Saksframlegg. ORIENTERING OM INNLEIDE BYGG OG MULIGHETENE FOR Å OVERFØRE AKTIVITETEN I DISSE BYGGENE TIL KOMMUNALE BYGG Arkivsaksnr.

Transkript

1 Saksframlegg ORIENTERING OM INNLEIDE BYGG OG MULIGHETENE FOR Å OVERFØRE AKTIVITETEN I DISSE BYGGENE TIL KOMMUNALE BYGG Arkivsaksnr.: 10/8887 ::: Sett inn innstillingen under denne linja Forslag til vedtak: Formannskapet tar saken til orientering ::: Sett inn innstillingen over denne linja Saksfremlegg - arkivsak 10/8887 1

2 ... Sett inn saksutredningen under denne linja Saksutredning: Bakgrunn I budsjettforslag for 2009 foreslo Arbeiderpartiet, Sosialistisk venstreparti, Senterpartiet og Miljøpartiet de grønne følgende vedrørende eksterne leieforhold: Til drift av deler av kommunens tjenester, leier Trondheim kommune m 2 hos andre bygningseiere. Vi ber rådmannen komme tilbake med en sak til Formannskapet om hvordan denne eiendomsmassen er disponert. Vi ber også om en oversikt over muligheten til å overføre aktiviteten i disse byggene til kommunale bygg. Budsjettforslaget ble vedtatt i bystyrets møte I formannskapets møte ble det vedtatt at Saken sendes tilbake til Rådmannen. Formannskapet ber Rådmannen før ny framlegging av saken gå gjennom lag og organisasjoner som i dag har husleiestøtte fra Trondheim kommune, og som kunne utnyttet ledig kapasitet i kommunale bygg (for eksempel barnehager, skoler helse- og velferdssentra). Fakta om innleide og eide bygg Innleie: Trondheim kommune leier eiendomsmasse innenfor følgende tjenesteområder: Innleid areal i m² m² Helse-og velferd Helse-og velferd/helsehus Parkeringshus Kontor/adm./kunde Kultur Oppvekst Totalt Som det fremgår er arealet større enn angitt i budsjettforslaget. Dette skyldes i hovedsak at Trondheim parkering KFs arealer nå er tatt inn i oversikten. I tillegg vet vi at innleide barnehager vil øke arealet innenfor oppvekstområdet ytterligere. Enhetene har selv ansvar for innleie av arealer innenfor sine tjenesteområder. Trondheim eiendom bistår enhetene i forhandlinger om nye arealer og har igangsatt et arbeid med å kvalitetssikre alle arealer som innleies. Alle ledige arealer som eies av kommunen kan på denne måten vurderes opp mot det arealet som ønskes innleid. Trondheim kommune leier i dag inn ca m² fordelt på ca. 71 leieforhold. Her utgjør ca. 41 % av leiekontraktene hele 87 % av totalarealet. Dette betyr at vi har mange mindre leieforhold (hele 39 % er Saksfremlegg - arkivsak 10/8887 2

3 under 500 m²). Disse er ofte knyttet til helse- og velferds behov, hvor betydningen av nærhet til de brukerne som de skal betjene er stor. Prosentvis fordeling av leiekontrakter og areal er vist i grafene under. Trondheim kommune har de siste årene bevisst arbeidet med å samle flere enheter innenfor samme innleieforhold. Dette har vært en satsing for å arealeffektivisere og derigjennom spare både husleie- og FDV-kostnader (forvalning, drift og vedlikehold). Gjennom slike samlokaliseringer kan kommunen lettere tilpasse eventuelle organisasjonsmessige endringer. Dersom en enhet innskrenker sin virksomhet, gir dette ekstra arealer for en annen som utvider. Som eksempler på ovennevnte kan det vises til Samlokaliseringsprosjektet ved Torvet, samt felles lokaler til Offentlig servicekontor som sambrukes med NAV. Totalt utgjør disse to prosjektene ca m², der framleie til blant annet NAV og Sør-Trøndelag Fylkeskommune utgjør ca m². Eide bygg: Trondheim kommune eier følgende eiendomsmasse (Boligstiftelsen for Trygdeboliger sine arealer er ikke inkludert): Byggtype BTA i m² Barnehager Skoler Helsehus Boliger, avlastningsboliger, B/L- og eierleiligheter Kultur, idrett og friluftsliv Adm.bygg og næring Samlet o Det finnes i dag ikke ledige arealer i barnehagene som kan benyttes til andre virksomheter. o Innenfor skoler og helsehus er kommunen avhengig av å arealeffektivisere for å få ledige arealer. o Boligmassen i kommunen er fullt utleid. o Kultur, idrett og friluftsliv omhandler Folkebiblioteket, Kultursenteret ISAK, Trikkestallen, Vitensenteret, idrettshaller, markaeiendommer med mer. Aktivitetsnivået i disse eiendommene er høyt, og sannsynligvis vil bare en avvikling av disse tilbudene kunne skaffe arealer til andre kommunale tjenester. o Administrasjonsbyggene omhandler rådhuset, brannstasjonene og Holtermanns vei 1, hvor Saksfremlegg - arkivsak 10/8887 3

4 brannstasjonene og Holtermanns vei 1 er forutsatt solgt. o Eide næringsarealer benyttes allerede i dag i stor grad av kommunen selv. Av de ca. 40 utleieforholdene til private, er de største knyttet opp mot relativt langsiktige leieforhold hvor formålet ønskes opprettholdt av kommunen. Vurdering av å bruke egne bygg i stedet for å leie arealer Innleide bygg: Helse-og velferd/helsehus er innleid på langsiktige leiekontrakter fra stiftelser. Disse kontraktene kan vanskelig avvikles. Av helse-og velferds øvrige innleide lokaler utgjør voksenopplæringsområdet halvparten av arealet. Det er igangsatt et arbeid med samlokalisering av dette tjenesteområdet, og det vil bli lagt fram et forslag om ny lokalisering til politisk behandling. Resten er mindre arealer som brukes til helsestasjoner, treffsteder, dagtilbud, helseenheter med mer. En del av disse leiekontraktene kan eventuelt avvikles dersom vi finner ledige arealer i egne bygg. Dette forutsetter at leiekontraktene utløper samtidig som egne arealer er ledige, samt at det finnes investeringsmidler for å istandsette arealene til bruksområdet. Parkeringshus er spesialbygg hvor alternativene er å leie eller å bygge selv. Kontor/adm./kunde-lokaler er for det meste langsiktige leiekontrakter for større lokaler der hovedformålet har vært organisasjonsmessig utvikling, samlokalisering og arealeffektivisering. Arealene er så store at det vanskelig finnes egen bygningsmasse som kan romme de samlede aktivitetene. Under kulturområdets innleide lokaler inngår lokaler for Trondheim folkebibliotek og fritidsklubber i bydelene, samt innleie av bygning for framleie til kunstnere. I prinsippet kan bibliotek legges til for eksempel bydelens skole, men her må både brukertilgjengelighet og skolens mulighet for å frigjøre tilstrekkelig areal vurderes. Oppvekstområdets arealer er i sin helhet knyttet til innleie for barnehager. Trondheim eiendom kartlegger i dag arealene som leies inn til barnehager og det forventes at dette arealet vil øke når arbeidet er sluttført. Disse arealene kan først avvikles når Trondheim kommune oppnår full barnehagedekning i egne bygg. Eide bygg eksisterende utleiearealer: Trondheim kommune organiserte tidligere sine mest attraktive næringseiendommer i Trondheim næringsbygg AS. Aksjeselskapet ble solgt og kommunen leide tilbake mange av arealene. De fleste av disse leiekontraktene er nå avviklet. I stedet er det innleid nye lokaler for Samlokaliseringsprosjektet. Mange av næringseiendommene som var igjen i Trondheim kommunes eie etter salget av Trondheim næringsbygg AS, og som ikke var nødvendig for tjenesteproduksjonen, har i ettertid blitt solgt. De største utleieforholdene Trondheim kommune har i dag er Kongens gt. 1 (Vitensenteret), Kongens gt. 7 (Eldres hus), Vognhallvegen 1 B (Gråkallbanen AS), Bøckmannsvegen 118 (Sporveishistorisk forening), Strandveien (Svartlamon Kultur og næringsstiftelse) og Sorgenfriveien 7 (Team Trafikk AS). Alle disse leieforholdene er på relativt langsiktige leiekontraker og er knyttet til formål som er ønsket opprettholdt av kommunen. Saksfremlegg - arkivsak 10/8887 4

5 For øvrig er utleieforholdene små lokaler i boligbygg, kjellerlokaler i samme, kjellerlokaler i skoler, eiendommer som er oppkjøpt grunnet bortregulering, bygninger i friområder, private barnehager med mer. Lokalene leies ofte av mindre næringsdrivende som for eksempel frisør, verktøyutleie, café, malermester, velforening, organisasjoner, lag- og foreninger med mer. De fleste utleieforholdene tilknyttet boliger leies allerede i dag av hjemmetjenester, tiltaksenheter eller lignende i Trondheim kommune. Utleie til eksterne utgjør ca. 40 leieforhold. Trondheim kommune arbeider kontinuerlig med å vurdere egne ledige lokaler opp mot innleie fra eksterne utleiere. Utfordringen er ofte at tjenesteproduksjonen må knyttes til spesifikke byområder hvor kommunen ikke har egnede ledige lokaler, verken størrelses- eller funksjonsmessig. I tillegg må lokalene ofte tilpasses en spesifikk kommunal tjeneste. Dette kan ofte utløse store investeringsbehov. For å utnytte denne muligheten enda bedre har Trondheim eiendom satt i gang et arbeid med å kontrollere opplysninger og standard på bygningsmassen som leies ut eksternt. På den måten kan kommunen lettere vurdere egne lokaler som et alternativ til ekstern innleie. Eide bygg eventuelle nye utleiearealer: Eventuelle nye utleiearealer kan muligens skaffes til veie ved arealeffektivisering av enheter innen tjenesteområder som skole og helsehus. Utfordringen her er at arealene ofte er spredt over hele bygget, slik at enheten må flyttes sammen for å frigi nok arealer, eller at en for eksempel samler tre enheter på to virksomhetssteder for å frigi det tredje for utleie. Dette kan gi investeringskostnader både til å arealeffektivisere eksisterende enhet og å tilrettelegge for ny virksomhet. Både i skoler og barnehager kan en slik effektivisering også raskt komme i konflikt med lovbestemt krav til areal. I vanlige kontorlokaler har allerede Trondheim kommune gjennomført en arealeffektivisering, og det er fokus på å utnytte slike arealer så snart de stilles ledig. Innefor barnehageområdet finnes det ikke ledige arealer. Fakta om husleiestøtte og bruk av eide bygg for lag og foreninger Muligheten for flytting av lag og foreninger til kommunale bygg: Definisjoner av utleieforhold: o Eksklusive arealer: areal som er avgrenset fra annen kommunal virksomhet og som på heltid benyttes kun av leietaker, for eksempel en frisørsalong i et helse- og velferdssenter. o Sambruk arealer: tids- og arealbegrenset bruk av kommunale arealer på tider hvor de ikke brukes av kommunale enheter, for eksempel bruk av aulaen på en skole for et musikkorps hver tirsdag mellom kl Det er beskrevet i saken de begrensninger både arealmessig og økonomisk som ligger i å tilby eksklusive arealer. Dersom lag og foreninger overtar lokaler til en subsidiert leie der disse lokalene i dag er utleid til private næringsdrivende, vil Trondheim kommune miste leieinntekter som p.t. bl.a. går til vedlikehold. Når det gjelder sambruk av arealer må bruken avpasses i forhold til idrettslag, musikkorps og andre frivillige organisasjoner som allerede har fått tildelt tid. Saksfremlegg - arkivsak 10/8887 5

6 Det er viktig å være oppmerksom på at økt bruk generer økte kostnader til forvaltning, drift og vedlikehold. Disse merkostnadene kan ev. inndekkes gjennom å fjerne direkte støtte til lag og organisasjoner. Fordi enkeltbeløpene pr. organisasjon ligger mellom kr 5 10-tusen, så vil ikke rådmannen ta initiativ til dette. Det er foretatt en undersøkelse blant barnehager, skoler, helse- og velferdsenter og Kulturenhetens bygg om mulighet for sambruk. Mulighet for sambruk av lokaler i egne bygg: Mange av barnehagene som svarte oppgir at de har ledig brukstid til møterom og flerbruksrom. Skolene har ledig brukstid i møteromsarealer, fellesarealer, flerbruksrom, gymnastikkhaller med mer. Helsehusene som svarte oppgir at de har møterom, festsaler, flerbruksrom med mer som kan sambrukes. Det finnes ingen muligheter for sambruk av boliger, avlastningsboliger, B/L-og eierleiligheter. Innenfor kultur, idrett og friluftsliv svarer de fleste at samtlige arealer unntatt kontorer har ledig brukstid. I administrasjonsbygg og næringslokaler kan møterom og møteromssentre (for eksempel Erling Skakkes 14 Bytorvet og rådhuset) benyttes på kveldstid, men dette utløser betydelige kostnader til vaktordninger. Enhetslederne som har svart på undersøkelsen viser til følgende utfordringer ved økt utlån: økt behov for renhold, større slitasje og økt energibruk. Samtidig må de være i beredskap hvis noe skjer. Utlånet påvirker også sikkerhet og administrative ressurser. Oversikt over lag og foreninger: 12 lag og foreninger leier i dag lokaler (eksklusivt) i kommunale bygg, hvorav fem i marka der det er politisk vedtak om en slik utleie. Alle utleieforholdene har et element av husleiesubsidiering fordi leietakerne bare betaler for driftskostnadene i leieforholdet. De største leieforholdene er i Bøckmannsveien 112 (Sporveishistorisk forening) samt Mellomveien 5 (Kunstnere, Arbeidernes turn og idrettsforening og Kraftsportklubben av 1967). Angstringen, Eldres hus, Krisesenteret, Senter mot incest, Kirkens SOS og KiM-senteret får til sammen en årlig støtte på ca. kr 6,8 mill. Disse driver en virksomhet som kompenserer for kommunale tiltak, og rådmannen vil derfor ikke anbefale å fjerne denne. Eldres hus og Krisesenteret er i kommunale bygg, de øvrige leier lokaler eksternt. Det ikke noe klart skille på om den direkte støtten som ytes går til husleie eller er et generelt bidrag til driften. Vi har ikke ledige kommunale lokaler til de som leier eksternt. Trondheim kommune betalte i 2009 husleie for møtelokaler i Folkets hus, støttet Amathea og treffsted for pensjonister (AOF Midt-Norge) samt ga tilskudd til Nasjonalforeningens eldresenter. Støtten er fjernet fra 2010, noe som gir en besparelse på kr 1,1 mill. Husleiestøtte ytes til følgende: o Teaterhuset Avant Garden får en støtte til husleie på kr ,- pr. år. De leier ca m² Saksfremlegg - arkivsak 10/8887 6

7 og har en 5-årskontrakt med opsjon på 5 nye år som ble inngått ved årsskiftet 2009/2010. De må være lokalisert sentralt i forhold til å tiltrekke seg teaterpublikum samt at lokalene må være til eksklusiv bruk for prøver og fremvisning av forestillinger. o DansiT har en støtte fra kommunen på kr ,- pr. år. Støtten inngår i DansiTs driftsbudsjett, men går i hovedsak til å leie lokaler av Svartlamoen kultur- og næringsstiftelse (eiendommen eies av Trondheim kommune). De leier ca. 220 m² og har en 5-årskontrakt som ble inngått i Lokalene benyttes til produksjonsarealer for dans og tilknyttet scenekunst samt øvingslokaler for dansere. DansiT har ikke spesielle krav til lokalisering men leieforholdet til stiftelsen er særlig begrunnet i ønsket om nærhet til den spennende kultur- og næringsutviklingen i området. o Atelier Gregus gate brukes til 11 atelieer/verksted for kunstnere. Lokalene som er på ca. 700 m² leies av kommunen som betaler for strøm og innkrever husleie fra kunstnerne. Netto driftsutgift er kr pr år. Det er inngått en 10-års leiekontrakt med opsjon på nye 10 år. Nåværende leieperiode utløper sommeren I 1998 gikk kommunen inn med kr 1,0 mill til istandsetting av bygningen i forbindelse med fortsatt leie, jfr. bystyresak 98/0025. Atelier Gregus gate har ikke bestemte krav til lokalisering, men brukerne må ha rett til eksklusiv bruk av arealene da kunstverk og utstyr må være i lokalene gjennom hele produksjonsprosessen. For øvrig finnes 39 lag og foreninger som i dag får tilskudd på til sammen ca. kr 0,5 mill. Av disse mottar 30 mellom kroner kr 5- og 10-tusen pr. år, mens ni mottar mellom kr 10 og 50-tusen pr. år. Ut over dette får frivilligsentralene ca. kr 1,8 mill, mens Omsorgskafeen, Trondheim døveforening, Vårres Brukerstyrt Senter og kvinner mot vold får til sammen ca. kr 0,5 mill. Vurdering av å bruke egne bygg til lag og organisasjoner for å spare husleiestøtte Sambruk av arealer: I Handlingsprogram for kultur er utleie/utlån av kommunale lokaler ført opp som et satsningsområde, og rådmannen vil komme tilbake med en politisk sak som bl.a. omhandler økt utnyttelse og gratis tilgang til kommunale lokaler, økonomisk estimat over utgifter, prinsipper for nytt system for utlån/ utleie, sentral database for utleie med mer. Eksklusive arealer: Teaterhuset Avant Garden har en langsiktig leiekontrakt som det kan være vanskelig å forhandle seg ut av. I tillegg har kommunen ingen ledige lokaler av denne størrelsesorden. DansiT har også en langsiktig leiekontrakt som det kan være vanskelig å forhandle seg ut av. Dessuten leier de av Svartlamon kultur- og næringsstiftelse som igjen støttes av Trondheim kommune. Dersom leieforholdet opphører kan dette fører til økt behov for støtte til stiftelsen. Arealbehovet for DansiT er vanskelig å finne i den kommunale bygningsmassen. Atelier Gregus gate har et leieforhold det er mulig å avslutte sommeren 2012, men kommunen har ikke ledige arealer å tilby. Saksfremlegg - arkivsak 10/8887 7

8 Dersom lag- og organisasjoner overtar leieforhold som i dag er utleid til private næringsdrivende, vil ikke dette føre til besparelser for kommunen, fordi vi i så fall vil tape leieinntekter. Det finnes kommunale bygg som kan utnyttes mer arealeffektivt for å frigi arealer (eksklusivt) til lag og foreninger. Dette vil imidlertid kreve store bygningsmessige tiltak både for å arealeffektivisere for dagens brukere og tilrettelegging for de aktuelle lag og foreningene. Det ble i Økonomiplanen for vedtatt å øke salgsbudsjettet for Trondheim kommune med kr 100 mill. Dette fører til at rådmannen må velge mellom salg, egenbruk eller utleie til lag- og foreninger når lokaler ledigstilles. Konklusjon Trondheim kommune leier inn arealer tilsvarende 16 % av det eide arealet. Størstedelen av arealet er knyttet til større og ofte langsiktige leieforhold, og det er vanskelig å skaffe plass for disse i egne bygg. Tjenesteproduksjonen i en del mindre leieforhold kan på sikt flytte inn i kommunale eiendommer, forutsatt at det skaffes investeringsmidler til ombygginger/oppgraderinger, samt at andre enheter kan arealeffektivisere. Det vurderes fortløpende hva som er gunstigst for kommunen når dette er alternativet. Rådmannen vil tilrettelegge for egen bruk av lokaler som ledigstilles. Dersom det ikke er behov for lokalene til kommunal tjenesteproduksjon vil eiendomsutvikling og salg vurderes, jf. budsjettvedtaket i Økonomiplanen I de tilfeller lokalene ikke lar seg fradele for salg, kan de tilbys lag og organisasjoner eller næringsdrivende. Rådmannen anbefaler at ev. husleiesubsidiering må kompenseres med bevilgninger som dekker nødvendige forvaltnings-, drifts- og vedlikeholdskostnader. På lengre sikt kan kommunen vurdere å bygge og eie egne bydelssentre til for eksempel administrasjon og offentlig servicekontor. Disse kan bygges med ekstra arealer for å kunne gi rom for hjemmetjenester, tiltaksenheter eller lignende. En slik samlokalisering kan gi positive organisasjonsmessige effekter gjennom sambruk av arealer. I tillegg gjør sambruk det lettere å tilpasse endringer i organisasjonen. Rådmannen mener at dette på lang sikt kan være en økonomisk riktig disposisjon, men at dagens investeringssituasjon ikke gir rom for dette. Ved omorganiseringen av Trondheim eiendom vil rådmannen se på hvordan han kan samle og styrke ressursene som arbeider med innleie av arealer sammen med funksjonen for ekstern utleie av kommunale lokaler. Ved en slik organisering vil vi sikre at egenbruk av eide lokaler blir vurdert før en innleie. Likeså vil rådmannen tilrettelegge for økt sambruk av kommunal bygningsmasse til lag og foreninger som måtte ha behov for dette, og vil fremme en egen politisk sak knyttet til Handlingsprogram for kultur. Rådmannen i Trondheim, Torbjørn Bratt kst. kommunaldirektør for byutvikling Anne Aaker kst. dir. Trondheim eiendom Saksfremlegg - arkivsak 10/8887 8

9 Elektronisk dokumentert godkjenning uten underskrift... Sett inn saksutredningen over denne linja Saksfremlegg - arkivsak 10/8887 9