Spørsmål, svar og presiseringer

Transkript

1 Kvalifikasjonsgrunnlag Konkurranse med forhandling Kjøp av plasser i omsorgssentre for enslige mindreårige asylsøkere under 15 år Spørsmål, svar og presiseringer

2 Innhold: 1. Innledning Spørsmål mottatt per Presieringer... 7 Barne- ungdoms- og familiedirektoratet, Side 2 av 7

3 1. Innledning Det vises til kunngjøringen på Doffin og kvalifikasjonsgrunnlaget. Dette dokumentet gir svar på spørsmål som er skriftlig mottatt i konkurransen. 2. Spørsmål mottatt per Spørsmål nummer 1 Spørsmål: Institusjonsplanen omhandles stort sett det vi beskriver. Holder det å legge ved den for å besvare vedlegg 6 Kravspesifikasjon? Nei, det er godkjenningsmyndigheten som godkjenner institusjonsplanen. I anskaffelsen legger vi godkjenning til grunn, og i tillegg stiller vi noen andre krav som samsvarer med de kravene som stilles til statlige omsorgssentre. Det er altså de konkrete rutinene og den konkrete dokumentasjonen som står oppført for hvert av kravene i kravspesifikasjonen som skal legges ved. Spørsmål nummer 2 Spørsmål: Hvor lang er behandlingstiden av kvalifikasjonssøknadene? Søknadene vil behandles innen rimelig tid. I sommerferien er det redusert kapasitet hos Bufdir og da må man regne med at det kan ta lengre tid. Videre vil behandlingstiden avhenge av hvor mange søknader som kommer samtidig. Spørsmål nummer 3 Spørsmål: Der det er flere avdelinger, kan man knytte samme dokumentasjon opp til flere avdelinger? Det kan søkes om kvalifisering av flere avdelinger samtidig. Dokumentasjon som er lik for alle avdelinger legges ved søknaden én gang, og det presiseres at det gjelder for alle. Dokumentasjon som er spesifikk per avdeling (for eksempel brev til kommunen) skal legges ved for hver avdeling. I de tilfellene der det opprettes en ny avdeling etter kvalifisering, må det sendes en komplett ny søknad, med all dokumentasjon for denne avdelingen. Spørsmål nummer 4 Spørsmål: Hvordan vil de ulike tildelingskriteriene vektes? Siden dette vil variere fra minikonkurranse til minikonkurranse, kommer vi ikke til å si noe eksakt om dette i denne fasen. Dersom det ikke vil være særskilte behov som skal vektes i konkurransen, vil det kun baseres på pris og oppstartsplan. Spørsmål nummer 5 Spørsmål: Vil det rangeres i kvalifikasjonsfasen? Nei, det er først i tilbudsfasen leverandørene rangeres, på bakgrunn av tildelingskriteriene. Barne- ungdoms- og familiedirektoratet, Side 3 av 7

4 Spørsmål nummer 6 Spørsmål: Avtalens varighet, kan ikke finne noe om dette i kontrakten. Det er gjort en presisering i avtaledokumentet: Gammel tekst: Denne avtalen trer i kraft den «dato» og gjelder til og med «dato». Ny tekst: Denne avtalen trer i kraft den «dato» og gjelder i to år, til og med «dato». Spørsmål nummer 7 Spørsmål: Må det foreligge en spesifikk bolig for at søknaden kan godkjennes (evt som «betinget»)? Ja, det må foreligge en spesifikk bolig før søknad om kvalifisering. Årsaken til dette er at godkjenningsmyndigheten må ha grunnlag for å realitetsbehandle søknaden. Det vil si at det må være konkrete planer om hvilke lokaler som skal benyttes, og eventuelt hvilke bygningsmessige tilpasninger som skal gjøres, men leiekontrakt og eventuelle investeringer kan avventes. Spørsmål nummer 8 Spørsmål: Kan man bytte bolig mellom godkjenning og aktivering? Ved bytte av bolig må leverandøren først varsle godkjenningsmyndigheten om endringen. Når det er bekreftet at godkjenningen gjelder for de nye lokalene, må det sendes inn dokumentasjon om endringen til Bufdir. Kvalifikasjonen gjelder den/de konkrete avdelingene og lokalene det som fremgår av kvalifikasjonssøknaden. Dersom det skjer endringer etter kvalifisering må det sendes inn en endringsmelding til Bufdir, slik at det ikke er tvil om at kvalifiseringen gjelder for de nye lokalene. Spørsmål nummer 9 Spørsmål: Det er ikke noe krav knyttet til selskapets finansielle situasjon, skatt, mva - hva er grunnen til dette? Dette vurderes hos godkjenningsmyndigheten. Spørsmål nummer 10 Spørsmål: Kan man gå inn og ut av passive/aktive faser innenfor en rammeavtale? Ja. Som et utgangspunkt før man får plassert barn, har man passiv status. Leverandørene skal i kvalifikasjonssøknaden levere oppstartsplan. Fra den dagen de er aktive må de forvente å kunne ta i mot barn på dagen i tråd med leverte og godkjente rutiner. Fra aktiv til passiv status: Kapasitet fases ut når behovet for plasser synker. Bufdir vil, i samarbeid med region øst, vurdere dette løpende. Varsler da om deaktivering av avdelingen, med en fire ukers frist. Barne- ungdoms- og familiedirektoratet, Side 4 av 7

5 Spørsmål nummer 11 Spørsmål: Hvem aktiveres først hvis det er passive avdelinger fra ulike minikonkurranser? Tar hensyn til driftssituasjonen til den enkelte leverandør dette innebærer i praksis at de som har stått passive lenge vil få muligheten til å bli aktive først. Spørsmål nummer 12 Spørsmål: Likestilles eksemplene ovenfor, slik at det ikke har noe å si hvilket nivå man har av driftsgaranti? Over hvor lang aktiv periode er det gjennomsnittsberegnet? Gjennomsnittberegningen ved 75 % belegg er basert på en aktiv periode på et år. Det er gjennomsnittprisen beregnet på denne måten det konkurreres på, ikke pris for belagte døgn. Dette innebærer at leverandører med lik gjennomsnittspris stiller likt, uavhengig av hvilket nivå de har valgt på driftsgarantien. Leverandøren kan velge å tilby ulike nivåer av driftsgaranti, samt ulike priser, fra minikonkurranse til minikonkurranse. Merk også at maksprisen ikke er en fastpris, altså at det konkurreres på pris. Spørsmål nummer 13 Spørsmål: Hva legges i kvalifikasjonsgrunnlaget med tanke på å få priset tjenesten riktig? I denne fasen vektlegges kun kravene som er oppgitt i vedlegg 6 kravspesifikasjon, samt øvrige vedlegg. Pris er omtalt i kvalifikasjonsgrunnlagets punkt Pris og betalingsmodell, kun for at leverandørene skal kunne vurdere de samlede rammene for disse konkurransene. Pris skal ikke oppgis i kvalifikasjonssøknaden, men vil etterspørres i hver enkelt minikonkurranse. Spørsmål nummer 14 Spørsmål: Er det slik at bemanningen som er tiltenkt ansatt rundt omsorgssenteret skal være ansatt før tilbud sendes inn, eller må en kun redegjøre for de forskjellige rollene som vil bli ansatt ved inngåelse av avtale med dere? Det må foreligge en bemanningsplan som er tilstrekkelig konkret til at godkjenningsmyndigheten har kunnet gjøre en realitetsvurdering av søknaden om godkjenning. Når det gjelder krav 5.1, 5.2 og 5.3 i vedlegg 6 Kravspesifikasjon, er det tilstrekkelig å besvare de tilhørende dokumentasjonskravene. Spørsmål nummer 15 Spørsmål: 1. På side 18 pkt 4 i matrisen vises til egenerklæring turnussystem (vedlegg 4). Er det riktig at det vises til vedlegg 4 i kvalifikasjonsgrunnlaget (s 23) som benevnes: Vedlegg 4 Barne- ungdoms- og familiedirektoratet, Side 5 av 7

6 Forpliktelseserklæring (for eventuelle underleverandører). Her er vedleggshenvisningen feil. Kravet er revidert i vedlegg 6 Kravspesifikasjon, og lagt til i Vedlegg 1 Mal for søknadsbrev med følgende tekst: «Vi bekrefter at vi har systemer som kan dokumentere både planlagt turnus og reelt arbeidede vakter.» Spørsmål nummer 16 Spørsmål: Hvis vi ble kvalifisert i den avlyste konkurransen, skal de tidligere innsendte vedlegg vedlegges på nytt, eller kan vi henvise til godkjennelse fra dere? Spørsmålet gjelder særskilt der det etterspørres etter rutiner med mer. Vi har bare gitt korte kommentarer i margen. Dokumentasjonen som ble etterspurt i forrige konkurranse gjelder ikke for denne konkurransen, og kravene i vedlegg 6 Kravspesifikasjon må leveres i tråd med instruksene i kvalifikasjonsgrunnlaget og vedlegg 6. Det er imidlertid ikke gjort store endringer siden forrige konkurranse, slik at dere vil kunne benytte en del av den tidligere utarbeidede dokumentasjonen i denne konkurransen. Spørsmål nummer 17 Spørsmål: Er det slik at dere vil ha med en plan for implementering av rammeavtalen i egen organisasjon eller er det tilstrekkelig at vi legger ved den ved minikonkurransen? Jf. Vedlegg 6 Kravspesifikasjonen, krav 4.5, skal leverandøren «ha en implementeringsplan for eventuell kontrakt». Dette skal dokumenteres ved at planen legges ved, men uten konkrete datoer for gjennomføring. 3. Spørsmål mottatt per Spørsmål nummer 18 Spørsmål: Er det andre krav til rutiner opp mot kvalifikasjon/anskaffelse enn det godkjenningsmyndighet legger til grunn? Kravene i kvalifikasjonsgrunnlaget er stilt i tillegg til kravene som er stilt av godkjenningsmyndigheten. Bruk beskrivelsene som står i kravspesifikasjonen for nøyaktige beskrivelser. 4. Spørsmål mottatt per Spørsmål nummer 19 Spørsmål: 1. Størrelse på omsorgssenter Vi er litt usikre på maksimim og minimums størrelser og ber om en avklaring på det. Samtidig kan det være greit med hva som er anbefalt størrelse. 2. Lokaler - leieavtaler Vi har tilgjengelig flere alternative lokaler; alle leide. Spørsmålet er om det er tilstrekkelig med intensjonsavtaler. Barne- ungdoms- og familiedirektoratet, Side 6 av 7

7 1. Størrelse på omsorgssenter Det vil være godkjenningsmyndigheten som vurderer lokalenes størrelse ut fra antall plasser som søkes godkjent. Det vil også være samme myndighet som vurderer hvorvidt avdelingsstørrelse det søkes om er faglig forsvarlig ut fra målsettingen. 2. Lokaler leieavtaler Det vises her til kvalifikasjonsgrunnlaget som sier følgende : - «Lokaler De konkrete lokalene som er tenkt benyttet som omsorgssenter må være oppgitt i søknaden om godkjenning, og godkjenningsmyndigheten må ha vurdert lokalene som hensiktsmessige og forsvarlige for formålet. Det kan knyttes betingelser til at leiekontrakt/kjøpskontrakt ennå ikke er inngått på tidspunktet for vedtak om betinget godkjenning. Det kan også knyttes betingelser til bygningsmessige tilpasninger som krever investeringer, slik at leverandør kan avvente investeringer til eventuell rammeavtale er inngått. Ved betinget godkjenning må det foreligge en konkret plan for hvordan betingelsene knyttet til godkjenningen skal oppfylles. Denne planen skal vedlegges som dokumentasjon sammen med vedtak om betinget godkjenning. Vedtak om betinget godkjenning aksepteres bare i denne konkurransen dersom institusjonsplan med vedlegg, samt plan for oppfyllelse av godkjenningsvilkår gir tilstrekkelig grunnlag for realitetsbehandling av søknaden, og dermed tilbudet. Bufdir som kjøper vil gjøre en selvstendig vurdering av om dette kravet er oppfylt.» 5. Presieringer Presisering nummer 1 ( ) Kvalifikasjonsgrunnlagets punkt 3.3, tabellen: -Kolonne «referanse i kravspesifikasjon»: Nummerreferansene er ikke korrekt, og er nå revidert. -Pkt. 4, «Dokumenter»: Tekst er endret, da denne ikke var spesifisert godt nok -Pkt 5, «Dokumenter»: Tekst er endret, da denne ikke var spesifisert godt nok Presisering nummer 2 ( ) Det har kommet nye prognoser for ankomster av enslige mindreårige asylsøkere for 2016 og Den nye prognosen er i kvalifikasjonsgrunnlaget erstattet med den gamle (Kapittel Omfang, tabell 1 Offisiell prognose for ankomster) Presisering nummer 4 Svar på spørsmål, samt nødvendige presiseringer og beskrivelse av endringer kommer fortløpende Barne- ungdoms- og familiedirektoratet, Side 7 av 7