Konkurranse 2016/114. Valgdirektoratet

Transkript

1 Anskaffelse av rammeavtale for skannere og tjenester knyttet til elektronisk opptelling av stemmesedler (skanning). Gjelder for alle kommuner og fylkeskommuner. Konkurranse 2016/114

2 1 Om Kunden Anskaffelsens formål og omfang Avtaleperiode og avtaledokumenter Regler for prekvalifiseringen Taushetsplikt Kvalifikasjonskrav, krav søknadsutforming og grunnlag for utvelgelse Attester for betaling av skatter og avgifter Juridisk stilling Økonomisk og finansiell kapasitet Leverandørens tekniske kvalifikasjoner Foretakets kapasitet Tilbudsfasen (til orientering)...6

3 1 Om Kunden, heretter omtalt som Kunden, skal bidra til å opprettholde høy tillit til valg og demokrati i Norge gjennom å sikre frie, direkte og hemmelige valg. Kunden har ansvar for valggjennomføringen på landsbasis. Dette innebærer å støtte kommunene og fylkeskommunene i den praktiske gjennomføringen av valg, informasjon til velgere, opplæring av kommuner og fylkeskommuner, evalueringer, drift og forvaltning av valgadministrasjonssystemet EVA, samt valgfaglig utredning og analyse. Kunden er underlagt Kommunal- og moderniseringsdepartementet. 2 Anskaffelsens formål og omfang Kunden inviterer med dette til prekvalifisering til konkurranse om rammeavtale som alle norske kommuner og fylkeskommuner kan gjøre avrop på utstyr og tjenester i henhold til konkurransegrunnlaget. Kunden vil inngå rammeavtaler med maks fem leverandører som må levere kompetanse på følgende områder: Område/Tjeneste Gjelder for(*) T1 Salg av skannere T2 Utleie av skannere og utstyr til skannsentre T3 Bistand til installasjon og testing av s programvare i skannsentre i kommuner og fylkeskommuner T4 Teknisk skannersupport til egne installasjoner. Dette er hovedsakelig på valgdagen/- natten og påfølgende dager så lenge opptelling med skannere pågår, men kan også være aktuelt i test- og opplæringsfasen T5 Teknisk skannersupport per telefon til kommuner og fylkeskommuner som installerer EVA Skanning selv. Dette er hovedsakelig på valgdagen/-natten og påfølgende dager så lenge opptelling med skannere pågår, men kan også være aktuelt i test- og opplæringsfasen (*) I tillegg kan selv gjøre avrop på samtlige tjenester. Videre ønsker Kunden å motta tilbud på følgende tjenester: Område/Tjeneste Gjelder for(*) T6 Installasjon og testing av s programvare i skannsentre i trykkerier for at stemmeseddelproduksjonen kan testes fortløpende under trykking T7 Utleie, installasjon og teknisk support til valgdirektoratets opplæringssamlinger (skanning) T6 og T7 er tjenester som ikke har krav til må-leveranse, slik som T1 T5. Disse tjenestene vil eventuelt inngås som egne delavtaler. For ytterligere informasjon om anskaffelsens formål og omfang, samt en nærmere beskrivelse av enkelte tjenesteområder, se bilag 1. 1 Konkurranse 2016/114

4 3 Avtaleperiode og avtaledokumenter Det skal inngås en rammeavtale for Stortingsvalget 2017, med mulighet for opsjon på å forlenge avtalen for Kommune- og Fylkestingsvalget Ikrafttredelsestidspunktet for rammeavtalen er fra avtalen er signert. For mer informasjon om avtaleforholdet mellom Kunden og leverandøren og hvilke dokumenter som regulerer avtaleforholdet, henviser Kunden til Rammeavtale for tjenestekjøp med bilag (Del 1). Kunden oppfordrer tilbyderen til å gjøre seg godt kjent med innholdet i konkurranse- og avtaledokumentene. 4 Regler for prekvalifiseringen 4.1 Gjennomføring av prekvalifiseringen Prekvalifiseringen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 406 del I og III. Leverandørene skal kun levere en kvalifikasjonsanmodning. Grunnlaget for kvalifikasjon og regler for utvelgelse er beskrevet i pkt. 5 i dette dokumentet Taushetsplikt Kunden vil behandle all informasjon fra leverandør fortrolig. Det gjøres allikevel oppmerksom på at det kan kreves innsyn i anskaffelsesdokumenter i henhold til offentleglova etter at tildeling er foretatt. Alle tilbydere vil få tilbakemelding om hvilket tilbud som er valgt, med en nærmere begrunnelse for valget og informasjon om karenstid. 4.2 Tidsplan Kunden har lagt opp til følgende tentative fremdriftsplan for prosessen: Milepæl: Kunngjøring Prekvalifikasjonsgrunnlag ble sendt ut Frist for spørsmål i forbindelse med prekvalifisering Frist søknad prekvalifisering rammeavtale Dato: 23. august 23. august 14. september 23. september Prekvalifisering av tilbydere Uke 39 Utsending av konkurransegrunnlag/melding om hvem som er prekvalifiserte Opplæring installasjon, konfigurering, bruk (Hos Kunden) (NB: Opplæring i regi av Kunden er et valgfritt tilbud for leverandører som før har levert tjenestene, for alle andre leverandører er opplæringen påkrevet) Frist for spørsmål konkurransegrunnlag Tilbudsfrist rammeavtale Evaluering av tilbud, avklaringer 28. september 3. oktober 26. oktober 2. november 9. november Leverandørene utfører prøveinstallasjon hos Kunden dersom det påkreves (jf. punkt 4.6) Uke 46 Gjennomføring av forhandling og innlevering av reviderte tilbud Varsling om tildeling av rammeavtale Klagefrist rammeavtale (10 dager) 21. november 30. november 12. desember Inngåelse av rammeavtaler (signatur) Uke 50 Kommuner og fylkeskommuner kan gjøre avrop på rammeavtale Januar 2017 Alle kontrakter mellom kommuner/fylkeskommuner og leverandører skal være ferdig signerte Innen 1. april Konkurranse 2016/114

5 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av kvalifikasjonsanmodning er veiledende. 4.3 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i TED. 4.4 Kommunikasjon Før fristen for å stille spørsmål i forbindelse med prekvalifiseringen har gått ut, kan det stilles spørsmål om Kunden, oppdraget, konkurransegrunnlaget og avtalen mv. Spørsmål rettes til kontaktpersonen per e-post. Spørsmålene vil bli anonymisert, før svar sendes ut til samtlige forespurte leverandører via DOFFIN. Kundens kontaktperson: Knut Magne Watne, xxxx.xxxxx.xxxxx@xxxx.xx Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos Kunden hva gjelder konkurransen enn nevnte kontaktperson. 4.5 Levering av kvalifikasjonsanmodning Kvalifikasjonsanmodningen skal leveres i nøytral, lukket, dobbel konvolutt og merkes med: «Konkurranse 2016/114» og «Åpnes kun av adressat». Kvalifikasjonsanmodningen kan sendes eller leveres direkte på følgende adresser: Kvalifikasjonsanmodningen kan sendes til følgende adresse: Att. Knut Magne Watne Postboks Tønsberg Kvalifikasjonsanmodningen kan leveres direkte i Kundens resepsjon: Att. Knut Magne Watne Rambergveien Tønsberg Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av Kunden. Kvalifikasjonsanmodningen vil ikke bli returnert til Tilbyderen. Det gjøres oppmerksom på at det IKKE er anledning til å inngi tilbud pr. e-post. 4.6 Prøveinstallasjon/Akseptansetest av installasjonsprosedyre Kunden kan kreve at det gjennomføres en prøveinstallasjon/akseptansetest hvis dette blir vurdert som nødvendig. Dersom en leverandør ikke har hatt rammeavtale på skanningtjenester tidligere, vil det i hovedsak vurderes som at det er behov for en akseptansetest. Detaljene for akseptansetesten vil beskrives på et senere tidspunkt, dersom det blir aktuelt. 5 Kvalifikasjonskrav, krav søknadsutforming og grunnlag for utvelgelse 5.1 Kvalifikasjonskrav og tilhørende dokumentasjonskrav Attester for betaling av skatter og avgifter Ingen restanser knyttet til skatteattestene. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfelle leverandør er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av tilbudet. Her skal vedlegges attester, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av kompetente myndigheter, som bekrefter at tilbyderen har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor tilbyderen har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. Attester kan bestilles på følgende nettadresse: 3 Konkurranse 2016/114

6 5.1.2 Juridisk stilling Lovlig etablert foretak Firmaattest fra Brønnøysundregistrene slik den gjelder ved tilbudsinnlevering. Firmaattest kan bestilles på følgende nettadresse: Økonomisk og finansiell kapasitet Økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen hvor blant annet kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse vil anses tilstrekkelig Leverandør skal fremlegge dokumentasjon som sannsynliggjør solid nok økonomi til å gjennomføre oppdraget. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap eller annen dokumentasjon på at kravet ovenfor er oppfylt Leverandørens tekniske kvalifikasjoner Hvis det benyttes underleverandører skal det gå klart frem fra hvilken leverandør referansen gjelder. Minst 3 leveranser (med leveranser menes frittstående installasjoner med etablering av skannerløsninger for elektronisk opptelling av stemmesedler (Skanning)), de siste 5 år. Det legges vekt på at referanseoppdragene har tilsvarende kompleksitet, tilsvarende krav til tilgjengelighet og ytelse som det som skal gjennomføres i Norge i Referanseliste/beskrivelse av oppdrag over leverandørens leveranser de siste 5 år med relevans for dette oppdraget med oppdragsgivers navn, om mulig verdi på oppdraget og referanse. Det må fremkomme hva som er levert og hvilken rolle leverandøren har hatt i leveransen. Oppdragsgiver Kort overordnet beskrivelse (Inntil 100 ord per prosjekt) Dato levert (Måned/år) Levert (Mill. kr) verdi Kontaktperson hos kunden (navn, telefonnummer) Foretakets kapasitet Foretaket må ha kapasitet til å levere etterspurte tjenester Her skal oppgis en tabellarisk oversikt over foretakets gjennomsnittlige antall ansatte og antall ledere de siste tre årene. Antall ansatte skal spesifiseres på de ulike fagområder som er relevante for anskaffelsen. Liste over leverandørens aktuelle ressurser Hvis det benyttes underleverandører skal antall ansatte vises pr leverandør. Beskrivelse (fyll ut der det er relevant) Totalantall ansatte 4 Konkurranse 2016/114

7 Gjennomsnittlig antall ansatte: fagområde T3 Gjennomsnittlig antall ansatte: fagområde T4 Gjennomsnittlig antall ansatte: fagområde T5 Gjennomsnittlig antall ansatte: fagområde T6 Gjennomsnittlig antall ansatte: fagområde T7 I tillegg må aktuelle ressurser listes opp i en tabell. Tabellen må inneholde følgende: Navn Tiltenkt rolle Språk 1 Dekker områder (T3-T7) 5.2 Krav til utforming av kvalifikasjonsanmodningen Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i kvalifikasjonsanmodningen besvares/belyses og dokumenteres. Kvalifikasjonsanmodningen besvares med følgende dokumenter (A-E): A. Følgebrev signert av person med prokura for selskapet B. Prekvalifikasjonssøknad Alle tabeller fra kvalifikasjonsgrunnlaget merket i fargen grønn skal være inkludert og fylt ut. Alle krav til informasjon må inkluderes i dokumentet Kvalifikasjon: Benytt strukturen eksakt som i kapittel 5.1, fyll ut alle tabeller C. Firmaattest D. Attest for innbetalt skatter og merverdiavgift E. Kredittvurdering eller annen tilsvarende dokumentasjon Det understrekes at leverandør har risikoen for uklarheter i innlevert kvalifikasjonsanmodning og at uklarheter og mangler i besvarelsen kan medføre avvisning, jf. FOA Dersom ett eller flere kvalifikasjonskrav ikke er tilfredsstilt, vil tilbyderen bli avvist, jf. FOA Dersom tilbyderen ønsker å godtgjøre at kvalifikasjonskravene oppfylles ved å henvise til kapasiteten i sammenslutninger eller virksomheter som tilbyderen indirekte eller direkte er knyttet til, skal det fremlegges en gjensidig forpliktende avtale mellom partene. Avtalen skal dokumentere at tilbyderen reelt disponerer over disse sammenslutningers eller virksomheters ressurser i hele avtaleperioden. 1 Tjenestene kan leveres av både norsk- og engelskspråklige konsulenter. Kommuner og fylkeskommuner kan kreve at enkelte tjenester leveres av norskspråklige konsulenter. 5 Konkurranse 2016/114

8 5.3 Utvelgelseskriterier for kvalifikasjonsanmodning Grad av oppfyllelse av kvalifikasjonskravene i pkt og vil ligge til grunn for utvelgelsen jf. FOA 17-6 (2). Kunden minner om at dersom ett eller flere kvalifikasjonskrav (dvs. pkt ) ikke er tilfredsstillende dokumentert, vil tilbyderen bli avvist, jf. FOA Tilbudsfasen (til orientering) Merk at det IKKE skal leveres tilbud før etter leverandør(er) har kvalifisert seg og blitt invitert videre i konkurransen. Punkt 6 er kun til orientering om den videre prosessen dersom leverandøren kvalifiseres. 6.1 Gjennomføring av forhandlinger Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del III 14-3 (c)). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren «konkurranse med forhandling». Det vil forhandles med samtlige leverandører som leverer tilbud og det vil forhandles om det endelige tjenestetilbudet som alle leverandører må levere (T1-T5), samt tjenestetilbudet som enkeltleverandører kan levere (T6 og T7). Sistnevnte tjenester vil inngås som egne delavtaler. Det gjøres oppmerksom på at vesentlige forbehold, etter at forhandling med tilbyder er gjennomført, kan medføre avvisning av tilbudet i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Ytterligere informasjon om forhandlingsfasen vil fremkomme i konkurransegrunnlaget som blir sendt ut i slutten av november (ref. tidsplanen, avsnitt 4.2). 6.2 Tildeling av kontakt Tildeling av kontrakt vil skje etter følgende tildelingskriterier, i prioritert rekkefølge: Pris Forventet leveransekvalitet (herunder løsning for installasjon, endringshåndtering og brukerstøtte) Tildeling av kontrakter under rammeavtalen vil foregå etter minikonkurranse blant de som har fått rammeavtale, jf (3). For mer informasjon om forholdet mellom leverandør og kommunene/fylkeskommunene som foretar avrop, samt tildelingskriteriene ved minikonkurranse, henviser Kunden til bilag 3. Når leverandøren leverer tilbud vil det bli bedt om CVer for nøkkelpersonell tilknyttet de ulike tjenesteområdene (T3 T7) som har blitt avropt fra leverandøren. 6 Konkurranse 2016/114