Visma Skole Oppvekst Timeplan. Grunninnstilinger i VOS

Transkript

1 Visma Skole Oppvekst Timeplan Grunninnstilinger i VOS

2 Innhold: Greit å vite før jeg starter... 3 Rettigheter... 3 Juster rettigheter... 3 Opprette fag og faggruppe (kun barnetrinnet)... 4 Opprette faget XX... 4 Opprett faggruppe for XX-faget Lesepliktgrupper... 8 Opprette leseplikt gruppe... 8 Knytte fag til lesepliktgruppa Registrer lærers tid til undervisning Minste felles timeblokk Legg inn standard timelengde Legg inn rom SKYGGEÅR Opprett grupper Knytte grupper til rom Skoleklassegruppenes initialer Fag og Timefordeling Eksporter til Excel Overfør til faggruppe Fordel ressurser. Lærerens tidsressurs Tøm tabell Sjekk ressursfordeling Ressursfordeling på barnetrinnet Lærers tidsressurs Eksport til Timeplan Visma Oppvekst Skole Timeplan v

3 Greit å vite før jeg starter Timeplanmodulen til Visma Oppvekst Skole (VOS) lager en XML fil som importeres i VOS - Timeplan (gamle Autoplan). Fila inneholder opplysninger om Lærere, Leseplikt, Rom, Fag og Grupper for skolen det gjelder. Etter importen lever systemene hver sine liv. Rettigheter Juster rettigheter For å få tilgang til timeplanmodulen må du justere rettigheten brukeren har i Visma Skole. For en enkelt bruker: Klikk på Hovedmeny, Grunnregister, Brukere. Dobbeltklikk på brukeren som skal ha tilgang. Klikk på fanen Karakterer/Anmerkninger. Juster rettigheten Fag/timeplan til slette. For en brukergruppe: Rettighetene til brukergruppen sysadm kommune og sysadm skole, bør også justeres. Logg deg som superadmin. Velg brukeradministrasjon og fanekortet grupper. Justerer rettighetene på gruppekortet. For at hver enkelt bruker i gruppa nå skal få oppgradert sine rettigheter, må de legges inn i gjeldende gruppe på nytt. Dobbeltklikk på brukeren i lista på gruppekortet. Velg gruppe på nytt og klikk OK til å oppjustere rettighetene. Visma Oppvekst Skole Timeplan v

4 Opprette fag og faggruppe (kun barnetrinnet) Opprette faget XX For å få eksportert et riktig antall timeblokker pr trinn til barnetrinnet, må vi lage et Samlefag som vi kaller XX. Til dette faget skal vi knytte en faggruppe med alle trinnets elever. Til faggruppen skal vi fordele tidsresurssen som blir gitt trinnet i Fag og timefordelinga. Da vil det genereres riktig antall timeblokker for de forskjellige trinnene på barneskolen. Timeblokkene vil ha felles fagnavn (XX) etter importen i VO Timeplan, men dette kan enkelt byttes ut med reelle fagnavn der det er nødvendig. Fra Hovedmenyen klikk på Fag. Inne i faglista kan du lage et nytt fag. Klikk på ny knappen. Dersom din skole har begynt arbeidet i et Skyggeår, vil du få denne beskjeden. For at faget XX skal bli med til neste skoleår, må man altså starte arbeidet i skyggeåret på nytt. Du kan gjøre dette nestegang du starter Skyggeåret. 4 Visma Oppvekst Skole Timeplan v

5 Skriv inn navn på Fag: XX. Du trenger ikke velge fagform. Begynn med 7. trinn. Du skal ikke huke av for Obligatorisk heller ikke knytte elever til faget. Velg Lagre nederst til venstre. Nå kan du lage XX -faget for 6. trinn. NB!! Her skal du fortelle programmet hvilket fag X skal knyttes til neste skoleår. Velg nedtrekksgardina i feltet neste år. Velg faget XX. (Se bildet under) Lagre på samme måte som over. Gjenta prosedyren for og 1. trinn. Når du er ferdig vil faglisten din se ut som den under. NB XX-faget skal ikke ha noen fagkode. Visma Oppvekst Skole Timeplan v

6 Opprett faggruppe for XX-faget. Fra Hovedmenyen, velg Grupper. Velg ny gruppe. Her inne velger du Trinn og kategori Faggruppe. Skriv inn tittel f. eks. XX 1.trinn. Velg faget XX. Dersom det er kun en skoleklasse gruppe på trinnet, kan du med fordel knytte kontaktlæreren til som faglærer. Han vil da komme som foreslått lærer i alle de ferdiggenererte øktene. Dersom det er flere skoleklassegrupper, kan det værer lurt å knytte læreren/lærerne til senere når du jobber i VO Timeplan. Nå må du legge alle elevene på trinnet til denne faggruppa. Under fana Elever på gruppa, klikk på redigerblyanten. Under Legg inn fra gruppe, velg Alle på trinnet. I feltet til venstre får du nå opp alle elevene på trinnet. Merk alle ved å holde Shift-tasten nede og klikk dem over i feltet til høyre. 6 Visma Oppvekst Skole Timeplan v

7 Klikk på Lagre i Gruppetilknytning vinduet (det gule) og Lagre i Ny gruppe vinduet. Opprett faggrupper på samme måte for de andre trinnene. Visma Oppvekst Skole Timeplan v

8 Lesepliktgrupper For at lærerens leseplikt skal bli riktig må det lages lesepliktgrupper og alle skolens fag må knyttes til riktig gruppe. Opprette leseplikt gruppe Å opprette lesepliktgruppene, gjøres på kommunenivå. Logg på som sys adm kommune, velg alle skoler. Fra Menylinja; velg Grunnregister, Lesepliktgrupper. Du får opp bildet under. Klikk på Ny-knappen. Du får opp vinduet under. Skriv inn passende gruppetittel og verdien for leseplikt (timer pr år) fagene 8 Visma Oppvekst Skole Timeplan v

9 i den gruppa skal ha. Skriv inn hvilke trinn gruppa skal gjelde for. Klikk på lagre. Gjør det samme for å opprette alle lesepliktgruppene. Resultatet blir ei liste tilsvarende bildet under. Visma Oppvekst Skole Timeplan v

10 Knytte fag til lesepliktgruppa Å knytte fag til lesepliktgruppen gjøres på skolenivå. Logg deg på som sysadm skole. Fra hovedmenyen, velg timeplan og vis lesepliktgrupper. Alle skolens fag må nå kobles til riktig lesepliktgruppe. NB!! Dersom fag utelates, vil ikke importen i VO Timeplan fungere. Fag med samme leseplikt, skal legges inn i samme lesepliktgruppe. Dobbeltklikk i lista for å komme inn i en lesepliktgruppe. Dobbletklikk på Rediger-knappen nederst til venstre. Marker og Klikk over fagene som skal tilknyttes gruppa. Klikk på Lagre. 10 Visma Oppvekst Skole Timeplan v

11 Bla videre til de neste lesepliktgruppene med grønn pil. Legg til fag slik at alle skolens fag blir flyttet inn i riktige grupper. Registrer lærers tid til undervisning Denne operasjonen gjør du kun dersom du jobber i det året du skal legge timeplan for. Fra Hovedmenyen; velg Personale og dobbeltklikk på første lærer i lista. Inne på personalkortet dobbeltklikker du på aktuell skole. Nå kan du registre opplysninger om lærerens tilknytning til skolen. I feltet Tilgengelig undervisningstid i %, skriver du inn lærerens faktiske tid til undervisning i prosent. Trekk fra lesebrøker for timer læreren har nedsatt til andre funksjoner. F.eks kontaktlærer, trinnleder eller/og samlingsstyrer. Klikk på lagre. Visma Oppvekst Skole Timeplan v

12 Minste felles timeblokk Du må fortelle VOS hvordan skoledagen på skolen din er oppbygd slik at eksporten til VO Timeplan inneholder riktige opplysninger om opplæringsøktenes lengde. Fra Hovedmenyen; velg Timeplan og Vis innstillinger. I feltet for minste felles timeblokk, skriver du det antall minutter den korteste opplæringsøkten på skolen har. Dersom skolen har forskjellig lengde på opplæringsøktene, må disse være delelige med minste felles timeblokk. Eks: Skolen har både 45 og 60 minutters opplæringsøkter. Minste felles timeblokk settes da til 15, fordi 15 går opp i både 45 og 60. Merk: Minste felles timeblokk på mindre enn 15 minutter støttes ikke av systemet. Minste felles timeblokk må være delelig med 5. Legg inn standard timelengde Etter at minste felles timelengde er definert, legger du inn standard timelengde for hvert trinn. Denne kan være forskjellig fra trinn til trinn. Om du definer 45 min standard timelengde på 9 trinn, kan du senere lage økter som er lengre/kortere -ned til minste felles timeblokk. Dobbeltklikk på den hvite linja i feltet for timelengde. 12 Visma Oppvekst Skole Timeplan v

13 Registrer verdien for standard timelengde. Når du har registrert for alle trinn vil resultatet se f. eks slik ut: Visma Oppvekst Skole Timeplan v

14 Legg inn rom Registrer alle rom som skal kobles opp mot timeplanen. Fra Hovedmenyen; velg Timeplan og Vis innstillinger. Velg fanen Rom. For å legge til et nytt rom, klikk på ny knappen. Legg inn rom navn og rom nummer (kode). I VO Timeplan er det kun rom nummer som er synelig på skolens timeplan. For å redigere et rom som allerede er registrert, dobbeltklikker du på rommet i lista på fanekortet og skriver inn ny tekst i feltene på vinduet som kommer opp. 14 Visma Oppvekst Skole Timeplan v

15 SKYGGEÅR Dersom du ikke allerede jobber i neste års skoleår, må du fra nå av jobbe i SKYGGEÅR. Du må altså starte et skyggeår fra Menylinja, Annet og velge Neste skoleår. Det er viktig at dere samtaler om dette på skolen, slik at alle er inneforstått med at du nå oppretter et skyggeår. Dersom dette slettes vil alle endringene du gjør gå tapt. Merk deg at lærers tid til undervisning ikke kan registreres i skyggeåret. Lærerens tid til undervisning for neste skoleår, registreres i VO Timeplan. Opprett grupper Skoleklassegrupper Du må opprette skoleklassegrupper for de nye 8. eller 1. klassene på din skole. I Skyggeårsmenyen, gå inn via Grupper. Velg ny gruppe. Opprett skoleklassegruppe og legg til elever. Se bildet under. (Oppskrift på å opprette grupper fins i systemadministrator skole heftet.) Faggrupper Du må opprette faggrupper i alle fag for de nye 8. klassene på din skole. I Skyggeårsmenyen, gå inn via Grupper. Velg ny gruppe. Opprett faggruppe, knytt til fag og legg til elever. Se bildet under. (Oppskrift på å opprette grupper fins i systemadministrator skole heftet.) Velg lagre. På barnetrinnet må du opprette en faggruppe for neste års1. Klasse. Kall gruppen for XX 1.trinn og knytt den til faget XX. Legg også alle elever på 1. trinn inn i denne gruppen. Velg Lagre. Visma Oppvekst Skole Timeplan v

16 Knytte grupper til rom Før du startet skyggeåret registrerte du alle skolens rom. Nå kan du knytte gruppene i skyggeåret til rommene. Gå inn via Grupper, klikk på første gruppe i lista. Velg fanen timeplan, klikk på redigerblyanten under Rom. Klikk over aktuelt rom for faggruppa. Klikk grønn pil for å lagre og komme til neste gruppe. Gjenta operasjonen. 16 Visma Oppvekst Skole Timeplan v

17 Skoleklassegruppenes initialer En forkortelse for skoleklassegruppene må overføres til VO Timeplan. VOS genererer et forslag automatisk, men du må gå i gjennom og se at det er forslag som vil fungere. Initialene kan være fra en til fire tall eller/og bokstaver. De skal ikke inneholde mellomrom eller tegn som punktum og komma. Eksempel som er OK: Eksempel som ikke er OK: 8a eller 8tr 8 a eller 8.tr Fra Skyggeårsmenyen; klikk på grupper. Sorter ved å klikke i kategorifeltet slik at du får skoleklassegruppene under hverandre. Dobbeltklikk på første gruppe i lista. Sjekk om initialene VOS har generert er OK. Hvis ikke, skriver du inn nye. Bla deg videre til neste gruppe med grønn pil. Gjør dette for alle skoleklassegruppene. Visma Oppvekst Skole Timeplan v

18 Fag og Timefordeling NB! På barnetrinnet trenger man ikke fylle ut fag og timefordelingen. Barnetrinnet kan hoppe til kapittelet om Ressursfordeling på barnetrinnet Fra Skyggeårsmenyen; velg Fag og Fag-/timefordeling. Du står nå i en matrise som registrerer den ukentlige tidsrammen for fag pr trinn. Opplysningene herfra vil bli overført til fagene som har faggrupper og faglærere. For disse fagene vil det da bli dannet ferdige timeblokker i VO Timeplan når du har gjennomfører importen. Du skal registrere minutter pr uke. Klikk i feltene det står 0, og skriv inn antall minutter faget har hver uke. Dette tallet må være et produkt av minste felles timeblokk og blir dermed ikke nøyaktig i forhold til ordinær fag og timefordeling. Dersom et fag skal ha en halv økt i uken, må du justere dette i VO timeplan. (Du kan bevege deg mellom cellene med tabulator tasten og piltastene.) Klikk på Lagre. Eksporter til Excel Eksporter til Excel knappen eksporterer matrisen til Excel. Her kan den redigeres og bli et verktøy for deg til å holde styr på fordeling som ikke kommer fram i det som eksporteres til VO Timeplan. Fra Excel kan den selvfølgelig skrives ut. 18 Visma Oppvekst Skole Timeplan v

19 Overfør til faggruppe Etter å ha fylt inn matrisen, kan du overføre dataene til faggrupper. Klikk på Overfør til grupper. Du får da valget om du vil overføre dataene til kun de gruppene som har utlagt timetall, eller alle faggrupper. Velger du det første, vil kun de der det er gjort endringer bli oppdatert. Velger du Alle faggrupper vil tidligere oppgitte verdier bli slettet. Fordel ressurser. Lærerens tidsressurs For at du skal kunne fordele ressursene (legge ut tid på lærerne) må fagene være knyttet til lesepliktgruppe. Dersom du har knyttet faglærer til fagene, vil lærerens tidsressurs bli oppdatert når du klikker på Fordel ressurser i fag og timefordelingsmatrisen. (Dette ser du ved å gå inn på ei faggruppe og klikke på fanekortet Timeplan.) Dersom du klikker på fordel alt på nytt, vil tidligere innstillinger bli slettet. Tøm tabell Ønsker du å tømme tabellen for data, klikk på tøm tabell. Du sletter da ressursfordelingen til alle faggrupper. Sjekk ressursfordeling Knappen Sjekk ressursfordeling brukes når man vil sjekke om alt er lagt ut. Du vil da få beskjed om grupper som ikke har samsvar mellom tilgjengelige minutter (ukentlig tidsressurs) og utlagte ressurser. Ressursfordeling på barnetrinnet På barnetrinnet skal vi registrere totalt uketimetall for faggruppene XX. Trinn under fana Timeplan. Dette gjør vi for at det etter import i VO Timeplan, skal genereres et ferdig antall økter som samsvarer med antall undervisningsøkter elevene har på de forskjellige trinn. Øktene vil komme rekkelenket med det antallet minste felles timeblokk som tilsvarer standard timelengde. I Skyggeårsmenyen, gå inn via Grupper. Sorter på faggrupper og velg første Faggruppe i listen. Velg fanen Timeplan. I feltet Ukentlig tidsressurs skriver du inn totalt antall minutter trinnet har i uken. Klikk på Fordel ressurser. Klikk på Grønn pil for å komme til neste gruppe. Gjør samme operasjon her. Visma Oppvekst Skole Timeplan v

20 Lærers tidsressurs Etter at du har fordelt ressurser fra fag og timefordelingsmatrisen, er det naturlig å gå igjennom alle faggruppene og evt gjøre tilpassninger for den enkelte lærer. Fra Skyggeårsmenyen; velg Grupper. Klikk på aktuell faggruppe, velg fanen timeplan. Nederst på fanekortet er feltet for tidsressurs for lærere. Minutter pr uke faget har fått tildelt er synelig. Også felt for frekvens og faglærernes initialer kommer opp. Det må være samsvar mellom tilgjengelige og utlagte minutter. Dersom du velger å føre andre verdier på lærernes tidsressurs, er dette mulig. Det vil ikke virke tilbake på verdiene i fag og timefordelings matrisen. Dersom det er flere faglærere knyttet til en faggruppe vil alle bli utlagt med ressursen som ligger på faget i matrisen (min/pr uke). Alle vil også bli lagt slik at alle deltar i alle opplæringsøktene. Frekvens = antall minste felles timeblokker (m.f.tb.). Systemet foreslår et frekvenstall på antall m.f.tb. som til sammen blir trinnets standard timelengde. I VO Timeplan, vil standard timelengde opptre som en bolk på et visst antall rekkelenkede minste felles timeblokker. Om du kobler flere faglærere til faggruppa, vil alle lærerne komme opp med tidsressurs i alle timer. Dette kan du overstyre. For å overstyre dette kan du dobbeltklikke feltene der ressursen står. Da får du mulighet til å disponere lærerressursene forskjellig. 20 Visma Oppvekst Skole Timeplan v

21 I bildet under ser du vinduet der du kan endre tidsressursen i faget. Dersom du ønsker at kun en lærer skal undervise i økta, fjerner du den andre lærerens leseplikt og lagrer. Dersom du har behov for å lage flere økter for faggruppa, klikker du i den tomme linja der markøren står i bildet under. Du får da opp et tomt tidsressurskort for en ny økt. Du kan definere hvordan økta skal være. Visma Oppvekst Skole Timeplan v

22 *Rekkelenking er et begrep som brukes i VO Timeplan som betyr å koble to eller flere økter sammen slik at de legges ut direkte etter hverandre på timeplanen. Du kan bryte (eller lage) denne koblingen i VO Timeplan i etterkant. Eksport til Timeplan Når du klikker på Eksport til timeplan, får du opp et lagre som. Finn da lokasjonen du vil lagre eksportfilen på. Gi filen et navn og klikk på lagre Fra denne plasseringen leses filen inn i timeplanprogrammet når du er klar til å begynne med det. 22 Visma Oppvekst Skole Timeplan v