Erfaring og praktiske råd v/seniorrådgiver Eva Kollerud Søndergaard NAV, Anskaffelsesseksjonen

Transkript

1 Erfaring og praktiske råd v/seniorrådgiver Eva Kollerud Søndergaard NAV, Anskaffelsesseksjonen

2 NAV, Anskaffelsesseksjonen 3 kontorer Kontor for brukeranskaffelser med 16 ansatte Kontor for driftsanskaffelser med 12 ansatte Forretningsjuridisk kontor med 8 ansatte KBA: Kontrakter årlig verdi ca 4,5 Mrd NOK NAV, Side 2

3 Kontor for brukeranskaffelser Gjennomfører sentrale anskaffelser hovedsakelig innenfor hjelpemidler Har ca. 35 etablerte avtaleområder innenfor hjelpemiddelområdet Åpen anbudskonkurranse, LOA/FOA Del III Ikke rammestyrte budsjetter det økonomisk mest fordelaktige tilbudet Dekke majoriteten av behovene til de aktuelle brukerne NAV, Side 3

4 Innledning I år 2010 skjedde det et skift konkurransegrunnlag med brukeren og brukerens behov i fokus Hvert anbud består av flere poster. Hver post er en selvstendig konkurranse Behovsbeskrivelser i alle poster i alle anbud Innkjøper med referansegruppe Anskaffelsesteam NAV, Side 4

5 Dialog med leverandørmarkedet Før kunngjøring av anbud Veiledende kunngjøring på et tidlig tidspunkt Dialogkonferanse med alle interesserte leverandører En-til-en-møter ressurskrevende, men riktig bruk! Utdrag av kravspesifikasjon på høring hos leverandørene Etter kunngjøring av anbud Tilbyderkonferanse med alle leverandørene Oppstartsmøter i forbindelse med kontraktsignering NAV, Side 5

6 Utforming av konkurransegrunnlaget Eksempel på anbud uten behovsspesifikasjoner 164 poster Eksempel på anbud basert på behovsspesifikasjoner 46 poster Produkter som kun oppnår en skåre på 1 poeng eller mindre på ett eller flere underkriterier, vil bli ansett som ikke egnet til å tilfredsstille brukers behov og vil bli forkastet/avvist fra konkurransen. KOFA-sak 2013/22» Neste NAV, Side 6

7 Post Beskrivelse 1 Dusj- og toalettstol med drivhjul fast høyde, setebredde til og med 45 cm. 2 Dusj- og toalettstol med drivhjul fast høyde, setebredde fra og med 46 cm 3 Dusj- og toalettstol med drivhjul høyderegulerbar, setebredde til og med 45 cm 4 Dusj- og toalettstol med drivhjul høyderegulerbar, setebredde fra og med 46 cm 5 Dusj- og toalettstol med drivhjul - delbar uten verktøy 6 Toalett med innebygd dusj- og tørkefunksjon for veggmontering for kvinner 7 Toalett med innebygd dusj- og tørkefunksjon for veggmontering for menn Tilbake NAV, Side 7

8 Post 1: Toalettstol u/hjul og m/høyderegulering, kategori Én vinner Enkeltprodukt A) Brukerne er typisk personer - som har behov for å gå på toalettet andre steder enn på baderommet - som har nedsatt eller ingen gangfunksjon B) Krav til dokumentasjon for hvert hovedprodukt for: Samsvarserklæring Standard for tekniske hjelpemidler Se punkt 2 for utdypende spesifisering av produkt- og dokumentasjonskrav. C) Absolutte krav til produktets konfigurasjon: Vanndrenerende konstruksjon Sidebøyler/armlener Ikke hjul Ryggstøtte D) Brukerne har behov for en toalettstol med følgende egenskaper: 1. Enkel å rengjøre 2. Gir god støtte under bruk E) Tildelingskriteriet: Kvalitet vist gjennom behovsoppfyllelse vektes % Produktets grad av oppfyllelse av brukers behov angitt i felt D, med hovedfokus på, men ikke begrenset til, følgende underkriterier: Rengjøringsvennlighet (Brukerbehov 1) Støtte under bruk (Brukerbehov 2) F) Tildelingskriteriet: Totalkostnad vektes % Følgende elementer inngår i beregningen av totalkostnaden: Pris hovedprodukt + enhetspris utprøving Økonomiske konsekvenser av eventuelle forbehold til kontraktsvilkårene Tilbake NAV, Side 8

9 Evalueringsprosessen Grundig forarbeid av anskaffelsesteamet Alle kvalifiserte produkter innkalles til produktevaluering Vanligvis foregår produktevalueringen over 1 uke Eksempel på evalueringsskjema NAV, Side 9

10 Arkfane Pris) Utprøving enhetspris Totalkostnad (d+e) Avvik fra laveste pris i % Poeng linjær metode Poeng forholdsmessig metode Hovedprodukt Leverandør Produkt Laveste pris Lev. A Sol ,00 10,00 10,00 Lev. B Måne ,96 7,90 8,27 Lev. C Lys ,99 9,30 9,35 NAV, Side 10

11 Arkfane Kvalitet) Egnethet i forhold til bruksområde - Optimal vektbæring *muligheter for støtte *plassering av støtte - enkel forflytning Relevante innstillingsmuligheter - få og enkle innstillinger * endring av plassering av støtter *endring av støtter Lev. Produkt Poeng Poeng Vekt 0,35 0,30 0,35 Veldig gode muligheter for støtte av bekken, hofte og rygg. Støttene er meget hensiktsmessig plassert. Stolen er utformet slik at det er Kommentarer til enkelt å flytte bruker hvert underpunkt Lev. A Sol inn og ut av stolen. 10,00 beskrevet ovenfor 5,00 Lev. B Måne Lev. C Stjerne Veldig gode muligheter for støtte av bekken og hofte. Litt dårlig støtte av rygg. Fotstøtten er litt i veien for enkel forflytning inn og ut av stolen. 8,00 Estetisk utforming *helhetlig utforming *fargebruk *materiale *konstruksjon Kommentarer til hvert underpunkt beskrevet Poeng Sum Poeng Faktor Endeling poengsum ovenfor 6,00 7,10 1,11 7,85 Kommentarer til Kommentarer til hvert underpunkt beskrevet ovenfor hvert underpunkt beskrevet 10,00ovenfor 7,00 8,25 9,12 Kommentarer til hvert underpunkt beskrevet ovenfor Kommentarer til hvert underpunkt 9,00 beskrevet ovenfor Kommentarer til hvert underpunkt beskrevet 8,00ovenfor 10,00 9,05 10,00 NAV, Side 11

12 Arkfane Sum) Linjær metode Forholdsmessig metode Tildelingskriterier Totalkostnad Totalkostnad Kvalitet Vekt 0,35 0,35 0,65 Linjær metode Forholdsmessig metode Leverandør Produkt Poeng Vektet pris Poeng Vektet pris Poeng Vektet kval Sum poeng Sum poeng Leverandør A Sol 10,00 3,50 10,00 3,50 6,25 4,06 7,56 7,56 Leverandør B Måne 7,90 2,77 8,27 2,89 9,19 5,97 8,74 8,87 Leverandør C Stjerne 9,30 3,26 9,35 3,27 10,00 6,50 9,76 9,77 OVERSIKT OVER VINNERE Rangering linjær Produkter 1 Stjerne 2 Måne Poeng Leverandør Produkt 3 Sol Vinner Linjær 9,76 C Stjerne Vinner forholdsmessig 9,77 C Stjerne Rangering forholdsmessig Produkter Andre plass linjær 8,74 B Måne 1 Stjerne Andre plass forholdsmessig 8,87 B Måne 2 Måne Tredje plass linjær 7,56 A Sol 3 Sol Tredje plass forholdsmessig 7,56 A Sol NAV, Side 12

13 Produktevaluering TEAMARBEID TEAMARBEID NAV, Side 13

14 Utfordringer Krever et engasjert anskaffelsesteam Krever et anskaffelsesteam med riktig kompetanse Krever god planlegging av evalueringsprosessen Utfordrende kontraktsoppfølging Parallelle rammeavtaler Ivareta innovasjon i kontraktsperioden Utfordrende leverandørmarked NAV, Side 14

15 Veien videre for NAV Dialog og samarbeid med leverandørmarkedet Innovasjon Kontinuerlig forbedring Veien blir til mens vi går NAV, Side 15