Velkommen til «Startkurs» i Mysoft!

Transkript

1 Velkommen til «Startkurs» i Mysoft! Innhold: 1. Innlogging Oppdatering av egen profil Startsiden, oppbygning og grunnfunksjonalitet Oppdatering av lagsinformasjon 9 5. Opprette anlegg Opprette treningssted Opprette parti Knytte medlemmer til parti / venteliste Registrere nye medlemmer Sende ut passord på nytt til medlemmer / grupper Opprettelse av OCR-konto tilpasset bruk i Mysoft Øk. forhold: Gebyr på fakt., bet. for SMS, overstyrt pris Aktivering av portalen for medlemmene Medlemskontingent i forhold til treningsavgift Vedlikehold og kvalitetssikring av medlemsinformasjon Eksempel på brukerveiledning til egne medlemmer Trenerlisenser Legge til konkurranselisens

2 1. Innlogging: Innlogging starter enten fra forsiden til eller fra lagets / foreningens egen hjemmeside: Når du har klikket på denne linken kommer du til innloggingsbildet i portalen. Her skriver du inn det brukernavnet og passordet du har fått tilsendt. Alle lag/ foreninger har samme innloggingsportal. Husk å kontakte NGTF v/ Torill Aas Sundby, Stig Nilssen eller Øistein Leren for å få aktivert laget/foreningen for dine medlemmer når du er klar til det. 2

3 Skulle du glemme passordet ditt, så bruker du «Glemt passord» funksjonen for å få tilsendt nytt passord. Skriv inn e-post adressen din. Denne sjekkes mot det som ligger i systemet, og hvis det er samsvar vil du få tilsendt e-post med brukernavn og passord. NB! Dersom din e-post adresse også er knyttet til en annen person, vil du få feilmelding om at e-posten ikke er registrert. Da trenger du medlemsnummeret ditt i Mysoft basen slik at du kan benytte det som brukernavn. Du kan få dette ved å kontakte medlemsansvarlig eller en av de andre i styret i laget / foreningen din. 2. Oppdatering av egen profil Når du har fått tilsendt brukernavn og passord, så går du tilbake til innloggingssiden og bruker den informasjonen du har fått tilsendt for å logge deg inn. Det første du så skal gjøre er å oppdatere 3

4 opplysningene på deg selv ved å følge anvisningene nedenfor. Informasjonene om deg selv finner du under menyvalget til venstre under Min profil Alle felt med rød stjerne må fylles ut. Felt vedr. navn etc. på foresatte, fremkommer når alderen på medlemmet er under 18 år. Trykk «Lagre» når alt er fylt ut. 4

5 Ved forsøk på å lagre uten at alle pliktige felt er fylt ut, vises manglende informasjon med rødt øverst til venstre. Fyll inn det som mangler og trykk Lagre på nytt. 5

6 3. Startsiden, oppbygning og grunnfunksjonalitet: Laget er knyttet til den krets som laget hører til i. Ved innlogging kommer du automatisk inn med den rolle og de rettigheter du har knyttet til din rolle i ditt lag. Dette er en knapp du kommer til å bruke veldig mye, det er den som åpner opp de valgene du har bedt om. Vi skal starte med å opprette hvilke personer som er medlemmer i styret i laget. Ved å definere hvem dette er, tildeles de roller slik at de får tilgang til å utføre oppgaver for laget i Mysoft. 6

7 For å komme i gang klikker du på pilene ved siden av «Styre\Utvalg», og velger «Styre» i ditt lag. Hvis du skal tildele roller, så benytter du de grønne plusstegnene som nå står ved siden av medlemmene i listen nedenfor Ved å klikke på det grønne plusstegnet til høyre for den aktuelle peronen, så får du mulighet til å legge til verv på denne personen. I vårt tilfelle så har vi valgt Angelina Jolie til å være medlemsansvarlig. 7

8 Ved oppstart er det i styret lagt inn leder og medlemsansvarlig. Dere vedlikeholder deretter dette selv. De personer som opprettes i styret får rettigheter til å bruke portalen på vegne av laget. Dersom du trenger andre vervtyper, så må du kontakte NGTF på e- post mysoft@gymogturn.no Hvis du bare ønsker å se hvem som har ulike roller i styret så klikker du på valget «Vis styre/utvalg». Der kan du stoppe verv. 8

9 4. Oppdatering av lagsinformasjon: Klikk på +tegnet ved siden av Informasjon for å åpne stedet for oppdatering av grunnleggende informasjon om eget lag. Her legger du inn de korrekte informasjonene. Noe har blitt tatt med når vi konverterte alle lag i oppstarten av prosjektet, men det er viktig at du vedlikeholder denne informasjonen slik at den er oppdatert og korrekt. Du kan også legge inn lagets logo på denne siden. Den vil da bli tatt med på fakturaer som sendes ut fra laget. Logoen bør ikke være for stor. Du må huske å legge inn e-post til laget eller til lederen, da dette er den e-posten som brukes når krets eller forbund kommuniserer med dere gjennom systemet. Husk også å legge inn e-post faktura. Det er til denne adressen at fakturaer fra NGTF vil bli sendt. I rubrikken for kontonummer skal du skrive det kontonummeret som hører til den kontoen som dere har inngått OCR avtale med. Jfr. punkt 11. NB! Dersom dere endrer kontonummer, så MÅ forbundet få beskjed slik at riktig kontonummer legges inn i systemet for innlesing av innbetalinger (OCR). 9

10 5. Opprette anlegg: Det neste trinnet for å komme i gang er å opprette de anlegg og treningssteder dere har. Under menyen Funksjoner klikker du på pilen ved siden av og velger Anlegg. Godkjenn valget ved å klikke på knappen ved siden av valgboksen. Da får du opp bildet, på neste side og klikker på Legg til ny Her må du fylle ut de røde feltene før du lagrer (klikk på «opprett»). Anlegget skal/kan etterpå deles i flere saler dersom dere har det. Dette er det neste trinnet og er kalt treningssteder. I feltet for kommune er det kommunenummeret som fylles inn, dette finner du på lagets informasjonsside. (Se pkt 4) 10

11 11

12 6. Opprett treningssted Når du har opprettet anlegget skal du opprette Treningssted. Det kan være at dere bare har en gymsal, og da blir det bare ett treningssted, men det kan også være at dere har en apparatsal, et styrketreningsrom, en idrettshall el.l. Under Funksjoner velger du nå Treningssted og godkjenner med knappen til høyre. Når du har klikket på knappen ved siden av valgboksen hvor du valgte Anlegg, så får du opp bildet nederst på siden. Velg Legg til ny Når du skal registrere treningssted så MÅ du fylle ut de feltene som har rød stjerne, mens de andre kan du la være eller du kan ta de senere. Vi håper at du tar deg tid til å sette merke ved de utstyrstyper som finnes på dette treningsstedet. Det kan være svært ulikt hvilket utstyr som er tilgjengelig i de ulike treningsstedene, noe som vil framgå etter hvert som du får lagret alle treningsstedene dine. Dersom dere har flere saler i en bygning, så blir det å betrakte som flere treningssteder i samme anlegg. Dersom dere trener både i gymsalen på en skole, og i en idrettshall ved siden skolen eller et annet sted, så blir det to anlegg. Nedenfor finner du et eksempel som viser hvordan du kan bruke denne lista. Du setter hake ved utstyrstypen og bruker fritekstfeltet for å fylle ut opplysninger som du kan ha nytte av. Grunnen til at vi etterspør disse opplysningene er at vi på forbundsnivå ønsker å kunne bruke reelle data for å kunne påvirke myndigheter til bedre rammevilkår for dere. Det kan også være at denne listen kan være en hjelp for dere til å holde oversikt over utstyret, selv om den kanskje kan bli for enkel. 12

13 13

14 7. Opprette parti Etter at treningsstedet er opprettet, så skal du opprette partiene dine. Funksjonen finnes i funksjonsmenyen. Velg Parti og trykk på knappen med de tre pilene. 14

15 Når du har valgt parti får du opp dette bildet, og her velger du Legg til 15

16 I dette registreringsbildet må du også fylle ut alle feltene som er merket med rød stjerne. Navn på parti: Her velger dere det som dere har som navn på partiene deres. NB! Denne vises også på fakturaene. Status settes til Aktiv for partier som er i bruk. Gren er det valget du må gjøre for at deltagerne skal bli tellet riktig på idrettsregistrering. Her finner du alle grenene som tilhører Gym og turn. Dersom dere er et fleridrettslag og trenger andre grener, så kontakter dere NGTF for å få opprettet disse. I forhold til Idrettsregistreringen vil systemet kun telle opp de som er aktive på et parti. Personer med verv telles med i kategori 301 (dette ordnes av systemet). 16

17 Alder fra-til må legges inn med heltallsverdier. Det betyr at dersom du vil at de som f.eks fyller 7 år i løpet av året skal kunne delta på dette partiet, så må du legge Alder fra som 6 og alder til som 7. Du må oppgi hvor mange deltagere det skal være på partiet, og hvorvidt du vil bruke ventelistefunksjonen. Du må også oppgi hvilket kjønn som partiet er for. Startdatoen er den datoen treningen starter. Sluttdatoen er den datoen treningen slutter i det semesteret. Systemet fungerer best hvis start og sluttdatoene er innenfor samme halvår, f.eks vår og høst. Treningstidspunktet (dag og tid) skal legges inn litt senere. Du må også sette inn prisen som deltakerne skal betale for å delta på partiet. Dette er treningsavgiften. Se også punkt 14 for å finne ytterligere avklaring på forskjellen mellom begrepene kontingent og treningsavgift. Hvis dere ønsker mulighet til å gi søskenmoderasjon eller å kunne tilby å trene på flere partier for en pris, så må dere velge å sette «Overstyr pris» til Ja. Se mer detaljer i punkt 12. Faktureringen vil starte på den datoen dere setter som startdato, og går deretter daglig. Du må velge om partiet er åpent eller lukket, dvs. i forhold til hvem som kan få melde seg på. Åpent betyr at det ligger tilgjengelig for alle. Lukket betyr at du har satt krav til forkunnskaper / ferdigheter for at medlemmene skal kunne være med. Det er kun dere med administratorrettigheter (styret) som kan legge til medlemmer i lukkede partier. 17

18 Legge til hovedtrener. Trykk på søk: Du får opp denne søkesiden, og her skriver du inn et søkekriterie for å finne den treneren du skal legge til. Du kan bruke enten ett av feltene å søke etter, eller flere felt samtidig. Bruker du flere felt, så begrenses søket. Bruker du bare ett felt, så er søket mer åpent og du får flere treff. Du kan også søke uten å legge inn noe her, og da får du alle trenerne i laget ditt som har gyldig lisens. Jeg har lagt inn etternavn, og får opp aktuelle trenere. For å velge trener, så klikker du på navnet til den du ønsker å legge til. 18

19 Når du har valgt trener, så vil du komme tilbake til partiredigeringen, og du finner trenerens navn listet opp. Det er bare plass til en hovedtrener, men når du nå trykker Lagre, så vil du kunne legge til Hjelpetrenere på samme måte. Bildet ved siden av, viser hvordan det ser ut etter at du trykket lagre. Hjelpetrenerknappen er kommet fram. Treningstider skal legges til ved å trykke her. Under Hovedinnhold er det listet opp en god del stikkord som vi håper dekker det som skjer på dette partiet. Dette er utfyllende informasjon om hvilken aktivitet som foregår på dette partiet, og det vil kunne være nyttig informasjon for de som har lyst til å begynne, og samtidig gir det krets og forbund en mulighet til å tilby kurs i forhold til de aktivitetene om foregår. Her er det fint om dere setter så mange kryss dere trenger for å beskrive hovedinnholdet. Vi har også bedt dere sette kryss for å markere om det er breddeaktivitet eller konkurranseaktivitet slik at vi får en bedre oversikt enn vi har hatt tidligere når vi har registrert i Idrettsregistreringen. 19

20 Legge til treningstider. Klikk på Treningstider. Du får nå mulighet til å legge til så mange treningstider du ønsker for dette partiet. Klikk på Legg til ny, og bildet blir redigerbart. Det kommer røde stjerner på de feltene som må fylles ut. Jeg har valgt dag, hvilket treningssted partiet trener i, når treningen starter (bruk kolon mellom timer og minutter), og til slutt hvor lenge treningen varer. Klikker på Lagre, og får en bekreftelse på at treningstiden er lagret. Når du nå velger å se treningstidene for dette partiet igjen, så har det kommet opp hvilken treningstid partiet har. 20

21 For å slette en treningstid, så bruker du søppelbøtta, og for å endre på treningstiden (sted eller tidspunkt) så bruker du blyanten. 21

22 Siste trinn når et parti er opprettet, er å velge om det skal gjøres tilgjengelig (synlig) gjennom å merke av for Publisering. Deretter må det også merkes av for Påmelding for å gjøre partiet åpent for påmelding fra medlemmer. Denne muligheten innebærer at laget kan klargjøre alle partiene, og så kunne åpne for påmelding på et gitt tidspunkt. 22

23 Når partiet blir publisert, så dannes det en internettside som dere kan legge ut en link til på deres egen hjemmeside. Presentasjonen av partiene ser da ut som på bildet under. De som klikker på Gå til påmelding vil komme til innloggingsiden som trenger brukernavn og passord. Dersom de ikke er medlemmer enda, må de først gå til den siden hvor de kan melde seg inn i laget, og der kan de i samme prosess som innmeldingen, også legge til hvilket parti de ønsker å delta på. 23

24 8. Knytte medlemmer til partier: Det er to muligheter til å få knyttet utøvere til parti. Du kan enten gå inn på en og en utøver og velge partiet som han skal være knyttet til slik som det blir vist i denne veiledningen, eller du kan be medlemmene selv logge seg på og velge partiet de skal delta på. I neste sesong kan du oppdatere medlemslista for hele partier samtidig. Da benyttes funksjonen Partioppsett Husk at du må opprette nye partier for hver sesong. Før du begynner å knytte enkeltutøvere til partier, så kan det være gunstig å gjøre et utvalg av medlemsmassen slik at du lettere ser at du har fått med deg alle. Til venstre er vist et søk basert på å finne de som er født før eller etter en bestemt dato, i vårt tilfelle Da kan du få fram en liste som du igjen kan sortere etter alder, eller fødselsdato eller noen av de andre kolonnene som står der. Når du så skal knytte personer til partier, så klikker du på personikonet og får opp bildet på neste side. 24

25 I dette bildet klikker du på Nytt parti og får muligheten til å knytte person til parti. 25

26 I det vinduet som da kommer opp velger du hvilket parti du vil koble denne personen til. Du får bare opp partier som passer til denne personens alder og kjønn. Når valget er gjort vil du kunne se hvilken status denne personen får, om han blir påmeldt eller om han blir satt på venteliste. I vårt tilfelle ble det ventelisteplass. Når du så trykker på Send påmelding får du opp en kvittering på at det er sendt e-post til denne personen om at han er påmeldt dette partiet, og han vil også få oppgitt status i forhold til om han er kommet med eller har blitt satt på venteliste. Det sendes automatisk ut e-post når dere gjør en endring i en persons påmeldingsstatus. 26

27 Personen vil også kunne se denne informasjonen på sin profil. Tildele plasser fra venteliste: Ventelistene opprettes automatisk hvis du har valgt at det er venteliste på partiet. Systemet tildeler plasser til deltagere etter hvert som de melder seg på, og det sendes e-post kvittering når de har meldt seg på. Dette gjelder for de som allerede er godkjente som medlemmer. Nyinnmeldte medlemmer kommer inn på den reserverte plassen på listen ved godkjenningstidspunktet. Systemet holder av plass til dem selv om de ikke er ferdig godkjent. Innmeldingstidspunktet framgår av lista som du behandler under Godkjenn medlem, se punkt 9. 27

28 De som kommer på venteliste, får beskjed om at de er på liste, men ikke hvilken plass. Det er dere som lag som kan bestemme hvem som får plassen, basert på den politikk dere har valgt for det. Dette gjøres ved å velge Administrasjon deltakere partier, søke opp det partiet du vil gjøre noe med, og så får du opp en liste som vist ovenfor. Dere ser der rangeringen, men dere velger likevel fritt hvem av de på venteliste som du vil tilby plassen. Gjennom dette kan du også overstyre antallet plasser på partiet. 28

29 Ved å klikke på nedtrekksmenyen bak status, så kan du endre denne for den personen. Her har vi endret status fra Venteliste til Påmeldt, og får da opp dialogboksen til venstre. Her får vi mulighet til å få kopi av den meldingen som går ut til medlemmet slik at vi kan holde oversikt over hva som gjort med den enkelte. Alle slike statusendringer gir samme dialogboks med mulighet til å avbryte handlingen, eller gjennomføre og samtidig får e-post kvittering. Adressen til medlemsansvarlig legges inn i Lagsinfo, se punkt 4 9. Registrere nye medlemmer / godkjenne innmeldinger fra portalen Personer med verv (styret m.v.) kan melde inn nye medlemmer direkte i portalen. Dette gjøres ved å velge «Godkjenne medlem» under funksjoner. 29

30 Når du har gjort det valget, vil du komme til den siden hvor du får opp en liste over de som har meldt seg inn selv, samt muligheten til at du som ansvarlig kan melde inn nye medlemmer direkte. For å melde inn nye medlemmer klikker du på «Nytt medlem». Da kommer bildet under opp, og du må legge inn alle pliktige opplysninger (felt med rød stjerne må fylles ut). Valg av parti kan gjøres senere også. Når du klikker på Lagre, så forsvinner denne personen fra skjermen, men vil nå ha kommet inn i medlemslisten. 30

31 Hvis noen har meldt seg inn gjennom nettportalen, så vil de ligge i en liste som du finner med funksjonen «Godkjenne medlem». Listen inneholder tidsangivelse for innmelding slik at du kan sortere de i tidsrekkefølge når du skal godkjenne de. Det er denne rekkefølgen som danner grunnlaget for innbyrdes plassering på eventuelle ventelister også slik at det er gunstig å godkjenne i den rekkefølgen de har meldt seg inn. For at disse skal bli godkjent og få tilsendt brukernavn og passord, må du klikke på blyanten for å redigere informasjonen på medlemmet. Der velger du «godkjenn». Før du lagrer, klikker du på «Duplikatsjekk» for å se om personen finnes fra før. Dersom personen finnes fra før, så noterer du hvilke partier personen vil inn på, samt de personinformasjonene som finnes der før du avslår han som medlem. Deretter oppdaterer du den medlemsinformasjonen som allerede er i Mysoft på denne personen. 31

32 10. Sende ut passord til medlemmer / grupper Alle får tilsendt medlemsnummer (brukernavn) og passord når medlemsskapet er godkjent. Det hender at noen glemmer passordet sitt, og da kan dere enkelt sende det ut på nytt til enkeltmedlemmer eller grupper av medlemmer. NB! Ved å sende ut på nytt, så slettes det passordet som medlemmet selv har laget, dersom de har gjort en endring. Du kan lage søket åpent slik at du finner mange, eller helt spesifikt så du bare sender til én person. 32

33 Klikker du på knappen nederst, så vil systemet spørre deg en gang til om du er sikker på at du vil sende ut på nytt, før utsendingen skjer. 33

34 11. Opprettelse av OCR-konto tilpasset bruk i Mysoft Det enkelte lag / forening må først opprette en OCR-avtale med sin egen bank. Denne OCR-avtalen skal knyttes til NGTF sitt kundeforhold med Dnb slik at betalingene blir registrert og informasjonen om betalingsstatus på det enkelte medlem oppdateres i medlemsdatabasen og er tilgjengelig for laget. Dere må opprette en avtale med egen bank, og dere må ved inngåelsen av OCR avtalen opplyse om følgende: - Lengden på KID er 20 tegn - Det brukes Modulus 10 I tillegg må dere oppgi hvem som er mottaker av konteringsdata. Dette er DNB Connect, og KundeenhetsID er Disse to siste informasjonene er de som knytter lagets OCR-avtale sammen med den sentrale avtalen slik at informasjonene oppdateres på det enkelte medlem. Når dere så har fått avtalen med banken deres, tar dere kontakt med vår kontaktperson i DnB på følgende kontaktinfo: Kristin Nilsen Cash Management Tlf: E-post: kristin.consani.nilsen@dnb.no Hun vil hjelpe dere med å knytte deres avtale sammen med den overordnede avtalen for NGTF i Nets. Oppgi gjerne følgende referanseinformasjon: MYSOFT Idrett for NGTF Kontaktperson hos NGTF er Øistein Leren, e-post: oistein.leren@gymogturn.no Se skjema neste side. 34

35 12. Økonomiske forhold, praktisk organisering GEBYR PÅ FAKTURAER Systemet ble vedtatt finansiert gjennom de gebyrene som legges på fakturaene som går fra laget til medlemmet. Fakturagebyret er laget slik at hvis dere velger halvårlig fakturering (en faktura pr. parti) 35

36 så er gebyret kr. 20,- hvorav dere beholder kr. 5,- (25%) i eget lag. Dere vil motta en faktura fra NGTF hvert tertial på resten av gebyrene, kr. 15,- (75%). Ved hyppigere fakturering er gebyret satt lavere. Gebyrsatsen styres automatisk av systemet. Det er ingen gebyr på fakturaer fra forbundet til lagene. Det er ingen gebyr på purringer. Det er dere som lag som mottar hele gebyrsummen ved innbetaling fra medlemmene, men dere vil altså få en faktura tre ganger pr. år som utgjør 75% av det dere har mottatt i gebyrer foregående tertial. BETALING FOR SMS BRUK Kostnadene ved SMS-bruk dekkes av mottakeren av SMS-ene som sendes. Det er kr. 3,- pr. SMS slik at den løsningen må brukes med omtanke. I utgangspunktet er profilene til medlemmene satt slik at de har reservert seg mot å motta SMS, så de må selv aktivt gjøre en endring der for å kunne motta viktige beskjeder fra dere. NGTF betaler for abonnementsløsningen og driften av denne ordningen gjennom de inntekter som bruken av løsningen genererer. OVERSTYRT PRIS Dette gir muligheten til å ha et system med søskenmoderasjon, eller at man tilbyr en pris pr. halvår og gjennom den gir muligheten til at medlemmene kan trene på flere partier. Valget gjøres for hvert enkelt parti, og i utgangspunktet er det satt til at det ikke er overstyrt pris, dvs Nei, noe som betyr at prisen er fast og lik for alle. Med dette valget iverksettes fakturarutinene automatisk. 36

37 Når du går inn på oversikten over medlemmene på et parti, så ser listen eksempelvis ut som bildet under. Her ser du at det mulig å gjøre noe med prisene, i og med at det her er valgt «JA» på overstyr pris. Prisene kan da endres enkeltvis. Hvis det er valgt Nei på overstyrt pris, kommer ikke dette valget fram i bildet. Hvis det er valgt å bruke «overstyrt pris», må prisen på de enkelte medlemmene godkjennes individuelt før fakturering finner sted. 13. Aktivering av portalen for medlemmene Dette må gjøres av forbundet for at medlemmene skal få tilgang! Ta kontakt med Øistein Leren på e-post: oistein.leren@gymogturn.no eller på tlf (dagtid). Ved aktivering sendes det ut e-post med brukernavn og passord til alle registrerte medlemmer, samt at det blir åpnet for innmelding av nye medlemmer og påmelding til partier for både gamle og nye medlemmer. Igangsetting av faktureringen må også gjøres av NGTF ved første gangs oppstart. Ta kontakt med Øistein Leren som oppgitt foran. 37

38 14. Medlemskontingent i forhold til pris på parti (treningsavgift) I følge NIFs lov er det en stor prinsipiell forskjell på medlemskontingent og treningsavgift. Medlemskontingenten gir et medlem rettigheter og plikter, slik som stemmerett og valgbarhet på årsmøtet. Treningsavgiften er betalingen for å få trene på et parti. De lag som i dag har en felles avgift hvor medlemskontingenten er i denne summen, må gjøre de nødvendige endringer for å skille på disse. Kontingenten knyttes til begrepet Medlemskategori. 38

39 Treningsavgiften knyttes til prisen på partier, slik som vist i kapittel 7. 39

40 15. Vedlikehold og kvalitetssikring av medlemsinformasjon Det er viktig at dere vedlikeholder dataene deres, og følger opp medlemmene slik at det blir så gode data som mulig. Ved å trykke på Liste når du har fått opp startbildet for medlemsadministrasjon vil du få opp liste over alle de som er registrert som medlemmer i deres lag. Bildet som er vist her viser at det mangler mobilnummer på to øverste. Alle har e-post adresse. Det kan man se ved at symbolet på e-post vises. NB! Både e-post og mobilnummer er helt nødvendige for at systemet skal fungere. Dere må da enten be de som har mangler på sine informasjoner om å ordne dette selv, se kap 2, eller så kan dere også legge inn denne informasjonen direkte. Brukerveiledningen for å vedlikeholde egen profil ligger også på under menyvalget Mysoft Idrett i øverste menylinje. 40

41 Du kan sortere listen over medlemmene etter de ulike overskriftene ved å klikke på overskriftene. Klikker du på Alder så får du de i aldersrekkefølge, og klikker du Alder en gang til så byttes rekkefølgen. Tilsvarende kan du gjøre på alle overskriftene og dermed lett finne de som mangler noe eller hvor det kan være helt klart at det er feil i dataene. 16. Eksempel på brukerveiledning til egne medlemmer: Påmelding til partier i Ski IL Turn Ski IL Turn benytter Mysoft, et felles medlemssystem for alle turnforeninger knyttet til Norges Gymnastikk- og turnforbund. Alle påmeldinger og registreringer av brukere skal foregå i Mysoft. Fakturering Ved å melde deg på et parti aksepterer du å betale årsavgift til Ski IL Turn samt treningsavgift for påmeldte parti(er). Mer informasjon om oppdaterte priser Ski IL Turn finner du på Nye gymnaster kan prøve seg på de to første mulige treningene etter at de har fått bekreftet plass før de bestemmer seg om de ønsker å fortsette eller ikke. Vi må, umiddelbart etter 2. mulige trening, ha skriftlig beskjed på e-post til skiilturn+medlem@skiilturn.no dersom gymnasten ikke ønsker å fortsette for å kreditere evt. tilsendt faktura. Dersom vi ikke får skriftlig beskjed om at gymnasten ikke ønsker å fortsette innen tredje trening anser vi at gymnasten er deltaker på partiet, og faktura må betales. NB! Dersom en gymnast meldes på 1. september, men ikke deltar på partiet før 1. oktober, og da finner ut at han/hun ikke ønsker å fortsette, har alikevel gymnasten holdt av plassen så lenge at 41

42 faktura må betales, med mindre annet er avtalt med medlemsansvarlig på e-post: Vi beklager å være strenge på dette, men mange av partiene har ventelister, og vi ønsker å tilby plassene til de på venteliste så raskt som mulig, dersom noen trekker seg. Brukerveiledning Denne korte brukerveiledningen tar sikte på å forklare i hovedsak hvordan man melder seg på et parti i Ski IL Turn. Innhold Påmelding til partier i Ski IL Turn Fakturering Brukerveiledning Nye medlemmer Eksisterende medlemmer Glemt passord Melde eksisterende medlem på nytt parti Avmelding

43 Nye medlemmer Registrere og melde på nytt medlem Gå til for å bli medlem i klubben. Da kommer du til denne nettsiden: Fyll inn feltene. Felt med * er obligatoriske felt å fylle ut. Når du har skrevet inn fødselsdato, vil feltene om «foresatt» automatisk komme frem dersom gymnasten er under 18 år. Vær nøye med å fylle ut feltene. Vi bruker e-post som en av våre hovedkommunikasjonskanaler, så vær ekstra nøye med å fylle inn korrekt e-postadresse. Feltet Epost*: Selvom barnet har egen e-postadresse kan det være lurt å bruke foreldres epostadresse her. Dette er e-postadressen hvor vi sender mesteparten av informasjonen. Pass på at dette er en e-postadresse som jevnlig sjekkes. Epost faktura: brukes dersom du ønsker at faktura går til en annen e-postadresse enn den primære. 43

44 Velge parti Etter å ha fylt inn personinformasjon om gymnasten, velger du partiet du ønsker å melde gymnasten på i nedtrekksmenyen Parti før du trykker Lagre NB! Det er ditt ansvar å sørge for at gymnasten meldes på riktig parti utifra alder etc. Systemet vil av og til gi mulighet til å melde seg på et parti man f.eks. ikke er gammel nok for. Gymnasten vil bli meldt av partiet når dette oppdages. For «Gøy i Gymsalen» gjelder følgende: Ved påmelding til vårsemesteret må barnet fylle 4 år innen utgangen av februar. Ved påmelding til høstsemesteret må barnet fylle 4 år innen utgangen av september. Skolebarn skal ikke meldes på «Gøy i Gymsalen» For «Foreldre og Barn» gjelder følgende: Ved påmelding til vårsemesteret må barnet fylle 2 år innen utgangen av februar. Ved påmelding til høstsemesteret må barnet fylle 2 år innen utgangen av september. Godkjenning Når du trykker «Lagre» sendes innmeldingen til godkjenning hos medlemsansvarlig. Du beholder «din plass i køen» selvom det tar en stund før vi manuelt får godkjent nye medlemmer. I løpet av et par dager vil du motta to e-post fra systemet: - Brukernavn og passord til medlemsløsningen TA GODT VARE PÅ DETTE - Bekreftelse på påmelding eller venteliste på partiet. Dersom du ønsker å melde gymnasten på flere partier kan du nå gjøre det fra medlemssidene dine. Følg da instruksjonene under Melde eksisterende medlem på nytt parti 44

45 Eksisterende medlemmer Logg inn i medlemsdatabasen Eksisterende medlemmer melder seg på nytt parti via sine egne medlemssider. Du må ikke opprette eksisterende medlem på nytt bare fordi du har glemt brukernavn og passord. Gå da heller til Glemt passord-seksjonen og finn ut hvordan du finner brukernavn og passord. Logg deg inn på din egen medlemsside på Tast inn brukernavn og passord, og klikk Logg inn Glemt passord Har du glemt brukernavn eller passord kan du først søke etter dette i innboksen din. Dette er tidligere sendt til deg på e-post fra noreply@gymogturn.no. Du kan også klikke Glemt passord under Logg inn-knappen Her fyller du inn brukernavn og/eller e-postadresse. Dersom flere brukere er registrert med samme e-postadresse (f.eks. dersom du har to barn som er registrert med din e-postadresse) vil du ikke motta en e-post med passord da systemet ikke vet hvilken bruker den skal sende deg passordet til. Da må du angi kun brukernavn for å få tilsendt e-post med innloggingsdetaljene. Dersom alt over feiler, kan du sende en e-post til skiilturn+medlem@skiilturn.no og be om å få tilsendt brukernavn og passord på e-post på nytt. Vi trenger da å vite navn på gymnast i tillegg til korrekt e-postadresse som informasjonen skal sendes til. Melde eksisterende medlem på nytt parti Etter å ha logget inn kommer du inn på din egen profil 45

46 Ved å klikke på Min side i toppmenyen eller Min profil i menyen til venstre, får du opp gymnastens profil. Her kan du endre informasjon som e-postadresse, telefonnummer etc. Her ser du også hvilke partier gymnasten evt. er deltaker på, og du kan velge Nytt parti for å melde gymnasten på nytt parti Melde på nytt parti Oversikt over eksisterende parti(er) Ved å klikke Nytt parti, får du mulighet til å melde gymnasten på nytt parti. I nedtrekksmenyen vises partier som kan være aktuelle, basert på alder. NB! Det er ditt ansvar å sørge for at gymnasten meldes på riktig parti utifra alder etc. Systemet vil av og til gi mulighet til å melde seg på et parti man f.eks. ikke er gammel nok for. Gymnasten vil bli meldt av partiet når dette oppdages. 46

47 Regler for «Gøy i gymsal»-partiene For å starte på «Gøy i gymsal» i vårsesongen må barnet fylle 4 år senest i løpet av av februar For å starte på «Gøy i gymsal» på høsten må barnet fylle 4 år senest i løpet av av september Klikk «Send påmelding» for å melde gymnasten på partiet. Du vil få epost med informasjon om tildelt plass, evt. venteliste direkte fra systemet. Avmelding Dersom du ønsker å melde deg av et parti, eller melde deg ut av Ski IL Turn, må dette gjøres på e- post til: skiilturn+medlem@skiilturn.no 17. Trenerlisenser: Alle lag skal vedlikeholde trenerlisensene i Mysoft fra og med sesongen 2013 / De lag som har tatt i bruk Mysoft vedlikeholder dette gjennom at trenere blir koblet til partiene, og dermed er de også registrert som aktive trenere som skal ha trenerlisens. Dette gjelder også hjelpetrenerne. For de lag som ikke har tatt i bruk Mysoft som sitt medlemsverktøy, så følges rutinen i punktet under vedr. vedlikehold av trenerlisenser. Legge til trenerlisensfor neste sesong: Når du har logget deg inn med det tilsendte nummer og passord, kommer du til denne siden. Klikk på lisensadministrasjon. 47

48 Velg Trenerlisenser Hvis du her velger Alle, får du alle som har godkjent lisens for 2012/2013 og etter hvert også da 2013/2014. Hvis det er noen du ikke finner, så har de ikke blitt tildelt lisens, eller de hadde ikke betalt lisensen i 2012/2013. Vi konverterte inn bare de som hadde betalt lisensen i det året. Her kommer oversikten opp, og du kan fjerne de som ikke lenger er trenere for ditt lag ved å klikke på søppelbøtteikonet. Personer forsvinner ikke fra laget / gruppa, kun funksjonen trener blir passivisert. Nye trenere kan legges til ved å bruke Legg til ny knappen og så søke de fram fra medlemslista. 48

49 Hvis vedkommende ikke er registrert som medlem, må dette gjøres først. Dette finner du under punkt 9. Trenere som er under 18 år, må registreres med foresattes navn, mailadresse og telefonnummer slik som for andre medlemmer under 18 år. Hvis vedkommende er medlem i ditt lag eller et annet, har han/hun et medlemsnummer som du også kan bruke for å søke fram personen. Alle skal ha trenerlisens full sats, men dersom noen er trenere i flere lag, så kan lag nummer 2 og 3 benytte Trenerlisens kun yrkesskade. Etter at du har lagret, så får du bekreftelse på at det er i orden. Trenerlisensene faktureres første gang hvert år Laget kan vedlikeholde lisenser for neste sesong i perioden mellom og fram til faktureringsdato. Trenerlisensperioden settes da automatisk til neste sesong. De som da er registrert med trenerlisens for neste sesong pr vil bli fakturert samtidig. Deretter genererer systemet fakturaene 49

50 daglig på de som er nyregistrert. Det er bare de med dministratorrettigheter i laget, som kan legge til trenerlisenser på den enkelte. 18. Legg til konkurranselisens Konkurranselisensen betales av den enkelte, og fakturaene sendes ut enkeltvis. Enkeltmedlemmer kan løse konkurranselisens gjennom å legge det til i sin profil. Faktura sendes ut påfølgende natt, og innbetaling skjer ved bruk av KID. 50

51 Dialogboksen nedenfor kommer opp når du har trykket på Ny konkurranselisens. Velg riktig sesong og trykk på Ja. Lisensansvarlige i laget kan legge til konkurranselisens på medlemmer på samme måte som når det legges til Trenerlisenser, se spesifikk forklaring på neste side. Det er viktig å legge til riktig sesong. Konkurransesesongen følger kalenderåret. I bildet som kommer når du har logget deg inn, klikk på lisensadministrasjon. 51

52 Velg konkurranselisenser. Husk at det er to kategorier av konkurranselisenser. Systemet vil tildele riktig kategori basert på alder. Konkurranselisens kategori 1 er for de under 13 år. Den koster kr. 100,- pr. år. Konkurranselisens kategori 2 er for de som er 13 år og eldre. Den koster kr. 400,- pr. år. Trykk på «Legg til ny» for å starte arbeidet. For å søke fram de som hadde tilsvarende lisens forrige år, så trykker du «Søk» uten at det er lagt inn søkekriterier. Da kommer listen over de som har vært registrert i systemet med konkurranselisens opp. NB! Den listen som kommer opp er ikke fullstendig for de som hadde lisens i deres lag i Dette er på bakgrunn av at vi ikke har konvertert inn den listen fra Sportsadmin. Det er for mange uten e-post adresse i Sportsadmin. Dere må derfor hente fram de utøverne som skal ha lisens fra medlemslistene deres. Det vil kun være de som aktivt tildeles lisens for 2014 som får faktura. 52

53 Du kan også søke fram bestemte personer ved å legge inn navn. Lisensen tildeles når du velger riktig person ved å klikke på navnet. Etter å ha klikket på navnet kommer dette bildet opp. Velg lagre. 53

54 Du får da opp et vindu med en bekreftelse øverst, samt mulighet til å fortsette med å legge til ny lisens på ny person. Fakturaer sendes til utøverne selv. Første fakturering skjer i uke 1, deretter hver natt. HVILKE PERSONER LIGGER REGISTRERT I LAGET/GRUPPA? Det finner du ved å stå på siden «medlemsadministrasjon» og klikke «vis liste» Det er viktig før du starter å registrere nye medlemmer, at du undersøker om de allerede ligger her, og sjekker at alle opplysninger er riktige. 54