1.0 Innledning Dagens forvaltning

Transkript

1 INNHOLD SIDE 1.0 Innledning Dagens forvaltning 2.1 Dagens organisering FDVU med definisjon Økonomi Budsjett Hovedoppgaver Hovedutfordringer Vedtatt organisering Prinsipper for framtidig forvaltning Aktuelle modeller Forslag/ vurdering framtidige løsninger Framtidig modell? Prismodell Ansvarsfordeling Kapasitet Bruk og avhending av bygninger Prosjektgruppens anbefaling Konsekvenser For eier/ kommunen For de ansatte For brukerne Økonomi 31

2 FORVALTNING, DRIFT OG VEDLIKEHOLD AV BYGG OG EIENDOMMER 1. INNLEDNING Utgangspunktet for prosjektgruppens arbeid er prosjektet Forbedret ressursbruk hvor bl.a. målet er å avdekke hvilke forbedringsmuligheter som eksisterer. Hovedfokus skal være å identifisere og iverksette økonomiske tiltak som skal gi kommunen en forutsigbar og sunn kommuneøkonomi. Av ni delprosjekter ble forvaltning, drift og vedlikehold av bygg og eiendommer valgt som et av delprosjektene hvor en skal se på forbedringspotensial(er) og prosjektgruppens arbeide har vært å komme frem til en forvaltningsmodell som oppfyller at kommunen i fremtiden skal ha en forvaltning som gir en forutsigbar og sunn kommuneøkonomi. Prosjektgruppen har vært opptatt av hvordan en skal kunne ivareta kommunens realkapital på en best mulig måte og, ikke minst, øke verdien i realkapitalen da tidligere anstrengt økonomi og manglende prioritering av vedlikehold har medført at realkapitalen i dag er redusert i forhold til hva den reelt skulle vært med naturlig vedlikehold av eiendomsmassen. Mandat: - Utrede og gi tilrådning om prinsipper og organisering rundt forvaltning drift og vedlikehold av bygg og eiendommer - Foreslå ulike prismodeller for de tjenester som skal inngå i virksomheten. - Utrede dagens kapasitetsutnytting og fremme forslag til avhending av bygg og eiendommer - Konkretisere økonomiske konsekvenser av de ulike forslagene som utredes. - Utrede konsekvenser for brukerne. - I nært samarbeide med virksomhetsledere og andre brukere foreslå fremtidige rutiner og arbeidsprosesser for kommunikasjon og dialog mellom virksomheten og de ulike virksomhetsområdene/ brukerne av bygg og eiendommer. 2

3 2. DAGENS FORVALTNING 2.1Dagens organisering I dag er eiendomsforvaltningen fordelt mellom to forvaltninger, hvor kommunen forvalter størsteparten av kommunens bygningsmasse fordelt på utleieboliger og tjenestebygg. Hammerfest eiendom KF forvalter boenheter og en del arealer tjenestebygg. Totalt har en beregnet dagens areal, fordelt på boliger og tjenestearealer til snart å overstige 100 tusen kvadratmeter. ( Samlet kommune og Hammerfest Eiendom KF.) Dagens organisering er delt på flere nivåer, mellom mange ansvarlige: - Hammerfest eiendom som har ansvar for trygde-, omsorgs- og institusjonsboliger samt 7400 m2 tjenestearealer som kommunen leier. - Teknisk drift med ansvar for en del tjenesteboliger og 85 tusen m2 - skoler, barnehager, sykehjem, kontorer, mv., som virksomhet i sektor for teknisk drift - Sektor for teknisk drift har flere i avdelingen som helt eller delvis arbeider med drift av bygg. (Energiøkonomisering, branndokumentasjon, mv..) - Idrett har ansvaret for egne anlegg som virksomhet i sektor for kultur og idrett - Park har ansvar for egne anlegg som virksomhet i sektor for teknisk drift - AKS skal ha ansvar for renhold i egen organisasjon, sektor for kultur og idrett. - Byggeprosjektgruppen er lagt til rådmannens stab Dagens organisering av bygg- og eiendomsforvaltningen Kommunestyret Hammerfest Eiendom KF (FDVU) Rådmannen Stabsavdeling Byggeprosjekt Sektor Teknisk drift (FDVU) Kjøp av DV-tjenester Virksomhet Renhold Virksomhet Vaktmester og vedlikehold Privat tjenestetilbyder Kjøp av DV-tjenester FDVU Forvaltning, Drift, Vedlikehold og Utvikling Idrettsanlegg ligger ikke i denne organisasjonsoversikten. Personell/ diverse: - Kommunen har 10,2 vaktmester-/ servicearbeiderhjemler hvor en stilling 100 % er låst på omsorgs- trygdeboliger og 1,2 stillingshjemmel i Akkarfjord og Hønseby og en hjemmel som bas-/ arbeidsleder => ca m2 pr. utøvende stillingshjemmel i Forsøl, Hammerfest og Rypefjord 3

4 - Kommunen har under arbeid en utredning for å samle vaktmester - og vedlikeholdsstaben på ett sted. - Kommunen har 8 stillingshjemler innen vedlikehold (en bas/ arbeidsleder) - I tillegg til sektorleder er 3 stillinger knyttet til administrasjon/ administrering av eiendomsdriften. Den ene stillingen er tillagt virksomhetsleder for eiendomsdriften og to av stillingen inngår i antall hjemler innen vaktmester- og vedlikeholdstjenesten. - Kommunen har også andre stillinger som helt eller delvis kan defineres inn i kommunens eiendomsdrift. (Rådgivere, bl.a. enøk og brann, park, idrett, merkantilt, byggeprosjektledere, renhold, boligkontoret.) - Hammerfest Eiendom KF har daglig leder, driftsleder og kontormedarbeider og en på vedlikehold vaktmetertjenesten kjøpes av kommunen - Byggeprosjektlederne er organisert i rådmannens stab med to stillinger. - Noen av byggene har fast driftspersonell, men de fleste bygg har ikke personell knyttet fast til bygget. - Til tross for lang tids satsing på energiøkonomisering kan det i dag ikke vises til målbare resultat. - Det regnes ca m2, iflg. Renplan 2000, pr. renholder, hos oss ca, 1800 m2 pr. hjemmel % stilling, ca m2 inngår i renholdsavdelingens ansvar. - Park har 2 stillinger, virksomhetsleder og en fagarbeider - Idrett har en virksomhetsleder og 5 stillinger fordelt på hallbetjenter, vaktmestertjeneste og renhold/ billettør - Renholdsavdelingen praktiserer at ledelse har minst ett møte med hver avdeling på bygg. - Det koster mye og er vanskelig å samle hele renholdsavdelingen til et samlet møte. - Uklare grenseganger, - ansvarsavklaringer med mulighet til ansvarsfraskrivelse - Med unntak av virksomhet for renhold praktiseres IA avtalen ikke godt nok. Innen drift og vedlikehold av kommunens eiendomsmasse arbeider det i dag: Dagens eiendomsdrift (teknisk): 21 ansatte/ 19,8 hjemler Renhold: 48 ansatte/ 41,2 hjemler* Hammerfest Eiendom KF: 3 ansatte/ 3,0 hjemler Park: 2 ansatte/ 2,3 hjemler Idrettsanlegg: 6 ansatte/ 6,3 hjemler Byggeprosjektgruppen 2 ansatte/ 3,0 hjemler Sum 82 / 75,6 hjemler * Snitt 30 vikarer som brukes over året Eiendomsmasse, tjenestebygg: Kommunen: Hammerfest Eiendom KF: - Skolebygg og barnehager; m2-0 m2 - Kultur/ idrett mv.: m2-550 m2 - Kirke m2-0 m2 - Kontorer m m2 - Helse/ sosial, mv m2-0 m2 - Annet m2-80 m2 Totalt tjenesteareal i kommunen og Hammerfest Eiendom KF: m2 Boliger/ boenheter 4

5 Driften av boliger er fordelt mellom kommunen og Hammerfest Eiendom KF. Hammerfest Eiendom drifter i dag 170 boenheter fordelt mellom eldre-/ trygdeboliger, institusjonsboliger, omsorgsboliger, boliger for innvandrere og gjennomgagnsboliger Hammerfest kommunen driver den del av boligmassen som går inn under generelt utleie til egne ansatte, totalt 63 boenheter. Boligarealet anslås til; Hammerfest Eiendom m2 Hammerfest kommune m2 Totalt areal vil da være i overkant av 100 tusen kvadratmeter. (Der er ikke foretatt oppmåling av boenhetenes areal. Tjenestearealene innhentet fra teknisk drift.) Antatt ny verdi vil, med forsiktig kalkulasjon, ca. 20. tusen pr. m2, ligge på ca. 2 milliard en anselig verdi på kommunens realkapital. 2.2FDVU (Forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling) FDVU System Kommunen har allerede kjøpt et FDV system, hvor årskostnad ligger på ca. 90 tusen kroner. Systemet er ikke utnyttet. Definisjon FDVU: F- Forvaltning: Forvaltning omfatter ledelse og administrasjon av eiendomsforvaltninger og kostnader knyttet forvaltningen vil normalt være; Skatter og avgifter Forsikringer Lønnskostnader administrativt personell Administrasjon av leieforhold Forvaltning av internkontrollsystem Utarbeidelse av vedlikeholdsplaner og dokumentasjon Forvaltning av edb-basert FDVU - system Husleie for FDVU - avdelingen Kostnader til tilstandsanalyser, revisjoner, utredninger, mv. Det er naturlig å beregne forvaltningskostnaden for hele bygningsmassen samlet og videre fordele de samlede kostnadene pr. m2. D- Drift: Drift omfatter alle oppgaver og rutiner som er nødvendig for at bygningen med tekniske installasjoner skal fungere både funksjonelt, teknisk og økonomisk og her inngår; Lønnskostnader til arbeidsledere, ingeniører, vaktmestere, driftsoperatører, vedlikeholdsarbeidere 5

6 Løpende drift. (Bl.a. justering og regulering av ventilasjon og kjøleanlegg, brannvern, serviceavtaler, rekvisita og reservedeler, ikke planlagte oppgaver som må utføres for å rette opp uforutsette skader eller mangler, kan være hærverk, akutte skader, innbrudd mv.) Planlegging av driftsoppgaver Generell drift og ettersyn Sentral driftskontroll. ( Bl.a. energiforbruk, styring/ overvåkning av ventilasjons- og kjølesystemer, mv.) Andre tekniske installasjoner Renhold Avfallshåndtering Vakt og sikring Energi V- Vedlikehold: Vedlikehold omfatter arbeid som er nødvendig for å opprettholde bygningen og de tekniske installasjoner på et fastsatt kvalitetsnivå og dermed gjøre det mulig å bruke bygget til sitt tiltenkte formål innenfor en gitt brukstid. Utskifting av bygningsdeler med kortere levetid enn resten av bygningen blir definert som vedlikehold. (Gjelder bl.a. utskifting av vinduer, ventilasjonsanlegg, tak, mv..) Preventivt/ planlagt vedlikehold er arbeider som må utføres pga. jevn og normal slitasje for å hindre forfall. Planlagt vedlikehold har en preventiv virkning og forebygger skader. U- Utvikling: Utvikling er det arbeid som må utføres for å opprettholde byggets verdi over tid i forhold til nye krav fra brukere, marked og myndigheter, dvs. byggets produktivitet i forhold til nye krav inkludert; Eiendomsutvikling Rådgivning Prosjektansvar Prosjektgjennomføring Norsk Standard deler opp utvikling i tre deler; Løpende ombygging. (Endrede planløsninger og arealbruk innenfor samme funksjon) Offentlige krav og påbud. (Ulike nye offentlige krav og påbud, så som endrede brannforskrifter, krav om universell utforming, mv.. Oppgradering. (For å tilfredsstille manglende funksjon eller formelle krav som har kommet etter den opprinnelige oppføringen. Løpende ombygging og oppgradering som skyldes krav fra brukerne, brukerdefinert utvikling som dekkes av brukerne, mens i forhold til offentlige krav og påbud så er dette normalt eierdefinert utvikling og dermed eiers ansvar. I de fleste større ombyggingsprosjekter vil det erfaringsmessig være en kombinasjon av vedlikehold og utvikling slik at kostnadene bør fordeles på vedlikehold og utvikling 6

7 2.3 Økonomi I dag har vi to modeller; Hammerfest Eiendom KF drives ut fra prisnippet basert på husleiemodell, men leien er ikke på linje med markedsleie. Leieinntekten dekker kapitalkostnader, forvaltning og daglig drift, men dekker ikke helt vedlikeholds- og utviklingsbehovet. Videre er utleieboligene priset langt under markedsleie. I tillegg har foretaket å forholde seg til bestemmelser om at ingen skal betale mer enn 20,56 % av inntekten, noe som tilsier at en ikke vil klare vedlikeholds- og utviklingsbehovet noe som igjen medfører forfall og vedlikeholdsetterslep. Hammerfest kommune bruker budsjettering hvor virksomhetene får sine midler gjennom budsjettprosessen uten at det tas hensyn til hvilke kostnader FDVU i realiteten representerer. Tildelingen gjennom budsjettering er tilfeldig og ikke med bakgrunn i reelt FDVU behov. 2.4 Budsjett i dag Teknisk drift har, for vaktmester, vedlikehold og renhold en netto budsjettramme på kr millioner eksklusiv kapitalkostnader for bygg og utstyr. (2008) Utover dette er der forbruk som kan defineres inn i eiendomsdriften på personell og arbeidsoppgaver der kostnadene ikke fremkommer på budsjett og regnskap for eiendomsdriften. Hammerfest Eiendom KF har et budsjett for 2008 på kr. 19,5 millioner inklusiv alle kapitalkostnadene på de bygg og eiendommer som selskapet eier og bestyrer. Årlig avskrivninger kommunens eiendommer utgjør kr ,-. Årlig avskrivning for renholdstjenesten utgjør kr ,-. Kapitalkostnadene for Hammerfest Eiendoms eiendomsmasse utgjør kr 12,3 millioner. Detaljer:(Budsjett hele tusen)(investeringer ikke tatt med)(skjønnsmidler øremerket barnehager for vedlikehold ikke tatt med) Bygg Renhold Idrett og Park Eiendom Bygge- Sum forvaltn. friluftsliv KF prosjekt F D c V U Sum d b 1.520a a Bare lønnsmidler, ingen oversikt over andre driftsmidler b For Hammerfest eiendom er ikke tatt med rente- og avdragsutgifter, utgjør 12.3 mill. - Hammerfest Eiendom bruker ca. kr. 340 pr. m2 til FDVU - Hammerfest kommune bruker ca kr. 520,- pr. m2 til FDV c Fordelingen for kommunen på D=40,6 mill er ikke korrekt da heri også ligger utgifter til F og U. 7

8 d For Hammerfest kommune er ikke tatt med kostnader til renter og avdrag på lån. - Budsjetterte rente og avdragskostnader for Hammerfest Eiendom utgjør kr. 697,-/ pr. m2. - Skjønnsmidler øremerket nye tiltak innenfor barnehagedriften ikke tatt med under teknisk drift. Med utgangspunkt i teknisk drifts bygningsforvaltning har arbeidsgruppen sett på hvordan det budsjetteres/ budsjettet fordeles dag. Fordelingen vil, grovt sett, være til: o Lønn o Faste kostnader som energi, forsikringer, avgifter o Tiltak og annet innen vedlikehold Tiltak og annet innen vedlikehold er kontinuerlig underlagt risiko for å bli endret/ redusert gjennom budsjettreguleringer og salderinger. I årets budsjett utgjør avsatte midler til tiltak og annet innen vedlikehold kr. 58,- pr. m2. Byggforvaltningen er ikke prioritert når det gjelder vedlikehold. 2.5 Hovedoppgaver Drifte, forvalte, vedlikeholde og utvikle kommunens eiendomsmasse. - Dekke brukerbehovet - Sikre bygninger - HMS og internkontroll - Statusrapporter bygningsmasse - Vedlikeholdsplaner - Imøtekomme og oppfylle offentlige krav og pålegg 2.6 Hovedutfordringer Kommunens bygningsmasse forfaller og vedlikeholdsetterslepet er stort. Dagens drift av kommunens bygninger er så uoversiktlig og ustrukturert/ lite planlagt at det i praksis kan være umulig å finne frem til hvor en skal kunne spare penger. Det er i dag vedtatt en todelt forvaltning mellom kommunen og Hammerfest Eiendom, en løsning som vil stille kommunen og eiendomsselskapet overfor utfordringer og problemer som sannsynligvis vil skape en mer uheldig og negativ situasjon enn det som oppleves i dag. Kommunens forvaltning av eiendomsmassen er ikke bra nok. Arbeidsgruppen stiller spørsmål ved hvorvidt der er tilstrekkelige midler tilgjengelig for å unngå forfall, eventuelt hvorvidt midlene brukes effektivt nok. Kommunen trenger et nytt regime basert på en helhetlig tenkning omkring hvordan kommunens eiendomsmasse skal forvaltes, vedlikeholdes, driftes og utvikles. Dagens forvaltning, delt mellom kommunen og eiendomsselskapet sett fra eiendomsselskapets side har langt på vei fungert brukbart, men en har sett at kapasiteten på vedlikeholdsavdelingen har medført konsekvent kjøp av tjenester eksternt. Det bevilges ikke driftsmidler i forhold til antall stillinger som teknisk drift i dag besitter. Dagens prismodeller anser arbeidsgruppen som tilfeldig. 8

9 Kommunen tenker ikke konsekvensen av FDVU kostnadene når nye prosjekter planlegges og igangsettes. Kommunen investerer i nytt/ rehabiliterer uten å tenke konsekvenser. En landsomfattende undersøkelse i regi av KS karakteriseres situasjonen i Hammerfest som følger; 9

10 I dette beregnede vedlikeholdsetterslepet er ligger ikke kostnader kommunen får når krav om universell utforming gjøres gjeldene. Dette kavet vil ikke bare gjelde nye bygninger, men også eksiterende bygninger. Ikke krav om umiddelbar oppfyllelse, men skoler, barnehager mv. vil sannsynligvis være områder hvor kravet vil være prioritert. Rapporten sier ikke noe om hvordan rapporten behandler internkontroll i bygninger som er med i kartleggingen. Det vil være av stor betydning for endelig kostnadsanslaget at følgende er tatt hensyn til: - brann - universell utforming - forebygging på fuktskader - inneklima - god luft Undersøkelsen indikerer følgende: - stort etterslep - over en 10 års periode ca mill./ år Prosjektgruppen forholder eg ikke til rapporten som en fasit av situasjonen i vår kommune, da en ikke vil ha en total og sikker situasjonsbeskrivelse med kostnad før en har gjennomgått hele eiendomsmassen og utarbeidet prissatte tilstandsanalyser. 10

11 2.7 Vedtatt organisering Kommunestyret Hammerfest Eiendom KF (FU) Rådmannen Stabsavdeling Byggeprosjekt Sektor Teknisk drift (DV) Kjøp av DV-tjenester Virksomhet Renhold Virksomhet Vaktmester og vedlikehold Privat tjenestetilbyder FU Forvaltning og Utvikling DV Drift og Vedlikehold Modell nr. 1 i tidligere utredning, vedtatt av kommunestyret. I denne modellen legges alt ansvar for FU til Hammerfest eiendom KF, noe som betinger en styrkning av Hammerfest eiendom i forhold til dagens bemanning. DV ansvaret legges under en samlet ledelse til teknisk drift. En tenkte her en rendyrking av utfører og driftsansvar tillagt teknisk drift, men teknisk drift skal ikke ha noe å gjøre med forvaltning og utvikling. Ansvarsforhold: Det totale ansvaret for kommunens eiendomsforvaltning vil ligge hos forvalter, her Hammerfest Eiendom KF. Eiendommene/ låneporteføljen skal ligge hos Hammerfest kommune. FU ansvarlig, med totalt ansvar, skal i denne modellen ikke ha styrings- og instruksjonsmyndighet overfor de som i modellen er tildelt DV ansvaret. Modellen er gjennomførbar men vil ikke være det riktige redskapet hvis tanken/ målsetningen har til hensikt å oppnå bedre resultater og nivåheving av bolig- og tjenestearealene i kommunen. Modellen vil snarere medføre at det blir enklere å fraskrive seg ansvar og ting vil fort ta lengre tid enn ved en totalløsning hvor en samler alt innen FDVU i samme forvaltning. Forventet motsetningsforhold kan i stedet for gode resultater gi en dårligere organisering og forvaltning enn dagens da motarbeidelse og ansvarsfraskrivning kan bli det en må bruke mest ressurser på å handtere. 11

12 3. PRINSIPPER FOR FRAMTIDIG FORVALTNING Langsiktig strategi Hvis eiendomsmassen skal bringes opp på et forsvarlig nivå vil en måtte legge en langsiktig strategi til grunne for dette. Det vil ikke være mulig å bringe forvaltningen av eiendomsmassen opp til et forsvarlig nivå med et kortsiktig perspektiv. Prosjektgruppen mener at det må arbeides ut fra et 5-10 års perspektiv før en kan se resultater. Det vil også være av stor viktighet at det er politisk vilje til å la en ny framtidig forvaltning få den tid som er nødvendig for å oppnå de resultater. I tillegg til at en vi får bedre resultater og bedre bygninger vil dette også være med på å sikre og øke kommunens realkapital. Eiendomsforvaltningen finansiers gjennom husleie Et av de viktigste prinsipper i den fremtidige forvaltning er at eiendomsforvaltningen finansieres ved husleie, husleiemodell. Denne modellen vil vise hva det reelt koster å drifte og forvalte kommunens eiendomsmasse. Separat økonomi og markedsleie vil være helt avgjørende for å kunne legge til grunne langsiktige økonomiske perspektiv i forvaltningen Driften av eiendomsavdelingen uten et langsiktig perspektiv vil være det samme som at vi fortsetter i de samme baner som dagens forvaltning er basert på, tilfeldigheter. Vil kunne sikre tilstrekkelige midler til teknisk drift, til nye forskriftskrav og til faglig vedlikehold i hele byggets levetid Vil kunne sikre at der finnes noe egenkapital neste gang bygning skal erstattes Kommunens boligmasse har i dag husleiemodell som løsning, men husleien går ikke til å forvalte boligene. Videre har en vedtatt sosiale ordninger som styrer hvilken husleie som skal legges til grunne ved utleie. Denne ordningen umuliggjør en forvaltning som sikrer vedlikehold og ikke forfall da dette medfører at en bare tar det viktigste og ender opp med skippertak og store rehabiliteringer. I utgangspunktet kan en si det samme om budsjettering da eiendomsforvaltningen, driften og vedlikeholdet er salderingsposter i budsjettbehandlingen og en tar ikke innover seg det ansvar en har overfor beboere, brukere og ansatte. Det vil være avgjørende for riktig drift av kommunens eiendomsmasse at en legger til grunne en forutsigbar inntekt for å kunne planlegge og gjennomføre en forutsigbar eiendomsforvaltning. En organisasjon Den organisering som flere og flere lykkes med er at hele forvaltningen legges i en organisasjon / under en paraply. Dette gir den beste muligheten til å ha en helhetlig styring og ivaretakelse av kravene til FDVU programmet som må ligge til grunne for at en skal oppnå resultater gjennom oppbygging av en enhetlig organisasjon og etter hvert profesjonalisering av administrasjon, arbeids- og fagområder under en enhetlig ledelse.. 12

13 Kapasitetsutnyttelse Et viktig prinsipp vil være god utnyttelse av ressursene som eiendomsforvaltningen skal bruke. Det vil også være helt avgjørende at der er økonomi til å nyttiggjøre de ansatte som inngår i organisasjonen. Der er i utgangspunktet ingen direkte normer som sier hvor mange m2 som skal regnes pr stilling innen vaktmester og vedlikeholdstjeneste. Renhold har normer basert på landsgjennomsnitt, men også her er det mange individuelle løsninger basert på daglig eller ukentlig renhold. Administrasjon skal være i forhold til budsjett og oppgaver og utfordringer som skal løses. En topptung ledelse vil være uhensiktsmessig med tanke på innsparing og effektivitet. Kontrollsystemer Systematisering av kontrollsystemer er avgjørende for økonomisk sikring av driften, kontroll av utførelser/ hva som utføres videre må være innarbeidet i forvaltningens internkontrollsystem. Her tenkes: - rekvisisjoner og kontroll ved faktura - kontroll av leverte varer og tjenester - proff på bestilling og innkjøp - innkjøps-/ rammeavtaler FDVU Det vil være helt avgjørende at eiendomsforvaltningen har innarbeidet gode FDVU systemer i sin drift. Innen valg av FDVU systemer er der mange løsninger å velge mellom og det må brukes tid på å finne den beste. Her må det gjøres en vurdering og eventuelt lages en kravspesifikasjon som danner grunnlag for utvelgelse. Alternativt er at en viderefører det system som kommunen allerede har betalt for, men der foreligger ingen vurdering omkring hvorvidt det vi har er det mest hensiktsmessige. Forankring Den løsning som velges må ha en politisk forankring slik at det kan arbeides langsiktig. Det vil være av avgjørende betydning at samarbeidet mellom forvalter, eier og brukere er godt. De ansatte må også være med på de løsninger som velges, spesielt hvis en velger organisering som avviker fra dagens ordning. En organisering alt i en organisasjon medfører i utgangspunktet ingen store endringer. Overgang til alt i et KF medfører heller ingen endringer da kommunale regler fortsatt vil gjelde. Endringen vil i utgangspunktet være at alt legges under en helhetlig ledelse og felles mål for forvaltningen. Den organisering som velges må forankers hos brukerne og da spesielt med bakgrunn i at sektorene nå må svare for husleien over egne budsjetter. I utgangspunktet en myndiggjøring og dokumentasjon av hva det koster å drifte bygg. 13

14 Gode samarbeidsrelasjoner kan ivaretas gjennom å opprette en avdeling/ ansvarlig forvalter som kommuniserer alt innen bygg- og eiendomsforvaltningen mot og mellom politikerne, de ansatte, tillitsvalgte, annen administrasjon og ikke minst brukerne. Klargjøring av ansvar og myndighet Det vil være viktig at en har klargjort ansvar og myndighet, hvem gjør hva, hvem har ansvaret for hva? For å få dette til må vi ha en ansvarsfordeling mellom forvalter/ utleier og bruker/ leietaker, noe som kan organiseres med å trekke ansvarslinjen mellom forvalter og bruker. Uten skille vil det oppstå konflikter mellom bruker og forvalter. Dette kan best gjøres ved å klart skille mellom forvalters og brukers ansvar i forvaltningen ved å skille mellom indre og ytre vedlikehold. Dette medfører at bruker selv får ansvar for vedlikehold av innvendige arealer, utvendige lekearealer og lekeapparater, brukerrealterte tiltak som ikke er byggrelatert, energi, mv.. Det er bruker som best ser hva som må gjøres og det er bruker som må ha ansvaret for lekearealer og lekeapparater. Forvalter har ansvaret for ytre vedlikehold, bygningsmessige endringer. Dagens organisering, delt på flere nivåer - mellom mange ansvarlige, uklare ansvarslinjer og forhold kan ikke fortsette. Etter prosessmøte/ planlegging sammen med en del avbrukerinteressene kan en slik FDVU - prosess være som skissert her være det brukeren ser for seg. 1. FDVU- plan utarbeidet og oppdatert som et grunnlag for arbeid og budsjettering på det enkelte bygg 2. a)melding sendes fra driftsenhet eller b)vedlikeholdsplanen tilsier - eller c)rutiner sier d)tilsyn sier at arbeid skal/må utføres 4. Utført arbeid etterkontrolleres og registreres i vedlikeholdsplan 3. Arbeidsordre lages. Drift- og vedlikehold sender melding til driftsenhet om arbeid som skal utføres, når og av hvem. 14

15 Profesjonalisering av eiendomsforvaltningen Gjennom oppbygging av en enhetlig forvaltning for kommunens eiendomsforvaltning vil en bedre kunne profesjonalisere forvaltningen innen både økonomi og fagområdet. Det vil være naturlig at en i denne forvaltningen har en egen avdeling med ansvar for alle kommunens byggeprosjekter. Videre vil en gjennom å samle fagområdet i en avdeling bygge opp nødvendig kompetanse og dermed også større stabilitet i enheten, både på leder-, mellomleder og arbeidernivå. Ta igjen vedlikeholdsetterslepet og stanse forfallet Det viktigste vil være å få på plass en forsvarlig FDVU- forvaltning, men det vil være helt avgjørende for forvalter at en får tatt igjen vedlikeholdsetterslepet og stoppe forfall. Etterslepet vil medføre at en de første årene ikke vil klare å oppnå foreta de store ønskede/ forventede økonomiske innsparingene. Det resultatet en vil oppleve i startfasen er at kommunens bygg- og eiendomsmasse standardmessig løftes, markedsleie vil videre medføre at en kan opprettholde en forsvarlig standard og da først begynne å se økonomiske gevinster av satsingen. Ivareta nye forskrifter og krav Vi får kontinuerlig nye forskrifter og krav til eiendomsdriften, dette er krav som følge av endringer i plan- og bygningsloven, krav fra el tilsyn, krav fra brannvesenet, krav fra arbeidstilsynet osv., osv. Det er imidlertid ikke bare nye forskrifter og krav som skal ivaretas da en kan stille spørsmål ved om hvorvidt dagens krav blir ivaretatt. Ved avdekning av forskrifter og krav som ikke ivaretas så er det byggeier som er ansvarlig. Byggherrefunksjon i samme avdeling Byggeherrefunksjon vil naturlig høre inn i avdelingen for eiendomsforvaltning da dette er en funksjon innen eiendomsforvaltninger og er en naturlig del av det enhetlige innen forvaltningen. Gjennom dette vil en ha hele livsløpet for bygg i en og samme avdeling, fra tegnebrett til FDVU. Overskuddselementer blir i organisasjonen Driften av kommunens bygg- og eiendomsmasse vil ikke bringe de store overskuddene, men en må ha en prising som gjør at forvalter kan planlegge samt drifte et kontinuerlig FDVU- program for bygg- og eiendomsmassen. Overskuddselementer vil kunne være: - salg av eiendommer - momsrefusjon på investeringer - margin for utvikling - overskudd frem til vedlikeholdskostnadene kommer - rentenetto 15

16 Overskudd brukes til egenfinansiering av investeringer, fjerning av vedlikeholdsetterslep samt sparing gjennom ekstraordinær nedbetaling av lånegjeld. Overskudd avsettes til disposisjonsfond øremerket tiltak som vedlikehold, egenfinansiering av investeringer. All lånegjeld knyttet til bygningsmassen betjenes av forvaltningsorganet Låneporteføljen bør ligger hos forvaltningsansvarlig. Hvis en kommunal eiendomsavdeling ligger låneporteføljen i kommunen. Hvis forvaltningsorganet er kommunalt foretak legges låneporteføljen til det kommunale foretaket. Dette tilsier at, hvis total foretaks modell så skal eiendomsmassen ligge hos foretaket. Hvis kommunal sektor blir eiendomsmassen liggende i kommunen, og foretakets eiendomsmasse og låneportefølje overføres til kommunen. 16

17 4. AKTUELLE MODELLER Prosjektgruppen viser til den utredning som lå til grunne for det modellvalg som ble gjort i juni 2007 hvor det ble drøftet 7 ulike modeller. Modellene som ble drøftet var basert på - alt lagt til kommunalt foretak - overføring av kommunens eiendomsmasse og sektor for byggforvaltning i teknisk drift til foretaket - delt løsning mellom kommunalt foretak og kommunen - alt lagt til kommunen og nedleggelse av dagens kommunale foretak. Utover det som er dagens situasjon, vedtatt fremtidig organisering velger prosjektgruppen å nevne ytterligere følgende alternativer: A. To forvaltningsorgan som har FDVU ansvaret for boligbygg og tjenestebygg hver for seg. (Denne modellen praktiseres i enkelte kommuner, bl.a. Alta kommune som har organisert boliger i en stiftelse mens kommunen selv har tjenestebyggene.) Hvis deling kan boligdel med fordel organiseres i en stiftelse eller et kommunalt foretak. I vårt tilfelle kan denne løsningen være at Hammerfest eiendom overfører til kommunene alle tjenestebyggene og kommunen overfører til foretaket de boliger som kommunen i dag selv bestyrer. B. Aksjeselskap med ansvar for alt eller delt løsning. Aksjeselskap har sine fordeler og bakdeler, men i vår sammenheng så er aksjeselskap ikke aktuell å utrede. En kjenner til at bl.a. momsreglene vil gjøre aksjeselskapsformen uheldig for denne type forvaltning/ kommunal drift. Oppsummering aktuelle modeller (Ikke tatt med alle de modeller som tidligere er drøftet/ behandlet.) 1. Dagens modell hvor forvaltningen er delt mellom Hammerfest Eiendom og kommunen, hvor forvaltningen i kommunen ligger på flere nivåer/ områder. Begge forvaltningene har hele FDVU ansvaret for sine arealer. (Modell 1 av de alternativer som ble drøftet og behandlet i forbindelse med kommunens behandling av fremtidig eiendomsforvaltning.) 2. Vedtatt modell som skal avløse dagens delte forvaltning hvor FDVU deles mellom Hammerfest eiendom og kommunen med det totale ansvaret lagt til det kommunale foretaket/ forvalter. 3. Delt løsning hvor bolig og tjenestebyggene deles mellom foretakt og kommunen 4. Aksjeselskap Ut fra prosjektgruppens vurdering så er opplisting av modeller ikke uttømmende da en kan kombinere mange løsninger. Det som vil være viktig er å komme frem til den modell som best løser kommunens eiendomsforvaltning, 17

18 5. FORSLAG/ VURDERING FRAMTIDIGE LØSNINGER 5.1 Framtidig modell? Prosjekt gruppens forsalg er basert på en modell der hele forvaltningen legges til en enhet med ansvar for å drifte kommunens bygg- og eiendomsmasse. Prosjektgruppen er av den oppfatning at dette best ivaretas av en organisering som ikke direkte er en del av det kommunale systemet. Prosjektgruppen er av den oppatning og tilrår at kommunen organiserer dette i et kommunalt foretak. For å oppfylle prinsipper som legges til grunne for framtidig forvaltning anbefaler prosjektgruppen en modell der alt samles i ett regime FDVU - forvaltningen i en helhetlig organisasjon. Mulig organisering av foretaket: Kommunestyre Styret 5 medlemmer Daglig ledelse Daglig leder Utover dette vil her være behov for en klar linje mellom foretaket og kommunens rådmann Stab Merkantil Leieavtaler Prosjekt Byggforvaltning Byggservice Renholdsservice Prosjektleder byggeprosjekt - prosjektering - nybygg - rehabilitering - byggeledelse - utvikling Driftsleder - vedlikeholdsplanlegging - tilstandsanalyser - FDV oppfølging - branndokumentas. - enøk - HMS/ IK Driftsleder - vaktmesterservice - vedlikehold - idrettsanlegg - parkanlegg Renholdsleder - renholdere - vaskeplaner - moppevaskeri 18

19 Organisasjonsoversikt/ arbeidsoppgaver Prosjekt: - Prosjektutvikling - Prosjektstyring i. Ledelse ii. Framdrift iii. Økonomi iv. Innkjøp - Byggeledelse Bygg og eiendomsforvaltning: Byggservice: - Kontraktsmotpart for byggservice i forhold til drift av bygningsmassen - Utarbeidelse av vedlikeholdsplaner/ tilstandsanalyser - Boliger - Bestillerfunksjon i forhold til gjennomføring av planlagt og tilfeldig vedlikehold - Oppfølging av eiers ansvar i forhold til ulike forskrifter innenfor bl.a. elektro, brann, HMS og IK. - Utfører bestilte tjenester fra virksomhetene, prosjekt og byggforvaltning - Har for tiden handverkere og driftsoperatører - Handverkerne arbeider etter bestillinger som kommer inn fra virksomhetene og byggforvaltningen - Driftsoperatørene/ servicepersonellet utfører tekniske oppgaver på byggene og brukerrettede tjenester. Ikke definerte oppgaver, men i forhold til brukers behov og budsjett. - Parkanlegg - Idrettsanlegg som i dag ligger under virksomhetsleder for idrettsanlegg Renholdsservice: - Renholdsservice utfører bestilte tjenester for virksomhetene og byggforvaltningen - Har i dag 48 ansatte fordelt på 41,2 stillingshjemler - Renhold blir utført i henhold til kontrakt med virksomhetene - Oppgavene er definert i renholdsplaner Dette er ikke en uttømmende opplisting men mer å anse som en grov beskrivelse hva som tenkes lagt til hver enkelt avdeling. Det som er avgjørende er hvilke krav eier stiller til forvalter, hva eier og forvalter finner formålstjenelig å legge til eiendomsforvaltningsavdelingen foretak eller kommune er ikke avgjørende for valg. 19

20 5.2 Prismodell Prosjektgruppen tilrår at en legger husleiemodellen til grunne som prismodell og viser ved skisser praktisering av ordningen henholdsvis ved organisering i kommunalt foretak. Modellen er også nyttbar hvis en velger å legge forvaltningen til kommunal resultatenhet. (Denne skissen er med utgangspunkt i at låneporteføljen ligger hos kommunen.) Ved bruk av kommunalt foretak kan husleiemodellen skissers som ovenfor. Kommunen kan velge om virksomhetene først skal få tildelt budsjett for å oppfylle leieavtale med foretaket/ utleier eller om husleien skal budsjetters samlet for så å overføres til det kommunale foretaket. En vil uansett måtte forholde seg til prissatte leieavtaler når det skal budsjetters til eiendomsforvaltningen for utførelse/ oppfyllelse av FDVU - program på bygningsmassen. Det er viktig at kommunen avklarer hva en vil oppnå ved en husleiemodell. Dersom målet er å oppnå kortsiktig gevinst er husleieordningen ikke relevant da eiendomsforvaltningen, som system, krever langsiktige strategiske valg. Husleiemodellen er et meget godt verktøy for å oppnå profesjonell bruk og drift av kommunens bygningsmasse, og gir eiere, bruker og forvalter incitament til å bli mer kostnadsbevisste. Det vil være avgjørende at en vedtar en prismodell med utgangspunkt i en målsetning, vil oppnå noe og følgende momenter anses som aktuelle å legge til grunne for dette. - Synliggjøre verdien av bygningsmassen og alle kostnader forbundet med bruk av bygningsmassen - Å ta vare på og oppettholde de verdier som ligger i bygningsmassen - Få et bedre og mer forutsigbart og planlagt vedlikehold - Opprettholde og tilpasse teknisk og forskriftsmessig standard og funksjonell verdi på bygg til dagens krav - Å bidra til en effektiv utnyttelse og riktig kvalitet på arealene - Å sikre kostnadseffektiv FDVU. - Å sikre fornøyde leietakere og bruker, forvaltere og eiere - Sikre en klarere avgrensing av de ulike roller - Sikre at leietakerne kan fokusere på sin kjernevirksomhet - Få en mer profesjonell eiendomsforvaltning - Få bedre grunnlag for å vurdere alle følgekostnader ved investeringer i nye bygg. 20