Grunnet dårlige internettforbindelse med Flekkefjord, var Anders ikke med på behandlingen av sakene

Transkript

1 Regionstyremøte nr 4, 2015/2016 Referat Møtetid: Onsdag , kl 18:00 20:40 Møtested: Skype. Svein kaller opp fra kl 17:50 Styremedlemmer: Svein Håvåg (RD), Haugesund Svend B. Jacobsen (RDE & RSD/S), Stavanger St. Svithun Anders Golin Glendrange 1 (PRD), Flekkefjord Egil Odd Halvorsen (VRD), Arendal Andre: Fraværende: Referent: Marit Helene Kløve (Y s Magasinet), Åsane Finn A. Pedersen (VRDE), Hinna Henry J. Grindheim, (RSD/T), Østenstad Svend B. Jacobsen 1 Grunnet dårlige internettforbindelse med Flekkefjord, var Anders ikke med på behandlingen av sakene Referat Region Norge Side 1 av 6

2 Nr Saksbehandling 54 Godkjenning av innkalling og saksliste Kommentarer til innkalling og saksliste noteres, det gjør også eventuelle foreslåtte saker under eventuelt og om disse skal behandles på møtet eller skyves på til neste møte. Deretter skriver man at «med dette ble innkalling og saksliste godkjent». Man går ikke videre i møtet før dette er gjort. 1. Innkalling og saksliste godkjennes med de foreslåtte eventueltsakene. 55 Referat fra regionstyremøte (nr 3-15/16: ) Referatet ble sendt ut til alle som var tilstede og til Lov og kontrollutvalg (LKU). Kommentarer mottatt per er innarbeidet. Referatet er sendt til alle distriktsledere og tjenesteledere (inkl WEB-redaktør og Y s Magasinet) og LKU pr Referat fra regionstyremøtet godkjennes. 56 Saker siden forrige møte A. Regionsleder har laget Nyhetsbrev nr 3, 2015/16, datert RSD/S har sendt dem ut til alle distriktsledere (for distribusjon til klubbene), tjenestelederne, medlemmer i LKU samt, styremedlemmene. Det var meldt at en DG ikke hadde mottatt nyhetsbrevet. Svend sjekker opp. B. Godkjenning av lovene. Finn har fått oversendt konstitusjonskomiteens anbefaling. Lovene med tillegg anbefales godkjent av ICM. C. Melding til Brønnøysundregisteret. Svein fikk dette klar den D. Distriktsgrenser og distriktsøkonomi. Svend har mottatt 2 innspill. Høringsfrist er satt til E. Regnskap regionskonferansen Status ved Egil Odd. Det meldes om revidert regnskap med et overskudd på kr Ca kr er avskrevet grunnet mangelfull betaling og ikke fremmøtte deltakere. F. Søknad om YES-midler. Svend sendte søknad Søknaden er sendt til styremedlemmene. Fristen for SDS-midler er G. Status medlemsregister. Mottatt en oppdatering fra K/M som antyder en forsinkelse i arbeidet. Settes opp som egen sak. H. Utmelding. Vi har fått melding fra distriktsleder i Rogaland om at Storeholmen YMC melder seg ut av organisasjonen fra Sakene tas til etterretning. 2. Egil Odd undersøker om regionen har fått Drammen-klubbens (utmeldt ) charter i retur. 3. Svend sørger for at Storeholmens charter blir returnert til regionen. 57 Kontakter med distriktsledere og tjenesteledere (ref sak 15/15-16) Vi hadde en gjennomgang basert på oppgavefordelingen fra De fleste har vært kontaktet i løpet av høsten, men ikke etter en strukturert og bevist plan. Det er et forbedringspotensialet her. 1. Saken tas til orientering Referat Region Norge Side 2 av 6

3 58 Distriktskonferanser Dato Distrikt Sted Hvem? Bjørgvin Birkeland Svend Trøndelag Trondheim Egil Odd Agder Mandal Svein Østland Nord Gjøvik` Svend Østfold Kråkerøy Egil Odd Rogaland Sola Svend Møre Ålesund Anders Vestfold Knattholmen Svend Svein er bortreist fra april Svein, Svend og Henry er på ACM-møte mars 1. Regionstyret fordeler oppgavene som over. 59 Nye tjenesteledere (ref sak 45/15-16). Det er umiddelbart behov for ny tjenesteleder WEB. Fra sommeren er det behov for ny tjenesteleder for Norsk Symbolika. Et aktuelt navn ble nevnt. På sist møte fikk vi frem et ønske om en tjenesteleder for Ledertrening. To navn ble nevnt som kandidater. Vi mangler også en kandidat som sekretær og i februar finner vi ut om vi også mangler en kasserer. 1. Kommende regionsleder har som oppgave å finne nye tjenesteledere til sitt arbeidsår. 2. Alle styremedlemmer har ansvar for å bidra med kandidater til de ledige vervene. 60 Regionstyrets sammensetning (ref sak 44/15-16). Svend laget et forslag som ble sendt ut til styrets medlemmer (ref sak 44/15-16). 1. Regionstyret består av regionsleder (RD) som styreleder. Styremedlemmer er forrige regionsleder (PRD), kommende regionsleder (RDE) og nyvalgt kommende regionsleder (RDEE). 2. Regionskonferansen velger også sekretær og kasserer for en periode på 4 år, fortrinnsvis slik at disse velges hvert annet år. Disse inngår som fullverdige styremedlemmer. 3. Regionstyret kan invitere tjenesteledere til å delta som observatører på styremøtene i det omfang regionstyret ønsker. 4. Det utarbeides forslag til lovendringer som støtter opp om denne endringen. Det er kommet tilbakemeldinger på forslaget. Et alternativ til punkt 1 er å beholde VRD og VRDE som styremedlemmer, men endre lovene slik at hvis RD ikke kan ivareta sine plikter og oppgaver, overtar RDE (som er valgt), ikke VRD (som ikke er valgt). 1. Saken ble drøftet uten noen endelig konklusjon. Det blir tilslutt regionskonferansen som må beslutte dette som en lovendring. Referat Region Norge Side 3 av 6

4 61 Kandidater til valg Følgende er på valg til regionskonferansen: RDEE 2 medlemmer av valgkomiteen til 2017 Revisor Regionstyret kom opp med en liste over kandidater. Sekretæren oversender denne til valgkomitens leder. 62 Samarbeidsmøte med Norges KFUK-KFUM (ref sak 32/15-16) Svein og Gudbrand deltok på møte den Svein har sendt ut en oppsummering av møtet. Dette vedlegges saken. 1. Regionstyret ser det som naturlig at regionsleder og kommende regionsleder deltar på regelmessige samarbeidsmøter med Norges KFUK-KFUM. 2. Samarbeidet med Norges KFUK-KFUM må bli mer konkret og knyttet til rekruttering av unge medlemmer til Y s Men s bevegelsen. 63 Samarbeidsmøte med Norges KFUK-KFUM-speidere Svein og Egil Odd deltok på landsstyremøtet Svein har sendt ut en oppsummering av møtet. Dette vedlegges saken. 1. Regionstyret ser det som naturlig at regionsleder og kommende regionsleder deltar på regelmessige samarbeidsmøter med Norges KFUK-KFUM-speidere. 2. Samarbeidet med Norges KFUK-KFUM-speidere må bli mer konkret og knyttet til rekruttering av unge medlemmer til Y s Men s bevegelsen. 64 Direktemedlem (Member at Large) Regionsleder har mottatt en henvendelse fra Ragnhild Holte, Kråkerøy mixed YMC, med søknad om at et tidligere medlem av Glemmen YMC, Thor R. Ileby, ønsker å bli opptatt som direktemedlem. Hans bostedsadresse er Fredrikstad. En slik søknad skal behandles etter lovenes 2.5: Dersom et medlem flytter til et sted der det ikke er noen Y's Men's Club, eller det av andre grunner ikke er praktisk å slutte seg til en Y's Men's Club, kan vedkommende gjennom sin klubb søke regionstyret om å bli direktemedlem, jf 2.1. Et slikt medlemskap skal godkjennes både av regionstyret og av den internasjonale generalsekretæren (ISG). Et direktemedlem betaler regionskontingent og prosjektbidrag etter måltall direkte til regionskasserer (RSD/T). Bidrag til regionsprosjekt er frivillig, se vedtekt 814. Regionsleder eller den regionsleder bemyndiger skal ha et særlig ansvar for direktemedlemmer. Noen få dager før møtet mottok regionsleder en tilsvarende søknad fra Hildrun Skarding Olsen, Harstad. Hun har, frem til Harstad Sigrid YMC, ble nedlagt vært medlem der. 1. Regionstyret støtter søknadene fra Thor R. Ileby og Hildrun Skarding Olsen om å bli direktemedlemmer. 2. Sekretæren sender saken videre til ISG for godkjenning og informerer søkerne om prosessen. Referat Region Norge Side 4 av 6

5 65 Rutine for å følge opp direktemedlemmer Regionen har ingen etablert og fungerende rutine for å følge opp direktemedlemmer. Sekretæren har pt ikke kapasitet til å sende ut brev til direktemedlemmer som ikke har e- post. Det er heller ingen rutine for utsending av håndbøker. 1. Sekretæren utarbeider en rutine for å holde direktemedlemmene orientert om regionens arbeid. 2. Det etableres rutiner som medfører at medlemshåndbok blir sendt ut til direktemedlemmene samtidig som de er tilgjengelig for klubbene. 3. Det skal vurderes om dette er en oppgave for ett av styremedlemmene. 66 Regionskonferansen 2016 Svein orienterer. Lokalkomiteen er ikke kommet langt i sitt arbeid. Både program og budsjett må utarbeides. Det gjenstår også å lage invitasjoner og påmeldingsrutiner for konferansen. 1. Svein sørger for at det legges frem et budsjett og et rammeprogram til neste møte. 2. Egil Odd oversender nyttig info fra konferansen i Arendal til styremedlemmene. 67 Medlemsregister Med bakgrunn i den mottatte e-posten fra Norges KFUK-KFUM er det grunn til å være bekymret for at regionen kan få på plass et nytt medlemsregister i løpet av dette arbeidsåret. Selv om det jobbes godt med å re-designe løsningen slik at den blir mer fleksibel og egnet for bl.a. oss, bør vi ha en plan B. 1. Svend kontakter tjenesteleder data for å sjekke om han kan stå i jobben frem til ny løsning er på plass. 2. Svend kontakter Region Danmark for å se om vi kan legges inn i deres system. 3. Svend kontakter James Olle (IHQ) for å høre om PortalBuzz er et alternativ. 68 Medlemshåndboka 2016/17 Egil Odd har mottatt synspunkter på innholdet i årets medlemshåndbok. Spesielt er det blitt etterlyst: Kalender Prosjektinformasjon Handlingsplan Mye informasjon er nå lagt ut på internettsidene. Det er ikke hensiktsmessig å legge saker som skal behandles på regionskonferansen inn i håndboka. Det ble ikke tatt stilling til om håndboka skal inneholde annonser. 1. Svend lager et forslag til innhold i neste års medlemshåndbok som fremlegges på neste styremøte. Referat Region Norge Side 5 av 6

6 69 Week4you 2016 Svein hadde sendt ut en e-post til distriktslederne med spørsmål om planer for Week4you. Det var ingen av tilbakemeldingene som indikerte aktiviteter knyttet til dette. Dette har ikke vært tilstrekkelig kommunisert til alle ledd. Man må ta i betraktning at både klubbene og distriktene har ledere som kun sitter ett år. Vi må få dette mer frem i lyset. 1. Regionstyret tar saken til etterretning og må profilere dette på en bedre måte til Eventuelt A. Tur til Taiwan Finn Pedersen har lagt opp til en fellestur til Taiwan til Internasjonalt konvent. Turopplegget kan legges inn i Y s Magasinet. B. Youth Convocation Regionsleder har fått tilsendt info om påmelding av unge Y s Men (20-30 år) til ungdomskonventet i Taiwan. Regionen har ikke Y s Men i aktuell alder. 71 Neste styremøte Avholdes tirsdag , kl 18: på Skype. Svein inviterer. Innkalling og saksliste sendes ut og må være oversendt sekretæren senest Vårens styremøter finnes i sak 53/15-16, fra styremøtet Referat Region Norge Side 6 av 6