SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Erla Sverdrup Arkiv: 000 Arkivsaksnr.: 19/4075. Status for økt grunnbemanning legges fram til orientering.

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Erla Sverdrup Arkiv: 000 Arkivsaksnr.: 19/4075 SAKEN AVGJØRES AV: Formannskapet STATUS RAPPORT - ØKT GRUNNBEMANNING Rådmannens innstilling Saken tas til orientering. Kortversjon Status for økt grunnbemanning legges fram til orientering. Bakgrunn Oppfølging av Kommunestyresak 106 /18 punkt 9: Kommunen styrker grunnbemanningen innen helse- og sosial og undervisning. Budsjettert vikarlønn benyttes til dette. Styrket grunnbemanning skal gi økt nærvær. Målet er bedret arbeidssituasjon for ansatte og bedret tilbud for brukerne. Formannskapets vedtak sak 5/19: Økt grunnbemanning gjennomføres som vedtatt. Administrasjonen må lede prosessen og sikre samspill med ansatte og fagbevegelsen. Formannskapet holdes løpende orientert. Med bakgrunn i vedtakene i k-sak 106/18 punkt 9 og f-sak 5/19, ble det organisert en arbeidsgruppe som bestående av: - Virksomhetsleder Modumheimen - Barnehageleder - Virksomhetsleder, Vikersund Bo og dagsenter - HTV Fagforbundet - HTV Utdanningsforbundet - Personalrådgiver - Personalsjef leder av arbeidsgruppen. Målet med henhold til vedtak er:

2 Styrket grunnbemanning skal gi økt nærvær. Bedret arbeidssituasjon for ansatte Bedre tilbud til brukerne Rapportering Varighet: Prosjektperioden ble først definert fra Arbeidsgruppens anbefaling var å forlenge det ytterligere ett år. Rådmannen anbefalte en forlengelse av prosjektperioden frem til I formannskapet sak 43/19 ble rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. Omfang og avgrensing: Modumheien avdeling A1, A2, A3 og A4 Skredsvikmoen barnehage Mælumenga barnehage Saksopplysninger Hovedutvalget for helse- og sosialsektoren sak 24/19 behandlet fordeling av 2 mill. kr som skulle brukes til å styrke grunnbemanningen. Hovedutvalget for undervisning behandlet i sak 13/19 fordeling av 4 mill. kr. De enhetene som har fått midler til å styrke grunnbemanningen vil bli omfattet av rapportering f.o.m Økt grunnbemanning ved bruk av vikarmidler. Grunnbemanning er på Modumheimen regulert av bemanningsplaner 24 timer i døgnet som danner grunnlaget for en turnus, mens det i barnehagene er antall ansatte regulert av bemanningsnormen. Økt grunnbemanning ved bruk av vikarmidler innebærer at det som hovedregel ikke skal leies inn vikar ved sykdom Bemanningen skal være tilstrekkelig til at virksomheten tåler fravær. Forsvarligheten må imidlertid sikres. Målet med økt grunnbemanning er å redusere fravær og dermed også utgiftene til vikar ved fravær på sikt. Et mål ved prosjektet er å utarbeide en oversikt over de økonomiske gevinstene ved økt grunnbemanning. Arbeidsgruppe har valgt i denne rapporteringsperiode å hente tall fra konto; vikar ekstra vakt. Fra og med 1. oktober er det opprettet en egen prosjektkonto; økt grunnbemanning. Dette for å kvalitetssikre at alle utgifter ved bruk av vikar ved økt grunnbemanning føres likt. Bemanningssentralen I Modum kommune er det etablert en bemanningssentral som har faste ansatte som leies ut som vikarer til enhetene ved variabelt fravær. Bemanningssentralen muliggjør flere faste ansettelser og større stillinger, samt en mer fleksibel bruk av ressursene. Heltid Vedtak som ble fattet i kommunestyre sak 106/18 omhandlet ikke heltidserklæringen eller heltidstillinger. Gjennom heltidserklæringen forplikter kommunen seg til å tilstrebe

3 en heltidskultur i hele organisasjonen. Erfaringen viser at økte stillinger bidrar til redusert fravær. I tillegg har det positive effekter på kompetansen hos de ansatte og kvalitet på tjenesten. I heltidserklæringen er de overordnede prinsipper at mål og tiltak skal være del av virksomhetens planer. Enhetene skal ta i bruk ulike virkemidler for å skape en heltidskultur. Mål: 85 % av de ansatte er ansatt i 100 % stilling. Arbeidsgruppen ønsker å se økt grunnbemanning opp mot mål i heltidserklæringen og har derfor utarbeidet egne spørsmål som omhandler heltid i rapporteringsskjemaet. Dette fordi det prosjektet skal belyse effekten på nærvær, bedret arbeidssituasjon for de ansatte og bedret tilbud for brukerne. Det er derfor hensiktsmessig å se satsningsområdene sammenheng med prosjektet «nytt blikk». I den neste rapporten vil derfor en status og utvikling over heltid i Modum kommune inngå. Status Avdelingene ved Modumheimen har fra og med økt grunnbemanning med en dagvakt X 3 pr. uke. Skredsvikmoen barnehage har hatt økt grunnbemanning med en ansatt 100 % fra 1. januar Mælumenga barnehage har hatt økt grunnbemanning med en ansatt i 80 % fra 5. juni Fraværsrapportering Rapportering I tillegg til rapportering har de HTV fra Fagforbundet og Utdanningsforbundet gjennomført en undersøkelse blant de ansatte. Det rapporteres på: -Planlagt økt bemanning og faktisk bemanning, samt innleide vikarer og antall sparte vakter. Hensikt: skaffe dokumentasjon og kunne analysere faktisk bruk. -Innmeldte avvik på kvalitet i Compilo. Hensikt: Se om økt grunnbemanning påvirker antall meldte avvik kvaliteten. -Økonomi: skaffe dokumentasjon for å sammenlinge og følge utviklingen av bruk av vikarmidler. Rapport fra Modumheimen oppsummert

4 Bemanning Kommentar Antall dager med planlagt Antall dager med faktisk 213 Styrking dag man ons fredag 144 Det har vært mangel på vikarer spesielt ved høytider. Antall innleide vikarer 102 Antall sparte vakter 48 A1 oppgir at de har mulighet til å øke grunnturnusen grunnet langvakter. Avvik meldt i Compilo Kommentar Kvalitet på tjenesten 27 Økonomi Kommentar Utgift vikar ved fravær Rapport fra Skredsvikmoen barnehage oppsummert: Bemanning Kommentar Antall dager med planlagt 100 % stilling Opprinnelig skulle barnehagen ha økt grunnbemanning hver dag. Antall dager med faktisk Antall innleide vikarer Ingen dager med økt grunnbemanning. 101 vakter På grunn av langtidsfravær har den økte grunnbemanningen blitt benyttet som en stabil vikar på en avdeling.

5 Antall sparte vakter 100 % stilling Inngår i langtisfravær Avvik meldt i Compilo Kommentar Kvalitet på tjenesten 1 Økonomi Kommentar Utgift vikar ved fravær Lønn til vikarer i perioden: kr Lønn til ekstrahjelp i perioden: kr Rapport fra Mælumenga barnehage oppsummert: Bemanning Kommentar Antall dager med planlagt Antall dager med faktisk 62 dager Barnehagen har en 80 % stilling. 6 dager 3 av dagene er brukt til å bli kjent med barna. Antall innleide vikarer 29 vakter Ulike vikarer Antall sparte vakter 23 vakter Avvik meldt i Compilo Kommentar Kvalitet på tjenesten 0 Økonomi Kommentar Utgift vikar ved fravær ,-

6 Undersøkelse blant ansatte i pilotene De tillitsvalgte har gjennomført en undersøkelse blant en utvalgt gruppe ansatte. Metoden er hentet fra LEAN, der første undersøkelse er et nullpunkt. Skala spørsmål benyttes: 1 liten grad 5 høy grad. Deltakelse i undersøkelsen: Modumheimen: 12 Skredsvikmoen: 6 Mælumenga: 5 Hvordan opplever du arbeidsbelastningen på avdelingen din i dag? Personalet opplever arbeidsbelastningen som relativ stor: 4,22 Opplever du at du har tilstrekkelig med tid til beboer/barn? Personalet opplever i liten grad tilstrekkelig tid til hver beboer/barn i hverdagen: 1,74 Vurdering Lederene har vært positive til rapporteringen. De mener at dette har bidratt til økt bevisstgjøring og en diskusjon om hvordan de kan aktivt bidra til økt grunnbemanning og øke heltidsstillinger. Arbeidsgruppen vil i sitt videre arbeid ha et forsterket fokus på utviklingen av økte heltidsstillinger i samarbeid med prosjektet nytt blikk. En oversikt vil inngå i den neste rapporteringen til formannskapet. Konklusjon Rådmannen forslår at saken tas til orientering.