Veiledning: Føring av fravær i itslearning

Transkript

1 Veiledning: Føring av fravær i itslearning Oppvekstkontoret, Trondheim kommune Versjon 3.4 april 2015 Erstatter versjon 3.3

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Fravær Forslag til oppsett av føring av fravær Eksempel - 1.trinn (småtrinnene) Eksempel - 6.trinn (mellomtrinnene) Eksempel - 9. trinn (ungdomstrinnene) Hva må gjøres i forkant? Legge til termin i et fag Merke timeplanen Tips: Oppsett av flere timeplaner Faglærer: Føre fravær Fraværskoder, Trondheim kommune Fraværskoden F Tips: Sette samme fraværskode for flere elever Fullfør uke Faglærer: Rapporter Kontaktlærer Administrere og sette fravær (kontaktlærer) NB! Fra timesfravær til dagsfravær Tips: Sette samme fraværskode for flere elever Endre/ administrere fravær for en elev Doble timer i timeplanen Kontaktlærer: Rapporter Rektor: Rapporter Avslutning av termin 1 og Elev: Vise mitt fravær Finner du ikke Fravær-pekeren? Føring av fravær for elever som har tilbudet sitt ved to skoler Hjelp! Oppvekstkontoret, Trondheim kommune Side 1 av 18

3 1 Innledning Elektronisk fraværsføring i itslearning ble innført høsten 2010 og er obligatorisk og gjelder for alle trinn i grunnskolen i Trondheim kommune. Denne brukerveiledningen er laget for det pedagogiske personalet. Den er utarbeidet med utgangspunktet fra Hjelp -funksjonen i itslearning, men er tilpasset Trondheim kommune. Det forutsettes at skolen har representanter av lærere / ledelse som har gjennomført administratorkurs i itslearning, og at de er med og hjelper til. Nyeste versjon av denne veiledningen kan hentes fra itslearningfaget *Lærere i TK eller fra: Alle lærere (kontaktlærere, faglærere) og elever er automatisk hentet fra skoleadministrasjonssystemet (heretter kalt Extens) inn i itslearning. Dette gjelder også inndelingene av elevene (klasser/grupper). For ungdomstrinnene er også alle fagene opprettet automatisk. Dette betyr at fagene må opprettes manuelt på barnetrinnene. Dersom elever, lærere og fag ikke er opprettet i itslearning, så må Extensansvarlig ved skolen kontaktes. Vi anbefaler å føre fraværet rett etter undervisningen minimum en gang i uka. Rutinen for føring av fravær er i sin helhet beskrevet i kvaliteket: Hilsen Ståle Tømmerås Leif Cato Larsen Gjershaug Systemadministratorer i itslearning, Trondheim kommune itslearning@trondheim.kommune.no Nytt i denne veiledningen Versjon 3.4 Oppdaterteskjermbilder med nytt design. Versjon 3.3 Henvisning til oppdatert rutine Versjon 3.2 Kapittel 9- Avslutning av termin 1 og 2 Mindre endringer Versjon 3.1 Kapittel 5 En time i itslearning er satt til 60 minutter Kapittel Fraværskoden F Versjon 3.0 Kapittel Nytt: Avslutning av termin 1 Kapittel Endre/ administrere fravær for en elev Endre/ administrere fravær for en elev Kapittel Doble timer i timeplanen Kapittel 8 - Rektor: Rapporter Kapittel 11 - Føring av fravær for elever som har tilbudet sitt ved to skoler Oppvekstkontoret, Trondheim kommune Side 2 av 18

4 2 Fravær Fravær registreres av den læreren som har undervisningen. Fraværsfunksjonen i itslearning gjør det mulig for lærere å holde oversikt over fraværet på fagnivå, og den gir kontaktlærere en oversikt over deltakernes fravær på tvers av flere fag. For lærere administreres fraværet under Status og oppfølging i fagets navigasjonstre, mens kontaktlærere finner en Fravær-peker i fanen Kontaktlærer. Det finnes flere løsninger for å føre fravær i itslearning. Det som fungerer godt ved en skole trenger ikke å fungere ved en annen skole. Ved noen tilfeller er det naturlig å føre all fravær i et fag, mens det i andre tilfeller så er det mest praktisk for lærerne å føre fravær i sitt undervisningsfag og da i sitt fag i itslearning (anbefales). Forslag til føring blir presentert i kapittel Oppvekstkontoret, Trondheim kommune Side 3 av 18

5 3 Forslag til oppsett av føring av fravær Ved noen skoler er oppsettet allerede utført. I de tilfeller hopp til side 5 - Hva må gjøres i forkant? 3.1 Eksempel - 1.trinn (småtrinnene) Fraværet registreres i et fag. Alle fag opprettes manuelt, og deltakere (elever og lærere)meldes inn manuelt. For mange vil det her være naturlig å opprette kun et fag pr gruppe. Disse kan hete: 1.trinn blå 1.trinn grønn 1.trinn gul 1.trinn rød 1.trinn brun Dersom kontaktlærer har alle fagene i sin gruppe, kan en praktisk løsning være å registrere fravær direkte under fanen Kontaktlærer. Husk at timeplanen må allikevel settes opp i et fag. Det kan også være hensiktsmessig og melde inn alle lærere på trinnet i alle fagene. Dette selv om de ikke har disse gruppene daglig, men ofte vil undervisningen skje på tvers av gruppene. 3.2 Eksempel - 6.trinn (mellomtrinnene) Fraværet registreres i flere fag. Alle fag opprettes manuelt, og deltakere (elever og lærere) meldes inn manuelt. For mange vil det her være naturlig å opprette et fag pr undervisningsfag. Disse kan hete: 6A Matematikk 6A Naturfag 6A Kroppsøving Osv Dette vil føre til en større sammenheng mellom pedagogisk bruk av itslearning og den praktiske løsningen for å føre fravær for læreren. Men det er også mulighet for å velge en enklere løsning, slik det vises til i kapittelet om 1.trinn, dvs å opprette kun et fag pr. gruppe. 3.3 Eksempel - 9. trinn (ungdomstrinnene) Fraværet registreres i hvert sitt fag. Alle undervisningsfag opprettes automatisk i itslearning med tilhørende faglærer. Dette skjer gjennom en import fra Extens. Ved evt feilplasserte elever eller lærer, så må endringene skje i Extens. Oppdateringene i itslearning vil da skje i løpet av natten etter. All fraværsføring skjer da i faget. Det vil her være naturlig at alle faglærerne oppretter en timeplan i sitt undervisningsfag. Til skoleadministrator Extens oppretter tre norskfag og to engelskfag. Disse er fortrinnvis opprettet for føring av karakterer, men det er ikke hensiktmessig at disse er tilgjenglige for lærere og elever. Vi forslår at de overflødige fagene arkiveres, og skolen benytter kun et av fagene i norsk og et i engelsk for å føre fravær. Dette er også mest hensiktmessig i pedagogisk øyemed. Husk at de arkiverte fagene må aktiviseres igjen ved karakterinnlegging Oppvekstkontoret, Trondheim kommune Side 4 av 18

6 4 Hva må gjøres i forkant? Sjekkliste Før du starter føring av fravær, må du sørge for at: terminer er lagt til i faget timeplanen i faget er merket 4.1 Legge til termin i et fag Lærer legger til terminer (T1 og T2) i faget 1. Finn faget du vil legge til terminer i. 2. Klikk Status og oppfølging. 3. Klikk Fravær. 4. Klikk Legg til terminer. 5. Velg Termin 1 (T1) og Termin 2 (T2) fra listen 6. Klikk Legg til 7. Klikk Lagre Merk: Det er ikke mulig å legge til en termin etter siste termindato. Termin 1 avsluttes 15.januar. 4.2 Merke timeplanen Når terminene er lagt til må timeplanen for dette faget opprettes. 1. Klikk Status og oppfølging. 2. Klikk Fravær. 3. Under fanen Oppsett så velger du terminen du ønsker å opprette timeplanen for (eks Termin 1 (T1) 2013/2014) 4. Huk av timene i ukevisningen 5. NB! Klikk Lagre 6. Gjenta opperasjonen for Termin 2 Merk: En time i itslearning er satt til 60 minutter. Har elevene er skoledag fra , så skal det merkes av for 6 timer denne dagen Hvis du endrer en eksisterende timeplan, vil endringene gjelde fra den datoen det foretas. Inntasting av Antall undervisningstimer benyttes ikke Oppvekstkontoret, Trondheim kommune Side 5 av 18

7 4.2.1 Tips: Oppsett av flere timeplaner Det er mulighet å sette opp ulike timeplaner. Dette gir en mulighet til å sette opp en timeplan A og timeplan B. Dette gjøres under Oppsett og Legg til ekstra: Eksemplet på navn på timeplanene kan da være: A Partallsuker B Oddetallsuker Oppvekstkontoret, Trondheim kommune Side 6 av 18

8 Oppvekstkontoret, Trondheim kommune Side 7 av 18

9 5 Faglærer: Føre fravær For å føre fravær går du til det aktuelle faget i itslearning og klikker på kategorien Status og oppfølging >>Fravær >> Før fravær. Forsikre deg om at du har valgt riktig termin, uke, gjeldende timeplan og dag 1. Fravær føres ved å klikke rullegardinboksen og velge den aktuelle fraværskoden. Du kan også skrive inn en kommentar til fraværet ved å klikke det grå notatet. Merk: Vær oppmerksom på at det bare er fravær og ikke tilstedeværelse som føres. Hvis alle elevene er til stede, er det ikke nødvendig å foreta seg noe. Faglærer har ikke mulighet til å sette dagsfravær. Dette utføres av kontaktlærer, da under Kontaktlærerfanen se Kontaktlærer. 5.1 Fraværskoder, Trondheim kommune Kodene, som brukes i Trondheim kommune, er: Ved terminslutt skal ingen elever stå med koden F 5.2 Fraværskoden F Koden F - Fravær (årsak ikke registrert) er en midlertidig kode. Dette betyr at den skal endres til GFE/GFL/GFP/UF. Koden F benyttes når lærer registrerer at elev er fraværende og ikke vet årsaken. Kontaktlærer endrer kode F til rett kode. 1 Du vil automatisk styres til dagens dato. Dette gjelder ikke dersom termin 1 ikke har startet Oppvekstkontoret, Trondheim kommune Side 8 av 18

10 5.3 Tips: Sette samme fraværskode for flere elever I de tilfeller hvor flere elever skal ha samme fraværskoder, så er det mulig å sette disse kodene i en operasjon. 1. Huk av for de aktuelle elevene 2. Øverst ved den aktuelle timen velg rett fraværskode 5.4 Fullfør uke Når du har ført fraværet for en uke, sender du uken til kontaktlæreren ved å klikke knappen Fullfør uke. Da er du ferdig med jobben. Vær oppmerksom på at du må sende uken selv om det ikke er registrert fravær. Merk: Når faglærer har trykket Fullfør uke er det ikke mulig for faglærer å gjøre noen endringer eller legge til noe fravær for den aktuelle uken. Kontaktlærer har denne rettigheten Oppvekstkontoret, Trondheim kommune Side 9 av 18

11 5.5 Faglærer: Rapporter Kategorien Rapporter gir en totaloversikt over fraværet i faget. Hvis du klikker Terminrapport bak navnet til en elev, vises en detaljert rapport over elevens fravær. Kontaktlærer kan endre fraværskode dirkete fra dette bildet, noe som forenkler prosessen med å omgjøre fravær ført med den foreløpige kategorien «F» til en av de permanente kategoriene Oppvekstkontoret, Trondheim kommune Side 10 av 18

12 6 Kontaktlærer Kontaktlærerne ser fraværet for alle sine elever på tvers av fagene, noe som gir en god oversikt. Kontaktlærere kan redigere fraværsdataene som faglærer har sendt, og sette dagsfraværet hvis en elev har vært fraværende hele dagen. For å administrere fravær klikker kontaktlæreren kategorien Kontaktlærer >> Administrer Fravær. 6.1 Administrere og sette fravær (kontaktlærer) 1. Klikk kategorien Kontaktlærer. 2. Klikk Administrer fravær Har du ikke opprettet et fag med termin og timeplan for dine elever, så vil elevenes navn ikke dukke opp her. Gå da til kap Oppvekstkontoret, Trondheim kommune Side 11 av 18

13 NB! Det er bare kontaktlærer som har mulighet til å føre dagsfravær: 6.2 NB! Fra timesfravær til dagsfravær Kontaktlærer må gjøre om timesfravær til dagsfravær i de tilfellene elevene har fravær hele dagen, slik at eleven har korrekt fordeling mellom fraværstimer og dager. Når kontaktlærer setter en fraværskode under kolonnen Dagsfravær vil alle eventuelle timesfravær blir overskrevet (for den dagen). Det er viktig at dette følges opp av kontaktlærer. 6.3 Tips: Sette samme fraværskode for flere elever Det er kontaktlærer som fører dagsfravær. I de tilfeller hvor flere elever har samme fraværskoder, så er det mulighet å sette disse kodene i en operasjon. 1. Huk av for de aktuelle elevene 2. Øverst ved den aktuelle time/dagsfravær velg rett fraværskode 1.Huk av de for de aktuelle elevene. 2.Velg rett fraværskode Oppvekstkontoret, Trondheim kommune Side 12 av 18

14 6.4 Endre/ administrere fravær for en elev I itslearning er det mulig for kontaktlærer å administere fraværet for en elev om gangen. Dette gjøres via Kontaktlærer >> Administrer Fravær. Velg deretter den aktuelle elev: Klikk på elevens navn Du vil nå få en ukevisning for den aktuelle eleven. Her kan kontaktlærer føre / redigere timesfravær og dagsfravær. Merk at valget for dagsfravær er plassert på nederste rad Oppvekstkontoret, Trondheim kommune Side 13 av 18

15 6.5 Doble timer i timeplanen Dersom to faglærere setter opp den samme timen eks mandag 1.time, så vil disse timene vises under Kontaktlærer >> Administrer Fravær: Doble timer bør unngås, da dette gir mulighet for å sette dobbelt fravær for elevene i den samme timen. I de tilfeller det er hensiktmessig å sette timeplanen opp med doble timer, så må kontaktlærer være spesielt oppmerksom på dette og eventuelt slette fraværet for det ene faget: Merk: Denne slettingen er ikke nødvendig dersom det er heldagsfravær. 6.6 Kontaktlærer: Rapporter Under fanen Rapporter har kontaktlærer mulighet til å få en totaloversikt over fraværet til enkeltelever (terminrapport se nr 1) og fraværsfordelingen mellom de forskjellige fraværskodene (se nr 2) Oppvekstkontoret, Trondheim kommune Side 14 av 18

16 Oppvekstkontoret, Trondheim kommune Side 15 av 18

17 7 Rektor: Rapporter De med rollen Rektor i itslearning 2 har blant annet mulighet til å se rapport over fravær for alle elever for sin enhet. Fremgangsmåten er lik som for Kontaktlærer (se kapitel Kontaktlærer: Rapporter) Alle med rollen Rektor har fanen Rektor: Tips: For å se fravær på gruppenivå - gå til Rektor>> Administrer fravær. Velg fanen Rapporter. Du kan velge hvilken gruppe du vil vise. Dette utvalget viser alle elever fra alle grupper, men en kan få rapport fra hver enkelt gruppe: 8 Avslutning av termin 1 og 2 Fraværsføringen skal ajourføres/avsluttes to ganger i året. Fristen er satt til siste skoledag i hver termin (termin 1 15.januar 2015 og for termin 2 19.juni 2015). Pass på: 1. Gjør om timesfravær til dagsfravær i de tilfellene elevene har fravær hele dagen 2. Gjør om den foreløpige koden F til rett kode Fra og med skoleåret 2012/2013 så er datoen for avslutning av Termin 1 fast fra år til år. Denne datoen er 15.januar. Dette gjelder alle skolene. Skoleåret 2014/2015: Termin 1: 18.august januar 2014 Termin 2: 16.januar juni Elev: Vise mitt fravær 2 Skoleadministrator legger til rektorer fra Admin. >> Skoleledere Oppvekstkontoret, Trondheim kommune Side 16 av 18

18 Elevene kan få oversikt over egen fravær: 1. Klikk kategorien eportfolio. 2. Klikk Fravær. 10 Finner du ikke Fravær-pekeren? Hvis du ikke finner Fravær-pekeren i faget i oversikten Status og oppfølging, kan du aktivere den i faginnstillingene. Gå til det aktuelle faget og klikk på Faginnstillinger og deretter Egenskaper. Merk av for Bruk fraværsrapportering under Funksjoner. Klikk deretter Lagre. Nå kan du klikke Status og oppfølging. En peker til Fravær vises. 11 Føring av fravær for elever som har tilbudet sitt ved to skoler I de tilfeller der eleven har sitt skoletilbud ved to enheter eks 3 dager på nærskolen og 2 dager ved en av spesialgruppene ved Dalgård skole, så må det opprettes en felles forståelse for hvordan fraværet skal føres mellom disse to skolene. Tips: 1. Opprett et eget fag for denne elev 2. Meld inn alle lærere som ansvar for denne eleven både fra nærskolen og den andre skolen 3. Legg til terminene 4. Sett opp en felles timeplan I dette faget føres all fravær for denne elev. Merk: Kontaktlærer må her være spesielt oppmerksom på faren ved å føre doble timer, da denne eleven vil ha et dobbelt sett med timer. Se kapitel Doble timer i timeplanen 12 Hjelp! Alle lærere skal henvende seg til sin skoleadministrator i itslearning ved behov for hjelp. Alle skoleadministratorene og Extensansvarlig kan få hjelp og støtte av: Jomar Estenstad Leif Cato Larsen Gjershaug Oppvekstkontoret, Trondheim kommune E-post: itslearning@trondheim.kommune.no / ist-extens@trondheim.kommune.no Oppvekstkontoret, Trondheim kommune Side 17 av 18