Kvinesdal kommune MØTEINNKALLING. DRIFTSUTVALGET Rådhuset

Transkript

1 Kvinesdal kommune MØTEINNKALLING UTVALG: MØTESTED: DRIFTSUTVALGET Rådhuset DATO: TIDSPUNKT: 10:30 Dersom noen er forhindret fra å møte, eller trenger vararepresentant i enkeltsaker, må sekretariatet snarest mulig få melding om dette på tlf eller post@kvinesdal.kommune.no. Utvalgssekretæren innkaller vararepresentant. Avslutningslunsj Kvinesdal, Åse G. Versland Utvalgsleder Monica Dugan Utvalgssekretær

2 Saksliste Utvalgssaksnr. Innhold Lukket PS 22/11 Trykte referatsaker PS 23/11 Delegerte saker DS 14/11 Svar på søknad om startlån X DS 15/11 Svar på søknad om startlån X DS 16/11 Svar på søknad om startlån X DS 17/11 Svar på søknad om startlån X DS 18/11 Svar på søknad om startlån X DS 19/11 svar på søknad om startlån X DS 20/11 Svar på søknad om startlån X DS 21/11 Svar på søknad om startlån X DS 22/11 Svar på søknad om startlån X DS 23/11 Svar på søknad om startlån X Trykte referatsaker TR 6/11 "Åpen post" - Gangfelt på Øvre Egeland TR 7/11 Årsrapport tilbakemelding til Driftsutvalget PS 24/11 Havnesårbarhetsvurdering PS 25/11 Avtale for revisjon av sikringsplanen - Øye havn.

3 PS 22/11 Trykte referatsaker

4 PS 23/11 Delegerte saker DS 14/11 Svar på søknad om startlån DS 15/11 Svar på søknad om startlån DS 16/11 Svar på søknad om startlån DS 17/11 Svar på søknad om startlån DS 18/11 Svar på søknad om startlån DS 19/11 svar på søknad om startlån DS 20/11 Svar på søknad om startlån DS 21/11 Svar på søknad om startlån DS 22/11 Svar på søknad om startlån DS 23/11 Svar på søknad om startlån

5 Trykte referatsaker

6 Trykte referatsaker

7 Kvinesdal kommune Støttetjenesten Internt notat DERES REF: VÅR REF: SAKSBEHANDLER: ARKIVKODE: DATO: 9284/ /1387 "Åpen post" - Gangfelt på Øvre Egeland Anne Lise Gullestad Til: Driftsutvalget Behandling i Kommunestyret Ordførerens svar på spørsmål i møtet : Spørsmål 09/11: Bente Ingebretsen, Ap: Kvinesdal kommune har inngått en avtale med Troens bevis slik at badeanlegget i Sarons Dal skal være åpent i hele sommer. Det er kjempe bra! Dette vil medføre, tror jeg, økt gående og syklende trafikk i området rundt Sarons Dal. Barn og unge fra sentrumsområdet vil nok gå veien om Øvre Egeland for så videre til Sarons Dal. På denne strekningen må de krysse riksvei 461. Nå er vi altså nesten i bunnen av Utsiktsbakkan i krysset inn til Eiesland og Sarons Dal. For barn og unge som kommer fra Øvre Egeland-siden og må krysse denne veien for å komme over til Sarons Dal det er langt fra trafikksikkert. Det er midt i et kryss og fartsgrensa er høy. Her bør det bli fotgjengerfelt. Enkle hvite striper, det bør ikke være så vanskelig å få til. Mitt spørsmål til ordføreren blir: Kan ordføreren sørge for at det på denne veien blir lagt fotgjengerfelt, samt skilting om at farten må senkes. Svar: Ordføreren har tatt dette opp med Statens veivesen og fått følgende tilbakemelding: Gangfelt fv 461, Øvre Egeland Etablering av gangfelt krever en vurdering i henhold til vedtatte prosedyrer. For vegstrekninger med gjennomsnittstrafikk inn til 2000 pr døgn (antar strekningen ligger her i dag) må det være over tyve fotgjengere pr. time for å etablere gangfelt. Gangfelt skal heller ikke etableres på strekninger hvor målt gjennomsnittsfart er over ca 45 km/t. For å oppnå dette må farten skiltes ned i kombinasjon med fartsdempende tiltak. Dette krever i henhold til gjeldende prosedyrer blant annet høring hos kommune og politi og vil nødvendigvis ta noe tid. Dersom det er et konkret ønske fra kommunen og fylkeskommunen om nedsatt hastighet på strekningen må en normal prosess settes i gang. Ordføreren vil på basis av dette svaret sende over saken til Driftsutvalget for videre behandling. Driftsutvalget skal foreta prioriteringer i forhold til trafikksikkerhetsplanen etter ferien, og det er da naturlig at de vurderer om de vil starte prosessen med å søke som beskrevet i svaret fra Statens veivesen. Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Internett: Nesgata Kvinesdal Nesgata 11 Telefaks: Bank kto.: E-post: Org.nr.: post@kvinesdal.kommune.no

8 Kvinesdal kommune Rådmannen Internt notat DERES REF: VÅR REF: SAKSBEHANDLER: ARKIVKODE: DATO: 9634/ /538 Årsrapport tilbakemelding til Driftsutvalget Camilla Bruno Dunsæd Til: Driftsutvalget Årsrapport for 2010 ble behandlet i Kommunestyrets møte Kommunestyrets vedtak: Årsrapporten for 2010 tas til etterretning. Rådmannen tilbakemelder til Driftsutvalget/Administrasjonsutvalget på kommentarer som er fremkommet. Kommentarer: Generelt: - Årsrapport utforming, er uoversiktlig - Medarbeiderundersøkelsen Anonym eller åpen? - Medarbeiderkurs Kostnader? - s 17 regnefeil i tabell - s 166 regnefeil i tabell - Ønsker oversikt over faglærte vikarer i skolene Åpen omsorg: - Sykefravær Årsak til økning? - Antall som har tilbud om omsorgslønn? Boligbaserte tjenester: - Ligger lavt på en del punkter i Brukerundersøkelse Feda skole: - Kun 40 % andel medarbeidersamtaler. I tillegg kom det under behandling av saken i kommunestyret frem et ønske om tilbakemelding på brukere av rehabiliteringsavdelingen ved Kvinesdal bo og rehabilitering: Brukere i 2010: Totalt antall antall med rehabiliteringsopphold antall med demens antall med avlastningsopphold. Rådmannens tilbakemelding: Generelt: - Årsrapport utforming, er uoversiktlig Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Internett: Nesgata Kvinesdal Nesgata 11 Telefaks: Bank kto.: E-post: Org.nr.: post@kvinesdal.kommune.no

9 Svar: Årsrapporten er et viktig dokument i styringssystemet. Årsrapporten er en totalvurdering av driftsåret på resultatoppnåelse og ressursbruk. Årsrapporten er bygget opp etter de fire fokusområdene tjenestekvalitet, økonomi, organisasjon og samfunn. Det lages en overordnet årsrapport for Kvinesdal kommune og for hver av tjenesteenhetene. Slik årsrapporten fremstår er den omfangsrik og nok også uoversiktlig. Forbedring av styringssystemet og tilhørende dokumenter er en kontinuerlig prosess. Rådmannen vil jobbe videre med forbedring av årsrapporten. - Medarbeiderundersøkelsen Anonym eller åpen? Svar: Etter rådmannens syn er medarbeiderundersøkelser et viktig verktøy for å forbedre og opprettholde et godt arbeidsmiljø. Positive effekter av medarbeiderundersøkelser kommer både kommunen og den enkelte ansatte til gode. Medarbeiderundersøkelsen er en systematisk kartlegging der de ansattes oppfatninger og vurderinger kommer frem, og som kommunen aktivt bruker i arbeidet for å skape et godt arbeidsmiljø for våre ansatte. I enhetene følges medarbeiderundersøkelsen ved at det lages en handlingsplan for det videre arbeidet. Det er to hovedspørsmål knyttet til handlingsplanen: Hvilke områder er bra hos oss, og hvilke tiltak kan forsterke dette? På hvilke områder kan vi forbedre oss, og hvilke tiltak kan bidra til dette? Det er vel neppe noe fasitsvar på om medarbeiderundersøkelser skal være anonyme eller ikke. Derom strides de lærde noen mener at anonyme medarbeiderundersøkelser er sladder satt i system, mens andre mener at medarbeiderundersøkelser ikke har noen verdi hvis de ikke er anonyme, jfr oppslag i kommunal rapport torsdag 23. juni Kvinesdal kommune har over flere år jobbet med organisasjonskultur og god folkeskikk på jobb. Siden 2008 har medarbeiderundersøkelsene vært åpne, etter et vedtak i AMU. Svarprosenten var i 2008: 50 %, 2009: 56 %, 2010: 68 % og 2011: 79 %. Svarprosenten på medarbeiderundersøkelser i bedre kommune (anonymt, 82 kommuner hittil i år) er 70 %. Åpne medarbeiderundersøkelser gir lederne rom til å ta fatt i de konkrete utfordringene, og brukes som et utgangspunkt i medarbeidersamtalene. Etter AMUs syn fungerer dette godt i Kvinesdal kommune. AMU lager hvert år en overordnet handlingsplan for Kvinesdal kommune. Ansatte i Kvinesdal kommune har også mulighet for å varsle anonymt, jfr. kommunens rutiner for varsling. Rådmannen har fått tilbakemelding fra Fagforbundet og NSF om de støtter fortsatt praksis med åpne medarbeiderundersøkelser. - Medarbeiderkurs Kostnader? I K-sak 59/09 Evaluering av organisasjonen oppfølging vedtok kommunestyret at alle fast ansatte skulle kurses i medarbeiderskap. I samme sak ble det satt av kr Kommunen søkte KS om OU-midler til tiltaket og mottok kr i støtte til dette. Kurset er gjennomført høst 2010 og vår Det er kurset ca. 500 ansatte. Kurset er over tre dager. Påløpte kostnader er ca. kr Det utgjør ca. kr pr. ansatt. Rådmannen har dekket deler av kostnadene via kursbudsjettet til rådmannsnivået og fellesopplæring. Tilbakemeldingene etter kursene har vært Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Internett: Nesgata Kvinesdal Nesgata 11 Telefaks: Bank kto.: E-post: Org.nr.: post@kvinesdal.kommune.no

10 svært positive. Det arbeides for øyeblikket med en evaluering av tilbakemeldingene, slik at kommunen kan bruke disse aktivt i utviklingsarbeidet fremover. - s 17 regnefeil i tabell Svar: Det er notert - s 166 regnefeil i tabell Svar: Tabellen er oversikt over tildeling av pleie- og omsorgstjenester. På grunn av omlegging i Profil har vi ikke vært i stand til å hente ut alle opplysninger ved de siste rapporteringer. Vi må også gjennomgå selve rapporteringen for at den skal gi et bedre bilde av den faktiske tildelingen av tjenester. - Ønsker oversikt over faglærte vikarer i skolene Rådmannen orienterer i driftsutvalgets møte. Åpen omsorg: - Sykefravær Årsak til økning? Svar: Sykefravær: Åpen omsorg har hatt et høyt sykefravær i år av ulike grunner. Selv om pågangen på tjenesten var enorm i vinter, er det ikke arbeidsforholdene som utløser mest fravær. Det er private grunner og sykdom hos den enkelte medarbeider som utløser et høyt tall. - Antall som har tilbud om omsorgslønn? Omsorgslønn: Per dags dato er det ni stk som månedlig mottar omsorgslønn. Alt fra 3 til 20 timer per uke. Det er ulike årsaker til omsorgslønn er gitt, i tildeling av denne tjenesten brukes tildelingskriteriene. Per i dag har Kvinesdal kommune: Hjemmeboende personer med demens der pårørende mottar omsorgslønn, pårørende som mottar omsorgslønn pga andre somatiske lidelser og barn der foreldre mottar omsorgslønn. Boligbaserte tjenester: - Ligger lavt på en del punkter i Brukerundersøkelse. Svar: Hver avdeling i boligbaserte tjenester har laget sin handlingsplan ut fra brukerundersøkelsen med tiltak, ansvar og frister. Samlet informasjon om de laveste skårene i brukerundersøkelsen: Bruker: Individuelle plan: Alle brukere får tilbud om individuell plan. Ikke aller brukere har individuell plan, dette fordi de ikke har nok sammensatte hjelpebehov til at det er nødvendig. Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Internett: Nesgata Kvinesdal Nesgata 11 Telefaks: Bank kto.: E-post: Org.nr.: post@kvinesdal.kommune.no

11 Brukermedvirkning: Her jobbers det direkte med brukermedvirkning og selvbestemmelse, spesielt i forbindelse med etikkprosjektet. Det kan være et etisk dilemma å vite hvor grensene går, og det å kunne være fleksibel i forhold til løsninger. F.eks. bruker ønsker brus hver dag, (utfordringen settes opp mot at mange folk drikker brus hver dag, hvorfor skal ikke våre brukere få "litt" brus hver dag). Hvor mye skal vi styre livene i forhold til "usunne" vaner? Har ikke alle rett på å velge og drikke brus? Samtidig som en må ta hensyn til helse og f.eks diabetes. Boligbaserte tjenester jobber med en plan der miljøterapeutene i enheten får en forsterket rolle som undervisere/veiledere i arbeidshverdagen. Vi ønsker at alle ansatte i boligbaserte tjenester skal utvikle mer kreativitet i forhold til alternative løsninger. Dette har vi på personalmøter og på dagsplanen. Mål med dette er større brukermedvirkning. Brukerrepresentant: Trivsel: 0,1 poeng lavere enn landsgjennomsnittet. Grunnen til at vi har fått litt lav score her er nok at noen av de godt fungerende brukerne er ensomme, de har lite kontaktnettverk og har problemer med å skaffe seg og beholde vennskap. Mange har derfor støttekontakt. Vi spør alltid hva brukerrepresentant mener bruker trenger for at de skal synes det er godt nok, vi prøver å imøtekomme disse ønsker så langt det er mulig. Boligbaserte tjenester har satt seg ganske høye mål for sine tjenester og må fortsette å jobbe aktivt for å nå dem. Kommunikasjon mellom avd.leder/fagpersoner med pårørende/hjelpeverge er viktig. Brukerundersøkelser Målepunkt/Indikator Mål Brukertilfredshet (0-4) ----snitt landet Brukeren: Resultat for brukeren 3,5 3,1 3,2 Trivsel 3,5 3,8 3,6 Brukermedvirkning 4,0 2,8 2,7 Individuell plan 4,0 2,7 2,9 Respektfull behandling 4,0 3,4 3,4 Tilgjengelighet 3,5 3,7 3,6 Informasjon 4,0 3,6 3,5 Fysisk miljø (bo-, skole og 4,0 3,8 3,5 arbeidsforhold Generelt 3,5 3,4 3,3 Brukerrepresentant: Resultat for brukeren 3,5 2,8 2,8 Trivsel 3,5 3,3 3,4 Brukermedvirkning 4,0 2,6 2,2 Individuell plan 4,0 3,5 3,2 Respektfull behandling 4,0 3,5 3,2 Tilgjengelighet 3,5 3,7 3,2 Informasjon 4,0 3,3 3,1 Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Internett: Nesgata Kvinesdal Nesgata 11 Telefaks: Bank kto.: E-post: Org.nr.: post@kvinesdal.kommune.no

12 Fysisk miljø (bo-, skole og 4,0 3,5 3,3 arbeidsforhold Generelt 3,5 3,3 3,0 Feda skole: - Kun 40 % andel medarbeidersamtaler. Enhetsleder på Feda skole svarer følgende: Alle på skolen får tilbud om medarbeidersamtale med undertegnede. De aller fleste sier allikevel nei til tilbudet fordi at de mener at de hele tiden har samtaler med meg. Døra mi er alltid åpen og vi er få ansatte. De ansatte kommer inn fortløpende når de eventuelt har endringsforslag eller føler seg utsatt for urettferdighet eller andre ting. Det er ikke slik at jeg ikke gir de ansatte tilbud om samtale. På Feda skole har vi kontinuerlig medarbeidersamtaler. Men blir de ansatte tvunget til å sitte og prate en halv time med meg skal vi nok finne noe å snakke om. Jeg tror for vår del her ute at det beste er at de som ønsker formelle samtaler, de får det, og de som ikke ønsker det, de slipper det. Men er det et sterkt ønske i fra politikernes side om tvungen samtale, så skal vi klare å gjennomføre det. Rådmannens kommentar: Rådmannsnivået har vært tydelige på at det er politisk vedtatt at medarbeidersamtaler skal gjennomføres for alle. Dette er innarbeidet i kommunens styringssystem. Det er åpnet for medarbeidersamtaler i gruppe. Det foreligger retningslinjer med tilhørende skjema for hvordan medarbeidersamtaler skal gjennomføres. Etter rådmannens syn er det viktig med en planlagt, forberedt, strukturert og fortrolig samtale mellom medarbeider og nærmeste leder. Tilbakemeldinger fra medarbeiderundersøkelsen kan også tas opp og danne grunnlag for en konstruktiv medarbeidersamtale. I tillegg kom det under behandling av saken i kommunestyret frem et ønske om tilbakemelding på brukere av avdeling for vurdering og rehabilitering ved Kvinesdal bo og rehabilitering: Svar: Avdeling for vurdering og rehabilitering hadde i 2010 totalt 132 brukere, 10 brukere på avlastningsopphold og 122 brukere på korttidsopphold. Antall med demens er delt opp i to grupper: 1. Antall demente som har hatt rulleringsopphold og reist hjem igjen: 7 fordelt på 223 liggedøgn på rehab. 2. Antall demente som har fått innvilget bolig med bemanning eller langtidsopphold: 12 fordelt på 701 liggedøgn på rehab avd som utgjør ca 21% av avdelingens kapasitet i løpet av Som tallene viser hadde rehab avd i 2010, et høyt antall liggedøgn med demente. Dette tallet er varierende. Utfordringen fremover er å få de demente brukerne plassert på riktig avdeling så snart som mulig etter vurderingen er gjort. Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Internett: Nesgata Kvinesdal Nesgata 11 Telefaks: Bank kto.: E-post: Org.nr.: post@kvinesdal.kommune.no

13 Kvinesdal kommune Havnesårbarhetsvurdering Ordningsverdi: Saksmappe: Løpenr.: Saksbehandler: P / /2011 Geir Netland Saksnr: Utvalg: Dato: 24/11 Driftsutvalget Rådmannens forslag til vedtak: 1.Det inngås avtale med Nordic Crisis Management om utarbeidelse av sårbarhetsvurdering av Kvinesdal havn. 2.Utgiftene finansieres over havneavgiften Problemstillinga i få ord: Kystverket har gitt Kvinesdal kommune pålegg om å utarbeide sårbarhetsvurdering av Kvinesdal havn. Sårbarhetsvurderingen må utarbeides av godkjent virksomhet (RSO). Saksopplysninger: Pålegget om sårbarhetsvurdering er ihht. EU-direktiv 2005/65. Sårbarhetsvurdering skal utarbeides av en godkjent virksomhet (RSO). Nordic Crisis Management er godkjent til å utarbeide sårbarhetsvurdering, slik at denne kan oversendes Kystverket for godkjenning innen fristen som er Rådmannens vurdering: Sårbarhetsvurderingen gjelder hele Kvinesdal havn. Også Eramet sitt havneområde kommer inn under denne vurderingen, slik at noe av kostnadene kan viderfaktureres Eramet. Nordic Crisis Management har gitt et tilbud på mva. og reisekostnader, for utarbeidelsen av en sårbarhetsvurdering av Kvinesdal havn. Tilbudet omfatter også saksbehandlingen ovenfor Kystverket. Kostnadene med dette kan dekkes inn over havneavgiftene. 6722: Vurdert i saksframstillingen: Ikke relevant: Økonomi x Levekår og likestilling x Klima/miljø x Barn og unges oppvekstvilkår x

14

15 Kvinesdal kommune Avtale for revisjon av sikringsplanen - Øye havn. Ordningsverdi: Saksmappe: Løpenr.: Saksbehandler: Klevebrygga 2011/ /2011 Geir Netland Saksnr: Utvalg: Dato: 25/11 Driftsutvalget Rådmannens forslag til vedtak: 1. Det inngås en serviceavtale med Nordic Crisis Management. 2. Utgiftene finansieres over havneavgiften. Problemstillinga i få ord: Sikringsplanen for havna, Kleven brygge, må revideres årlig. I tillegg skal det avholdes øvelser og påse at dokumentasjon holdes oppdatert. Saksopplysninger: Frem til når har Kleven brygge vært en del av Eramet Norway sitt ansvarsområde. Eramet vil ikke lenger påta seg dette ansvaret, derfor må dette ansvaret ivaretas av kommunen selv. Rådmannens vurdering: Det er fornuftig at Eramet og kommunen samkjører øvelser og dokumentasjon. Eramet har i dag en serviceavtale med Nordic Crisis Managament. Verken Eramet eller kommunen har godkjent personell til å ivareta oppgavene som ligger i servicavtalen. Inngåelse av denne avtalen innebærer at Nordic Crisis Management holder all dokumentasjon oppdatert og påser at Kvinesdal kommune til enhver tid gjennomfører de pålegg som kommer fra Kystverket. De vil i tillegg samkjøre øvelser med Eramet. Årlige kostnader for Kvinesdal kommune vil være ca ,-, som dekkes inn over de årlige havneavgiftene. 6722: Vurdert i saksframstillingen: Ikke relevant: Økonomi x Levekår og likestilling Klima/miljø Barn og unges oppvekstvilkår

16