Kartlegging: enheter med høyt sykefravær

Transkript

1 1 Kartlegging: enheter med høyt sykefravær På bestilling fra virksomheten kan rådgivere fra Personal og Arbeidsmiljø gjennomføre en kartlegging av forhold på den aktuelle enheten som kan ha betydning for sykefraværsnivået. Kartleggingen vil danne et informasjonsgrunnlag for hvilke spesifikke tiltak som kan være hensiktsmessige å gjennomføre. Kartleggingen består av gjennomgang av MU rapporter, vernerunder og handlingsplaner, samt innhenting av statistikk som viser enhetens korttids- og langtidsfravær over flere år tilbake. Videre vil rådgiverne gjennomføre et strukturert intervju med leder og ansattrepresentanter. Forskning 1 på sykefravær viser at årsakssammenhengene er komplekse, hvor også forhold på arbeidsplassen spiller en betydelig rolle. Dette innebærer at tiltak på arbeidsplassen kan bidra til å redusere sykefraværet. Kartleggingen tar for seg 5 hovedområder; 1) Ledelse og organisering, 2) Psykososialt arbeidsmiljø og kultur, 3), 4) Fysisk arbeidsmiljø og ergonomi og 5) Individuelle forhold. Disse 5 områdene er valgt ut med bakgrunn i at tiltak innenfor alle disse områdene kan ha en positiv effekt i forhold til å redusere sykefravær 2. Fremgangsmåten er som følger: Rådgivere fra Personal og Arbeidsmiljø har en strukturert samtale, ut i fra intervjuguiden nedenfor, med leder og representanter for de ansatte. Samtalen varer fra 1 til 2 timer. Under spørsmålene omkring individuelle forhold skal ikke ansattrepresentanter være til stede. Ut i fra samtalen lager rådgiver fra Personal og Arbeidsmiljø en rapport som beskriver hovedutfordringer og styrker/mulighetsarenaer i enheten relatert til sykefravær. I dialog med enheten kan rådgiverne, leder og eventuelt medarbeiderne komme med forslag til tiltak for å redusere sykefraværet. Vi har en systematisk tilnærming, hvor langsiktige effekter er i fokus. Det er svært sentralt at det er en bred medvirkning og at det er leder ikke Personal og Arbeidsmiljø som skal eie tiltakene. 1 For vitenskapelige referanser kan du henvende deg til ansatte ved Personal og Arbeidsmiljø 2 For vitenskapelige referanser kan du henvende deg til ansatte ved Personal og Arbeidsmiljø 1

2 2 Intervjuguiden Sykefravær Antall årsverk/ansatte Sykefraværsprosent nå Sykefravær siste året Sykefravær siste 3 år Kortid vs langtid Alderssammensetning Ledelse og organisering Hva Svar merknad Møteplasser for personalgruppen Personalmøter, fagdager, kaffepauser, mandagsmøter, fredagslunsjer Arbeidsbelastning Jobbkrav vs jobbressurser Organisering av arbeidet Vaktplaner, grupper etc Omstillinger? Hendelser av betydning i enheten 2

3 3 Hva er gjort tidligere ift sykefravær? Spør kollegaer og leder, prof doc Muligheter for tilrettelegging Hvordan brukes arenaene for sykefraværsoppfølgingen Får leder den støtten vedkommende trenger? Fra sin leder, kollegaer, andre Hva trenger leder? Psykososialt arbeidsmiljø og kultur Hvordan er det psykososiale arbeidsmiljøet? MU/vernerunde Sosial støtte, autonomi, kommunikasjonsklima, konflikter, jobbengasjement, Finne rapportene Terskelen for nærvær/fravær Beskriv personalgruppens styrker Hva kan vi spille på ift evt tiltak Beskriv utfordringer i personalgruppen 3

4 4 lig engasjement Muligheter for fagutvikling Fysisk arbeidsmiljø og ergonomi Fysisk utforming av arbeidsplassen Inneklima, lokaler, lysforhold, kjemikalier etc Ergonomi Stillesittende arbeid, tunge løft, hjelpemidler etc Individuelle forhold Typiske diagnoser Spesielle forhold på individnivå 4

5 5 Rapport; kartlegging av sykefravær Enhet: Dato: Til stede: Sykefraværsstatistikk Antall ansatte: Antall årsverk: Diagrammet nedenfor viser månedlig sykefraværsstatistikk fra. (minimum et år tilbake) Diagrammet nedenfor viser gjennomsnittlig sykefravær, samt korttid og langtidsfravær, for. (minimum siste 3 år) 1 Sykefravær ,8 0,6 0,4 0,2 0 #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! 5

6 6 Kartlegging Kartleggingen er basert på (for eksempel MU, samtale med leder, verneombud og tillitsvalgt etc). I kartleggingen og forslag om tiltak tar vi utgangspunkt i følgende områder: Ledelse og organisering Psykososialt arbeidsmiljø og kultur Individuelle forhold Fysisk arbeidsmiljø og ergonomi Oppsummering av kartlegging Ledelse og organisering (Jobbkrav vs jobbressurser, organisering av arbeidet, hva er gjort av tilrettelegging, lederbehov etc) Kultur/Psykososialt arbeidsmiljø (Kollegialt samhold, holdninger, trivsel, terskel for nærvær/fravær etc) (lig engasjement, faglig utvikling etc) Fysisk arbeidsmiljø (Areal, tunge løft, stillesittende arbeid etc..) Individuelle forhold (typiske diagnoser, spesielle forhold etc) 6

7 7 Hovedutfordringene relatert til sykefravær: Mulige tiltak: (Tiltakene bør reflektere en balanse mellom virksomhetens behov og medarbeidernes behov og forutsetninger. Se evt Verktøykasse for sykefravær for ideer til tiltak) Ledelse og organisering Muligheter for å bruke arenaene for sykefraværsoppfølging: Muligheter for tilrettelegging: Kultur/arbeidsmiljø Fysisk arbeidsmiljø Individuelle forhold 7