Data eller perm? Bør du da begynne med papir, eller hoppe rett på en dataløsning? For all del: Start på papiret!

Transkript

1 tema: rådgivere og tjenester Data eller perm? Mange virksomheter har overført sitt internkontrollsystem til en databasert løsning. Andre nøyer seg med penn og papir. Hva bør en nystartet bedrift gjøre? La oss allerede nå slå fast at databaserte HMS-systemer kan være til god hjelp hvis de brukes riktig. Den største utfordringen ligger nemlig ikke i valg av dataløsning, men i å sørge for at den kommer til nytte. Dessuten er det neppe alle som trenger et slikt dataverktøy. Kan klare seg uten data Hvilke virksomheter kan klare seg med et papirbasert HMS-system? Små bedrifter med få ansatte, for eksempel barnehager og mindre håndverksbedrifter. Lag heller et overordnet internkontrollsystem på ett eneste A4-ark. Derfra henviser du til enkelte offentlig forskrifter og dine lokale arbeidsrutiner. Du må også kunne dokumentere at den ansatte kjenner arbeidsrutinene, har fått opplæring i dem og har mottatt verneutstyr kort sagt en kvittering fra vedkommende. Mer trenger du antakelig ikke, med mindre deler av arbeidet er spesielt risikofylt. Forskriften slår fast at internkontrollen bør tilpasses virksomheten, så det er ingen grunn til å gjøre papirarbeidet unødig omfattende. Det viktigste er hva du gjør i hverdagen, ikke hva du har av papirer og systemer, sier Øivind Martinsen i firmaet Norsk Miljø Teknikk AS. Martinsen bistår små og mellomstore virksomheter med blant annet innføring av HMS- og kvalitetssikringssystemer, og mener at mange går unødig tungt inn i materien. En årsak kan være at de satser for mye på det teoretiske, og for lite på det praktiske, skadeforebyggende arbeidet. Tenk deg at du leder en mindre, nystartet virksomhet som ikke har noe HMSsystem. Bør du da begynne med papir, eller hoppe rett på en dataløsning? For all del: Start på papiret! Start riktig på pc-en Hvilke virksomheter bør ha en databasert løsning? Et dataverktøy er først og fremst nyttig for bedrifter som allerede har kommet et stykke i sitt HMS-arbeid, og som har behov for å systematisere rutiner og få oversikt over revisjoner, avvik og tiltak. Når du skal ta i bruk et nyinnkjøpt datasystem, så husk å begynne riktig. Ikke legg inn adresser og personlige data for de ansatte, og tro at du dermed har et fiks ferdig internkontrollsystem. De ansatte får det neppe tryggere av dette. Begynn heller med å kartlegge virksomheten din på papiret. Finn ut hvilke oppgaver som er risikofylte. Lag noen enkle tiltaksplaner ut fra dette. Bruke gjerne pc-en til tekstbehandling og til å lage skjemaer og planer. La det gå litt tid, gjerne mange måneder, slik at du ser om rutinene og tiltakene fungerer. Juster tiltakene om nødvendig. Hvis du nå skjønner hva du driver med i forhold til det å gjøre arbeidsplassene tryggere, bruke verneutstyr, tenke forebyggende og bruke relevante skjemaer og kontrollplaner kan du spandere på deg et dataprogram. Husk at et datasystem aldri kan bli noe mer enn et hjelpeverktøy. Dataprogrammet kan hjelpe deg å skrive ut en sjekkliste for snekkeren som skal ut på anleggsplassen, men noen må legge sjekklisten inn i systemet, noen må påse at den etterleves, og noen må endre rutinen hvis det er nødvendig. Mye å velge blant Bør datasystemet være web-basert? For et lite firma med et par pc-er på kontoret er det mer enn bra nok å ha HMSprogramvaren lokalt på en av pc-ene. En litt større virksomhet, som kanskje har flere avdelinger eller folk som er ute på oppdrag over lang tid, vil ha nytte av et web-basert system. HMS-verktøy for de store Det skadeforebyggende arbeidet må organiseres på en mer systematisk måte i de virkelig store virksomhetene. To av utfordringene er å måle temperaturen på HMSarbeidet og finne trender. Når bedriftsstørrelsen øker, er det ikke lenger mulig å ha personlig oversikt over alt som skjer. Rutinene for trygt arbeid smelter typisk sammen med sikkerhetsinstrukser og prosedyrer for kvalitetssikring. Samtidig stilles det større krav til rapporteringsmulighetene i dataverktøyet. Når det gjelder valg av HMS-system, hvilke forskjeller er det mellom behovene i store og mindre virksomheter? Dette er et spennende spørsmål, og det finnes neppe eksakte svar, sier Olaf Larssæther, Business Manager i Pride ASA. Pride utvikler og leverer dataløsningen Synergi, som brukes av en rekke større selskaper i Norge. Ett poeng er at de mindre aktørene i mange tilfeller har mindre fagkompetanse og mindre ressurser til å ta seg av HMSspørsmålene. Ofte blir de nok litt mer styrt av hva de må ha på plass for å oppfylle minimumskravene i lovverket. De store virksomhetene har på sin side egne avdelinger som jobber med risiko. De velger ofte å gå lenger enn lovens krav, og jobber mer proaktivt for å få ned risikoen. Store konsekvenser Dernest er det forskjeller i risikobildet. I en liten bedrift er tapspotensialet som regel mindre. Hvis ulykken først er ute i olje og gassindustrien, risikerer vi ikke bare en knekt fot, men kanskje en katastrofe som berører hundrevis av mennesker. Dette påvirker hvor proaktive og 22 HMS 5-05

2 Dataløsninger egner seg best for bedrifter som allerede har et aktivt HMS-arbeid, sier Øivind Martinsen i Norsk Miljø Teknikk. Bør systemet oppdatere seg automatisk når lover og forskrifter endres? Hvis du har kjøpt internkontrollsystemet fra en leverandør, vil du antakelig få lovbetingede oppdateringer automatisk. Men systemet tenker ikke for deg. Du må uansett inn i lovene, og sette deg inn i hva lovendringene betyr for deg. Er for eksempel dine nåværende rutiner hensiktsmessige i forhold til endringen? Bør internkontrollsystemet integreres med et personalsystem? Hvis du har fra 10 til 15 ansatte og oppover, kan du med fordel knytte disse tingene opp mot hverandre. Da kan du lettere følge opp kompetanseutviklingen til hver ansatt, og samkjøre dette med arbeidsoppgaver, forbedringsrapporter i HMS-systemet og tiltaksplaner, anbefaler Martinsen. I denne utgaven av temaseksjonen retter vi blikket først og fremst mot små og mellomstore bedrifter. Vi gjør oppmerksom på at Johs. Oraug er daglig leder for leverandøren Quality Manager Plus AS, mens Jan Erik Bugge (Safari AS) og Mina Dammen (Eidskog Næringsservice KF) har anskaffet databaserte systemer fra konkurrenten Adekvat Info AS. De to leverandørene er blant de største på HMSsystemer for små og mellomstore bedrifter, men på ingen måte alene i et bugnende marked. Pride ASA er på sin side utbredt i de store virksomhetene med sin dataløsning Synergi, som blant annet brukes av Norsk Hydro. Må samkjøre HMS og kvalitet De største virksomhetene strekker seg gjerne mye lenger enn lovens krav til trygge og gode arbeidsrutiner. Hvilke krav bør et stort konsern stille til et databasert HMS-system? Det viktigste er nok at det generelle HMS-systemet bør ses i sammenheng med de øvrige kvalitetssystemene i bedriften. Du må ha mulighet til å samkjøre prosedyreverk, internkontroll og oppfølgingsrutiner i både HMS og kvalitetssikring, og i de forskjellige avdelingene, sier Edgar Gundersen i Norsk Hydro. Gundersen er HMSkoordinator for Ormen Lange Onshore Project på Aukra utenfor Molde, som for øyeblikket er Norges For oss er det viktig å ha en dataløsning som gjør det mulig å samkjøre HMS og kvalitetssikring, sier Edgar Gundersen i Norsk Hydro. største utbyggingsprosjekt. Alene i 2005 er det budsjettert med 22 milliarder kroner til Ormen Lange-prosjektet. I et så stort prosjekt har vi hele tiden behov for å kunne dokumentere og få fram rapporter i forbindelse med blant annet farlige forhold og uønskede hendelser. Vi er helt avhengige av et databasert system for å kunne få fram trender. HMS-systemet må inneholde alt fra vernerunder og forbedringsforslag til kvalitetssikringsrutiner og mer spesielle prosedyrer, for eksempel for arbeid i høyden. Alt dette må forankres i en overordnet HMS-målsetting. I bygg- og anleggsbransjen brukes overordnede HMS-planer dessuten som et styringsverk som underkontraktører må forholde seg til. Fra vår side har det langt på vei vært et krav at underleverandørene bruker det samme datasystemet i erfaringsutveksling, oppfølging og lukking som oss. HMS-løsningene ved Ormen Lange er i stor grad blitt til gjennom et utstrakt samarbeid med leverandørene, der vi utveksler gode arbeidsrutiner og samkjører systemene opp mot hverandre. Å ha ett felles system er dessuten svært tids- og arbeidsbesparende. Dataløsningen Synergi brukes av en rekke store virksomheter i Norge. Nå jobber vi med en versjon for små og mellomstore bedrifter, sier Olaf Larssæther i Pride. investeringsvillige selskapene er til å forebygge uønskede hendelser. En tredje forskjell er forsikring. De virkelig store selskapene betaler kanskje flere titall millioner kroner i året for å forsikre sine ansatte og sine verdier. Hvis selskapene kan vise til at de analyserer sin risiko, dokumenterer og jobber proaktivt for å hindre ulykker, kan de få ned forsikringspremien. HMS

3 Systembeskrivelsen, les HMS-permen, er ikke hovedpoenget med et HMS-arbeide. Hovedpoenget er å drive et systematisk forbedringsarbeid som kan dokumentere både oppslutning (medvirkning), resultater og status i oppfølgingen. For å drive aktiv risikoforvaltning trenger lederne styringsdata. Styringsdata som gir mulighet for å ta riktige beslutninger om igangsettelse av forbedringstiltak som effektiviserer og forbedrer driften. Det er når du effektivt skal samle inn og oppsummere slike data at behovet for en dataløsning dukker opp. Gode styringsdata er viktig for å lykkes i HMS-arbeidet. (Foto: QmPlus) Bedre styring med dataløsning Et av de viktigste målene med et HMS-system er å hjelpe ledere med forbedringstiltak. I de fleste virksomheter gjøres dette lettest med et dynamisk databasert system som viser ledere og medarbeidere oppsummerte resultater og status i ethvert organisasjonsledd. JOHS. ORAUG Alle skal delta HMS må utøves, ikke bare av lederne, men også med deltakelse fra alle medarbeiderne. Dette er et ofte oversett faktum: At medvirkning ikke er en rettighet, men en plikt. Både 4 siste ledd og 5.3 i Internkontrollforskriften bruker begrepet skal. Tas dette på alvor, sier det seg selv at lederne kan oppleve et kaos med innspill fra medarbeiderne når deres samlede erfaring og kunnskap skal utnyttes. Alle vet at medarbeiderne er enhver virksomhets viktigste ressurs. Det er derfor svært viktig å samle inn de rådene de har. Løsningen på virksomhetens viktigste utfordringer finnes nemlig ofte blant de ansatte. Utfordringen ligger i å bringe fram deres kunnskap slik at ledelsen kan benytte den til å ta de rette avgjørelsene. En dataløsning må tilrettelegge for medarbeidernes aktive deltakelse, om forskriften skal følges. Skaff deg oversikt over ansattes erfaringer! Første trinn når du skal velge et databasert HMS-system, er å velge deg et nyttig oppsummeringsverktøy, det vil si en løsning som gir oversikt over hva medarbeiderne har erfart og hva de vil, hva som er trender og som avdekker virksomhetens systemfeil. En slik løsning fjerner lederens største mareritt, nemlig å stå der tafatt med en HMS-perm som viser hva bedriften har tenkt å gjøre, men uten et resultat som viser hva som er kartlagt og hva ledelsen har gjort med resultatene. Må kunne lage styringsdata HMS-styring kan sammenliknes med økonomistyring. I økonomistyring har du bud- 24 HMS 5-05

4 tema: rådgivere og tjenester sjett og regnskap, mens du i HMS-styring har prosedyrer, instrukser og HMS-regnskapet. HMS-regnskapet viser resultatene fra det aktive HMS-arbeidet, mens budsjett, prosedyrer og instrukser er teorier om virkeligheten, noe som kan brukes til å planlegge arbeidet. Det er først når regnskapet kommer for dagen at du vet hva som virkelig har skjedd. Først nå har lederne et beslutningsgrunnlag. Det er denne oversikten et dataverktøy må kunne produsere: Styringsdata, et beslutningsgrunnlag basert på alles kunnskaper i virksomheten. En ny måte å tenke på 13 år er gått siden den første internkontrollforskriften så dagens lys. Den stilte krav til skriftlige nedtegnelser. De fleste virksomheter laget sine HMS-permer med oppskrifter. Fremover vil det bli stadig viktigere å dokumentere praksis. Staten har bestemt seg: Nå bestiller IK-forskriftene resultater. JOHS. ORAUG Bruk datasystemet riktig Følgende skaper tillit hos tilsynsmyndigheter, forsikringsselskaper og ikke minst kunder og brukere: Start med dataløsningen; den dynamiske, ikke den som bare erstatter HMS-permen. Få på plass et rammeverk som gir deg rom for å løse alle IK-oppgavene i ett og samme system. Da blir hverdagen enklere, fordi du til enhver tid kan klikke fram resultatene. Din bruk av et dynamisk verktøy som oppsummerer, viser trender og oppslutning, er i seg selv et bevis for at du har et system der ansvarlige er utpekt, og der medarbeiderne medvirker. Rutinebeskrivelsene kan du korte ned til noen linjer eller flytskjemaer, hvis du i det hele tatt trenger dem. (De fleste datasystemer er elektroniske HMS-permer med oppskrifter.) Vis HMS-praksis til ditt forsikringsselskap og bruk dette som et argument når du forhandler om premien. Fremtidens forsikringsløsning er selvforsikring! Dette er bare forsvarlig hvis virksomheten beviser at de styrer HMS-arbeidet eller driver aktiv risikoforvaltning. Fraværet reduseres, ikke fordi du har en dataløsning, men fordi du kan bruke den systematisk til å følge opp medarbeidernes råd og anbefalinger. Kunnskaper gir selvtillit Med en dynamisk dataløsning har du skapt mulighetene for å bygge opp en kunnskapsbase som i seg selv er verdifull, men kanskje viktigst av alt: Resultatoversikter som viser medarbeidernes innflytelse skaper en selvtillitsspiral i bedriften. Dette er uvurderlig i en tøff konkurransesituasjon, og det er snart din eneste mulighet for å få en forsikringsavtale! Den første internkontrollforskriften stilte krav til skriftlige prosedyrer og instrukser. For hvordan skulle du ellers kunne vite hva som var avvik? Den gang var HMS-arbeidet ensbetydende med kvalitetssikringspermen eller HMS-permen. Tilsynsmyndigheter og forsikringsselskaper stilte gjerne spørsmålet: Vis oss HMS-permen. Og hadde du først en perm, ja, så var omkvedet nærmest at HMS-arbeidet var i sin skjønneste orden. I dag stilles spørsmålet: Kan du dokumentere resultatene dine? Hvis du ikke kan det, så tolker tilsynsmyndighetene dette som at HMS-arbeidet ligger dødt. Morgendagens spørsmål vil være: Vis oss avviksoversikten for siste kvartal og hva du har gjort med denne. Dette spørsmålet er langt mer kraftfullt enn det gamle spørsmålet etter en HMS-perm. Vi er inne i et paradigmeskifte, en ny måte å tenke på: Resultatene er viktigere enn oppskriftene! Forskriften endres Ledere i norske virksomheter har ansvaret for at det gjøres feil for over 200 milliarder kroner pr. år. Verken virksomheter eller Staten kan akseptere slike feilkostnader. Derfor ble HMS-forskriften revidert i Her så vi den nye tenkemåten tydelig: Bare i nødvendig grad skal rutinene beskrives. Internkontrollforskriftens 5.1 til 5.8 viste de nye kravene til internkontroll: Alle skal medvirke for at samlet kunnskap og erfaringer skal kunne utnyttes. 4 og 5.3. Risikoanalyse skal leveres Tilhørende planer skal dokumenteres (forebyggende aktiviteter + forbedringstiltak) Avviksbehandling: System for systematisk registrering av feil (Vis avviksoversikten!) Revisjon for å sjekke om systemet virker (Stemmer praksis med teorien?) Myndighetene er inne i en ny måte å tenke HMS, mener Johs. Oraug i QmPlus. Nå er resultatene viktigere enn oppskriftene. Nye forskrifter satser på internkontroll Seks år senere kom IK i sosial- og helsetjenesten. 4.a til h sier det samme som 5.1 til 5.8 i HMS-forskriften, bare med ett tillegg: Også brukerne og deres pårørende skal kunne komme med sine synspunkter! Medvirkningskravet var blitt utvidet! Med andre ord: Staten har bestemt seg for hva som skal være internkontrollmetodene uansett bransje. Det samme har skjedd med IK-mat-forskriften, som omhandler internkontroll i forbindelse med distribusjon, oppbevaring og salg av matvarer: 5.a krever et levende internkontrollsystem i alle fall på risikostyringen. Ellers er 5.1 til 5.9 fortsatt preget av rutinebeskrivelser. Under en revisjon vil det bli spurt etter dokumentasjon som viser at rutinene praktiseres, og resultatene av praksis, men resultatkravet er fortsatt utydelig i denne forskriften. Praktiserer du internkontroll? Når ulykken er ute, stiller forsikringsselskapene spørsmålet: Har du praktisert internkontrollen? Forsikringsselskapene betaler sin del av kostnadene ved avvik. Derfor bryr også de seg nå i stadig økende grad om det forebyggende arbeidet. Ledere som ikke kan dokumentere oppslutning og resultater av HMS-arbeidet, kan risikere det samme som mange kommuner i Sverige: Ingen vil forsikre dem! Dette kan bli hverdagen også i andre land, om virksomhetene ikke følger de krav IK-forskriftene bestiller. Heldigvis krever ikke forskriftene at vi skal ha lyst eller være motiverte før vi gjør HMS-arbeidet. Det holder at vi gjør det! HMS

5 tema: rådgivere og tjenester Samtidig trengte vi et enhetlig system for alle butikkene. Før hadde butikkene av og til litt forskjellige løsninger. Vi måtte da gå rundt i hver butikk for å se at rutinene var i tråd med våre sentrale ønsker. I dag kan alle butikkene arbeide etter samme lest. Bugge er for øvrig både økonomisjef og HMS-ansvarlig, en kombinasjonen som ikke er helt vanlig i norske virksomheter: Det har falt seg naturlig at HMS-ansvaret har falt på meg. Vi er få ansatte, og må derfor fylle flere roller samtidig. Dessuten er jo økonomer vant med å ha oversikt, smiler han. I alt er vi ti ansatte på kjedekontoret. Med et databasert HMS-system er det lett å sette opp trygge arbeidsrutiner for hver enkelt avdeling i virksomheten, mener Jan Erik Bugge. Innholdet er viktigst Det er hva vi legger inn i datasystemet, og kunnskapen om hva som ligger der, som legger grunnlaget for en god internkontroll. Dataløsningen er i seg selv neppe så avgjørende, mener Jan Erik Bugge, som er økonomisjef i butikkjeden Safari. Bugge har, sammen med resten av ledergruppen, i et halvt år nedlagt mye tid for å bygge opp et intranett og overføre eksisterende HMS-rutiner til et databasert system. Hva var viktig for dere, da dere skulle velge et databasert system for internkontroll? Vår bakgrunn er at tempoet ofte er svært høyt ute i butikkene. Vi måtte ha et datasystem som i hovedsak kunne lages av oss i den sentrale administrasjonen. Et annet viktig krav var at systemet måtte gi oss en faglig oversikt til enhver tid. HMSsystemet ligger i dag på et intranett, og det finnes en rekke linker til aktuelle deler av lovverket. Disse oppdateres av leverandøren. Tidligere hadde vi et papirbasert HMSsystem, med de utfordringer dette innebærer for å oppdatere seg på lovendringer. Høy profil gir mange utfordringer Safari har i alt 11 matbutikker innenfor det som kalles stor-bergen. Kjeden har i alt 250 årsverk, og en total omsetning på ca. 700 millioner kroner årlig. Matvarene er ikke nødvendigvis de billigste, meningen er heller å tilby kundene en safari i matjungelen. Butikkene har ferskvareavdeling, betjente frukt-/grøntdisker, bakeri, og stadig mer av det som kalles convenience-mat, altså ferdiglaget mat. Men dette stiller samtidig krav til sikre arbeidsrutiner. Deler av HMS-systemet er felles for alle butikkene. I tillegg har de forskjellige avdelingene i butikkene sine egne deler av systemet. Dette har vi gjort for å skape større samhørighet, og for å målrette opplysningene. Hvis du arbeider i ferskvareavdeling, vil du for eksempel få et bilde av en ferskvaredisk når du logger deg på, og du finner lettere fram til de HMS-rutinene som er mest aktuelle for deg. Eksempler på dette er håndtering av kniver og elektriske sager. Må kunne vite hva som er hvor Som butikkjede må dere forholde dere ikke bare til arbeidsmiljøloven, men også til forskrifter som stiller krav til at maten skal være helsemessig trygg (IK-mat). Er det lett å integrere krav fra de to regelverkene i ett og samme HMS-system? Med tanke på selve datainnleggingen, er det er lett å legge inn de ulike kravene som underpunkter i systemet. En helt annen ting er hvordan de ansatte velger å bruke opplysningene. De enkelte butikkledere må ha kjennskap til de ulike lovene, og ikke minst vite hvor de kan finne de riktige tingene for at dette skal bli vellykket. Vi satser på å gjennomføre en del opplæring for å sette alt i system. Vi som arbeider sentralt vil samtidig knytte til oss eksternt fagpersonell, blant annet fra våre vareleverandører, offentlige organer, firmaet Infotjenester og Handelsog Servicenæringens Hovedorganisasjon. I tillegg bruker vi internett for å søke hos det offentlige på spesielle problemstillinger. 26 HMS 5-05

6 Vi har fra før konkurranseutsatt deler av IK Mat til selskapet Anticimex, som reiser rundt på butikkene for blant annet å sjekke utstyr, helsehygieniske forhold, kvalitet på varer og temperaturen i kjøledisker. Vi må hele tiden prioritere og beslutte hva vi kan klare lokalt i butikkene, hva vi må gjøre sentralt, og hva vi må leie inn folk utenfra for å få hjelp til. Totrinnsrakett Bugge forklarer at datasystemet ble innkjøpt i april i år, og at implementeringen gjennomføres i to faser: Da vi kjøpte inn systemet, så vi straks behovet for å lage en mer felles løsning enn den vi hadde. Som sagt var det enkelte forskjeller butikkene imellom. Vi har nå bygget oss en egen intranettside som HMS-biten er en del av. Vi brukte tiden fram til sommerferien for å sette nettsidene i system, og tiden etter ferien for å sette det hele i drift. Trinn to er nå omtrent midtveis. Vår plan er at systemet skal være i full drift fra januar. Er dere mange i selskapet som bruker systemet aktivt? Pr. i dag fire butikkledere, pluss oss sentralt. De med mest datakunnskaper har vært mest aktive i selve oppbyggingen. Men alle butikkene er allerede brukere av systemet. De gir tilbakemeldinger til meg om hva som fungerer bra og dårlig. Innholdet avgjør Har innføringen av det nye datasystemet ført til at dere har forbedret arbeidsrutiner i organisasjonen? Det er litt vanskelig å måle, og litt tidlig, i og med at systemet skal være operativt til nyttår. Men målsettingen er som sagt å ha en felles HMS-løsning i hele kjeden. Vi regner med at dette vil forbedre arbeidsrutinene i butikkene. Ett eksempel er at vi på sentralt hold reiser rundt i butikkene noen ganger i året med sjekklister. Fremover vil det bli lettere å gjennomføre disse kontrollene, og sjekke at ting er gjort og fulgt opp. Bugge understreker at det er mye som skal legges inn i det nye datasystemet. Alt fra trygge arbeidsbeskrivelser i hverdagen til matvaresikkerhet og rutiner rundt brannvarsling må være på plass. Likevel er datasystemet kun et rammeverktøy. Det er opplysningene vi legger inn i systemet og hvordan vi bruker dem i hverdagen, som er viktig. Må ha permer uansett Databaserte systemer har mange fordeler, men hos oss blir vi nok aldri kvitt permene. Mange av våre ansatte er i daglig kontakt med kjemikalier, forklarer Mina Dammen. Hun koordinerer enheten Bra Miljø i Eidskog Næringsservice KF, et kommunalt foretak som leverer tjenester til Eidskog kommune og private bedrifter i Hedmark. Enheten har cirka 40 ansatte. Den utfører renholdstjenester i alle kommunale bygg, driver vaskeri og har enkelte oppgaver i grøntanlegg sommer og vinter. Våre renholdere oppbevarer kjemikalier i alle bygg vi utfører renhold. Vi må derfor ha datablader som beskriver blant annet innholdet i hver kjemikalieflaske og hvordan førstehjelp skal utføres. Databladene må være lett tilgjengelige alle steder der kjemikalier oppbevares, slik at den ansatte kan nappe med seg databladet og ta det med til legen dersom ulykken skulle være ute. Renholderen kunne i teorien hatt et stoffkartotek på en bærbar pc, men dette ville blitt altfor tungvint i praksis. På vaskeriet har vi også permer, men her har vi som mål å få det inn på data. Samtidig ser vi at permer og dataløsninger utfyller hverandre. Vi som koordinerer arbeidet i enheten, har stor nytte av et databasert HMS-system. Den største fordelen er at vi hele tiden kan finne forskrifter og veiledninger, og at disse oppdateres automatisk. De offentlige forskriftene gir også råd om bruk av de forskjellige kjemikaliene. Når det gjelder vårt eget stoffkartotek, kan vi lett hente inn oppdateringer av databladene, ta utskrifter og gi dem til renholderne. Ting forandrer seg jo hele tiden, og det er viktig å ha de nyeste endringene. Når du arbeider med kjemikalier, er det nyttig å ha beskrivelser av dem på papirformat. Databladene kan du likevel skrive ut fra et databasert system, sier Mina Dammen. Gjennomgang og forbedring Dere hadde et papirbasert internkontrollsystem før dere valgte nåværende dataløsning. Førte innføringen av datasystemet til at dere forbedret arbeidsrutiner i organisasjonen? Det er for tidlig å si. Vi arbeider med å legge eksisterende rutiner inn i det nye datasystemet, og vi er helt i oppstarten med dette. Både daglige arbeidsrutiner og rutiner i forbindelse med ulykker skal legges inn. Innleggingen gir oss en mulighet til å gjennomgå dagens rutiner, og jeg har tro på at dette fører til forbedringer. Når et nytt datasystem skal tas i bruk, må det som regel settes av tid til opplæring. Hadde dere behov for å få opplæring på systemet? Ja, og vi fikk en del opplæring av leverandøren i startfasen. Dette var svært nyttig, men deretter ble systemet brukt litt lite i en periode. Vi føler nå at vi trenger en oppfriskning. I vår enhet vil trolig fire personer bruke systemet aktivt, inkludert verneombudet. Når disse kan bruke systemet, skal de ta seg av opplæringen av andre som har bruk for det, for eksempel vaskeriansatte. HMS