Økonomi Hurum Drift. Driftsenheten. Økonomisjef Prosjektet

Transkript

1 KSU Lier- - Hurum REFERAT FRA GRUPPE-ARBEIDENE PÅ WORKSHOP Referent: Svein Aannestad, Kinei Formål med workshopen Formålet med workshopen var å drøfte alternativee samarbeidsmodeller som Kinei har utredet i notatet «Alternativee samarbeidsmodeller_ r_prosjektnotat_9-3-03». Notatet var sendt ut til Utvidet prosjektgruppe i forkant av workshopen. May Rostad var Kinei innledet til workshopen med å oppsummere viktige utfordringer som vi skal søke å løse med samarbeidet. Se vedlegg. Deltakerne på workshopen ble delt i 3 grupper på tvers av kommunetilhørighet. Det ble gjennomført 3 gruppeoppgaver som senere ble presentert i plenum. p I tillegg ble det gjennomført et gruppearbeid i plenum. Deretter ble det gjennomførtt et gruppearbeid med kommunevis sammensetning hvor oppgaven besto av å prioritere hvilket alternativ som det i tilfelle bør arbeides videre med i et forprosjekt. Gruppeinndeling Navn Einar Heitmann Anita Pøhner Anne Berit Sørlie Per Arne Thorset Audun Erlandson Einar Jørstad Kommune Lier Lier Hurum Virksomhet/org. Rådmannsteamet Økonomi Hurum Drift Driftsenheten Fagforbundet Stilling Kommunalsjef Økonomirådgiver Virksomhetsleder Enhetsleder Tillitsvalgtt Planlegger/PL KSU Gruppe nr Øyvind Olafsen Lier Knut Røssum Lier Vidar Rolfsrud Hurum Hans Tore Kleivstaul Hurum Otto Schact Lier Drift Virksomhetsleder Fagforbundet Tillitsvalgtt Ledergruppe Kommunalsjef Hurum Drift Fagleder VA ForvaltningsenhetenEnhetsleder Vidar Gustavsen Geir Nordeng Eivind Lien Laila Bendiksen Lier Hurum Anlegg og eiendom Virksomhetsleder Hurum Drift Fagleder vei Økonomi Økonomisjef Prosjektet Juridisk rådgiver

2 3 Suksesskriterier for samarbeid I gruppearbeidene skulle deltakerne vurdere hvordan de ulike samarbeidsmodellene har potensial for på oppnå ønskede mål. Følgende suksesskriterier for samarbeid ble formulert av Kinei som grunnlag for vurderingene: Virksomheter som har tilstrekkelig bemanning og kompetanse til å gjennomføre nødvendige investeringer og profesjonell drift: Godt fagmiljø - tilstrekkelig egenkompetanse Attraktivitet ift. å rekruttere og beholde kvalifisert personell Konkurransedyktige lønns- og arbeidsvilkår Langsiktige kostnadseffektivitet ved økt kvalitet og stordrift: Riktige investeringer Redusere vanntap/fremmedvann hindre kapasitetsutvidelser Redusere kostnader pga. for dårlig kvalitet i alle anskaffelser: Kompetanse til å stille spesifikke krav Sikre at riktig kvalitet blir levert (både tjenester og før overtakelse av anlegg) Effektiv prosjektadministrasjon og stordrift anleggsprosjekter m.m. Årlige investeringer på 5-50 mill.kr. 5 % effektivisering utgjør 6-7 mill.kr pr. år God kvalitetsstyring/profesjonalisering Gode kvalitetsstyring, miljøstyring og sikring av arbeidsmiljø (Sertifisering iht. ISO 900, ISO 400 og OHSAS 800) i prosjekter og drift God kunnskap/dokumentasjon av anlegg, virksomhet og resultater kunnskapsbasert prioritering Sikkerhet og beredskap for abonnenter, miljø og arbeidstakere Resultatrapportering og benchmarking dokumentere og sammenligne effektivitetsutvikling med andre Virksomheter med langsiktig planleggingshorisont i takt med de kommunale utviklingsplanen Deltakerne må workshopen mente at utredningen også må sette fokus på mulighetene for å oppnå effektivisering av driftskostnader også. 4 Gruppeoppgave : Samarbeidsmodellene Totalansvar og Alle oppgaver. Vurder hver modell ift. suksesskriteriene. Vurder viktigheten av å ha med Vei-området og i så fall om bare deler av veiområdet bør være med (A, B og B) 3. Sammenlign de to modellene mot hverandre Ev. forskjeller i gevinst ift. vurderingskriteriene Vurder fordeler og evt. ulemper/risiko ved overdragelse av ansvaret fra kommunene

3 Samarbeidsmodell Totalansvar Samarbeidsmodell Alle oppgaver 4. Gruppe Positive effekter: Enklere med oppbygging av solidd kompetanse Hele kompetansekjeden samles under samme tak Selskapet får større handlingsrom ved Totalansvar Eierstyring blir viktig Detaljstyring fra sak til t sak ift. låneopptak dersom ikke totalansvar Negative effekter: Koordinering av planlegging ift. andre områder blir utfordrende Slippe all VA- kompetanse ut av kommunen Stor avstand mellom utfører og bestiller Alternativ «Alle oppgaver» med fortsatt kommunalt ansvar, kan ift. alternativet Totalansvar der selskapet overtar alt ansvar Vei: Finne optimal løsning for VA, Vei må tilpasses Mer komplisert å overføre eierskap til vei Driftsoppgaver er greit Utfordrene å overføree bestillerrollen Utfører tar en del småoppgaver uten bestilling Trenger en mer proff vei-eier gi uklare ansvarsforhold 4. Gruppe Positive effekter ved alt. Totalansva ar: Tydeliggjør ansvaret Mer spesialisering Større fagmiljø Lettere å få tak i rett kompetanse Flere prosjekter i egenregi Muligheter for større innsparingei er ved anbud Negative effekter ved alt. Totalansvar: Mister noe av nærheten til publikum 3

4 Vei: Mister noe politisk styring Kan også miste noe styring administrativt Vei bør være med Store fordeler med samdrift VA og Vei ift. - maskiner og utstyr og beredskap 4.3 Gruppe 3 Vurderinger av modellene: Modellene svarer til kriteriene, men er usikker på styringsmodeller Bedre utredning av juridiske forhold ift. eierskap Samordning med planmyndighet må sikres Organisering av ansatte? Vei: VA og Vei tett forbundet Delvis overføring bestille oppdrag NB! Offentlige anskaffelser 5 Gruppeoppgave - Prosjektorganisert samarbeid Prosjektorganisert samarbeid vil si samarbeid om utviklingsoppgaver organisert som prosjekter, jf. GVD-samarbeidet. Vil ikke erstatte at kommunene utfører selve tjenesteproduksjonen (drift og investeringsoppgaver) Kan et slikt samarbeid utvikles for å imøtekomme kommunenes utfordringer? Hvilke oppgaver bør ev. ha fokus i et slikt samarbeid? Hvordan skulle det ev. organiseres? I tillegg til GVD eller istedenfor? Oppsummer samarbeidsmodellen iht. suksesskriteriene 5. Gruppe Positive effekter som kan oppnås: Utvikle felles standarder og styringsverktøy Utvikle spisskompetanse Frivillig fagutvikling Fast organisering og helt et sekretariat Større forpliktelser Begrensninger i modellen: Bygger i mindre grad kompetanse Løser ikke innkjøpsproblematikk kommunene imellom Interkommunale løsninger blir ofte bortprioritert Henter ikke inn fordeler ved å være - stor/god utbygger - stor/god IT drifter Andre vurderinger: Kan omfatte Vei Vil ikke erstatte GVD-samarbeidet 4

5 5. Gruppe Prosjektorganisert samarbeid kan utvikles for å imøtekomme: Mange utfordringer, mindre forpliktelser Større faggrupper Overordnet planlegging Et slikt samarbeid kan rent teoretisk være til nytte, men vi har ingen tro på at modellen vil løse de prioriterte utfordringene 5.3 Gruppe 3 Ikke argumenter i tillegg til det som fremkommer av gruppe og 6 Gruppeoppgave 3: Bestiller Utfører. Vurder hver modell ift. suksesskriteriene. Vurder viktigheten av å ha med Vei-området og i så fall om bare deler av vei-området bør være med (A og/eller B) 3. Sammenlikn de tre modellene mot hverandre. Evt. forskjeller i gevinst ift. vurderingskriteriene. Begrunn hvilken modell som evt. anses som mest aktuell av Bestiller utfører variantene Samarbeidsområder VA Vei A: Drift og vedlikehold samt utførelse av mindre investeringsprosjekter i egenregi B: Planlegging, prosjektering og styring av investeringsprosjekter B: Overordnet planlegging og bestilling av prosjekter og drift. Ledningskartverk og kvalitetssystemer. Brukerservice, støttefunksjoner og forvaltningsoppgaver som anleggseier C: Eierskapet til infrastrukturen D: Kommunens eierstyring av selskapet ev. vertskommunen Samarbeidsområder VA Vei A: Drift og vedlikehold samt utførelse av mindre investeringsprosjekter i egenregi B: Planlegging, prosjektering og styring av investeringsprosjekter B: Overordnet planlegging og bestilling av prosjekter og drift. Ledningskartverk og kvalitetssystemer. Brukerservice, støttefunksjoner og forvaltningsoppgaver som anleggseier C: Eierskapet til infrastrukturen D: Kommunens eierstyring av selskapet ev. vertskommunen Samarbeidsområder VA Vei A: Drift og vedlikehold samt utførelse av mindre investeringsprosjekter i egenregi B: Planlegging, prosjektering og styring av investeringsprosjekter B: Overordnet planlegging og bestilling av prosjekter og drift. Ledningskartverk og kvalitetssystemer. Brukerservice, støttefunksjoner og forvaltningsoppgaver som anleggseier C: Eierskapet til infrastrukturen D: Kommunens eierstyring av selskapet ev. vertskommunen 5

6 6. Gruppe Spørsmål.: Bestiller utfører (A+B) Positive effekter: Kan være trinn i etableringen av et samarbeid kan kanskje være enklere å etablere enn totalansvar Vil bygge opp kompetanse både på drift og investeringer Lettere å formidle for etatsledere enn modellene «Totalansvar»/»Alle oppgaver» Vil gi gevinst ved rasjonell drift og profesjonalisering Negative effekter: Bestillerenhet i kommunen Prosjekt + drift En kostnadskomponent å bygge en bestillerfunksjon Vanskelig å rekruttere folk til bestillerenheten Mindre handlekraftig hvis utfører må vente på utredning av bestiller Manglende kvalitetskontroll av anlegg som utføres av andre Spørsmål.: Bestiller utfører (B) Positive effekter: Enkelt å formidle og etablere Profesjonell prosjektavdeling (mest kritisk) Høste økonomiske effektiviseringsgevinster Mer profesjonell vei-avdeling, men best at Vei fortsetter alene Profesjonell og økonomisk gevinst på drift, men mindre utredet Bedre utnyttelse og optimalisering av maskinpark Negative effekter: Ikke økonomisk effektiv og profesjonell på drift Vei mer innvevd i andre planer Mer krevende å etablere Spørsmål : Viktigheten av å ha med Vei Alt. A: Vei med Alt. B: Vei med Alt. A+B: Vei med Spørsmål 3: Sammenlikn de tre modellene mot hverandre Synergier ved å samle drift og investeringer Størst gevinst på investeringssiden Gevinst på drift lite utredet Modellene i prioritert rekkefølge:. A + B. B 3. A 6

7 6. Gruppe Spørsmål.: Bestiller utfører A+B Bestiller er i kommunen så vil ikke få full utnyttelse av et samarbeid Vei bør være med Spørsmål.: Bestiller utfører B Fordel: Samler kompetansen Fragmenterer verdikjeden Stordriftsfordeler Spørsmål.3: Bestiller utfører A Denne modellen får vi minst igjen for Løses best av kommunen selv 6.3 Gruppe 3 Spørsmål : Vurder hver modell ift. suksesskriteriene Alt. : A + B Vanskelig med rekruttering til bestillerenheten Imøtekommer ikke utfordringer Vanskelig med synergieffekter når det gjelder kompetanse hos ansatte Viktig med nok kompetanse igjen i kommunene (men som kan være vanskelig å få rekruttert) Alt. : B Stort sett de samme argumentene som under alt. Alt. 3: A Geografisk spredt Administrasjon og ledelse en utfordring Ikke stordriftsfordeler Vanskelig med rekruttering Spørsmål 3: Sammenlikn de tre modellene mot hverandre For VA: Har konkrete samarbeidsprosjekter mange ønsker Slitasje på enkeltmennesker har begrensninger Kan øke kompetansen vanskelig å øke rekruttering Har hovedplan, men det er avhengig av at kommunen følger opp Begrenset langsiktig kostnadseffektivitet Nettverk, men ikke forpliktende Ikke økonomiske ressurser til planlegging Økt kvalitetsstyring/profesjonalisering er mulig i prosjekt, men da må det bevilges Gjennomføring vanskelig pga. ulikt lederskap For Vei: Veiforum ok, men IKS bedre 7

8 7 Gruppeoppgave 4: Samarbeid om Myndighetsoppgaver Samarbeid om myndighetsoppgaver må i tilfelle organiseres som vertskommunesamarbeid: En av kommunene må utføre nærmere definerte oppgaver på vegne av de andre Det ble gjennomført en kort plenumsdiskusjon om det kan være aktuelt å etablere vertskommunesamarbeid for de aktuelle myndighetsoppgavene innenfor fagområdet som berøres av denne utredningen. Fra diskusjonen framkom synspunkter/innspill til det videre utredningsarbeidet om ev. myndighetssamarbeid: Har etablert vertskommunesamarbeid om oppgaven som kommunal forurensnings-myndighet overfor mindre avløpsanlegg/avløp i spredt bebyggelse, med Lier som vertskommune. Dette fungerer nokså bra, men er en utfordring bl.a. når det gjelder henvendelser fra publikum, som stort sett tar kontakt med sin bostedskommune. Et vertskommunesamarbeid gjør det mulig å øke kompetansen innen spesifikke fagområder. Det krever imidlertid at samarbeidet er av gis bemanning slik at det kan ivareta alle oppgaver forbundet med de myndighetsoppgaver som er lagt til et slikt samarbeid. Det må ha spesielt fokus på informasjon til innbyggerne i de deltakende kommuner hvor de skal henvende seg, samt at vertskommunen må h ressurser til å betjene henvendelser fra alle kommunene som deltar i samarbeidet. De aktuelle myndighetsoppgavene som kommunene i dag har som kan være aktuelt å legge til det etablerte vertskommunesamarbeidet er: Kommunens rolle som forurensningsmyndighet overfor egne kommunale utslipp Oppgaver knyttet til forvaltning av vanndirektivet Den øvrige myndighetsutøvelsen knyttet til plan- og bygningsloven (f.eks. pålegg om tilknytning til kommunalt nett) bør heller ivaretas av kommunens plan- og bygningsvirksomhet, som har denne kompetansen. Et ev. samarbeid om slike myndighetsoppgaver vil være nokså uavhengig av beslutningen om å etablere samarbeid om VA-Vei-virksomhetene. 8 Gruppeoppgave 5: Hvilket alternativ vil din kommune anbefale? Deltakerne gikk i kommunevise grupper for å drøfte hva som var kommunens holdning og anbefaling av samarbeidsmodell 8. Lier kommune Vurderer modellene «Totalansvar for både VA og Vei» eller «Alle oppgaver» som beste løsninger Samarbeidet må omfatte A, B og B Noe usikre på om C bør være med til å begynne med betinger i tilfelle grundig beskrivelse av hva det innebærer Målet bør være at også C innlemmes etter hvert Det kan være interessant å vurdere om selskapet internt bør organisere virksomheten med bestiller-utfører 8

9 8. kommune Vurderer «Totalansvar forr både VA og Vei», evt. «Alle oppgaver» som beste løsning - ALT ELLER NGENTING!! Må i alle fall omfatter A, B og B Noe bekymring knyttet til: o Avstand ut til driftt o Eierstyring Usikre på hva vi mener om samarbeid om myndighetsoppgaver 8.3 Hurum kommune Vurderer «Totalansvar forr både VA og Vei» eller «Alle oppgaver» som beste løsning Noe usikre på om C bør være med til å begynne med betinger i tilfelle grundig beskrivelse av hva det innebærer 8.4 Felles konklusjon Alle tre kommune er samstemte i sine vurderingerr i forhold til t hva som samarbeidsmodell: er anbefalt. Alle oppgavene innenfor A, B og B må overføres til selskapet når det gjelder VA og det meste når det gjelderr Vei. Vei må tilpassess modellen for VA. Alle kommunene mener også at det må vurderes nærmere om eierskapet til t infrastrukturen på VA skal overføres til selskapet, noee som innebærer en forflytning av ansvaret overfor abonnenter og myndigheter fra kommunene til selskapet. Totalansvar Alle oppgaverr 9

10 9 Vedlegg 0