Avklaringer, svar på innkomne spørsmål og referat etter tilbudskonferanse 24. mars 2014, NHO- bygget

Transkript

1 Avklaringer, svar på innkomne spørsmål og referat etter tilbudskonferanse 24. mars 2014, NHO- bygget Avklaringer: Utsatt frist for å levere tilbud På grunn av nedenstående presiseringer og mange innkomne spørsmål forlenger Lavenergiprogrammet fristen for å levere tilbud på rammeavtalene til mandag 7. april klokka 12:00. Fristen for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget settes onsdag 2. april klokka 12:00 Tildelingskriterier, kompetanse pkt 7.1 I tildelingskriteriene pkt 7.1 bes leverandøren om å oppgi navn, én sides CV og tre utvalgte referanseprosjekter for én hovedkonsulent og to andre konsulenter per leverandørkategori. For å sikre at Leverandørene får vist sin bredde i tilbudene ber vi om at det leveres: navn, én sides CV og tre utvalgte referanseprosjekter for 1 hovedkonsulent og fire andre konsulenter per leverandørkategori I evalueringen vil hovedkonsulentens erfaring og kompetanse telle dobbelt av hver enkelt av de fire andre. Det legges da til grunn at vedkommende vil være sentral i den løpende kommunikasjonen med Oppdragsgiver og i gjennomføringen av oppdrag der han/hun har nøkkkelkompetanse. Behandling av tilbud på flere av de tre leverandørkategoriene. På gårsdagens tilbudskonferanse ble følgende spørsmål stillt: Dersom en gruppe selskaper leverer tilbud på flere av leverandørkategoriene, kan Lavenergiprogrammet velge å inngå avtale bare innenfor én av kategoriene? På dette spørsmålet svarte Lavenergiprogrammet at det ikke var aktuelt, ettersom det skal være konkurranse uten forhandlinger. Vi ser i ettertid at dette svaret ikke er riktig, og at koblingen til anbudsformen ikke er relevant. Vårt korrigerte svar lyder derfor slik: Lavenergiprogrammet ønsker å inngå rammeavtaler med tre leverandører i hver av de tre leverandørkategoriene. Én leverandør, eller en konstellasjon av flere leverandører, kan velge å gi tilbud på én, to eller tre av kategoriene. Dersom en leverandør leverer tilbud på alle tre kategoriene kan Lavenergiprogrammet foreslå å inngå rammeavtale innenfor bare én eller to av disse kategoriene. Utlysingen er i prinsippet tre ulike rammeavtaler beskrevet i samme dokument. Det må derfor leveres separate tilbud for hver leverandørkategori.

2 Hver leverandørkategori har et sett med tildelingskriterier og tilbudene vil bli vurdert opp mot disse. Tildelingskriteriene, referanser til oppdragsbeskrivelsen. Begrepet adekvat er benyttet i tildelingskriteriene, punktene 7.1.1, og Vi minner om at dette er gjort med referanse til henholdsvis 6.2.1, og i oppdragsbeskrivelsen. Disse beskrivelsene vil være den kontekst vi setter bruken av tildelingskriteriene inn i. Eksempel 1: Når det i overskriften står "Pedagogisk rådgivning og kvalitetssikring", og i teksten under at "..tekster, illustrasjoner, kursopplegg og andre virkemidler skal videreutvikles og kvalitetssikres av erfarne pedagoger", er hensikten å sikre at Lavenergiprogrammet får tilgang til personell med formell pedagogisk kompetanse. Omtalen av energirelatert kompetanse i er ment som en beskrivelse av ønskelige tilleggskvaliteter til den formelle kompetansen innenfor pedagogikk, og disse kvalitetene kan derfor ikke erstatte eller komme i stedet for denne. Sagt på en annen måte: Omfattende erfaring fra kurs og opplæring innenfor energirelaterte temaer kan ikke erstatte formell pedagogisk kompetanse, men vil være et verdifullt tillegg til denne. Eksempel 2: I nevnes produksjon av animasjoner og film blant de aktuelle oppgavene. Selv om de ikke også beskrives i 7.1.3, er kompetanse og erfaringer på disse områdene blant de det siktes til med formuleringen Adekvat kompetanse og referansen til Om proprietære verktøy og plattformer: Lavenergiprogrammet ønsker å utvikle læremateriell som kan brukes i mange ulike sammenhenger, på ulike plattformer og/eller i ulike kanaler. Begrensninger i bruken av produkter og tjenester som kjøpes inn skal være minst mulig. Leverandører som forutsetter bruk av proprietære plattformer eller dataverktøy skal oppgi hvilke disse er - og gi en kortfattet beskrivelse av hva begrensningene vil medføre. Lavenergiprogrammet forutsetter at tilbud av pedagogisk personell ikke knyttes opp til bruk av en bestemt plattform. Ny utlysning Dersom antall kvalifisert tilbud er mindre enn tre per leverandørkategori, vil Lavenergiprogrammet vurdere å gjennomføre en ny utlysning innenfor den aktuelle leverandørkategorien. Innkomne spørsmål: Skal Lavenergiprogrammet utvikle et (konkurrerende) system for bygganvisninger, på lik linje med Byggforskserien? Nei. Lavenergiprogrammet skal utvikle opplæringsmateriell som forklarer og illustrerer hvordan håndverkere, elever og andre skal bygge energieffektivt. Det kan

3 være aktuelt å bruke Sintef Byggforsk sine preaksepterte løsninger til dette formålet eller illustrere det på annen måte. Hva menes med «foreløpig regnskap for 2013»? Et regnskap som ikke er revidert. Er det riktig at redaktørrollen ligger under kommunikasjons-, design- og webfaglige tjenester? Vi mener at det kanskje passer bedre under Pedagogisk rådgivning og kvalitetssikring. Vi opprettholder at redaktørrollen skal ligge under kommunikasjons-, design- og webfaglige tjenester. Kan et firma stille som underleverandør i to forskjellige tilbud? Ja, det er ingen formelle hindringer for det. I hvilken grad det vil styrke eller svekke de enkelte tilbudene, vil være avhengig av leverandørens kompetanse og kapasitet og hvilke andre tilbud som kommer inn. Kan vi som firma levere to separate tilbud, ett hvor vi gir tilbud på én leverandørkategori og ett hvor vi er del av en gruppe som gir et komplett tilbud på alle 3 leverandørkategoriene? Ja, men merk at dersom det velges å levere inn tilbud på alle 3 leverandørkategoriene, så må det i prinsippet leveres separate tilbud for hver leverandørkategori. Hver leverandørkategori har et sett med tildelingskriterier og tilbudene vil bli vurdert opp mot disse. Spørsmål til ett punkt i leverandørkategori 3: Designe og utvikle applikasjoner og programmer for web, nettbrett og smarttelefoner... Er det snakk om responsive nettsider, eller rene apper som man laster ned fra feks app- store? Lavenergiprogrammet trenger hjelp til å foreta disse valgene, og vil foreløpig ikke utelukke noen alternativer. Er det meningen at man skal fylle inn dokumentasjon i tabellene som er oppført i konkurransegrunnlaget? Ja Referat fra tilbudskonferansen 24. mars. Christian Grorud fra Lavenergiprogrammet gikk gjennom tilbudet. Nedenfor gjengis hovedinnholdet i spørsmål og svar fra tilbudskonferansen om Lavenergiprogrammets utlysning av tre rammeavtaler. Spørsmål om det er mulig å levere tilbud på flere leverandørkategorier: a. Det ble stillt spørsmål om en leverandør, eller et samarbeid mellom flere leverandører, kan levere tilbud i alle 3 leverandørkategoriene. b. I tillegg ble det stilt spørsmål om hvordan Lavenergiprogrammet forholder seg dersom leverandøren(e) ikke oppfyller kvalifikasjonskravene (evt scorer lavt på tildelingskriteriene) i én av leverandørkategoriene det er levert inn tilbud på.

4 c. Det ble også stilt spørsmål om Lavenergiprogrammet helt konkret kan plukke ut en leverandør, eller en enkelt person, ut av et slikt tilbud, og gi oppdraget til dette firmaet eller denne personen alene eller sammen med Svar (oppdatert etter møtet, se også presisering innledningsvis i dokumentet) Lavenergiprogrammet ønsker å inngå rammeavtaler med tre leverandører i hver av de treleverandørkategoriene. Én leverandør, eller en konstellasjon av flere leverandører, kan velge å gi tilbud på én, to eller tre av kategoriene. Dersom en leverandør leverer tilbud på alle tre kategoriene kan Lavenergiprogrammet velge å inngå rammeavtale innenfor ingen, én, to eller alle kategoriene. Utlysingen er i prinsippet tre ulike rammeavtaler beskrevet i samme dokument. Det må derfor leveres separate tilbud per leverandørkategori. Hver leverandørkategori har et sett med tildelingskriterier og tilbudene vil bli vurdert opp mot disse. Lavenergiprogrammet vil forholde seg til tilbudene slik de innkommer og ikke plukke ut deler fra de ulike tilbudene for å inngå delkontrakter. Spørsmål om det er mulig å være flere leverandører som leverer tilbud innenfor én leverandørkategori: Det ble stilt spørsmål om det er aktuelt å levere tilbud sammen med andre leverandører innenfor én leverandørkategori. Lavenergiprogrammet forutsetter at leverandører som selv ikke har kompetanse innenfor et område, knytter til seg underleverandører. Lavenergiprogrammet inngår avtale med én hovedleverandør som i tilbudet må legge ved en signert forpliktelseserklæring fra hver enkelt underleverandør, jf side 12 i konkurransegrunnlaget. Et eksempel på en slik erklæring er lastet opp på Doffin og sendt ut til de som har meldt interesse. Spørsmål om kvalifikasjonskrav: Kvalifikasjonskrav innenfor de ulike leverandørkategoriene. Må leverandøren ha dokumentert kompetanse innenfor hver leverandørkategori? Leverandøren må ha dokumentert kompetanse innenfor den eller de leverandørkategorier som han velger å levere inn tilbud på. Se presisering av innlevering av tilbud innenfor de ulike leverandørkategorier. Spørsmål om erfaring fra arbeid med Lavenergiprogrammet Erfaring. Er det leverandørens erfaring med Lavenergiprogrammet som vektlegges? Nei, det erfaringen på fagområdet som vektlegges.

5 Spørsmål om kapasitet: Hvordan skal kapasitet dokumenteres, vanskelig når ikke omfang er beskrevet. Beskriv kort firmaets generelle kapasitet, se pkt Spørsmål om prioritering av leverandører ved tildeling av oppdrag: Det skal velges tre leverandører innenfor hver av de tre leverandørkategoriene. Når det står at Lavenergiprogrammet først vil forespørre den med best kompetanse, er dette da en prioritering av leverandører? Dette står beskrevet i punkt 6.4. i konkurransegrunnlaget. Lavenergiprogrammet vil vurdere leverandørens kompetanse utfra de personene leverandøren stiller til rådighet for det spesifikke oppdraget. Dersom Lavenergiprogrammet er usikker på hvilken leverandør som har best kompetanse, vil Lavenergiprogrammet spørre alle leverandørene vi har rammeavtale med innenfor leverandørkategorien. Spørsmål om oppdatering av eksisterende læremateriell a. Inngår det i rammeavtalen oppdatering av læremateriell? Ja. b. Læremateriell er dette noe som allerede finnes eller skal det produseres? Vi skal både oppdatere læremateriell vi allerede har fått utarbeidet, tilpasse dette til nett, mobil og lesebrett, samt utvikle nytt læremateriell til bruk i ulike kanaler. Spørsmål om kompetansekrav, tildelingskriterier: I vektleggingen av kompetanse er det best med én superperson eller vil Lavenergiprogrammet vurdere kompetansen til hele teamet samlet? Her er det gjort en endring i konkurransegrunnlaget som også er presisert innledningsvis i dokumentet. I tildelingskriteriene pkt 7.1 bes leverandøren om å oppgi navn, én sides CV og 3 utvalgte referanseprosjekter for 1 hovedkonsulent og 2 andre konsulenter per leverandørkategori. For å sikre at Leverandørene får vist sin bredde i tilbudene ber vi om at det leveres: navn, én sides CV og tre utvalgte referanseprosjekter for én hovedkonsulent og fire andre konsulenter per leverandørkategori I evalueringen vil hovedkonsulentens erfaring og kompetanse telle dobbelt av hver enkelt av de fire andre. Merk at ingen CVer skal overskride én A4- side. Spørsmål om tidsfrist for å komme med spørsmål til utlysningen: Når er fristen for å komme med spørsmål til utlysingen?

6 På møtet ble fristen satt til onsdag 26. april klokka 16:00. På grunn av forlenget tilbudsfrist settes frist for å komme med spørsmål til onsdag 2. april klokka 12:00 Spørsmål om opphavsrettigheter: Hvem blir eier av materiellet som produseres? Materiell som utvikles skal være Lavenergiprogrammets eiendom. Etter Lavenergiprogrammets opphør vil materiellet være statens eiendom. Se for øvrig siste avsnitt i pkt 6.3. Spørsmål til kontraktstildeling innenfor hver enkelt leverandørkategori Vil avropene tilpasses hver kategori eller vil de gå over i hverandre? Bestillingene vil ofte inneholde tjenester fra flere leverandørkategorier (se siste avsnitt i pkt ) Spørsmål til manglende/feil referanse i dokumentet På side 17 refereres det til Lavenergiprogrammets produkter Dette punkt finnes ikke. Riktig henvisning skal være til pkt 1.3 der produktbegrepet beskrives. Spørsmål til hvilke fagområder som inngår i leverandørkategori 1 Inngår tekniske fag i leverandørkategorien Ingeniør-, arkitekt- og håndverksfaglig baserte tjenester? Ja, det inngår som en del av leverandørkategorien.