter Revisor for 2015/2016 På regionkonferansen 2015, ble Arne Thorsen, Stavanger St. Svithun, valgt til revisor for inneværende år. Etter at han har påtatt seg oppgaven som regionkasserer (fra ) må han fratre som revisor. Regionstyret kan ikke avvente til regionkonferansen for å velge ny revisor da regnskapet bør være ferdig revidert til regionkonferansen. Henry 1. Henry forespørre en aktuell kandidat i sin klubb til dette vervet for 2015/ Neste styremøte (nr. 8/15-16) 1. Neste styremøte avholdes torsdag , kl 18: på Skype. 2. Styremøte planlagt utgår. 3. Styremøte planlagt fra kl 14:00 18:00: Fysisk møte i Stavanger. ordner møtested. Alle Referat - Regionstyremøte nr. 7, 2015/ Side 8 av 8