Avtalens innhold Avtalen om utvikling og drift av Blaker skanse inngås med en tilbyder. Kravspesifikasjonene er beskrevet under.

Transkript

1 Første utkast til anbudsdokumenter for Blaker skanse, 21. august Kravspesifikasjon Avtalens innhold Avtalen om utvikling og drift av Blaker skanse inngås med en tilbyder. Kravspesifikasjonene er beskrevet under. Bakgrunn Sørum kommune har overtatt eierskapet til Blaker skanse fra 1.juli All utvikling og drift av anlegget er vedtatt lagt ut på anbud. Sørum kommune har kjøpt anlegget med forutsetningen «å sikre lokaler for den type kulturvirksomhet som i dag drives på eiendommen.» Anlegget har en bygningsmasse på m 2 BRA. Det er forventet at Riksantikvaren vedtar fredning av store deler av anlegget i løpet av høsten Sørum kommunestyre gjorde følgende vedtak i sak 114/18: Rådmannen bes så raskt som mulig iverksette en eller flere anbudsprosess(er) knyttet til all utvikling av Blaker Skanse inkludert utleievirksomhet, aktiviteter, merkevarebygging, forvaltning, drift og vedlikehold med utgangspunkt i vedtatte strategier. For å sikre langsiktighet på anbudet, bes rådmann innhente godkjennelse fra fellesnemda for å inngå en avtale som også er gjeldende for Lillestrøm kommune. Konkurransen må ivareta følgende hensyn, men ikke begrenset til: Blaker skanse skal utvikles og driftes i henhold til vedtatt visjon om å være et regionalt kunstog kulturnav. Driften skal være bærekraftig, både økonomisk, miljømessig og samfunnsmessig. Større vedlikehold og investeringer vil være tilleggsbestillinger. Blaker skanse skal fortsette å være åpent tilgjengelig for allmennheten i henhold til reguleringsplanen. Aktiviteter og aktører på skansen skal etterstrebe et tett samspill med lokalsamfunnet. Det forventes vekst i aktivitetene på skansen Kunstnermiljøet på skansen skal ivaretas og videreutvikles som en sentral del av aktiviteten. KunstSkansen skal sikres langsiktige leieavtaler. Tilbyder skal avgi statusrapporter hvert halvår som skal forelegges politikken til orientering. I konkurransen skal både konsept, bærekraft, og pris vektlegges. En innovativ anbudsprosess kan gjerne benyttes dersom dette vurderes som hensiktsmessig. Rådmannen kommer tilbake til kommunestyret med egen sak om valg av tilbyder høsten Fram til tilbyder er operativ, har rådmann ansvar for at eiendommen og leietakerne blir ivaretatt. Tilbyder forventes å være operativ fra 2019 med mulighet for noe planleggingsaktivitet i Avtalens omfang Anbudet omfatter utvikling og drift av Blaker skanse. Målet er at utviklingen skal genere inntekter som skal dekke utgiftene til drift og vedlikehold. Anbudet settes ut til en aktør som ivaretar både aktivitet og drift. Det åpnes for å bruke underleverandører, spesielt innenfor drift.

2 Blaker skanse ligger i Sørum kommune. Det er gangavstand fra Blaker togstasjon med 34 minutter til OsloS. Oversiktskart. Kilde: Statsbygg Overordnede krav Blaker skanse er et kulturfyrtårn i Sørum kommune. Visjonen er å utvikle stedet til et regionalt nav for kunst og kultur. Kunstnermiljøet på skansen skal ivaretas og videreutvikles. Blaker skanse er å anse som et fredet kulturminne. Drift og utvikling skal ivareta stedets historie som forsvarsverk og skole for kunsthåndverk. Driften skal gjøres i tråd med retningslinjer fra Riksantikvaren. Blaker skanse er viktig for lokalsamfunnet. Det skal legges til rette for et godt samspill med lokale aktører, frivillige lag og foreninger og lokalsamfunnet som helhet. Skansen skal være tilgjengelig for allmenheten. Det forventes bærekraftig drift og vekst i aktiviteter og antall leietakere. Som en del av veksten forventes også en god lønnsomhetsutvikling. Sørum kommune vil følge utviklingen tett for aktivt å bidra til at visjonen ivaretas. Det skal rapporteres til kommunestyret hvert halvår. 1. Aktivitet og utleie Dagens situasjon: Det er i dag 20 kunstnere som har sine verksteder og atelier på skansen. Disse disponerer også et

3 lokale som er innredet til galleri der de har utstillinger. Kommunen leier Nansenbygget til voksenopplæringa. Det er også noen rom leies ut som kontorer eller lager til mindre foretak og lag/foreninger. I dag leies fire større rom ut på korttidsbasis. Disse brukes til private festdager som bryllup og jubileum, møter og markeder/festivaler/konserter. I sommerhalvåret er alle helgene booket til arrangement eller private festdager. Korttidsleien drives som et enkeltmannsforetak. Leiekontraktene beskrevet over koordineres av KunstSkansen og utløper 30. september Leiekontraktene gjennom KunstSkansen har vært for et år av gangen med mye usikkerhet. Allikevel har det etablert seg en stabil leietakergruppe. Et av målene til Sørum kommune som eier, er å tilby langsiktighet for kunstnerne. De fleste av leietakerne har vært på skansen lenge og har signalisert at de ønsker å fortsette å være her. KunstSkansen er en frivillig organisasjon. I tillegg til utleie, arbeider de med kunstfaglige prosjekter. Det er tre boenheter på eiendommen. Disse er utleid med kontrakter som løper til , g Området brukes i dag mye av lokalbefolkningen, spesielt som turområde. Stedet er viktig i lokalsamfunnet og er arena både for 17. mai og julegrantenning. Frivillige lag og organisasjoner er aktive på skansen. Blaker skanses venner holder omvisninger, Romeriksspillene setter opp spel, Trallhaug arrangerer konserter. I tillegg arrangeres barnas dag, julemarked og kultur- og markedsdagene. I forbindelse med arrangementer bidrar frivilligheten med for eksempel salg av mat og drikke som er en viktig inntektskilde for dem. På fotballbanen har Blaker IL noen av sine treninger mot at de klipper den. Det er i dag bare deler av bygningsmassen som er utleid. Siden skolen ble lagt ned i 2003, har det ikke vært langsiktige leiekontrakter med unntak av boenhetene. Aktiviteten på anlegget har heller ikke vært forvaltet som en helhet med langsiktighet. Det er mange spesialrom fra skoletida som kunstnerne verdsetter høyt. Politisk vedtak Kommunestyret vedtok i : «Sørum kommune ønsker at Blaker skanse skal være et regionalt nav for kunst og kultur. Kommunestyret gir tilslutning til det utarbeidede konseptet for videre utvikling av Blaker skanse.» Det utarbeide konseptet er vedlagt. I kommunestyret sitt vedtak om å kjøpe Blaker skanse fra , sier vedtaket også at rådmannen komme med forslag til «en proaktiv driftsmodell for Blaker skanse som legger til rette for samhandling og samskaping med frivilligheten og nærmiljøet.» Krav til tilbyder Tilbyder skal i sin driftsmodell presentere planene for å utvikle Blaker skanse til et regionalt nav for kunst og kultur som legger til rette for samhandling og samskaping med frivilligheten og nærmiljøet. Modellen skal være bærekraftig både økonomisk, av hensyn til miljø og samfunnet. Vernestatusen på anlegget skal ivaretas i all aktivitet. Blaker skanse skal fortsette å være åpent tilgjengelig for allmennheten i henhold til reguleringsplanen. Aktiviteter og aktører på skansen skal etterstrebe et tett samspill med lokalsamfunnet.

4 Det forventes vekst i aktivitetene på skansen. Dette måles gjennom antall publikumsaktiviteter, antall leietakere og lønnsomhet i driften. Kunstnermiljøet på skansen skal ivaretas og videreutvikles som en sentral del av aktiviteten. Tilbyder vil disponere utearealene på Blaker skanse inkludert fotballbanen. Tilbyder vil overta de eksisterende leiekontraktene på de tre boenhetene. Tilbyder vil disponere og kunne leie ut Nansenbygget, Smia, Kommandanten, Artilleribygget og Administrasjonsbygget. Det er ønskelig at Trallhaugs festsal i Artilleribygget opprettholdes som et rom der allmenheten har mulighet til å leie. Økonomi Det legges opp til en økonomisk opptrappingsplan på tre år som skal stimulere til økonomisk lønnsomhet av anlegget.

5 2. Drift Beskrivelse av anlegget Byggnr: 1467 Navn: Nansenbygningen Oppført: 1946 Oversikt over bygningene på skansen. Kilde: Statsbygg

6 I tillegg er det et utomhusområde inkludert voller og en fotballbane. Eiendommen har vært forvaltet av Statsbygg fram til 1. juli Den er vedlikeholdt og fulgt opp i henhold til prinsippene om verdibevarende vedlikehold av Statsbygg. Krav til tilbyder Bygninger og uteområder skal driftes og vedlikeholdes slik at anlegget ikke forringes. Anleggets vernestatus skal respekteres i alt arbeid som gjøres. Vedlikehold og drift av utomhusarealer, vinter og sommer. Inkluderer plenklipping, stell av busker og bed, snøbrøyting mm. Vedlikehold av bygningsmassen etter plan godkjent av Sørum kommune. Første plan skal utformes i samråd med oppdragsgiver og godkjennes i løpet av første kvartal Deretter skal plan for påfølgende år godkjennes i tredje kvartal. Planen bør også inneholde langtidsplaner. Drift og vedlikehold skal gjøres bærekraftig og utgiftene dekkes inn av leieinntektene i løpet av 3 år. De første 3 årene vil Sørum kommune kunne dekke underskudd i henhold til godkjent plan. Investeringer og ekstraordinært vedlikehold kan avtales som tillegg til denne avtalen. Dette dekkes av eier, Sørum kommune. Økonomi Det er et mål at Blaker skanse skal ha en selvfinansierende drift i løpet av 3 år. Utleie generer i dag ca 1 MNOK i årlige inntekter. Alle inntekter knyttet til aktivitet, er det den ansvarlige som har. KunstSkansen har tatt et mellomlegg for å koordinere utleien. Driftskostnader: 1,2 MNOK i snitt de siste 10 årene. Vedlikehold: Snittkostnadene de siste 10 årene er 1,7 millioner kroner. For 2019 er det i Statsbygg sin vedlikeholdsplan et ønske om vedlikehold som er estimert til kroner Statsbygg har basert sitt vedlikehold på en langsiktig plan der budsjett og kapasitet har vært med å legge føringer for hvor mye vedlikehold som har blitt utført. Vedlikeholdskostnadene har derfor variert veldig mye fra kroner til kroner Tilbyder skal lage en plan for vedlikehold som godkjennes av oppdragsgiver. Planen skal være et langsiktig styringsverktøy. Varighet Oppstart i 1. kvartal Avtalen vil ha en varighet på 5 år med opsjon på 2+2. Eierskapet til anlegget vil overføres fra Sørum kommune til Lillestrøm kommune fra 1. januar Dette vil ikke få konsekvenser for denne avtalen. Prosess Anbudet gjennomføres med muligheter for dialog. Valg av tilbyder skal godkjennes av kommunestyret.

7 Rapportering Tilbyder skal rapportere til kommunen hvert halvår. Frist for rapport for første halvår er 31. juli og for andre halvår 31. januar. Rapporten skal inneholde status for hva som er gjennomført, planer for neste periode, økonomisk status og budsjett for neste periode. Sørum kommune ønsker å utøve et aktivt eierskap. Det vil derfor være jevnlige møter for å følge opp driften og planene som legges. Sørum kommune innkaller til møtene. Godtgjørelsen for månedlige møter skal inkluderes i tilbudet. Vedlegg: Vedtatt konsept Kjøpekontrakt