Saksframlegg. Trondheim kommune. Orientering om innleide bygg og mulighetene for å overføre aktiviteten i disse byggene til kommunale bygg.

Transkript

1 Saksframlegg Orientering om innleide bygg og mulighetene for å overføre aktiviteten i disse byggene til kommunale bygg. Arkivsaksnr.: 09/13916 Forslag til vedtak: Formannskapet tar saken til orientering. Saksfremlegg - arkivsak 09/

2 Saksutredning: Bakgrunn I budsjettforslag for 2009 foreslo Arbeiderpartiet, Sosialistisk venstreparti, Senterpartiet og Miljøpartiet de grønne følgende vedrørende eksterne leieforhold: Til drift av deler av kommunens tjenester, leier Trondheim kommune m 2 hos andre bygningseiere. Vi ber rådmannen komme tilbake med en sak til Formannskapet om hvordan denne eiendomsmassen er disponert. Vi ber også om en oversikt over muligheten til å overføre aktiviteten i disse byggene til kommunale bygg. Budsjettforslaget ble vedtatt i bystyrets møte Fakta Innleie: Trondheim kommune leier eiendomsmasse innenfor følgende tjenesteområder: Innleid areal i m² m² Helse- og velferd Helse- og velferd/sykehjem Parkeringshus Kontor/adm./kunde Kultur Oppvekst Totalt Som det fremgår er arealet større enn angitt i budsjettforslaget. Dette skyldes i hovedsak at Trondheim parkering KFs arealer nå er tatt inn i oversikten. I tillegg vet vi at innleide barnehager vil øke arealet innenfor oppvekstområdet ytterligere. Enhetene har selv ansvar for innleie av arealer innenfor sine tjenesteområder. Trondheim eiendom bistår enhetene i forhandlinger om nye arealer og har igangsatt et arbeid med å kvalitetssikre alle arealer som innleies. Alle ledige arealer som eies av kommunen kan på denne måten vurderes opp mot det arealet som ønskes innleid. Trondheim kommune leier i dag inn ca m² fordelt på ca. 71 leieforhold. Her utgjør ca. 41 % av leiekontraktene hele 87 % av totalarealet. Dette betyr at vi har mange mindre leieforhold (hele 39 % er under 500 m²). Disse er ofte knyttet til helse- og velferds behov, hvor betydningen av nærhet til de brukerne som de skal betjene er stor. Prosentvis fordeling av leiekontrakter og areal er vist i grafene under. Saksfremlegg - arkivsak 09/

3 Trondheim kommune har de siste årene bevisst arbeidet med å samle flere enheter innenfor samme innleieforhold. Dette har vært en satsing for å arealeffektivisere og derigjennom spare både husleie-og FDV-kostnader (forvalning, drift og vedlikehold). Gjennom slike samlokaliseringer kan kommunen lettere tilpasse eventuelle organisasjonsmessige endringer. Dersom en enhet innskrenker sin virksomhet, gir dette ekstra arealer for en annen som utvider. Som eksempler på ovennevnte kan det vises til Samlokaliseringsprosjektet ved Torvet, samt felles lokaler til Offentlig servicekontor som sambrukes med NAV. Totalt utgjør disse to prosjektene ca m², der framleie til blant annet NAV og Sør-Trøndelag Fylkeskommune utgjør ca m². Eide bygg: Trondheim kommune eier følgende eiendomsmasse (Boligstiftelsen for Trygdeboliger sine arealer er ikke inkludert): Byggtype BTA i m² Barnehager Skoler Sykehjem Boliger, avlastningsboliger, B/L- og eierleiligheter Kultur, idrett og friluftsliv Adm.bygg og næring Samlet Det finnes i dag ikke ledige arealer i barnehagene som kan benyttes til andre virksomheter. Innenfor skoler og sykehjem er kommunen avhengig av å arealeffektivisere for å få ledige arealer. Boligmassen i kommunen er fullt utleid. Kultur, idrett og friluftsliv omhandler Folkebiblioteket, ISAK, Vitensenteret, idrettshaller, markaeiendommer med mer. Aktivitetsnivået i disse eiendommene er høyt, og sannsynligvis vil bare en avvikling av disse tilbudene kunne skaffe arealer til andre kommunale tjenester. Administrasjonsbyggene omhandler rådhuset, brannstasjonene og Holtermanns vei 1, hvor brannstasjonene og Holtermanns vei 1 er forutsatt solgt. Eide næringsarealer benyttes allerede i dag i stor grad av kommunen selv. Av de ca. 40 utleieforholdene til private, er de største knyttet opp mot relativt langsiktige leieforhold hvor formålet ønskes opprettholdt av kommunen. Saksfremlegg - arkivsak 09/

4 Vurdering Innleide bygg: Helse- og velferd/sykehjem er innleid på langsiktige leiekontrakter fra Stiftelser. Disse kontraktene kan vanskelig avvikles. Parkeringshus er spesialbygg hvor alternativene er å leie eller å bygge selv. Kontor/adm./kunde-lokaler er for det meste langsiktige leiekontrakter for større lokaler der hovedformålet har vært organisasjonsmessig utvikling, samlokalisering og arealeffektivisering. Arealene er så store at det vanskelig finnes egen bygningsmasse som kan romme de samlede aktivitetene. Av helse- og velferds øvrige innleide lokaler utgjør voksenopplæringsområdet halvparten av arealet. Det er igangsatt et arbeid med samlokalisering av dette tjenesteområdet, og det vil bli lagt fram et forslag om ny lokalisering til politisk behandling. Resten er mindre arealer som brukes til helsestasjoner, treffsteder, dagtilbud, helseenheter med mer. En del av disse leiekontraktene kan eventuelt avvikles dersom vi finner ledige arealer i egne bygg. Dette forutsetter at leiekontraktene utløper samtidig som egne arealer er ledige, samt at det finnes investeringsmidler for å istandsette arealene til bruksområdet. Under kulturområdets innleide lokaler inngår lokaler både for Trondheim folkebibliotek i bydelene, samt innleie av bygning for framleie til kunstnere. I prinsippet kan bibliotek legges til for eksempel bydelens skole, men her må både brukertilgjengelighet og skolens eget arealbehov vurderes. Oppvekstområdets arealer er i sin helhet knyttet til innleie for barnehager. Trondheim eiendom kartlegger i dag arealene som leies inn til barnehager og det forventes at dette arealet vil øke når arbeidet er sluttført i løpet av Disse arealene kan først avvikles når Trondheim kommune oppnår full barnehagedekning i egne bygg. Eide bygg eksisterende utleiearealer: Trondheim kommune organiserte tidligere sine mest attraktive næringseiendommer i Trondheim næringsbygg AS. Aksjeselskapet ble solgt og kommunen leide tilbake mange av arealene. De fleste av disse leiekontraktene er nå avviklet og samlet i innleien som inngikk i Samlokaliseringsprosjektet. Mange av næringseiendommene som var igjen i Trondheim kommunes eie etter salget av Trondheim næringsbygg AS, og som ikke var nødvendig for tjenesteproduksjonen, har i ettertid blitt solgt. De største utleieforholdene Trondheim kommune har i dag er knyttet til Kongens gt. 1 (Vitensenteret), Kongens gt. 7 (Eldres hus), Vognhallvegen 1 B (Gråkallbanen AS), Bøckmannsvegen 118 (Sporveishistorisk forening), Strandveien (Svartlamon Kultur og næringsstiftelse) og Sorgenfriveien 7 (Team Trafikk AS). Alle disse leieforholdene er på relativt langsiktige leiekontraker og er knyttet til formål som er ønsket opprettholdt av kommunen. For øvrig er utleieforholdene små lokaler i boligbygg, kjellerlokaler i samme, kjellerlokaler i skoler, eiendommer som er oppkjøpt grunnet bortregulering, bygninger i friområder, private barnehager med mer. Lokalene leies ofte av mindre næringsdrivende som for eksempel frisør, verktøyutleie, café, malermester, Saksfremlegg - arkivsak 09/

5 velforening, organisasjoner, lag- og foreninger med mer. De fleste utleieforholdene tilknyttet boliger leies allerede i dag av hjemmetjenester, tiltaksenheter eller lignende i Trondheim kommune. Utleie til eksterne utgjør ca. 40 leieforhold. Trondheim kommune arbeider kontinuerlig med å vurdere egne ledige lokaler opp mot innleie fra eksterne utleiere. Utfordringen er ofte at tjenesteproduksjonen må knyttes til spesifikke byområder hvor kommunen ikke har egne ledige lokaler, eller at egne arealer ikke passer i størrelse. En annen utfordring er å tilpasse lokalene til en spesifikk kommunal tjeneste. Dette kan ofte utløse store investeringsbehov. For å utnytte denne muligheten enda bedre har Trondheim eiendom satt i gang et arbeid med å kontrollere opplysninger og standard på bygningsmassen som leies ut eksternt. På den måten kan kommunen lettere vurdere egne lokaler som et alternativ til ekstern innleie. Eide bygg eventuelle nye utleiearealer: Eventuelle nye utleiearealer kan muligens skaffes til veie ved arealeffektivisering av enheter innen tjenesteområder som skole og sykehjem. Utfordringen her er at arealene ofte er spredt over hele bygget, slik at enheten må flyttes sammen for å frigi nok arealer. Dette kan gi investeringskostnader både til å arealeffektivisere eksisterende enhet og å tilrettelegge for ny virksomhet. I skolene kan en slik effektivisering også raskt komme i konflikt med lovbestemt krav til areal. Innenfor vanlige kontorlokaler har allerede Trondheim kommune gjennomført en arealeffektivisering, og det er fokus på å utnytte slike arealer så snart de stilles ledig. Innefor barnehageområdet finnes det ikke ledige arealer. Konklusjon Trondheim kommune leier inn arealer tilsvarende 16 % av det eide arealet. Størstedelen av arealet er knyttet til større og ofte langsiktige leieforhold, og det er vanskelig å skaffe plass for disse i egne bygg. Tjenesteproduksjonen i en del mindre leieforhold kan på sikt flytte inn i kommunale eiendommer, forutsatt at det skaffes investeringsmidler til ombygginger/oppgraderinger, samt at andre enheter kan arealeffektivisere. Det vurderes fortløpende hva som er gunstigst for kommunen når dette er alternativet. På lengre sikt kan kommunen vurdere å bygge og eie egne bydelssentre til for eksempel administrasjon og offentlig servicekontor. Disse kan bygges med ekstra arealer for å kunne gi rom for hjemmetjenester, tiltaksenheter eller lignende. En slik samlokalisering kan gi positive organisasjonsmessige effekter ved sambruk. I tillegg gjør sambruk det lettere å tilpasse endringer i organisasjonen. Rådmannen mener at dette på lang sikt kan være en økonomisk riktig disposisjon, men at dagens investeringssituasjon ikke gir rom for det. Rådmannen i Trondheim, Håkon Grimstad Kommunaldirektør for byutvikling Anne Aaker Kst. dir. Trondheim eiendom Saksfremlegg - arkivsak 09/