Mysoft Idrett Medlems og klubbnett for NGTFs lag Brukermanual ved oppstart

Transkript

1 Mysoft Idrett Medlems og klubbnett for NGTFs lag Brukermanual ved oppstart INNHOLDFORTEGNELSE Side 1: Innlogging 2 2: Oppdatering av egen profil 3 3: Startsiden, oppbygning og grunnfunksjonalitet 4 4: Oppdatering av lagsinformasjon 5 5: Opprette anlegg 6 6: Opprette treningssted 6 7: Opprette parti 8 8: Knytte medlemmer til parti 11 Tildele plasser fra venteliste 12 9: Registrere nye medlemmer 13 10: Sende ut passord på nytt til medlemmer / grupper 14 11: Opprettelse av OCR konto tilpasset bruk i Mysoft 15 12: Økonomiske forhold 16 Gebyr på faktura Betaling for SMS-bruk Overstyrt pris 13: Aktivering av portalen for medlemmene 17 14: Medlemskontingent i forhold til treningsavgift 17 15: Vedlikehold og kvalitetssikring av medlemsinformasjon 18 16: Eksport av deltakerlister til Excel 19 17: Utsendelse av sms til partier 20 18: Økonomirutiner 21 19: Faktura og purrerutiner 21 20: Økonomi - rapporter og oversikter 22 Registrere betaling uten KID 23 Korrigere innbetaling på feil KID 24 Registrere og refundere dobbel betaling 26 Kreditering, godskriving, utmelding av medlemmer 27 Betalt for mye på en faktura, for lite på en annen 27 21: Ny sesong 28 22: Nytt styre, endring av roller 28 23: Rettigheter for trenere 28 24: Trenerlisenser 28 25: Betaling med kort 29 26: Overgang til nytt år 27 27: Legge til trenerlisens for neste sesong 31 28: E-post til grupper og partier 32 29: WEB-shop 33 Side 1 Versjon 10-23/

2 1: INNLOGGING Det første bildet du vil møte når du tar i bruk systemet er innloggingsbildet. Her skal du normalt skrive inn det brukernavnet og det passordet du har fått tilsendt. Skulle du glemme passordet ditt, så bruker du Glemt passord funksjonen for å få tilsendt nytt passord. Linken for å komme til innloggingssiden ligger som kobling på forbundets nettside. Når du klikker på Ikonet for Mysoft til høyre på forbundet hjemmeside, så får du opp denne siden som er vist nedenfor. Dette er samme innloggingsportal som alle medlemmene bruker når deres lag har blitt aktivert i portalen. HUSK Å KONTAKTE NGTF v/torill Aas Sundby, Arild Norderud eller Øistein Leren for å få aktivert laget for dine medlemmer når du er klar til det. Skriv inn e-post adressen din. Denne sjekkes mot den som ligger i systemet, og hvis det er samsvar vil du få tilsendt e-post med brukernavn og passord. Dersom din e-post adresse også er knyttet til en annen person, så vil du få feilmelding om at e-posten ikke er registrert. Da trenger du medlemsnummeret ditt i Mysoft basen slik at du kan benytte det som Brukernavn. Du kan få dette ved å kontakte NGTF gjennom å sende e-post til arild.norderud@gymogturn.no, oistein.leren@gymogturn.no eller torillaas.sundby@gymogturn.no. Side 2

3 2: OPPDATERING AV EGEN PROFIL (denne siden ligger tilgjengelig på Når du har fått tilsendt brukernavn og passord, så går du tilbake til innloggingssiden og bruker den informasjonen du har fått tilsendt for å logge deg inn. Det første du så skal gjøre er å oppdatere opplysningene på deg selv ved å følge anvisningene nedenfor. Klikk på Min profil for å se igjennom opplysningene om deg selv. Dette må du gjøre første gang du logger deg inn i portalen. Alle felt med rød stjerne må fylles ut! Felt med krav om navn på foresatte forsvinner når alderen på medlemmet er over 18 år. Du må også fylle ut telefonnummer. Trykk lagre når du har fylt ut alt. Ved forsøk på å lagre uten at alle pliktige felt er fylt ut, vises manglende info med rødt øverst til venstre. Fyll inn det som mangler og trykk Lagre på nytt. Side 3

4 3: STARTSIDEN, OPPBYGNING OG GRUNNFUNKSJONALITET, INNSETTING AV PERSONER I VERV - TILDELING AV RETTIGHETER Laget er knyttet til den krets som laget hører til i. Ved innlogging kommer du automatisk inn med den rolle og de rettigheter du har knyttet til din rolle i ditt lag. Dette er en knapp du kommer til å bruke veldig mye, det er den som åpner opp de valgene du har bedt om. Vi skal starte arbeidet med å opprette hvilke personer som er medlemmer i styret i laget. Ved å definere hvem dette er, så tildeles de roller slik at de får tilgang til å utføre oppgaver for laget i Mysoft Idrett. For å komme igang klikker du på pilene ved siden av Styre/utvalg, og velger Styret i ditt lag. Hvis du skal tildele roller, så benytter du de grønne plusstegnene som står ved siden av medlemmene i listen nedenfor. Ved å klikke på det grønne plusstegnet til høyre for den aktuelle personen, så får du mulighet til å legge til verv på denne personen. I vårt tilfelle her så har vi valgt Angelina Jolie til å være medlems ansvarlig. Ved oppstart er det i styret lagt inn fra vår side leder og medlemsansvarlig. Dette er nødvendig for at dere skal få startet opp. Etterpå vedlikeholder dere alt dette selv. De personer som opprettes i styret får rettigheter til å bruke portalen på vegne av laget. Dersom du trenger andre Vervtyper, så må du kontakte NGTF på e-post oistein.leren@gymogturn.no Hvis du bare ønsker å se hvem som har ulike roller i styret, så trykker du på valget Vis styre/utvalg Side 4

5 4: OPPDATERING AV LAGSINFORMASJON Klikk på tegnet ved siden av Informasjon for å åpne stedet for oppdatering av grunnleggende informasjon om eget lag. Her legger du inn de korrekte informasjonene. Noe har blitt tatt med når vi konverterte alle lag i oppstarten av prosjektet, men det er viktig at du vedlikeholder denne informasjonen slik at den er oppdatert og korrekt. Du må huske å legge inn e-post til laget til eller til lederen, da dette er den e-posten som brukes når krets eller forbund kommuniserer med dere gjennom systemet. Husk også å legge inn e-post faktura. Det er til denne adressen at fakturaer fra NGTF vil bli sendt. Du kan også legge inn lagets logo på denne siden. Den vil da bli tatt med på fakturaer som sendes ut fra laget. I rubrikken for kontonummer skal du skrive det kontonummeret som hører til den kontoen som dere har inngått OCR avtale om, jfr kap. 11. Logoen bør ikke være for stor. Side 5

6 5: OPPRETTE ANLEGG Det neste trinnet for å komme igang er å opprette de anlegg og treningssteder dere har. Under menyen Funksjoner klikker du på pilen ved siden av og velger Anlegg. Godkjenn valget ved å klikke på knappen ved siden av valgboksen. Da får du opp dette bildet, og klikker på Legg til ny Her må du fylle ut de rød feltene før du lagrer. Anlegget skal/kan etterpå deles i flere saler dersom dere har det. Dette er det neste trinnet og er kalt treningssteder. I feltet for kommune er det kommunenummeret som fylles inn, dette finner du på lagets informasjonsside. 6: OPPRETTE TRENINGSSTED Side 6 Når du har opprettet anlegget skal du opprette Treningssted. Det kan være at dere bare har en gymsal, og da blir det bare ett treningssted, men det kan også være at dere har en apparatsal, et styrketreningsrom, en idrettshall el.l. Under Funksjoner velger du nå Treningssted og godkjenner med knappen til høyre.

7 Når du har klikket på knappen ved siden av valgboksen hvor du valgte Anlegg, så får du opp bildet til venstre. Velg Legg til ny Når du skal registrere treningssted så MÅ du fylle ut de feltene som har rød stjerne, mens de andre kan du la være eller du kan ta de senere. Vi håper riktignok at du tar deg tid til å sette merke ved de utstyrstyper som finnes i dette treningsstedet. Det kan være svært ulikt hvilket utstyr som er tilgjengelig i de ulike treningsstedene, noe som vil framgå etterhvert som du får lagret alle treningsstedene dine. Dersom dere har flere saler i en bygning, så blir det å betrakte som flere treningssteder i samme anlegg. Dersom dere trener både i gymsalen på en skole, og i en idrettshall ved siden skolen eller et annet sted, så blir det to anlegg. Nedenfor har jeg laget et eksempel som viser hvordan du kan bruke denne lista. Du setter hake ved utstyrstypen og bruker fritekstfeltet for å fylle ut opplysninger som du kan ha nytte av. Grunnen til at vi etterspør disse opplysningene er at vi på forbundsnivå ønsker å kunne bruke reelle data for å kunne påvirke myndigheter til bedre rammevilkår for dere. Det kan også være at denne listen kan være en hjelp for dere til å holde oversikt over utstyret, selv om den kanskje kan bli for enkel. Side 7

8 7. OPPRETTE PARTI Etter at treningsstedet er opprettet, så skal du opprette partiene dine. Starten er som for opprettelse av treningssted, men nå velger du parti. Når du har valgt parti får du opp en side som ser slik ut, og her velger du Legg til Side 8 I dette registreringsbildet må du også fylle ut alle feltene som er merket med rød stjerne. Navn på parti: Her velger dere det som dere har som navn på partiene deres. Status settes til Aktiv for partier som er i bruk. Gren er det valget du må gjøre for at deltagerne skal bli tellet riktig på idrettsregistrering. Her finner du alle grenene som tilhører Gym og turn. Dersom dere er et fleridrettslag og trenger andre grener, så kontakter dere NGTF for å få opprettet disse. I forhold til Idrettsregistreringen vil systemet kun telle opp de som er aktive på et parti. Personer med verv telles med i kategori 301 (dette ordnes av systemet). Når du oppretter partiet så må du velge datoer for start og slutt. Selve treningstidene skal vi legge til i neste trinn. Du må også sette inn prisen som deltagerne skal betale for å delta på partiet. Faktureringen vil starte på den datoen dere setter som startdato, og går deretter daglig. Hvis dere ønsker muligheten for å gi søskenmoderasjon eller å kunne tilby å trene på flere partier for en pris, så må dere velge å sette Overstyr pris til Ja. Se mer detaljer i kapittel 13. Du må velge om partiet er åpent eller lukket, dvs i forhold til hvem som kan få melde seg på.

9 Systemet vil lage ventelister for de som melder seg på et parti etter at det antall plasser dere har bestemt er brukt opp. Ventelisten genereres kronologisk etter påmeldingstidspunkt fra godkjente medlemmer. Ved nyinnmelding blir ikke ønsket om plass registrert før dere har godkjent de som medlem. Det er dere som lag bestemmer hvem som tilbys plass i henhold til de regler dere har. Under Hovedinnhold er det listet opp en god del stikkord som vi håper dekker det som skjer på dette partiet. Dette er utfyllende informasjon om hvilken aktivitet som foregår på dette partiet, og det vil kunne være nyttig informasjon for de som har lyst til å begynne, og samtidig gir det krets og forbund en mulighet til å tilby kurs i forhold til de aktivitetene som foregår. Her er det fint om dere setter så mange kryss dere trenger for å beskrive hovedinnholdet. Vi har også bedt dere sette kryss for å markere om det er breddeaktivitet eller konkurranseaktivitet slik at vi får en bedre oversikt enn vi har hatt tidligere når vi har registert i Idrettsregistreringen. Når dette er gjort trykker du Lagre. Når du har lagret partiet, så klikker du på blyanten for å redigere mer på partiet, da får du tilgang til å legge inn når dette partiet trener. Det gjør du ved å velge Treningstider og får da opp bildet nedenfor. Her må du sørge for å fylle ut / gjøre valg innen hvert tema slik at det passer med de tider og steder som det aktuelle partiet trener. Det er mulighet for flere økter daglig hele uka. Denne prosedyren må gjøres for alle partier som skal opprettes, men ved neste semester så bruker du de registreringene du nå har gjort og bare oppdaterer endringer. Side 9

10 Siste trinn når et parti er opprettet, er å velge om det skal gjøres tilgjengelig (synlig) gjennom å merke av for Publisering. Deretter må det også merkes av for Påmelding for å gjøre partiet åpent for påmelding fra medlemmer. Denne muligheten innebærer at laget kan klargjøre alle partiene, og så kunne åpne for påmelding på et gitt tidspunkt. Når partiet blir publisert, så dannes det en internettside som dere kan legge ut en link til på deres egen hjemmeside. Presentasjonen av partiene ser da slik ut. Side 10

11 8: KNYTTE MEDLEMMER TIL PARTIER Det er to muligheter til å få knyttet utøvere til parti. Du kan enten gå inn på en og en utøver og velge partiet som han skal være knyttet til slik som det blir vist i denne veiledningen, eller du kan be medlemmene selv logge seg på og velge partiet de skal delta på. I neste sesong kan du oppdatere medlemslista for hele partier samtidig. Da benyttes funksjonen Partioppsett Husk at du må opprette nye partier for hver sesong. Før du begynner å knytte enkeltutøvere til partier, så kan det være gunstig å gjøre et utvalg av medlemsmassen slik at du lettere ser at du har fått med deg alle. Til venstre er vist to ulike søk basert på å finne de som er født før eller etter en bestemt dato, i vårt tilfelle Da kan du få fram en liste som du igjen kan sortere etter alder, eller fødselsdato eller noen av de andre kolonnene som står der. Når du så skal knytte personer til partier, så klikker du på personikonet og får opp bildet nedenfor. I dette bildet klikker du på Nytt parti og får muligheten til å knytte person til parti. Side 11

12 I det vinduet som da kommer opp velger du hvilket parti du vil koble denne personen til. Du får bare opp partier som passer til denne personens alder. Når valget er gjort vil du kunne se hvilken status denne personen får, om han blir påmeldt eller om han blir satt på venteliste. I vårt tilfelle ble det ventelisteplass. Når du så trykker på Send påmelding får du opp en kvittering på at det er sendt e-post til denne personen om at han er påmeldt dette partiet, og han vil også få oppgitt status i forhold til om han er kommet med eller har blitt satt på venteliste. Det sendes automatisk ut e-post når dere gjør en endring i en persons påmeldingsstatus. Personen vil også kunne se denne informasjonen på sin profil. TILDELE PLASSER FRA VENTELISTE Side 12 Ventelistene opprettes automatisk hvis du har valgt at det er venteliste på partiet. Systemet tildeler plasser til deltagere etter hvert som de melder seg på, og det sendes e-post kvittering når de har meldt seg på. Dette gjelder for de som allerede er godkjente som medlemmer. Nyinnmeldte medlemmer kommer inn på den reserverte plassen på listen ved godkjenningstidspunktet. De som kommer på venteliste, får beskjed om at de er på liste, men ikke om hvilken plass. Det er dere som lag som kan bestemme hvem som får plassen, basert på den politikk dere har valgt for det. Dette gjøres ved å velge Administrasjon av partier, søke opp det partiet du vil gjøre noe med, og så får du opp en liste som vist ovenfor. Dere ser der rangeringen, men dere velger likevel fritt hvem av de på venteliste som du vil tilby plassen. Gjennom dette kan du også overstyre antallet plasser på partiet.

13 9: REGISTRERE NYE MEDLEMMER / GODKJENNE INNMELDINGER FRA PORTALEN Personer med verv (styret mm) kan melde inn nye medlemmer direkte i portalen. Dette gjøres ved å velge Godkjenne medlem under Funksjoner. Når du har gjort det valget, vil du komme til den siden hvor du får opp en liste over de som har meldt seg inn selv, samt muligheten til at du som ansvarlig kan melde inn nye medlemmer direkte. For å melde inn nye medlemmer klikker du på Nytt medlem. Da kommer dette bildet opp, og du må legge inn alle pliktige opplysninger (rød stjerne). Valg av parti kan gjøres senere også. Når du klikker på Lagre, så forsvinner denne personen fra skjermen, men er nå da kommet inn i medlemslista. Hvis noen har meldt seg inn gjennom nettportalen, så vil de ligge i en liste som du finner med funksjonen Godkjenne medlem. For at disse skal bli godkjent og få tilsendt brukernavn og passord, må du klikke på blyanten for å redigere informasjonen på medlemmet. Der velger du godkjenn. Før du lagrer klikker du på Dublettsjekk for å se om personen finnes fra før. Dersom den finnes fra før, så registrerer du hvilke partier personen vil inn på, samt de personinformasjonene som finnes der før du avslår han som medlem. Deretter oppdaterer du den medlemsinformasjonen som allerede er i Mysoft på denne personen. Side 13

14 10: SENDE UT PASSORD TIL MEDLEMMER / GRUPPER Alle får tilsendt medlemsnummer og passord når ditt medlemsskapet er godkjent. Det hender at noen har glemt passordet sitt, og da kan dere enkelt sende ut det på nytt til enkeltmedlemmer eller grupper av medlemmer. NB! Ved å sende ut på nytt, så slettes det passordet som medlemmet selv har laget dersom de har gjort en endring. Du kan lage søket åpent slik at du finner mange, eller helt spesifikt så du bare sender til en person. Klikker du på knappen nederst så vil systemet spørre deg en gang til om du er sikker på at du vil sende ut på nytt før utsendingen skjer. Side 14

15 11: OPPRETTELSE AV OCR-KONTO TILPASSET BRUK I MYSOFT Det enkelte lag må først opprette en OCR-avtale med sin egen bank. Denne OCR-avtalen skal knyttes til NGTF sitt kundeforhold med Dnb slik at betalingene blir registrert og informasjonen om betalingsstatus på det enkelte medlem oppdateres i medlemsdatabasen og er tilgjengelig for laget. Dere må opprette en avtale med egen bank, og dere må ved inngåelsen av OCR avtalen opplyse om følgende: - Lengden på KID er 20 tegn - Det brukes Modulus 10 I tillegg må dere oppgi hvem som er mottaker av konteringsdata. Dette er DNB Connect, og KundeenhetsID er Disse to siste informasjonene er de som knytter lagets OCR-avtale sammen med den sentrale avtalen slik at informasjonene oppdateres på det enkelte medlem. Når dere så har fått avtalen med banken deres, tar dere kontakt med vår kontaktperson i DnB på følgende kontaktinfo: Kristin Nilsen Cash Management Tlf: E-post: kristin.consani.nilsen@dnb.no Hun vil hjelpe dere med å knytte deres avtale sammen med den overordnede avtalen for NGTF i Nets. Oppgi gjerne følgende referanseinformasjon: MYSOFT Idrett for NGTF Kontaktperson hos NGTF er Arild Norderud, e-post: arild.norderud@gymogturn.no Her står navnet på lagets bank. Her fyller dere inn informasjon om eget lag i de aktuelle rubrikkene. Her skal det stå kryss i ruten for MOD 10 Her skal dere skrive tallet 20 i rubrikk for antall siffer Her skal det stå kryss på OCR. Her må dere sette kryss i A eller B. Setter dere kryss i A kan dere også benytte kontoen til andre innbetalinger, men det kan bli mer manuell regstrering i Mysoft. X Kundeenhets ID er Her skriver du inn DNB Connect Betaling med kort, se kap. 26 side 24. Side 15

16 12: ØKONOMISKE FORHOLD, PRAKTISK ORGANISERING GEBYR PÅ FAKTURAER Systemet ble vedtatt finansiert gjennom de gebyrene som legges på fakturaene som går fra laget til medlemmet. Fakturagebyret er laget slik at hvis dere velger halvårlig fakturering (en faktura pr. parti) så er gebyret kr. 20,- hvorav dere beholder kr. 5,- (25%) i eget lag. Dere vil motta en faktura fra NGTF hvert halvår på resten av gebyrene, kr. 15,- (75%). Ved hyppigere fakturering er gebyret satt lavere. Gebyrsatsen styres automatisk av systemet. Det er ingen gebyr på fakturaer fra forbundet til lagene. Det er dere som lag som mottar hele gebyrsummen ved innbetaling fra medlemmene, men dere vil altså få en faktura tre ganger pr. år som utgjør 75% av det dere har mottatt i gebyrer det halvåret. BETALING FOR SMS BRUK Kostnadene ved SMS-bruk dekkes av mottakeren av SMS-ene som sendes. Det er kr. 3,- pr. SMS slik at den løsningen må brukes med omtanke. I utgangspunktet er profilene til medlemmene satt slik at de har reservert seg mot å motta SMS, så de må selv aktivt gjøre en endring der for å kunne motta viktige beskjeder fra dere. NGTF betaler for abonnementsløsningen og driften av denne ordningen gjennom de inntekter som bruken av løsningen genererer. OVERSTYRT PRIS Dette gir muligheten til å ha et system med søskenmoderasjon, eller at man tilbyr en pris pr halvår og gjennom den gir muligheten til at medlemmene kan trener på flere partier. Valget gjøres for hvert enkelt parti, og i utgangspunktet er det satt til at det ikke er overstyrt pris, dvs Nei, noe som betyr at prisen er fast og lik for alle. Med dette valget iverksettes fakturarutinene automatisk. Når du går inn på oversikten over medlemmene på et slikt parti, så ser listen eksempelvis slik ut. Her ser du at det ikke er mulig å gjøre noe med prisene, i motsetning til hvis det er valgt Ja på overstyrt pris. Da ser listene eksempelvis slik ut og du kan endre prisene enkeltvis. Hvis det er valgt å bruke Overstyrt pris, så må prisen på de enkelte medlemmene godkjennes individuelt før fakturering finner sted. Side 16

17 13: AKTIVERING AV PORTALEN FOR MEDLEMMENE Dette må gjøres av forbundet for at medlemmene skal få tilgang! Ta kontakt med Øistein Leren på e-post: eller på tlf (dagtid). Ved aktivering sendes det ut e-post med brukernavn og passord til alle registrerte medlemmer, samt at det blir åpen for innmelding av nye medlemmer og påmelding til partier for både gamle og nye medlemmer. Igangsetting av faktureringen må også gjøres av NGTF ved første gangs oppstart. Ta kontakt med Øistein Leren som oppgitt foran. 14: MEDLEMSKONTINGENT I FORHOLD TIL PRIS PÅ PARTI (TRENINGSAVGIFT) I følge NIFs lov er det en stor prinsipiell forskjell på medlemskontingent og treningsavgift. Medlemskontingenten gir et medlem rettigheter og plikter, slik som stemmerett og valgbarhet på årsmøtet. Treningsavgiften er betalingen for å få trene på et parti. De lag som i dag har en felles avgift hvor medlemskontingenten er i denne summen, må gjøre de nødvendige endringer for å skille på disse. Kontingenten knyttes til begrepet Medlemskategori, mens treningsavgiften knyttes til prisen på partier, slik som vist i kapittel 7. Side 17

18 15: VEDLIKEHOLD OG KVALITETSSIKRING AV MEDLEMSINFORMASJON Det er viktig at dere vedlikeholder dataene deres, og følger opp medlemmene slik at det blir så gode data som mulig. Ved å trykke på Liste når du har fått opp startbildet for medlemsadministrasjon, så vil du få opp liste over alle de som er registrert som medlemmer i deres lag. Bildet som er vist her viser at det mangler mobilnummer på 5 øverste, og det mangler e-post på den øverste og tre til under der. Både e-post og mobilnummer er helt nødvendige for at systemet skal fungere. Dere må da enten be de som har mangler på sine informasjoner om å ordne dette selv, se kap 2, eller så kan dere også legge inn denne informasjonen direkte. Brukerveiledningen for å vedlikeholde egen profil ligger også på under menyvalget Mysoft Idrett i øverste menylinje. Du kan sortere listen over medlemmene etter de ulike overskriftene ved å klikke på overskriftene. Klikker du på Alder så får du de i aldersrekkefølge, og klikker du Alder en gang til så byttes rekkefølgen. Tilsvarende kan du gjøre på alle overskriftene og dermed lett finne de som mangler noe eller hvor det kan være helt klart at det er feil i dataene. Side 18

19 16: EKSPORT AV DELTAKERLISTER TIL EXCEL Det er to steder hvor du kan få opp deltakerlister for partier, og også muligheten til å eksportere de til excel. Den muligheten som gir et utdrag som har den mest relevante informasjonen finner du når du velger Administrasjon delt. parti under funksjoner, og der velger det aktuelle partiet. Da får du opp et bilde som vist til venstre, og kan velge om du vil eksportere til excel ved å klikke på ikonet for eksport. Du kan også eksportere til excel når du har valgt et parti ved hjelp av Utvalg og Parti. Den listen du da får opp inneholder all informasjon om de aktuelle medlemmene, og er slik sett ikke egnet til bruk for trenere for partiene, men kan være aktuell i noen sammenhenger for ledelsen i lagene. Side 19

20 17: UTSENDELSE AV SMS TIL PARTIER Du kan sende SMS med beskjeder på inntil 160 tegn til partier eller til andre utvalg av medlemsmassen. Ved utsendelse til partier, starter du med å velge Partiet under Administrasjon delt. parti, og der klikke på ikonet for SMS (mobiltelefonen). Du får da opp et bilde med oversikt over de som står på lista, og du kan fjerne de som eventuelt ikke skal motta beskjeden ved å dobbeltklikke på de aktuelle. Deretter skriver du inn meldingen og hvem meldingen kommer fra. Klikker på send. Du får et kontrollspørsmål, og tilslutt får du en bekreftelse på at SMS blir sendt. HUSK AT DET ER MOTTAKEREN SOM BETALER FOR SMS-EN (kr 3,-) og at mottakeren må ha gitt tillatelse til å ta i mot SMS i sin egen profil for at dette skal fungere. Side 20

21 18: ØKONOMIRUTINER Mysoft inneholder ganske mange økonomirapporter og muligheter for å følge opp innbetalingene. I menyvalget for funksjoner, finnes disse rutinene under Økonomirapporter Innlesingen av data i systemet foretas daglig fra NGTF sentralt. Innbetalinger som er gjort med KID vil da bli oppdatert på det enkelte medlem, mens laget også kan ta ut ulike oversikter. Det første valget er Økonomisk oversikt, og her ser du at det er mulighet for å søke dypere inn i datamaterialet ved å klikke på + tegnet foran linjene. Denne muligheten foreligger i mange rapporter slik at man kan komme ned på medlemsnivå og både se status og gjøre korrigeringer. Klikker man på Status på uteståede fordringer så får man igjen en oversikt hvor man kan gå inn på det enkelte medlem og se status og endringer. Du kan også få oversikt over hvem og hva som er utestående på det som er purret 1. gang og tilsvarende for 2. gang. 19: FAKTURA OG PURRERUTINER Faktura sendes automatisk første natt etter det som laget har definert som dato for start av fakturering, jfr punkt 7 side 8. Deretter sendes det fakturaer hver natt på de som ikke har blitt sendt ut tidligere. Det er ikke satt gebyr på purringene. Dersom noen betaler for mye, vil det bli registrert som Forhåndsbetaling, og dette vil bli trukket fra neste gang det sendes faktura til dette medlemmet. Etter en måned sendes det ut purringer hver 14. dag etter fakturadato på den enkelte faktura. Dette skjer tre ganger automatisk. Deretter må den enkelte purres opp manuelt gjennom at dere sender kopi av faktura, eller at dere tar kontakt direkte med medlemmet. Side 21 Faktura til mindreårige (under 18 år) sendes til oppgitt fakturadresse. Hvis den ikke er fylt ut sendes den til foresattadresse. Dersom den ikke finnes, sendes den til medlemmet selv. I fall noen ikke har e-post, så sendes fakturaen til lagets e-post for manuell utsending.

22 20: ØKONOMI - RAPPORTER OG OVERSIKTER Systemet gir mulighet til å hente ut posteringsjournaler for ulike perioder til bruk i regnskapet og ved avstemming av bank. Ved å velge Prøvekjøring så kan samme rapportgrunnlag finnes flere ganger. Dersom det er valgt normal kjøring, så kan allerede avsluttede rapporter finnes i arkivet, men da kan man ikke endre rapportperioden. De ulike valgene her finnes under Økonomirapporter i Funksjonsmenyen. Når du ber om valget Faktura og betalingsjournal, så vil det komme en liste over alle bevegelser i perioden, og nederst finner du en journal som splitter inntektene på de ulike regnskapskontiene, slik som vist nedenfor. I eksempelet nedenfor er de detaljerte bevegelsene som står først i rapporten klippet vekk. Side 22

23 REGISTRERE BETALING UTEN KID Registrering av innbetalinger som er foretatt enten gjennom bank uten bruk av KID, eller som kontant oppgjør til kassererer, registreres på følgende måte: 1: Søk opp personen i Mysoft 2: Klikk på dollartegnet bak den aktuelle fakturaen 3: Skriv inn betalingsdato og bilagstekst i rubrikken for Bilagsregistrering 4: Marker for Betaling 5: Trykk Lagre og skriv så ut ved å bruke utskriftsikonet øverst til høyre. Side 23

24 KORRIGERE INNBETALING PÅ FEIL KID Søker fram den aktuelle personen hvor dobbeltbetalingen er registrert. Her er begge to med i søkebildet siden jeg søkte de fram med etternavn. Klikker på dollartegnet bak forhåndsbetalingen på Lotta. Får opp dette bildet som viser detaljene omkring denne forhåndsbetalingen. Her skal vi da skrive inn informasjon under betalingsregistrering slik som vist nedenfor. Her har jeg fylt inn betalingsdato, beløpet var forhåndsutfylt, og så har jeg lagt inn en tekst. Når du gjør dette og trykker Lagre, så er profilen til Lotta i orden. Dette er det samme som den som hadde betalt dobbelt, men her skal vi nå bruke denne Utbetalingen til å lage en Betaling av utestående på broren. Side 24

25 Har nå gått inn på dollartegnet bak Petter Blindheim og fått opp at han skylder penger. Klikker på dollartegnet bak der hvor det er restbeløp, og får muligheten til å registrere en betaling. Når du har klikket på dollartegnet så kommer dette bildet opp. Nå står det Betaling nederst til venstre siden dette er en utestående fordring. Du legger inn informasjonene som skal inn og trykker Lagre. Deretter skriver du ut den registreringen som nå er gjort. Da er profilene til begge disse to i orden, og summen penger som er på deres konto er også riktig. Side 25

26 REGISTRERE OG REFUNDERE DOBBEL BETALING Det er to steder som vi må håndtere dobbel innbetaling, og de er forsåvidt uavhengige av hverandre. Det ene er her i Mysoft, og det andre er at de faktisk får tilbake pengene sine, noe som skjer i banken. Jeg har klikket på dollartegnet og får opp dette bildet. Her ser vi at det som er betalt for mye er har kommet inn som Forhåndsbetaling. Jeg klikket da på dollartegnet bak denne linjen, og fikk opp neste bilde. Så har jeg lagt inn betalingsdato (dvs den datoen du tilbakebetaler pengene). Beløpet er i dette tilfellet forhåndsutfylt i og med at det er hele beløpet. Så har jeg lagt til en tekst som forklaring på bilaget. Og så velger du Utbetaling. Når du nå trykker på lagre, så er Mysoft systemet i orden på denne personen. Husk å skrive ut etter at du har lagret slik at du har bilag til regnskapet. Uskriftsikonet kommer øverst til høyre når du har lagret. Deretter må du gjøre utbetalingen i banken. Side 26

27 KREDITERING, GODSKRIVING, UTMELDING AV MEDLEMMER. Informasjon om økonomiske forhold knyttet til enkeltmedlemmet finner dere ved å klikke på dollartegnet bak navnet når medlemmene er listet opp, jfr. punkt 8, side 10 i manualen. Når du har klikket på dollartegnet kommer dette bildet opp. Her foreligger to muligheter, vist ved henholdsvis en blyant og et dollartegn. Klikker du på blyanten får du opp muligheten til å sende kopi av fakturaen, eventuelt gjøre endringer i fakturaen. Det er også her du kan danne kreditnota på hele eller deler av beløpet. NB! Navn vil vises der hvor det her er grå bokser. Klikker du på dollartegnet, så får du mulighet til å registrere manuell innbetaling eller avskrive hele eller deler av beløpet. BETALT FOR MYE PÅ EN FAKTURA, OG FOR LITE PÅ EN ANNEN. Det er mange familier i våre lag, og flere barn er gjerne med. Da kan det bli betalt feil beløp, på ulike fakturaer, men riktig beløp totalt. Dette kan løses ved å utbetale det som er betalt for mye på den ene fakturaen, og registrere manuell innbetaling på tilsvarende beløp på den fakturaen hvor det er betalt for lite. Da viser systemet riktig status på den enkelte, og beløpene i banken deres stemmer fortsatt. Hvis det fortsatt er betalt for lite, så vil det bli sendt purringer på det som mangler. I motsatt fall vil systemet registrere dette som forhåndsbetaling og gjøre fratrekk på neste nye faktura til samme medlem. Side 27

28 21: NY SESONG Se kapittel 7, side 8. Mysoft holder oversikt over den totale aktiviteten i løpet av året, og det er dermed både et system for den daglige aktiviteten i den enkelte sesong, samtidig som det er lagets arkiv over hvem som var med på de ulike partiene i de ulike sesongene og årene. Ved ny sesong må alle de partiene som skal være i aktivitet den kommende sesongen opprettes som nye partier, slik som beskrevet i kap. 7. side 8. Det finnes en egen rutine som brukes når du skal lage nye partier basert på forrige sesong sine partier. Denne gjør at du slipper å legge inn alle opplysninger på nytt, men bare korrigere det som skal endres. 22: NYTT STYRE Se kapittel 3, side 4. Systemet er rettighetsstyrt. Det vil si at det er de som har en definert funksjon som kan gjøre ulike handlinger i systemet. Det er laget selv om vedlikeholder dette gjennom at når man har valgt nytt styre, så tildeler forrige styre rettigheter til de nye personene ved at de blir tildelt sitt verv i portalen. Deretter avsluttes avgående styrepersoners verv ved å sette de til Passiv fra den angitte dato. 23: RETTIGHETER FOR TRENERE Hovedtrenerne har rettigheter knyttet til sitt parti. De har dermed mulighet til å lage lister og sende e-post eller sms til deltagerne. Hovedtrener har også innsyn i sine deltageres innbetalinger av treningsavgift. Hjelpetrenere har ikke disse rettighetene. 24: TRENERLISENSER Alle lag skal vedlikeholde trenerlisensene i Mysoft fra og med sesongen 2013/2014. De lag som har tatt i bruk Mysoft vedlikeholder dette gjennom at trenere blir koblet til partiene, og dermed er de også registrert som aktive trenere som skal ha trenerlisens. Dette gjelder også hjelpetrenerne. Se side 31. Side 28

29 25: BETALING MED KORT - Betaling med kort er i stedet for at faktura sendes ut som e-post. - Betaling med kort fungerer bare overfor personer som allerede er godkjent som medlemmer i systemet deres. - Betaling med kort forutsetter at dere også inngår avtale med Nets om kortbetaling, knyttet til den samme avtalen som skissert i kapittel Betaling med kort kan ikke brukes i kombinasjon med overstyrt pris. - Betaling med kort er en løsning som vil være gjeldende for alle partier. - Betaling med kort gjelder for treningsavgift, ikke medlemskontingent. Du velger muligheten for kortbetaling under rubrikken Informasjon. Ved bruk av denne muligheten foregår betaling gjennom tredjepart, mens informasjonen for oppdatering i medlemssystemet kommer gjennom OCR-filene. Ved opprettelse av nye partier, da må du velge Nei på punktet overstyrt pris. Grunnen er at ved betaling med kort, så foretas betalingen umiddelbart, noe som vil være umulig å kombinere med at det skal være en individuell godkjenning, justering av pris. Side 29

30 26: OVERGANG TIL NYTT ÅR Medlemskontingenten og fakturering av denne forholder seg til hvilken status medlemmet har ved faktureringstidpunktet (normalt januar hvert år). Dere må gå igjennom medlemslisten før fakturaene sendes ut og sette de som ikke skal være medlemmer lenger til status Utmeldt og oppgi dato for utmelding. Faktura for treningsavgift følger påmelding på parti, så den ordner seg selv i sammenheng med deltagelse på parti eller ikke. Side 30

31 27: LEGGE TIL TRENERLISENS FOR NESTE SESONG Når du har logget deg inn med det tilsendte nummer og passor, kommer du til denne siden. Klikk på lisensadministrasjon Velg Trenerlisenser Hvis du her velger Alle, får du alle som har godkjent lisens for 2012/2013 og etter hvert også da 2013/2014. Hvis det er noen du ikke finner, så har de ikke blitt tildelt lisens, eller de hadde ikke betalt lisensen i 2012/2013. Vi konverterte inn bare de som hadde betalt lisensen i det året. Her kommer oversikten opp, og du kan fjerne de som ikke lenger er trenere for ditt lag ved å klikke på søppelbøtteikonet. Personer forsvinner ikke fra laget / gruppa, kun funksjonen trener blir passivisert. Nye trenere kan legges til ved å bruke Legg til ny knappen og så søke de fram fra medlemslista. Hvis vedkommende ikke er registrert som medlem, må dette gjøres først. Dette finner du under punkt 9 i manualen. Trenere som er under 18 år, må registreres med foresattes navn, mailadresse og telefonnummer slik som for andre medlemmer under 18 år. Hvis vedkommende er medlem i ditt lag eller et annet, harn han/hun et medlemsnummer som du også kan bruke for å søke fram personen. Alle skal ha trenerlisens full sats, men dersom noen er trenere i flere lag, så kan lag nummer 2 og 3 benytte Trenerlisens - kun yrkesskade. Etter at du har lagret, så får du bekreftelse på at det er i orden. Side 31

32 28: E-POST TIL GRUPPER / PARTIER E-post kan sendes til medlemmer / grupper / partier på to måter. Du kan enten sende den gjennom lokal e-post klient, eller gjennom web-klient i systemet. Nedenfor er det vist hvordan du går fram for å søke fram et parti og gjøre klart for utsending til det partiet. Velg Adm. delt parti i funksjonsmenyen. Velg det aktuelle partiet. Trykk på SØK Dersom du har valgt Vis liste under Medlemsadministrasjon, så har du tilgang til alle medlemmene. Du kan også ha valgt ut grupper av medlemer basert på et eller annet søkekriterie du har lagt inn før du trykket på Vis Liste. Når du har fått opp listen over deltagerne på det aktuelle partiet / aktuelle utvalget, så trykker du på Konvolutten til venstre i menylinjen. Her får du to valg. Det som er vist øverst er gjennom web-klienten i systemet. Denne gir deg ikke oversikt over hvilke adresser denne er sendt til, men er på den andre side slik at du kan benytte den uten å ha en egen mail-klient der du er. Den som er vist nederst sender gjennom din egen mail-klient, og der ser du at du får inn alle adressene og kan håndtere det som en vanlig mail med vedlegg og det hele. Du kan også eksportere alle medlemsinformasjoner til excel og så gjøre det du ønsker derifra. Side 32

33 29: WEB-SHOP Mysoft inneholder også mulighet for Web-shop. I denne kan laget legge ut for salg til egne medlemmer, eller vi kan også få laget slik at flere lag i samme område/krets kan bestille varen. Webshopen må organiseres av laget selv, og dere må organisere varene i uliek varegrupper. I Funksjonsmenyen finnes menyvalget Varesalg og her starter vi med å velge Varegrupper. Når dere har valgt Varegrupper så kommer det opp en oversikt over de varegruppene dere allerede har opprettet (hvis dere har gjort det tidligere), og dere får også muligheten til å legge til ny varegruppe. Når dere har opprettet den ønskede varegruppen, går dere tilbake til funksjonsmenyen og velger Varer. Side 33

34 Når dere har valgt Varer, så kommer det opp en side hvor dere kan redigere eksisterende varer, eller legge til nye varer. Dere må velge hvilken varegruppe varen hører til i. Regnskapsinformasjonen er svært viktig å fylle ut nøye. Her har vi vist salg av utdanningsmateriell, noe som ikke er mva pliktig. Regnskapskontoen vi har brukt her er 3100, som er den vanlige for avgiftsfritt varesalg. Sjekk med regnskapsføreren deres hvilken konto dere skal føre de ulike salgene mot. Dette vil vises i de regnskapsrapportene som dere henter fra Mysoft, og som er grunnlaget for regnskapsføringen. Det er ikke sikkert dere har avdeling eller prosjekt, så de kan stå tomme. Varen er tilgjengelig for salg umiddelbart, og medlemmene vil finne dem når de går inn i lagets webshop. Her er vist hvordan man finner den aktuelle varen, legger inn antall og legger til i handlevognen. Når det er gjort, så klikker du på Gå til handelvognen som står nederst til høyre, og du får opp forsendelsesadresse og fakturainformasjon. Alle fakturaer går pr. e-post. Når bestillingen er sendt, kommer det en e-post til bestiller, og de får også en kvittering på skjermen slik som vist nedenfor.