SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Tove Halvorsen Arkiv: H07 Arkivsaksnr.: 15/742

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Tove Halvorsen Arkiv: H07 Arkivsaksnr.: 15/742 EVALUERING - KJØKKENPROSJEKT Rådmannens innstilling: Ny organisering av kjøkkendrift iverksettes som utprøvd i kjøkkenprosjektet. Oppstart fra og med Saksopplysninger: Kjøkkendrift hadde gjennom noe tid vært i fokus. Kommunestyret vedtok i møte sak 9/11: Innsparing er nødvendig i helse og sosial budsjett Kommunestyret foreslår at det i 2011 spares ytterligere en mill., totalt kr 1,350 mill. på kjøkkendrift på Modumheimen, og at disse midlene overføres direkte til pleie og omsorg. Det må på sikt være et mål at kjøkkenet på Modumheimen skal drives like effektivt som kjøkkenet på Vikersund bo- og dagsenter. Før kommunestyrets vedtak har det vært gjennomført innsparinger knyttet til drift av kjøkken på Modumheimen. Fra kommunestyrets vedtak og fra til sommerferien 2011 ble det gjort et forberedende arbeid i helse- og sosialetaten for å kartlegge mulighetene for innsparinger. Høsten 2011 nedsatte rådmannen en prosjektgrupp med følgende mandat: Kjøkkendrift i helse- og sosialetaten skal organiseres slik at: Bedre ressursutnyttelse, innsparing i forhold til dagens budsjett Gir en fleksibel organisering, mindre sårbar Utvikle fagmiljø og kompetanse Økt kvalitet, fokus på ernæring og trivsel Utviklingspotensialet i kommunen generelt og eksternt i kommunen Det ble gjort en kartlegging av alle enheter som hadde mat/matservering som en del av sin virksomhet. Arbeidsgruppen har besøkt alle steder som er kartlagt og skaffet oversikt over behov/ønsker knyttet opp mot dagens organisering og kartlagt ønsker/behov for framtiden. Konklusjonen etter forprosjektet ble at kjøkkendriften i Modum bør omorganiseres til en modell som har en overordnet leder for kjøkkendrift. Modumheimen og Vikersund bo- og

2 dagsenter må ha en avdelingsleder som er ansvarlig for daglig drift av kjøkkenet med underliggende enheter som skal betjenes. Bemanningen på mottakskjøkkene på Frydenberg og Geithus- bo og dagsenter bemannes likt. Det utarbeides lik turnus for mottakskjøkkene og hvert av produksjonskjøkkenene får ansvar for et mottakskjøkken hver. Innsparingen vil være ca 1 årsverk. Dette årsverket frigjøres for å ansette ansvarlig leder for kjøkkendrift Modum. Gro Jensvoll ble leder for kjøkkenprosjektet fra og med 1/3-13 i tråd med arbeidsgruppas (nedsatt høsten 2011) anbefaling om en felles leder. Kjøkkenprosjektet Målet med omorganiseringen Hovedmål 1. Tydeliggjøre ansvaret for de ulike arbeidsoppgavene bedre enn tidligere. 2. Sikre kompetanse og opplæring på IK-mat. 3. Sikre kompetanse og opplæring på kost/ernæring. 4. Tydeliggjøre budsjettansvar. 5. Tydeliggjøre personalansvaret sikre enhetlig ledelse. Hensikten med kjøkkenprosjektet er å få et godt faglig miljø hvor man er stolte av jobben man gjør og arbeidsplassen! Kjøkkenprosjektet skal se helheten og sørge for riktig ressursfordeling i de ulike avdelingene. Samtidig sikre ernæringsmessig riktig kost for brukere/beboere og tilstrebe like forhold/tilbud til alle som besøker/bor/arbeider i Helse og Sosialetatens ulike virksomheter.

3 Viktigheten av samarbeid mellom alle i kjøkkenprosjektet og ikke minst det tverrfaglige samarbeidet med virksomhetene som den totale kjøkkendriften er en del av er og blir vesentlig! Det ble avholdt informasjonsmøte før oppstart våren 2013 for kjøkkenpersonalet på Modumheimen, VBD, GBD, Frydenberg. Det var 23 deltakere på dette møtet inkludert Helse og sosialsjef og tillitsvalgte hvor organiseringen av Kjøkkenprosjektet ble presentert. Det ble dannet en arbeidsgruppe bestående av: Virksomhetsledere på de stedene som er berørt av omorganiseringen, kjøkkenfaglig ansvarlige på produksjonskjøkkenene, tillitsvalgte i organisasjonene og prosjektleder. Arbeidsgruppa for kjøkkenprosjektet består av: Kari Mette Larsen (Virksomhetsleder Frydenberg), Gerd Hovland (Virksomhetsleder Tun Geithus), Anne Warhuus (Fagforbundet), Jorunn Tandberg (Delta), Anne Grete Bjertnes (Kjøkkenfaglig ansvarlig Modumheimen), May Anita Bergan/Marianne Korsbøen(kjøkkenfaglig ansvarlig VBD), Gro Jensvoll (kjøkkenprosjektleder). Det ble avholdt en «kick off» dag for personalgruppen i juni 2013 hvor det var fokus på å bli kjent på tvers av avdelingene og finne måter å samarbeide på i tillegg til sosialt samvær. Personalet ble delt inn i grupper hvor de skulle fokusere på de områdene som kunne bli en utfordring og hva som ble viktig ved omorganiseringen. Utfordringen til kjøkkenprosjektet er at personalet arbeider på fire forskjellige steder og får derfor ikke den normale kommunikasjon i det daglige arbeidet! Det er avholdt flere felles personalmøter hvor disse temaene/verdiene ble tatt opp og har også startet et «Vi»- prosjekt med tilskudd og veiledning fra NAV Arbeidslivssenter med samme agenda. Ny turnus på alle stedene fra fikk dette resultatet: Kjøkkenet Modumheimen: Frigjorde 31,69 % (14, ,61) som ble flyttet til Frydenberg Kjøkkenet GBD: Frigjorde 1 årsverk (100%) (14,08 %+ 19,70 %+14,08 % + 52,14%) Kjøkkenet VBD: Hadde 26,06% vakant. person i 19,70% GBD flyttet til VBD og brukt i tilrettelagt turnus. Kjøkkenet Frydenberg: Hadde ikke eget kjøkkenpersonell. Det ble brukt 60 % hjelpepleierstilling 5 dager pr uke + at personal fra kjøkkenet på VBD transporterte, serverte og vasket opp etter middag alle dager.

4 60 % stilling som helsefagarbeider fra Frydenberg ble omdisponert inn i kjøkkenprosjektet. Arbeidsgruppa som hadde sett på kjøkkendriften i Helse og Sosial konkluderte med at det var store forskjeller i bemanning og arbeidsoppgaver på de fire kjøkkenene dette prosjektet i første omgang skulle omhandle. Kjøkkenprosjektet er i gang med jobbrotasjon slik at alt personell kan brukes på alle stedene. Det er satt opp plan for gjennomføringen av jobbrotasjon med skjema for avkrysning for alle kjøkkenene. Det å få de fleste igjennom denne jobbrotasjonen har tatt lengre tid enn først planlagt da dette må foregå i tillegg til de daglige arbeidsoppgavene og vi må til enhver tid ha riktig kompetanse på riktig sted. Det å få gjennomført dette vil være med på å kvalitetssikre tjenesten slik at det blir riktig ressursfordeling på alle stedene. Det er nå resultatene av jobbrotasjon og opplæring av personal på tvers av avdelingen begynner å vise seg. Personalet ser nytten av å kunne «ta» med seg erfaringer og måter å jobbe på tvers av avdelingene. Personalet er blitt fleksible og tar utfordringene med å kunne jobbe på et annet kjøkken enn den opprinnelige turnusen tilsier på kort varsel ved sykdom/ferie etc. Det er også opprettet en vikarbank som skal styres av prosjektleder. Det er egen prosedyre på dette. Kjøkkenprosjektet har brukt tid på «å finne sin plass» i systemet der hvert av kjøkkenene tidligere var en del av fire forskjellige Virksomheter (Modumheimen, GBD, VBD, Frydenberg). Det er mange drøftingstemaer som fremstår underveis for å nå målet om mest mulig like tilbud for beboere, besøkende, ansatte i alle avdelingene. Det har tidligere vært lite samarbeid og erfaringsutveksling mellom virksomhetene. Det verserer mange typer praksis i forhold til: tilbud, priser, hva som blir fakturert fra kjøkkenet, personaltiltak, etc og Kjøkkenprosjektet er i gang med å se på disse ulikhetene i samarbeid med de involverte virksomhetene og har hatt et samarbeidsmøte med saksliste som omhandlet disse «praksisene». Kjøkkenprosjektleder vil innkalle til slike møter jevnlig i tråd med et av Kjøkkenprosjektets mål om likt tilbud. Kjøkkendriften skal fortsatt være en del av «sine» virksomheter selv om organiseringen nå har samlet kjøkkendriften med eget ansvarsnummer og tjenesteområde. Kjøkkenprosjektleder ønsker at kjøkkenpersonalet er med og fremstår med positiv holdning i den øvrige virksomhetens arrangementer. Kjøkkenprosjektet og virksomhetene skal samarbeide om beste mulig løsninger for praksis i forhold til endringer og omgjøringer. Kjøkkenpersonalet er fleksible og tar utfordringer og det er 2 kjøkkenassistenter og en vikar som i Kjøkkenprosjektperioden startet med utdanning til fagbrev som institusjonskokk. Alle disse har nok praksis og håper å kunne gå opp til fagprøve i Det startet også en ung gutt i ordinær lærlingeordning som byttet fra et lærlingeløp i hotellbransjen til institusjonskokkfaget. Alle disse tiltakene ser vi på som en flott mulighet for hele kjøkkenprosjektet og et ønske om en virksomhet som er en arena for læring og utvikling! Den første praktiske omgjøringen kjøkkenprosjektet gjorde ved oppstart var å omdisponere varebilen som var leaset på Vikersund bo og dagsenter med formål om

5 frakting av mat fra VBD til Frydenberg mottakskjøkken over til kjøkkenprosjektet. Bilen er nå stasjonert ved hoved-kjøkkenet på Modumheimen og blir brukt av kjøkkenpersonalet til utkjøring av i hovedsak varmmat til mottakskjøkkenene på GBD og Frydenberg. Tørrmat, meierivarer og grønnsaker kommer direkte til mottakskjøkkene med bestillingsrutiner via produksjonskjøkkenene. Disse vareleveransene direkte til mottakskjøkkenene er en stor besparelse i forhold til tunge løft og ompakkinger på produksjonskjøkkenene. Kjøkkenprosjektet samlet all produksjon til mottakskjøkkenene fra kjøkkenet på Modumheimen slik at transport og logistikk ble mer rasjonelt og besparelse i bruk av bil og personell. Kjøkkenprosjektet samarbeider med ulike aktører i systemet og ser på dette tverrfaglige samarbeidet som helt nødvendig for å få til gode løsninger! Det nyeste samarbeidet er «Hverdags rehabiliteringsprosjektet» på Geithus bo og dagsenter hvor representant fra kjøkkenet er med i arbeidsgruppa. Det er viktig at kjøkkentjenesten er med i planer og fremtidig prosjekter som har med kjøkkendrift å gjøre. Vurdering: Den måten kjøkkentjenesten har vært organisert på i prosjektperioden har gjort sitt til at kvaliteten på tjenesten hele tiden blir evaluert ved at personalet roterer mellom avdelingene og møtes til felles personalmøter. Det blir utvekslet læring og erfaringer på tvers av avdelingene og man ser hele tiden nye spennende temaer å dele når man etter hvert blir tryggere og bedre kjent. Denne erfaringsutvekslingen har også trigget ønsket om å lære mer for enkelte av personalet slik at de nå har gjort alvor av å starte på «drømmen» om fagbrev, som også styrker målet om å sikre beboere/brukere ernæringsmessig riktig kost. Temaene dietter og ernæring skal være fokusområdene i internopplæring for personalet. Personalet ser helheten tenke utover sin «lille» avdeling slik at målet om riktig ressursfordeling blir lettere å nå. Dette er også noe personalet trekker frem ved evaluering av prosjektet. Kjøkkenprosjektet ser også at det er god økonomi i at personalet er fleksible og at ressurser kan omdisponeres på kort varsel ved sykdom og andre utfordringer. Mottakskjøkkenene har bare en person på jobb hver dag og er sårbare ved sykdom eller andre hendelser. Vikarene som jobber innen kjøkkendrift kan jobbe i alle avdelingene og det gjør at de har flere muligheter og at flinke vikarer beholdes. Det jobbes tverrfaglig slik at brukerne skal oppleve likt tilbud i de ulike virksomhetene. Kjøkkenprosjektet jobber godt med måloppnåelsen og ser for seg at denne organiseringen bør bli en varig endring. Ved varig endring i organiseringen etter denne modellen vil det innebære permanente omgjøringer i stillinger og eventuelle utlysninger.