Vedtak: 1. Innkalling og saksliste ble godkjent med de angitte tillegg (se sak 17 A - X)

Transkript

1 Regionstyremøte nr 1, 2015/2016 REFERAT Møtetid: Mandag , kl 10:00 17:00 Møtested: Lyngdal. Anders Golin Glendranges hytte. Styremedlemmer: Svein Håvåg (RD), Haugesund Svend B. Jacobsen (RDE & RSD/S), Stavanger St. Svithun Anders Golin Glendrange (PRD), Flekkefjord Finn A. Pedersen (VRDE), Hinna Andre: Fraværende: Referent: Henry J. Grindheim, (RSD/T), Østenstad Arild Engelstad, (RSD vekst og utvikling), Tonsen Egil Odd Halvorsen (VRD), Arendal Svend B. Jacobsen Nr Saksbehandling 1 Godkjenning av innkalling og saksliste Det ble meldt opp en del saker under Eventuelt. 1. Innkalling og saksliste ble godkjent med de angitte tillegg (se sak 17 A - ) 2 Referat fra regionstyremøte (nr 5 14/15: ) Dette referatet ble ikke formelt godkjent på forrige møtet. 1. Referat fra regionstyremøtet godkjennes. 3 Referat fra forrige møte (nr 6 14/15: ) Dette er referatet fra forrige møte som ble avholdt ifm regionskonferansen i Arendal. 1. Referat fra regionstyremøtet godkjennes. Møtereferat Region Norge Side 1 av 10

2 4 Orienteringssaker Her refereres aktiviteter som har skjedd siden sist møte, men som ikke er styresaker. Dette kan være deltakelse på møter med klubber, distrikter, nasjonalt og internasjonalt eller med samarbeidspartnere. (Dato, sted, vår deltaker, møte med, tema og konklusjon). RSD/Data har utarbeidet rapport om medlemstall som sekretæren har sendt til IHQ innen fristen Rapporten viser 1403 klubbmedlemmer fordelt på 52 klubber og 6 direktemedlemmer. Dette er en reduksjon på 28 medlemmer og 2 klubber siden forrige rapportering iflg IHQ. RSD/Data har utarbeidet giroer på innbetalinger sendt ut med betalingsfrist Noen justeringer måtte gjøres da ektefelle-rabatten falt bort. Foreløpig referat fra Regionskonferansen 2015: 39 klubber av 52 var representert. Lokalitetene fungerte bra og saker gikk som forventet med bruk av kinosalen den 1. dagen. Bespisningen gikk også som forventet, bøygen var at det ble en del endringer med avbestillinger kvelden før den 24. og Overnattingene klarte vi stort sett å korrigere, men maten kunne vi ikke endre på så kort varsel. Gudstjenesten med deltagelse av 160 personer var litt over forventet, men fikk god tilbakemeldinger fra deltagerne som var i kirken, og har også fått mye tilbakemeldinger i etterkant. Ofringen i kirken ble på ca Innleggene fra våre samarbeidspartnere gikk etter programmet og har også mottat positive meldinger om det. Selv om «russerne» tok litt av regien som ikke var planlagt så ble alle samlingene med delegater og DG/RSD-er fullført stort sett etter planen. Noen utfordringer har det vært å finne ut av oppgjør for deltagerne på RK og Area. Men det har løst seg og pr dato mangler vi innbetalinger på ca kr 5.000, men de er på vei. Alle regninger er betalt og det ser ut til å kunne gi et nettooverskudd på ca kr Referat fra Regionskonferansen Central/South: Regionskonferansen i Hamburg siste weekend i juli var besøkt av RD Danmark, PAP Carl Hertz Jensen og Egil Odd Halvorsen representerte Region Norge. Samlingen var positiv og inspirerende. Antallet frammøtte var ikke så stort. Det ble valgt ny RDE fra Northheim, Bilian Proffen og det ble vedtatt nye prosjekter som skulle støttes. Fra England møtte Wally fra Bristol og han viste bilder fra chartringen av den nye klubb for innvandrere fra Dubai. Det var planer om nok en klubb lenger sør i England til høsten/vinteren. Ellers arbeides det med en ny klubb rundt Gøttingen i samarbeid med KFUM. Distriktsåpningen i Vestfold ble holdt på Knattholmen og ca 50 deltagere var tilstede. Referat fra DG Kjell Bråten er oversendt styret pr mail. Møtereferat Region Norge Side 2 av 10

3 5 Saker fra Regionskonferansen Følgende saker krever oppfølging: Sak 5. Budsjettforslag 2015/16 Konsekvensen av å fjerne ektefellerabatt og beholde årskontingenten er bygget inn i ett oppdatert budsjett. Budsjettet viser et underskudd på ca NOK basert på siste kjente medlemstall og valutakurs pr Sekretæren har justert budsjettet som er vedlagt. 1. Saken tas til orientering. 2. Budsjettet legges ut på hjemmesidene (medlemssidene) Sak 6A. Endring av lovene Sekretæren har lagt inn alle vedtatt lovendringer i ett eget A4-dokument. Oppdaterte lover vedlagt. 3. Saken tas til orientering. 4. Lovene må oversettes til engelsk og sendes til IHQ for godkjenning. Svein følger opp. Sak 6B og 6C. Distriktsgrenser og distriktenes økonomi. Sekretæren har utarbeidet et utkast til høringsdokument som vedlegges saken. 5. Regionen dekker distriktsleders reisekostnader uavhengig av om distriktet har egen økonomi. 6. Distriktenes fellesarrangement dekkes gjennom deltakeravgift eller distriktskontingent. 7. Svend følger opp saken og ferdigstiller høringsdokumentet. Sak 6E. Medlemsregister Sekretær og RSD/Data gjennomførte et møte den med Norges K/M med sikte på å starte arbeidet med en overføring av medlemsregisteret. Svend refererte saksdokument utlevert på møtet. 8. Styret er positiv til arbeidet, men avventer en fremdriftsplan og kostnadsestimat før endelig beslutning tas. Sak 6G og 6H. Y s Magasinet og Informasjonsflyt Disse sakene følges opp gjennom planen for mediestrategi. Medlemmer etterlyser «kalenderen» i Medlemshåndboka. Den kom ikke med i MHB da redaktør ikke hadde tiltrekkelig oversikt over hva som skulle med og når. Det ble derfor lovet at dette skulle legges ut på internettsidene, noe som dessverre ikke har vært fullført. Egen sak på sakslisten. 9. Svend sørger for at det legges ut en kalender på regionens hjemmesider basert på den gmail-kalenderen som er utarbeidet av Svein. Sak 7. Valg Melding til Brønnøysundregisteret må utføres. Sekretæren har nå en signert protokoll som dokumenterer valget. 10. Anders følger opp denne saken helt til den er bekreftet fra Brønnøysund. 11. Svend oversender signert protokoll som må vedlegges endringene. 12. Anders melder tilbake til styrets medlemmer når endringene er ok. Møtereferat Region Norge Side 3 av 10

4 5Sak 8. Regionskonferansen 2016 Det må utarbeides budsjett som tar høyde for at det er Regionen som betaler for gjester og tillitsrepresentanter, ikke konferansen, jf 4,6, spesielt vedtekt Svein følger opp dette i kommunikasjonen med vertsklubben. 14. Svend ønsker at det avsettes tid til en samling for distriktsledere og tjenesteldere ifm regionskonferansen, primært fredag kl Internasjonalt prosjektsamarbeid Regionsleder mener det er viktig at Y s Men praktiserer sin internasjonale profil. På den bakgrunn ønsker han å oppfordre klubber i Norge og de nordiske og baltiske landene til å etablere prosjektsamarbeid innenfor rammen av programmet «Nordpluss Voksen». Under dette programmet gis det økonomisk støtte til blant annet prosjektutvikling og mobilitet. Regionsleder ønsker å «flagge» denne oppfordringen på høstens utviklingseminar og på de internasjonale treffpunkter i høst. Svein hadde erforing fra denne type arbeid fra skolesektorene. administrerer de norske prosjektene. Det kan være ønskelig å bygge på allerede etablere vennskapsklubb-relasjoner ved oppstart. Samarbeid kan etableres mellom nordiske land og de 3 baltiske stater. Varighet for et prosjekt er 2(?) år, med søknadsfrist Svein lager et notat om denne saken (på engelsk). 2. Det er ønskelig å etablere et pilotprosjekt før dette profileres til alle klubbene. 7 Norsk Symbolika Det er uttrykt ønske fra tjenesteleder at det utarbeides en nettside for salg av Norsk Symbolika sine produkter. Det er også behov for å produsere «Diplom for Badge of Honor». Det ble fremmet forslag om å produsere disse diplomene fra PC, slik at man slipper lager- og trykkekostnader. 1. Svend tar kontakt med tjenesteleder WEB med sikte på å opprette en nettbutikk på regionen sine hjemmesider. Dette vil kreve tett samarbeid med tjenesteleder for Norsk Symbolika med priser, bilder og produktomtale. 2. Svend lager en Word-mal som benyttes ved produksjon av «Diplom for Badge of Honor». 8 Medlemskap i K-stud (tidligere Norsk kristelig Studieråd) RD mener det er viktig at kunnskap om kristen tro settes i fokus. Tjenesteleder for kristen basis Bjørn Nygård har laget studieopplegg for K-Stud. Vi bør oppmuntre klubbene til å ta dette i bruk. Medlemskapet koster kr 500,- pr år og det er tilstrekkelig at regionen har medlemsskap. Alle klubber kan søke om støtte basert på minst 8 timer pr semester. Det søkes per medlem per time 1. Regionen tegner medlemskap i K-stud for kr 500 pr år. Ansvar: Svein. 2. Det utarbeides en «praktisk bruksanvisning» til bruk av klubbene. Ansvar: Svein. 3. Regionsleder tar dette med i sin regionsbulletin. Møtereferat Region Norge Side 4 av 10

5 9 Mediestrategi Her har vi oppsummert diskusjonen så langt vi kom på dette styremøtet. Plattform Målgruppe Aktivitet Y s Magasinet Alle medlemmer I tillegg til Karen Cecilie Heldal, har også Marit Helene Kløve (Begge Åsane YMC) sagt seg villig til å bidra. Kostnadene er i vesentlig grad knyttet til design, trykking og porto. Vi ønsker at det lages 4 nummer pr år, men at magsinet lages med enkel design i farger og som pdf-dokument. Dokumentet sendes til alle klubbene for distribusjon til egne medlemmer. Klubben er ansvarlig for å sende ut kopier til dem som ikke har e-post. Dokumentet skal også gjøres tilgjengelig på Internett. Det er ønskelig å øke redaksjonen til 4 medlemmer. Regionsbulletin Alle klubber, tillitsrepresentanter SMS Facebook Twitter Internett Regionsleder har ansvar for å sette sammen informasjon om aktuelle saker som behandles nasjonalt og internasjonalt. Informasjonen settes sammen som et pdfdokument. Dokumentet sendes til alle klubbene, med kopi alle tillitsrepresentanter. Frekvens: Etter hvert styremøte. Alle medlemmer Kan gjøres tilgjengelig fra 1. halvår 2016 hvis vi får på plass nytt medlemsregister. Kan sende ut SMS til alle hvor vi har mobilnr registrert, eller deler av medlemsmassen, f.eks til en klubb, et distrikt etc. Meldingen kan f.eks. varsle om viktig info på Internett. Medlemmer, nye Regionen har egen Facebookside (Y`s Men Norge). Her medlemmer ønsker man fortløpende info fra klubbens medlemmer på et åpent forum for Y s Men Norge. Deles med venner og kjente og vil etterhvert bli vår viktigste kanal for å gjøre Y s Men kjent. Nye medlemmer Foreløpig vil vi ikke ta i bruk Twitter. Vi starter med å få fart på Facebook-bruken. Medlemmer, nye medlemmer Dette er per dato vår hovedkilde for intern informasjon. Det må gjøres en betydelig opprydding på våre sider for å gjøre den (mer) attraktiv. Her ønsker vi også at det legges ut artikler/nyheter som senere blir tatt med i Y s Magasinet. Her vil vi skille mellom ekstern og intern/medlems-info (passord-beskyttet). Stoff som tidligere lå i Medlemshåndboka vil legges ut her sammen med en kalender som oppdateres fortløpende. Nettbutikk Medlemmer Vareutvalget til Norsk Symbolika legges ut med nettbutikkfunksjonalitet. Distribusjon All info som skal til «Alle medlemmer» sendes til klubbpresidenten som har ansvar for den videre distribusjon til sine medlemmer. All info som sendes til «Alle klubber» sendes til klubbpresidenten. All info til klubbpresidentene sendes med kopi til Distriktsleder. 1. Representant for redaksjonen i Y's Magasinet bør delta på styremøtene. 2. Arbeidet med Internett og Nettbutikk settes i gang av Svend. 3. Svein følger opp arbeidet knyttet til Y s Magasinet. 4. Øvrige aktiviteter startes når det er kapasitet i styret. Møtereferat Region Norge Side 5 av 10

6 10 Situasjonen i Region Sverige Region Sverige er i en situasjon hvor det ser ut til at de ikke får valgt en ansvarlig ledelse. De har ikke regionsleder men blir ledet av et team som utfyller de nødvendige funksjonene. Dette er ikke en holdbar situasjon. Saken blir på nytt et tema på regionskonferansen i Ørebro i begynnelsen av september. Det har vært ført uformelle samtaler om hvordan Region Norge kan være med å løse problemet. Ett av alternativene som har nevnt er å la Sverige bli et distrikt under Region Norge. Det er ønskelig at regionstyret drøfter saken og gir noen signaler om hvordan vi stiller oss til ulike alternative løsninger. Regionstyret er innstilt på å bidra til å løse situasjonen i Region Sverige. Det var enighet om at Region Sverige måtte avklare de juridiske forhold til organisasjon knyttet til de mulige løsningene og at en formell henvendelse må gå fra Region Sverige til Area som igjen eventuelt må be Region Norge om bistand. Regionstyret vurderte følgende muligheter: A. Regionstyret i Region Norge velges av klubbene i Region Sverige som Regionstyret i Region Sverige. Dette betyr at Region Sverige fortsetter som egen region, men at Regionstyret i Norge også har resgionstyremøter for Sverige (har 2 forskjellige roller). B. Klubbene i Sverige samles som en seksjon under region Norge (på samme måten som klubbene i Russland tilhørte Region Norge frem til 2003). Klubbene i Sverige utpeker en seksjonsleder som representerer/ivaretar klubbene i Sverige sine interesser og som inngår i Regionstyret i Norge. C. Klubbene i Sverige samles som et distrikt under region Norge. Det forutsettes at det velges en distriktsleder for distrikt Sverige som inngår på samme måte som et distrikt i Norge. Om Region Sverige da må legges ned (alternativ B og C) eller kan ligge på vent må avgjøres av IHQ/ICM. 1. Svein deltar på Region Sveriges regionskonferanse og drøfter disse mulighetene med klubbene der. 11 ACM i Riga høsten 2015 Da Regionkonferansen vedtok å støtte Region Russland med tilskudd til den internasjonale medlemskontingenten, vedtok vi samtidig å be Area Europe om å opprette et solidaritetsfond som kan brukes i tilfeller der f.eks. valutasituasjonen gjør det vanskelig for en region å oppfylle sine økonomiske forpliktelser overfor det internasjonale leddet. Både Henry og Svein møter på høstens ACM-møte. 1. Region Norge foreslår for Area Europe å opprette nevnte fond (hvis dette ikke allerede er dekket av dagens Solidaritetsfond). 2. Region Norge ønsker også at det presiseres hvilke retningslinjer som gjelder for dekning av gjesters ledsagere ved de enkelt regioners konferanser.. Møtereferat Region Norge Side 6 av 10

7 12 Økonomisk garanti for AC 2015 Regionsleder sendte ut følgende info til regionstyrets medlemmer: Leder av lokalkomiteen for AC Arne O Bergersen ønsker å avslutte sitt arbeid så snart som mulig. Han ber om en avklaring på følgende tre problemstillinger som har betydning for i hvilken grad det blir nødvending å bruke den økonomiske garantien som Region Norge har gitt for AC. 1. Egil H. Nilsen, leder av Norsk Symbolika, deltok bare på Regionkonferansen, men reiste hjem før Areakonventet, fordi hans kone, Wenche, ble alvorlig syk. Hun var også påmeldt, men har får refundert påmeldingsavgiften. Nå spør Egil om også han kan få det. Jeg har svart at han i første omgang bør trekke refusjonen av Norsk Symbolikas kasse; så vil jeg ta spørsmålet opp med Regionstyret, siden vi nå egentlig snakker om deres penger i garantien. 2. Et av medlemmene i Arendal YMC, Ove Gartha, var påmeldt til middagen lørdag, men han døde og ble begravet før konventet ble avviklet. Refusjon for innbetalingen? 3. Et kvinnelig medlem fra Lithauen ble syk før konventet. AT Karsten Mumm spør om hvordan vi ser på en refusjon, siden hun har dårlig råd, og dessuten «mistet» flybilletten uten refusjon. På et tidlig tidspunkt svarte jeg at vi bør se på dette med velvilje, men se det an med hensyn til økonomien og balansen. Nå ber jeg om at regionstyret ser på disse spørsmålene. En positiv holdning til søknadene vil selvsagt øke underskuddet. 1. Da Egil møtte på regionskonferansens kun som tjenesteleder, kan han belaste Norsk Symbolika for sine utgifter. Da belaster vi ikke regionens budsjett 2. Innbetalingen refunderes. 3. Tap av flybilletter ved sykdom skal taes på reiseforsikringen. Hvis hun ikke har forsikring, må hun dekke tapet selv. Svein melder dette vedtaket til Arne O. Bergersen. Møtereferat Region Norge Side 7 av 10

8 13 Dagseminar for vekst og utvikling høsten 2015 Gjennomgang av planene for seminarene. Fokus på Y s Men s plass i samfunnet. Hvilke oppgaver kan Y s Men gå inn i Tittel: Vi tar Y s Men inn i framtiden Mål: Å samordne fokus for de som skal lede seminarene Distrikt Dato Sted Fra styret Arild Nord-Norge Arne T Svein Asker og Bærum Haakon K Holmen Egil Odd Ja Oslo/Akershus Lisbeth E Holmen Egil Odd Ja Østfold Ragnhild H Holmen Egil Odd Ja Trøndelag Lennart S/Einar T Trondheim Svend Nei Rogaland Joar O Ynglingen, Stavanger Svein og Finn Nei Vestfold Kjell B Kongsberg Svend Ja Bjørgvin Reidar K Birkeland menighetshus, Svend Ja Bergen Østland Nord Anne-Hilde Brumunddal (kl 18- Henry Nei 20) Agder Alf Magne U Mandal Anders Ja Møre Arne W Ålesund Henry Ja Forslag til tidsplan (kl 10:00 15:00) Kl slett Tema Ansvar 10:00 Ønske velkommen. Ord for dagen. Distriktsleder 10:10 Presentasjonsrunde Alle 10:40 Mål for samlingen. Arbeidsplanens tema. Fra Regionstyret Ide til handling 12:00 Lunsj Distriktsleder 12:45 Gruppearbeid Alle 13:45 Presentasjon av gruppearbeid. Spørsmål. Alle 14:45 Oppsummering Distriktsleder/regionstyret 15:00 Informasjon Distriktsleder/regionstyret 1. Regionstyret legger opp til å avholde dagseminarer for alle distrikt i henhold til denne planen.det er ikke fastsatt aktivitet for Nord-Norge, kun Bodø-klubben som er aktiv. Østland Nord var ikke klar for dagseminar enda, men regionstyret ønsker likevel å delta på Østland Nord sitt møte Det er ønskelig at distriktet utpeker en referent til møtet og at referatet sendes til regionsleder senest 10 dager etter møtet. 3. Kostnader knyttet til planlegging og gjennomføring av dagseminarene dekkes av regionen. Møtereferat Region Norge Side 8 av 10

9 14 Oppfølging av samarbeidsavtalene med Norges KFUK-KFUM og Norges KFUK-KFUM speidere Det virker som at alle organisasjonsledd nå kjenner til disse avtalene. Svein har avtalt møte med K/M-speiderne den (Landstyremøte?) og med K/M sivilt den Det er viktig for oss å få satt i gang forpliktende aktiviteter med sikte på en vinn-vinn situasjon. To mulige fokusområder påpekes: 1. Det ene er en tiltaksplan som kan være forpliktende for medlemmene. For Y's Men er rekruttering av yngre medlemmer og etablering av nye klubber et hovedanliggende. Hva er det viktigste for våre samarbeidspartnere? Det ligger i avtalen at samarbeidet skal utgjøre en vinn - vinn situasjon for begge parter. Hva må vi rent konkret gjøre for å få det til? 2. Det andre er medlemsformalitetene. Y's Men er en organisasjon hvor begrepet tjeneste har en sentral plass. Er det f.eks. mulig å knytte medlemskap i de to organisasjonene tettere sammen? Er det mulig å tilby unge speiderledere/ungdomsledere medlemskap i Y's Men som en frivillig ikke kostnadsbelagt tilknytning til en tjenesteorganisasjon?... Slik at når de er ferdige med sitt lederoppdrag, har de fremdeles sin tjeneste i Y's Men og sitt hjerte i speideren/ungdomsarbeidet? Regionstyret mente at fokusområde 2 kunne oppfattes som en konkurrende aktivitet til Norges KFUK-KFUMs arbeid, men at man skulle fremsette ideen. Forslag til vedtak: 1. Regionen arbeider videre etter disse føringene 15 Fordeling av oppfølging av distriktsledere og tjenesteledere. Det har vært foreslått at regionstyrets medlemmer fordeler oppfølgingen av tillitsrepresentantene mellom seg. Det er ønskelig at regionstyrets medlemmer regelmessig (2 ganger pr semester) tar telefonkontakt med sine tildelte kontakter. Tillitsrepresentanter RD Svein VRD Egil O RDE Svend VRDE Finn PRD Anders Agder Alf Magne U Asker/Bærum Haakon K Bjørgvin Reidar K Møre Arne W Nord-Norge Arne T Oslo/Akershus Lisbeth E Rogaland Joar O Trøndelag Lennart S/ Einar T Vestfold Kjell B Østfold Ragnhild H Østland Nord Anne-Hilde Kristen basis Bjørn N Data Hans Olav E Y s Magasinet Karen C Heldal/Marit H Kløve Norsk Symbolika Egil KFUK-KFUM Gudbrand RK TOF Tore B WEB Nicolay L Vekst og utvikling Arild E BF/IBC/TC Leif W Direktemedlemmer Møtereferat Region Norge Side 9 av 10

10 16 Rutine for å håndtere henvendelser om støtte og deltakelse i aktiviteter Fra tid til annen mottar regionen henvendelser om støtte fra organisasjoner eller privatpersoner. Det kan også skje at vi får forespørsler om å bidra eller delta i aktiviteter til gode formål. Vi bør vurdere hvordan disse henvendelsene skal håndteres. 1. Henvendelser fra privatpersoner og lokale organisasjoner blir høflig avvist og bes kontakte en klubb i eget nærområde. Sekretæren følger opp. 2. Henvendelser fra nasjonale organisasjoner (inkl samarbeidspartnere) oversendes til Regionsleder som lager en sak med forslag til vedtak til første styremøte. 17 Eventuelt A. Oppdatering av regnskapsprogram. Det er kommet ny versjon av regnskapsprogrammet som benyttes av kasserer. Kostnad kr inkl ett års support. Vedtatt. Henry følger opp. B. Det var kommet regning fra Global på kr ifm deltakelse av russiske ungdommer som deltok på TT. Vi betaler kr i henhold til vedtak 1 i sak 69/ Henry følger opp. C. Oppsigelse fra et direktemedlem var mottatt pr Spørsmål om betaling av kontingentkrav for høsten. Det var enighet om at dette må betales, da hans medlemskap er rapportert til IHQ og vi har fått regning for dette. Henry følger opp. D. MVA-kompensasjon. Henry har sendt søknad (frist 01.09). Med full kompensasjon blir beløpet nesten kr Det er ført opp kr i budsjettet. E. Finn orienterte om planlagt tur til IC 2016 i Taiwan Foreløpig plan er en rundtur i Taiwan, konferansen og avslutning med tur til Thailand/Laos. F. Internasjonalt: Finn fokuserte på 3 forhold: Det etableres et satelittkontor i Bankok, det planlegges et felles medlemsregister (i hovedsak for å holde kontroll på medlemstallene i India), IC 2018 blir i Sør-Korea. 18 Neste styremøte Avholdes torsdag , kl 18: på Skype. Svein inviterer. Innkalling og saksliste sendes ut og må være oversendt sekretæren senest Møtereferat Region Norge Side 10 av 10