Agenda Regionsledelse Arbeidsplan og budsjett Samarbeidspartnere Distriktsledelse Tjenesteledelse Medlemskommunikasjon

Transkript

1 Ledermøte Haugesund, 26. august 2016 Region Norge Regionleder : Svend B. Jacobsen 1 Agenda Regionsledelse Arbeidsplan og budsjett Samarbeidspartnere Distriktsledelse Tjenesteledelse Medlemskommunikasjon o Y s Magasinet o Hjemmesider Portalbuzz Ledermøte august

2 Medlemstall per medlemmer ( ,5%)) 48 klubber (52) 10 distrikter 6 direktemedlemmer Gj.s. alder: 73,2 Kvinneandel: 32 % (74 % Lassa) Laveste gj.s. alder: 51,7 (Engehaugen) Høyeste gj.s. alder: 84,6 (Bergen OK) Ledermøte august Internasjonale bidrag 2015/16 CHF (NOK 3,6 mill) 59 % av målet på CHF (NOK 6,1 mill) Medlemstall pr feb2016: (ned 5,8 %) fra feb2015 Europa ned 194 medlemmer (3,1 %) Ledermøte august

3 Regionstyret RD: Svend B. Jacobsen, Stavanger St. Svithun VRD: Finn A. Pedersen, Hinna RDE: Bjørn Arve Bentsen, Mandal (på valg) RDEE: Kai Sødal, Mandal (på valg) PRD: Svein Håvåg, Haugesund VRDE: Solveig H. Gjeruldsen, Bekkefaret Ledermøte august Regionen 1.5 Regionens oppgaver er: a) Å støtte KFUK-KFUM, andre organisasjoner og menigheter i å formidle kristne verdier til barn og unge b) Å skape kristne klubbmiljøer for voksne, særlig ved å arbeide for en videre utvikling og utbredelse av bevegelsen c) Å utarbeide egne eller støtte andre prosjekter som fremmer sosial og økonomisk likhet mellom mennesker d) Å medvirke til et godt samarbeid mellom tilsluttede klubber og deres medlemmer e) Å representere de norske klubbene, nasjonalt og internasjonalt. Motto: Vi vedkjenner oss den plikt som følger med enhver rett Ledermøte august

4 Regionstyret Vedtekt 422 Regionstyrets oppgaver: a) Forestå ledelsen av regionen, herunder utarbeide budsjettforslag, jf 4.5 og 8.1, vedtekt 815. b) Være bindeledd mellom den internasjonale ledelse, Area og regionens enheter c) Representere regionen utad d) Sørge for regional ledertrening e) Planlegge og innkalle til ledermøter f) Ta standpunkt til medlemssøknader og klubblover, samt forestå opptak av nye klubber g) Planlegge og innkalle til regionskonferanser, jf 4.6 h) Sørge for at vedtak fattet av regionskonferansen blir effektuert i) Holde kommende regionsleder (RDEE) underrettet om regionens arbeid j) Følge opp regionens planleggingsarbeid, både med hensyn til langsiktig mål, så vel som gjennom programmer og arbeidsplaner k) Holde tillitsrepresentanter og klubber regelmessig orientert om regionens virke og internasjonale saker gjennom bruk av hjemmesider og e-post Ledermøte august Arbeidsplan 2016/2017 Motto: Fri og frivillig Flere klubber Flere medlemmer Flere frivillige Økonomi Ledertrening Ledermøte august

5 Budsjett 2016/2017 Svak norsk krone Færre medlemmer Færre klubber Færre frivillige Mindre til prosjekter Annonser Kostnadsvekst Kontingentøkning Ledermøte august Kontingent Kontingent inn kr 500 Kontingent ut kr 385 Igjen kr 115 Ant medlemmer Til drift kr Kontingent inn kr 550 Til drift kr (+43%) Ledermøte august

6 Prosjekter: Måltall Prosjekt/Fond Beløp Andel Per medlem Bidrag Region Russland kr ,2 % kr 7 Brorskapsfondet (BF) kr ,6 % kr 18 KFUK-KFUM Global kr ,6 % kr 51 Norges KFUK-KFUM kr ,1 % kr 37 Norges KFUK-KFUM-speidere kr ,8 % kr 26 Roll Back Malaria kr ,3 % kr 44 Time of Fast (TOF) kr ,3 % kr 110 Yeep -Step kr ,2 % kr 7 Yes-SDS kr ,9 % kr 30 Sum Prosjekter kr ,0 % kr Ledermøte august Prosjektsøknad Regionstyret ønsker at alle prosjektinnbetalingerskal være frivillige. Regionstyret vil legge opp til en rutine for neste år (2017/18) slik at organisasjonene må søke om tilskudd til konkrete prosjekter og at det legges opp til regelmessig tilbakemelding fra de prosjekter som har fått støtte. Regionstyret ønsker at distriktslederne skal være med på å fastsette hvem som skal få støtte Ledermøte august

7 Samarbeidspartnere Norges KFUK-KFUM Norges KFUK-KFUM-speidere KFUK-KFUM Global Frivillighet Norge K-stud Den norske kirke Ledermøte august Distriktet 3.2 Distriktet ledesav en distriktsleder (DG), valgtav distriktets klubber på distriktskonferansen ( 3.4) året før funksjonsperioden. Gjenvalg kan finne sted dersom særlige grunner taler for det. Vedtekt 321 Distriktstyret: Distriktstyretbestår av distriktsleder, neste års (DGE) og forrige års (PDG) distriktsledere. Distriktsleder har adgang til å utpeke distriktsekretærog distriktkasserer, samt spesielle utvalg, dersom det er behov for det Ledermøte august

8 Distriktsleder Vedtekt 322 Distriktsleders oppgaver: o Være regionens representant overfor klubbene og distriktets talsmann overfor regionen o Hjelpe og veilede den enkelte klubb o Holde seg orientert om den enkelte klubbs virksomhet, enten ved besøk eller ved kontakt med klubben o Å virke for opprettelse av nye klubber innen sitt distrikt o Å ta initiativ overfor kretsformann/-sekretær i Norges KFUK-KFUM for samarbeid i henhold til samarbeidsavtalen mellom de to organisasjonene, jftillegg 2 o Å planlegge og lede den årlige distriktskonferansen, eventuelle distriktsrådsmøter, samt trening av ledere innen distriktet o Å sende rapport til regionsleder om arbeidet i distriktet Ledermøte august Distriktsråd (høst) Dagseminar: Bistå klubbene med å skape en visjon, strategi og handlingsplan for klubbene. (Ikke i 2016) Distriktsråd: Behandle klubbenes årsmeldinger/regnskap, planlegge Week4you, kirkesøndag, etc. Målgruppe: Klubbstyrene Ledermøte august

9 Distriktskonferanse (vår) Inspirasjonssamling for klubbens medlemmer. Velge nye distriktsleder (DGE) for neste år. Invitere representanter fra K/M-lokalt og regionstyret. Målgruppe: Alle klubbmedlemmer Tidspunkt: Uke 10 13, Ledermøte august Distrikt (med egen økonomi) Høst:Godkjenne distriktsleders årsmelding og reviderte regnskap ( ). Oppdatere enhetsregister. Vår:Velge revisor for distriktets regnskap. Fastsette distriktskontingent. Velge kasserer for kommende år (gjenvalg kan finne sted) Ledermøte august

10 Distriktsøkonomi Distriktsstyre (forrige, nåværende og neste distriktsleder) Distriktskontingent (per medlem) Distriktskasserer (2-4 år) Eget organisasjonsnummer Egen revisor Eget regnskap Formelt referat fra distriktskonferansen Distriktsleders kostnader dekkes av regionen Ledermøte august Distriktsgrenser Beholde fylkesgrenser Følge K/M-kretsinndeling La ett distrikt bestå av en eller flere kretser Distriktskontakt hvis opptil 3 klubber Distriktsstyret hvis minst 4 klubber Distriktet skal ha samarbeid med K/Mkretsene Ledermøte august

11 Week4You Uke 4 hvert år Benyttes til å planlegge og gjennomføre en aktivitet for å skaffe flere medlemmer til egen klubb Klubben bestemmer form og innhold Distriktsleder sammenstiller erfaringer til regionstyret Ledermøte august Internasjonal kirkedag 3. søndag i januar (gammel ordning) 1. søndag i mars (ny ordning) Delta på gudstjeneste, offer, kirkekaffe, info om Y s Men Klubbene på egen hånd eller sammen med andre (på rundgang) Ledermøte august

12 Direktemedlemmer Regionen har nå 6 direktemedlemmer Resultat av nedlagte klubber Krever egen oppfølging Egen ressurs i regionstyret som følger opp denne medlemsgruppen Krav til avstand til nærmeste klubb? Ledermøte august Regionale tjenesteledere (RSD) Kristen Basis (CE) Bjørn K. Nygaard Vekst og utvikling Arild Engelstad Arkivar (H) Gunnar Langvik Y s Magasinet (PR) Marit H. Kløve Norsk Symbolika(S) Jan Erik Berg Fasteprosjektet (TOF) Tore Bergseng Hjemmesider (WEB) Bjarne Bredrup KFUK/KFUM (YL) Gudbrand Robsahm-Kjørven Medlemsystem(PB) Finn A. Pedersen Kasserer (RT) Arne Thorsen Sekretær (RS) Torgeir H. Persett Y's Men International, Region Norge 24 12

13 Ubetjente tjenesteområder 1 Alexander studiefond (ASF) Brorskapsfondet (BF) Community Service (CS) Extention(E) - inngår i Vekst og utvikling Endowment Fund (EF) Vennskapsklubber (IBC) Ledertrening (LT) MembershipConservation (MC) -inngår i Vekst og utvikling Ledermøte august Ubetjente tjenesteområder 2 STEP Reisekoordinator (TC) YEEP Ungt engasjement (YIA) Ung representant (YR) Ung representants mentor (YRM) Ledermøte august

14 Medlemskommunikasjon Medlemshåndbok (1 utgave/år) Y s Magasinet (4 utgaver/år) Y s Men s World (2+2 utgaver/år) (dansk/engelsk) Nyhetsbrev (6-8 utsendelser/år) Internett (10-15 oppdateringer/år) E-post til/fra klubber E-post til/fra distriktsledere E-post til/fra tjenesteledere E-post til/fra Lov og kontrollutvalget Telefonsamtaler Ledermøte august Y s Magasinet Innleveringsfrist: 1. sep/nov/feb/mai Lagt ut på nettet: siste dag i sep/nov/feb/mai Blir ikke trykket og sendt i posten, kun tilgjengelig på nettet Ledermøte august

15 Hjemmesider (lag en snarvei/favoritt) Eksterne sider (alle har tilgang) Interne sider: o Brukernavn: klubb o Passord: klubb321 Her skal du finne alt som er verd å vite, også det som står i håndboka, Y s Magasinet, referater, kalender. Demo Ledermøte august Struktur på internettsidene Hvordan bygge opp en fornuftig struktur basert på dagens løsning/rammebetingelser? Ledermøte august

16 Portalbuzz Vårt nye medlemsystem Klubben kan vedlikeholde Medlemstall Medlemslister Omfatter alle regioner Bruksanvisninger Demo Ledermøte august Norge + Sverige = sant? Sverige mangler regionstyret Sverige mangler ledere Sverige mister klubber og medlemmer Sverige har kontaktet Norge for ett mulig samarbeid Norge har tilbudt forskjellige samarbeidsmodeller Regionstyret inviterer regionkonferansen til å vedta at det forhandles med region Sverige om å overta de svenske klubbene, jfrsak 6.G Ledermøte august

17 Stammespråk Regionstyret ber alle tillitspersoner å benytte norske benevnelser når man omtaler verv, fond etcnår man snakker til norske Y s Men. På samme måte ønsker man at dette også benyttes i alt skriftlig materiell/referater, presentasjoner o.l. Her kan man om ønskelig sette den utenlandske forkortelsen i parantes( ). I praksis: regionleder, ikke RD; distriktsleder, ikke DG; distriktsstyre, ikke DG-team; tjenesteleder, ikke RSD; fasteprosjektet, ikke TOF; direktemedlemmer, ikke MAL (memberat large) etc. Istedenfor «past» benyttes «forrige», og man skriver «neste» istedenfor «elect» Ledermøte august Regionskalender Det er laget en Google-kalender som er knyttet til internettsidene Kalender inneholder styremøter, distriktsmøter etc Egen oversikt over regionkonferansene Egen oversikt over faste tidsfrister Egen oversikt over klubbjubileum Ledermøte august

18 Regionkonferansen 2017 Avholdes i Stavanger august 2017 Regionens årsmøte Representasjon basert på størrelse Kilde til inspirasjon Ledersamling med regionleder Ledermøte august Area konvent 2017 Avholdes i Cesis, Latvia juli 2017 Alle kan delta, ingen delegater Avholdes hvert andre år 50 stipend a EUR 150 (NOK 1.390). Søknadsfrist Eget søknadskjema Ledermøte august

19 Kommende konferanser IC 2018 Sør-Korea RC 2018 ØstlandNord? AC ? RC 2019 Østfold? IC 2020 Danmark (Odense)? RC 2020 Mandal? AC ? IC USA Ledermøte august Hvordan bidrar vi? Oversikt over klubbenes tjenesteomfang Sende ut et skjema/regnskapsmal i august Rapportering i juni 2017 Kunngjøres på regionskonferansen Ledermøte august

20 Area ledermøter Hvert semester avholdes area-styremøter (Area Council Meeting) Regelmessige samlinger: o RDE-trening o R2R-samling o Kristen basis Ledermøte august På valg 2017 IPE = Neste Internasjonale president (fra ), blir Internasjonal president fra ). Kan ikke nominere fra Europa dette året. IT = Internasjonal kasserer (fra ) ICM = Internasjonal rådsmedlem fra ) og Area president Electførste året og Area president siste året Ledermøte august

21 Valg 2017 Region Norge 2016 o Svarprosent: 53,8 % (28/52) o 26 gyldige stemmer, 1 for sent, 1 ugyldig 2015: o 32 gyldige stemmer, 1 for sent, 2 ugyldige Mål for 2017: Minst 40 klubber Krav til klubbene: Innleveringsfrist , kl 17:00 til IHQ Ledermøte august Søke om BF-stipend Invitasjon sendes fra BFECC innen Søknadsfrist til Regionleder Anbefaling til Area president Anbefaling til BFECC Egne søknadskjema Ledermøte august

22 Kommende aktiviteter Kontakt lokale K/M-sekretærer Mulighet for nye klubbkjerner, kontaktpersoner. Reiseregning, frist til RSD/T Planlegg distriktsråd, Week4You Motiver klubbene for nye medlemmer Stoff til Y s Magasinet FØLG MED PÅ HJEMMESIDENE! Se i kalenderen, bruk håndboka! Ledermøte august