Y s Men International Region Norge. Sakspapirer - versjon 3. Denne versjonen av dokumentet vil bli utdelt ved registrering. Oppdatert pr

Transkript

1 Regionskonferansen august 2018 Hamar Sakspapirer - versjon 3 Denne versjonen av dokumentet vil bli utdelt ved registrering. Oppdatert pr Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 1

2 Program Tidspunkt Aktivitet Sted Målgruppe Fredag Kl 10:00 Regionsstyremøte Møterom * Regionsstyret Kl 12:00 Lunsj Restauranten * Regionsstyret Kl 13:00 Registrering Foajeen * Alle deltakere Kl 14:00 16:00 «Hva er verdien av å tilhøre Y s Men International?» Innlegg fra tidligere og nåværende internasjonale ledere. Møterom * Kl 15:30 Sekretariat Bystyresalen * Kl 17:00 Åpning, hilsener Bystyresalen * Alle Kl 17:45 19:00 (max) Paneldebatt: «Y s Mens plass i den norske folkekirken» Bystyresalen * Alle Kl 20:00 Middag Victoria hotel Årets og neste års distriktsledere. Andre interesserte så langt plassen rekker. Alle påmeldte konferansen og middag Lørdag Kl 08:45 Ord for dagen Bystyresalen * Alle Kl 09:00 Forhandlinger del 1 Bystyresalen * Alle delegater og gjester Kl 12:00 Lunsj Victoria hotel Alle Kl 13:30 Forhandlinger del 2 Bystyresalen * Alle delegater og gjester Kl 16:30 Kulturvandring med guider til Domkirkeodden. Tur langs gangveg, ca 2,6 km Kl 17:15 Transport Privatbiler Kl 18:00-19:00 Omvisning og kulturelt innslag Hamardomen Kl 19:30 Bankett Hamastua spiseri Alle Deltakere med transportbehov Alle Alle påmeldte konferansen og banketten Transport tilbake til hotellet Buss Søndag Kl 10:30 Avgang til Domkirken 10 min å gå Alle Kl 11:00 Gudstjeneste Domkirken Åpent for alle Kl 12:45 Lunsj Victoria hotel Alle påmeldt konferansen Kl 13:30 Hjemreise Sekretariatet stenger *) På Victoria hotel Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 2

3 Sak 1 A Opprop Opprop blir gjennomført av forrige regionsleder (PRD Svend) med grunnlag i deltakerlisten. Antall klubber representert og det samlede stemmeantall blir protokollert. Deltakerliste finnes som eget vedlegg. Sak 1 B Godkjenning av innkalling Innkallingen skal kunngjøres i henhold til lovenes 4.6. Tid og sted for årets konferanse ble vedtatt på Regionskonferansen i Stavanger, Klubbene er tilskrevet i nyhetsbrev og informasjon om Regionskonferansen er kunngjort på hjemmesidene. Regionsstyrets innstilling til vedtak: Innkallingen til regionskonferansen godkjennes. Sak 1 C Valg av dirigent og bisitter Det skal velges dirigent og bisitter (jfr. Vedtekt 468a). Regionsstyrets innstilling til vedtak: Tor Knudsen (Tønsberg) og Kjell Bråten (Kongsberg) velges som dirigent og bisitter. Sak 1 D Valg av referenter Det skal velges 2 referenter (jfr. Vedtekt 468b). Regionsstyrets innstilling til vedtak: Torgeir H. Persett (Hinna) og Ragnhild Pedersen (Stavanger) velges som referenter. Sak 1 E Valg av protokollunderskrivere Det skal velges 2 protokollunderskrivere. Regionsstyrets innstilling til vedtak: Inger Marie Jacobsen (Stavanger) og Inger-Frid Kjosavik (Madlamark) velges som protokollunderskrivere. Sak 1 F Valg av stemmetellere Det skal velges 3 stemmetellere (jfr. Vedtekt 468b). Regionsstyrets innstilling til vedtak: NN (klubb), NN (klubb) og MM (klubb) velges som stemmetellere. Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 3

4 Sak 1 G Forslag til forretningsorden: 1. Regionskonferansen velger: o Dirigent og bisitter (dirigentskapet). o To referenter til å skrive protokoll. o To til å underskrive protokollen på vegne av møtets medlemmer. o Ett tellekorps med tre medlemmer. Inntil dirigent overtar ledelsen, ledes møtet av Regionsleder. 2. I protokollen føres sak, fremsatte forslag, voteringsresultat og vedtak. Opptellingsresultat (for, mot, blanke stemmer) føres når opptelling er foretatt. 3. Dirigentskapet har anledning til å endre rekkefølgen for behandling av sakene. 4. Debatteknikk: o Innlegg: De som ønsker innlegg, gir tegn ved å vise nummerskilt til dirigentskapet. o Replikk: Replikk får en ved å vise nummerskilt til dirigentskapet og holde den andre hånden opp ved siden av med to fingre formet som en V. o Ved å vise nummerskilt og samtidig rope «til dagsorden» skal en umiddelbart få ordet. Taleretten kan bare benyttes til bemerkninger om saksbehandlingen, voteringsmåten, strek, beregning av taletid o.l. 5. Setting av strek og begrensning av taletid foreslås av dirigentskapet eller delegatene, og vedtas av Regionskonferansen. Når strek settes, må alle forslag det skal voteres over, være presentert. 6. Forslag til vedtak må fremmes når den aktuelle sak behandles. Forslag fremsettes i innlegg og leveres skriftlig til dirigentskapet undertegnet forslagstiller. Innleverte forslag kan trekkes. 7. Vedtak avgjøres ved simpelt flertall (ett forslag får flere stemmer enn andre) av de avgitte stemmer med de unntak som følger av Regionens Lov og vedtekter. Vedtak fattes normalt ved håndsopprekking av stemmeskilt. 8. Avgitte stemmer er summen av for og mot, ja eller nei. Ved skriftlig votering teller blanke stemmer som avgitte stemmer. 9. Ved stemmelikhet har regionsleder (RD) eller hans stedfortreder dobbeltstemme, jf vedtekt Alle valg skal foregå skriftlig når minst en person ønsker det. Ved skriftlig votering teller blanke stemmer som avgitte stemmer. Kandidater som får over halvparten av de avgitte stemmer, anses valgt. Dirigentskapet fastsetter frist for innlevering av benkeforslag til valgene. 11. Regionskonferansen kan vedta å gi møte- og talerett til andre enn de som er nevnt i Regionens Lov og Vedtekter. 12. Snarest mulig etter møtet sendes utskrift av Regionskonferansens protokoll til klubbene, distriktsledere, tjenesteledere, lov og kontrollutvalg og regionsstyret. 13. Forhold som ikke er regulert i denne forretningsorden, besluttes av møtet med vanlig flertall, etter forslag fra dirigentskapet. Regionsstyrets innstilling til vedtak: 1. Den fremlagte forretningsorden godkjennes. 2. Medlemmer som ikke er delegater og gjester har talerett. Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 4

5 Sak 1 H - Forslag til saksliste: Sakslisten er i henhold til gjeldende lov (jfr Vedtekt 468): 1. Konstituering (se side 3) A. Opprop B. Godkjenning av innkalling C. Valg av dirigent og bisitter D. Valg av referenter E. Valg av protokollunderskrivere F. Valg av stemmetellere G. Godkjenning av forretningsorden (se side 4) H. Godkjenning av sakslisten (denne siden) 2. Årsberetninger A. Regionsstyret (se side 6) B. Lov og kontrollutvalg (se side 13) C. Distriktene (se side 17) D. Tjenesteledere (se side 27) 3. Regnskap (se side 33) 4. Regionsstyrets arbeidsplan (se side 38) 5. Regionsstyrets budsjett (se side 41) 6. Innkomne forslag A. Regionskonferansen (se side 44) B. Tildeling av Regionsprosjekt (se side 52) 7. Valg (se side 54) A. Valg av neste Regionsleder (RDE) B. Valg av kommende Regionsleder (RDEE) C. Valg av revisor D. Valg av medlem til Lov og kontrollutvalget E. Valg av valgkomité 8. Tid og sted for neste Regionskonferanse (se side 56) 9. Orienteringssaker (se side 57) Regionsstyrets innstilling til vedtak: 1. Den fremlagte sakslisten godkjennes. Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 5

6 Sak 2 A Regionsstyrets årsberetning REGIONSSTYRET Regionsleder (RD)... Svend Bernhard Jacobsen, Stavanger St. Svithun Viseregionsleder (VRD)... Finn Asbjørn Pedersen, Hinna Neste regionsleder (RDE)... Bjørn Arve Bentsen, Mandal Neste viseregionsleder (VRDE)... Solveig Haraldseide Gjeruldsen, Bekkefaret Kommende regionsleder (RDEE). Kai Sødal, Mandal Kasserer og sekretær har vært innkalt og møtt på styremøtene: Kasserer (RT)... Arne Thorsen, Stavanger St. Svithun Sekretær (RS)... Torgeir H. Persett, Hinna TJENESTELEDERE (RSD) Fasteprosjektet... Egil Odd Halvorsen, Arendal Hjemmesider... Bjarne Bredrup, Tønsberg KFUK-KFUM-kontakt... Gudbrand Robsahm-Kjørven, Nøtterøy Kristen basis... Bjørn K. Nygaard, Biskopshavn Medlemsregisteret... Finn A. Pedersen, Hinna Norsk Symbolika... Jan Erik Berg, Asker Regionens arkiv... Gunnar Langvik, Lassa Vekst og utvikling... Thor Lütchen-Lehn, Askøy Y s Magasinet... Marit Helene Kløve, Åsane Regionsstyret vil takke tjenestelederne for betydelige bidrag for å gjennomføre oppgaver som understøtter organisasjonens mål. Det vises til rapportene fra tjenestelederne. DISTRIKTSLEDERE (DG) Agder... Kai Sødal, Mandal Bjørgvin... Arne Mosfinn, Voss (fra ) Møre... Svein Rødset, Hareid og Ulstein Oslo og Akershus... Per Trygve Normann, Østenstad Rogaland... Ivar Langen, Stokka Sverige... Torbjörn Sjöqvist, Västerås Trøndelag distriktskontakter... Lennart Ståhl, Trondheim og Einar Tesaker, Tiller og Heimdal Vestfold... Inger Hillestad, Tønsberg Østfold... Marit Torp, Kråkerøy mixed Østland Nord... Einar Horneman Øfsti, Brumunddal Regionsstyret vil takke distriktslederne for betydelige bidrag for å gjennomføre oppgaver som understøtter organisasjonens mål. Det vises til rapportene fra distriktslederne. ARBEIDET I REGIONSSTYRET Medlemmene av regionsstyret har vært samlet til 8 møter hvorav 1 organisert som Skypemøte og 7 som fysiske tilstedemøter. Fysiske møter har vært prioritert da medlemmene bor Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 6

7 innenfor en rimelig reiseavstand (både tid og penger) og kan møtes på dagtid. Styret har behandlet til sammen 124 saker. Det er vanlig at Regionsstyret består av forrige regionsleder (PRD), regionsleder (RD), neste regionsleder (RDE) og kommende regionsleder (RDEE). Siden forrige regionsleder (PRD) og har hatt vervet som areapresident (AP), har han vært innkalt, men fritatt som styremedlem. I løpet av året har kommende regionsleder (RDEE) trukket seg som RDE for , men fortsetter neste år som viseregionsleder (VRD). Dette betyr at vi på Regionskonferansen 2018 må velge ny RDE og RDEE for Regionsstyret har også dette året invitert tjenesteledere til å delta på styremøter. Årets motto har vært Fri og frimodig, og med det ønsket å minne medlemmene om at vi alle har noe i vår personlige historie som vi kan være takknemlige for og som kan anspore oss til tjeneste for KFUK-KFUM og menighet. DISTRIKT OG KLUBBER Regionsstyret har vært representert på alle distriktskonferansene i vår. For å nå alle konferansene har også to av våre tjenesteledere representert regionsstyret. Det er stor forskjell på hvordan disse konferansene er lagt opp, noe som viser mangfoldet og forskjelligheten rundt om i landet. Regionsstyrets representant har hatt innlegg på alle samlingene og blant annet snakket om neste års arbeidsplan og regionskonferanse hvert annet år. Regionen har nå 10 distrikt, hvorav Sverige utgjør det sist ankomne. To av distriktene består av 2 klubber. Distrikt Trøndelag har ikke en ansvarlig Distriktsleder, men 2 «Distrikts-kontakt»- er. Det er en uryddig struktur som ikke er hensiktsmessig på sikt. Det vil bli vurdert om Trøndelag bør slås sammen med Møre (har vært samme distrikt tidligere). Østfold har også 2 klubber, men her fungerer distriktsleder og distriktsstyret på en god måte. Det er likevel grunn til å vurdere om Østfold bør slås sammen med Oslo og Akershus eller Vestfold. Regionsstyret ønsker også at alle direktemedlemmer melder seg inn i en nærliggende klubb av både formelle og praktiske årsaker. Regionsleder Svend B. Jacobsen var gjest ved markeringen av Bekkefaret og Lassa Y s Men s klubb sitt felles 25-årsjubileum. SVERIGE Etter at Region Sverige ble et distrikt i Region Norge, har vår distriktsleder for Sverige hatt ansvar for å følge opp de svenske klubbene. Disse mister også medlemmer. Bjørn Arve Bentsen (RDE) deltok på distriktskonferansen i mars. I regnskapet for Region Norge er de svenske klubbene med på linje med de norske. Her teller en svensk krone like mye som en norsk. Medlemstallene fra distrikt Sverige viser fortsatt en nedgang. På samme måte som i Norge bør man i Sverige etablere et nærmere samarbeid med KFUM for å etablere nye klubber. Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 7

8 VEKST OG UTVIKLING (EMC) Vi må dessverre erkjenne at mange klubber ikke lenger er i stand til å bidra til medlemsvekst. Til tross for mange forsøk rundt om i landet og nabolaget, er det vanskelig å finne frivillige som ønsker å gå inn i et forpliktende arbeid med å etablere nye klubbkjerne. I løpet av året har det vært gjort mange forsøk på å starte klubber basert på yngre (ikke nødvendigvis unge) medlemmer. Det er både tid- og ressurskrevende å følge opp dette arbeidet, ofte oppfattes det som uforenelig med frivillig dugnadsarbeid. Som følge av dette har vi nå satt fokus på rekruttering blant godt voksne mennesker. Fokusområdene er tidligere ledere og foreldre i KFUK-KFUM-familien. Hovedbudskapet er at vi trenger nye og yngre medlemmer for å kunne være en tjenestebevegelse for disse organisasjonene. Vi har også i år opplevd at 2 klubber i Norge avslutter sin aktivitet som Y s Men s klubber: Bergen Olav Kyrre og Eidsvoll. På den annen siden kan vi lese fra distriktsledernes rapporter om flere «potensielle» steder for nye klubber: Lindesnes (Agder), Nygård (Bjørgvin), Nordstrand (Oslo og Akershus), Sokndal, Lura, Madlamark og Bekkefaret (Rogaland), Larvik (Vestfold). I tillegg er tjenesteleder utfordret til å følge opp Fana (Bjørgvin) og i Rogaland vil man forsøke å gjenoppta Storeholmen som Y s Men s Club. MEDLEMSKOMMUNIKASJON På regionskonferansen i fjor var det et sterkt ønske om å få Y s Magasinet tilbake i papirform. Regionsstyret handlet raskt, innhentet tilbud fra flere trykkeri og sørget for at allerede første utgave i høst kom hjem i postkassen til medlemmene. Dette har vært til glede for mange og til irritasjon for noen. Kostnadene kan måles i penger, mens effekten kan måles i positive tilbakemeldinger. I tillegg sendes bladet i posten til alle kretskontor tilhørende KFUK-KFUMfamilien. Fortsatt kan alle lese Y s Magasinet på nettet. Det er utgitt 4 nummer dette arbeidsåret, 4 nummer i A4- og 2 nummer i B5-format Medlemshåndboken er en ressurskrevende trykksak. Regionsstyret får mange henvendelser som tyder på at håndboka ikke blir lest. Hvis regionen fortsatt skal utgi en håndbok utover kommende arbeidsår, er det nødvendig å finne en kvalifisert og velvillig redaktør. All informasjon som ligger i håndboka, skal man i løpet av neste år kunne finne på våre nettsider. Hjemmesidene våre bli stadig bedre og opptrer fra høsten i en ny utgave. Regionsstyret registrerer likevel at innholdet i liten grad er kjent blant våre ledere og medlemmer. Derfor har også tema på de siste års distrikts- og regionskonferanser uten at dette gjenspeiles i bruken. Portalbuzz er til en viss grad tatt i bruk av mange klubber, men det er fortsatt behov for veiledning både en og mange ganger til samme klubb. Regionsstyret vil også vurdere en medlemsregisterløsning som benyttes av Region Danmark. Den kan i større grad enn Portalbuzz erstatte adressedelen i håndboka. Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 8

9 REGIONSKONFERANSEN På regionskonferansen i fjor kom på nytt spørsmålet om regionskonferanse hvert annet år. Denne saken vil bli behandlet som en egen sak (6A). Regionsstyret har drøftet flere løsninger, men ønsker å få klubbenes synspunkter på noen viktige prinsipper. Regionsstyret ønsker å endre regnskapsperioden til kalenderåret og å gjennomføre årsmøte juni. Regionsstyret ser det som ønskelig å gjennomføre en årlig generalforsamling/årsmøte med tilhørende bytte av regionsleder. For å redusere klubbenes direkte kostnader kan man la distriktslederne representere klubbene og gjennomføre årsmøtesakene på et døgn (fredag kveld til lørdag ettermiddag). Her ser man for seg at regionen dekker kostnadene for distriktslederne. Et alternativ er at klubbenes representasjon beholdes som nå og at klubbene dekker kostnaden. PERSONVERNDIREKTIVET (GDPR) Region Norge har jobbet med denne saken fra den «plutselig» dukket opp i vår. Regionen har vanskelig for å se omfanget av dette EU-direktivet for egen organisasjon. Regionsstyret har likevel utarbeidet en «personvernerklæring» som vi håper er tilstrekkelig. Den praktiske utfordringen er å registrere alle de nødvendige samtykker og ikke minst ha rutiner som gjelder hvis samtykket trekkes tilbake. Region Norge er ikke helt ferdig med saken. Det er svært aktuelt at klubbene må vedlikeholde de nødvendige samtykker da vi ikke har noen dataløsning som egner seg for dette. ORGANISASJONSUTVIKLING Flere har påpekt at organisasjonen er «overadministrert». Det er stort ressursbruk og fortsatt mange lederroller selv om antall klubber og medlemmer er betydelig redusert de siste årene. Det pågår i dag et større internasjonalt arbeid med å vurdere organisasjonen med tanke på fremtidige behov. Men det er store kulturforskjeller og mange interesser som gjør dette arbeidet utfordrende. Innenfor Region Norge må vi vurdere antall distrikter og distriktsledernes arbeidsoppgaver. Vi må også se på økonomi og kommunikasjonsform. INTERNASJONALT Region Norge har vært representert på tre europeiske regionskonferanser i arbeidsåret. Solveig H. Gjeruldsen deltok på Finland/Baltikums konferanse i Lathi, Svend B. Jacobsen deltok på Russlands konferanse i Kirovsk og Regionsstyret deltok i Danmarks Regionskonferanse i Vejle. Regionsleder Svend B. Jacobsen har deltatt på to styremøter (høst og vår) i Area Europa (ACM Area Council Meeting) sammen med Svein Håvåg (Haugesund) som Areapresident. Neste regionsleder Bjørn Arve Bentsen har deltatt på vårens styremøte i Area Europa og på høstens ledertrening for nye regionsledere (RDE-trening). Alle disse møtene har vært i Stavanger, arrangert av regionsleder. For å øke bevisstheten om at vi er i samme organisasjon og trenger kunnskap om hverandre, gjennomføres det hvert år en samling for representanter for de forskjellige regioner. Denne går under navnet «Region to Region»-samling, eller R2R-samling. Her har Region Norge vært representert ved Solveig H. Gjeruldsen og Tor Arne Knutsen (Holmen). Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 9

10 Henry Johannes Grindheim (Østenstad) har i dette arbeidsåret utført sitt verv som internasjonal president (IP). Svein Håvåg har i samme periode utført sitt verv som Areapresident (AP Europe = Areapresident) for Europa og har vært medlem av det internasjonale hovedstyret for Y s Men (ICM = International Council Member). Fra til er Svein Rødset (Hareid og Ulstein) valgt inn som medlem av det internasjonale hovedstyre (ICM). ØKONOMI Regionen har en sunn og god økonomi med en solid egenkapital. For inneværende år hadde vi budsjettert med kostnader til klubbetableringer som dessverre ikke ble benyttet. Regionsstyret hadde ønsket at det budsjetterte beløp hadde blitt anvendt til nye klubbetableringer. På Regionskonferansen i 2017 ble det vedtatt å øke kostnadsbudsjettet for Y s Magasinet. Detaljer om økonomien presenteres i Sak 3 Regnskap. REGIONSPROSJEKT I 2017 inviterte regionsstyret til at enheter fra KFUK-KFUM-familien kunne søke penger til egne prosjekter. Regionsstyret har vurdert om prosjektene skal være kjent av klubbene FØR innsamlingsåret starter, eller om innsamlingen skal gjøres først og deretter fordele etter søknad blant de mottatte søknader. På Regionskonferansen i fjor bestemte klubbene (etter innstilling fra regionsstyret) at kr skulle fordeles på 4 søkere (av 5 mottatte). Regionsstyret forskuddterte dette beløpet sammen med en egen bevilgning på kr til KFUK-KFUM Global som ble gitt samtidig. Som innbetalinger til årets regionsprosjekt har vi mottatt kr Regionsstyret legger opp til at dette beløpet fordeles på 4 søkere (av 6 mottatte) i henhold til forslag under sak 6B. SAMARBEID Y s Men International, Region Norge har gjennom flere år hatt samarbeidsavtaler med Norges KFUK-KFUM og Norges KFUK-KFUM-speidere. Hvert år har regionsledelsen samtaler med toppledelsen i de to samarbeidsorganisasjonene. Også i år har vi hatt fokus på nødvendigheten av å få drahjelp til å rekruttere nye medlemmer. Uten nye medlemmer vil vi snart ikke være i stand til å yte de tjenestene som de ønsker å få fra Y s Men. Vi har fått gjennomslag for at vi kan rekruttere blant medlemmene i disse organisasjonene. KFUK-KFUM-speiderne har definert Y s Men som en del av sitt voksenarbeid. Norges KFUK- KFUM har invitert oss inn som partnere i arbeidet med å etablere nye tiltak i Nord-Norge. Det har også dette arbeidsåret vært møte mellom Y s Men (ved Bjørn Arve Bentsen og Kai Sødal) og generalsekretærene i Norges KFUK-KFUM, Norges KFUK-KFUM-speidere og KFUK- KFUM Global (KFUK-KFUM-familien). Y s Men ønsker å få satt større fokus på disse møtene og ønsker regelmessige møter hvert halvår. Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 10

11 Y s Men og KFUK-KFUM-familien er nå i tett dialog med sikte på en mer forpliktende samarbeidsavtale. Regionsstyret vil informere om dette arbeidet under Orienteringssaker. FRIVILLIGHET NORGE ( Frivillighet Norge består av mer enn 300 medlemsorganisasjoner fra alle felt innen frivillig virksomhet: Til sammen representerer Frivillighet Norge flere millioner individuelle medlemsskap og over lag og foreninger over hele landet. Frivillighet Norge arbeider med saker som angår frivillighet og frivillige organisasjoners rammebetingelser. I år har hovedtema vært knyttet til momskompensasjon og GDPR. K-STUD ( Kristelig studieforbund er et ideelt, demokratisk og offentlig godkjent studieforbund. Våre medlemmer er kristne trossamfunn, ideelle organisasjoner og institusjoner. Enkeltstående, lokale organisasjoner kan være tilsluttet oss gjennom en samarbeidsavtale. Det er kun noen få klubber som søker støtte, her er det muligheter for alle klubbene. Ingvar Lyche (Råde YMC) deltok på K-studs årsmøte som representant for Y s Men. OPPSUMMERING Y s Men er et godt «varemerke», og vi har mye å være stolt av. Uten innsatsen fra norske Y s Mens-klubber var det mange lag, foreninger og menigheter som ville manglet den ekstra dugnad- og finansielle støtten som de er avhengig av for å kunne drive et godt arbeid blant barn og unge. Gjennom klubber i Norge blir det også samlet inn betydelige beløp til støtte for utviklingstiltak i andre deler av verden. På denne måten viser vi solidaritet med dem vi kjenner i nærmiljøet og dem vi enda ikke kjenner i den store verden. Vi tror at det er dette som er Y s Men sin styrke, at vi betyr noe for andre mennesker. Ja, at vår innsats faktisk kan utgjøre en forskjell til det bedre for mennesker som trenger vår støtte. Men vi skal ikke underslå betydningen av hva vi kan bety for hverandre i våre fellesskap. Når vi spør om hva det er som kjennetegner Y s Men, så er det det tjenende felleskapet som ofte nevnes. Og etter hvert som årene tynger er det viktig at det å ta vare på hverandre blir en del av tjenesten. Til slutt vil vi takke alle dere som på ulike måter bidrar til tjeneste i Y s Men og som snakker varmt om denne bevegelsen så ofte dere kan. Stavanger, Y s Men International Region Norge Regionsstyret Svend B. Jacobsen Regionsleder (RD) Bjørn Arve Bentsen Neste regionsleder (RDE) Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 11

12 Medlemmer Klubber Y s Men International Region Norge Finn A. Pedersen Solveig H. Gjeruldsen Kai Sødal Viseregionsleder (VRD) Neste viseregionsleder (VRDE) Kommende regionsleder (RDEE) Regionsstyrets innstilling til vedtak: 1. Regionsstyrets årsberetning for godkjennes. Her følger en oversikt over utviklingen av antall medlemmer og klubber i Norge, fra 1985 til Medlemsutvikling Serie Serie Årstall Serie2 Serie1 Serie 1 er antall klubber, Serie 2 er antall medlemmer. Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 12

13 Sak 2 B Lov- og kontrollutvalgets (LKU) rapport LOV OG KONTROLLUTVALGETS MEDLEMMER OG OPPGAVER: Utvalgets oppnevning og oppgaver er angitt i lovens 7 og vedtekt 711. Medlemmer i denne perioden har vært : Marit Torp Kråkerøy Mixed YMC ( ) leder Ivar Langen Stokka YMC ( ) Svein Rødset Hareid og Ulstein YMC ( ) Utvalget har hatt 1 fysisk møte og ellers kontakt elektronisk. På møtet ble følgende dokumenter gjennomgått : 1. Innkalling til Regionskonferansen Protokollen fra Regionskonferansen Handlingsplanen for Regionsstyret Nyhetsbrev utgått fra RD i løpet av Oppfølging av vedtak gjort i Regionskonferansen Styreprotokoller fra Regionsstyret Budsjett Foreløpige regnskapstall Nye lovendringer som nye framlegg til Regionskonferansen 2018 Torp, Langen og Rødset var fysisk til stede i møtet. LOV- OG KONTROLLUTVALGET HAR FØLGENDE KOMMENTARER: Generelt vil vi si at rapporteringen som helhet er meget bra, oversiktlig og strukturert. Regionsstyret skal ha ros for ryddige og fine dokumenter som det er lett å finne fram i. Vi konstaterer at Y s Men Norge består av 10 distrikter og at Sverige i tillegg er blitt registrert som et distrikt under Region Norge med 6 klubber og 80 medlemmer. LOVENE: Utvalget gjennomgikk først 7 og vedtekt 711. Vedtekt 711, pkt 2 sier at utvalget skal gi en foreløpig behandling av revidert regnskap og kommende års budsjett. Se punkt 7, budsjett Vedtekt 711, pkt 3: LKU har ingen forslag til endring i gjeldende lover, men vil påpeke at praksisen ikke følger 6, se sak 2. GENERELL KOMMENTAR : Lov- og kontrollutvalget skal avlevere sin rapport innen 1. juni. Siden driftsåret går til 30. juni, får vi ikke med alle saksdokumentene i driftsåret, blant annet regnskapet. Vi ber derfor Regionsstyret vurdere om å sette en annen frist for innlevering av kontrollutvalgets rapport, og at denne vedlegges til konferansen som et særskilt tillegg. Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 13

14 Dette får ny aktualitet hvis det blir vedtatt en ny organisering med årsmøte og Regionskonferanse hvert annet år. 1. Innkallingen til Regionskonferansen 2017 Ingen merknader. 2. Protokollen fra Regionskonferansen 2017 Sak 4: Kontakten med KFUK-KFUM skal forsterkes. Dette har Regionsstyret oppfylt. Sak 6C: Tildeling av midler til Global. LKU stilte spørsmål om hvorfor det ble fremmet direkte på konferansen uten forutgående utsendelse og har fått tilfredsstillende svar fra RD. Vi gir honnør til styret som løste en akutt situasjon. Sak 7: Valg. Vedtak i punkt 3 om å fremme forslag til neste års regionskonferanse Endringer i lovenes 6 med sikte på at hele valgkomiteén velges på Regionskonferansen. LKU har ikke mottatt noe slikt forslag pr. dato. Dette er avvik fra gjeldende lov. Det ble godtatt i fjor som et unntak. 3. Handlingsplanen for Regionsstyret I Regionsstyremøte nr. 2 ble handlingsplanen oppdatert. Dette var en forsterket uttalelse om samarbeidet mellom Y s Men, KFUK-KFUM og Speiderne. Mål 1 om å få minst 3 nye klubber i driftsåret ser ut til å bli oppfylt. Mål 5 om å samle alle distriktsledere og tjenesteledere sammen med Regionsstyret i forkant av Regionskonferansen, er meget positivt. 4. Nyhetsbrev utgått fra RD i løpet av Informasjon om internasjonale valg ble sendt ut altfor sent til klubbene med hensyn til tid for nominasjon. Det ble beklaget av Regionsleder i nyhetsbrev av Vi har registrert beklagelsen. (se forøvrig styreprotokokoll nr. 1 og 2). Vi har mottatt 2 nyhetsbrev av og Oppfølging av vedtak gjort i Regionskonferansen 2017 Dette blir gjort fortløpende under de ulike punkter. 6. Styreprotokoller fra Regionsstyret Styreprotokoll nr. 2 Sak 17: Prinsippet for utdeling av innsamlede midler til regionsprosjekter må være at pengene samles inn først, for deretter å deles ut. Dette ble senere tatt opp og presisert i styresak 54. Det optimale må være at klubbene vet hva midlene skal gå til og at det er langsiktige prosjekter. Sak 22: Oppfølgingssaker etter regionskonferansen. Pkt.3: Reisefond. Kan ikke se at dette er viderebehandlet. Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 14

15 Pkt.11: Summering av aktivitetsrapportene fra klubbene. Saken er ikke oppsummert pga liten innrapportering. Pkt. 12: Vurdering av distriktsleddet og årlige regionskonferanser. Denne saken er fulgt opp av Regionsstyret. Sak 23: Oppsummering av Veien-videre-seminar. Savner en kort og presis presentasjon av hva som er kjernen i Mandalsmodellen. Styreprotokoll nr.3 Sak 31: Overslaget for kostnader til Y s-magasinets 4 nummer, viser at den avsatte sum ikke dekker de budsjetterte de totale kostnader. Dette må dekkes opp på budsjettet. (se forøvrig sak 62) Sak 41: Intern og ekstern kommunikasjon. Vedtaket er ikke oppfylt (kommentar i sak 47 om ikke påbegynt). Styreprotokoll nr. 4 Sak 54: Regionsprosjekter Oppfølging av sak 17. Sak 55: Aktivitetsrapporter Det ligger i vedtaket at aktivitetsrapportene kommer i forkant av årsmøtet. Ved en eventuell vedtatt ny organisering, forventer vi at det kommer klare retningslinjer for nye frister og innleveringer gjennom arbeidsåret. Styreprotokoll nr. 5 Sak 64: Organisering av regionens årsmøte. LKU registrerer at et vedtak om ny organisering forutsetter en tilpassing av Vedtektene. Saken skal opp til behandling på årets regionskonferanse. Sak 72: Jubileumsbok. LKU stiller spørsmål om klubbene er invitert til å komme med innspill til redaksjonen, så tilfanget kan bli bredest mulig. Det er fulgt opp i sak 107. Styreprotokoll nr. 6 Sak 86: Deltakelse i TV-aksjonen. Vedtaket burde ha gått ut til klubbene før de trykker sine program for høsten Sak 91: Samarbeid med KFUK KFUM. Dette er en meget god oppfølging av Regionsstyret om samarbeidet med KFUK-KFUM. Det er fulgt opp i sak Budsjett Se kommentar under omtalelse av vedtekt 711, pkt. 2 og sak 31 i styreprotokollene. Da vi ikke har fått foreløpig revidert regnskap tilgjengelig, kan vi ikke kommentere dette. 8. Foreløpige regnskapstall Da LKU ikke har fått tilgang på disse til vårt møte, kan vi ikke kommentere dette. LKU kan eventuelt komme med en tilleggsuttalelse i etterkant. Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 15

16 9. Nye lovendringer som framlegg til Regionskonferansen 2018 Vi har forespurt RD- styret om de vil komme med forslag på nye lovendringer, men det er ikke fremmet så langt. Ekstra kommentarer. LKU mottok et brev fra Regionsstyret om «Sak 7 Valg» for neste år. Kan en kandidat som er innstilt som neste regionsleder (RDE) samtidig være innstilt til gjenvalg i valgkomitéen? LKU mener dette er greitt. Tidligere vedtekt 521 ville ikke ha godtatt dette, men den er opphevet. Vi har utfordret Regionsstyret til å vurdere for og imot- argumenter og veie opp mot hverandre hva som tjener organisasjonen best. LKU har også etterspurt informasjon om de svenske klubbene i region Norge etter regionskonferansen i Informasjon om dette er lagt ut på nettet, men ikke sendt til klubbene. Norge har nå 6 svenske klubber med 80 medlemmer registrert. Avtalen bør sendes til klubbene. LKU er avhengig av å ha tilgang på alle protokoller og saker med vedlegg for sitt arbeid. Dropbox har vist seg å ikke fungere i forhold til vårt arbeid, og Regionsstyret må da oversende materialet enten på mail eller papir pr. post. Kråkerøy Marit Torp, leder Ivar Langen Svein Rødset Regionsstyrets forslag til vedtak: 1. Lov- og kontrollutvalgets rapport for godkjennes. Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 16

17 Sak 2 C Distriktsledernes rapporter Regionsstyrets innstilling til vedtak: 1. Regionskonferansen tar rapportene til orientering. SAK 2 C1 DISTRIKT AGDER OM KLUBBENES VIRKSOMHET: Det er ikke utarbeidet egen arbeidsplan for distriktsleders arbeid i året som er gått. Distriktsleder har mottatt skriftlige rapporter fra hver av de 4 klubbene i distriktet. Disse ble presentert i distriktskonferansen. Rapportene inneholder en beskrivelse om aktivitetene og i noen grad utfordringer. Regnskap for klubbene er ikke vedlagt rapportene. OM ETABLERING AV NYE KLUBBER: DG og representanter fra Mandal har deltatt i to møter med KFUK/M foreningen i Lindesnes med tanke på å etablere en ny Ys Mens Club. Det er en viss lokal interesse for å etablere klubb, men det har foreløpig ikke blitt realiteter. OM KONTAKT MED LOKALT K/M-ARBEID: Samarbeidet med KFUK/M foreningene varierer fra et godt samarbeid til begrenset kontakt - alt fra gjensidighet til mer konkurranseforhold. Enkelte klubber støtter økonomisk opp om speidergrupper og lokal K/M forening. Representanter fra K/M kretsen og speideren deltok på distriktskonferansen. OM FELLES AKTIVITETER FOR KLUBBENE I DISTRIKTET: Distriktskonferansen ble gjennomført i Arendal 5. mai 2018 med 31 deltakere fra alle 4 klubbene i Agder distrikt. Avtroppende distriktsleder og medlemmer fra Mandal har deltatt i jubileumsfest for Arendalsklubben og julemøte i Flekkefjord. Mandalsklubben inviterte de øvrige klubbene i distriktet til åpent julemøte med ca 130 deltakere for å lytte til filosof Henrik Syse som foredragsholder. OM DISTRIKTSSTYRETS ARBEID: Distriktsstyret har ikke hatt separate styremøter i perioden. OM EGNE ERFARINGER SOM DISTRIKTSLEDER: Det oppleves som noe krevende å fylle rollen som distriktsleder med meningsfylte oppgaver som kan bidra til å støtte opp om klubbenes drift samt legge til rette for rekruttering og nye klubber. Det er først og fremst klubbene selv som kan ta tak i sin egen utvikling, men det kan ligge en mulighet for ideutveksling og samarbeid om foredragsholdere og større oppgaver i fellesskap uten at vi har fokusert på det i året som har gått. Rapportdato: DG : Kai Sødal Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 17

18 SAK 2 C2 DISTRIKT BJØRGVIN OM KLUBBENES VIRKSOMHET: Dette året er ikke klubbene besøkt av distriktsstyret. Klubbene har likevel god og allsidig aktivitet. Bergen Olav Kyrre Y s men ble lagt ned med virkning fra OM ETABLERING AV NYE KLUBBER: Det er vist interesse for oppstart av ny klubb på Nygård i Bergen. Detter blir fulgt opp av Biskopshavn Y s men. OM KONTAKT MED LOKALT K/M-ARBEID: Ingen kontakt fra distriktsstyret. Den enkelte klubb har god kontakt der det finnes lokalt K/Marbeid. OM FELLES AKTIVITETER FOR KLUBBENE I DISTRIKTET: Distriktskonferansen ble gjennomført 14. april 2018 med 22 deltakere fra 7 klubber. Andre fellesarrangement: Internasjonal kirkedag i Biskopshavn kirke 21. januar. Det var deltagere fra 3 klubber. OM DISTRIKTSSTYRETS ARBEID: Antall styremøter: For det meste kontakt pr. e-post. Kontakt med Regionsstyret i løpet av året: telefonisk. Det er ikke nedsatt underutvalg for spesielle oppgaver. Fjorårets regnskap viser at distriktet har en beholdning på kr 8055,56 pr Har distriktet egen «kontingent»: Ja. Størrelse pr medlem Kr. 40. OM EGNE ERFARINGER SOM DISTRIKTSLEDER: Ny DG vart valt på distriktskonferansen 14. april. Har såleis ingen erfaring. Styret no består av DG og PDG. Rapportdato: DG : Arne Mosefinn SAK 2 C3 DISTRIKT MØRE OM KLUBBENES VIRKSOMHET: Distriktsstyret har ikkje fungert skikkelig. DGE vart ikkje klar før i mai Grunna høg alder på medlemane i klubbane er det få som ønskjer/ har helse til å ta på eg tillitsverv utanfor eigen klubb. DG har berre besøkt 1 klubb. OM ETABLERING AV NYE KLUBBER: Det har ikkje vore gjort innsats frå DG eller distriktsstyre i å etablere nye klubbar. OM KONTAKT MED LOKALT K/M-ARBEID: Kretsen var invitert til distriktskonferansen. Dette vart ikkje noko av grunna sjukdom i krinsstaben. Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 18

19 OM FELLES AKTIVITETER FOR KLUBBENE I DISTRIKTET: Klubbane hadde felles adventsmøte lagt til Ulsteinvik. Hareid og Ulstein YMC hadde ansvar for adventsmøtet. Distriktskonferansen ble gjennomført med 11 deltakere fra 4 klubber. Andre fellesarrangement: Ingen. OM DISTRIKTSSTYRETS ARBEID: Antall styremøter:0. Kontakt med Regionsstyret i løpet av året? Besøk av Tor Lutchen-Lehn på distriktskonferansen. Mottatt grei informasjon frå RD Er det nedsatt underutvalg for spesielle oppgaver? Nei Årets regnskap viser at distriktet har en beholdning på kr 0 Har distriktet egen «kontingent»? Nei OM EGNE ERFARINGER SOM DISTRIKTSLEDER: Kalle inn til distriktsstyre tidleg på hausten sjøl om ikkje distriktsstyrtet er komplett. Gå gjennom heile 322 i Regionen sine lover. Lage plan arbeidet og for besøk i alle klubbane i distriktet. Rapportdato: DG : Svein Rødset SAK 2 C4 DISTRIKT OSLO OG AKERSHUS OM KLUBBENES VIRKSOMHET: På distriktsstyremøtet høsten 2017 ble presenterte distriktsleder sitt mål for arbeidsperioden. Fokus var på nystarting av klubb og oppfordring til klubbene om å rekruttere nye medlemmer. Det ble ikke utarbeidet en egen arbeidsplan for lederen av distrikt Oslo og Akershus for denne perioden. Distriktleder har mottatt årsrapport for noen av klubbene. Manglende rapportering vil bli fulgt opp i løpet juni Distriktsleder har besøkt alle klubbene i distriktet i løpet av våren OM ETABLERING AV NYE KLUBBER: DGE har i arbeidsperioden sammen med resten a styret og Holmen YMC, som påtenkt carterklubb, avholdt 2 åpne temamøter i Nordstrand menighetssenter som en forberedelse til et cartermøte høsten Noen av klubbene i distriktet var tilstede på disse møtene. Det arbeides med å få etablert en pådrivergruppe lokalt som kan stå ansvarlig for etableringen. OM KONTAKT MED LOKALT K/M-ARBEID: Representanter for distrikts-/regionskontorene for K/M speiderne og K/M kretsene ble invitert til Distriktskonferansen for å fortelle om sitt arbeid. Forespørselen ble sendt de respektive distriktskontorene, men det var vanskelig å få kontakt med en som kunne følge opp Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 19

20 saken. K/M-kretsen møtte og hadde innlegg på distriktskonferansen, mens speiderkretsen kunne ikke komme. Disse ble også spurt om lister over medlemmer i aktuelle alder for å bli invitert som medlemmer i Y s Men, men dette ble avslått av personvernhensyn. Alle klubbene i distriktet har lokale menigheter som sitt naturlige arbeidsområde. I flere av klubbene i distriktet deltar speidere/ten Sing kor på loppemarked og/eller fellesarrangement i menighetene. OM FELLES AKTIVITETER FOR KLUBBENE I DISTRIKTET: Distriktskonferansen ble avholdt med til sammen 20 deltakere fra alle klubber pluss to gjester. Distriktsstyret har ikke avholdt flere fellesarrangement, men tre av klubbene i distriktet inviterer de andre klubbene et fellesarrangement. (adventsfest, nyttårsfest og sommeravslutning). I tillegg avholder en klubb bilrebusløp der de andre klubbene ble invitert. OM DISTRIKTSSTYRETS ARBEID: Antall styremøter: 3. Det har vært kontakt med RDE ifm distriktskonferansen. Det ble ikke nedsatt underutvalg for spesielle oppgaver. Årets regnskap viser at distriktet har en beholdning på ca kr Pga beholdningens størrelse har distriktsstyret ikke bedt om egen «kontingent», for distriktet. OM EGNE ERFARINGER SOM DISTRIKTSLEDER: Lederen har hatt god kommunikasjon med medlemmene av styret og med lederne av klubbene i distriktet. Rapportdato: DG : Per Trygve Normann (Østenstad YMC) SAK 2 C5 DISTRIKT ROGALAND OM KLUBBENES VIRKSOMHET: Distriktsleder har i løpet av året besøkt alle 11 klubbene i distriktet. Klubbene driver et godt arbeid med et allsidig møteprogram med inntektsgivende oppgaver og betydelig dugnadsinnsats. Gjennomsnittsalderen i klubbene blir høyere med unntak av Gand som har fått flere yngre medlemmer. Alle klubbene har sendt inn årsrapporter. Disse viste at samlet inntekt i klubbene for regnskapsåret var 1.36 mill kr. Av dette ble kr gitt i gaver som fordelte seg slik: K/M kr , lokale menigheters ungdomsarbeid kr , internasjonale prosjekter kr og andre kr Noen klubber har litteraturgrupper, andre arrangerer turer i nærmiljøet og har vennskapsklubber med gjensidig besøk hos hverandre. Det er ikke utarbeidet en konkret arbeidsplan for distriktsleder sitt arbeid mot klubbene, men distriktsstyret har forsøkt å følge opp oppgavene som er spesifisert i medlemshåndboken : Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 20

21 Distriktsstyret utarbeider ved starten av hvert semester en programoversikt for alle klubbene i distriktet. Det gjør det mulig for medlemmene å besøke hverandres møter og lære av hverandre. OM ETABLERING AV NYE KLUBBER: Distriktsleder og tidligere distriktsleder besøkte Sokndal i juni 2017 og hadde møte med representanter for speiderne og menigheten. Dette ble fulgt opp i september og oktober med telefonkontakter. Lokalt hadde en funnet fram til personer som kunne være interessert i Y s men. Disse ville i første omgang ta kontakt med Flekkefjord-klubben og besøke denne. Distriktsleder har hatt kontakt med Flekkefjord om dette. Distriktsleder har også hatt kontakt med Storeholmen om mulig gjeninntreden i Y s Men, men foreløpig uten resultat. Stokkaklubben har et visst samarbeid med den. I Madlamark er det tatt initiativ til å starte en ny klubb som foreløpig kaller seg Y s Men generasjon X. Denne gruppen har i vår hatt 3 møter. Det er ikke avtalt noe om ev. chartring. OM KONTAKT MED LOKALT K/M-ARBEID: Representanter fra kretsstyret K/M og speiderne har vært invitert til distriktsråd og distriktskonferanse. Magne Nesvik fra kretsstyret K/M deltok på distriktskonferansen og utfordret Y s Men klubbene til å bli mer opptatt av sitt formål; hvordan barn og unge har det og deres rekrutering inn i kirken. Kretsstyret og distriktsstyret bør gå sammen om start av nytt arbeid i flere menigheter. Dette ble fulgt opp på et fellesmøte mellom distriktsstyret og arbeidsutvalget i kretsstyre K/M 15. mai. Her ble det enighet om i første omgang en felles satsing på start av en Y s men klubb i Lura menighet som voksenstøtte til et aktivt ungdomsarbeid. OM FELLES AKTIVITETER FOR KLUBBENE I DISTRIKTET: Distriktsstyret har gjennomført distriktsrådsmøte 21. oktober i Madlamark kirke med 29 deltagere fra 10 klubber. Olav Hauge, Madlamark ble valgt til DGE. Tema for rådsmøtet var: Er vi oss selv nok? med følgende innlegg. Rekruttering og fornyelse i klubben v/ Joar Oltedal, Sola Y s men, hvordan kan klubben gjøre noe for nye innvandrere og innlemme disse v/ Kåre Skartland, KIA og hvordan kan vi bidra internasjonalt v/ Turid Werrum, KFUK-KFUM Global. Som resultat av det siste innlegget har klubbene i distriktet vedtatt å støtte Savar KFUK Free School i Bangladesh. Kr kroner ble oversendt Global i desember og et lignende beløp vil klubbene bidra med også neste høst. Felles kirkesøndag ble arrangert i Stokka kirke 21. januar og hadde oppslutning fra 6 klubber. Stokka Y s Men sto for kirkekaffen. Distriktskonferansen ble gjennomført 14. april 2018 i Stokka kirke med 32 deltakere fra 10 klubber. Finn Pedersen fra Regionsstyret og Magne Nesvik fra K/M kretsstyret var med oss. Senere på kvelden arrangerte distriktsstyret vårfest i Ynglingen med 71 deltagere. Lassa Y s men var teknisk arrangør. Felles vårtur på Jæren ble arrangert 24. mai med 28 deltagere. OM DISTRIKTSSTYRETS ARBEID: Distriktsstyret har hatt 6 møter i løpet av året. Fokus har vært på fellesarrangementene. på Savar-prosjektet og på mulig oppstart av nye klubber. Styret har fungert veldig bra og de Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 21

22 forskjellige oppgavene har vært fordelt mellom medlemmene. Distriktet har egen økonomi. Med kasserer og revisor. Klubbkontingenten er satt til kr 10 pr. medlem. Pr har vi innestående kr Distriktsstyret har ikke satt ned noen underutvalg. OM EGNE ERFARINGER SOM DISTRIKTSLEDER: Det har vært et interessant og lærerikt år hvor jeg har lært klubbene mer å kjenne. Utfordringene med høy gjennomsnittsalder i klubbene er blitt forsterket gjennom besøkene. Er klubbmiljøet for innadvendt slik at vi ikke greier å fornye oss og rekruttere nye? Distriktets prosjekt i Savar, Bangladesh gjennom Global har vært en inspirasjon i klubbene. Vi har for øvrig samme utfordring som K/M når det gjelder å presenter oss og vår virksomhet som en mulighet for å styrke ungdoms- og voksenarbeidet i menighetene i Den norske kirke. Rapportdato: DG : Ivar Langen SAK 2 C6 DISTRIKT SVERIGE OM KLUBBENES VIRKSOMHET: Klubbarnas aktiviteter rapporterades vid distriktskonferensen. Mestadels fortsätter arbetet som det har bedrivits under många år. Svårigheten för en del har varit att medlemmarna blir äldre och har svårare att ta sig till träffarna och att orka ställa upp med lika stora arbetsinsatser som förut. Klubbarna har via mail från DG erhållit information från regionledningen och erhållit Y s Magasinet för ytterligare information. OM ETABLERING AV NYE KLUBBER: Tyvärr handlar det i distrikt Sverige om att i första hand se till att de befintliga klubbarna överlever. OM KONTAKT MED LOKALT K/M-ARBEID: Finns vissa kontakter, men inte några stora samarbeten. OM FELLES AKTIVITETER FOR KLUBBENE I DISTRIKTET: Inga gemensamma klubbaktiviteter har genomförts under året. Distriktskonferansen ble gjennomført med 13 deltakere fra 3 klubber. OM DISTRIKTSSTYRETS ARBEID: Antall styremøter: 1 (distriktskonferensen). Ett ytterligare kommer att hållas enligt stadgarna i någon form i juli. Kontakt med Regionsstyret i løpet av året? Via mail. Er det nedsatt underutvalg for spesielle oppgaver? Nei. Årets regnskap kommer att vid regionskonferensen visa vad distriktets beholdning er. Har distriktet egen «kontingent»? Nei OM EGNE ERFARINGER SOM DISTRIKTSLEDER: Information sänds ut vid många tillfällen, men det är ofta svårt att får svar. Rapportering för Portalbuzz och betalning av medlemsavgifter har dock skötts bra. Tyvärr är det också svårt att intressera för aktiviteter utanför den egna klubben. Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 22

23 Rapportdato: DG : Torbjörn Sjöqvist SAK 2 C7 DISTRIKT TRØNDELAG OM KLUBBENES VIRKSOMHET: Distrikt Trøndelag har i flere år ikke hatt noen DG-post men i stedet 2 distriktskontakter Einar Tesaker, Heimdal/Tillerklubben og Lennart Ståhl, Trondheim YMC, som videresender informasjonen og øvrig info fra regionledelsen til medlemmene. Kontakt oss mellom skjer via mail og telefon. OM ETABLERING AV NYE KLUBBER: Ikke heller i år har vi jobbet med å få til ny klubb. OM KONTAKT MED LOKALT K/M-ARBEID: Kontakt med K/M i stort sett bare i samband med distriktskonferansen, da vi får besøk av en representant, som forteller om deres virksomhet. Til årets konferanse var de invitert, men kunne ikke komme, da de hadde egen storsamling. OM FELLES AKTIVITETER FOR KLUBBENE I DISTRIKTET: Distriktskonferansen ble gjennomført med 14 deltakere fra 2 klubber. Andre fellesarrangement: Som avslutting på terminen dro vi på en fellestur med buss, til Munkeby kloster, med buss. Antall deltakere 33 stk fra 2 klubber. OM DISTRIKTSSTYRETS ARBEID: Har ikke distriktsstyre. OM EGNE ERFARINGER SOM DISTRIKTSLEDER: Har ikke distriktsledere. Rapportdato: Distriktskontakter : Einar Tesaker/Lennart Ståhl SAK 2 C8 DISTRIKT VESTFOLD OM KLUBBENES VIRKSOMHET: Det er ikke utarbeidet noen konkret plan for distriktsleder. På første styremøte ble vi enige om at DG skulle tilby besøk til alle klubber. Dette ble gjort og resulterte i invitasjoner fra 5 av 6 klubber. Besøkene ble gjennomført i perioden januar-mars. Hyggelige besøk med gode tilbakemeldinger. DG orienterte om saker regionen arbeidet med (styrevedtak) og takket og motiverte for videre tjeneste i Y s men. DG har mottatt årsrapporter fra klubbene. OM ETABLERING AV NYE KLUBBER: Vi har ikke arbeidet spesielt med å etablere nye klubber. Alle klubber er klar over utfordringer med medlemsutviklingen, og styret mener de gjør gode forsøk på å øke antall medlemmer. Muligheter for nye klubber: Larvik kan muligens være et sted. Godt K/M arbeid tidligere. Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 23

24 OM KONTAKT MED LOKALT K/M-ARBEID: Vi opplever å ha god kontakt med kretsen. Leder av kretsen møtte bl.a. på distriktskonferansen. Flere ev klubbene har dugnadsarbeid på kretsens leirsted Knattholmen. Tønsberg Y s men god kontakt med speiderne i området. OM FELLES AKTIVITETER FOR KLUBBENE I DISTRIKTET: Styret planla 3 felles arrangementer i løpet av året. Alle tre ble gjennomført etter planen. Distriktskonferansen ble gjennomført med 29 deltakere (pluss 2 gjester) fra 5 klubber. Andre fellesarrangement: Distriktsråd ble arrangert med 34 deltakere fra 6 klubber. Internasjonal kirkedag ble arrangert i Søndre Slagen kirke. Offer til Y s men. Orientering av repr. fra Global om kvinneprosjektet i Sør-Sudan. Ca 35 medlemmer møtte. OM DISTRIKTSSTYRETS ARBEID: Antall styremøter: 4. Kontakt med Regionsstyret i løpet av året? Hadde besøk av Finn Pedersen fra Regionsstyret på distriktskonferansen i april. Er det nedsatt underutvalg for spesielle oppgaver? Nei. Årets regnskap viser at distriktet har en beholdning på kr Har distriktet egen «kontingent» Hvis Ja, størrelse pr medlem? Kr 20. OM EGNE ERFARINGER SOM DISTRIKTSLEDER: Deltakelse på fjorårets Regionskonferanse var et godt utgangspunkt for meg som nyvalgt distriktsleder. Jeg synes det har vært interessant og positivt å få være med. Et godt samarbeid i styret har vært en lette i arbeidet. Jeg er gjennom året blitt mer kjent med organisasjonen og med medlemmene det har styrket min interesse for Y s men. Rapportdato: DG :: Inger Hillestad SAK 2 C9 DISTRIKT ØSTFOLD OM KLUBBENES VIRKSOMHET: Det er for tiden 2 klubber i Distrikt Østfold : Råde YMC og Kråkerøy Mixed YMC. Råde YMC hadde ifølge siste statistikk 26 medlemmer, men et nytt medlem ble opptatt på fellesmøtet 7.mai 2018, slik at klubben nå teller 27 medlemmer. Kråkerøyklubben har for tiden 30 medlemmer. Begge klubbene har medlemmer som har tjent Y s men i svært mange år. Det er en god og jevnlig kontakt mellom klubbene gjennom hele året, og vi har hatt distriktsmøte, distriktskonferanse og ett fellesmøte i mai sammen. OM ETABLERING AV NYE KLUBBER: Distriktsstyret har mange ganger forsøkt å få i gang nye klubber på steder i Østfold, men vi har ikke lykkes. Flere steder er forsøkt, og det er opprettet kontakter, men så har det allikevel ikke vært mulig å få til en oppstart. For inneværende år bestemte da klubbene at de ikke ville Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 24

25 bruke kreftene på dette i år, men heller prøve å få nye medlemmer i eksisterende klubber. KMYMC har utarbeidet et nytt og ajourført informasjonsark beregnet på nye medlemmer. OM KONTAKT MED LOKALT K/M-ARBEID: Vi har fulgt opp samarbeidsavtalene fra sentralt hold og tilpasset dem lokale forhold. I Østfold har vi i en årrekke hatt gjensidig kontakt på kretsplan, og innbudt hverandre til de respektive årsmøter. DG Marit Torp besøkte speidernes kretsårsmøte i gamle Glemmen den 4.februar 2018, og deltok på Østfold krets av KFUK-M s årsmøte på Kråkerøy den 8.april På vårt eget Distriktsmøte 20.mars 2018 møtte Kirsten Ravnemyr fra speiderne og Anne Christensen fra KFUK-M. Vi har god kontakt med begge organisasjoner. Vi minner dem på at deres organisasjoner skal hjelpe til med å rekruttere voksne medlemmer til Y s Men. På leirstedet Tjellholmen på Hvaler, som tilhører KFUK-M, gjør Y s men-klubbene en solid dugnadsinnsats hvert år og noen sitter også i leirstedets arbeidsutvalg. Vi utveksler gjensidig informasjon om hverandres virksomhet. Y s-klubbene mottar kretsbladet til K-M Østfold-kontakt og vi har oppdatert vår felles annonse i bladet. OM FELLES AKTIVITETER FOR KLUBBENE I DISTRIKTET: Distriktsmøte på høsten ble avholdt på Tjellholmen leirsted 5.september 2017 med 20 medlemmer. Ingvar Lyche fortalte fra en tur til Kilimanjaro og DG gav glimt fra årets regionskonferanse. Vi hadde felles internasjonal kirkedag i Kråkerøy kirke 21.januar Distriktskonferansen ble avholdt på Kråkerøy 20.mars,der 25 medlemmer møtte. Vi hadde besøk av Kai Sødal fra Regionsstyret som holdt et engasjerende foredrag om rekruttering, presidentene hilste fra klubbene og representantene fra de andre organisasjonene hilste fra sine. 8.mai 2018 hadde vi fellesmøte i Råde der politimannen Geir Strømnes ga oss en realistisk historie fra Liberia under sin tjeneste der i Vi har hatt 4 styremøter. Distriktet har ingen egen økonomi, og ønsker heller ikke å ha det. Kontakten med regionsledelsen har vært god, og vi får alltid svar på våre henvendelser. På siste styremøte legger vi opp årsplanen for neste år og forventet samarbeid. DG-styret består av P i hver av klubbene og en representant til fra hvert styre. Klubbene veksler annet hvert år på å ha DG. OM EGNE ERFARINGER SOM DISTRIKTSLEDER: Jeg har bare gode erfaringer som DG og har opplevd utmerket samarbeid på alle hold. Som DG besøkte jeg Råde-klubben 31.oktober 2017 og har holdt innlegg i egen klubb om DG s funksjon og rolle. Rapportdato: 10.mai 2018 DG : Marit Torp Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 25

26 SAK 2 C10 DISTRIKT ØSTLAND NORD OM KLUBBENES VIRKSOMHET: Seks av klubbene har vært besøkt i forbindelse med ordinære klubbmøter og DG har da hatt en kort orientering om distriktets og regionens virksomhet. Med den syvende klubben har det vært tettere kontakt og oppfølging i forbíndelse med arrangementet av årets Distriktskonferanse. Klubbprogrammene har vært meget gode og innholdsrike og klubbmøtene har vært preget av meget god stemning og en gjennomført hyggelig atmosfære. Det er ikke utarbeidet konkret arbeidsplan for distriktsleders arbeide med klubbene. Distriktsleder har mottatt årsrapport og regnskap fra alle klubbene uten for mye purringer. På slutten av året har en mottatt melding om at Eidsvoll YMC har besluttet å nedlegge virksomheten. Distriktsleder har uttrykt beklagelse overfor klubben men samtidig uttrykt forståelse for avgjørelsen og takket for all innsats gjennom mange år. Klubben har begrunnet Vedtaket med medlemmenes tiltagende alder og/eller sviktende helsetilstand. ETABLERING AV NYE KLUBBER: Det har stadig vært vurdert muligheter for nye klubber men forholdene har ikke ligget til rette for konkrete fremstøt. Det synes ganske vanskelig å finne aktuelle muligheter, men en vil fortsatt holde saken varm. KONTAKT MED LOKALT K/M ARBEIDE: De fleste klubber har god kontakt med K/M på det lokale plan men så vidt en har forstått uten noe tett daglig samarbeide. Der det ikke er K/M på stedet, er klubbarbeidet orientert mot menighetens barne- og ungdomsarbeid og dette synes å fungere meget bra. FELLES AKTIVITETER FOR KLUBBENE I DISTRIKTET: Distriktsråd ble avholdt 12 oktober 2017 med Gjøvik YMC som teknisk arrangør. Samtlige klubber var representert bortsett fra Engehaugen YMC. DGE deltok også- Felles kirkedag for distriktet var i Brumunddal kirke 11 mars 2018 med meget godt besøk fra alle klubbene. Datoen ble valgt etter sterk anmodning fra kirkens side. Distriktskonferansen ble avholdt i regi av Engehaugen YMC med godhjelp av K/M roverspeidere som fikk overskuddet som bidrag til sommerens landsleir. Det var i alt 48 deltagere fra alle klubber bortsett fra Eidsvoll som var påmeldt men måtte trekke seg. PDG og DGE deltok også. Regionsleder Svend var tilstede og ga en fin orientering om Region Norge og arbeidet der. Det ble også valg av DGEE. Representant fr Hamar YMC ga en orientering og reklame for kommende Regionskonferanse på Hamar august DISTRIKTSTYRETS ARBEIDE: Distriktstyret har hatt 2 styremøter, det ene nettbasert. Utover dette har det vært kontakt via e-post og telefon ved behov. Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 26

27 Distriktsledelsen har tidligere lagt seg på enn linje med lite formalisert virksomhet, ingen egen økonomi, utvidet styresammensetning etc. Denne linjen har vært gjeldende så langt, men en antar dette vil måtte diskuteres dersom regionens struktur endres slik det foreliggende forslag til regionskonferansen tilsier. EGNE ERFARINGER: Distriktsleders mest interessante oppgave er å besøke de enkelte klubbene og oppleve deres forskjellige, men allikevel i basis lik virksomhet. Dette er å anbefale som en prioritert oppgave. Ellers vil en fremheve betydningen av tidlig og god planlegging av distriktets fellesarrangement i samarbeide med arrangørklubben, slik det også har vært praktisert tidligere. Rapportdato: 22 mai 2018 DG : Einar Horneman Øfsti. Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 27

28 Sak 2 D Tjenesteledernes rapporter Regionsstyrets innstilling til vedtak: 1. Regionskonferansen tar rapportene til orientering. SAK 2 D1 TJENESTELEDER HJEMMESIDER BESKRIV TJENESTENS VIKTIGSTE OPPGAVER: Oppgaven var å vedlikeholde informasjon på regionens hjemmesider. BESKRIV HVA SOM ER GJENNOMFØRT: Meldinger tilsendt fra Regionsstyret ved presidenten er lagt inn på hjemmesidene etter hvert som de er blitt mottatt. Noen «gamle» meldinger er fjernet. BESKRIV HVA SOM BURDE BLITT GJORT: Problemet med denne funksjonen var at den var «fjernt» fra det som skjedde i Regionsstyret og øvrige sentrale organer i regionen. WEB-redaktøren ble sittende på utsiden av det som rørte seg, og det fungerte dårlig. BESKRIV ANBEFALINGER TIL KOMMENDE REGIONSSTYRET: Etter min mening var det derfor fornuftig av Regionsstyret i mars 2018 å opprette det jeg oppfatter som en slags «informasjon-tjenesteleder» som sitter sentralt og har funksjoner også ut over dette med hjemmesidene. Svend Jacobsen har denne funksjonen, og jeg har derfor ikke gjort noe med hjemmesidene etter mars Rapportdato: RSD/WEB : Bjarne Bredrup SAK 2 D2 TJENESTELEDER Y S MAGASINET BESKRIV TJENESTENS VIKTIGSTE OPPGAVER: Å skaffe stoff til Y s-magasinet, redigere det og få det avgårde til trykkeriet i tide.. BESKRIV HVA SOM ER GJENNOMFØRT: Har ferdigstilt fire blader etter planen. BESKRIV HVA SOM BURDE BLITT GJORT: Kunne kanskje besøkt noen klubber personlig. BESKRIV ANBEFALINGER TIL KOMMENDE REGIONSSTYRET: Dersom klubben ønsker et mer fancy layout, må det skaffes kvalifisert person til det. Rapportdato: RSD/Y s Magasinet : Marit Helene Kløve Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 28

29 SAK 2 D3 TJENESTELEDER MEDLEMSREGISTER BESKRIV TJENESTENS VIKTIGSTE OPPGAVER: - Informere og veilede i bruk av Medlemsregisteret i Portalbuzz BESKRIV HVA SOM ER GJENNOMFØRT: - Produsert og oppdatert Manual/Oppskrift for beskrivelse på hvordan Portalbuzz skal brukes - Informert og assistert klubber (sekretærer og presidenter) ved innføring og bruk av Portalbuzz. Forespørsler er besvart fortløpende. - Hatt jevnlig kontakt med James Olle ved IHQ i Genève om problemstillinger og forespørsler BESKRIV HVA SOM BURDE BLITT GJORT: - Basert på tilbakemeldinger tyder det på at «kunnskapen» om Portalbuzz ikke blir overført til «nytt» klubbstyre og/eller at det er nødvendig at Regionsstyret gjentar prosedyren hvert år. BESKRIV ANBEFALINGER TIL KOMMENDE REGIONSSTYRET: - Basert på tilbakemeldinger tyder det på at funksjonen for oppdatering av klubbstyret ikke funger godt nok teknisk for den enkelte klubb. Dette må tas opp med Hoved administrator James Olle ved IHQ i Genève. Rapportdato: RSD/Medlemsregister : Finn A. Pedersen SAK 2 D4 TJENESTELEDER FASTEPROSJEKTET (TOF) BESKRIV TJENESTENS VIKTIGSTE OPPGAVER: SØRGE FOR UTARBEIDELSE AV PROSJEKT INFORMASJONER FOR ÅRET VEDTATT PÅ RÅDSMØTET SOMMEREN PROSJEKTER RESULTAT FOR ÅRET HENVISES TIL REGIONENS REGNSKAP. BESKRIV HVA SOM ER GJENNOMFØRT: UTARBEIDET EN POWERPOINT LAGT HJEMMESIDEN PRIMO OKT DELTATT PÅ INFORMASJONSMØTE FOR VESTFOLD DISTRIKT ULT AUG UTSENDT TIL ALLE DISTRIKTER INFO OM HJEMMESIDEN FOR FASTE- PROSJEKTET BESKRIV HVA SOM BURDE BLITT GJORT: VIKTIG Å KONTAKTET DISTRIKTSLEDERNE 2-3 GANGER PR ÅR. BESKRIV ANBEFALINGER TIL KOMMENDE REGIONSSTYRET: SÅ SNART VEDTAKENE FOR ER BEKJENTGJORT UTARBEIDE EN TOTAL OVERSIKT SOM BLIR LAGT UT PÅ HJEMMESIDENE. EVENTUELLE OPPFØLGINGER SOM RD/TJENESTELEDER BLIR ENIGE OM. Rapportdato: 01.06/ RSD/Fasteprosjektet - TOF 2017/18: Egil Odd Halvorsen (Arendal YMC) Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 29

30 SAK 2 D5 TJENESTELEDER NORSK SYMBOLIKA BESKRIV TJENESTENS VIKTIGSTE OPPGAVER: Symbolikas oppgaver er å levere effekter som jakkemerker, og annet materiell vedr. Ys Men til klubbene, distriktene og regionen. Det er også en viktig oppgave og ha et lager av effektene, og ha en god oversikt over varene som er på lager. RSD Symbolika bestiller varer når det er nødvendig. Varene ble bestilt fra en leverandør i Sør-Korea, men oppgaven er i vinter overtatt av en person i India BESKRIV HVA SOM ER GJENNOMFØRT: Det er bestilt varer, hovedsakelig jakkenåler, og effektuert levering til klubbene BESKRIV HVA SOM BURDE BLITT GJORT: Ikke noe spesielt her BESKRIV ANBEFALINGER TIL KOMMENDE REGIONSSTYRET: Har siden nyttår hatt problemer med å skaffe jakkenåler (Pins) fra Symbolika internasjonalt. Bestillingstid er nå mange uker, mens det tidligere tok et par uker. Eks. Det ble bestilt vanlige medlemsnåler i februar Pr. begynnelsen av mai 2018 var varene fortsatt ikke levert. Håper RD kan ta dette opp på internasjonalt nivå. Jeg har også purret. Rapportdato: RSD/Norsk Symbolika : Jan Erik Berg SAK 2 D6 TJENESTELEDER KFUK-KFUM-KONTAKT BESKRIV TJENESTENS VIKTIGSTE OPPGAVER: Være bindeledd mellom Y s Men og KFUK-KFUM sentralt på en tilfredsstillende måte-ut fra de forutsetninger vi er blitt enige om. Hvert år må en minne om «samarbeidet mellom Y s Men- K/M» fordi det er nye aktører hvert år, RSD/YL ønsker sterkt at klubbene vet om det viktige arbeid som gjøres i K/M s regi, og at de prosjekter vi støtter til enhver tid blir gjennomført. BESKRIV HVA SOM ER GJENNOMFØRT: Vi har nå i 3 år støttet barnearbeidet fra 0-9 år - som hovedmålet med direkte støtte fra klubbene. Det har gitt positive resultater med relansering av noteordning med Musikkbanken, ny nettside som gir ut noter fortløpende gjennom året med pop, gospel og salmer for ledere. Revidering av Treklang er også i gang. Dette letter arbeidet, og nye ledere tør ta ansvar! Støtte ca pr. år. BESKRIV HVA SOM ER GJENNOMFØRT: Direkte kontakt med K/M-face to face- burde være den beste måten å løse samarbeid på. Men det har så lett for å bli bare prat der og da. Håper det siste møte med K/M, Global og Speiderne vil resultere i en ny driv. Øystein Magelssen (K/M), Kai Sødal og Bjørn Arve Bentsen begge kommende RD er i Y s og u.t. har laget en ny skisse for et kommende samarbeid - primært for å rekruttere medlemmer i K/M til Y s. Tilbudet går også motsatt vei med forslag Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 30

31 om rimelig medlemsskap for begge parter. Viser til eget skriv fra vordende RD er.det er også bestemt at oppgaven som RSD/YL heretter skal ivaretas av RD. BESKRIV HVA SOM BURDE BLITT GJORT: De nye samarbeidsavtalene er på plass og de forplikter begge veier med sikte på en vinnvinn situasjon. Begge parter trenger nå hverandre mer enn før! Det må vi ta inn over oss! Det er gjort klart hvilken betydelig resurs Y s Men er for K/M både lokalt og sentralt, men også hva K/M betyr for vårt arbeid. Som RSD/Yl har jeg vært ivrig for hyppigere kontakt på det lokale plan mellom K/M og Y s, men info har ikke vært så lett å få ut. Det betyr mye for medlemmene i Y s at de vet hva de er med på å støtte. Interessen daler hvis alt hele tiden skal gå om Regionsstyret. BESKRIV ANBEFALINGER TIL KOMMENDE REGIONSSTYRET: Kontakten på det sentrale plan innen K/M med de som har ansvar for de prosjekter vi støttermå fortsatt bli ivaretatt. Det er ikke nok med et hastemøte en gang i året eller kanskje to. De fleste medlemmer i Y s vil ha info om det som skjer. Dialog er viktig, men info må ut til medlemmene! Som RSD/YL kan jeg føle på pulsen innenfor K/M hva de brenner for. På eget initiativ har jeg selv tatt kontakt både fysisk og pr tlf. noe som har gitt meg innsikt i et veldig viktig arbeid. Som RSD/YL gjennom 20 år takker jeg for stor tillit. Det har vært en reise gjennom en spennende og viktig tid med fem forskjellige generalsekretærer hvor alle på sin måte har bidratt i forholdet mellom K/M og Y s med et motto som står for at vi primært er en støtteorganisasjon for K/M. Optmhilsen fra en som hele tiden har brent for dette! Rapportdato: RSD/KFUK-KFUM-kontakt :: Gudbrand Robsahm Kjørven SAK 2 D7 TJENESTELEDER KRISTEN BASIS BESKRIV TJENESTENS VIKTIGSTE OPPGAVER: Hovedoppgaven må være å bevisstgjøre organisasjonen og de enkelte klubber på vår kristne basis, beskrive denne, og gi praktisk hjelp, - peke på denne for klubbens virksomhet. Dette er en følge av Håndbokens formulering for CE: «Vi vil arbeide for å gi våre klubber god hjelp til å ha en kristen profil på møter og samlinger, og samtidig bevare en åpen og nestekjærlig holdning, slik at alle som delta skal kjenne seg inkludert.» BESKRIV HVA SOM ER GJENNOMFØRT: # Det er laget andakter til alle numrene av Y s Magasinet i perioden. # Representert styret på Distriktskonferanse i Bjørgvin, - andakt og info fra styret. # Morgenandakt på Regionskonferanse i Stavanger. # Foredrag i to lokale klubber over tema: «Å lese og forstå Det gamle testamente» # Deltatt på europeisk Kristen Basis-seminar i Pärnu, Estland. # Diverse rapporter til Regionsstyret. BESKRIV HVA SOM BURDE BLITT GJORT: Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 31

32 Praktisk hjelp til andakter i klubbene, produsere et enkelt hefte med sikte på dette. Innlegg om Kristenbasis på regionsamlinger. Motivasjon til kurs og samtalegrupper, eget bønnekort for Y s Men. BESKRIV ANBEFALINGER TIL KOMMENDE REGIONSSTYRET: Drøfte på hvilken måte man b est kan nå de enkelte klubber med praktisk hjelp når det gjelder Kristen Basis. Rapportdato: RSD/Kristen Basis : Bjørn Nygaard SAK 2 D8 TJENESTELEDER VEKST OG UTVIKLING Ikke mottatt rapport pr SAK 2 D9 TJENESTELEDER REGIONENS ARKIV BESKRIV TJENESTENS VIKTIGSTE OPPGAVER: Katalogisere, registrere innkommet material fra Regionstyrer, samt ved jevne mellomrom ( ca. hvert 5. år) overlevere dette til Statsarkivet i Stavanger for videre oppbevaring. Verneverdig materiale er de dokumenter som beskriver de enkelte regionsstyrers arbeid gjennom perioden. BESKRIV HVA SOM ER GJENNOMFØRT: Har mottatt en del material, registrert og forberedt en ny overlevering til Statsarkivet. Har også vært i kontakt med RD vedrørende mangelfull innsendinger fra tidligere Regionstyrer. BESKRIV HVA SOM BURDE BLITT GJORT: Purring på tidligere Regionstyrer burde vært utført. BESKRIV ANBEFALINGER TIL KOMMENDE REGIONSSTYRET: Det burde gå klar frem at avgående regionstyrer ikke er ferdig med sin» jobb» før man har oversendt styrereferater, årsrapporter, årsregnskap, saklister regionsmøter, referat regionsmøter, revisjonsrapporter, etc til arkivaren. Innsendelsen i de senere år har vært mangelfull, og det er derfor store «hull» i Y`s Men arkivet. Rapportdato: RSD/Regionens arkiv : Gunnar Langvik Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 32

33 Sak 3 Regionsstyrets regnskap RESULTATREGNSKAP Noter Budsjett Regnskap Regnskap INNTEKTER Kontingenter Klubbmedlemmer Direktemedlemmer Klubbkontingent til KFUK/KFUM Sum Kontingenter Tilskudd etablering SDS midler YES midler Sum Tilskudd Andre inntekter Salg Symbolika MVA refusjon Deltakeravgift Regionskonferansen Renteinntekter Sum Andre inntekter SUM INNTEKTER UTGIFTER : Kontingenter Internasjonal Area kontingent Area extention fond Area solidaritetsfond Andre kontingenter Charteravgift 2 klubber Norges KFUK/KFUM Sum Kontingent Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 33

34 RESULTATREGNSKAP Noter Budsjett Regnskap Regnskap Reise- og arrangementsutgifter Reiser Regionsstyret Regionstyremøter Klubb og distriktsbesøk Distriktsledere Tjenesteledere Lov og kontrollutvalget BF-delegater Etablering nye klubber (YES-aktivitet) Regionskonferansen, utgifter Regionskonferansen, refusjoner Frivillighetsnorge/kurs Ledermøte Sum arrangementer Administrasjon Regionsstyret Medlemshåndboka Y's Magasinet Tjenesteledere Distriktsledere Datakostnader Trykk kopiering, brosjyrer Porto Etablering (tilskudd nye klubber) Sum administrasjon Andre utgifter Diverse utgifter Varekjøp Symbolikla Bankgebyrer/kursdifferanser Sum andre utgifter Sum UTGIFTER Driftsresultat Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 34

35 BALANSE Noter Mellomregning Area Mellomregning IHQ Mellomregning klubber/distrikt Bank SUM EIENDELER Fri Egenkapital Egenkapial Symbolika Egenkapital Sverige Overført til prosjekt Perioderesultat FRI EGENKAPITAL Bundne midler nedlagte grupper Diverse fond/avsetninger Regionsprosjektmidler SUM FOND OG PROSJEKTER Mellomregning regionskonferansen Innbetalt Gaver med skattefradrag Annen kortsiktig gjeld SUM GJELD OG EGENKAPITAL Stavanger, Y s Men International Region Norge Regionsstyret Svend B. Jacobsen Regionsleder (RD) Bjørn Arve Bentsen Neste regionsleder (RDE) Finn A. Pedersen Solveig H. Gjeruldsen Kai Sødal Viseregionsleder (VRD) Neste viseregionsleder (VRDE) Kommende regionsleder (RDEE) Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 35

36 NOTER TIL REGNSKAPET Note 1 Regnskapsåret strekker seg fra til Regnskapet er satt opp etter kontantprinsippet. Svenske kroner er medtatt til kurs 1,00. Note 2. Prosjekter og fond Saldo Saldo Sverige Innsamlet Overført fra egenkapital Saldo Utbetalt Bundne midler nedlagt klubber Reisefond YEP/Step Nødhjelpsfond Utviklingsfond Solidaritetsfond Brorskapsfond (BF) Time of Fast (TOF) Roll Back Malaria YES/SDS Region Russland Regionsprosjekt Norges KFUK-KFUM Norges KFUK-KFUM Global Norges KFUK-KFUM speidere Ikke benyttede SDS midler PRD-klubben Ikke benyttede YES-midler TOF-Sverige ASF Intakt Extention Framtidsfond Regionskonferansefond Ikke fordelt støtte SUM Note 3. Utdelinger til prosjekter For å komme ajour med at tildeling til prosjekter blir gjort av allerede innsamlede midler, er det besluttet at beløpet som ble utdelt på Regionskonferansen i Stavanger 2017 skulle tas fra egenkapitalen. Midler innsamlet i dette året utdeles på Regionskonferansen i Hamar Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 36

37 Note 4. Symbolika I og med at vi fører regnskapet etter kontantprinsippet, er ikke varebeholdningen balanseført. I året har Symbolika hatt følgende aktivitet: Varesalg Varebeholdning Varekjøp og frakt/porto Varebeholdning Solgte varers kostpris Overskudd Symbolika Note 5. Bankinnskudd Våre midler er plassert slik: Driftskonto i Sparebank 1 SR-Bank Plasseringskonto SR-Bank Konto for gaver med skattefradrag, SR- Bank Konto for Symbolika, SR-Bank Konto for Regionskonferansen, SR-Bank Driftskonto i Swedbank Note 6. Reiser regionsstyret Årets regnskap er blitt belastet med reisekostnader til regionskonferansene i Russland og Danmark både for 2017 og Konferansene i 2017 ble avviklet i juli 2017 og årets i juni Årets merutgifter som "tilhører" fjoråret er ca Revisjonsrapport Y s Men International Region Norge Jeg har revidert regnskapet for Y s Men International Region Norge for Regnskapet viser et overskudd på kr og en fri egenkapital på kr Bilag er gjennomgått, bankutskrifter sammenholdt mot regnskap, og oppstillinger på prosjektinnbetalinger og fordeling er gjennomgått. Stavanger, den Olav Mugaas (sign) revisor Regionsstyrets innstilling til vedtak: 1. Regionskonferansen godkjenner regnskapet for inkludert revisor beretning. 2. Regionskonferansen innvilger det avtroppende styret ansvarsfrihet. Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 37

38 Sak 4 Regionsstyrets arbeidsplan Motto for perioden: «Endring gir vekst» («Make Y s Men Great Again!») Vår organisasjon, både internasjonalt og nasjonalt har en struktur og en organisasjon som på flere områder synes å ha overlevd seg selv. Dette gir seg uttrykk i lite nyrekruttering i eksisterende klubber, mange klubber legges ned og nye klubber etableres svært sjelden. Dette er en stor utfordring som det krever kløkt og mot for å endre. Regionsstyret vil i perioden fremme ideer og nye løsninger som skal gjøre det enklere å starte nye klubber, enklere å bli medlem og forenkle etablerte prosedyrer og regler. «Mandalsmodellen» har gitt oss erfaringer som vi ønsker skal få bred gjennomslagskraft. Denne modellen har vist seg å virke i praksis. UTFORDRING NR 1 ETABLERE FLERE NYE KLUBBER 20 klubber er i løpet av få år lagt ned. Ved årsskiftet har regionen 53 klubber, og av disse tilhører 6 klubber distrikt Sverige. I løpet av våren 2018 er det imidlertid kommet positive signaler som gir håp om etablering av 3-4 nye klubber i nær framtid. Det er spesielt positivt at det er voksne i års alder som utgjør drivkreftene i to av disse klubbene. Mål: Etablere 4 nye klubber i Region Norge. Hvordan: Samarbeidet med Norges KFUK-KFUM og KFUK-KFUM-speiderne skal styrkes. Sammen med KFUK-KFUM har vi nå et felles ønske om at Y s Men i større grad skal bli oppfattet som KFUK- KFUMs voksenarbeid. Dersom dette blir en formell del av KFUK-KFUMs strategi, vil nye Y s Men s klubber kunne etableres der KFUK-KFUMs voksenarbeid ligger nede eller er svakt organisert. «Mandalsmodellen» er et godt eksempel på at dette har lykkes. KFUK-KFUMkretsene vil bli engasjert i arbeidet, og Y s Men vil bidra med støtte fra regionen både med hensyn til personellstøtte og økonomiske oppstartsmidler. UTFORDRING NR 2 FLERE MEDLEMMER Nyrekruttering har vært minimal i de senere år. Dette medfører at gjennomsnittsalderen i klubbene øker og at klubber etter hvert legges ned. Enkelte klubber blir oppfattet som å «være seg selv nok» og dermed lite åpne for nye medlemmer. Nye potensielle medlemmer kan bli «skremt» av det formelle opptagelsesrituale og krav som stilles til medvirkning i dugnader, innsamlingsaksjoner, salg etc. Det språk som føres (såkalt «stammespråk») kan også virke fremmedgjørende og skape avstand. «Vi oppfattes som en losje» er et begrep som ble brukt i denne sammenheng. Vi må folkeliggjøre vår bevegelse og minimere terskelen for medlemskap! Det er nettopp dette «Mandalsmodellen» dreier seg om. Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 38

39 Mål: Alle klubbene skal minst opprettholde sitt medlemsantall. Nye medlemmer tilføres i hovedsak gjennom nye klubber. Regionen har som mål å vokse med 50 medlemmer frem til utgangen av medlemsåret. Hvordan: Våre klubbmiljøer skal først og fremst representere et godt sted å være, i et godt og hyggelig fellesskap der man kan få «påfyll» i form av gode foredrag og godt kristent fellesskap. Terskelen for å bli med skal være lav og det skal ikke stilles krav til innsats. Innsatsen må komme etterhvert som en naturlig del av det å trives i et godt fellesskap. Et viktig rekrutteringsområde er tidligere KFUK-KFUM-ere fra triangel-, Ten Sing-, speider-, ungdomsklubb og unge voksne bakgrunn. Den lokale menighet representerer også et viktig medlemspotensial. Medlemsverving bør først og fremst foregå gjennom personlig invitasjon. Dette har vist seg å være den beste form for inkludering. UTFORDRING NR 3 OPPRETTHOLDE EN STERK FORANKRING I VÅR KRISTNE BASIS KFUK-KFUM bevegelsen, som vi er en del av, ønsker å være en sentral støttespiller i folkekirken. I tider da perifere, teologiske stridsspørsmål har forårsaket at folkekirken i noen grad splittes opp og grupperinger etablerer nye menigheter, er det viktig at Y s Men er solid forankret i folkekirken. Det er viktig at vi slutter opp om det sentrale trosfundament uten å ta stilling til stridsspørsmål av mer perifer karakter. Hos oss skal vi ha stor «takhøyde» og mennesker med ulike trosyn skal føle at de er velkommen. Mål: Vi ønsker å bli bedre kjent blant folk flest som et inkluderende klubbmiljø med solid kristen forankring. Vi støtter barn og unge, både lokalt, nasjonalt og internasjonalt. Vi skal bli bedre kjent også blant alle KFUK-KFUM-ere, speidere og menigheter for det arbeidet vi gjør. Lokal innsats er like viktig som det å støtte opp om prosjekter internasjonalt. Hvordan: De fleste av våre klubber har en nær tilknytning til lokale menigheter i folkekirken. Vi representerer ressurser som den lokale menighet kan dra stor nytte av. I en tid da folkekirken er under press, og statlige overføringer ser ut til å kunne avta, blir vår innsats i lokale menigheter enda viktigere. UTFORDRING NR 4 SKAPE EN BEDRE INTERN DIALOG OG REDUSERE AVSTAND MELLOM REGION DISTRIKT KLUBB Mål: Bedre kontakten mellom region-, distrikt- og klubbnivå. Forbedre de digitale kommunikasjonsplattformer som internett og facebook. Opprettholde Y s Magasinet i papirformat. Øke oppslutningen om Regionskonferansen gjennom valg av tidsaktuelle tema og ved å invitere attraktive foredragsholdere. Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 39

40 Hvordan: Regionskonferansen foreslås å bli avholdt hvert annet år. Det vil likevel være nødvendig å arrangere en samling hvert år (årsmøte) for godkjenning av årsrapport og regnskap. Årsmøtet vil bli holdt over en dag/døgn med Regionsstyret og distriktsledere som deltagere. Klubbene vil bli representert gjennom sine respektive distriktsledere. Gjennom denne ordning vil først og fremst distriktsledere bli mere engasjert og få en mer sentral rolle. Regionsstyret vil dermed også komme i en langt mere tettere dialog med disse. Sist, men ikke minst vil Regionskonferansen hvert annet år kunne løftes til å bli mere attraktiv med en agenda som frister til deltagelse. Regionsstyret har nå utnevnt meget kompetente tjenesteledere for både internett og facebook, og har forventninger til at dette vil gi organisasjonen et nødvendige løft når det gjelder å bedre kommunikasjon mellom regionledelsen og medlemmene. PROSJEKTER For kommende arbeidsår ønsker Regionsstyret at klubbene fokuserer på følgende prosjekter: Totalt %-andel Pr medlem Roll Back Malaria kr ,5 % kr 35 Time of Fast Global Projects kr ,5 % kr 108 Brorskapsfondet (BF) kr ,3 % kr 7 Regionsprosjekt kr ,7 % kr 160 Sum Prosjekter kr % kr 310 Alle prosjektinnbetalinger er frivillige. Med mindre klubbene spesifiserer hvordan innbetalingen skal fordeles, vil et beløp bli prosentfordelt som angitt i tabellen. I den grad det ikke er innbetalt det målsatte beløp, vil Regionsstyret, ut fra den økonomiske situasjonen, vurdere om regionen skal bidra med mellomlegget (helt eller delvis). Regionsstyrets innstilling til vedtak: 1. Regionsstyrets arbeidsplan og prosjektmål for godkjennes. Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 40

41 Sak 5 Regionsstyrets budsjett høsten Høst 2018 Andel av INNTEKTER Kontingenter Klubbmedlemmer ,00 % Direktemedlemmer ,25 % Klubbkontingent til KFUK/KFUM ,66 % Sum Kontingenter ,91 % Tilskudd etablering Area solidaritetsfond 0 0,00 % SDS midler 0 0 0,00 % YES midler 0 0 0,00 % Sum Tilskudd 0 0 0,00 % Andre inntekter Overskudd Symbolika ,69 % MVA refusjon ,40 % Annonser MHB 0 0,00 % Overskudd Regionskonferansen 0 0,00 % Sum Andre inntekter ,09 % Sum INNTEKTER ,00 % UTGIFTER Kontingenter Internasjonal ,60 % Area kontingent ,49 % Area extention fond ,83 % Area solidaritetsfond ,92 % Charteravgift 2 klubber Norges KFUK/KFUM ,00 % Sum Kontingent ,84 % Reise- og arrangementsutgifter Regionsstyret ,67 % Regionstyremøter ,30 % Klubb og distriktsbesøk ,69 % Regionskonferanse refusjoner ,66 % Årsmøte juni ,00 % Distriktsledere ,23 % Tjenesteledere ,23 % BF-delegater ,00 % Etableringer (reiser/møter) ,92 % Midtvintermøte/distriktssamlinger 0 0,00 % Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 41

42 Høst 2018 Andel av Ledermøter ,84 % Lov og kontrollutvalget ,00 % Sum reiseutgifter ,53 % Arrangementer Regionstyremøter 0,00 % Regionskonferansen 0,00 % Etablering (møtekostnader) 0,00 % Frivillighet Norge/kurs ,00 % Ledermøte 0,00 % Sum arrangementer ,00 % Administrasjon Regionsstyret ,23 % Medlemshåndboka ,51 % Y's Magasinet (1 nr) ,13 % Tjenesteledere ,11 % Distriktsledere ,11 % PR 0 0,00 % Etablering (tilskudd nye klubber) ,15 % Sum administrasjon ,25 % Andre utgifter Diverse utgifter ,15 % SDS bidrag YES bidrag Datakostnader Trykk kopiering, brosjyrer Reklame, annonsering 0 Revisjon 0 Porto Uforutsette utgifter 0 Renter og bankgebyrer Sum andre utgifter ,38 % Sum UTGIFTER ,00 % Gaver Finans/Renteinntekter Driftsresultat Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 42

43 Regionsstyrets innstilling til vedtak: 1. Regionskonferansen endrer regnskapsperioden for Region Norge slik at den følger kalenderåret. 2. Regionskonferansen godkjenner det fremlagte budsjett for høsten Regionskonferansen gir regionsstyret fullmakt til å fremlegge budsjett for 2019 til neste regionskonferanse i juni Regionskonferansen fastsetter regionskontingenten til kr 550 pr medlem pr år. Medlemmer i Norge betaler NOK 550, medlemmer i Sverige betaler SEK Regionskonferansen godkjenner å sette charteravgiften til kr 0 1 Merknad: Kontingenten faktureres klubben basert på medlemstall i Portalbuzz pr og hvert år og betales hvert halvår. Klubben har selv ansvar for å kontrollere at medlemsopplysningene og antallet i Portalbuzz er korrekt. 1 Charteravgiften til Y s Men International er på CHF 100 ved oppstart av nye klubber. Ved dette vedtaket vil regionen betale denne avgiften på vegne av den nye klubben (klubbens avgift til regionen settes til kr 0, jfr Vedtekt 468.g) Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 43

44 Sak 6 A Regionskonferansen BAKGRUNN: Det er nå regionskonferanse hvert år. Konferansen holdes i august med en eller flere klubber som teknisk arrangør. Etter en avstemning blant klubbene ble det fra 2006 bestemt at det kun skulle være regionskonferanse hvert annet år. Derved ble det ingen konferanse i På den påfølgende konferansen i 2008 ble det igjen vedtatt årlige konferanser. På regionskonferansen i Stavanger 2017 ble det fra flere deltakere påpekt at konferansen burde holdes hvert annet år, ikke hvert år. Det ble henvist til at mange større organisasjoner enn vår egen hadde landsmøter hvert annet eller tredje år. I hovedsak oppfattet styret at dette er et økonomisk spørsmål. Basert på tall fra de siste 2 konferansene, har regionen dekket kostnadene til personer (Regionsstyret, tjenesteledere og distriktsledere) med en snittkostnad på kr Dette inkluderer reise, hotell og konferanseavgift. I tillegg betaler regionen for opphold og konferanseavgift for gjester. Totalt mellom kr og (Disse er tall basert på Regionskonferanse i Rogaland som ha over 20 % av medlemmene.) For klubbene blir kostnadene tilsvarende, totalt ca. 75 deltakere á kr 3.000, utgjør en belastning på kr Selv om dette er usikre tall og ikke tar høyde for mange lokale deltakere og bilkjøring, er det likevel et betydelig beløp som medgår hvert år. REGIONSSTYRETS FORSLAG: Denne saken har vært behandlet som sak 34/17-18, sak 46/17-18 og sak 97/ Regionsstyrets begrunnelse finnes i et kommende avsnitt. Forslag til Vedtak: 1. Regionens regnskapsår endres til kalenderåret ( ). Regionsstyret anbefaler klubber og distrikter til å gjøre det samme. 2. Det opprettes et nytt organ, Regionens årsmøte, som overtar den nåværende Regionskonferansens årsmøtesaker. 3. Sakene til regionens årsmøte oversendes til klubbene og drøftes på distriktskonferansen. 4. Regionens årsmøte holdes en fredag/lørdag i juni på et sentralt og lett tilgjengelig sted. Regionen dekker kostnadene for reise og opphold for deltakerne. 5. Hvert distrikt møter med neste distriktsleder (DGE). Denne har stemmerett på vegne av klubbene i sitt distrikt. Hvis denne ikke har anledning til å møte, utpeker distriktsstyret hvem som møter i deres sted (må være medlem i en klubb i distriktet). 6. Rapporter fra distriktslederne (DG) behandles på distriktsnivå. Rapporter fra tjenesteleder behandles av Regionsstyret. Alle andre saker behandles av Regionens årsmøte (ref. vedtekt 468). 7. Ordningen trer i kraft fra Dette betyr at første årsmøte avholdes i juni 2019 og neste årsmøte og regionskonferanse avholdes i juni Oppdaterte lover og vedtekter fremlegges på regionens årsmøte i Regionens årsmøte benyttes også til ledertrening for nye distriktsledere. Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 44

45 Ad punkt 1. Alle våre samarbeidspartnere og organisasjoner vi er tilknyttet, opererer med en regnskapsperiode som er sammenfallende med kalenderåret. Kassereren melder om unødvendig ekstraarbeid ved innsendelse av vårt regnskap. Regionsstyret kan ikke påvise noen ulemper ved å endre regnskapsperioden. Den formelle endringen blir at det er 2 regionstyrer som er ansvarlig for samme regnskapsperiode, men dette er ikke annerledes enn i de fleste andre styrer som velger medlemmer gjennom året. Dette medfører ikke at klubbene må endre tilsvarende. Det har i hovedsak vært ferdigstilling av regnskap med tilhørende revisjon som har bestemt tidligste tidspunkt for regionskonferansen. Ad punkt 2. Regionsstyret ønsker å skille mellom årsmøte-saker og konferanse-delen. Årsmøtet behandler de forretningsmessige sakene og gjør bindende vedtak på vegne av klubbene/medlemmene. Konferanse-delen inneholder eksempelvis, foredrag, paneldebatter, arbeidsgrupper og sosialt samvær. Regionens årsmøte avholdes hvert år og erstatter Regionskonferansen som øverste myndighet (jf. 4.6). Det legges likevel opp til at regionskonferansen og årsmøtet gjennomføres samme helg. Ad punkt 3. For at klubbene skal få anledning til å fremme sine synspunkter på de fremlagte sakene, legges det opp til at alle innkomne forslag fra klubbene og Regionsstyret, skal kunngjøres for alle klubbene før første distriktskonferanse i mars. Ad punkt 4. For å redusere kostnadene ønsker Regionsstyret at årsmøtet avholdes på en dag eller en kveld/formiddag (fredag/lørdag) på et sentralt og lett tilgjengelig sted (lite reisetid og mulighet til å komme hjem lørdag kveld). Dette reduserer kostnadene i forhold til nåværende ordning. Ad punkt 5. Ved å la neste distriktsleder (DGE) representere klubbene i distriktet på årsmøtet, oppgraderes betydningen av å være distriktsleder. Det blir derfor viktigere for distriktsstyret å holdes seg oppdatert på lokale forhold og hva som skal til for å utvikle organisasjonen videre. Distriktene er forskjellige med hensyn til antall klubber og medlemmer. Det er naturlig at store distrikt har større innflytelse enn mindre distrikt. Ad punkt 6. Jf. Vedtekt 468, punkt d. Det er mange rapporter som gjennomgås på regionskonferansen. Disse tas i hovedsak til orientering og skal ikke «godkjennes». Regionsstyret mener det er viktigere at disse rapportene gjennomgås og godkjennes på distriktsnivå (distriktsråd) som kan fungere som distriktets årsmøte. Tjenestelederne er oppnevnt av Regionsstyret og det er da naturlig at Regionsstyret behandler/godkjenner disse. Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 45

46 Ad punkt 7. Regionsstyret har vurdert om dette skal være en prøveordning. Tilbakemeldingen fra distriktskonferansene tyder på at klubbene er innstilt på en endring og at denne gjøres permanent. Ad punkt 8. Regionsstyret må frem til februar 2019 foreslå endringer i lov og vedtekter som tar hensyn til det vedtaket som fattes på Regionskonferansen Dette fremlegges klubbene som kan behandle dem på distriktskonferansen. DGE møter på årsmøtet og fatter vedtak som i ettertid må godkjennes av klubbene med 2/3 flertall. Ad punkt 9. Med denne modellen vil Regionsstyret kunne informere neste distriktsleder om program, oppgaver og initiativ som forventes gjennomført i distriktene. Her inngår opplæring/trening i bruk av verktøy for etablering av klubber og medlemsvekst. Med støtte i vedtaket må Regionsstyret planlegge og gjennomføre regionens årsmøte i Aktuelt sted og tid kan være Gardermoen-området i midten av juni. FORDELER: Distriktsleder får en formell plass i organisasjonen ved å representere distriktets klubber på årsmøtet. Siden distriktslederne (i prinsippet) er demokratisk valgt av og blant distriktets klubbmedlemmer, kan disse representere klubbene med et stemmeantall som gjenspeiler distriktets medlemstall. Distriktsledernes ansvar kan derfor utvides til å danne regionens årsmøte og kan på egenhånd ivareta den forretningsmessige delen av regionskonferansen. Endring av regnskapsperiode gjør det mulig å avholde årsmøtet (og konferansen) i juni. Reduserte kostnader, spesielt for klubbene. Deltakelse på regionskonferansen blir mindre kostbar med kun en overnatting (lørdag søndag) og kun hvert annet år. Regionen dekker kostnadene til årsmøtet. Arbeidsåret kan starte i juli/august istedenfor i september. I dag starter ikke arbeidet for fullt før etter regionskonferansen. Medlemshåndboken produseres på grunnlag av medlemslisten pr , trykkes, pakkes og sendes i posten til klubbene (en håndbok pr husstand) innen utgangen av august. Håndboken inneholder informasjon knyttet til det arbeidsåret som starter samme år og er oppdatert med informasjon fra årsmøtet. De som planlegger årsmøtet og regionskonferansen slipper unna jobbing i sommerferien. Saksdokumentene blir tilgjengelig i god tid før sommerferien (ca. 1. juni). Både årsmøtet og konferansen kan gi tid til ledertrening for deltakerne. Både Region Russland (1. helg i juni) og Danmark (3. eller 4. helg i juni) har Regionskonferanse før 1. juli. Samtidig er det viktig å styre unna de internasjonale konventene som ofte er i juli/august. Bedre tid til foredrag, work-shops og sosialt samvær (lørdag søndag) Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 46

47 ULEMPER: Større avstand mellom klubb og regionsstyre Vanskeligere å motivere til deltakelse på konferansen Medlemmene må i større grad en tidligere betale selv Kan bli langt å reise for kun 2 dager (en overnatting) Regionens lover finnes her: 29.pdf REPRESENTASJON PÅ REGIONENS ÅRSMØTE: Klubbenes representasjon ved regionskonferansen reguleres nå ved vedtekt 465. Her fremgår også at konferansen er åpen for alle medlemmer, men uten stemmerett. Hvordan stemmeretten fordeles er gitt i 5.1.B. Dagsorden angitt i vedtekt 468. I vedtekt 469 fremgår det: «Regionskonferansen legges opp med sikte på å være en kilde til inspirasjon». Dagens løsning gir klubbene en stemme pr. påbegynt 10 medlemmer. I Region Sverige hadde hver klubb en stemme uavhengig av antall medlemmer. Et forslag kan være en tabell basert på medlemstall i distriktet: 1 50 medlemmer: 1 stemme (Trøndelag) medlemmer: 2 stemmer (Østfold, Sverige, Møre, Oslo og Akershus) medlemmer: 3 stemmer (Bjørgvin, Vestfold, Østland nord, Agder) >300 medlemmer: 4 stemmer (Rogaland) Dette gir 25 stemmer fordelt på de 10 distriktene. En delegat kan maksimalt representere 2 stemmer. I tillegg skal regionsleder (RD), neste regionsleder (RDE) og kommende regionsleder (RDEE) ha stemmerett. Regionen skal dekke reise og oppholdsutgifter for alle distriktsrepresentanter, regionsstyret, regionssekretær, regionskasserer, leder av Lov- og kontrollutvalg, leder av Valgkomiteen, inviterte gjester og kandidater til valg som kommende regionsleder. Regionsstyret kan etter behov invitere tjenesteledere som gjester. Regionsstyrets kostnader ved å delta på regionskonferansen (som etterfølger årsmøtet) dekkes av regionen. Distriktsledere (fra 1. juli) som på årsmøte er DGE-er, får dekket 50 % av oppholdskostnadene (konferanseavgift og overnatting). Tjenesteledere (RSD) får dekket 50 % av sine reise- og oppholdskostnader av regionen. Siden tidspunktet for regionens årsmøte flyttes fra august til juni, må det gjøres justeringer i lov- og vedtekter. Regionsleder (RD) er i sin siste funksjonsmåned dette året. Neste regionsleder (RDE) er den som går inn som Regionsleder fra 1. juli dette året. Kommende Regionsleder (RDEE) er den personen som blir Regionsleder fra 1. juli neste år. Det samme vil gjelde for distriktsleder (DG), neste distriktsleder (DGE) og kommende distriktsleder (DGEE - valgt på distriktskonferansen samme år). Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 47

48 HVA BETYR DETTE FOR ØKONOMIEN? Dagens løsning med Regionskonferanse hvert år: kr Kostnader ved Regionskonferansen (hvert år) ved dagens løsning: Vedtekt 467 Hvem Antall personer Antall overnattinger Konferanseavgift Kostnad pr overnatting Reise-kostnad Sum kostnad kr kr 800 kr a Regionsstyret 6 3 kr kr kr kr c Regionkasserer/sekretær 2 3 kr kr kr kr b Distriktsleder (DG) 10 2 kr kr kr kr Neste distriktsleder (DGE) 0 0 kr - kr - kr - kr - c Tjenesteledere (RSD) 8 2 kr kr kr kr d Leder valgkomiteen 1 2 kr kr kr kr e Leder lov- og kontrollutvalg 1 2 kr kr kr kr f Kandidat til Regionsstyret 1 2 kr kr kr kr g Gjester 3 2 kr kr kr - kr Regionens kostnader pr. år ved dagens løsning kr Regionens kostnader over en 2-års periode kr Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 48

49 Ny løsning med Regionskonferanse hvert annet år: kr Kostnader ved regionens årsmøte (hvert år): Vedtekt 467 Hvem Antall personer Antall overnattinger Konferanseavgift Kostnad pr overnatting Reise-kostnad Sum kostnad kr 600 kr 800 kr a Regionsstyret 6 1 kr kr kr kr c Regionkasserer/sekretær 2 1 kr kr kr kr b Distriktsleder (DG) 10 1 kr kr kr kr Neste distriktsleder (DGE) 10 1 kr kr kr kr c Tjenesteledere (RSD) 0 0 kr - kr - kr - kr - d Leder valgkomiteen 1 1 kr 600 kr 800 kr kr e Leder lov- og kontrollutvalg 1 1 kr 600 kr 800 kr kr f Kandidat til Regionsstyret 1 1 kr 600 kr 800 kr kr g Gjester 0 0 kr - kr - kr - kr - Regionens kostnader pr. år ved ny løsning kr Regionens kostnader over en 2-års periode kr Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 49

50 Kostnader ved Regionskonferanse (hvert annet år): Vedtekt 467 Hvem Antall personer Antall overnattinger Konferanseavgift Kostnad pr overnatting Reise-kostnad Sum kostnad kr kr 800 kr a Regionsstyret 6 1 kr kr kr - kr c Regionkasserer/sekretær 2 1 kr kr kr - kr b Distriktsleder (DG) 10 0,5 kr kr kr - kr Neste distriktsleder (DGE) 10 0,5 kr kr kr - kr c Tjenesteledere (RSD) 8 1 kr kr kr kr d Leder valgkomiteen 0 0 kr - kr - kr - kr - e Leder lov- og kontrollutvalg 0 0 kr - kr - kr - kr - f Kandidat til Regionsstyret 0 0 kr - kr - kr - kr - g Gjester 3 1 kr kr kr - kr Regionens kostnader over en 2-års periode kr En mulig besparelse over en 2-års periode: kr Dette er ikke basert på reelle regnskapstall, men på estimater hvor Regionskonferansen legges rundt om i landet bortsett fra årsmøtet det året det ikke er konferanse. Dagens løsning vil gi en kostnad for regionen på kr over 2 år. Tilsvarende kostnader ved regionens årsmøte vil være på kr over 2 år. Hvert annet år vil regionen ha kostnader ved gjennomføring av Regionskonferansen på kr Dette gir en samlet kostnad på kr og en besparelse for regionen på kr For klubbene vil dette bety at kostnadene ved å sende representanter til regionens årsmøte (tidligere Regionskonferansen) vil bli kr 0. Klubbene må vurdere om de vil subsidiere et tilsvarende antall medlemmer til å delta på regionskonferansen som da kun er hvert annet år. Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 50

51 ÅRSHJUL VED EN NY LØSNING: Periode Oppgave Ansvar Januar/Februar Avslutte og revidere regionens regnskap. (Til behandling på regionens årsmøte i juni) Regionskasserer og revisor Februar/Mars Utsending av saker/tema som ønskes behandlet på årsmøtet. Regionsstyret Mars/April Distriktskonferanser. Valg av DGE (DGEE). Distriktsleder og Drøfte årsmøtesaker som er utsendt av regionsstyret. klubbene Velge representant(er) til regionens års- møte. Mai Skriftlig tilbakemelding til regionsstyret på saker som har vært drøftet på distriktskonferansen. Utsending av saksdokumenter til årsmøtet. Distriktsleder Regionsstyret Juni Regionens årsmøte for endelig godkjenning av Regionsstyret regnskap, valg, behandling av planer, mål, budsjett, lovendringer og andre saker som er annonsert av Regionsstyret eller klubber. August Produksjon av MHB på grunnlag av medlemsregisteret pr og med vedtak som ble gjort på regionens årsmøte. Sendes i posten til alle klubbene. Tjenesteleder August/September Distriktsråd. Alle klubber i distriktet bør være representert. Årsmøte for distriktet (godkjenne årsmelding fra distriktsstyret og klubber). Godkjenne distriktets regnskap. Drøfte arbeidet i distriktet og fremme forslag til regionsstyret og distriktskonferansen. Info fra årsmøtet til klubbene. Distriktsleder klubbene og Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 51

52 Sak 6 B Regionsprosjekt Det er innenfor fristen, pr mottatt 6 søknader om støtte. Dette er fra: A. KFUK-KFUM Global (kvinner, barn, fred og sikkerhet) Formål: Global søker om kr til et prosjekt som skal gi marginaliserte barn, ungdom og kvinner mulighet og verktøy til å ta aktivt del i fred- og nasjonsbygging i Sør-Sudan. Prosjektet har en totalramme på kr hvorav den omsøkte andelen er kr B. Buskerud krets av KFUK-KFUM-speidere (verdensjamboree USA 2019) Formål: Buskerud krets søker om støtte til å sende 15 deltakere til verdensjamboreen i USA neste år. Pris pr deltakere er på kr , til sammen kr Det søkes om tilskudd på kr pr speider, til sammen kr C. Kongsberg KFUK-KFUM-speidere (bytte av tak) Formål: Kongsberg KFUK-KFUM-speidere søker om tilskudd til å bytte tak på sitt speiderhus. Kostnaden er estimert til kr og omsøkt beløp er kr D. KFUK-KFUM-speidere (Lederhåndbok) Formål: KFUK-KFUM-speidere søker om støtte til å trykke opp flere lederhåndbøker som skal deles ut som velkomstgave til nye ledere og assistenter i organisasjonen. Trykke og distribusjonskostnader for eksemplarer er på kr hvorav det søkes om støtte på kr E. Stovner KFUK. KFUM-speidere (T-skjorter) Formål: Stovner KFUK-KFUM-speidere søker om støtte til innkjøp og trykk av T-skjorter (75 stk) til alle speidere i gruppen, like T-skjorter uavhengig av speiderfamiliens økonomi. Totalkostnad på kr hvorav det søkes om 2/3-kostnadsdekning på kr F. Norges KFUK-KFUM (Ten Sing) Formål: Norges KFUK-KFUM. Ten Sing er 50 år og har store planer knyttet til markering/feiring av jubileet. Kostnadene er beregnet til kr Det søkes om støtte på kr Regionsstyrets vurdering: Regionsstyret har vurdert søknadene i henhold til de kriteriene som er lagt til grunn for tildeling (ref. søknadsskjema). Ved regnskapsårets slutt er det innkommet kr til Regionsprosjektene. Årets måltall var kr Regionsstyrets innstilling til vedtak: 1. Regionskonferansen støtter følgende prosjekt med midler innsamlet i arbeidsåret : A. KFUK-KFUM Global med kr Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 52

53 F. Norges KFUK-KFUM med kr D. KFUK-KFUM-speidere med kr E. Stovner KFUK-KFUM-speidere med kr Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 53

54 Sak 7 Valg A. Valg av RDE (neste Regionsleder) På Regionskonferansen i 2016 ble Kai Sødal, Mandal YMC valgt til RDE Han har av helsemessige årsaker frasagt seg dette vervet, men deltar i Regionsstyret som VRD. Valgkomiteen har derfor foreslått en ny kandidat som RDE for (RD ): o Per Trygve Normann, Østenstad YMC B. Valg av RDEE (kommende Regionsleder) Valgkomiteens forslag til kandidat som RDEE for , (RDE og RD ): o Jan Martin Austad, Mandal YMC C. Valg av revisor Valgkomiteen innstiller på gjenvalg og foreslår: o Olav Mugaas, Stavanger YMC D. Valg av medlem til Lov og kontrollutvalget. Marit Torp har nå sittet i lov og kontrollutvalget en periode. Valgkomiteen har foreslått at Marit Torp gjenvelges for en ny periode på 4 år. Det betyr at til lov og kontrollutvalget for består av følgende personer: o Svein Rødset, Hareid og Ulstein YMC ( ) o Marit Torp, Kråkerøy mixed YMC ( ) o Ivar Langen, Stokka YMC ( ) Lov- og kontrollutvalget velger selv sin leder. E. Valg av Valgkomité. Valgkomiteen har foreslått følgende kandidater til neste års valgkomite (gjenvalg): o Ingvar Lyche, Råde YMC ( ) o Einar Horneman Øfsti, Brumunddal YMC ( ) o Per Trygve Normann, Østenstad YMC ( ) Valgkomiteen velger selv sin leder. Ingvar Lyche, leder Einar Horneman Øfsti (leder) Per Trygve Normann Råde YMC Brumunddal YMC Østenstad YMC Presentasjon av kandidatene under punkt A og B, se neste side Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 54

55 Kandidatene: Per Trygve Normann Per Trygve Normann er født i Trondheim i 1947 hvor han bodde fram til Han er gift med Karin Elisabet (f. Ruud) fra Tåsen/Berg i Oslo og de har 3 barn og 9 barnebarn. Per Trygve er utdannet biokjemiker fra Universitetet i Oslo, har dr grad i biokjemi fra Universitetet i Bergen og har deretter jobbet ved Statens rettstoksikologiske institutt og Nycomed Imaging som forsker. Senere tok han en mastergrad i ledelse og administrasjon ved BI og var assisterende instituttsjef ved Statens rettstoksikologiske institutt og forskningssjef for rusmiddelforskning ved Folkehelseinstituttet. Han er i dag pensjonist. I tenåringsperioden var Per Trygve med i Domkirken menighets ungdomsklubb og Youth Society i Trondheim. Mens han studerte i Oslo var han medlem av Oslo KFUM og var aktiv i «Ungdomsgruppa» der. I Bergensperioden var han og familien bosatt på Bønes i Bergen med kirkelig tilknytning til Søreide menighet. Fra 1981 har han og familien vært bosatt i Østenstad menighet i Asker. Han har vært gruppeleder i Blakstadspeiderne (tilsluttet Norges KFUM-speidere), vært med i Østenstad Sanger i og vært innvalgt i Østenstad menighetsråd i 10 år, deler av tiden som medlem av Fellesrådet og som menighetsrådsleder. Per Trygve ble opptatt som medlem av Østenstad Y s Men Club den Han var president i klubben og er nå distriktsleder for Oslo og Akershus distrikt. Jan Martin Austad Jan Martin er født i Mandal. Fra barndom og oppover har han vært aktiv i KFUM: Ble med I KFUM-gutteklubb i Mandal KUF år gammel. Deretter med i Ungdomsklubben i samme forening. Deltok på mange lederkurs og leirer, bl.a. bibel og lederkurs på Rønningen og TT. Det var på bibel og lederkurset i 1967 jeg traff min kone (Rita Karin). Etter videregående var jeg 1-åring i Bragernes KUF i Drammen, med ungdomsarbeid og gutteklubb som oppgaver. Startet bl.a. opp ungdomsklubben i den da nye Åssiden kirke. August 1968 begynte jeg på teologistudiet på MF. I studietiden var jeg aktiv i Markus menighet i Oslo og var hovedleder i ungdomsklubben der. Sommeren 1976 ble jeg ordinert og vi reiste nordover til Melbu i Vesterålen hvor vi var prestefolk i 12 år. I 1988, fikk jeg stilling i daværende Søgne prestegjeld, med bosted Nodeland. Aktiv i ungdoms-/konfirmantarbeid hele tiden. Våren 2016 ble jeg pensjonist og vi flyttet til Mandal og begge ble med en gang aktive i Mandal YMC, min kone ble styremedlem før vi flyttet fra Nodeland til Mandal. Siste arbeidsår har jeg vært leder. Over scenen i vårt gamle ungdomslokale i Mandal KUF, sto følgende: I JESU NAVN SKAL ALL VÅR GJERNING SKJE. Det preget vår oppvekst og virksomhet i ungdomsklubben, og har i grunnen blitt motto både for mitt «private» kristenliv, mitt presteliv og mitt Y s Mens liv! I Mandal KUF fikk jeg min KFUMbevissthet. Og der fikk vi vår kirkebevissthet. «ONSDAG ER KLUBBDAG, SØNDAG ER KIRKEDAG!» var slagordet. Den kirkelige forankringen for Mandal YMC er sterk! Og den vil jeg holde på! Oppdatert Sakspapirer - versjon 3 Regionskonferansen 2018 Side 55