KONTRAKTSOPPFØLGING KOMPETENT ÅPEN PÅLITELIG SAMFUNNSENGASJERT

Transkript

1 KONTRAKTSOPPFØLGING KOMPETENT ÅPEN PÅLITELIG SAMFUNNSENGASJERT

2 Agenda Innkjøp i Bergen kommune Kontraktsoppfølging - Utfordringer Kontraktsoppfølging i praksis Systemer, maler og rutiner Systematiske og planlagte etterkontroller

3 Innkjøp i Bergen kommune Parlamentarisme innbyggere ansatte leverandører Varer/tjenester ca. 6 mrd. i året - Innkjøpssamarbeid Innkjøp og kontraktsoppfølging er både sentralisert og desentralisert

4 Organisering ved Innkjøp Konsern - mot en klarere arbeidsdeling Konkurranse Konkurranseservice Konkurranser for andre inkl. DPS KGV administrasjon Ramme-/fellesavtaler Støttetjenester Juridisk Samfunnsansvar Innovasjon IKT System forvaltning Prosesstøtte/digitalisering E-handel, KGV/ KAV, Innkjøpsanalyse Kontrakt Kontraktservice Kontraktoppfølging Rutiner og veiledning KAV administrasjon Kategoriansvar

5 Anskaffelsesstrategi Mål 1: Kommunens anskaffelser skal organiseres effektivt, med avklarte roller og rett kompetanse. Mål 2: Kommunens anskaffelser skal dekke brukernes behov og ha riktig kvalitet. Mål 3: Kommunens anskaffelser skal bidra til innovasjon og markedsutvikling. Mål 4: Bergen skal være en foregangskommune for samfunnsansvar i sine anskaffelser. Mål 5: Kommunen skal opptre profesjonelt og ryddig i møte med leverandørmarkedet. Mål 6: Bergen kommune skal være en relevant og attraktiv samarbeidspart på anskaffelsesområdet.

6 Kontraktsoppfølging prioriterte områder i 2018 Effektivisere og forbedre organiseringen av arbeidet med kontraktsoppfølging, herunder: Innføre og videreutvikle elektroniske verktøy Samfunnsansvar Byrådssaker om hhv. etisk produksjon og klima og miljø

7 Kontraktsoppfølging - Utfordringer

8 Utfordringer Kontraktsoppfølging i kombinasjon med innkjøpsarbeid: Andre oppgaver med korte frister Mindre regelstyrt Kompetanse Behov for å ferdigstille oppgaver Organisering: Oversikt over kontraktsporteføljen Ansvars- og rollefordeling Prioriteringer mellom kontrakter og oppgaver Status og incentivsystemer

9 Utfordringer Holdninger/ kultur Ikke mine penger Reklamasjonsrett benyttes ikke Ensidig prisfokus Forventer spesialtilpassede løsninger Hva er en velfungerende kontrakt? Hvordan måles dette? Fornøyde brukere Fornøyde leverandører Gode nok betingelser Effektiv logistikk og administrasjon Bærekraft / samfunnsansvar

10 Kontraktsoppfølging i praksis

11

12 Kontraktsyklusen Planlegging Metodikk i planleggingsfasen: - Kartlegge brukerbehov - Kartlegge markedet - Innkjøpssamarbeid - Omsetning og erfaringer - Behov for nytenkning? - Samfunnsansvar KAV - Kontraktsregistrering og -arkiv - Kommunikasjon - Milepælsplan - Kontraktoppfølgingsplan - Veiledere på intranett - Statistikk - Erfaringsnotat Kontraktsoppfølging Konkurranse KGV - Utforming og distribusjon av konkurranser - Kommunikasjon - Elektronisk konkurransegrunnlag - Elektroniske kontraktsdokumenter - Integrerte skjema - Meddelelse om tildeling - Elektronisk signering

13 Produksjon og levering av middager - planlegging Levering av middagsporsjoner i året Sous vide- eller kok/kjøl Alders- og sykehjem og hjemmeboende tjenestemottakere Tverrfaglig anskaffelsesteam Spørreundersøkelse til bestillere etc Veiledende kunngjøring Dialogmøter med temaliste Reservert kontrakt?

14 Konkurransefase Åpen anbudskonkurranse Bergen, Os og Askøy kommune, samt 4 private institusjoner 170 mill. kr 5 år Tildelingskriterier: 70 % pris 15 % samfunnsansvar (flest VTA-årsverk fikk høyest poengsum) 15 % miljø (utslippsfrie biler eller euronorm 6)

15 Tildeling av kontrakt Matvarehuset vant med 18 VTA-årsverk Kontraktsoppstart: Fazer Food Services og Multi Trans Norge nådde ikke opp med 5 og 3 VTA-plasser Avklaring med leverandør

16 Kontraktsoppfølgingsfase KAV Todelt ansvar mellom fagenhet og innkjøp En rekke krav som måtte følges opp: Miljøkriterium på biler Lærlingplass VTA-plasser Vegetarisk alternativ Kvalitet Matsikkerhet Økologisk andel

17 Innsynskrav og klager Innsynskrav fra: Konkurrenter Media Politikere (fra omegnskommune) Konkurrentene klaget på at: det var unormalt mange vta-årsverk i kontrakten det ikke benyttes så mange vta-årsverk som vinner har oppgitt arbeidet som utføres av vta ene ikke har tilknytning til kontrakten

18 Oppslag i media

19 Oppfølging av tildelingskriteriet om 18 VTA-plasser September 2017: Befaring i lokalene til Matvarehuset, samt hos 3 underleverandører Oktober 2017: Varsel om mislighetsbeføyelser (heving og evt erstatning) om forholdene ikke ble rettet Desember 2017: Befaring i nyetablert kjølelager hos underleverandør = Vilkår oppfylt Skriftlig dokumentasjon bekreftet: - 5 årsverk hos to underleverandører - 13 årsverk hos tredje underleverandør, men kun 2 av de var VTA-plasser Dokumentasjon innen fristen: - Samarbeidsavtaler - Arbeidsplaner - beskrivelse av tilknytning til kontrakten Antall årsverk økt fra 2-11 og 3-7 hos to underleverandører. Tredje er ute. Halvårlig rapportering fremover!

20 «ARBEIDSGLEDE: Gjengen i fryselageret har det lystbetont på jobb, her anført av midtpunktet Monica Arnetvedt. Hadde de kunnet bestemme, ville alle stilt til jobb i påskeferien også». FOTO: Eirik Brekke. BT

21 Erfaringsoverføring til andre konkurranser Vurder å sette et tak på antall VTA-plasser i tildelingskriteriet Tydeliggjør retten til å gjennomføre befaring/kontroll og innhente dokumentasjon i kontrakten Tydeliggjør retten til å iverksette sanksjoner Gå fra årsverk til antall personer Tildelingskriterium på kjøretøy euro 6 kunne alle oppnå minstekrav?

22 Oppfølging av kvalitet God kvalitet er en forutsetning for matglede og appetitt Kom en rekke klager på maten i starten Tiltak ble iverksatt i samarbeid med leverandør: Ukentlige prøvesmakinger Mindre endringer på oppskrifter 50 % stilling som skal undervise om IK-mat og sluttilberedning i BK Opplæring av BKs ansatte innen IK mat og tilberedning Ekstra opplæring til tjenestestedene som har sendt flest klager

23 Smakspanel Hver mandag møtes et smakspanel i Matvarehusets lokaler for å teste neste ukes middager - Brukerrepresentant, Bergen kommune, gjest (klager) og produsent deltar

24 Nyhetsbrev - Ukentlig nyhetsbrev med ukens middager - Tips til optimal sluttilberedning - Instagram-konto for pårørende, ansatte ved tjenestestedene og andre interesserte

25 Spisevenn - Et tiltak i samarbeid med leverandør - Spisevenn er en frivillig som kommer på besøk til den eldre for å spise middag og dele gode historier Foto: Nina Gulestøl

26 Gjennom god og tett kontraktsoppfølging kan potensiell fiasko bli suksess! «Tusen hjertelig takk for innsatsen, sier Dag Inge Ulstein, og får en god klem fra Monica Arnetvedt». Tekst: Anne Jo Lexander, Foto: Eirik Brekke. BT

27 Systemer, maler og rutiner

28 System for kontraktsoppfølging KAV kontraktadministrasjonsverktøy Elektronisk signatur E-handel Innkjøpsanalyse Sak-arkiv system Økonomisystem Kommunens intranett - Allmenningen

29 KAV i Bergen kommune Oversikt over alle kommunens avtaler ett sted Deling av kontraktsinformasjon og dokumenter Dokumentasjon på kontraktsoppfølgingen Integrasjon mot KGV og sak-arkiv Speiling på offentlig tilgjengelig nettside Kontrakter kan deles med leverandør Alle kontrakter skal inn i KAV innen 1. mai! Minikonkurranser Rapporter

30 Maler for kontraktsoppfølging Innkjøp konsern har utarbeidet maler i KAV Tilpasset rammeavtaler Milepælsplan for kontraktsoppfølging Kontraktsoppfølgingsplan

31 Samfunnsansvar Bergen kommune har egne felter for registrering av kontraktskrav tilknyttet samfunnsansvar Kravene vises også på web Benyttes ved innhenting av informasjon om oppfølging fra enhetene Ønske om rapporteringsmulighet direkte i KAV i fremtiden

32 Andre effekter med bruk av KAV Opprydning i ansvarsforhold Avklaring av fullmakter, tilgangsgrupper Registrering av kontraktsforvalter Bedre kontroll med kontrakts- og innkjøpsmaler Økt sporbarhet og gjennomsiktighet i kontraktsoppfølgingen

33 E-handel er god kontraktoppfølging Bergen kommune benytter fakturamatch på varelinjenivå. Dette gir god kontroll på priser. Kommune har 1656 bestillere på e-handel. Lesetilgang i e-handel er nylig opprettet. Per mars 2018 hadde Bergen kommune 85% e-handel for leverandører med e-handelskataloger. Elektronisk bestilling av tjenester er et område vi ønsker å innføre.

34 Utvikling andel e-handel pr. år

35 Hvordan øke andelen e-handel? Månedlige statistikker Obligatorisk e-handel E-handel ut til nye bestiller-grupper Endring av praksis Justere varekatalog Behov for unntak? Avtalelekkasje kontrolleres Positive leverandører

36 Innkjøpsanalyse Datagrunnlag Fakturainformasjon fra økonomisystemet Våre avtalepriser UNSPEC-kategorisering Forbedring av datakvalitet har tatt tid Fakturakvalitet Kategoriseringsutfordringer Analyser som benyttes i dag Avtalelekkasje Priskontroll Anbudsundersøkelse Kategorisering Detaljer Datagrunnlag EHF faktura

37 Priskontroll VareID, Varebeskrivelse, Utregning, FakturaID Prisdifferansen Avtalepris Fakturert Enhetspris Totalt Fakturert Enheter Vare ID Varebeskrivelse ,00 = ,00 - (2.361,00 * 19,00) Betingelse Faktura ,00 = ,00 - (2.511,00 * 4,00) Betingelse Faktura Vare ID Varebeskrivelse ,00 = 5.387, ,00 Betingelse Faktura Totalsum

38 Anbudsundersøkelse kaffeautomater Leverandører Beløp ekskl.moms Siemens Financial Services Waterlogic Norge AS De Lage Landen Finans Norge Polardrikk AS Sg Finans AS Ikano Bank AB (Publ) Norway Branch Pelican Rouge Coffee Solutions AS Coca-Cola European Partners Norge AS Jacobs Douwe Egberts Norge AS Scheie & Co AS Eden Springs (Norway) AS Mr Coffee Vest AS Lindbak AS Totalsum

39 Rutinebeskrivelser på intranett

40 Systematiske og planlagte etterkontroller Plan for etterkontroll utarbeides en gang i året Målet er å arbeide planmessig med internkontroll, risikostyring og kvalitetssikring av prosesser Beskriver hva som er bakgrunnen for våre prioriteringer Fagspesifikke tema Kontraktservice er ansvarlig for gjennomføring

41 Prosess etterkontroll Varsle om kontroll Planleggingsmøte Informasjonsinnhenting Rapportering Verifisering Ferdig rapport Internt møte for å planlegge metodikk og fordele arbeid Det kan være aktuelt å sende ut informasjon til leverandører/ interne enheter som skal underlegges kontroll Dokumenter Statistikk Stikkprøver Intervju/ møte Spørreskjema Stedlig kontroll Rapportering av funn Kort redegjørelse for bakgrunn og metodikk Behov for verifisering av referat / funn / rapport vil bli vurdert Godkjennes av Innkjøpssjef Oversendes til eventuelle interne enheter som har vært involvert Oversendes leverandør

42 Prioriteringer for 2018

43 Gjennomførte etterkontroller 2017 Kontroller samfunnsansvar Oppfølging av leverandørkjeden på rammeavtaler for møbler Lønns- og arbeidsvilkår på den pedagogiske vikaravtalen Dokumentasjonsgjennomgang lærlinger Oppfølging av inkluderende kontraktsklausul Kontroller kommersielle tema Avtalelekkasje og avtaledekning på en rekke avtaler/områder Priskontroller (17 leverandører på E-handel og helsevikarer)

44 Lønns- og arbeidsvilkår Pedagogisk vikarsentral Samarbeid med Byrådsavd for bhg, skole og idrett Stedlig kontroll Innsyn i personalsystem og dokumentgjennomgang Rapport sendt til leverandør med frist for utbedring Funn: Ansiennitetsberegning Oppsigelsestid rutiner for sjekk av oppholdstillatelse innberetning i pensjonsordning

45 Lønns- og arbeidsvilkår - avlastningstjenester til utviklingshemmede (Aleris Ungplan & BOI AS, region vest) Samarbeid med Etat for tjen. T. utvikl.hemmede Stedlig kontroll Innsyn i personalsystem og dokumentgjennomgang Gjennomgang av funn med leverandør i april Funn: Avtaler om avvikende arbeidstid Avtaler med selvst.næringsdriv. Pensjon

46 Takk for oppmerksomheten! Tone Mari Dahle (rådgiver Innkjøp konsern): Juni Skjold Lexau (rådgiver Innkjøp konsern):