Tillegg 3: Spørsmål/svar/endringer

Transkript

1 ANSKAFFELSE: KONSULENTTJENESTER IKT VADSØ: Tillegg 3: Spørsmål/svar/endringer Alle spørsmål og endringer legges under fortløpende. Nyeste spørsmål/svar/endring kommer øverst. Alle spørsmål/endringer som har fått en dato er besvart og ferdigbehandlet. Ref. Spørsmål Svar/endringer Dato besvart/endret Stilles det krav til ytterligere dokumentasjon som underleverandører må levere utover forpliktelseserklæring? og i så fall hvilken? 2. Har dere krav til søknadsbrevet utover at det skal være signert av person som kan forplikte tilbyder og at det skal oppgis kontaktperson for konkurransen, med tilhørende adresse og e- postadresse? 33 Dok 05 - Eventuelt dokumentasjon på etisk forsvarlig virksomhet. Har dere noen mal/template tilsvarende dere ønsker skal benyttes her? 32 Jeg viser til spørsmål/svar nr. 2 og 9 vedrørende dette tema og trenger en klargjøring. 1. Se svar spørsmål Se prekvalifiseringsgrunnlaget punkt 3.1 «signering» og punkt 4.3 «kommunikasjon i prekvalifiseringsperioden» siste avsnitt. Nei, søker velger selv format på dokumentasjon. Se for øvrig prekvalifiseringsgrunnlaget punkt «etisk forsvarlig virksomhet» for når det er et krav til tilbyder om å levere dokumentasjon. Firma X vil ikke ha denne muligheten.

2 Har firma X mulighet til å søke om prekvalifisering innenfor delområde A og samtidig være underleverandør til firma Y innenfor delområde F? 31 Vi viser til svar på spørsmål nummer 9. Vi ber om bekreftelse på at svaret er riktig i forhold til presiseringen om at man ikke kan være hovedleverandør på et delområde og samtidig være underleverandør på et annet delområde. Vi kan altså f.eks. ikke søke prekvalifisering på Delområde A som hovedleverandør og samtidig søke prekvalifisering som underleverandør i en konstellasjon på Delområde C? Ved bruk av underleverandører er det da forventet at de også leverer på formelle krav, det vil si «Attest for skatt og merverdiavgift» og «Firmaattest»? 2 Er det forventet at tilbyder leverer på dokumentasjonskravet «Etisk forsvarlig virksomhet» selv om tilbyder ikke er dømt eller kjent skyldig i oppgitte forhold? Hvis dette er tilfelle hvordan vil dere ha dette dokumentert? 29 Vi har problemer med cellene i Vedlegg D- Svarskjema erfaring, ifbm. Prekvalifisering Konsulenttjenester IKT. Spørsmål: Cellene i Vedlegg D har restriksjoner på størrelse når man utvider cellen, men det er ingen restriksjoner på antall ord vi kan skrive inn. Det medfører at ikke hele teksten i cellene vises når denne kommer over en viss lengde. Er det muligheter for at dere kan endre mal? Det fremgår av tidligere spørsmål og svar at en tilbyder ikke kan delta i flere konstellasjoner innenfor samme delområde i prekvalifiseringen. Vil man likevel kunne operere som underleverandør til andre prekvalifiserte aktører i neste Det er korrekt oppfattet. 1. Nei. Se svar spørsmål Dersom søker ikke er dømt eller kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel, er det ikke nødvendig å sende inn dokumentasjon. Se prekvalifiseringsgrunnlaget punkt «Etisk forsvarlig virksomhet» for når det er et krav til tilbyder om å levere dokumentasjon. Vi vil oppdatere mal. Ny versjon vil publiseres i Mercell. 1. Det at man er prekvalifisert for et delområde innebærer ikke en plikt til å levere inn tilbud på dette området. Det gjøres imidlertid oppmerksom på at betingelsene for å levere inn tilbud og muligheter for parallelle tilbud (både være

3 runde, selv om man søker prekvalifisering direkte selv? 2. Hva slags type rammeavtale vil bli benyttet og vil det være rom for forhandlinger rundt denne når det gjelder for eksempel leveringsmåte og fakturering? 3. Er det et absolutt krav med navn og kontaktinfo til referansene i referansesakene, eller vil det være tilstrekkelig å oppgi informasjonen om de ulike referansesakene, men uten å identifisere kunden? 27 Hei, vi ønsker en avklaring på følgende: 1. Om man som leverandør forsøker å kvalifisere seg på flere områder, men ikke blir kvalifisert på et eller flere av disse, vil dette medføre at man også blir utelukket fra områder hvor man blir kvalifisert? 2. Vil det være anledning å ta inn nye underleverandører etter at man er kvalifisert, eller må alle underleverandører meldes i denne kvalifiseringsrunden? hovedleverandør på et delområde og underleverandør på et annet delområde) vil fremgå av konkurransegrunnlaget. 2. Oppdragsgiver vil benytte egen rammeavtale. Det er ingen rom for forhandling jf. forhandlingsforbudet i forskrift om offentlige anskaffelser 21-1(1). Avtalen vil tilgjengeliggjøres ved utsendelse av konkurransegrunnlag. 3. Det er et absolutt krav at kunden identifiseres. 1. Nei. 2. Se svar spørsmål Vi ønsker en ytterligere presisering på svaret i «Tillegg 2: Spørsmål/svar/endringer» punkt 9. Vårt selskap leverer en hybridmodell hvor kjernevirksomheten er både konsulentformidling og utleie av egne konsulenter. Vi er landsdekkende innenfor begge områder. Kan vi prekvalifisere oss innenfor delområde K (Konsulentformidling Helse Sør/Øst) og samtidig prekvalifisere oss som konsulentleverandør med bruk av underleverandører innenfor delområdene A-J (alle regioner)? 25 Er det anledning til å ta inn underleverandører senere i anbudsprosessen dersom et selskap prekvalifiserer seg basert på egne kvalifikasjoner, men senere finner ut at det er strategisk riktig å benytte seg av underleverandører? Se svar spørsmål 23. Det er i utgangspunktet anledning til å forsøke å prekvalifisere seg for alle delområder. Dersom dere ikke er et dedikert brokerselskap anbefales det imidlertid å prekvalifisere seg for delområdene A-J (alle regioner). Se svar spørsmål 10-3.

4 24 Viser til kvalifikasjonsgrunnlagets vedlegg D - Svarskjema erfaring. I veilederen for dette vedlegget fremgår det "Dersom tilbyder består av flere leverandører eller hovedleverandør/underleverandør kan ansvarlig leverandør/hovedleverandør støtte seg på erfaringen til de øvrige leverandører/underleverandører. Det må i så tilfelle sendes inn all etterspurt dokumentasjon for øvrige leverandører/underleverandører". Menes det med dette at all etterspurt dokumentasjon knyttet til alle kvalifikasjonskrav skal innleveres for alle eventuelle underleverandører? Dersom ja: Vil det være nødvendig å beskrive kvalitetssikringssystemer for en underleverandør dersom underleverandøren er et søsterselskap i samme konsern som hovedleverandøren og derfor er underlagt det samme kvalitetssikringssystemet? Spørsmål relatert til delområder: Kan oppdragsgiver definere "Broker" ytterligere? Kan leverandøren levere med en eller flere underleverandører? Kan en Broker ha fast ansatte? Må Brokeren dekke alle områder (A-F) eller kan enkelte områder leveres for å oppfylle rollen? 2. Kan Helseforetak benyttes som referanser når det gjelder tilbyders erfaring? 22 Etter vår kjennskap til Helseforetakene så er det en del aktivitet i forbindelse med forvaltning av økonomi- og logistikk systemer der en vil kreve kompetanse på Oracle OEBS. Dette gjelder eksempelvis forvaltning, support, konfigurering, utvikling og støtte til prosjekter. I hvilket delområdet vil dette høre til? Det er bare nødvendig å sende inn dokumentasjon for det konkrete kvalifikasjonskravet man forplikter seg til fra underleverandør. Oppdragsgiver presiserer at dersom leverandør benytter underleverandør, må underleverandør leve opp til de samme forpliktelsene som hovedleverandør. Dersom man benytter seg av underleverandør gjøres det oppmerksom på det som står under punkt «Tilbyders organisasjon og organisasjonsstruktur». 1. Det vises til vedlegg C der det fremkommer følgende: «Her etterspørres firmaer som står for formidling av konsulenter som ikke er direkte ansatt hos formidlingsfirmaet.» Oppdragsgiver ønsker et dedikert formidlingsfirma for dette delområdet. Videre utdyping av detaljene rundt brokerfirma vil avklares i neste fase (tilbudsinnlevering/konkurransefasen). 2. Ja. Dette vil variere ut fra de enkelte bestillingene fra Helseforetakene. Avhengig av bestillingen vil dette kunne høre inn under delområde G: Drift, forvaltning, av IT-systemer og plattformer, mens i andre bestillinger kan det falle inn under delområde A. Dette vil fremkomme av minikonkurransene.

5 21 Av Prekvalifiseringsgrunnlaget framgår at Område K (Broker) kun gjelder for HSØ (Helse Sør-Øst). Når det da kommer til konsulentbehov innenfor HSØ, er det da avtalens intensjon at utlysninger av disse konsulentbehovene kun vil utlyses gjennom tildelt partner på Område K (Broker), eller vil disse regionale HSØ konsulentbehovene parallelt utlyses også over avtalens Områder A-J? 20 Vi har et spørsmål som går på utforming av besvarelsen. Vedlegg E kravspesifikasjon skal fylles ut med et kryss samt tekst. Det står: Tilbyders svar, Beskrivelse iht. dokumentasjonskrav pkt i prekvalifiseringsgrunnlaget Vårt spørsmål går på om det er ønskelig at vi henviser til et vedlegg hvor vi mer utfyllende kan beskrive punktene. Eller er ønsket til HINAS at vi forholder oss svært kort under disse områdene og ikke benytter noen form for grafiske fremstillinger ei heller henviser til andre vedlegg? Dette gjelder forsåvidt også de andre punktene i kravspesifikasjonen. Det er ikke avtalens intensjon at HSØ sitt konsulentbehov kun skal dekkes gjennom delområde K. HSØ vil inngå avtaler på alle delområder. I konkurransegrunnlaget vil det fremkomme hvordan HSØ vil avrope på delområde K opp mot de øvrige delområdene A-J. Det er ønskelig at tilbyder skriver en kort og konsis besvarelse under hvert av punktene i kravspesifikasjonen. Dersom tilbyder mener det er nødvendig, kan det henvises til ytterligere dokumentasjon. 19 Spørsmål vedrørende bruk av underleverandører i tilbudet; Vil det være mulig for en underleverandør å være del av tilbud til flere leverandører? 18 Viser til Prekvalifiseringsgrunnlaget kapittel "1.3.1 Estimert verdi" og kapittel "1.5 Struktur for kvalifikasjonssøknad". Hva er estimert omfang pr delområde (A-K)? 17 Vurderes nordiske og europeiske referanser likeverdig med Norske? Se svar på spørsmål 2, samt spørsmål 9.2. Det foreligger ikke noe estimert omfang for de enkelte delområdene. Dette vil kunne variere betydelig fra år til år, avhengig av hvilke prosjekter som kjøres og ut fra hvilke behov som oppstår. Se svar spørsmål 1.

6 16 Kan man endre på hvilke Underleverandører som inngår i endelig besvarelse når RFPén foreligger? 15 Dersom tilbyder blir prekvalifisert, kan tilbyder knytte til seg nye firma etter prekvalifiseringen (nye forpliktelseserklæringer)? 14 Det virker ikke mulig å printe erfaring under delområde A til sladdet versjon, men det går fint om andre områder, kan dere oppdatere mal? Se svar på spørsmål 10, 3. Se svar på spørsmål 10, 3. Vedlegg D Svarskjema Erfaring er oppdatert med ny versjon Har dere en vedståelsesfrist dere ønsker at vi bekrefter i søknadsbrevet? 2. Vedrørende punkt 2.1.2: Attest fra foretaksregisteret: er det firmaattest dere forespør her? 1. Prekvalifiseringsgrunnlaget er oppdatert med nytt punkt vedr. vedståelsesfrist. 2. Ja. 12 Vi har følgende spørsmål til fagområder i de forskjellige delområdene: 1. I både delområde B og D oppgir dere fagområdet "ITgovernance" og "Governance Sikkerhet", hva er forskjellen på disse to? 2. I både delområde D og E oppgir dere fagområdet "Sikkerhetstest", er det aktuelt å levere sikkerhetstest på begge delområdene? Er det betydningen "Sikkerhetstest" forskjellig i de to delområdene? 3. I hvilket delområde er det aktuelt å anskaffe Drift av Sikkerhetsløsninger? 4. I både delområde A og D oppgir dere Risikohåndtering som fagområde, hva er forskjellen på disse to? Punktene listet opp under de enkelte delområdene er eksempler på hva vi mener hører inn under det enkelte delområde. Listen er ikke uttømmende.

7 11 I forpliktelseserklæringen er det et felt som heter "annet krav" som dere også har merket i gult. Vi er usikre på hva dere ønsker at vi skal benytte dette feltet til. fint med en forklaring på dette? Dere kan bare se bort fra dette feltet. 10 Vi har tre spørsmål til prekvalifikasjonsgrunnlaget: 1. Hvordan vil HINAS vurdere nordiske referanser for denne prekvalifiseringen? 2. Hvordan vil HINAS vurdere internasjonale referanser for denne prekvalifiseringen? 3. Vil det være mulig for leverandører å legge til nye underleverandører etter at prekvalifiseringen er gjennomført? 1. Se svar spørsmål Se svar spørsmål Ja. 9 Vi har følgende 4 spørsmål i forbindelse med søknaden om prekvalifiseringen. 1. i Konkurransegrunnlagets kap. 1.5 Struktur for kvalifikasjons søknaden a) Er det riktig forstått at dersom vi søker prekvalifisering på alle delområder a-j så gjelder dette alle RHF er, inkludert Helse-sørøst. b) Dersom vi søker for området K som konsulentformidler kan vi også søke prekvalifisering for område a-j gjeldene for aller regioner? Bakgrunner for disse spørsmålene er at vi tolker prekvalgrunnlaget dithen at vi blir prekvalifisert for alle RHF innenfor område a-j. og vi forstår ikke helt hva området K betyr i forhold til dette. 1-a: Det er riktig forstått. 1-b: Det er riktig. Området K konsulentformidling gjelder bare Helse Sør-Øst RHF og kan bare søkes på av selskaper som oppfyller kravene definert i vedlegg C. 2. Se svar spørsmål 2. For øvrig er det i prekvalifiseringen ikke anledning til å levere søknad selv på et delområde og som underleverandør på et annet delområde.

8 2. Samarbeidspartnere/underleverandører a) Er det mulig for en underleverandør og levere tilbud direkte selv, og være underleverandør til en annen tilbyder? b) Kan de være underleverandør til flere tilbydere i tillegg til å levere tilbud selv? 8 Ift. til å ta en vurdering av hvilke delområder vi ønsker å forsøke å prekvalifisere oss for hadde det vært nyttig å vite om det foreligger noen kriterier knyttet opp til hvor mange ressurser (CV'er) en tilbyder må kunne stille med (ikke i prekvalifiseringen, men i besvarelse av konkurransegrunnlaget som er tenkt sendt ut ultimo juni) innenfor de ulike delområdene. En tilbakemelding ift. ovennevnte spørsmål vil bidra til at leverandører med "for få" CV'er ikke forsøker å prekvalifisere seg på et delområdet som de i neste omgang (når konkurransegrunnlaget sendes ut) finner ut at de ikke kan være med på grunnet for få ressurser /CV'er) Pkt : Forbruk er estimert til ca. 400 MNOK pr. år. Kan dere oppgi estimert omfang pr. delområde? Vi har et par spørsmål til Prekvalifiseringsgrunnlaget: 2. Pkt Tilbyders relevante erfaring: «Dersom tilbyder ønsker å støtte seg på andre foretaks erfaring, skal det fremlegges dokumentasjon fra både tilbyder og øvrige foretak iht. Dokumentasjonskrav Tilbyders erfaring.» Skal det da for delområdet A-J oppgis 3 referanser totalt pr. delområde eller skal det oppgis 3 referanser for underleverandør i tillegg til Tilbyders egne 3 referanser. Det vises til pkt. 2 og 5.1 i Prekvalifiseringsgrunnlaget. Avgjørelse av prekvalifisering tas på bakgrunn av de kvalifikasjonskrav som er satt i prekvalifiseringsgrunnlag. Antall CV vil bli oppgitt i konkurransegrunnlaget. 1.Oppdragsgiver har ikke på foreliggende stadium anledning til å angi estimert omfang pr. delområde. 2. Iht. kvalifikasjonskrav skal det oppgis 3 referanser totalt pr. delområde. Dersom leverandør støtter seg på andre foretak, skal det fortsatt angis totalt 3 referanser pr. delområde, men det er opp til leverandør å velge om de skal benytte seg av egen erfaring, erfaring fra andre foretak eller en kombinasjon av dette.

9 6 1) Hvilke tiltak har kunden selv iverksatt, eller kommer til å iverksette, for å sikre kundens egen kompetanseoverføring til tilbyder? 2) Det etterspørres at tilbyder skal dokumentere at resultatet av oppdraget overleveres på en slik måte at kunden kan forvalte og utnytte leveransen på en god måte. Betyr dette at tilbyder gjennom prosjektenes ulike faser skal benytte strukturerte metoder som sikrer at kunden skal settes i stand til å utnytte og foralte leveransen på en god måte? 3) Ønsker kunden at det brukes metoder som utvikler læringsstrategier, læringsmål og læringsprosesser som sikrer innovasjon, og som er tilpasset og forankret slik at leveransens effektmål oppnås? 4) Etterspørres metoder der kunde og tilbyder sammen utarbeider læringsstrategier og konsulentstrategier for prosjektene? 5) Hvilke konsulentstrategier og læringsstrategier har kunden selv utarbeidet for å sikre sin egen evne til å være en god medspiller? Vil disse i så fall være en del av konkurransegrunnlaget? Hvis ingen, vil slike tiltak iverksettes frem til leveransen starter? 6) Etterspøres selvstendig leveranse av - og opplæring på selve metoden som benyttes for utvikling av lærings- og konsulentstrategier for å sikre kundens egenkompetanse, samarbeids og omstillingsevne? 7) Etterspørres det at tilbyder skal legge igjen sine metoder i kundens organisasjon etter leveransen? Kunden vil i denne anskaffelsen være hele spesialisthelsetjenesten. På grunn av spesialisthelsetjenestens kompleksitet og størrelse er det ikke mulig å gå inn i en detaljert beskrivelse av dette, da kundens (ulike avdelinger, HF etc) utgangspunkt og tilnærming til dette vil variere. Vi ber derfor om at tilbyder gir en generell beskrivelse av hvilken praksis de har på området og hvordan dette håndteres generelt i deres kvalitetssikringssystem. Mer detaljerte kundetilpassede systemer kan avklares med kunde i de enkelte avropene

10 Er man villig til å betale lisens for slik overtakelse av metodeverket og bygging av egenkompetanse på prosjektprosesser? 5 Vil det være mulighet for å levere separate kvalifikasjonssøknader pr region innenfor de forskjellige delområder, eller kvalifiserer tilbyderne seg pr delområde uavhengig av region? Tilbyder kvalifiserer seg pr delområde uavhengig av region Kan vi inngi tilbud per region eller må vi dekke alle regioner per delområder? 2.Kan vi tilby ulike priser til ulike regioner innenfor delområdene? 1.I prekvalifiseringen blir tilbydere kvalifisert pr. delområde. Som angitt i prekvalifiseringsgrunnlaget punkt 1.3 «beskrivelse/omfang» vil tildelingsstrukturen under hvert av delområdene oppgis i konkurransegrunnlaget. Her vil det fremkomme om det blir regionsvis eller nasjonal tildeling, eller en kombinasjon av disse på ulike delområder Hvordan priser skal angis vil også fremkomme av konkurransegrunnlaget. 3 Har et firma anledning til å delta i prekvalifiseringen alene og sammen med andre firma - dvs. i to separate besvarelser? 2 I kapittel 1.5 i prekvalifiseringsgrunnlaget står det at det er anledning til å søke om prekvalifisering på ett eller flere delområder. Se svar spørsmål Det er ikke anledning for en tilbyder å søke prekvalifisering i flere konstellasjoner innenfor samme delområde Er det mulig for en tilbyder å søke prekvalifisering i flere konstellasjoner innenfor samme delområde? 1 1.Vedrørende punkt 2.2.2: Leveranse verdi for referanseprosjekter: kan vi her oppgi omfang i antall timer, eller antall månedsverk vil indikere størrelse på samme måte, vi har gjort dette ved en rekke rammeavtaler tidligere. 1. Verdi for referanseprosjekter skal oppgis i NOK. 2. Det er et krav at tilbyder har tilstrekkelig erfaring. Utenlandske referanser anses som likeverdig med norske referanser. Det avgjørende er om erfaringen er

11 2.Vedrørende punkt 2.2.2: Vedrørende prosjektreferanser fra utlandet: Vi jobber med ledende sykehus i Europa og USA som vi tror Norge har mye å lære av. Er utenlandske referanser likeverdig med norske referanser? 3.Vedrørende punkt 2.2.3: Kan vi levere dokumentasjon/vedlegg som utdyper kvalitetsstyringssystemet som iso sertifisering eller lignende, etc. i tråd med det som står beskrevet i punkt «tilbyders relevante erfaring». 3. Tilbyder skal gi en tydelig og poengtert besvarelse av sitt kvalitetssikringssystem. Dette skal primært dokumenteres i Vedlegg E- Kravspesifikasjon. Dersom tilbyder har behov for å dokumentere ytterlige, eksempelvis ISO-sertifisering eller liknende kan dette vedlegges, og nummeres som underdokument, eksempelvis «Dok 08-1 ISO-sertifisering».