Ledere med personalansvar får oppfriskning/opplæring i oppfølgingsrutinene generelt og endringene spesielt. Deltagelse på NAV sine egne IA-kurs.

Transkript

1 GJENNOMFØRTE TILTAK: LØPENDE FELLESTILTAK: Kommunens rutiner for sykefraværsoppfølging ble samlet, «vasket» og revidert i tråd med nye regler. Informasjonen ble gjort bedre tilgjengelig både på papir og digitalt. Det ble lagt rutine for løpende revidering og informasjon ved regelendringer. Ledere med personalansvar får oppfriskning/opplæring i oppfølgingsrutinene generelt og endringene spesielt. Deltagelse på NAV sine egne IA-kurs. Sees i morgen obligatorisk kurs/opplæring for alle ledere i kommunen i oppfølging av ansatte som sliter psykisk. Kurset var også et tilbud til vernetjenesten og tillitsvalgte Det ble etablert et tettere og praktisk funksjonelt samarbeid mellom HMS rådgiver, HVO, HTV, BHT, NAV lokalt og NAV Arbeidslivssenter. NAVs Arbeidslivslos og noen «faste» eksterne konsulenter har også vært en del av dette ved behov. Interaksjon og relasjonsbygging gjennom hyppigere møtepunkter bidrar til kjennskap til hverandre og har gjort det lettere å ta kontakt på tvers slik at man i større grad har greid å løfte felles og benytte hverandres styrker og kompetanse. Aktiv bruk av virkemidler fra NAV Utvidede dialogmøter hvor BHT og HMS rådgiver/prosjektleder deltar (Prosjektleder deltok på 76 slike møter i 2013) for å sikre tett og kvalitativ god oppfølging og læring i organisasjonen gjennom praktisk veiledning til lederne. Løpende og systematisk evaluering av inngåtte tilretteleggingsavtaler. Aktiv jobbing for å øke andelen graderte sykemeldinger Fokus på aktiv bruk av kommunens web baserte internkontrollsystem (QM+) 1 AKTIVITETSRAPPORTERING FOKUSPROSJEKTET 2015

2 RAPPORTERING TIL STYRINGSGRUPPA (ARBEIDSMILJØUTVALGET) 26. August Oktober Desember Februar Juni November Januar Des 2015 RAPPORTERING TIL PROSJEKTEIER ( ADMINISTRASJONSUTVALGET) 25. september Januar November Mars Des 2015 INFORMASJON TIL REFERANSEGRUPPA ( RÅDMANNENS STAB) 2. September 2013 EKSTERN / INTERN INFORMASJON OM PROSJEKTET Artikkel om Fokusprosjektet på hjemmesiden og intranettet. September 2013 Artikkel i avisen Agder. Desember 2013 Artikkel i avisen Agder. September AKTIVITETSRAPPORTERING FOKUSPROSJEKTET 2015

3 DELPROSJEKT I FOKUSENHET - BOLIGBASERTE TJENESTER Boligbaserte tjenester består av 7 boliger Mål for nærværsprosent: 93 % ved prosjektperiodens utløp Nærvær ved oppstart: 80,94 % ( første kvartal 2013) Nærværsprosent pr utgangen av 2013: 84,61% Nærværsprosent pr utgangen av 2014: 84,84 % Nærværsprosent hittil i 2015: 89,72 % DELPROSJEKTGRUPPE: Leder: Gro Kasin (enhetsleder) Øvrige medlemmer: Lederne for boligene HVO HTV Prosjektleder, Anita Egeland. Eksterne krefter ( NAV, BHT, konsulenter) - etter behov. GENERELT: Alle tiltak gjennomføres i nært samarbeid med de aktuelle virksomhetene og sentrale samarbeidspartnere. IA-rådgiver, bedriftshelsetjenesten og andre eksterne og interne ressurspersoner er viktige støttespillere i både planlegging og iverksettelse av aktuelle tiltak. OPPSTART: Innledende møte med partene for å diskutere overgang /innlemming av igangsatt prosjekt ( Relasjonsledelse) 9. April 2013 Høst 2013: Kartlegging i alle enhetene for å Kartlegge nåsituasjon Få tilbakemelding på ansattes tanker om gode og nødvendige tiltak Skape bevissthet om ønsket framtid.. PROSJEKTGRUPPEMØTER: 24. September 2013 planlegge framdrift 10. Juni September 2014 ( Avaxandi) diskutere situasjonen 9. Oktober 2014 (Avaxandi) idedugnad August 2015 evaluering av relasjonsledelsesprosjektet FELLESTILTAK: Relasjonsledelse pågående oppstartet prosess i ledergruppa - videreføres Personalsamling med behovskartlegging etter AI-metoden september 2013 Stressmestringskurs for alle ansatte (oppfølging AI samlingen) september 2013 Kartleggingsskjema utdelt, samlet inn september oktober 2013 AKTIVITETSRAPPORTERING FOKUSPROSJEKTET

4 Relasjonsledelse ( gjelder ledergruppa) jobbet videre med dette. o Hver avdelingsleder - egen handlingsplan m/tiltak som handler om f. eks: Emosjonell modenhet Relasjonelt mot Dialogferdigheter Påvirkning Medarbeidernes behov Tydelige krav/forventninger. Relasjonskompetanse Kreativitetsklima. Samlinger for avdelingsledere - oppfølging av oppmerksomt nærvær og relasjonsledelse våren 2015 Faglig kompetanseheving (e-læring, kurs, foredrag på personalmøter) o heve instrumentell mestringsevne o styrke emosjonell mestringsevne o trivsel gjennom sosialt nærvær Aktivitetsgrupper vinter 2015 (for å styrke samarbeid i omstillingsprosessen) I tillegg kommer ulike tiltak i de ulike boligene etter kartlagt behov/interne prosesser og spredning av tiltak som er evaluert som virksomme etter utprøving. BOLIG: SLETTEVEIEN Nærvær 2013: 80,46 % Nærvær 2014: 83,56 % Nærvær så langt i 2015: 90,12 % FASE I Nærværsintervjuer 9, 11. og 14. oktober 2013 Møter i forbindelse med innovasjonsprosjektet - 17 og 18. oktober 2013 Personalmøte om prosjektet alle ansatte 4. Desember 2013 Kurs i oppmerksomt nærvær - Vår 2014 Leder aktiv handlingsplan for relasjonell ledelse Løpende Fokus på ulike tema i hverdagen og på personalmøter o Hva som skal til for å komme på jobb istedenfor å være hjemme o Pauseavtaler for å forebygge fravær o Tilrettelagt turnus o Trene på å ta og gi positive tilbakemeldinger o Leder ta seg tid til de ansatte o Latter og glede i hverdagen Årlig personalsamling + ekstra samling til jul FASE II Fokus på ulike tema i hverdagen og på personalmøter o Hva som skal til for å komme på jobb istedenfor å være hjemme I tillegg - individuelle samtaler o Pauseavtaler for å forebygge fravær - fortsetter o Tilrettelagt turnus fortsetter o Trene på å ta og gi positive tilbakemeldinger - fortsetter o Latter og glede i hverdagen - fortsetter Årlig personalsamling + ekstra samling til jul Oppmerksomhetstrening. Lære teknikken - 4 ganger Vår AKTIVITETSRAPPORTERING FOKUSPROSJEKTET 2015

5 Nærværspresentasjon - alle ansatte April 2015 o Oppfølging av kartlegging/gjennomgang av oppfølgingsrutinen BOLIG: UNGDOMSPAVILJONGEN Nærvær 2013: 96,2 % Nærvær 2014: 90,2 % Nærvær så langt 2015: 88,5 % Deltagelse på fellestiltak (kartlegging, AI- samling m/styrkekort, stressmestring) Personalmøte med informasjon om prosjektet og utdeling av kartleggingen 5. November 2013 Personalmøte med nærværskake 28. Januar 2014 Deltagelse på fellestiltak Nærværspresentasjon- oppfølging av kartlegging/gjennomgang av oppfølgingsrutinen 18. Mai 2015 Oppfølging av arbeid med handlingsplan (tiltak jfr kartlegging) vår 2015 BOLIG : AVLASTNINGEN Nærvær 2013: 95,41 % Nærvær 2014: 87,99 % Nærvær hittil i 2015: 93,39 % Deltagelse på fellestiltak Personalmøte med informasjon om prosjektet og utdeling av kartleggingen 5. November 2013 Personalmøte med nærværskake 28. Januar 2014 Deltagelse på fellestiltak Nærværspresentasjon- oppfølging av kartlegging/gjennomgang av oppfølgingsrutinen 18. Mai 2015 Oppfølging av arbeid med handlingsplan (tiltak jfr. kartlegging) vår 2015 BOLIG: FARET VEST Nærvær 2013: 91,96 % Nærvær 2014: 96,03 % Nærvær så langt 2015: 97,33 % FASE I Deltagelse på fellestiltak (kartlegging, AI- samling m/styrkekort, stressmestring) Personalmøte med informasjon om prosjektet og utdeling av kartleggingen Høst Leder jobber forebyggende og helsefremmende mot ansatte (spesielle tiltak) FASE II Faglig kompetanseheving o heve instrumentell mestringsevne o styrke emosjonell mestringsevne o trivsel gjennom sosialt nærvær Nærværspresentasjon- oppfølging av kartlegging/gjennomgang av oppfølgingsrutinen Mai 2015 Oppfølging av arbeid med handlingsplan (tiltak jfr kartlegging) vår 2015 AKTIVITETSRAPPORTERING FOKUSPROSJEKTET

6 Leder jobber forebyggende og helsefremmende mot ansatte (spesielle tiltak) Plan B hvis noen er syke BOLIG: BJØRKELUNDEN 9 Nærvær 2013: 81,48 % Nærvær 2014: 77,32 % Nærvær så langt 2015: 91,58 % Deltagelse på fellestiltak (kartlegging, AI- samling m/styrkekort, stressmestring) Nærværspresentasjon om prosjektet /bevisstgjøring av nærværsfaktorer/involvering i ny handlingsplan -6. November 2014 Nærværspresentasjon gjennomgang av oppfølgingsrutinen prosjektleder observatør på personalmøte - Januar 2015 Nærværsmøter leder og prosjektleder Gruppeveiledning 11 deltagere, fire ganger 2015 Individuell ekstern veiledning - 8 deltagere Nærværstavle på veggen motivasjonstiltak (kontinuerlig) Samling med Arbeidslivssenteret Omstilling BOLIG :BJØRKELUNDEN 10 Nærvær 2013: 92,52 % Nærvær 2014: 81,52 % Nærvær hittil i år: 91,95 % Deltagelse på fellestiltak (kartlegging, AI- samling m/styrkekort, stressmestring) Nærværspresentasjon om prosjektet /bevisstgjøring av nærværsfaktorer/involvering i ny handlingsplan Februar 2014 Faglig kompetanseheving o heve instrumentell mestringsevne o styrke emosjonell mestringsevne o trivsel gjennom sosialt nærvær Gjensidige kaffe-besøk mellom Bjørkelunden 10 og 12 - våren 2015 Bli kjent Redusere følelsen av å være alene på jobb Nærværspresentasjon på personalmøte (involvering av ansatte i forhold til videre tiltak) 25. Februar 2014 Samling med Arbeidslivssenteret Omstilling BOLIG :BJØRKELUNDEN 12 Nærvær 2013: 62,55 % Nærvær 2014: 69,83 % Nærvær så langt i 2015: 78,14 % Deltagelse på fellestiltak (kartlegging, AI- samling m/styrkekort, stressmestring 6 AKTIVITETSRAPPORTERING FOKUSPROSJEKTET 2015

7 Medarbeidersamtaler o Enhetsleder er med - bedre kjent med ansatte og miljøet Vår 2015 Gjensidige kaffe-besøk mellom Bjørkelunden 10 og 12 o Bli kjent o Redusere følelsen av å være alene på jobb Nærværspresentasjon på personalmøte (involvering av ansatte i forhold til videre tiltak) 11. Februar 2014 Samling med Arbeidslivssenteret Omstilling DELPROSJEKT II - FOKUSENHET KNERTEN BARNEHAGE Mål for nærværsprosent: 93 % ved prosjektperiodens utløp Nærværsprosent pr utgangen av 2013: 88,37 % Nærværsprosent pr utgangen av 2014: 90,12% Nærværsprosent hittil i 2015: 91,98 DELPROSJEKTGRUPPE: Ledet av Anne Britt N Kristiansen (styrer) Øvrige medlemmer: Verneombud, Tillitsvalgte Prosjektleder Eksterne krefter ( NAV, BHT, konsulent)- etter behov GENERELT: Alle tiltak gjennomføres i nært samarbeid med de ansatte og sentrale samarbeidspartnere. IA-rådgiver, bedriftshelsetjenesten og andre eksterne og interne ressurspersoner er viktige støttespillere i både planlegging og iverksettelse av aktuelle tiltak. OPPSTART Innledende møte med partene 12. Mars 2013 Kartleggingsskjema for å o Kartlegge nåsituasjon o Få tilbakemelding på ansattes tanker om gode og nødvendige tiltak o Skape bevissthet om ønsket framtid.. PROSJEKTGRUPPEMØTER: 19. September oppsummering fra samlingen og planlegge framdrift 31. Mars November Desember August 2015 AKTIVITETSRAPPORTERING FOKUSPROSJEKTET

8 TILTAK Behovskartlegging gjennom AI prosess ( NAV)- 14. August og 3. Oktober 2013 Helse og hørselskontroll for alle ansatte Vår 2014 Oppfølging av helse og hørselskontroll med tiltak Handlingsplaner med konkrete tiltak på o Individnivå Rydde på plass arbeidsrom på loftet Plass til alle rundt kjøkkenbordet Arbeidsplaner/info i god tid /klar ansvarsfordeling Alle tar ansvar for å gjøre sine oppgaver Si fra på en fin (positiv) måte når vi er uenige Si fra: slik liker jeg ikke at du snakker til meg Alle gjør en positiv innsats Alle har ansvar for seg selv o Gruppenivå Planlegge med rød tråd /sammenheng Diskutere månedsplanen på avdelingsmøtene, før ny måned Bruke avdelingsmøtene til planlegging/innsetting av aktivitetene i månedsplanen o Ledelsesnivå Informere de det gjelder om oppgaver som skal utføres God opplæring av vikarer og oppfølging med tilbakemelding Mer personal/språkpraksis/skoleelev Kjøkkenhjelp (3-4 timer pr dag) Lage arbeidslister med ansvarsfordeling (til vikarer) Lage arbeidslister med ansvarsfordeling (fast ansatt) o Organisasjonsnivå Økt bemanning Nærværspresentasjon med alle ansatte 17. November 2014 Nærværstorsdag sosialt, arbeidsmiljø, fokus på verdien av nærvær Henge opp treet om hvordan vi vil ha det Januar 2015 o Ansvarliggjøring/fokusere på det vi vil ha mer av Kommunikasjon: Fokus på gode tilbakemeldinger og se hverandre Synligjøre/fortelle om utfall av møter o Øke forståelsen av at møter er viktig Kommunisere ut hvem som er stedfortreder når leder er borte o Ansvarsfordeling o Trygghet Fellesmøte styrkekort (på kveld - NAV Arbeidslivssenter) Coaching / Veiledning leder har kompetanse på dette Helsefremmende undervisning av fysioterapeut (Raskere frisk) Okt AKTIVITETSRAPPORTERING FOKUSPROSJEKTET 2015

9 DELPROSJEKT III - LANGTIDSAVDELINGEN Mål for nærværsprosent: 93 % ved prosjektperiodens utløp Nærværsprosent pr utgangen av 2012: 88,95 % Nærværsprosent pr utgangen av 2013: 94,3 % Nærværsprosent pr utgangen av 2014: % Nærværsprosent hittil i 2015: 89,77 % DELPROSJEKTGRUPPE: Ledet av Randi Nielsen (avdelingsleder) Øvrige medlemmer: Verneombud, Tillitsvalgte Prosjektleder Eksterne krefter ( NAV, BHT, konsulent)- etter behov GENERELT: Alle tiltak gjennomføres i nært samarbeid med de ansatte og sentrale samarbeidspartnere. IA-rådgiver, bedriftshelsetjenesten og andre eksterne og interne ressurspersoner har vært viktige støttespillere i både planlegging og iverksettelse av aktuelle tiltak. OPPSTART Innledende møte med partene 12. Mars 2013 Kartleggingsskjema for å o Kartlegge nåsituasjon o Få tilbakemelding på ansattes tanker om gode og nødvendige tiltak o Skape bevissthet om ønsket framtid. PROSJEKTGRUPPEMØTER: 19. September 2013 oppsummering fra AI samlingene og diskutere framdrift 6. November April 2014 ( med Avaxandi) 16. September November Desember Januar Januar 2015 (med QuickCare/Raskere frisk) 9. Mars August 2015 (midtevaluering Raskere frisk) 29.november 2015 (sluttevaluering Raskere frisk) TILTAK Behovskartlegging gjennom AI prosess ( NAV) Del 1 5. September 2013 Behovskartlegging gjennom AI prosess m/ styrkekort ( NAV) Del September 2013 Samling på Utsikten for alle ansatte jobbe videre med tiltak: Kommunikasjonsregler, bedring av samarbeid 21. November. AKTIVITETSRAPPORTERING FOKUSPROSJEKTET

10 Personalsamling med Nærværskake 6. Februar 2014 Roller, team og samarbeid alle ansatte ( Avaxandi) 5. Juni 2014 Jobbet med internt: o Oppfriskning i kjøreregler/kommunikasjonsregler o Klarhet i roller, oppgaver og prioriteringer o Fokus på nærvær istedenfor fravær o Nærværsblomster o Nærværskake o Tilbud om samtaler ( BHT, ekstern) Videreføring av intern jobbing Vår 2015 Raskere frisk 2015 (Detaljer fins i avsluttende evaluering) o Gjennomført personalsamlinger med undervisning i aktuelle tema Informasjon Motivasjon og Inspirasjon Helse, kost og livsstil Stress Ergonomi og forebygging o Gruppeaktiviteter ( gjennom 24 uker) o Individuell oppfølging av 12 ansatte spesielt ( de som hadde hatt mest fravær de 3 siste årene individuelle rapporter i personalmappene) 1 0 AKTIVITETSRAPPORTERING FOKUSPROSJEKTET 2015

11 AKTIVITETSRAPPORTERING FOKUSPROSJEKTET