SAKSFREMLEGG KONKURRANSEGRUNNLAG FOR ANBUDSKONKURRANSE OG OPPDRAGSBESKRIVELSE FOR PARALLELLOPPDRAG

Transkript

1 Behandles i: Plan- og miljøutvalget KONKURRANSEGRUNNLAG FOR ANBUDSKONKURRANSE OG OPPDRAGSBESKRIVELSE FOR PARALLELLOPPDRAG Dokumenter Dato Trykt vedlegg til 1. Konkurransegrunnlag anbudskonkurranse om PLM parallelloppdrag Vestby sentrum 2. Oppdragsbeskrivelse parallelloppdrag Vestby sentrum PLM SAKSFREMLEGG 1. SAKSOPPLYSNINGER Saksfremlegg om videre framdrift av områderegulering Vestby sentrum samt bemanningssituasjon ved Plan, bygg og geodata (K-7/14) ble den vedtatt i kommunestyret. Her ble det besluttet at: Parallelloppdrag velges som metode for den videre framdriften av sentrumsplanen. Tre oppdrag gjennomføres på bakgrunn av tre ulike problemstillinger/temaer. Det bevilges totalt 1,2 mill. kr. fra disposisjonsfondet. Beløpet dekker honorar og bistand i forbindelse med parallelloppdraget samt konsulenttjenester til gjennomføring av trafikkanalyse for Vestby sentrum. I saken ble det beskrevet at det senere i forløpet skulle tas stilling til de konkrete problemstillingene for oppdragene; inkludert om disse burde være like for alle tre deltakere eller variere. Videre het det at dette, samt et detaljert konkurransegrunnlag, ventelig ville bli fremlagt PLM i mars Av saksfremlegget framgikk det likeledes, at parallelloppdragets verdi overstiger terskelen for offentlige anskaffelser, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 2-1, og at oppdraget derfor må lyses ut som en åpen anbudskonkurranse. Administrasjonen har på denne bakgrunn utarbeidet et konkurransegrunnlag for anbudskonkurranse samt en oppdragsbeskrivelse for de tre parallelle oppdrag. 2. VURDERING Konkurransegrunnlaget og oppdragsbeskrivelsen gir de overordnede føringer for konsulentteamenes mulighetsstudier av den framtidige utvikling i Vestby sentrum. Formålet med konkurransegrunnlaget er å spesifisere hvilke krav som stilles til tilbudsgiverne. Samtidig er det målet å få synliggjort hvilke konsulenter som er mest kompetente til å påta seg arbeidet. Oppdragsbeskrivelsen inneholder en analyse av den eksisterende situasjon i Vestby sentrum. Analysen skal bidra til å synliggjøre vesentlige problemstillinger i forbindelse med områdereguleringen av Vestby sentrum. I tillegg gir oppdragsbeskrivelsen føringer for

2 gjennomføring av parallelloppdraget samt beskriver hvilke krav som settes til arbeidets innhold og presentasjon. Administrasjonen har i forbindelse med utarbeidelsen av konkurransegrunnlaget og oppdragsbeskrivelsen fått rådgivning fra Norske Arkitekters Landsforbund (NAL), som har kvalitetssikret de to dokumenter. Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget danner bakgrunn for den åpne anbudskonkurranse som skal gjennomføres i forkant av parallelloppdraget. Anbudskonkurransen skal kunngjøres på Doffin (den nasjonale kunngjøringsbase for offentlige anskaffelser) og bør ha en varighet på cirka en måned. Forventet kunngjøringsdato for anbudskonkurransen er satt til fredag den 6. juni. Den videre tidsplan for anbudskonkurransen er beskrevet i konkurransegrunnlagets avsnitt 3. Heri fremgår følgende: Aktivitet Tidspunkt Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlag for anbudskonkurranse Frist for innlevering av tilbud kl Avgjørelse av valg av tilbud Klagefrist Kontraktsinngåelse Innen En anbudskonkurranse i forkant av et parallelloppdrag adskiller seg fra vanlige anbudskonkurranser, idet honoraret er fastsatt på forhånd. Pris er dermed ikke en faktor det konkurreres på. De vesentligste utvelgelseskriterier er derimot kompetanse, referanseprosjekter, CV på medarbeiderne i teamet samt kontorenes oppgaveforståelse. På denne bakgrunn har administrasjonen utarbeidet følgende tre tildelingskriterier (framgår likeledes av avsnitt 8 i konkurransegrunnlaget): A) Teamsammensetning og kompetanse (vektlegges 40%) B) Tilbudte medarbeideres erfaring og referanseprosjekter (vektlegges 30%) C) Oppgaveforståelse (vektlegges 30%) For å lette utvelgelsesarbeidet har administrasjonen valgt å sette en anbefalt maksimumsgrense på tilsendt materiale. Grensen er (under rådgivning fra NAL) satt til 20 A4-sider. Etter frist for innlevering av tilbud vil det bli satt ned en gruppe av personer fra kommunen som, på bakgrunn av tildelingskriteriene, velger de tre mest kompetente konsulentteam. I forbindelse med utvelgelsen kan det innledningsvis trekkes på NAL sin kompetanse, men det vil være administrasjonen selv som foretar det endelige valg. Oppdragsbeskrivelsen Oppdragsbeskrivelsen inneholder et mer detaljert oppgaveprogram for parallelloppdraget. En viktig beveggrunn for å velge parallelloppdrag som metode var at et parallelloppdrag gir mulighet for dialog og samhandling mellom valgte konsulentteam og kommunen. I oppdragsbeskrivelsens avsnitt 4.4 legges det derfor opp til følgende møter:

3 1) Uke 37 (2014): Felles oppstartsmøte med befaring 2) Uke 43 (2014): Felles midtveismøte 3) Uke 3/4 (2015): Evaluering og åpning av utstilling Frist for innlevering av komplett materiale settes til uke 2 i Et viktig formål med oppdragsbeskrivelsen er å gi konsulentteamene mer detaljert informasjon om oppgaven, og framheve vesentlige problemstillinger for reguleringsarbeidet. Oppdragsbeskrivelsen er således kommunens mulighet for å angi retninger for besvarelsene og komme med overordnede føringer for sentrumsutviklingen. Det er imidlertid viktig at oppdragsbeskrivelsen fortsatt åpner opp for kreativitet og nytenkning. Utformingen av denne er dermed en balansegang mellom presise/detaljerte føringer og åpenhet. En god oppdragsbeskrivelse bør inneholde begge deler. I oppdragsbeskrivelsen (avsnitt 1.2) er de viktigste målsettinger for parallelloppdraget beskrevet. Disse er: - Å få belyst ulike utviklingsscenarioer for fremtidens Vestby sentrum både på kort og lang sikt. - Å få synliggjort hvordan den forventede befolkningstilvekst kan styres mot Vestby sentrum og bidra til utviklingen av et attraktivt tettsted. - Få frem gode og realistiske løsningsforslag som kan legges til grunn for den fremtidige utviklingen av et levende Vestby sentrum. - Å få konkrete forslag til hvordan sentrale barrierer i sentrum kan «nedbrytes», så det skapes et helhetlig sentrumsområde. - Å få ideer til hvordan plangrep kan være med på å skape synergieffekter mellom Vestby storsenter, IKEA og det eksisterende sentrum. Administrasjonen har i oppdragsbeskrivelsens avsnitt 1.2 valgt å framheve følgende føringer for utviklingen av et levende og attraktivt Vestby sentrum: - Gang- og sykkeltrafikk samt kollektive reisemidler skal prioriteres. - Fokus i sentrumsutviklingen skal være på menneskets opphold i sentrum. - Vestby skal legge til rette for befolkningstilveksten. Hovedtyngden av veksten skal styres mot Vestby sentrum, og offentlige funksjoner og infrastruktur skal tilpasses utviklingen. - Det skal være gangavstand mellom sentrumsfunksjonene og planleggingen skal motvirke unødvendig transport. Nye arbeidsplasser bør plasseres i gangavstand til jernbanestasjonen. - Det skal etableres gode møte- og oppholdsplasser som er attraktive for mennesker i alle aldre og med alle kulturer. - Grønnstruktur skal prioriteres. - Parkering i sentrum skal begrenses. Eventuelt skal denne være under bakken. - De fremtidige løsninger skal ha høy kvalitet, være miljømessig gode og bidra til et godt bymiljø. I oppdragsbeskrivelsens analysedel (kapitel 3) framheves følgende problemstillinger som sentrale for parallelloppdraget: - Sammenheng mellom sentrale drivkrefter i sentrum (hhv. den eksisterende sentrumsbebyggelse, Vestby storsenter og IKEA). - Nye parkeringsløsninger

4 - Hensyntagen til eierforhold - Etablering og videreutvikling av grønt- og friluftslivsområder - Støyforhold - Mangel på møteplasser En av de vesentligste årsakene til at parallelloppdrag ble valgt som metode for sentrumsplanen var, at metoden gir kommunen mulighet for å få belyst flere problemstillinger og planleggingsideer/konsepter for planområdet, gjennom en mer åpen og fruktbar prosess enn hva en tradisjonell konkurranse muliggjør. På denne måten håper kommunen at forslagene vil kunne identifisere forskjellige muligheter for sentrum og at det fremkommer ideer av stor brede. Det er vanskelig for planavdelingen å vurdere hvor stor en befolkningstilvekst som er ønskelig og mulig i Vestby sentrum. Administrasjonen har derfor valgt at de tre oppdrag skal ta utgangspunkt i tre ulike vekstperspektiver for sentrum. Dette vil være med på å visualisere ulike tetthetsgrader i sentrum, samt gi en analyse av både konsekvenser og muligheter ved tre forskjellige typer utvikling. Med tre forskjellige krav til antall av boenheter ønsker planavdelingen således å få visualisert hvordan forskjellige utviklingstendenser vil slå ut på tetthet og byggehøyder samt fordelingen av boliger, forretninger, kontorer, parkeringsarealer og grøntområder i sentrum. På denne bakgrunn legges det i oppdragsbeskrivelsen opp til at hvert av de utvalgte arkitektkontorer/planleggerteam vil få tildelt et av følgende tre antall boenheter, som utgangspunkt for analysen av de neste års sentrumsutvikling: 1) 1000 boenheter 2) 2000 boenheter 3) 3000 boenheter Boenhetene skal plasseres innenfor det definerte «kjerneområde», som det framgår av oppdragsbeskrivelsens avsnitt 4.1. Trafikkanalyse Det skal utarbeides trafikkanalyser for Vestby sentrum og IKEA. Det er viktig at trafikkanalysene foreligger ved parallelloppdragets oppstart, da dette er et sentralt grunnlag og utgangspunkt for sentrumsutviklingen. Det er derfor viktig at fremdriften for disse to prosesser koordineres. Administrasjonen har vært i dialog med Statens vegvesen, og det er allerede blitt sendt ut en tilbudsforespørsel til flere trafikkonsulenter. Gjennomføringen av trafikkanalysen er planlagt således at denne er ferdigstilt i slutningen av september/begynnelsen av oktober Administrasjonen har koordinert anbudskonkurransen og parallelloppdraget i forhold til dette, således at anbudskonkurransen gjennomføres i juni/juli 2014 og parallelloppdraget fra annen uke av september 2014 (uke 37). 3. ALTERNATIVER Det er et alternativ å anvende en annen fordelingsnøkkel, på antall av boenheter, de tre oppdrag imellom. Hvis det skal gi mening å skjelne mellom antall av boenheter mener administrasjonen dog, at det bør være en vis grad av spredning mellom de tre antall, da oppdragene ellers risikerer å bli for like.

5 I stedet for å adskille de tre parallelle oppdrag ved et antall av boenheter, er det et alternativ å benytte andre mål for grad av utnytting. Det kan eksempelvis gis tre mål for ønsket BYA eller BRA. Framfor å differensiere de tre oppdrag på grad av utnytting, er det er et alternativ å velge tre temaer som utgangspunkt for oppdragene. I forbindelse med parallelloppdraget for Sørumsand sentrum benyttede Sørum kommune seg av de tre temaer; «Familiebyen», «Den blå/grønne byen» og «Innovasjon og urbanitet». Tilbakemeldingene fra både Sørum kommune og NAL har dog vært, at bruk av slike temaer har en tendens til å bli innholdsløse, og dermed ikke gir noen reel styring med oppdragene. Administrasjonen mener i tillegg at det er viktig at alle oppdragene ser på de relevante temaer (som de er fremhevet i oppdragsbeskrivelsen) i sammenheng med hverandre, og at det derfor vil være vanskelig å komme opp med tre enkeltstående temaer, som er omfattende nok for tre arkitektoppdrag. 4. KONKLUSJON Bruk av tre parallelle arkitektoppdrag ble av kommunestyret ( ) valgt som metode for den videre framdriften av sentrumsplanen. Ettersom at parallelloppdragets verdi overstiger terskelen for offentlige anskaffelser må det lyses ut en åpen anbudskonkurranse i forkant av oppdraget. «Konkurransegrunnlag anbudskonkurranse om parallelloppdrag Vestby sentrum» skal være det styrende dokument for denne anbudskonkurranse. Konkurransegrunnlaget beskriver parallelloppdragets omfang, stiller relevante krav til tilbudsgiver og beskriver kommunens utvelgelseskriterier. Tilbudsgivere vil etter avsluttet anbudskonkurranse bli vurdert på: Generell kompetanse, relevante referanseprosjekter, CV på medarbeiderne i teamet samt kontorenes oppgaveforståelse. «Oppdragsbeskrivelse parallelloppdrag Vestby sentrum» gir føringer for gjennomføring av parallelloppdraget. Formålet med oppdragsbeskrivelsen er tredelt; 1) den skal gi konsulentteamene mer detaljert informasjon om Vestby kommune og sentrumsplanen, 2) den skal framheve vesentlige problemstillinger for sentrumsutviklingen, og gi overordnede føringer for planleggerteamenes arbeid - den konkrete oppgave som stilles konsulentteamene bør dermed framgå tydelig av dokumentet, og 3) den skal spesifisere prosessen for gjennomføring av parallelloppdraget; herunder krav til tidsfrister, møter, innlevert materiale og presentasjonsform. Administrasjonen har valgt at de tre oppdrag bør ta utgangspunkt i tre ulike antall boenheter, som skal plasseres innenfor et definert kjerneområde. Det er viktig at den samlede trafikkanalyse for IKEA og Vestby sentrum er ferdigstillet før oppstart av parallelloppdraget. Gjennomføringen av trafikkanalysen har derfor vært styrende for kunngjøringsdatoen for anbudskonkurransen og etterfølgende gjennomføring av parallelloppdrag. Anbudskonkurransen planlegges gjennomført i juni/juli 2014, mens oppstart av parallelloppdraget er fastsatt til annen uke av september 2014 (uke 37).

6 RÅDMANNENS INNSTILLING: 1. «Konkurransegrunnlag anbudskonkurranse om parallelloppdrag Vestby sentrum» og «Oppdragsbeskrivelse parallelloppdrag Vestby sentrum» kunngjøres på Doffin og hjemmesiden til Norske Arkitekters Landsforbund ( i begynnelsen av juni På bakgrunn av anbudskonkurransen velger administrasjonen ut tre planleggerteam til å jobbe parallelt med mulighetsstudier for den framtidige utvikling av Vestby sentrum. Parallelloppdraget gjennomføres med utgangspunkt i oppdragsbeskrivelsen, og forløper over cirka fire måneder fra september 2014 til januar Vestby, Knut Haugestad rådmann